O Duplo Diamante é um método para aplicação do design thinking, utilizado para resolução de problemas e para levar as empresas a inovarem. Essa metodologia é fácil de entender e bastante visual, por isso é uma das mais utilizadas.
O que é design thinking?
O design thinking é uma abordagem para gestão que incentiva a criação de soluções inovadoras através de ferramentas como o Duplo Diamante.
Este é um processo centrado na interação com o cliente e na empatia, para identificar os problemas, desenvolver soluções e testá-las. Não é uma abordagem linear, mas sim um equilíbrio entre a parte científica e uma gestão mais humana. Isso é o que torna o design thinking um tão assertivo para desenvolvimento de soluções em tantos setores do mercado.
O método Duplo Diamante foi desenvolvido em 2005 pelo Conselho de Design do Reino Unido e, inicialmente, era utilizado apenas por designers.
No entanto, percebeu-se que o processo poderia ter inúmeras aplicações, pois ele foi criado para solucionar problemas de clientes através da inovação.
O Duplo Diamante é um diagrama formado por quatro triângulos conectados para retratar as quatro fases do processo para levar à inovação. Dessa forma, ele esquematiza as convergências e divergências de pensamento que acontecem no caminho.
Imagem por Aevo
Como funciona o duplo diamante?
Esse método possui quatro fases, as quais permitem que você identifique o problema, desenvolva uma solução e depois a analise. Elas são:
Descobrir
O primeiro passo é identificar o problema a ser solucionado, e aqui o importante é saber se colocar no lugar do seu cliente para entender quais são as suas necessidades.
Esse é um ponto de pensamento de divergência, em que são levantados diversos insights para discussão em grupo, como um brainstorming.
Para que haja questões relevantes para serem debatidas, é preciso fazer um levantamento de dados. Isso pode ser realizado através de pesquisas com clientes, grupos focais, pesquisas de mercado etc.
Definir
No segundo passo do método Duplo Diamante, é preciso analisar todas as ideias que surgirem no passo anterior, a descoberta, para analisá-las e filtrá-las.
O objetivo desse passo é convergir os insights em ideias executáveis, interpretando-os e deixando-os alinhados aos objetivos da empresa. Além disso, é nessa etapa que é determinado oficialmente o problema a ser solucionado pelo processo.
Desenvolver
Essa etapa marca o início do segundo diamante, e aqui começam a aparecer respostas à questão definida na etapa anterior.
Esse também é um ponto de divergência, mas com caráter de levantar soluções para o problema proposto, pois aqui já deve-se iniciar o desenvolvimento e os testes dessas soluções.
O que não se deve perder é a noção de que o processo e as soluções devem ser voltados às necessidades do cliente.
Entregar
Na última etapa do Duplo Diamante, temos o segundo ponto de convergência, em que as soluções definidas na etapa do desenvolvimento são, novamente, filtradas para selecionar apenas uma.
Nessa fase, cria-se também o protótipo da solução e inicia-se uma preparação para o seu lançamento, em pequena escala, ao mercado. Isso é um teste final para o projeto.
O que é necessário para aplicação do duplo diamante?
A abordagem do design thinking é um processo criativo que viabiliza a experimentação e o levantamento de muitas hipóteses.
No entanto, para que todo o processo do duplo diamante corra bem, é preciso saber se colocar no lugar do seu cliente, para entender de forma genuína quais são as suas necessidades.
Outra característica importante para o processo do duplo diamante é a colaboração. Para essa execução, juntam-se profissionais de diversas áreas e o trabalho em equipe é fundamental!
Também é necessário que seja criado um ambiente de confiança, pois em ocasiões em que há discussões para levantamento de ideias, não deve haver julgamentos, nem medo de errar. É importante lembrar que todos tem um objetivo em comum: propor soluções para inovar.
Duplo diamante e inovação
A inovação e o método Duplo Diamante estão muito interligados.
Inovação é uma ideia que, quando colocada em prática, ela agrega valor ao negócio e ainda pode ser explorada, e o duplo diamante é um processo que pode ser usado para chegar até as ideias inovadoras!
No entanto, você não precisa pensar muito longe do seu negócio para ser inovador. Existem diversos tipos de inovação e um que se aplica a esse contexto é a Inovação Incremental. Ela se refere à pequenas melhorias nos processos e produtos, ou seja, o desenvolvimento de melhores soluções para às necessidades dos clientes.
Conseguiu ver por que o design thinking e o duplo diamante estão cada vez mais presentes nas corporações? São abordagens simples para criação de soluções inovadoras, mantendo o foco no cliente. Além disso, também são ótimos para incentivar à cultura de inovação dentro das empresas.
Com o Duplo Diamante, as empresas podem encontrar soluções que atendam às necessidades reais dos seus consumidores.
Montar um projeto que seja eficiente e não ultrapasse o prazo e orçamento previstos é uma missão árdua, mas não impossível. Como dentro de um projeto há diversas variáveis a serem consideradas, ter controle sobre o prazo, orçamento, recursos, riscos e expectativas dos stakeholders é essencial para que objetivo final seja atingido. Há até quem diga que o gerente de projetos age como um grande maestro, mantendo a harmonia e o ritmo das entregas do início ao fim do projeto.
Se você tem dúvidas sobre como fazer isso na prática, não se preocupe. Estamos aqui para ajudá-lo a montar e esquematizar o projeto que você sempre quis tirar do papel!
Como montar um projeto?
Montar um projeto é algo que exige tempo e dedicação, não apenas de quem o esquematiza, mas de todos os envolvidos. Por isso, é necessário se atentar sobre alguns pontos: quem vai iniciar? Quem vai planejar e executar? Como será realizado o monitoramento e o controle das atividades? Vamos explicar tudo para você!
1. Iniciação
Todo projeto surge de alguma ideia, certo? Então comece definindo as questões básicas, colocando-as no papel e organizando de acordo com as prioridades. Afinal, não haverá frutos sem que antes o solo seja regado. Existem documentos que podem te ajudar a ter um rumo mais definido, como o escopo e a estrutura analítica do projeto.
Identifique as informações mais relevantes
O primeiro passo ao iniciar o projeto é definir quais são as informações básicas para o início do projeto. Essas informações servem para definir o rumo que o projeto irá tomar. São elas:
Nome do projeto
Defina qual nome será dado ao projeto. Relacione-o com as questões que serão abordadas ao longo do projeto. Isso também é importante para identificar o projeto caso haja mais de um sendo executado ao mesmo tempo.
Tipo de projeto
O seu projeto é pessoal ou para sua empresa? Ele é social e tem um caráter cultural ou é acadêmico? Deixe-o explícito, afinal ele será importantíssimo no decorrer do projeto.
Justificativa
Por que realizar esse projeto? O que te trouxe até ele? A justificativa é importante para você compreender melhor o motivo da criação do projeto. Além disso, a justificativa do projeto também ajudará a envolver e engajar os participantes do projeto nas etapas seguintes, pois eles saberão o propósito do trabalho que estão desenvolvendo.
Objetivo
Onde você deseja chegar com esse projeto? Se for um projeto para sua empresa, quais mudanças ou melhorias você deseja obter quando concluí-lo? Planeje bem essa etapa para que tudo ocorra melhor depois, e não deixe de atribuir metas objetivas e relacionadas a indicadores.
Descrição
Contextualize todo o cenário do projeto. Exponha, da forma mais clara possível, como, onde e quando o projeto deve ser realizado e a finalidade dele.
Escopo
Criar um escopo antecipadamente em parceria com os stakeholders é, muitas vezes, o que diferencia um projeto de sucesso de um que acaba abandonado no meio do caminho. É importante que você estipule tudo que seja necessário para a realização do projeto, sem deixar escapar algo que possa interferir no andamento dele, e também o que não entra no escopo. Assim, mantém-se as expectativas todas na mesma página.
O que pode atrapalhar no andamento do projeto? Quais são os limites do que podemos fazer? Entender quais são as restrições e o que são é um passo fundamental para não perder as rédeas.
As restrições são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe.
As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.
2. Planejamento
Depois que o fundamental para o início do projeto foi decidido, é hora de planejar todas as ações e dividir as atividades entre a equipe. Essa etapa é importantíssima, pois a execução do projeto depende do próprio planejamento.
Faça uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
Aqui é o momento de identificar as grandes fases do projeto e, com base nelas, definir os pacotes de trabalho a serem executados.
A Estrutura Analítica de Projeto é uma subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto. Veja o exemplo abaixo:
De forma geral, estruturar uma EAP te ajuda a definir o trabalho exato para realização do projeto, a ter uma visão mais “genérica” e comum, além de auxiliar a controlar melhor o gerenciamento e o tempo levado em cada tarefa.
Para saber mais sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, dê uma olhada no post que fizemos sobre o assunto: Estrutura Analítica de Projeto (EAP)
Arquitete o caminho do projeto
Após criar sua EAP, é o momento de listar as prioridades e traçar todo o caminho a ser trilhado no seu projeto. Defina: o que pode ser feito com mais tranquilidade? O que há de ser feito com delicadeza e tempo exclusivo?
Depois, liste todas as tarefas e o tempo que deve ser utilizado para executar cada uma delas. Não tenha pressa, pois todo o seu projeto será executado de acordo com esse caminho, assim como uma casa é construída a partir da planta.
Com esse caminho traçado, é importante pegar as grandes tarefas, dividi-las em atividades menores e distribui-las entre os grupos. Isso torna as tarefas mais organizadas e menos pesadas, deixando-as mais orgânicas e fluídas, sincronizadas umas com as outras.
3. Execução
Chegando aqui, o seu projeto já deve estar 100% detalhado e engatilhado para colocar em prática. Entretanto, é sempre bom fazer uma revisão e analisar se faltou algo.
Desenvolva uma prévia e simule
Antes de colocar tudo em prática, é necessário analisar bem a lógica traçada. Testar e começar aos poucos é mais seguro do que dar o start e acabar se deparando com algo fora do previsto. Então pense nas tarefas que foram designadas e nos prazos delimitados e veja se você tem as respostas para as seguintes perguntas:
Os prazos estão claros e as tarefas bem definidas?
O seu cliente aprovou tudo que foi determinado?
Existem planos alternativos no caso de algum imprevisto?
Os recursos necessários estão explícitos?
Os objetivos e estratégias estão claros?
