janeiro 2016

Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos

Postado em 27/01/201623/08/2023 por Naiane Kolb

Última atualização em 23/08/2023

Durante um projeto, pode ser preciso comprar muitas coisas para garantir os recursos necessários à execução das atividades do cronograma. Para dar conta de tudo o que isso envolve — como receber pedidos de aquisição, definir o escopo da solução, escolher o fornecedor e controlar a parceria — é preciso fazer o gerenciamento de aquisições. Você sabe o que é isso? Continue lendo este post e descubra!

O que é gerenciamento de aquisições?

O gerenciamento de aquisições, em gestão de projetos, é um conjunto de processos que tem por objetivo obter um produto ou serviço de um fornecedor externo à equipe do projeto. Esse fornecedor pode ser tanto uma área da organização como outra empresa.

O gerenciamento de aquisições é uma área de conhecimento da gestão de projetos que interage bastante com as demais. Afinal, todas elas podem precisar de alguma aquisição, não é mesmo? A imagem abaixo ilustra as interações entre as áreas.

Gerenciamento de aquisições e as áreas de conhecimento de gestão de projetos

A decisão de comprar ou não um produto ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado no gerenciamento de aquisições. Normalmente, o gerente de projetos escolhe adquirir aquilo que está fora do alcance da equipe interna do projeto para que as entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica do Projeto) sejam cumpridas. Nessa conta inclui-se desde o conhecimento técnico até a disponibilidade para execução no momento adequado do projeto.

As aquisições podem ser feitas por um departamento especializado em compras (gerenciamento de aquisições centralizado) ou pela própria equipe do projeto (gerenciamento de aquisições descentralizado).

Gerenciamento de aquisições centralizado

Quando o departamento de compras é responsável cuidar das aquisições de todos os projetos, há mais controle sobre os esforços de contratação. Por conta da especialização na aquisição de produtos e serviços e da padronização dos processos de gerenciamento de aquisições, é natural que os custos sejam otimizados.

Por outro lado, quando as compras para um projeto são executadas pelo departamento de compras, há alguns efeitos que devem ser considerados, pois podem afetar fortemente os resultados dos projetos.

Por exemplo: o departamento de compras pode se tornar um gargalo para a condução do projeto e, por não entender dos requisitos do projeto, pode acabar dando menos atenção para algumas necessidades do cliente. Além disso, o departamento de compras pode focar exclusivamente no critério de preço e desconsiderar outros pontos essenciais ao projeto.

Essas questões podem ser minimizadas com o estabelecimento de um vínculo mais próximo entre o departamento de compras e a equipe do projeto, que deverão participar de encontros colaborativos para troca de ideias.

É importante destacar que, mesmo com a existência de um setor especializado em aquisições, o gerente de projetos precisa ter um conhecimento básico sobre contratos, leis e normas de gerenciamento de aquisições.

Alguns contratos, mais complexos, não podem ser assinados pelo gerente de projetos, frequentemente exigindo a aprovação da diretoria. Em alguns casos, o gerenciamento das aquisições pode envolver, ainda, o departamento jurídico da empresa. Isso se aplica, por exemplo, a contratos internacionais.

Gerenciamento de aquisições descentralizado

Existem empresas em que a própria equipe do projeto é responsável pela aquisição dos produtos ou serviços necessários ao andamento do projeto. Isso é vantajoso, pois possibilita que o gerente de projetos tenha mais controle e autoridade sobre o processo de compra. Além disso, como a equipe de contratação está mais familiarizada com os requisitos do projeto, consegue escolher as soluções que são mais adequadas ao escopo do projeto.

As únicas desvantagens são a falta de padronização dos processos de contratação, o que aumenta os riscos de uma nova aquisição dar errado, e a dificuldade de se manter o nível de especialização na equipe, no que diz respeito às aquisições. Esse cenário pode ser minimizado por meio de políticas e diretrizes de compras que devem ser seguidas pela equipe do projeto.

Independentemente da forma como a sua organização gerencia as aquisições, é importante que você saiba que existe um conjunto de processos de gerenciamento de aquisições comum à maioria das empresas. Vamos descobrir quais são esses processos?

