Como fazer um bom gerenciamento de projetos de TI? Confira 11 dicas infalíveis

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Implantação de sistemas, atualizações enormes, correção de problemas, migração para a nuvem… A rotina da TI de qualquer empresa inclui projetos complexos como esses, e é preciso saber gerenciá-los para obter sucesso. É por isso que é fundamental ter noções de gerenciamento de projetos de TI.
Projetos de TI podem ser difíceis, mas não são impossíveis de realizar. Na verdade, basta fazer tudo de forma metodológica e organizada para obter sucesso. Quer saber como? Então siga a leitura, pois nesse post vamos te ensinar tudo sobre projetos de TI e como gerenciá-los!

O que são projetos de TI?

Segundo a definição do PMI, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Logo, projetos de TI são esforços temporários empreendidos para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo para o negócio. Entre os exemplos mais comuns, podemos citar projetos de implantação e troca de sistemas (como ERP), projetos de migração de dados e correção de problemas.

Resumindo, um projeto de TI:

• É único.
• Tem início e fim definidos.
• É progressivo.
• Tem limitação de recursos.
• Tem um objetivo claro e viável.

É para garantir que os projetos saiam do papel e atinjam os resultados esperados, que existe a Gestão de Projetos. Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto. Em outras palavras, é uma forma de organizar tudo para que o projeto fique sob controle e dê tudo certo no final.

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Projetos de TI mais comuns

Implantação e troca de sistemas

Implantação ou substituição de sistemas (especialmente ERP) é aquele clássico projeto que causa dores de cabeça em qualquer gerente de TI. Como trata-se de um projeto de alta complexidade, é fundamental contar com metodologias, boas práticas e, se possível, experiência de alguém que já tenha conduzido um projeto do tipo.

Implantação de PMO

Outro projeto importante para TIs mais maduras é a implantação de um PMO de TI, que ajuda a organizar e gerenciar os projetos de TI de forma estratégica. Assim como no exemplo anterior, implantar um PMO pode se tornar uma tarefa mais fácil se você tiver a ajuda de alguém que já possua experiência em conduzir esse tipo de projeto.

Criação do Planejamento Estratégico de TI

O planejamento estratégico de TI é fundamental para que os projetos de TI sejam conduzidos com base naquilo que é melhor para a organização, sempre gerando valor para o negócio. Criar um Planejamento Estratégico de TI é um projeto importante e que representa um marco para a TI do negócio, que passa a atuar de forma estratégica dentro da empresa.

Planejamento estratégico de TI

O papel da consultoria e do outsourcing

Como dissemos, projetos de TI complexos podem exigir a atuação de profissionais que já possuem experiência na condução desses projetos e estão familiarizados com metodologias reconhecidas e boas práticas de gestão de projetos.

É aí que entra a consultoria e outsourcing de gerente de projetos de TI. No caso da consultoria, uma empresa com experiência e conhecimento ajuda a sua empresa a conduzir projetos estratégicos. Já no outsourcing, um profissional altamente capacitado e experiente passa um tempo na sua empresa botando a mão na massa e conduzindo os projetos.

Ambos são essenciais para empresas que não possuem alta maturidade em gestão de projetos, experiência ou conhecimento em projetos de alta complexidade. Reconhecer a necessidade de ajuda externa pode ser o diferencial que vai fazer a sua empresa crescer com a ajuda da tecnologia.

Se você pretende tocar um projeto desses, conte com a ajuda da Euax Consulting. Temos profissionais altamente especializados e experientes para te ajudar com os seus projetos de TI, seja na implantação ou troca de ERP, implantação de PMO, governança de TI e até outsourcing de gerente de projetos. Clique no botão abaixo e nos diga do que precisa, nós teremos prazer em ajudar a sua empresa!

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Na Euax, trabalhamos de forma atualizada com as melhores tendências e práticas do mercado. Você sabe quais são as tendências na gestão de projetos de TI atualmente? Vamos falar sobre isso no tópico a seguir:

Tendências na gestão de projetos de TI

Ferramentas na nuvem

Estamos na era do trabalho remoto. Hoje, todo o ferramental utilizado na gestão dos projetos precisa estar na nuvem, para que possa ser acessado de qualquer lugar pelos membros da equipe.

Hoje, os softwares de gestão de projetos com funcionamento online, como o amplamente utilizado Artia, garantem essa flexibilidade.

Metodologias ágeis

Em projetos de tecnologia, as metodologias ágeis já viraram quase uma regra. Esse tipo de metodologia garante a flexibilidade e adaptabilidade necessária para a maior parte dos projetos de TI, que é uma área que passa por mudanças constantes.

