Última atualização em 16/11/2023
Você sabia que o Project Management pode ser o fator determinante entre o sucesso e o fracasso de um projeto? Ter uma forma estruturada de planejar, executar e monitorar os projetos faz toda a diferença na hora de entregar um resultado de qualidade e satisfazer as necessidades dos clientes. Se você deseja conhecer mais sobre esse assunto, está no lugar certo! Neste post você vai aprender:
- O que é um projeto
- O que faz um gerente de projetos
- O que é Project Management
- Vantagens do Project Management
Vamos começar por um conceito básico:
O que é um projeto?
A sexta edição do Guia PMBOK®, uma das maiores referências em Project Management do mundo, define projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. A partir dessa definição podemos concluir que um projeto:
- Possui início, meio e fim;
- Gera uma entrega exclusiva;
- Não tem repetibilidade no trabalho, tendo em vista que as tarefas estão relacionadas à entrega do projeto.
As organizações realizam projetos para promover as mudanças necessárias à sobrevivência do negócio, que vão desde projetos de melhoria da operação até projetos para atender o planejamento estratégico. E para garantir que as iniciativas realmente saiam do papel, existe a figura do gerente de projetos, uma peça-chave para implantar o Project Management.
O que faz um gerente de projetos?
Um gerente de projetos é o profissional responsável por estar à frente de um projeto, liderando e coordenando todas as atividades. Trata-se do líder do projeto, que conduz a equipe na busca pelo resultado. É quase como se o gerente de projetos fosse um maestro que coordena todos os instrumentos de forma harmoniosa, formando uma sinfonia perfeita.
A essa “forma harmoniosa” de tocar os instrumentos podemos dar o nome de Project Management. Mas, afinal, o que isso significa?
O que é Project Management?
Project Management — ou simplesmente gestão de projetos — é um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Em outras palavras, o Project Management trata de tudo aquilo que é feito para garantir a realização de um projeto.
Então você pode dizer que faz gestão de projetos quando:
- Cria um plano para o projeto;
- Motiva o seu time;
- Gerencia riscos;
- Elabora e controla o cronograma do projeto;
- Elabora e controla o orçamento do projeto;
- Comunica-se com as partes interessadas;
- Encerra uma iniciativa;
- Entre outras atividades.
Origem do Project Management
Engana-se quem pensa que o Project Management é algo recente. Afinal, os seres humanos gerenciam projetos desde a História Antiga. Basta pensar nas sete maravilhas do mundo antigo: como você acha que foram construídas as tão famosas pirâmides de Gizé? Para que esses projetos dessem certo, alguém precisou decidir o que deveria ser feito, estabelecer quem faria o que, coordenar a execução de cada etapa, e assim por diante.
A concretização de iniciativas ousadas, como o envio do homem à Lua e o projeto Manhattan, nas décadas de 60 e 70, também contribuíram para o aperfeiçoamento e o desenvolvimento de métodos, técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos. E quem diria que, mais tarde, existiriam até softwares automatizando algumas práticas?
O desafio hoje é consolidar a gestão de projetos como uma disciplina e lidar com fatores como a globalização, a escassez de recursos, o aumento da população etc.
As práticas do Project Management, segundo o PMBOK, podem ser organizadas em grupos de processos e em áreas de conhecimento, como veremos a partir de agora:
Grupos de Processos do Project Management
1. Grupo de Processos de Iniciação
Abrange todos os processos relativos à abertura do projeto. É nessa etapa que acontece a aceitação formal da iniciativa e é feito o mapeamento das partes interessadas. Portanto, são escolhidos o líder, os membros do projeto, o patrocinador e o aprovador. Além disso, é através dos processos de iniciação que são feitos os primeiros acordos, ainda de alto nível, sobre prazos, orçamento e expectativas quanto às principais entregas.
2. Grupo de Processos de Planejamento
Fazem parte desse grupo todos os processos que contribuem para a criação de um plano para executar o projeto. Nesse plano é preciso entender as necessidades e expectativas do cliente, detalhar as atividades necessárias para gerar as entregas do projeto, montar um cronograma, distribuir os recursos, estabelecer um orçamento, mapear os riscos, desenvolver estratégias efetivas de comunicação, entre outras coisas. No planejamento, os acordos feitos com os processos de iniciação são refinados e confirmados, gerando assim a linha de base do projeto.
3. Grupo de Processos de Execução
Como o próprio nome já diz, nesta etapa são colocadas em prática as ações estabelecidas no planejamento do projeto, executando o cronograma, conforme os planos do projeto. Para isso, é preciso ter as pessoas certas com as tecnologias adequadas trabalhando nas atividades do projeto.
Além disso, é necessário estabelecer um canal de comunicação efetivo, que garanta que as informações cheguem a quem realmente precisa delas, facilitando a tomada de decisão. Isso também deixará as partes interessadas mais engajadas com o que está sendo feito.
Outro ponto fundamental sobre a execução é o gerenciamento dos riscos. Conforme as atividades vão sendo executadas, é natural que surjam situações de incerteza sobre o projeto, que devem ser tratadas adequadamente. Caso contrário, podem gerar impactos negativos no trabalho como um todo.
4. Grupo de Processos de Monitoramento e Controle
Não basta apenas executar as atividades, uma após a outra, até que todas acabem. É fundamental monitorar se aquilo que foi definido no planejamento está realmente sendo cumprido conforme o que foi acordado, dentro das diretrizes estabelecidas nos planos. Nesse sentido, os indicadores de projetos são essenciais para mostrar o andamento do projeto, possibilitando que o gerente de projetos faça ações de recuperação em caso de desvios de cronograma, desvios de orçamento ou até mesmo desvios de escopo.