Como fazer gerenciamento de aquisições em 3 passos

O Guia PMBOK® estabelece 3 processos fundamentais no gerenciamento de aquisições. Aqui, vamos considerar esses processos como se fossem etapas, dando um panorama sobre cada um deles. Contudo, lembre-se que cada etapa pode se repetir durante o gerenciamento de aquisições.

1. Planeje o gerenciamento de aquisições

Esta é a etapa de documentar as decisões de compra do projeto, especificar a abordagem que será utilizada para fazer essas aquisições e identificar os vendedores em potencial que atendem às demandas existentes. Em outras palavras, o planejamento do gerenciamento de aquisições consiste em dizer o que será adquirido e como será adquirido.

Para conseguir responder a essas questões, é preciso:

Detalhar as características que a solução a ser contratada deverá ter;
Preparar uma estimativa de custos geral para determinar o orçamento;
Divulgar a oportunidade de contratação;
Identificar a lista de vendedores qualificados;
Receber e avaliar propostas.

Importante: ao detalhar as características que a solução a ser contratada deverá ter é preciso fazer descrições claras, fornecendo informações suficientes para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente às necessidades do projeto. É fundamental deixar claro quais os requisitos de qualidade e seus respectivos critérios de aceitação.

Tudo isso deve estar contido no plano de gerenciamento de aquisições, um documento que contém orientações sobre como as aquisições dos projetos devem ser coordenadas. Esse documento pode ser formal ou informal, geral ou específico.

2. Conduza as aquisições

Após avaliar as propostas recebidas é preciso escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades e estabelecer uma parceria. De acordo com as características do projeto, é possível ter mais que um fornecedor, conforme a estratégia do projeto. Algumas vezes essa quebra precisa ser feita por questões técnicas ou de segurança. Nesta etapa, o foco é fechar um acordo, que será formalizado em um contrato.

Um contrato é composto de cláusulas que ajudam a conduzir a relação cliente-fornecedor durante um determinado período, aplicando métodos com foco em garantir o bom desempenho do contratado em termos de prazo, custo ou qualidade das entregas e proporcionando uma relação ganha-ganha.

Conforme o PMBOK, um documento de acordo pode incluir:

Especificação do trabalho das aquisições ou principais entregas;
Cronograma, marcos ou data até a qual um cronograma é requerido;
Relatórios de desempenho;
Preços e condições de pagamento;
Critérios de inspeção, qualidade e aceitação;
Garantia e suporte futuro ao produto;
Incentivos e penalidades;
Seguros e obrigações de realização;
Aprovações de subcontratados subordinados;
Termos e condições gerais;
Tratamento de solicitações de mudança;
Cláusula de rescisão e mecanismos para resolução alternativa de disputas.

3. Controle as aquisições

Uma vez que você já tenha definido as características da solução que precisa ser entregue e contratado os fornecedores, o seu próximo passo é controlar o desempenho de cada um dos fornecedores com relação ao que foi estabelecido no contrato. Conforme o trabalho vai sendo desenvolvido, é natural que seja preciso fazer alterações e correções, que também serão gerenciadas nesta etapa de controlar as aquisições.

Com as entregas feitas e aprovadas, ou mediante a quebra de acordo, o contrato será encerrado e arquivado. O encerramento do contrato só pode ser feito após a aprovação de todas as entregas e a resolução de todas as pendências existentes, como o pagamento de faturas e a atualização dos documentos do projeto, por exemplo.

Na hora de verificar se os requisitos especificados no contrato estão sendo atendidos podem ser realizadas auditorias de aquisições, por meio da qual um auditor analisa rigorosamente a correspondência entre os pagamentos feitos e o trabalho efetivamente realizado. Uma dica que funciona bem é controlar os pagamentos por entregas, em vez de controlá-los por horas, como é o habitual.

Em resumo, o controle de aquisições inclui basicamente as atividades de coletar dados, monitorar indicadores, registrar o desempenho das aquisições, pagar faturas e elaborar relatórios.

