Escritório de projetos: por que as empresas deveriam investir nisso?

Última atualização em 24/07/2023

A preocupação com organização de processos e projetos tem crescido muito entre as empresas, pois elas precisam tirar o maior proveito de seu tempo e recursos. Quanto melhor for a organização de um projeto, maior será sua eficiência. Para garantir que essa organização seja sempre mantida, muitas empresas adotam um escritório de projetos para coordenar as atividades envolvidas desde o início dos procedimentos até o momento da entrega do produto ou término do serviço.

Alguns gestores de empresas em fase de crescimento podem resistir um pouco em delegar a gestão e organização de seus projetos para outros profissionais, pois acreditam que vale mais ter o conhecimento específico do dia a dia da empresa.

Porém, qualquer empreendedor mais experiente dirá que esse processo de planejamento consome muito tempo, o que pode ser otimizado se for direcionado a especialistas. Além disso, as funções do escritório de projetos quase sempre demandam conhecimentos que não são facilmente assimilados no cotidiano.

Neste post vamos apontar os porquês de se investir em um escritório de projetos. Acompanhe:

O que é CPO?

Sigla para Chief Project Office, é o nome dado ao cargo de chefia dos escritórios de projetos, podendo ser chamado apenas de Gestor de Projetos ou Diretor de Produção para uma referência mais simples.

As principais decisões sobre a elaboração e coordenação do projeto são tomadas por esse profissional, que se reporta diretamente ao CEO da empresa. Em alguns casos, é o segundo colaborador maior importante da empresa, logo depois do presidente.

Quais são as atividades e vantagens do escritório de projetos?

Os escritórios de projetos são adotados com um propósito específico: facilitar a organização de projetos para que as ações da empresa estejam de acordo com os objetivos da gestão. Entenda como esse objetivo é concretizado:

1. Centralizar o controle do processo

Quanto mais longa for a cadeia de comunicação entre gestão e operacional, maiores as chances de ocorrer algum ruído. Isso torna imperativo que a coordenação do projeto seja feita de forma semiautônoma, seguindo as diretrizes dos CEOs, mas ainda com liberdade para a tomada de decisões pontuais.

Com a atuação direta do escritório de projetos, é possível manter em vista tanto a autonomia da equipe quanto a visão dos gestores, pois o CPO está em contato direto e constante com os headers da empresa.

2. Acompanhar as métricas da produção

Todo escritório precisa acompanhar as estatísticas de seu progresso, sem exceções. Estabelecer quais métricas são relevantes para determinar o sucesso da empresa e acompanhar esse progresso é vital para garantir eficácia em qualquer contexto.

Com a atuação do escritório de projetos, esses relatos são feitos de forma mais eficiente, uma vez que isso se configura como uma de suas prioridades — além do próprio resultado das ações em si — a fim de informar melhor sobre o trabalho executado.

3. Garantir que o produto final será entregue com qualidade

O objetivo final de qualquer projeto é entregar algo concluído para alguém, seja para um cliente ou para algum setor interno da empresa. Entender esse objetivo e coordenar o processo para que ele seja alcançado também é uma das responsabilidades do escritório de projetos.

Ao fazer o planejamento e montar o cronograma, o CPO terá uma noção clara do valor que será entregue e o fará cumprir.

4. Alinhar as atitudes tomadas com as intenções da gestão

Por fim, o projeto está sendo coordenado para cumprir um intuito da própria gestão da empresa. Este é baseado em estudos e avaliações de curto, médio e longo prazos. Como já se tem uma ideia das consequências do projeto para a empresa, o CPO tem a tarefa de garantir que essa previsão se concretize ou de informar como o plano desviou do curso original.

Desde que o objetivo seja mantido, é possível adaptar a trajetória, e uma equipe especializada do escritório de projetos deverá ter a expertise necessária para apresentar sempre a melhor performance à execução dos processos.

Você trabalha coordenando processos empresariais ou com um escritório de projetos? Pretende trabalhar, mas tem alguma dúvida? Assista ao nosso webinar “Descomplicando o PMO” e entenda de uma vez por todas a estrutura de um escritório de projetos e como implantar na sua empresa.