Entenda o que é Escritório de Processos e qual o seu papel estratégico

Última atualização em 02/06/2023

Uma empresa nada mais é do que uma série de processos, a diferença é que as melhores empresas possuem processos documentados, funcionais e melhorados constantemente. Como elas fazem isso? Por meio de um escritório de processos.

Neste post você vai aprender mais sobre como “domar” os seus processos e quais os benefícios que isso pode proporcionar. Mas, antes de imergir no assunto, você sabe o que são processos de negócio?

O que são processos de negócio?

Os processos de negócio podem ser compreendidos como o passo a passo para a concretização de um objetivo.

Trata-se, portanto, de um conjunto de atividades executadas por uma pessoa ou equipe conforme regras, padrões ou procedimentos definidos. Para isso, utilizam-se documentos ou mesmo sistemas informatizados para auxiliar na sua realização.

Os processos de negócio precisam contar com a padronização e a ciência de todos os envolvidos. Afinal, é preciso que todos conheçam e desempenhem de forma correta aquilo que consta no “script”.

Deslizes, nesse caso, podem representar prejuízos de falhas, retrabalho ou comprometimento da imagem da empresa, por exemplo. Tendo isso alinhado, vamos ver o que é um escritório de processos:

O que é um escritório de processos?

Um escritório de processos (Process Management Office, em inglês) é um comitê de gestão de processos responsável por atuar entre as áreas mais operacionais da organização e as áreas mais estratégicas, planejando ações e coordenando a execução.

Ele também é responsável por analisar os resultados das ações e promover ajustes, quando necessário.

Com a atual complexidade, volume de atividades e de interfaces envolvidas nas operações empresariais, um escritório de processos — ou BPM Office — se tornou fundamental para a estruturação e organização das rotinas.

Mas, atenção: no meio da sopa de letrinhas que existe no mundo empresarial, é comum existir alguma confusão sobre algumas siglas, especialmente as mais parecidas como BPMO e BPO. Para evitar qualquer confusão, vamos ver a diferença:

• BPMO (escritório de processos): é uma parte da empresa responsável pela saúde dos processos de negócio da organização.
• BPO (terceirização de processos): é a terceirização de um processo, ou seja: outra empresa o faz por você. Alguns exemplos são call centers e recrutamento e seleção.

Agora que você já entendeu a diferença, podemos continuar: mais do que um departamento isolado, alheio aos demais setores da empresa, o escritório de processos se mostra um importante diferencial competitivo na medida em que promove a integração entre as áreas.

Ele também fomenta a inovação, organiza e estabelece os processos e executa uma série de outras ações que são chave para a tomada de decisão assertiva da gestão.

Tendo em vista essa definição, vamos ver as atribuições práticas de um escritório de processos?

O que faz um escritório de processos?

Responsável por promover a sinergia entre a gestão e a automação de processos de modo otimizado, podemos resumir as responsabilidades de um escritório de processos em 7, são elas:

Um bom escritório de processos consegue garantir que essas responsabilidades serão cumpridas, mas como garantir isso? Por meio de:

• Mapeamento de processos: para compreender a situação atual e, a partir daí, elaborar estratégias de melhoria;
• Redesenho de processos: para eliminar gargalos, eliminar redundâncias e elevar a performance;
• Capacitação dos colaboradores quanto aos novos processos: para garantir o alinhamento do time e que todos conheçam como será dali para a frente;
• Monitorar a execução dos processos: para garantir que, com o passar do tempo, os processos continuem sendo seguidos como foi alinhado;
• Automação de processos: para reduzir os custos e otimizar o tempo dos colaboradores, para que seja dedicado em tarefas menos burocráticas e repetitivas;
• Melhoria contínua: para sempre buscar novas formas de tornar os processos mais eficientes. Resumindo, pode-se dizer que o escritório de processos tende a ser a ponte entre o ambiente operacional e as diretrizes estratégicas, tornando as iniciativas tecnológicas alinhadas com as necessidades de crescimento da empresa.

Quer saber como anda o escritório de processos das empresas brasileiras? Confira a pesquisa Panorama Geral da Gestão de Processos no Brasil e saiba quais os principais dados sobre o assunto!

Mas agora, esse é o momento em que você se pergunta: “mas o que eu ganho com isso?”, e nós vamos responder! Veja abaixo quais são as vantagens de criar um escritório de processos?

Quais são as vantagens de criar um escritório de processos?

Visão estratégica

O escritório de processos trabalha com a visão estratégica do negócio, ou seja: todas as mudanças propostas servirão para que os processos estejam mais alinhados com a estratégia da empresa.