E aí, conseguiu ter pelo menos uma ideia de como começar a fazer o gerenciamento de aquisições na sua organização? Para que você continue trazendo as melhores práticas de gerenciamento para dentro da sua empresa, leia nosso e-book completo sobre gestão de projetos!

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Como aplicar o Design Thinking na Gestão de Processos

Postado em 22/01/201621/09/2022 por Naiane Kolb

Última atualização em 21/09/2022

O Design Thinking é um modelo de gestão direcionado para um pensamento crítico e criativo, que oferece a possibilidade de reorganizar informações, otimizar a tomada de decisões e, ainda, adquirir novos conhecimentos.

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, a inovação passou a ser uma necessidade básica para o sucesso das empresas. Através do Design Thinking, é possível chegar a novos produtos, serviços, ações e modelos de negócio, mais relevantes para o público consumidor.

Entretanto, é preciso salientar que o foco do trabalho deve estar nas pessoas, de modo a incentivar a criatividade, a gerar ideias e a encontrar soluções. Para isso, há uma série de técnicas que podem ser utilizadas como, por exemplo, a coleta de dados e estatísticas, o monitoramento de indicadores, a realização de pesquisas e de brainstorming, a identificação de valores percebidos pelo cliente, a elaboração de mapas de empatia e as observações e simulações.

Esse formato disponibiliza novos elementos, capazes de tornar a gestão de processos mais assertiva. Continue lendo para descobrir mais sobre como aplicar o Design Thinking na Gestão de Processos.

As etapas do Design Thinking

O Design Thinking apresenta algumas etapas claras e que devem ser exploradas profundamente. São elas:

1) Imersão

A primeira etapa é a imersão, na qual a equipe de trabalho se aproxima do contexto do problema ou do desafio a ser tratado, através de diversos ângulos, contando com o ponto de vista da empresa, do mercado e do cliente.

2) Análise e síntese

Na sequência, é preciso analisar e organizar as informações coletadas. Dessa forma, é possível encontrar alguns padrões e criar novas questões, para auxiliar no entendimento mais detalhado da situação.

3) Ideação

Nesta fase, a proposta é gerar ideias inovadoras para o projeto, de modo a suprir as lacunas identificadas nas fases anteriores. Para isso, workshops de co-criação e brainstormings, podem ser bastante úteis. Depois desse momento, é preciso definir os parâmetros de seleção e de eliminação, para que seja possível chegar a uma quantidade gerenciável de ideias.

4) Prototipagem

A prototipagem serve para validar as ideias produzidas, podendo ocorrer de forma contínua e paralela às etapas de imersão e de ideação. Então, é necessário desenvolver um protótipo bem estruturado, que permitirá uma análise mais exata do potencial de cada projeto.

5) Testes

Na última fase do ciclo, é preciso desenvolver e apresentar o resultado final, testando suas funcionalidades e a aceitação do cliente. É preciso também refinar a previsão de custos e confirmar os pontos críticos da operação.

O Design Thinking na Gestão de Processos

O Design Thinking traz consigo uma visão multidisciplinar, mais interativa e colaborativa. Por isso, precisa estar alinhado à própria cultura da empresa, que deve fomentar a inovação como parte do cotidiano.

Através desse modelo, produtos e serviços passam a ser avaliados de forma mais humanizada, integrando as necessidades da sociedade e os recursos técnicos disponíveis. Assim sendo, os processos também sofrem modificações, ganhando maior aderência a esses novos princípios.

A Gestão de Processos, contemplando todas as etapas do Design Thinking, assume também a responsabilidade de conduzir todos os processos internos com uma nova sistemática, abrindo espaço para interpretações diferenciadas que, por sua vez, podem trazer uma série de benefícios para a empresa.

Assim, a inovação é fortalecida e direcionada a fatores verdadeiramente importantes ao negócio, como agregar valor, aumentar a produtividade e a competitividade, conquistar novos nichos de mercado, encontrar oportunidades de expansão e parcerias, eliminar desperdícios e falhas e, ainda, reduzir custos.

Dessa forma, é fácil perceber que o pensamento criativo é uma poderosa vertente na Gestão de Processos e, por isso, merece destaque especial no planejamento estratégico das empresas.