5. Grupo de Processos de Encerramento
Abrange os processos relacionados ao arquivamento e à finalização do projeto. É nesse momento que será feita a revisão dos documentos do projeto e a listagem das lições aprendidas, que serão usadas em projetos futuros. Além disso, é nesse momento que oficializamos a desalocação da equipe.
Áreas de Conhecimento do Project Management
1. Gerenciamento da Integração
Trata dos processos para autorizar formalmente a abertura do projeto e passar orientações gerais a todos os envolvidos. É na integração que todos os processos são coordenados, de modo que contribuam para girar a grande engrenagem que é um projeto. A integração visa garantir a sinergia entre as demais áreas de conhecimento, de modo que não tenhamos nenhuma ponta solta no projeto.
2. Gerenciamento do Escopo
Inclui os processos para coleta de requisitos e detalhamento do escopo, isto é, o detalhamento de todo o trabalho necessário — e somente o necessário — para entregar uma solução que atenda às necessidades e expectativas dos clientes.
3. Gerenciamento do Cronograma
Área composta pelos processos que ajudam a controlar o tempo gasto no projeto, evitando atrasos no cronograma. Para isso, são feitos o levantamento e a estimativa de duração das atividades, além do mapeamento das relações entre elas.
4. Gerenciamento dos Custos
Visa estabelecer um orçamento assertivo para o projeto e garantir que os custos reais não ultrapassem os custos planejados.
5. Gerenciamento da Qualidade
Contém os processos de verificação de qualidade do projeto. Aqui são estabelecidas atividades de qualidade que vão contribuir para que o resultado do projeto seja o melhor possível dentro das condições existentes e critérios estabelecidos.
6. Gerenciamento dos Recursos
Garante que os recursos humanos, financeiros e materiais sejam bem distribuídos entre as atividades, certificando-se de que não há nenhum recurso superalocado, isto é, sendo utilizado além de sua capacidade real.
7. Gerenciamento das Comunicações
Abrange os processos que decidem o que informar, quando informar e como informar. Decisões erradas podem custar muito caro à organização e, por isso, é preciso ter informações qualificadas disponíveis para os diferentes perfis de stakeholders. Dessa forma, mantemos todos os interessados alinhados sobre os objetivos e o progresso do projeto.
8. Gerenciamento dos Riscos
Inclui os processos de gestão das incertezas. Tanto as ameaças como as oportunidades do projeto devem receber uma resposta à altura. Caso contrário, o projeto está sujeito a sofrer impactos severos. Ou então, o gerente de projetos pode deixar passar a chance de impulsionar o desempenho do projeto. O mais relevante da gestão de riscos é poder se antecipar às situações que podem afetar os resultados do projeto.
9. Gerenciamento das Aquisições
Durante o gerenciamento do projeto é comum que você precise lidar com muitos fornecedores. Por isso, essa área de conhecimento reúne os processos que visam planejar as compras, selecionar fornecedores e estabelecer contratos.
10. Gerenciamento das Partes Interessadas
Já parou para pensar que um único projeto pode afetar dezenas de pessoas? É por isso que a área de gerenciamento das partes interessadas existe. Ela estabelece processos para engajar os stakeholders no projeto, por meio da comunicação, de reuniões periódicas, sessões colaborativas e por aí vai.
Agora que você já sabe — de forma geral — como funciona o Project Management, confira as vantagens de implantar essas práticas na sua organização.
5 vantagens do Project Management
1. Agilidade na tomada de decisões
Em um projeto que não possui objetivos definidos ou alinhamento entre escopo e método de trabalho é praticamente impossível tomar decisões acertadas. Com a padronização das atividades e da forma de abordar os problemas encontrados, fica mais fácil delegar funções, trabalhar em equipe na resolução de conflitos e evoluir coletivamente, o que acaba impactando positivamente no resultado do projeto.
2. Diminuição dos riscos negativos
Com as práticas do Project Management, a equipe é capaz de verificar com antecedência quais as principais ameaças ao projeto. Isso ajuda a preparar respostas antes mesmo que os riscos aconteçam. O monitoramento contínuo das tarefas e funções executadas, bem como o acompanhamento da qualidade dos processos por meio de indicadores, torna o projeto mais seguro e ajuda a evitar problemas.
3. Eficiência no uso de recursos
Um bom projeto deve trazer benefícios para o negócio. Essa é a primeira exigência de qualquer patrocinador ou cliente. Mas, para isso, é preciso que a equipe de projeto esteja apta a desenvolvê-lo com o mínimo de recursos necessários. Nesse sentido, as práticas do Project Management ajudam a verificar se os recursos certos estão sendo alocados em cada atividade.
4. Transparência na comunicação
A base de qualquer projeto é o trabalho em equipe. Um time que não consegue conectar seus membros, relacionar suas atividades e agrupar suas ideias muito provavelmente não terá sucesso. Com as práticas de Project Management, fica mais fácil engajar as partes interessadas e estabelecer um canal de contato permanente entre as pessoas.
5. Otimização dos custos
Como vimos anteriormente, o Project Management inclui um processo rigoroso de controle do orçamento, prazo e escopo. Com uma maior visibilidade para essas questões decisivas no projeto, evitam-se desvios e, consequentemente, o encarecimento do projeto. Muitas vezes é possível até otimizar os custos, à medida que se percebe outras formas de realocar recursos, por exemplo.
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Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).