Mas não se esqueça que esse é apenas a primeira análise que será feita. Durante a execução do projeto, é muito provável que aconteçam diversos imprevistos, e você terá que replanejar certas atividades para manter tudo nos trilhos. Esteja pronto para responder com agilidade!
Converse com sua equipe
O grande erro na gestão de um projeto é colocá-lo em prática sem antes envolver a equipe. É preciso ter o feedback de cada colaborador que irá participar ativamente, pois eles podem olhar de maneira diferente e perceber alguns pontos que passaram despercebidos.
É importante que todos os envolvidos participem de uma reunião para finalizarem os termos, seja relacionado ao EAP, termo de abertura ou de outros processos. Às vezes surge algum empecilho de última hora, alguma ideia que possa adiantar ou até mesmo uma mudança estratégica. De qualquer forma, a colaboração da equipe é muito valiosa, principalmente se ela envolver profissionais de áreas diferentes. A multidisciplinaridade pode trazer vários insights interessantes para agregar valor à entrega final do projeto.
Por exemplo: se o projeto for a construção de uma casa, ao mesmo tempo que um profissional esteja instalando as janelas, um outro profissional pode estar cuidando da parte das torneiras.
Assim, cada um contribui com o que faz de melhor e ainda se economiza tempo realizando as atividades em paralelo.
Refine o projeto
Você analisou o projeto por inteiro, conversou com a sua equipe, fez ajustes. Tudo está de acordo, mas será que existem melhorias? Tenha o costume de sempre analisar partes que podem ter sido esquecidas, refinando e melhorando sempre que possível.
4. Monitoramento e Controle
Se tudo foi feito da maneira correta, seguindo os passos aqui citados, a chance do projeto ser um sucesso é muito grande. Quando tudo dá certo, o acompanhamento pós-implementação é uma maravilha. Porém, há vezes em que um erro que foi previsto lá no início se concretize, ou até mesmo que aconteça um imprevisto, e nessa hora o gerente de projetos precisar retomar a posição de maestro e lidar com isso!
Contudo, fique tranquilo! Problemas acontecem e o importante é você estar preparado para resolvê-los. Por isso, é essencial que você acompanhe atentamente passo a passo de todo o projeto, analisando se tudo que foi detalhado e combinado está sendo seguido à risca.
Documente tudo
É importante anotar, diariamente, todo o andamento do projeto, do início ao fim. Além de mostrar comprometimento, é uma chance de avaliar o desempenho dos seus colaboradores fora de uma rotina comum.
Documentar tudo auxilia caso haja erros inesperados, te dando suporte e uma base de conhecimento que pode ser útil para mapear riscos nos próximos projetos.
5. Conclusão
Ao finalizar o projeto, é interessante fazer uma revisão geral de tudo que foi feito e utilizar isso para os próximos projetos. Passe um feedback para todos os colaboradores e peça para que eles também deem um para você. Se tudo ocorreu perfeitamente, use esse modelo para os próximos, se não, analise os pontos que deram errado e os corrija.
Agora que você já aprendeu os passos fundamentais para montar um projeto, vamos te mostrar os 4 erros mais cometidos na hora de montar um projeto!
Bônus: 4 erros mais cometidos ao montar um projeto
Não contar com uma ferramenta e medidores de projetos é um erro que não pode passar despercebido. É importante ter um programa específico para te ajudar a seguir o caminho correto e te alertar quando as coisas saem do esperado.
Não envolver toda a equipe desde o planejamento do projeto
É fundamental que desde o início do projeto todos os colaboradores tenham noção e ideia do que vai ocorrer e o que se espera deles. Assim, o projeto andará mais naturalmente, sem colaboradores perdidos ou atrasados.
Indicadores de projetos ajudam os gerentes de projeto a serem mais assertivos em suas decisões, garantem um melhor uso dos recursos, otimizam reuniões de acompanhamento e trazem insights para iniciativas futuras. Não utilizar indicadores é deixar um monte de oportunidades passarem sem ao menos dar chances a elas.
Subestimar a importância da comunicação entre a equipe
Nunca, em hipótese alguma, subestime o poder da comunicação, seja entre a própria equipe, ou entre equipes diferentes. A comunicação serve para alinhar e deixar nítidas as expectativas e previsões de cada parte do projeto, além de criar um melhor entrosamento entre colaboradores e tornar o projeto mais produtivo.
E então, conseguiu montar um projeto de acordo com o nosso passo a passo? Esperamos que sim! Se precisar de uma ajuda extra, recomendamos o download do nosso Canvas Visão Geral da Iniciativa. Com ele, você poderá visualizar todas as informações importantes do projeto em uma página só e facilitar a comunicação com a equipe!
Quem não quer fazer melhorias nos processos com rapidez sem precisar implantar projetos intermináveis? As quick wins vieram para sanar o desejo de todo gestor! Por meio delas, é possível solucionar problemas de desempenho de formarápida, combaixo custoe o melhor: com implementação simples eótimos resultados.
Quer saber o que são quick wins e os 7 passos para implementá-las na sua organização? Continue a leitura e saiba todos os detalhes.
O que são quick wins?
Quick wins são pequenas mudanças feitas nos processos de uma organização para solucionar problemas, melhorar o desempenho e gerar lucro a curto prazo. Por serem mudanças mais superficiais, possuem baixo custo e não costumam ser complexas ou demandar muito tempo.
A tradução literal do termo pode ser entendida como “vitórias rápidas”. Seu conceito é baseado no aceleramento dos processos internos de uma organização, por meio de mudanças pequenas, simples e pontuais nos processos. O objetivo é gerar bons resultados em um curto espaço de tempo para solucionar problemas, sem envolver custo alto ou riscos.
Imagine um procedimento rotineiro de uma organização que está desatualizado ou é complexo. Num caso como este, eliminar certas etapas do processo pode acelerar e melhorar a eficácia do procedimento. Essa solução rápida e eficiente pode ser vista como um exemplo de quick win.
Para aderir às quick wins é preciso conhecer bem os processos e as necessidades do seu negócio. Afinal, só assim será possível identificar as oportunidades de otimização. Se você ainda não sabe como fazer isso, fique tranquilo, mais adiante vamos mostrar como mapear os seus processos e a identificar a hora certa de usar as famosas quick wins.
Características das quick wins
Como já comentamos, as quick wins são caracterizadas por terem baixa complexidade de implementação e médio/alto potencial de ganhos para o negócio. Entenda melhor as características dessas mudanças:
Melhoram o desempenho dos processos
Ao serem utilizadas corretamente, as quick wins podem aumentar a rentabilidade e produtividade da empresa, pois aceleram a execução de projetos/processos/fluxos e reduzem custos.
Implementação simples
Como o nome sugere, a implementação das quick wins é um processo rápido e simples, isto é, não se trata de um grande projeto. Além disso, pela baixa complexidade, esse tipo de otimização tende a ter boa aceitação entre as equipes envolvidas.
Riscos menores
Por se tratar de soluções não tão complexas, as quick wins geralmente não oferecem grandes riscos ao negócio durante a implementação ou depois dela.
Pontual ou localizado
As quick wins são aplicadas em um determinado local do processo. Geralmente, em um ponto menor, mas que permite gerar resultado imediato.
Além disso, a execução das quick wins é feita em pouco tempo. Para analisar, colocar em prática e chegar a resultados, o tempo gasto é muito reduzido em comparação a um projeto de transformação de processos, por exemplo.
Menor custo
Em alguns casos os investimentos necessários para fazer os quick wins são até nulos. Portanto, outra característica marcante são os baixos custos.
Já descobrimos quais são os pontos que caracterizam uma quick win! Agora, veja como as características funcionam em um exemplo prático.
Exemplo de quick wins
Como já dissemos anteriormente, compreender as necessidades de sua organização é fundamental para identificar onde usar quick wins. Imagine os procedimentos aplicados em sua empresa e comece a questionar o que poderia ser feito para encurtar o caminho até a obtenção dos resultados. Veja abaixo uma possível situação:
Vamos pensar em uma empresa que está com o serviço de entregas muito lento. Existem vários problemas que podem estar causando isso. Por exemplo: pontos de controles sem necessidade, retrabalho por falta de uma checklist de verificação, tarefa em duplicidade, falta de aplicação de determinada tecnologia já disponível na empresa, custo alto por não otimização das entregas, profissionais não capacitados, etc.
Agora é hora de identificar a quick win. Ela deve ser uma solução simples e rápida para o caso, entrando para otimizar o que antes era uma problemática.
Neste caso, a quick win pode ser a utilização de um módulo de gestão de entregas já existente no ERP da empresa, incluir uma checklist para reduzir o retrabalho e capacitar os colaboradores no manuseio das mercadorias! Essa solução não exige um grande investimento e traz resultados imediatos. Assim, os colaboradores poupam tempo para locomover os produtos, poupam esforços físicos, o ambiente não interfere na trajetória de caixas e não é necessário uma grande equipe para transportá-las.
Consequentemente, o serviço de entregas fica mais rápido. É este tipo de solução rápida que pode ser chamada de quick win.
6 passos para implementar quick wins nos processos da sua empresa
1º passo: conheça seu negócio
Ao conhecer bem as características do seu negócio, você terá mais facilidade em identificar os processos que podem ser otimizados. Por isso, o ideal é realizar o mapeamento dos processos de negócio, caso você ainda não o tenha feito, e contar com indicadores de desempenho dos processos, os quais ajudam a identificar pontos de atenção.
Assim, é mais fácil visualizar o estado atual (AS IS) da empresa para entender onde as quick wins podem ser aplicadas.
O mapeamento de processos é a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e interagem com o fluxo de trabalho, e pode ter como objetivo tanto melhorias pontuais quanto grandes transformações.
Para conseguir chegar na solução de alguma coisa, antes é necessário identificar e falar dos problemas. Por isso, o segundo passo é identificar pontos problemáticos nos processos que já existem. Neste passo, você precisa além de identificar os problemas saber sua origem, seus riscos, implicações e quem afeta.
Por isso, reúna a sua equipe com pessoas de vários departamentos para realizar um brainstorming. Assim, encontrará os pontos que precisam ser melhorados com visão de vários ângulos. É muito importante reunir os esforços mentais dos colaboradores, esse fator estimula discussões e levanta mais pontos problemáticos.