Sua empresa já adotou o Design Thinking na Gestão de Processos? Para entender melhor sobre o assunto, baixei nosso e-book completo sobre design thinking! É gratuito e você pode ler aonde quiser:

Assista também ao nosso Guia Prático de Design Thinking e comece a aplicar hoje mesmo na sua empresa!

Escritório de processos BPM: 8 motivos para implementar um

Postado em 13/01/201611/12/2020 por Vinicius Nóbile de Almeida

Última atualização em 11/12/2020

A criação de um escritório de processos BPM traz uma série de vantagens importantes para as empresas com foco em gestão de processos, visando sempre melhores resultados e redução de custos, além de mais qualidade e eficiência.

Mapeamento, controle e monitoramento dos processos internos são iniciativas indispensáveis para a manutenção da competitividade dos negócios e para a conquista de índices elevados de produtividade.

Assim sendo, conheça:

Principais motivos para implementar um escritório de processos BPM na sua empresa

1. BPM como instrumento de análise e otimização da operação

A prática do BPM é um instrumento poderoso de análise e otimização de uma operação, capaz de potencializar recursos, acompanhar desempenhos e tendências, além de identificar pontos críticos, desperdícios e falhas.

2. Fomentar uma cultura de alta performance

Hierarquicamente, o escritório de processos BPM pode responder diretamente à alta direção da empresa, de modo a reduzir burocracias e interferências e a fomentar uma cultura de alta performance.

3. Estabelecer uma liderança clara

Na estrutura de um escritório de processos BPM, cabe ao gestor da equipe a responsabilidade de criar um bom sistema de comunicação com todos os demais gestores, de modo a perceber necessidades e demandas, bem como definir metodologias efetivas para as diversas áreas da empresa e ainda, facilitar o levantamento de indicadores.

4. Contar com profissionais focados e especializados

A equipe deve permanecer dedicada exclusivamente às atividades relacionadas ao BPM e, desta maneira, os analistas se tornam especialistas e conquistam uma visão mais abrangente do negócio, remodelando processos e alinhando as estratégias corporativas.

5. Planejar resultados a médio e longo prazos

Através de um escritório de processos BPM é possível planejar resultados para médio e longo prazos, evitando avaliações e decisões simplistas ou imediatistas, que podem colocar em risco a competitividade futura da empresa.

6. Reduzir conflitos internos

O escritório de processos BPM também atua na intermediação de conflitos internos, envolvendo interesses pontuais. Essa intermediação acontece por meio da centralização de informações e análises imparciais, direcionadas exclusivamente aos objetivos da empresa.

Assim, é possível eliminar qualquer tipo de privilégio a um determinado setor. É importante ressaltar que o escritório de processos não surge para retirar a autonomia das áreas de negócio, que continuam sendo as gestoras de seus respectivos processos.

Neste contexto, a equipe serve como um mecanismo de coordenação, que promove coesão e facilita o alinhamento entre as diversas medidas de BPM dentro da organização.

7. Garantir o suporte adequado a todas as áreas

Com conhecimento e know-how, o escritório de processos BPM pode auxiliar gestores na tomada de decisões importantes, como uma restruturação organizacional ou implantação de novas tecnologias, por meio do mapeamento e gerenciamento de processos, e também da análise de indicadores, de forma inteligente e sistematizada.

O escritório de processos pode assumir um papel mais consultivo dentro do departamento ou um papel verdadeiramente normativo, enfatizando o controle e a administração das iniciativas.

8. Um escritório de processos BPM é um investimento com retorno

A gestão através de um escritório de processos BPM é capaz de reduzir custos, identificar e eliminar gargalos, otimizar fluxos de informação e retroalimentação, melhorar a qualidade das entregas, mitigar riscos inerentes a operação, garantir o atendimento a prazos preestabelecidos, e ainda, integrar setores.

Esse conjunto de fatores faz com que o investimento em BPM seja recuperado facilmente, com processos mais enxutos e eficientes.

Vinicius Nóbile de Almeida

Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).

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