Formação de Squads

Popularizados pelo Spotify, os Squads para solução de problemas são uma tendência forte nas organizações. Nesse modelo, são criadas equipes multidisciplinares, ou seja, com profissionais de diversas áreas, para resolver um problema específico. A colaboração e a junção de conhecimentos diversos é o diferencial aqui.

Foco na estratégia organizacional

A TI precisa estar alinhada com a estratégia organizacional para entregar valor real para a empresa. Assim, a área pode priorizar projetos que vão realmente entregar benefícios organizacionais, ao invés de perder força de trabalho produzindo soluções que acabam sendo subaproveitadas posteriormente.

Para acompanhar todas essas tendências, é fundamental que o gerente de TI conheça as melhores práticas sobre gerenciamento de projetos. Afinal, os empreendimentos da TI podem ser altamente complexos e precisam ser tratados como tal. É com base nessas boas práticas que selecionamos 11 dicas essenciais para você tocar seus projetos de TI. Vamos ver quais são?

Como fazer um bom gerenciamento de projetos de TI? Confira 11 dicas infalíveis:

1. Planeje e siga o escopo

Uma figura comum na TI é o “projeto Frankenstein”, que é aquele projeto que começa de um jeito, vai ganhando remendos, e no final se torna tudo, menos aquilo que tinha sido planejado inicialmente. O segredo para evitar isso é planejar e seguir o escopo.

Mesmo em metodologias flexíveis, nas quais há mudanças no escopo, o mínimo de planejamento inicial é necessário. Fazer um bom planejamento de escopo não só evita o cenário que citamos anteriormente, como ajuda a garantir que orçamento não vai estourar, que o projeto não vai atrasar ou acabar completamente abandonado. Todo o empenho gasto em planejar um bom escopo ajuda a evitar problemas no futuro.

Ainda, se houverem alterações no escopo, não deixe de comunicar as partes interessadas e formalizar o aceite das mudanças.

2. Planeje o orçamento

Assim como o escopo, o orçamento é um dos pontos que mais geram problemas em projetos mal planejados. Para evitar problemas financeiros, não deixe de elaborar um orçamento detalhado com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto, assim como comunicá-lo às partes interessadas e informar sobre qualquer mudança.

3. Gerencie o cronograma

Escopo, prazo e cronograma são o trio dos problemas em projetos. Que atire a primeira pedra a TI que nunca atrasou a entrega de um projeto. Para evitar isso, crie cronogramas detalhados e principalmente realistas, que levem em conta possíveis problemas.

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KIT Gestão de projetos deTI

De nada adianta estimar prazos irreais por puro otimismo, para tentar impressionar a diretoria ou simplesmente por um escopo mal planejado. No final, o produto acaba não sendo entregue no prazo, o que não é legal.

4. Adote uma metodologia

Existe uma grande variedade de metodologias de gerenciamento de projetos, e a certa é aquela que mais se adequa ao contexto do seu projeto. Independentemente de qual, é interessante escolher uma. A falta de metodologia aumenta os riscos, gera retrabalho e pode comprometer o projeto como um todo.

5. Invista na comunicação

Falta de comunicação pode gerar uma série de problemas, como expectativas incorretas, entregas inadequadas e outros desentendimentos. Portanto, não esqueça de manter a comunicação alinhada entre todas as partes interessadas. Isso pode ser feito por meio de reuniões periódicas, documentação acessível e zelo por transparência.

6. Invista em gestão de mudanças organizacionais

Projetos de TI que envolvem grandes mudanças organizacionais (como troca de sistemas) exigem um projeto dentro do guarda-chuva do projeto principal somente para a gestão de mudanças organizacionais (GMO). Essa gestão evita que as pessoas fiquem resistentes à mudança e acabem não aderindo ao novo sistema, por exemplo. É a GMO que vai:

• Identificar, qualificar e engajar stakeholders;
• Mapear, planejar e capacitar as pessoas;
• Levantar, planejar e monitorar os impactos.

Ou seja, a gestão de mudanças organizacionais vai além do grupo que trabalha no projeto, pois busca promover a mudança para todos os colaboradores que serão impactados por ela.

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7. Teste

Uma das últimas etapas do projeto costuma ser o teste. Entretanto, essa etapa pode ser reduzida por causa de atrasos em etapas anteriores do projeto, o que é um problema. Não deixe isso acontecer! Faça testes rigorosos para garantir que tudo vai funcionar como esperado.

8. Go Live responsável

Às vezes, etapas anteriores do projeto atrasam e o Go Live ocorre mesmo havendo problemas no produto, e isso é um problema. Se a data de entrega chegou, mas as coisas ainda não estão prontas, o ideal é adiar o Go Live.
Geralmente, essa decisão é tomada em uma reunião de GO/NO-GO, na qual está presente todo o comitê responsável pelo projeto.