Outra coisa importante é que os participantes da reunião tenham em mente quais são suas metas e seus prazos antes de iniciar a busca por otimizações. Com isso, saberão como uma otimização vai afetar sua rotina e conseguirão alinhar seus prazos ao tempo de aplicação da quick win.
Além disso, é possível utilizar diversas ferramentas para visualizar um panorama dos problemas e planejar estrategicamente a implementação de ações e soluções. Se quiser conhecer e descobrir as 5 melhores ferramentas, fizemos um webinar com um especialista no assunto.
3° passo: crie uma visão de futuro com as soluções
Neste passo a equipe já identificou os problemas e agora fica muito mais fácil planejar soluções simples e rápidas. Um risco recorrente é a chance de a equipe se perder no meio do planejamento. Por isso, é necessário montar uma visão de futuro com as soluções.
As perguntas que devem ser feitas são: aonde nós queremos chegar? Nós queremos que essa geração de ideias no leve aonde? Qual a nossa visão de futuro na implementação dessas ideias? Está alinhado com a cultura da organização?
Com os pontos mencionados bem estabelecidos, a chance de a equipe se perder no processo é mínima.
4° passo: selecione as melhores ideias e priorize
A maior dúvida é: como selecionar as melhores ideias? Depois da reunião com a equipe, vários problemas e soluções serão apontados. O que você deve fazer é registrar as informações referentes aos problemas e ideias. Isso vai permitir que você analise as melhores propostas!
As melhores propostas são as soluções que apresentam as características que vimos anteriormente, ou seja, são as identificadas como soluções de baixo custo, de fácil implementação, com poucos riscos, etc.
Uma ferramenta que pode ser utilizada para priorização é a matriz GUT, que é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Como comentamos no artigo completo sobre matriz GUT, ela é uma ferramenta muito versátil e permite destinar da melhor forma os recursos organizacionais.
5° passo: implemente as quick wins
Neste ponto, você já identificou os problemas, propôs ideias junto da equipe e selecionou as melhores. Então, é hora deimplementar as ações que foram escolhidas.
Para garantir que a execução ocorra bem, é interessante estruturar o processo. Você pode, inicialmente, descrever qual e o problema que a quick win soluciona, e então detalhar qual foi a melhoria encontrada. Além disso, é importante definir um dono para a quick win, alguém responsável por conduzi-la e responder por seus resultados.
Preste atenção nesta fase, a comunicação é decisiva no resultado do projeto. Afinal, se não houver uma cola entre a equipe responsável pela quick win e a comunicação falhar, a execução da melhoria pode alongar mais que o esperado e deixar de ser uma vitória rápida.
Garanta que todos entendam a proposta do quick win e evite falhas na comunicação.
6° passo: avalie os resultados
Com tudo pronto, é hora de uma etapa muito importante: avaliar se as quick wins geraram pontos positivos.
Quando é possível dizer que todo o estimado foi atingido, podemos considerar que a quick win foi um sucesso. Para isso, compare o antes e depois dos indicadores envolvidos e avalie a performance dos processos depois das soluções propostas.
Para finalizar com chave de ouro, adote uma cultura de otimização contínua. Para que suas quick wins sempre estejam atualizando e otimizando seus processos. Saiba mais sobre o assunto neste vídeo:
Você sabe como identificar o momento certo para usar uma quick win? Já comentamos que uma das partes mais importantes destas soluções rápidas é identificar quando usá-las. Para completar seu conhecimento, veja essas 4 dicas:
4 dicas para identificar oportunidades de aplicação das quick wins
Existem inúmeras formas de conseguir visualizar e identificar onde é necessário haver quick wins. Confira algumas dicas que podem facilitar a seguir:
1. Utilize ferramentas visuais para apoiar o brainstorming
Existem ferramentas visuais, como o Lucidchart, que mesclam diagramação, visualização de dados e colaboração para acelerar a compreensão. O uso delas pode tornar o brainstorming de mapeamento dos processos mais visível e a identificação de melhorias muito mais produtiva.
Muitas vezes, o uso de post-its ou de sistemas de colaboração online estimula os participantes a passarem suas ideias para o papel e a organizarem os pensamentos. Assim, chega-se a quick wins tangíveis de maneira mais rápida.
2. Busque sugestões em outras áreas ou setores da empresa
Ninguém sabe melhor de processos que poderiam ser facilitados do que os próprios colaboradores, afinal, são eles que lidam com o trabalho todos os dias. Por isso, questione nos setores o que é observável no dia a dia que poderia ser otimizado. Você pode fazer isso através de uma conversa individual com cada colaborador ou perguntando diretamente para as equipes.
3. Faça pesquisas com os clientes e fornecedores da empresa
Os clientes e fornecedores também podem possuir boas sugestões de oportunidades para quick wins. Você pode conseguir as sugestões através de pesquisas.
Uma boa forma de fazer pesquisas é usando plataformas específicas para o assunto, como a SurveyMonkey.
4. Use métodos de pesquisa como caixa de sugestões, sistema de chamados e ouvidoria
Utilizar os métodos citados acima é muito importante para ter um panorama de situações problemáticas, o que ajuda na percepção de oportunidades para quick wins. Veja como eles funcionam:
Caixa de sugestões: a caixa de sugestões pode funcionar em sua forma tradicional e palpável de caixa, onde possui uma pequena abertura. Nela, os colaboradores ou clientes podem depositar uma sugestão escrita. Ou então, você pode utilizar caixas de sugestões online.
Chamados de sistema: sistema de chamados é uma ferramenta muito comum no departamento de TI. Nela, os usuários (profissionais de outros setores da empresa) solicitam demandas e apontam dificuldades ou erros. Essas demandas são os chamados, que serão avaliados e respondidos pelos responsáveis técnicos. Ter conhecimento dessas atividades pode desencadear oportunidades para quick wins.
Ouvidoria: a ouvidoria é conhecida como “a voz dos consumidores dentro da empresa”. Afinal, é esse setor que os ajuda a resolverem problemas que não foram solucionados por outros canais de atendimento primários. Geralmente, este atendimento resolve incidentes entre empresas ou fornecedor e cliente. Justamente por isso, pode mostrar ocorrências frequentes que podem ser resolvidas com quick wins.
Erros comuns na implementação de quick wins
Existem alguns erros comuns cometidos frequentemente na identificação e implementação dos quick wins. Veja quais são para não os cometer também:
Falta de fazer uma análise mais profunda do problema, o que confunde na hora de discernir se a solução é realmente uma quick win;
Muito enfoque nos detalhes quando a quick win tem soluções simples;
Falha na comunicação entre os colaboradores;
Falta de estabelecer um responsável pela execução da quick win;
Prazos longos por falta de priorização nas soluções.
Já mencionamos o quanto a priorização é essencial para as equipes poderem implementar as quick wins no tempo certo. Quer começar a priorizar seus projetos de forma estruturada? Comece a usar a matriz GUT. Disponibilizamos esta matriz gratuitamente para download.
Tal ferramenta é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Assim, você consegue priorizar corretamente a resolução dos seus problemas!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Imagine uma empresa com operações extremamente eficientes e de baixo custo. Nada de retrabalho, nada de problemas no produto final, e processos que geram valor para o cliente.
Pois bem, esse cenário não deve ficar só na imaginação: é preciso buscar excelência operacional para que ele se torne a realidade da sua organização. Você sabe como fazer isso?
Nesse texto, vamos ensinar tudo sobre excelência operacional e como atingi-la na sua empresa! Siga a leitura para conferir.
O que é excelência operacional?
Excelência operacional é um conceito que se refere a um alto nível de qualidade e eficiência nas operações de uma empresa. São processos, pessoas, tecnologias e todas as engrenagens do negócio trabalhando em perfeita harmonia, com baixo custo e alta geração de valor.
Esse alto nível nem sempre é fácil de atingir, e requer muita atenção aos processos, à cultura, às pessoas e a outros fatores decisivos para a qualidade das operações.
No fim, os resultados valem a pena; qual empresa não sonha em ter a melhor performance com baixo custo, não é mesmo?
Esse conceito surgiu no livro In Search of Excellence, do guru da administração Tom Peters e Robert Waterman. O livro apresenta os resultados de uma pesquisa feita pelos autores com 43 empresas de 6 grandes ramos e, a partir dela, demonstra que as organizações bem sucedidas possuem práticas comuns.
Peters usa como exemplo as empresas de sucesso para ensinar boas práticas ao mercado. A ideia é utilizar o mínimo de recursos e obter grandes resultados.
Peters defende pontos como:
Proatividade;
Estímulo a independência dos colaboradores;
Delegação de tarefas;
Inovação;
Tolerância a erros e incentivo ao aprendizado;
Importância de motivar os colaboradores;
Simplicidade nas operações e nas equipes (quanto mais enxuto, melhor);
Mobilidade, entre outros.
Mas o conceito de excelência operacional ficou famoso mesmo graças à Toyota:
Excelência operacional: modelo da Toyota
Nos anos 90, com a publicação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, o Sistema Toyota de Produção (STP) passa a ser reconhecido internacionalmente como um modelo de produção eficiente e capaz de gerar excelentes resultados. Surgem as ferramentas e princípios Lean, o modelo da casa da Toyota etc.
Esse modelo é extremamente difundido hoje em dia. Ele simplifica as ferramentas e princípios do STP e seu objetivo não muda muito em relação às ideias de Tom Peters: obter a melhor qualidade e os melhores resultados com o menor custo.
Esse padrão ficou tão famoso que muitos acham que excelência operacional está diretamente associada ao modelo da Toyota. Só que isso não é verdade: para atingir excelência operacional, a sua empresa não precisa seguir o padrão da Toyota, as ideias de Tom Peters ou qualquer outro modelo pré-definido.
Na verdade, existe uma série de metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas para atingir excelência operacional. Tudo depende do contexto da sua empresa e dos objetivos dela.
É por isso que nós separamos os 5 principais pontos a serem observados em uma empresa por quem busca excelência operacional. Trabalhar em cima desses pontos vai te ajudar a obter o máximo de desempenho. Conheça os 5 componentes da excelência que você não pode deixar de lado:
5 componentes da excelência operacional
1. Cultura
A cultura é definida pelo conjunto de valores, crenças e ações que ditam como o trabalho é realizado na empresa. Basicamente, a cultura define as atitudes, como as pessoas se comportam e como trabalham. É a essência da empresa.
