Última atualização em 17/12/2021
Sponsor (ou patrocinador) é uma pessoa ou um grupo de pessoas que fornece recursos e suporte financeiro para o projeto.
Muitas pessoas confundem o sponsor com um stakeholder que apenas fornece dinheiro ao projeto, o que não é verdade. O patrocinador também é responsável por fornecer todos os recursos organizacionais necessários para que o projeto seja executado, como: pessoas, equipamentos, atendimento das áreas de suporte, e muito mais. Por isso, podemos dizer que o sponsor é um dos principais interessados no projeto e, junto com o gerente de projetos, deve garantir o sucesso do empreendimento.
O patrocinador também se caracteriza como uma pessoa com bastante poder e influência, pois além de fornecer apoio, ele também deve interceder e defender o projeto, caso seja necessário.
Mas além disso tudo, o sponsor do projeto também cumpre outras funções bem importantes. Confira quais são:
Quais são as 7 principais funções do sponsor do projeto?
1 – Esclarecer o propósito do projeto
O patrocinador do projeto precisa esclarecer o propósito do projeto, assim como as principais metas e entregas. Isso não significa que ele deve definir o escopo do projeto, pois o detalhamento do escopo é uma atividade do time do projeto, mas ele deve ser capaz de descrever de forma breve qual o seu principal objetivo, onde se deseja chegar com o término do projeto e fornecer aos demais stakeholder a clara noção do nível de urgência do projeto.
2 – Ajudar a entender o ambiente
O patrocinador ajuda o gerente de projeto e a equipe a entender o ambiente do projeto, isto é, as forças e os elementos que movem o projeto. A partir dessa função, o sponsor também ajuda a harmonizar os possíveis conflitos de interesse que há no projeto.
3 – Definir o sucesso do projeto
O patrocinador do projeto é a pessoa que definirá quais condições o projeto deve atender para poder ser declarado um sucesso. Essas condições devem ser formalizadas e transmitidas a toda equipe do projeto e transformada em indicadores que devem ser monitorados durante a execução do projeto e, até depois do projeto, em alguns casos.
4 – Tomar decisões importantes
O gerente de projeto precisa compartilhar algumas tomadas de decisão com o sponsor do projeto frequentemente. Isto é bom para o projeto e também para o próprio gerente, que passa a compartilhar a responsabilidade pelo projeto e ao mesmo tempo envolve o patrocinador. Um patrocinador atuante comumente reduz conflitos na execução do projeto e traz um maior engajamento do time, criando um ambiente de confiança.
5 – Aprovar o projeto e seus marcos
O patrocinador de projeto deve avaliar e aprovar o projeto em vários momentos. Isto é muito importante para a governança do projeto e para garantir que o projeto está tendo o encaminhamento esperado e continua alinhado com o planejamento estratégico, reduzindo assim o risco de insucesso.
6 – Acompanhar o progresso do projeto
O sponsor do projeto deve avaliar periodicamente o avanço do projeto. Essa avaliação pode ser de forma mais sistematizada e planejada ou pode ser mais informal, dependendo de cada organização. No entanto, é sempre importante ter alguns pontos formais para avaliar a situação, preferencialmente com indicadores baseados na linha de base do projeto, desta forma o sponsor sempre estará ciente da saúde do projeto.
Em algumas organizações, em função do volume de projetos, o patrocinador avalia periodicamente a situação de todo o portfólio que patrocina. O importante é que esta avaliação seja feita com a periodicidade adequada.
7 – Fornecer apoio
O patrocinador de projeto é a pessoa que o gerente de projeto recorre quando não tem mais ferramentas para resolver questões organizacionais do projeto. Questões como criar mais velocidade em processos de liberação que circulam em outras áreas da empresa, a liberação de uma pessoa de outra diretoria para o seu projeto, enfim, ações que você não está conseguindo realizar sozinho. Lembre-se: é responsabilidade do sponsor conseguir recursos organizacionais necessários para o projeto.
Diferença entre patrocinador, cliente e gerente do projeto
É comum que o patrocinador acabe tendo um papel de gestão, no entanto, ele não pode ser confundido com o gerente do projeto. O sponsor pode até se envolver em questões técnicas, mas os papéis e responsabilidades precisam estar muito bem desenhados para que suas opiniões não entrem em conflito.
Enquanto o gerente de projeto orquestra todos os aspectos do projeto para que ele ocorra dentro do esperado, incluindo a equipe e os recursos fornecidos, o sponsor apenas dará o suporte para que esse trabalho seja executado.
Em algumas organizações, no entanto, o sponsor do projeto acaba virando um tipo de gerente do projeto, o que torna o trabalho do gerente difícil e pode acabar comprometendo a contribuição do próprio patrocinador, já que ele estará envolvido demais na gestão do projeto para cumprir suas funções primárias. Outro impacto que essa situação pode trazer, é a insegurança da equipe do projeto, que acaba não tendo um direcionamento único.
A definição de patrocinador também sempre nos leva a pensar em dinheiro e recursos financeiros. Este raciocínio pode nos conduzir a uma interpretação equivocada de quem é o sponsor do projeto. Isto faz com que a maioria pense no cliente como o patrocinador quando falamos de um projeto que envolva o faturamento, como em empresas de serviços, obras, consultoria. Afinal é ele que provê os recursos financeiros, certo?
No entanto, o patrocinador não pode ser confundido com um cliente. O cliente é a pessoa ou organização que receberá os produtos e/ou serviços entregues pelo seu projeto. Ou seja, é uma parte interessada que não participa necessariamente do planejamento e execução do projeto, ele apenas recebe o resultado final.
Em muitos projetos, ambos os papéis (patrocinador e cliente) podem ser acumulados pela mesma pessoa, especialmente em projetos internos, mesmo assim esses papéis precisam ser entendidos distintamente para não criar esta confusão.
Portanto, tome cuidado na definição das partes interessadas do seu projeto. Este engano de classificação poderá gerar conflitos, pois os envolvidos não saberão qual é seu papel, o que fica ainda mais crítico quando as coisas não estiverem caminhando bem no projeto. Para se preparar melhor, não deixe de ver quais são os tipos de stakeholders que podem aparecer no seu projeto:
