Última atualização em 06/07/2022
Você se sente perdido e vive apagando incêndios na empresa em que trabalha? Quando há muita coisa para fazer, é comum que a gente fique com a falsa sensação de que tudo é importante. Contudo, o tempo é um recurso limitado. Portanto, é preciso selecionar o que será feito primeiro. Para ajudar a embasar essa tomada de decisão, você pode utilizar uma matriz de priorização. É sobre isso que vamos falar hoje. Acompanhe para aprender:
- O que é uma matriz de priorização
- Como usar uma matriz de priorização em 6 passos
- Quais as principais matrizes de priorização
O que é uma matriz de priorização?
Uma matriz de priorização é uma ferramenta que ajuda a ordenar projetos, processos, chamados e qualquer coisa que você queira, identificando o que é mais importante com base em critérios claros e relevantes. Normalmente, uma matriz de priorização assume o formato de tabela, gráfico ou quadrante. Mas não há certo ou errado, tudo depende de como você prefere visualizar as informações.
O principal benefício de começar a utilizar uma matriz de priorização é acelerar a obtenção de resultados, justamente por dar prioridade às iniciativas certas, de maior relevância à organização. Além disso, uma vez que você tenha uma lista de prioridades em mãos, você perderá menos tempo planejando o que fazer e passará a dedicar mais tempo colocando a mão na massa.
Um efeito colateral com essa organização dos trabalhos é dar visibilidade de quando cada demanda será “atacada”. Com isso, as partes interessadas conseguem avaliar melhor se os prazos previstos podem trazer algum prejuízo, podendo negociar mudança de ordem, de uma forma mais estruturada e consciente.
O funcionamento de uma matriz de priorização é quase sempre o mesmo. O que muda são os critérios levados em consideração em cada análise. Confira um passo a passo de como usar essa ferramenta corretamente.
Como usar uma matriz de priorização em 6 passos
1. Liste o que precisa ser priorizado
A primeira coisa que você precisa fazer se quiser usar uma matriz de priorização é definir aquilo que você quer priorizar. Questione-se: são projetos, processos, chamados ou outros itens? Se forem muitos projetos, por exemplo, quais iniciativas devem entrar no esforço de priorização?
Ao montar uma lista, você mesmo sem querer já está pré-selecionando um pouco do trabalho, o que ajuda bastante se você tiver um grande volume de coisas para fazer. Importante: separe as demandas por categoria. Nada de priorizar projetos e processos em uma única lista, afinal, são coisas diferentes, que merecem tratamentos diferentes.
2. Enumere critérios de seleção
O segundo passo para montar a sua matriz de priorização é estabelecer as condições que serão levadas em consideração na hora de selecionar as demandas. Alguns critérios frequentemente usados são: gravidade, urgência, tendência, benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento, operacionalidade, obrigatoriedade legal, probabilidade de sucesso, entre outros. Vamos detalhar mais cada um deles quando te apresentarmos as matrizes de priorização.
3. Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Se você seguiu o passo a passo até aqui, provavelmente está com uma lista de demandas e uma lista de critérios aí na sua mesa, não é mesmo? O seu desafio agora é atribuir pontuações para cada critério de seleção escolhido, de acordo com cada demanda.
Por exemplo: se você estiver utilizando os critérios de gravidade, urgência e tendência e uma de suas demandas for um projeto de desenvolvimento de produto, você poderia atribuir as notas quatro, três e dois para os critérios, respectivamente. Normalmente, utilizamos uma escala que vai de um a cinco. Na medida do possível, tente dar exemplos que representem cada uma das notas, isso vai ajudar no momento em que você for pontuar cada item da sua lista para chegar no ranking de prioridade.
Ah, é interessante que você não faça isso sozinho. Peça a ajuda do seu time e demais partes interessadas envolvidas nas demandas! Muitas vezes, pode acontecer de você estar com o olhar “míope” sobre a gestão dos processos, projetos, chamados ou qualquer coisa que você esteja priorizando. Com a priorização colaborativa, o risco de fazer uma priorização muito unilateral, fora da realidade da empresa, é bem menor!
4. Monte uma tabela com as informações
Depois que você tiver em mãos a lista de demandas e os critérios que serão utilizados para priorizá-la, bem como as pontuações para cada critério por demanda, é recomendável que você os organize de uma forma visual, para facilitar os próximos passos. A forma mais fácil de fazer isso é por meio de uma tabela. As linhas devem conter as demandas e as colunas os critérios. Então, basta preencher com as notas que cada demanda tirou em cada critério.
5. Associe as pontuações de cada demanda
Para montar a sua matriz de priorização, provavelmente você utilizou pelo menos dois critérios. Se uma determinada demanda recebeu nota dois em um critério e nota cinco em outro, o que isso quer dizer exatamente? Como montar um ranking a partir disso? Por isso temos esta etapa, em que você precisará associar de alguma forma as pontuações de cada demanda. Você pode somar, multiplicar e às vezes até dividir.