Há alguns pontos importantes na cultura organizacional que precisam ser observados por quem quer atingir excelência operacional. São eles:
Valores: os valores nos quais a organização acredita são as convicções que ela tem e busca passar para todos os stakeholders, desde os colaboradores até os clientes;
Crenças: todos os pressupostos nos quais as pessoas acreditam. Eles são mais intangíveis do que os valores, mas fazem parte da cultura da empresa;
Comportamento: define como as pessoas agem no dia a dia da empresa. Isso inclui interações entre colaboradores, com clientes, com parceiros etc.;
Liderança: esse ponto leva em conta os estilos de liderança dentro da empresa e a forma como a gestão das equipes é feita.
Tudo isso precisa estar bem claro, organizado e alinhado com a estratégia da organização, que é justamente o próximo ponto:
2. Estratégia
Para atingir excelência operacional, a estratégia da empresa precisa estar muito clara. Você precisa observar pontos como:
Propósito: qual é o propósito da sua organização, o motivo que vai engajar os colaboradores e o papel da empresa na sociedade?
Objetivos: os objetivos são um desdobramento do planejamento estratégico. Tenha em mente onde a sua empresa pretende chegar e como pretende chegar lá;
Medições: como os resultados serão medidos? Quais indicadores serão levados em conta?
Melhoria contínua: é preciso, também, definir uma estratégia de melhoria contínua, para que você possa continuar evoluindo as operações e atingir excelência.
3. Processos
Dar atenção aos processos é fundamental para atingir excelência operacional. Pontos importantes desse componente são:
Construir um modelo de performance, com indicadores-chave de performance relacionados entre si e que sejam capazes de avaliar a saúde dos processos. Geralmente, fazemos isso através da criação de um modelo causal de performance;
Transformar os principais processos, afinal, não é interessante transformar todos os processos da empresa. Quando tenta-se transformar todos, as chances de tudo virar uma bagunça e o projeto fracassar são grandes. Geralmente, os processos priorizados são aqueles nos quais há dores sendo sentidas pela organização;
Visão ponta a ponta dos processos. Os processos são interdepartamentais, não se resumem dentro de um departamento. Geralmente, iniciam no cliente e terminam no cliente. Essa visão é essencial para enxergar os processos na totalidade;
Foco no cliente. É importante pensar na visão de fora para dentro em relação aos processos, considerando a jornada do cliente;
Dados que permitam mensurar o desempenho dos processos.
4. Pessoas
As pessoas precisam estar motivadas, capacitadas e engajadas. É preciso garantir que todos estejam alinhados com o propósito da sua empresa, para que trabalhem em prol do mesmo objetivo.
Treinamentos são indispensáveis. Por exemplo: criar trilhas de conhecimento de acordo com as necessidades de cada colaborador (conforme o cargo que ocupa ou ocupará futuramente) é uma excelente estratégia.
Não esqueça de investir em ações motivacionais também. Geralmente, essa missão é delegada ao RH e aos gestores, que precisam encontrar formas de manter os colaboradores engajados no trabalho.
5. Tecnologia
Em paralelo a tudo isso, cabe à TI garantir tecnologia aderente à organização, isto é, sistemas que atendem aos requisitos do negócio. Isso não significa necessariamente possuir as ferramentas mais caras e completas do mercado, mas aquelas que atendem às necessidades da sua empresa.
Processos, pessoas e tecnologia precisam estar juntos
Processos, pessoas e tecnologia foram listados juntos por um motivo: os 3 pontos precisam trabalhar juntos para funcionar. Se um deles não funcionar corretamente, os outros também não funcionam.
Se háprocessos e pessoas, mas não há tecnologia, ocorre ineficiência e operações de alto custo. Afinal, sem ajuda da tecnologia, será necessária muita energia das pessoas para conseguir entregar todas as demandas.
Quando há processos e tecnologia, mas não há pessoas, o resultado é alienação e rotatividade. Afinal, não há pessoas com alta capacitação e habilidade para saber operar a tecnologia e desempenhar o processo de forma adequada.
Já quando há pessoas e tecnologia, mas não há processos, temos o caos automatizado. Sem processos bem definidos –apenas com pessoas e tecnologia – os erros se tornam sistemáticos e constantes.
Esses são os 5 pontos que compõe a excelência operacional. Agora, vamos supor que a sua organização precisa de um salto de performance a curto prazo enquanto não faz uma transformação mais profunda. Para isso, existem algumas soluções pontuais. Veja:
Soluções pontuais para salto de performance operacional
Alcançar excelência operacional é algo que leva tempo, especialmente se os 5 componentes citados não estiverem em bom estado de funcionamento. Para resolver esse impasse, você pode lançar mão de algumas soluções pontuais. São as seguintes:
1. Squads
Um Squad é uma equipe pequena, multidisciplinar e temporária. Ela trabalha para resolver um problema específico, pontual. Quando esse problema é resolvido, o Squad se desfaz, o que dá o caráter temporário para esse time.
Squads são formados por profissionais altamente capacitados que buscam identificar Quick Wins (vitórias rápidas) para melhorar a organização.
Uma forma de transformar processos pontualmente é identificar quick wins. Quick Wins são vitórias rápidas, ou seja, soluções simples que podem ser aplicadas rapidamente e geram melhoria nos resultados.
Se você precisa de uma solução a curto prazo para otimizar as operações, identifique Quick Wins nos seus processos e trabalhe em cima delas.
3. Profissional “eu resolvo”
Um “eu resolvo” nada mais é do que um profissional altamente qualificado que tem uma única tarefa: resolver o problema delegado a ele. Esse profissional precisa ter muita proatividade e gostar de desafios. O foco dele é buscar todas as formas possíveis de alcançar o resultado desejado.
Esse profissional geralmente é um outsourcing. Porém, nada impede que um colaborador interno seja encarregado dessa missão.
Dica final
Depois de tudo o que já foi dito, ainda temos uma dica final: para aumentar ainda mais o desempenho da sua organização, também é indispensável adotar práticas de BPM.
Sabia que apenas 3% das organizações brasileiras acredita ser capaz de aumentar o desempenho dos processos? É por isso que investir em gestão de processos é um diferencial competitivo muito forte.
Se você quer saber mais sobre isso e como as práticas de BPM são capazes de revolucionar o seu negócio, baixe agora nosso e-book sobre BPM Basta clicar no banner abaixo!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
As ferramentas de BPM (Business Process Management) desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e na otimização dos processos organizacionais, pois permitem a modelagem, análise, execução e monitoramento contínuo dos processos de negócios.
Com essas ferramentas, as organizações podem alcançar maior transparência, agilidade e controle sobre seus processos, resultando em aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhorias significativas na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.
Nesse post, vamos explicar o conceito de ferramenta BPM, mostrar as melhores do mercado e te ensinar como utilizá-las para melhorar os processos da sua empresa! Mas, antes de tudo, vamos alinhar nossos conhecimentos sobre BPM, para garantir que estamos na mesma página:
O que é BPM?
BPM (sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português) é o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. O BPM CBOK® trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos.
Portanto, podemos afirmar que BPM não se trata de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas, como muitos pensam.
Na verdade, BPM é uma capacidade da organização. O objetivo é integrar a estratégia da empresa às expectativas e necessidades dos clientes. Por meio da gestão de processos, é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar as operações com mais efetividade.
Dito o que é BPM, podemos conceituar ferramenta BPM:
O que é uma ferramenta BPM?
Ferramentas BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. As ferramentas permitem que a gestão dos processos seja realizada de forma mais fácil, segura e precisa.
Em geral, estamos falando de softwares que possuem funções que vão desde documentação até simulação dos processos.
E então, conseguiu entender do que se trata? O mercado oferece uma gama de opções quando se trata de ferramentas BPM, e é fundamental escolher a que melhor se adequa aos objetivos da sua empresa.
Listamos abaixo as 12 principais para que você possa conhecê-las:
12 melhores ferramentas BPM do mercado
Essa lista inclui ferramentas para geração de relatórios, criação de diagramas, obtenção de dados etc. Ou seja, elas são as melhores amigas de qualquer gerente de processos que busque uma gestão mais acurada:
1- Bizagi Modeler
Interface da Bizaggi
O Bizagi Modeler é uma das ferramentas mais conhecidas entre os gerentes de processos. Trata-se de um software simples de usar e que ajuda a criar diagramas bem organizados e fáceis de entender. Isso porque ele permite aplicar cores que ajudam na identificação e organização das etapas do processo.
Dos diagramas BPMN, o Bizagi permite a criação de diagramas de processos (orquestração) apenas. Mas o interessante é que a plataforma possui recursos de revisão para evitar que certos elementos sejam utilizados de forma equivocada, pois possui um verificador que valida a integridade do processo por meio das regras básicas da notação BPMN.
Também é possível documentar o processo por meio de campos que permitem adição de informações e, por fim, os diagramas podem ser exportados em PNG, BMP ou mantidos no formato da própria ferramenta (.BPM). O software também gera documentações/manuais em PDF, DOC e HTML, e os arquivos podem ser exportados e importados nos formatos padrão BPMN e XPDL.
As funcionalidades e a maioria dos elementos estão traduzidos em português. Além disso, a ferramenta também permite a simulação de processos para que seu desempenho possa ser testado. Legal, não é?
2- Heflo
Print – Heflo
O Heflo é uma ferramenta 100% online, ou seja, não exige a instalação de nenhum aplicativo e pode ser utilizada em qualquer máquina que possua acesso à Internet. Ela gera documentação complementar e utiliza a notação BPMN 2.0.
Os arquivos podem ficar armazenados na nuvem ou podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, Excel, Word e HTML. Os diagramas são bem visuais e fáceis de organizar, e as raias se ajustam automaticamente conforme novos elementos são adicionados.
Para a criação de documentação, o Heflo possui um editor de texto bem competente, com opções de formatação, criação de tabelas etc. Além disso, a ferramenta é toda em português, o que pode facilitar muito a usabilidade.
3- Supravizio
Print Supravizio
O Supravizio é um software brasileiro produzido pela Venki, assim como o Heflo, só que esse exige instalação na máquina.
Entretanto, trata-se de uma plataforma muito competente. Entre os pontos positivos, podemos citar a boa usabilidade no celular e a capacidade de gerar dados úteis: a plataforma conta com um dashboard de indicadores, o que ajuda a identificar problemas e tomar decisões estratégicas.
