Mês: outubro 2015

Última atualização em 18/05/2020

Atualmente, para se destacar entre a concorrência, é necessário que a empresa promova uma estratégia eficaz em gestão de processos de negócios. Já em momentos de crise, isso se torna mais do que fundamental: processos, pessoas e sistemas devem estar integrados, a fim de que dentro da organização persista um forte conhecimento sobre o que fazer em cada etapa, evitando perda de tempo ou de recursos à toa.

Se alguma coisa não está dando certo na sua empresa ou se a posição no mercado está em declínio, é preciso inovar! Quer saber mais sobre a inovação em gestão de processos em tempos difíceis, como os atuais? Então confira:

Dicas para investir em Inovação na Gestão de Processos

Entenda como funciona o seu negócio

É viável dizer que, por mais complexo que seja o seu negócio, todos os setores precisam da gestão de processos. De fato, em algumas áreas a necessidade de processos mais bem definidos pode ser maior do que em outras. Mas para criar os melhores processos para a equipe acompanhar e chegar à inovação, deve-se entender toda a cadeia de funcionamento de sua atividade, de sorte que a criação de novos elementos não seja contraproducente.

Veja o que a concorrência está fazendo

Talvez seja difícil descobrir como seus concorrentes funcionam internamente. Mas nem sempre as coisas são assim tão sigilosas! Há setores que operam mais ou menos da mesma maneira, e se torna viável entender as operações conforme os resultados obtidos, seja de tempo, seja de baixa de custos.

Pode-se, dependendo do caso, se passar por um cliente e conversar com o setor de atendimento, ou fazer análises das redes sociais, a fim de pescar algumas informações estratégicas. O importante é, depois de descobrir o que a concorrência está implementando, entender se pode implantar o mesmo na sua empresa ou até se aproveitar dos pontos fortes em que é superior a ela.

Foque no envolvimento e conhecimento da equipe na cadeia dos processos

Há empresas nas quais os funcionários não estão cientes sobre como os processos são desempenhados, e isso impacta negativamente na percepção do cliente — visto que, se ele não consegue verificar um valor diferente no produto que está sendo vendido, provavelmente preferirá o serviço da empresa concorrente.

Isso significa que os funcionários têm que ter um bom conhecimento dos processos da empresa, para assim satisfazer melhor a clientela. Além disso, o conhecimento profundo da equipe em relação aos processos da empresa podem abrir espaço para que os colaboradores que estão mais perto de cada área deem sugestões de melhoria.

Invista em automação e padronização de processos

É essencial que as empresas invistam em qualquer forma de automatização ou aperfeiçoamento dos processos, visando ganhos óbvios de tempo e de recursos, principalmente em momentos de crise. Se houver um problema ou demanda e seu colaborador tiver sido treinado em certa forma para agir, a rotina de trabalho será prosseguida dentro do esperado.

Por causa disso, os momentos de crise são ideais para que a empresa inove, principalmente na parte tecnológica, podendo ser nos processos relacionados à área logística, contabilidade, setor fiscal e outras partes do negócio.

A análise detalhada sobre os processos e tecnologias existentes dentro da companhia, desde o começo da sua operação até o atendimento ao cliente, indicará em que pode ser modificada e melhorada. Isso proporcionará a chance de sua empresa ganhar terreno também quando a crise passar, já que estará mais eficiente também quando não houver turbulências.

Conclusão

Investir em gestão de processos traz a possibilidade de se buscar um diferencial estratégico para o seu negócio. As inovações talvez não surtam efeito a curto prazo, mas garantem um retorno a médio e longo prazo. Tudo dependerá do planejamento da equipe e de como você implementar os novos processos.

Você tem outras dicas para que as empresas inovem na gestão de processos e enfrentem as crises? Compartilhe suas ideias nos comentários!

Aproveite e veja também dados importantes sobre como anda a Gestão de Processos nas empresas brasileiras!

Última atualização em 09/08/2023

Tempos difíceis podem abrir espaço para inovações e mudanças para as empresas, visto que aquelas que não se adaptam ao novo cenário acabam correndo o risco de ser ultrapassadas pelos concorrentes. Devido ao cenário de instabilidade econômica em que se encontra o país, os empreendimentos precisam se manter atentos e preparados para os novos desafios, principalmente no que diz respeito à gestão de processos.

Por isso, preparamos este artigo para lhe mostrar 10 dicas incríveis para melhorar a gestão de processos em sua empresa de forma dinâmica e assertiva. Continue lendo e fique por dentro do assunto.

10 dicas incríveis para melhorar a gestão de processos em sua empresa

1. Identifique os processos e mapeie os fluxos

A primeira coisa que deve ser feita para melhorar a gestão de processos é identificá-los. Nós, da Euax, trabalhamos com o conceito de Processos Ponta-a-Ponta. Quando for definir o futuro dos processos, é necessário que todos os envolvidos opinem.

Todo processo possui saídas e entradas, e muitas vezes, durante uma troca de informações entre os setores (handoffs), algumas informações podem se perder. Isso faz com que práticas desnecessárias se perpetuem e aumenta bastante o tempo do processo. Por isso, construir fluxos de trabalho é uma ótima maneira para identificar as alterações necessárias e garantir a melhoria desejada. Isso fará com que a sequência de atividades seja mais fluída, e atenderá melhor às necessidades dos envolvidos.