Multidisciplinaridade

O escritório de processos, devido a sua multidisciplinaridade, fornece visões de diferentes pontos de vista, já que o escritório de processos costuma ser formado por:

• Chief Process Oficcer (CPO): Lidera as equipes do escritório de processos e garante que os objetivos do negócio sejam respeitados;
• Analista de processos: Avalia a situação atual dos processos (AS-IS) e sugere alterações;
• Designer de processos: desenha os processos atuais e modela os novos processos (TO-BE);
• Arquiteto de processos: cria uma visão sistêmica da organização, expondo os macroprocessos, subprocessos e relaciona com a geração de valor para o cliente.

O número de colaboradores em um escritório de processos varia de acordo com o tamanho e as necessidades de cada empresa.

Independência

Um escritório de processos está conectado com a liderança da organização, não com algum departamento, mas a estrutura dele pode estar em qualquer lugar do organograma, como na imagem abaixo:

Ou seja: o escritório de processo tem autonomia para promover alterações sem muita burocracia.

Contexto cultural

Dentre os inúmeros papéis estratégicos exercidos pelo escritório de processos, ele cumpre o dever de disseminar em toda a organização o quão relevante são os processos para o melhor desempenho da empresa.

Para tanto, o escritório de processos deve criar a cultura e um ambiente favorável à análise contínua e qualificada sobre a forma como são executadas as atividades.

Essa melhoria no desempenho deve ser incentivada por meio de ações colaborativas, consistentes e sustentáveis. Isso porque ele é capaz de proporcionar a participação dos setores, compreender o seu funcionamento e atender à necessidade evidenciando cada melhoria realizada.

Promover integração

Outro atributo estratégico do escritório de processos é o de promover a integração entre as áreas. Uma característica intrínseca, já que, por realizar o mapeamento dos processos, fomenta o diálogo entre os departamentos para que as necessidades de cada área sejam compreendidas e atendidas.

A promoção da convergência entre as mais diferentes áreas fortalece os processos e aumenta a eficiência e o retorno sobre os investimentos. Por quê? Pois elimina, por exemplo, processos idênticos que aconteciam em áreas diferentes, maximizando a produtividade.

Promover inovação

A promoção da inovação é outra característica estratégica inerente do escritório de processos. Afinal, o questionamento sobre novas e melhores formas de se fazer é latente.

Sendo assim, não só por meios tecnológicos, mas também por rotinas operacionais, a inovação dos processos está sempre presente permitindo que a empresa se mantenha competitiva.

Sobretudo, é bom que seja dito que é determinante que o escritório de processos dote de participação ativa dos colaboradores dos variados departamentos da empresa — não só os de nível gerencial, como também operacional. Só assim é que a organização conseguirá alcançar a excelência empresarial.

Depois de conhecer essas vantagens, você com certeza já está pensando em como implantar um BPMO na sua empresa, não é mesmo?

Se a resposta for não, então veja esse case de sucesso da Saque e Pague e descubra como a empresa conseguiu elevar a maturidade com a otimização de processos e implantação de um BPMO no vídeo abaixo.

Ou, se preferir, leia o case escrito da Saque e Pague. Mas, se a resposta for sim, a gente recomenda que você construa um roadmap para implantação de um escritório de processos, vamos ver algumas dicas?

Roadmap para implantação de um escritório de processos

Se você quer implantar um escritório de processos na sua empresa, criar um Roadmap, uma ferramenta visual que serve como um mapa para objetivo, pode vir bem a calhar.

Existem plataformas próprias para construir roadmaps, caso não queira adquirir uma, é possível montar um no Excel, inclusive existem templates prontos que você encontra na internet.

Independente do suporte escolhido, garanta que as etapas estejam na ordem certa e com os responsáveis indicados. Um bom roadmap depende de:

• Planejamento cauteloso;
• Etapas e responsáveis bem definidos;
• Ordem cronológica para a realização de cada etapa
• Alterações quando necessárias.

Com essas dicas você vai economizar muito mais, tanto em recursos, quanto em aspirina. E se você precisa de um passo a passo completo, a gente também tem a solução.

Nós montamos um Webinar totalmente gratuito ministrado por um de nossos especialistas em que ele explica como implantar um escritório de processos em 5 passos!

Nele você vai conhecer o jeito Euax de implementar um escritório de processos, com as técnicas testadas e aprovadas por nós! Use-o para entender a implantação e para montar o seu roadmap.

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