4- Visio
Print da ferramenta Visio
Visio é um software criado pela Microsoft e é muito popular entre os gerentes de processos, especialmente os usuários do sistema Windows. Por meio do Visio, é possível criar gráficos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar e documentar processos.
A plataforma também inclui uma série de ferramentas para desenho, que seguem o estilo de usabilidade do Paint. A interface é intuitiva e não é muito difícil de utilizar.
5- ARIS
Print da ferramenta de BPM – Aris
O Aris (Architecture of Integrated Information Systems) é um software que serve para modelagem, controle e execução de processos. Originalmente a plataforma desenvolveu por anos a notação EPC, mas hoje incorpora o BPMN. Além de BPMN, é possível trabalhar com Cadeia de Valor, organograma, modelo de dados e EPC.
O ARIS Express é uma versão da ferramenta especificamente para desenhar diagramas de processos. Ela também utiliza cores para tornar os diagramas mais visuais e permite a criação de documentos complementares que podem ser exportados em formatos como PDF ou RTF. Os diagramas são salvos no formato da própria plataforma (.adf).
Também conta com funcionamento em nuvem.
6- BPMN.io
Print da BPMNIO
Essa plataforma tem funcionamento 100% online e permite a criação de diagramas de forma simples sem a necessidade de instalação de aplicativos, pois funciona no seu browser web.
Em comparação com os anteriores, o ponto negativo é que ele não possui recursos complementares, como documentos ou diagramas com cores para facilitar o entendimento. Ou seja, é apenas uma ferramenta simples para criação de diagramas.
No final, você pode fazer download dos diagramas em .bpmn ou .png.
7- Modelio
Print da Modelio
O Modelio é uma ferramenta open source de modelagem de processos. A função principal é a criação de diagramas UML, mas ela foi melhorada para criar diagramas em BPMN.
Essa plataforma é um pouco mais avançada e por isso a utilização não é tão simples: mesmo elementos como conectores precisam ser adicionados um a um no diagrama e pode ser necessária uma série de comandos.
No entanto, ela é muito aderente à notação BPMN, e é possível validar as regras da notação conforme a especificação da OMG.
A interface é somente em inglês e os diagramas podem ser exportados em formatos de imagem, como PNG ou JPEG.
8- Adonis
Imagem da ferramenta Adonis
O Adonis é uma excelente ferramenta de gestão de processos e conta com inúmeras funcionalidades: documentação da organização, perfis de cargos, controle de custos de processos, otimização e modelagem de processos, reengenharia, gestão de riscos, entre outros.
Ou seja, as possibilidades de aplicação são amplas e a ferramenta pode se tornar um verdadeiro parceiro do gerente de processos, pois trata-se de um sistema integrado de gestão.
9- Draw.io
Imagem Draw.io
Com o Draw.io você pode criar diagramas de processos no estilo flowchart (modelo para o qual foi pensado) ou BPMN, incorporado posteriormente.
O software permite misturar palhetas de diferentes tipos de diagramas e possui elementos que estão fora da especificação formal BPMN. Isso é um problema, especialmente para iniciantes que podem se perder nos recursos da plataforma. Além disso, não há recurso de validação dos diagramas.
O ponto positivo é que os diagramas podem ser salvos em plataformas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, ou pode ser salvo no computador em XML.
10- Bonita BPM
Print de tela – Ferramenta Bonita BPM
O BPMS da Bonitasoft é uma plataforma de código aberto para automação de processos com uma ampla variedade de recursos para gestão.
O modelador Bonita BPM é uma ferramenta integrada ao BPMS da Bonitasoft. Portanto, é necessário instalar a suíte Bonita BPM Community para usar o modelador, mas trata-se de uma solução gratuita.
Como um todo, a solução oferece um estúdio de modelagem de processos e um BPM & Engine para Fluxo de trabalho em uma interface de usuário intuitiva.
11- Zeev
Print de tela – Zeev
O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócio que simplifica e agiliza fluxos de trabalho em diversas áreas, como RH, Financeiro, Logística e mais. Com sua abordagem low-code, é possível criar processos automatizados sem conhecimento técnico em programação.
Utilizando o modelador de processos baseado na notação BPMN, você desenha e automatiza seus fluxos de trabalho de forma intuitiva, melhorando a eficiência do seu time.
Além de oferecer modelos de aplicativos prontos para uso, o Zeev fornece uma camada de APIs próprias para integração com outros sistemas, incluindo conectores nativos para o Zapier e o DocuSign.
Os benefícios do Zeev incluem centralização de demandas e informações, padronização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e integração entre departamentos e sistemas.
Entre os diferenciais da ferramenta, destacam-se a usabilidade, custo-benefício, implementação rápida e experiência do usuário.
12- Yaoqiang BPMN Editor
Print da ferramenta Yaoqiang
O Yaoqiang BPMN Editor é uma ferramenta open source com uma vasta quantidade de recursos. Com ela, é possível usufruir de todos os elementos para modelagem de diagramas de processos (orquestração) e também para conservação e coreografia. No final, os mapeamentos podem ser salvos em formatos de imagem ou em .bpmn
Como escolher a ferramenta BPM certa?
Na hora de escolher a ferramenta certa para a sua empresa, é preciso pensar nos seguintes pontos:
Experiência do usuário
Uma interface intuitiva, fácil de usar e personalizável pode aumentar a adoção da ferramenta pela equipe, melhorar a eficiência e reduzir erros.
A capacidade de personalização da interface, a disponibilidade de recursos de treinamento e suporte técnico também contribuem significativamente para uma experiência do usuário positiva.
Capacidade de gerar documentação
A geração automática de relatórios, diagramas de fluxo, documentação de procedimentos e registros de atividades pode facilitar a comunicação, auditorias e análises de desempenho.
Uma ferramenta que oferece recursos avançados de documentação pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processo
Capacidade de integração com outros sistemas
A integração da ferramenta BPM com outros sistemas é fundamental para garantir a interoperabilidade, a troca de dados e a automação de processos em toda a organização.
A capacidade de se integrar facilmente com sistemas existentes, como CRM, ERP, bancos de dados e aplicativos de terceiros, pode otimizar a eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a colaboração entre departamentos.
Suporte
O suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta BPM é um fator crítico a considerar durante a seleção.
Um suporte técnico eficiente, com tempos de resposta rápidos, atualizações regulares, recursos de treinamento e uma comunidade ativa de usuários pode garantir o sucesso da implementação e a resolução rápida de problemas.
Pode ser acessada por toda a equipe
Uma ferramenta que pode ser facilmente acessada por diferentes perfis de usuários, em diferentes dispositivos e locais, promove a comunicação eficaz, a tomada de decisões informadas e a responsabilidade compartilhada.
Garantir que a ferramenta seja intuitiva, segura e acessível para todos os membros da equipe é essencial para o sucesso da gestão de processos.
Não esqueça de definir bem os objetivos e os requisitos antes de fazer qualquer aquisição de ferramentas pagas. Um processo de compra mais cuidadoso, com testes e avaliação metódica de fornecedores, evita dores de cabeça no futuro.
Para te ajudar ainda mais na modelagem de processos, nós preparamos uma paleta reduzida de notação BPMN com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Nela, explicamos os símbolos mais utilizados na modelagem, um recurso muito útil para simplificar a vida de quem não tem muita familiaridade com a notação.
E o melhor: ela é totalmente gratuita! Clique no banner abaixo para fazer o download!
Agora que você já conhece as ferramentas de BPM, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!
Indicadores-chave de performance são um termômetro para medir a saúde da sua organização. Sem eles, não é possível identificar o desempenho real das mais diversas áreas, ou mesmo criar e mensurar ações de melhoria. Nesse sentido, o FTE é um dos indicadores mais populares para quem busca melhorar processos, otimizar gastos e aumentar a produtividade.
Você sabe como calcular o FTE e utilizá-lo para melhorar os processos da sua organização? Se não sabe, estamos aqui para ajudar. Siga a leitura para entender tudo sobre FTE!
O que é FTE?
FTE (full time equivalent) é um indicador-chave de performance que serve para mensurar a quantidade de força de trabalho gasta em uma atividade, setor ou mesmo em toda a organização.
Há uma diferença entre simplesmente observar o número de colaboradores trabalhando em um projeto e calcular o FTE. Afinal, saber apenas o número de colaboradores não revela a quantidade real de esforço, já que não sabemos quantas horas cada um trabalha. Um profissional pode trabalhar full-time e outro part-time, por exemplo.
O cálculo do FTE parte de uma quantidade de trabalho base para realmente identificar a quantidade de esforço despendido. Se o padrão da sua organização é 40 horas semanais, por exemplo, cada colaborador que trabalha 40 horas equivale a 1 FTE. Um colaborador part-time, por sua vez, equivale a 0,5 FTE.
Para exemplificar: um setor de marketing que possui 10 colaboradores part-time e um setor de vendas que possui 5 colaboradores full-time possuem, na prática, a mesma quantidade de força de trabalho. Se fôssemos observar apenas o número de colaboradores, poderíamos pensar que o setor de marketing utiliza mais horas de trabalho. Porém, ao calcular o FTE, percebemos que ambos possuem a mesma quantidade: 5 FTEs, pois cada um dos 10 colaboradores do marketing representa apenas 0,5 FTEs, por serem part-time.
Ou seja, full time equivalent nada mais é do que uma representação da quantidade de força de trabalho alocada.
Vale lembrar que o cálculo do FTE leva em conta a quantidade de horas contratadas. Ou seja, não importa se o colaborador gastou alguns minutos tomando um café, dando uma pausa ou indo ao banheiro: esses minutos não devem ser descontados. Você deve contabilizar a quantidade de horas totais, as que estão no contrato de trabalho.
Entretanto, ao calcular o FTE de um determinado período ou atividade, é preciso descontar faltas, férias etc. Nesse caso, as horas que não foram trabalhadas não entram no cálculo.
E então, conseguiu entender o que é FTE? O próximo passo, então, é aprender a calcular. Veja:
Como calcular o FTE?
A fórmula do FTE é a seguinte:
É importante lembrar que, se o padrão da sua empresa for 44 horas semanais, você deve substituir o 40 por 44, ou qualquer que seja o padrão semanal. Os dados necessários para calcular a fórmula são obtidos, geralmente, por meio do sistema de RH ou do sistema de apontamento de horas.