A forma como você vai associar as pontuações dependerá muito do método utilizado. Se você estiver trabalhando com a matriz GUT, precisará multiplicar os números. No caso da matriz BASICO, você deverá somar. Já se você estiver trabalhando com a matriz RICE, precisará multiplicar e dividir. Depois de fazer essas associações você terá apenas um número atribuído para cada demanda, o que nos leva ao próximo passo.
6. Monte o ranking das demandas
Agora chegou a hora de ordenar a lista de demandas conforme as pontuações obtidas, do maior número para o menor número. No caso de algumas demandas ficarem com a mesma pontuação, você precisará olhar outros critérios relacionados ao negócio para poder desempatar o jogo.
Algumas matrizes de priorização não trabalham diretamente com ranking, mas com sugestões de ações que podem ser feitas dependendo de qual quadrante de um gráfico cartesiano (com dois eixos) a demanda se encaixa. Isso ficará mais claro quando estivermos comentando sobre cada ferramenta de priorização especificamente.
Uma prática comum é ter o ranking calculado e o ranking forçado. O ranking calculado é a nota gerada a partir do cálculo dos critérios de cada item da lista. Já o ranking forçado é a revisão da nota calculada, feita por um comitê, que pode decidir ajustar a sequência dos itens.
É importante destacar que isso deve ser feito mediante uma justificativa e de comum acordo com os grupos. Essa justificativa deve ficar registrada na própria matriz, esclarecendo quais foram as razões de optar não seguir a sequência calculada.
Agora que você já sabe mais ou menos como funciona uma matriz de priorização, confira os principais modelos e como eles funcionam.
Quais as principais matrizes de priorização?
1. Matriz GUT
A matriz GUT considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na análise das demandas. Esses critérios variam em uma escala de 1 a 5 e a pontuação de cada um deles deve ser multiplicada para resultar no GUT (score final). Portanto, na matriz GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.
A gravidade mede o impacto da demanda no todo e está relacionada aos efeitos que podem surgir ao longo do tempo caso a demanda não seja atendida. A urgência mede o tempo: quanto menos tempo disponível para realizar uma demanda, mais urgente ela é e vice-versa. A tendência mede a probabilidade de crescimento de um problema caso a demanda não seja realizada. Você precisa se perguntar: se eu não resolver isso hoje, com qual intensidade a situação vai piorar? A imagem abaixo sintetiza bem o que é a matriz GUT:
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2. Matriz BASICO
A matriz BASICO considera seis critérios: benefício para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente externo satisfeito e operacionalidade simples. Em cada um deles, respectivamente, você precisa se perguntar:
- Quais as vantagens de atender a essa demanda?
- Quantas pessoas serão afetadas por essa demanda?
- Essa demanda pode impactar na experiência dos colaboradores?
- Qual o orçamento necessário para atender à demanda?
- Essa demanda pode impactar na experiência do consumidor?
- É uma demanda fácil de ser executada?
Assim como na matriz GUT, na matriz BASICO cada critério pode receber uma pontuação de 1 a 5. A diferença é que em vez de multiplicar, somamos os valores.
3. Matriz RICE
A matriz RICE leva em consideração quatro critérios de priorização: reach, que é o número de pessoas que serão afetadas pela demanda; impact, que é o grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25); confidence, que é o nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%); e effort, que é o tempo necessário para realizar a demanda.
Após atribuir a pontuação a cada um desses critérios é preciso multiplicar reach, impact e confidence para depois dividir este resultado pelo effort. Então, se você tiver um projeto que vai envolver 200 pessoas durante 6 meses, com impacto grande na organização e nível de confiança baixo por parte da diretoria, o cálculo do RICE seria feito da seguinte forma:
RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort
RICE = (200 * 2 * 50/100) / 6
RICE = (200 * 2 * 0,5) / 6
RICE = 200 / 6
RICE = 33,33
4. Matriz 4×4
A matriz 4×4 leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem estiver montando a matriz. Normalmente as pessoas utilizam custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto. Para cada um dos dois critérios é normal que sejam atribuídas notas de 1 a 4. Com base nisso, é possível montar um gráfico cartesiano e até quadrantes com sugestões de ações a serem tomadas, como na figura abaixo, que ilustra uma matriz 4×4 de custo-benefício.
Então, por exemplo, uma demanda que tiver 3 de benefício e 1 de custo precisa ser realizada imediatamente, ao passo que uma demanda que tiver 2 de benefício e 4 de custo deve ser ignorada ou arquivada, pois será um investimento injustificável.
Conseguiu entender um pouco sobre matriz de priorização? Vale lembrar que priorizar é deixar de fazer uma coisa para fazer outra, mais importante. Portanto, você precisará revisar a lista de tempos em tempos ou aumentar a capacidade do time!
Continue se aprofundando no assunto: assista ao nosso webinar gratuito e entenda com detalhes como utilizar cada uma das ferramentas de priorização de iniciativas explicadas anteriormente!
Ótimos métodos de organização de demandas para uma grande empresa!