2. Invista em tecnologia adequada

Os sistemas tecnológicos de gestão empresarial servem para automatizar atividades da empresa e simplificar processos. Com um bom sistema, é possível reduzir os erros operacionais, perdas de insumos e até o número de acidentes.

Pensando nisso, é essencial que se invista em tecnologia adequada para o perfil da empresa para elevar a produtividade dos funcionários e substituir os sistemas obsoletos, que gastam muito tempo nas operações. No final, toda a empresa será beneficiada.

3. Implemente novos canais de comunicação

A comunicação tem uma  função indispensável durante a execução dos processos: ela contribui para a qualidade e celeridade dos resultados. Mas é preciso planejar o diálogo interno, identificando e implementando canais que facilitem a comunicação entre os profissionais.

Dentre os principais canais, é possível destacar os murais de recados, aplicativos mobile, sistemas especializados e intranet. Também existem metodologias que facilitam essa atividade, como o Kanban, que são cartões que sinalizam o fluxo de produção.

4. Dinamize as atividades do dia a dia

Com o uso frequente de aparelhos conectados como smartphones e tablets, é essencial que a empresa pense em maneiras de dinamizar as atividades dos funcionários, tornando-as mais flexíveis. Para isso, plataformas em nuvem (e responsivas) podem ser ótimas soluções.

Contando com as informações on-line, os profissionais poderão ter dinamismo para trabalhar remotamente em seus aparelhos tecnológicos em qualquer hora do dia e em qualquer lugar. Um vendedor, por exemplo, pode entrar em contato com o cliente de forma on-line, economizando tempo e dinheiro com o deslocamento para visitas.

5. Prepare sua equipe conforme os novos tempos

É fundamental que os funcionários estejam cientes da necessidade de se ter novos padrões de excelência para atingir maiores resultados. Uma das mudanças mais essenciais está na própria gestão de pessoas: todos os profissionais devem estar qualificados e alinhados.

Para tal fim, é necessário que haja treinamento constante dos funcionários, tanto para os novos quanto para os mais antigos na sua empresa, visto que com o passar do tempo algumas práticas perdem o ritmo no cotidiano.

6.Invista no ciclo P.D.C.A. para melhoria contínua

Atualmente, a melhoria não deve ser apenas um processo com data e horário marcado, mas pensada de forma contínua. Isso significa que é preciso planejar e implementar constantes mudanças, mesmo em períodos de bonança, para garantir a sustentabilidade do negócio.

Nesse sentido, o ciclo P.D.C.A. é uma das ferramentas mais importantes. Ela divide o processo de melhoria em 4 principais etapas: o planejamento (Plan), a execução (Do), a avaliação e a ação com base nos resultados finais.

7. Tenha um bom monitoramento dos resultados

Uma ótima forma de saber se a mudança de processos está trazendo resultados positivos é monitorar os indicadores do desempenho da empresa (KPIs). Dessa forma, é recomendável que se realize um panorama antes da implementação dos novos processos e outro após.

É importante mensurar o número de quebras, nível de produção, taxa de conversão das vendas e muitos outros resultados. Assim, é possível comparar os indicadores setoriais e analisar o que pode ser aprimorado ou eliminado, acomodando melhores resultados no futuro elevando a performance.

8. Defina metas inteligentes e desafiadoras

Outro ponto importante é definir boas metas. Elas funcionam como um guia para toda a equipe, apontando resultados específicos que devem ser alcançados. Mas ainda há muitos gestores que não sabem definir metas, por isso não alcançam os objetivos esperados.

Um segredo é apostar no padrão SMART, acrônimo de cinco palavras do inglês. Nesse sentido, as metas devem ser: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo bem-definido. Comunique as metas, cobre resultados e gere constantes feedbacks.

9. Defina um mapa do processo ideal

Na maioria das vezes, as pessoas respondem com mais eficiência aos aspectos visuais. Por esse motivo, uma ótima ferramenta é o desenho do fluxo do processo, que consiste na representação gráfica de um processo, por meio de símbolos geométricos (retângulos, círculos etc.), linhas e palavras.

O diagrama pode ser criado das mais diversas formas, padronizados como no BPMN ou em programas específicos. Alguns sistemas de gerenciamento de processos também possuem essa função, tornando-a muito mais simples mesmo para quem já tem afinidade com o assunto.

10. Conte com uma consultoria especializada

Para finalizar, é importante falar sobre o papel de uma consultoria especializada. Ela contribui para identificar as entradas e saídas dos processos, eliminar gargalos, construir diagramas de fluxo, capacitar as pessoas envolvidas e diversas outras coisas. Uma ajuda e tanto!

Então, na medida do possível, busque um especialista que possa contribuir para o aprimoramento dos processos do seu negócio. Porém, é necessário contar com alguém que tenha boas indicações, experiência e especialização no assunto.

Com essas dicas de gestão de processos e um bom planejamento, será possível enfrentar as mudanças do mercado e se destacar entre os concorrentes! No final, todo o seu negócio, nos mais diversos níveis e áreas, atuará com mais eficiência, fluidez e solidez.

Gostou do nosso conteúdo? Conseguiu compreender como cada uma das dicas apresentadas pode melhorar a gestão de processos dentro da sua empresa? Então aproveite para entrar em contato conosco e ver as soluções que separamos especialmente para você.