O FTE por si apenas representa quantias de força de trabalho. Em geral, ele é utilizado com outros indicadores para mensurar resultados e oportunidades de melhoria. Vejamos, então, todas as formas que o cálculo do FTE pode ser útil:
Como o cálculo de FTE pode ser útil?
Ajuda a mensurar a eficiência dos processos
Um dos indicadores de eficiência dos processos é justamente o cálculo de FTE. Processos mal definidos, redundantes e cheios de gargalos impactam muito o número de FTEs necessários para fazer uma entrega. Lembre-se: processos eficientes permitem que menos colaboradores façam mais em menos tempo.
Acompanhar o full time equivalent durante um projeto de melhoria de processos, por exemplo, é essencial. Seja para descobrir quando um processo precisa ser redesenhado, como para saber se mudanças em um determinado processo surtiram efeito.
Permite analisar a produtividade da equipe
A análise de produtividade é uma das principais utilizações do cálculo do FTE. Por meio de benchmarks, você pode verificar se outras empresas produzem mais sem precisar de tantas pessoas. Você também pode fazer essa comparação entre diferentes formações de um mesmo time. A partir disso, é possível verificar como está a produtividade de um time em comparação com a média do mercado.
Indica problemas organizacionais
Problemas na produtividade não querem dizer que os colaboradores são preguiçosos. Na verdade, pode ser que os processos estejam redundantes e mal definidos, faltem ações de motivação da equipe, os colaboradores não foram bem treinados e estão desqualificados etc. Portanto, a necessidade de muitos FTEs para tarefas simples indica problemas organizacionais.
Além disso, o turnover também reflete no FTE, pois quando há um fluxo muito grande de saída de profissionais qualificados e entrada de profissionais inexperientes, é muito provável que a produtividade da equipe diminua e sejam necessários mais FTEs para entregar um projeto.
Outro problema que reflete no FTE é a falta de ferramentas adequadas. Quando não há automações, os colaboradores perdem tempo com tarefas repetitivas que poderiam ser otimizadas por meio de um software.
Ajuda a dimensionar o tamanho ideal da equipe
O cálculo de FTE ajuda a dimensionar o tamanho ideal da equipe. Assim, você consegue montar um time com a quantidade de pessoas necessárias para atingir os seus objetivos. Para isso, utilize o cálculo do FTE em conjunto com outras variáveis, como benchmarks, comparação entre atividades e identificação de necessidades de automação.
Não esqueça, também, de estabelecer uma margem de erro para que não faltem recursos humanos quando surgirem atividades inesperadas, gargalos etc.
Ajuda a embasar estratégias
Como já dissemos, há uma série de problemas organizacionais que refletem no FTE. Portanto, esse cálculo ajuda a embasar estratégias, sejam elas de novas contratações, automações, substituição de membros da equipe etc.
Ajuda a identificar a aderência dos profissionais às atividades
Quando um profissional (ou um grupo de profissionais) demanda mais horas do que o usual para fazer uma entrega, pode ser que ele não tenha aderência às atividades que lhe foram designadas. Não quer dizer que se trata de um profissional ruim, mas que ele seria mais produtivo realizando outras tarefas com as quais tem mais fit.
O cálculo do FTE ajuda a designar atividades para as pessoas certas e reposicionar os profissionais em determinados cargos.
Viu como calcular o full time equivalent é importante? Outro termo muito comum e diretamente relacionado com esse tema é FTE Killer. Vamos ver do que se trata?
FTE Killer
FTE Killer nada mais é do que a tomada de medidas para eliminar horas improdutivas, sobreposição de atividades, desbalanceamento de demandas, excesso de controles e passagens de bastão.
Entre os principais problemas que podem impactar o FTE, podemos citar:
Distribuição incorreta de atividades;
Falta de capacitação;
Pouca automação;
Excesso de controles e burocracia;
Falta de medição.
Você pode e deve tomar ações para otimizar o FTE. Mas, o que fazer? As principais ações que você pode tomar para melhorar esse e outros indicadores são:
1- Otimize os processos
Para otimizar processos, você pode lançar mão de diversas técnicas e metodologias. Fazer melhoria de processos usando AS-IS/TO-BE, redesenhar todo o processo, fazer reengenharia de processos, utilizar Lean, enfim. Tudo depende dos objetivos. Os resultados são:
Redução de pontos de controle;
Redução de atividades sem valor;
Redistribuição das atividades;
Papéis e responsabilidades mais claros e bem definidos;
Execução de mais atividades com menos esforço;
Redução de FTE.
Há uma série de ferramentas que você pode utilizar para melhorar processos. O exemplo a seguir é uma toolbox de melhoria de processos (BPI), com algumas das ferramentas mais utilizadas.
A investigação é um parâmetro de comparação, especialmente o benchmark. Assim, você pode perceber quando está utilizando muito mais FTEs do que o comum no mercado para realizar certa atividade. Depois, é possível observar/analisar o processo e buscar formas de melhorá-lo.
As ferramentas qualitativas estão mais relacionadas à equipe em si. Verifique formas de gerar alternativas e avalie as competências dos colaboradores. Muitas vezes, um profissional está alocado em atividades das quais não possui capacitação ou perfil para realizar. Por isso, pode ser necessário mudar cargos e investir em treinamento.
Já as ferramentas quantitativas são uma forma de analisar o tempo e custo da execução de atividades para, posteriormente, promover melhorias.
2- Automatize os processos
Automação de processos é um caminho fundamental para otimizar seus FTEs. Isso ajuda a reduzir a necessidade de realizar atividades repetitivas manualmente, reduz handoffs, gera agilidade nos processos e reduz o trabalho manual. Claro, também reduz o FTE.
3- Crie um sistema de performance
Um sistema de performance é um conjunto de indicadores que possuem relações causais entre eles. Ou seja, os problemas em um indicador impactam outros. Isso ajuda a obter uma visão geral de indicadores de performance na empresa.
4- Crie trilhas de desenvolvimento
Quando não há capacitação, os colaboradores demoram muito mais para realizar as entregas, e a qualidade dessas entregas é inferior. O objetivo das trilhas de desenvolvimento é melhorar a performance individual, a qualidade das entregas, diminuir o retrabalho, garantir efetividade e agilidade e, ainda, reduzir o FTE.
E então, conseguiu entender como utilizar esse indicador na sua empresa? Para deixar tudo ainda mais claro, montamos esse infográfico com todas as principais informações sobre o FTE:
É importante lembrar que o FTE é apenas um único indicador. Na hora de gerenciar processos, é necessário acompanhar uma série deles para saber se os resultados estão sendo alcançados. Para te ajudar com isso, fizemos um webinar sobre como otimizar a operação com indicadores de desempenho. Nele, ensinamos tudo sobre indicadores de desempenho da estratégia à operação, para nortear a transformação de processos. Assista agora clicando no banner abaixo!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Implantar um ERP é um desafio e tanto. A mudança de sistema gera transformações profundas na organização e, se essa mudança não for bem gerenciada, o caos pode se instaurar. Usuários descontentes com o novo sistema, gestores cobrando resultados, e você no olho do furacão tentado resolver todos os problemas. Implantação de ERP é o pesadelo de muitos gestores, mas não precisa ser assim: nesse post, vamos te mostrar as etapas da implantação e te ensinar como tocar esse projeto sem dores de cabeça com 10 dicas. Ficou interessado? Siga a leitura para conferir como!
Etapas da implantação de ERP
Uma implantação de ERP mal feita pode levar o negócio ao fracasso. Portanto, trata-se de um projeto de alta complexidade no qual há dificuldades relacionadas à cultura, tempo, migração de dados, engajamento das equipes, escolha do ERP ideal, prazos, demandas etc.
É por isso que os cuidados com a implantação devem ser tomados desde o início. A seguir, temos um guia com as etapas de implantação de um ERP, para que você saiba como deve proceder desde o começo do projeto.
1 – Escolha
Nessa primeira etapa, você deve levar em consideração alguns pontos para fazer uma escolha bem-feita do seu ERP. Nesse sentido, uma boa prática é fazer mapeamento de processos para entender a estrutura da sua organização. Depois disso, reúna as necessidades da sua empresa e elabore uma RFP (Request For Proposal) para ajudar na escolha.
2 – Planejamento
Após a escolha do melhor fornecedor de ERP, é hora de planejar a como vai ocorrer a implantação, pois há várias formas de fazer isso. Você pode optar pela implantação em “big bang”, quando mudança ocorre de uma vez só, ou então há a possibilidade de fazer uma implantação em ondas. Definido o caminho a ser seguido, é feita a reunião de kick off e o projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas.
É importante ressaltar que o planejamento e a metodologia da implantação não podem ser definidos apenas pelo fornecedor da solução. Você pode solicitar etapas específicas, reuniões, responsabilidades, prazos etc. O importante é acompanhar desde o início essa metodologia e não deixar de fazer as suas solicitações.
3 – Análise
Essa é a etapa na qual você mapeia os processos existentes, agora para entender o funcionamento da empresa e fazer a ligação entre eles e o ERP. Essa prática é importante para que tanto a equipe do projeto quanto as demais partes interessadas possam compreender como a implantação será feita e como irá afetar os processos.
4 – Realização
É nesse momento que a equipe começa a lidar com especificações técnicas e configurar o sistema. Se o ERP não for capaz de cumprir todas as necessidades, é possível solicitar customizações, mas não é o ideal. Customizar demais pode gerar muitos problemas, como dificultar atualizações.
Também é nessa etapa que os testes começam a ser realizados para garantir que a solução atenda às necessidades da organização.
5 – Preparação
Depois de testar e verificar que o ERP é aderente ao seu negócio, é preciso capacitar as pessoas para utilizá-lo. Esse treinamento é necessário para ensinar os colaboradores a utilizar a plataforma da melhor maneira, e aproveitar todas as funcionalidades que ela possui. Esteja bem atento à esta etapa, pois se os colaboradores não se sentirem prontos para utilizar a solução, o projeto não irá funcionar da maneira desejada.
6 – Go Live
O Go Live é o momento mais crítico do projeto, pois é quando ocorre a troca definitiva do sistema. Nessa última etapa, certifique-se de que o projeto foi bem executado, teve uma boa gestão de mudanças e boa comunicação para engajar as pessoas a utilizar o sistema sem muita resistência.