9. Utilize a tecnologia

A tecnologia pode ser uma importante aliada na hora de gerenciar projetos. Seja para registrar informações, gerar indicadores, acompanhar o andamento das atividades ou criar relatórios, um software de gerenciamento de projetos pode ajudar. Nós, da Euax, usamos e recomendamos o Artia.

10. Documente

Documentar os projetos é fundamental para organizar, oficializar termos e aprender com os erros. É a partir da documentação de projetos passados que você pode evitar que os mesmos erros sejam cometidos no futuro, assim como repetir os acertos. Além disso, o histórico permite comparar o desempenho de diferentes projetos e equipes, acompanhando assim a evolução do time.

11. Escolha um bom gerente de projetos de TI

O gerente de projetos é o responsável por planejar, executar e supervisionar todas as etapas dos projetos de TI. Logo, é preciso que ele possua habilidades de gestão de pessoas e liderança, capacidade de organização, trabalho em equipe e conhecimento sobre o projeto.

Um bom gerente de projetos de TI entende muito bem as particularidades da empresa em seus diversos departamentos. Além disso, o alinhamento com a visão estratégica da organização é fundamental.
É claro, o gerente de projetos também precisa saber guiar o time ao sucesso, montando uma equipe de alta qualidade, motivando, ajudando a resolver problemas e extraindo o melhor de cada um.

Como elevar a maturidade da TI através de projetos de TI?

Você já se perguntou por que algumas áreas de TI conseguem transformar o negócio através da tecnologia enquanto outras ainda precisam se esforçar para desconstruir a imagem de que a TI é apenas um centro de custos? Parte da resposta para essa pergunta está ligada à governança de TI, mais especificamente à capacidade de entregar projetos de TI que gerem resultados rápidos, concretos e impactantes. Mas como alcançar esse objetivo?

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É preciso ter projetos que ajudem a área de tecnologia da informação a ser mais participativa e estratégica. No próximo tópico, vamos mostrar como projetos de TI podem ser utilizados para elevar a maturidade da TI e gerar resultados concretos para a organização:

1. Tenha projetos de TI estratégicos

Projetos de TI estratégicos são aqueles que realmente entregam valor para o negócio e são indispensáveis para o funcionamento da organização, já que uma de suas funções é tornar possível que os objetivos estratégicos da empresa sejam alcançados com sucesso.

Na hora de decidir qual projeto é mais importante e vai trazer mais resultados, o gerente de TI também precisa ser um gerente de projetos habilidoso. Afinal, a tarefa é delicada e exige conhecimentos em projetos, grande capacidade analítica e pensamento visionário. Por isso, é essencial investir nos 3 Ps da gestão de projetos, como veremos no próximo item.

2. Invista nos 3 Ps da gestão de projetos

A gestão de projetos é composta por 3 Ps: projeto, programa e portfólio. Quando os projetos e programas são gerenciados eles contam com um planejamento que influencia na assertividade da execução. Ter uma gestão de projetos e programas consolidada é o básico para garantir que tudo seja entregue dentro do escopo, no prazo acordado e conforme o orçamento disponível. Isso sem deixar de verificar e mitigar os riscos.

É através da gestão de portfólio que você vai conseguir dar visibilidade para os projetos de uma empresa, estabelecendo critérios de execução (o que eu vou fazer primeiro?) e garantindo o custo-benefício (esses projetos vão trazer resultados?), além de ter uma visão ampla dos projetos, tanto do andamento das entregas como dos trabalhos já concluídos.

3. Identifique o nível de maturidade da sua TI

A área de tecnologia da informação passa por diversos momentos antes de atingir o nível de maturidade ideal. Conhecer em qual estágio de transição a sua TI se encontra é fundamental para identificar quais são os próximos passos e quais ações devem ser tomadas para que a TI evolua.

TIs em estágio mais avançado não só possuem a capacidade de fazer as coisas corretamente como também sabem aquilo que é melhor para o negócio. E, por fim, TIs estratégicas atuam proativamente dentro da empresa e são capazes de oferecer as melhores soluções em tecnologia, para que todo o negócio seja transformado.

Faça o nosso teste de maturidade em TI e descubra qual em que estágio está a sua área de tecnologia da informação!

Teste de maturidade de TI

E aí, anotou tudo? Esperamos que com essas dicas você tenha conseguido entender que os projetos de TI são fundamentais para que a TI alcance o nível máximo de maturidade!

Saiba mais lendo nosso post completo com tudo o que você precisa saber sobre Governança de TI, ou se preferir baixe o conteúdo em formato de e-book.

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