Última atualização em 24/07/2023
O gerenciamento dos recursos, como já esperado, é outra área vital do gerenciamento de projetos, pois as próprias pessoas são os responsáveis pelo sucesso ou fracasso dele. Abordaremos um pouco sobre o monitoramento dos recursos através de documento, o entendimento dos papeis que elas representam e as principais partes envolvidas. Iniciaremos com breve conceito sobre equipe do projeto e a equipe de gerenciamento do projeto.
Gerenciamento do projeto
A equipe de gerenciamento do projeto é um subconjunto da equipe do projeto. Ela é responsável pelo auxílio ao gerente do projeto na sua gestão apoiando em atividades como elaboração de relatórios, cronogramas, dentre outras, e este papel também poderia ser assumido pelo PMO quando lhe atribuídas de acordo com a necessidade e maturidade na organização.
Já a equipe do projeto são aqueles com responsabilidades na execução, as que produzem as entregas geralmente, e dentro desta equipe é onde temos a figura do GP sendo o integrador entre as áreas e seus envolvidos, tendo como importantes características em ser um líder, um tomador de decisões, comunicador e outras atribuições e habilidades.
Considerando outros papéis importantes no gerenciamento dos recursos humanos temos o patrocinador, que será o fornecedor dos recursos financeiros para o projeto (poderia ser o próprio cliente se o mesmo estiver custeando o projeto, dependendo da estrutura organizacional da organização); e podemos ter um papel chave do gerente funcional, esse conhecido por geralmente ser o “dono” de recursos do projeto e onde inclinaria ainda mais para a importância das habilidades de negociação do GP para lidar de forma colaborativa com os envolvidos.
Matriz de Responsabilidade
Para auxiliar na gestão dos recursos, algumas documentações podem ser produzidas no projeto, fazendo assim a ligação dos papéis às suas responsabilidades. Um destes documentos e dos mais conhecidos são as matrizes de responsabilidades, que identificam e mostram as relações entre os membros da equipe e o trabalho do projeto.
Podemos criar uma matriz simples ou mais detalhada com os conceitos da matriz RACI, em uma visão mais simples podemos ter apenas uma referência do papel às atividades e/ou pacote de trabalho, e utilizando somente uma marcação, como este exemplo abaixo para melhor entendimento.
Matriz RACI
Se a necessidade é ter um maior controle no recurso, uma opção é elaborar a matriz RACI. Ela recebe este nome por ser composta por 4 estruturas:
- (R) Responsible: Os responsáveis pela execução da atividade.
- (A) Accountable: O prestador de conta da atividade, o aprovador.
- (C) Consulted: Quem será consultado para auxílio da execução da atividade.
- (I) Informed: Quem deve ser informado sobre o progresso da atividade.
A utilização da matriz RACI traz alguns benefícios, como contribuir para uma divisão mais clara entre as tarefas, pessoas, equipes e diminuindo o risco de situações conflitantes sobre os limites de suas responsabilidades (onde termina o papel de um e inicia o do outro).
Colabora também com o rastreamento de informações, evitando que indivíduos-chave sejam esquecidos, além de sua formalização, pois o que não estiver escrito pode-se perder o controle sobre quem é o responsável sobre determinada tarefa.
Dicas no preenchimento da Matriz RACI
Uma regrinha de ouro: fique atento, pois para cada atividade deve sempre conter pelo menos um Accountable (Aprovador) e um Responsável.
Importante destacar que também somente pode existir um Accountable para cada atividade. Até podemos ter muitos “R”, “C” e “I”, mas somente um “A”. Vejo muitas matrizes RACI que contém mais de um Accountable e isso é um erro, ok?
Fique atento à produtividade no projeto. Deslocar pessoas para outras atribuições pode ser uma ação recomendada para melhorar a performance, e dê uma boa atenção na elaboração de sua EAP, pois os pacotes de trabalho e seu detalhamento são fontes para a criação da sua matriz de responsabilidade.
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