Essa é a sequência de etapas que toda empresa percorre para implantar um ERP. Agora, que você já tem noção das etapas desse projeto, vamos elencar 10 dicas para aplicar durante a execução da implantação. Confira:
Antes da implantação:
1 – Transforme a implantação em um projeto corporativo
A implantação do ERP não deve ser vista apenas como um projeto da TI, e muito menos como só mais um projeto dentro da empresa. Na verdade, trata-se de um grande projeto corporativo que impacta a cultura organizacional e o dia a dia de todos. É necessário envolvimento das mais diversas áreas e a colaboração de todos. O fracasso desse projeto pode significar o fracasso da empresa inteira.
2 – Tenha um forte patrocinador para o projeto
Um patrocinador não é a pessoa que vai dar dinheiro. Na verdade, trata-se de um líder que vai promover a mudança, o responsável pelo discurso e por convencer as pessoas de que a mudança de sistema é necessária.
Esse é o principal papel do projeto, e deve ser exercido por alguém do alto escalão da empresa, de preferência o CEO. Se o patrocinador não tiver voz e não se preocupar realmente com a implantação de ERP, é muito mais difícil obter sucesso no projeto.
3 – Defina um gerente de projetos e a equipe de gestão
A empresa deve possuir um gerente de projetos que defenda os interesses do negócio, justamente com a equipe de gestão. A gestão do projeto não deve ser contratada externamente com o fornecedor do ERP, pois é necessário alguém que defenda o seu lado.
Cabe ao gerente de projetos influenciar internamente para que as tarefas sejam realizadas no prazo e com a qualidade esperada, assim como defender os interesses da sua empresa. É ainda melhor que esse GP tenha experiência não apenas em gestão de projetos complexos, mas também em projetos de implantação de ERP, especificamente.
4 – Consiga priorização das áreas de negócio
A implantação do ERP exige muito das áreas de negócio: definições, testes, homologações, treinamentos etc. Sem a priorização deles, fica complicado! Algumas metodologias já deixam isso definido, mas é fundamental prestar atenção nesse ponto.
5- Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)
Na hora de implantar um ERP, não basta deixar toda a mudança nas mãos do gerente do projeto de implantação, afinal, esse profissional tem como objetivo entregar um software que funcione conforme as necessidades do negócio. Agora, quem vai cuidar da parte de engajar as pessoas na mudança, gerenciar os impactos organizacionais e a estrutura organizacional é o time de gestão de mudanças organizacionais (GMO).
Essa gestão é importante porque as pessoas são resistentes a mudanças, seja por medo do desconhecido ou por não quererem sair da zona de conforto. Mudar um sistema exige trabalhar todos esses aspectos!
Cabe ao GMO capacitar as pessoas para que sejam capazes de trabalhar com o novo sistema, engajar os stakeholders e trabalhar a comunicação para além do grupo que trabalha no projeto. É o GMO quem vai:
Rever seus processos antes de começar a implantação é uma ação estratégica. Ao contrário do que se pensa, um ERP não transforma os processos e sim os cristaliza, e se eles estiverem inadequados é assim que ficarão.
Uma implantação sem mapeamento de processos pode resultar em:
Excesso de customização;
Adiamentos sucessivos do Go Live;
Contratos inexequíveis;
Desgaste das pessoas.
No pós-implantação, o resultado é a automatização do caos, frustração com os resultados e subaproveitamento do sistema. Cenário péssimo, não é mesmo?
Uma dica muito importante nesse momento é saber escolher quais processos serão mapeados. Não é possível fazer o mapeamento de todas as atividades, pois essa prática exige muito tempo, recursos e energia da organização. Por isso, foque nos processos mais relevantes da empresa, aqueles que serão mais impactados com a implantação do ERP.
2 – Escolha bem o ERP
Escolha um ERP adequado ao seu negócio. É fundamental reconhecer o seu modelo de negócio, a sua estratégia, e escolher o melhor fornecedor para você! Os erros mais comuns na escolha de ERP são:
Não considerar os requisitos do negócio;
Utilizar somente indicações de terceiros;
Não considerar a estratégia da empresa;
Deixar o fornecedor controlar os requisitos e o processo de seleção;
Não possuir um processo de seleção;
Escolher pela marca;
Escolher o mais barato;
Escolher o primeiro que aparecer;
Escolher pelo discurso do vendedor.
É por causa desses erros que, em média, um ERP realiza apenas 37,2% dos benefícios prometidos, segundo pesquisa da Panorama Consulting. Por isso é importante que a escolha do ERP seja feita racionalmente. Se não, chega uma hora em que a empresa está cheia de planilhas e outros sistemas paralelos a um ERP inutilizável.
Cada organização tem as próprias necessidades, e o ERP que funcionou na empresa X pode não ser eficaz na empresa Y. O ideal, portanto, é fazer uma RFP para que o processo de seleção do fornecedor seja metódico.
É melhor gastar um pouco mais de tempo e dinheiro na etapa de seleção para poder usufruir de todos os benefícios no futuro, do que fazer uma seleção apressada e ter problemas depois!
3 – Analise o contrato com calma
Contratos genéricos ou mal elaborados podem dificultar o projeto. O contrato precisa ser específico e deixar claro os papeis de todas as partes envolvidas.
Não deixe de pedir ajuda para especialistas que sejam capazes de fazer uma análise técnica do contrato de implantação. Isso não envolve apenas advogados, mas uma assessoria técnica ou consultoria especializada que possua experiência em projetos de implantação de ERP e podem identificar problemas que um jurista comum não encontraria.
Dicas:
O contrato deve prever penalização ao fornecedor em caso de atraso do projeto, não cumprimento dos acordos de qualidade, escopo e demais itens;
Anexar os requisitos utilizados no processo de seleção (RFP) do ERP.
Na etapa de Realização:
Teste, teste, teste!
Muitas implantações de ERP geram problemas por falta de testes. Alguns projetos deixam os testes exclusivamente para o final e, quando ocorrem atrasos ao longo do projeto, essa etapa fica ainda mais enxuta. Não encurte os testes em hipótese alguma!
O segredo dos bons testes é:
Metodologia de testes robusta;
Bons casos de testes;
Massa de testes;
Homologação.
Lembre-se: os usuários encarregados não são testadores profissionais! Analistas de testes e equipes de testes estão aí para isso.
Na etapa de Go Live:
Go Live responsável
Se as coisas não estão prontas, não temos um Go Live! Algumas empresas atrasam etapas da execução e acabam apressando o Go Live, o que é um problema. As equipes não estão preparadas, as pessoas estão mal treinadas, os dados ainda não são suficientes, os testes foram rasos, mas a data de entrega chegou! E agora? Vamos repetir: se as coisas ainda não estão prontas, não temos um Go Live.
Vale lembrar que o gerente de projetos não deve decidir sozinho quando está tudo pronto ou não. Essa decisão cabe a um conjunto de profissionais, como o GMO, o patrocinador e todo o comitê do projeto. Deve ser feita uma reunião de GO/NO-GO com a participação de todos e analisar o que realmente está pronto, assim como os riscos ainda presentes.
Não se trata de um sistema simples, mas de algo que vai afetar a empresa toda. Uma implantação apressada pode gerar problemas graves!
Agora que você entendeu o que fazer, que tal ver o que não fazer? Separamos alguns erros comuns na implantação de ERP para que você procure não os cometer. Vamos conferir?
Erros comuns na implantação do ERP
1- Não planejar a implantação
Implantar um ERP sem um bom planejamento prévio é um dos erros mais graves que podem ser cometidos por uma organização, mas se você leu esse post até aqui, já está no caminho certo. Planeje todas as etapas antes para não ter problemas depois!
2- Não pensar no futuro
O sistema implantado não pode ser aderente apenas hoje. Na verdade, ele deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender a todas as necessidades que a empresa terá amanhã. Essa visão a longo prazo é fundamental para obter sucesso com o novo sistema.
3- Não envolver as áreas de negócio na definição de requisitos
Muitas empresas reservam a definição de requisitos para a área de TI, sem envolver as áreas de negócio. Essas organizações esquecem que quem vai utilizar o sistema no dia a dia são justamente as áreas de negócio, portanto é necessário envolvê-las nessa definição.
Quando a TI define os requisitos sozinha, você corre o risco de levar em conta requisitos que não são importantes e deixar de lado requisitos indispensáveis.
4- Subestimar o tempo e os recursos necessários
A implantação de um ERP envolve os recursos de toda a organização, afinal, não é um projeto que se conclui da noite para o dia. Isso envolve tempo, dinheiro e muito esforço. Podem ser necessários consultores, gerentes de projetos especializados, e também um planejamento que considere possíveis atrasos.
5- Excesso de customizações
Customizar o sistema pode parecer uma solução para muitos problemas, mas na verdade você só está gerando novos problemas para o futuro. Customizar demais indica que você escolheu o sistema errado ou que está exigindo muitas particularidades. O problema disso é que o excesso de customização torna as atualizações e o suporte quase impossíveis, e em pouco tempo a manutenção do sistema será algo insustentável.
E então, gostou das dicas? Esperamos que elas tenham dado um norte para que você faça uma implantação de ERP adequada e sem dores de cabeça! Sabemos que esse projeto é complexo e exige muito de toda a organização, e também sabemos que o seu negócio possui particularidades.
Por isso a Euax Consulting possui uma metodologia própria para projetos de implantação de ERP. Se precisar de ajuda com a implantação, conte conosco! Entre em contato conosco e saiba como nós fazemos!
Entre em contato!
Agende uma conversa com um de nossos consultores ou solicite um orçamento.
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Organização de processos é a união do conceito de gestão de negócios com a tecnologia da informação. Seu objetivo é otimizar resultados e aumentar a produtividade e lucratividade de uma empresa.
Investir em organização de processos pode trazer melhorias gradativas na comunicação com o cliente e na otimização de processos administrativos de um negócio, para que a sua empresa se sobressaia em relação ao mercado. Mas, primeiro, vamos entender o conceito de organização de processos.
O que é organização de processos?
Organização de processos é o gerenciamento do negócio a partir do controle de processos, visando equilibrar o desempenho e o desenvolvimento de todas as atividades de uma empresa. Essa gestão também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.
Quando os processos de empresas ou organizações são dinâmicos, multidisciplinares e colaborativos, torna-se mais fácil atingir as metas e trazer melhorias na administração.
Em resumo, a organização de processos tem o propósito de aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e acrescentando as que se mostram úteis para a funcionalidade de um negócio.
Processos que compõem a organização de processos
Uma boa organização de processos visa rever, melhorar e padronizar as operações a fim de garantir efetividade e comprometimento da equipe.
Ao investir na organização de processos, deve-se buscar principalmente:
Entender os processos da empresa;
Visualizar as atividades em cadeia;
Compreender valores;
Reutilizar recursos;
Monitorar processos em tempo real;
Diminuir custos;
Promover a satisfação do cliente e da produtividade da equipe;
Garantir a efetivação dos objetivos e procedimentos;
Em um mercado competitivo e concorrido, a adoção de práticas de organização de processos é um diferencial para uma empresa.
Quando nem todos os integrantes estão familiarizados com as práticas da empresa, isso pode atrapalhar a produtividade e a colaboração entre os departamentos.
Por exemplo: uma equipe de serviço de atendimento de um plano de saúde dentário não consegue reconhecer os passos para encontrar a solução do problema de um cliente.
Fazendo contato direto com os clientes, essa equipe é responsável pela imagem que a o público consumidor tem da empresa. Se o atendimento não consegue resolver uma situação por falta de conhecimento, por exemplo, a impressão que fica é mais do que negativa.
Através de uma organização de processos você integra a equipe, sistemas e processos a fim de deixar tudo interligado ao negócio, auxiliando no bom atendimento e na interação com o cliente.
Ela também é fundamental para conseguir:
Concentração e foco;
Implementação de uma estratégia consistente;
Agilidade nas atividades e flexibilidade na organização;
Facilidade na gestão por meio de indicadores de desempenho;
Abordagens e práticas inovadoras.
Como implementar a organização de processos em 6 etapas
Sabendo a importância e os principais impactos que a organização de processos pode ter, é importante entender as etapas de implementação para uma empresa:
1. Análise
É necessário fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de ponta a ponta. Aqui, é importante incluir o dia a dia operacional, para ter uma visão mais clara do que acontece dentro de cada departamento.
Por exemplo: um departamento de recepção de uma clínica de ortodontia, os responsáveis pela equipe devem mapear todo o dia de trabalho. Essa equipe é responsável pela venda de um determinado plano de saúde odontológico.
Mapeando as ações do dia a dia através de planilhas, é possível ver se os resultados estão sendo atingidos e se não, consegue-se identificar falhas, buscando a otimização do trabalho em questão.
2. Re-design
Nesta etapa do processo, deve-se idealizar as melhorias. Aqui, é preciso avaliar o que agrega valor à empresa, o que precisa ser reduzido, reavaliado e incluído em suas ações.
Uma boa dica é desenvolver as estratégias pensando no “como fazer”, “o que fazer” por que fazer”. Isso ajuda a equipe a assimilar atividades complexas de forma ágil e eficiente.
3. Implementação
Durante esta fase, é essencial usar o conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.
Se o seu objetivo é repensar o número de vendas de um convênio odontológico individual e familiar, por exemplo, comece implementando aos poucos, pensando no impacto que os outros setores terão, além de comunicar todos os envolvidos do departamento.
4. Monitoramento
Aqui, é necessário observar o andamento das mudanças, analisando se os processos se sustentam diariamente e se as etapas incorporadas são eficientes.
Caso se mostre necessário, fazer revisões é uma boa maneira de manter os processos gerando os resultados adequados.
5. Gestão
É de suma importância elaborar um comparativo entre os resultados esperados e os obtidos. Assim, é possível estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto a esses indicadores.
6. Automatização
Após comprovar as melhorias no negócio, é possível automatizar os processos. É importante buscar a automatização só depois que os resultados estejam de acordo com o desejado para garantir que todas as etapas do processo estejam fluindo de forma correta.
Não deixe de colocar em prática essas dicas! A organização de processos pode ser uma grande aliada para a otimização de um negócio.
Mas, deve-se ter em mente que todas essas etapas são fundamentais para aumentar gradativamente as vendas, o bom relacionamento com os clientes e com a própria equipe através de um bom planejamento e plano de ação.
Para continuar aprendendo sobre organização de processos, não deixe de fazer o download do e-book completo sobre Gestão de Processos. Com ele, você entenderá passo a passo como gerenciar da arquitetura ao controle:
Este conteúdo foi produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Ideal Odonto
Hoje o marketing digital é uma das melhores estratégias para alavancar negócios de forma rápida e consistente! Quer saber como? Veja agora em 5 dicas práticas aplicáveis.
Antes de qualquer coisa, é inevitável falar de “um marketing que não seja digital”. Simplesmente porque se marketing existe para estudar o mercado e as oportunidades nele presentes, é impossível ignorar a internet para que este papel seja cumprido.
Hoje em dia, os consumidores querem mais do que um produto, eles buscam uma experiência, e o marketing digital tem um papel fundamental nisso.
Diante disso, é necessário que as empresas repensem o seu modo de agir, gerar valor, se relacionar e principalmente vender. É aí que entra o marketing digital! Indo além, vale ressaltar que: ele se encaixa em qualquer negócio desde que o público esteja on-line.
Conceitualmente, marketing digital consiste em fortalecer a imagem da marca perante o mercado, gerar autoridade, ganhar visibilidade e, em consequência disso, vender mais por meio do relacionamento com o público.
Então, como colocar tudo isso em prática e alavancar um negócio com o marketing digital? Confira as dicas agora!
5 dicas para alavancar o seu negócio com o Marketing Digital
1. Links patrocinados
Para quem busca por resultados rápidos, os links patrocinados são indispensáveis!
Os links patrocinados são anúncios em formato de texto simples. Os mais famosos deles são os que aparecem frequentemente no Google, de acordo com termos relacionados à busca do usuário.
Por exemplo: se uma pessoa pesquisou no Google por “cirurgião dentista”, é provável que antes dos resultados orgânicos apareçam anúncios sobre odontologia, tratamentos, planos odontológicos e demais links que tenham ligação com a busca inicial.
Além do Google, também é possível inserir links em redes sociais como o Instagram (Insta Ads), Facebook (Facebook Ads) e LinkedIn (LinkedIn Ads). Uma dica é utilizar um criador de anúncio para facilitar o desenvolvimento da sua estratégia de tráfego pago. Os principais benefícios dessa estratégia são:
Aumento de tráfego na página;
Maior alcance;
Baixo investimento;
Resultados rápidos;
Geração rápida de potenciais clientes (leads).
2. E-mail marketing
Os e-mails costumam ser desprezados por algumas pessoas, mas são altamente eficientes quando o assunto é relacionamento e conversão. Além disso, um mailing bem estruturado vale muito ao seu negócio!
A primeira dica é: nunca compre uma base de e-mails por mais atrativa que ela seja, pois as chances dos contatos serem desqualificados em relação ao seu produto ou serviço são enormes.
Vamos para a segunda dica: tenha muito cuidado com a estrutura de seus e-mails promocionais. Evite o uso de termos como “gratuito”, “compre”, exclamações em excesso, o uso de negrito em diferentes palavras e se atente à estrutura HTML da página.
O Google já tem uma ferramenta de anúncios no Gmail, então ele faz o possível para “vetar” os orgânicos (ninguém quer perder dinheiro, né?).
O uso do e-mail marketing é essencial para fortalecer o relacionamento com o público, pois se trata de um canal de comunicação direto.
3. Blog/Conteúdo
Conteúdo é o alicerce de uma estratégia de marketing digital!
Os blogs servem para entregar conteúdos educativos e que resolvam os problemas do público. Ou seja, os textos são focados em resolução, não em propostas diretas.
O blog não deve abordar apenas assuntos do seu segmento, mas também os possíveis desdobramentos e possibilidades dele, sempre levando em consideração a intenção de busca dos usuários.
Ainda usando o exemplo da odontologia, o usuário pode estar naquele blog procurando por informações sobre determinado procedimento, tratamento ou já está no momento de compra e só quer saber quanto custa um canal no dente.
Então, os blogs devem ser pensados para resolver os problemas dos usuários, essa é uma maneira de fortalecer a imagem da empresa no mercado, gerar autoridade e até fechar mais vendas a partir disso.
4. Redes sociais
Mais um canal direto para fortalecer o relacionamento com o público!
Antes de investir em alguma rede social, estude o seu público e saiba onde ele está e o que consome. Essa é a forma mais efetiva para ter sucesso.
A partir do momento em que a rede social foi escolhida com base no estudo de comportamento do público, foque em criar conteúdos com dicas, promessas e que proponham interação com os seguidores.
Em paralelo aos conteúdos, insira também Calls To Action nos posts (CTAs) para que o usuário tome uma decisão. Pode ser baixar um material, ir a uma página de compra, entre outros. Tudo depende da sua estratégia no momento.
5. SEO
Impossível falar de Marketing Digital e ignorar SEO!
Sigla para Search Engine Optimization, o SEO é um conjunto de técnicas aplicado para otimizar páginas de acordo com as exigências do Google para que elas sejam vistas como relevantes e ocupem as melhores posições nos resultados de busca.
Exemplo: um usuário procura por aparelho dental transparente no Google. Se um consultório tem um blog que aplica práticas de SEO, de acordo com o termo da busca, essa página aparece entre os primeiros resultados.
Os resultados com SEO são de médio a longo prazo, porém são satisfatórios. Entre eles estão mais tráfego, relevância, autoridade, melhoria de imagem da marca e até mais vendas. Avalie a contratação de uma consultoria de SEO para implementar as estratégias de SEO de forma assertiva.
O mundo dos negócios está evoluindo exponencialmente. As empresas que mais crescem em 2023, em sua maioria, não são as mesmas de 10 anos atrás. A necessidade de inovação e adaptação nunca foi tão crítica.
Companhias de todos os tamanhos enfrentam desafios complexos que exigem soluções especializadas e orientação estratégica. É aqui que entra a consultoria empresarial, uma ferramenta poderosa que tem transformado a maneira como as organizações operam e crescem.
Mas o que exatamente é a consultoria empresarial? Para que serve? Quais são os diferentes tipos disponíveis? Como contratar de forma assertiva?
Neste conteúdo exploramos diversos tópicos relacionados a consultoria, desvendando alguns mistérios e como ela pode ser a chave para o sucesso de sua organização. Vamos lá?
Começando do básico, você precisa entender o que é uma consultoria.
A consultoria é um serviço profissional especializado que orienta empresas, organizações e indivíduos em diversas áreas, como gestão, tecnologia, finanças e marketing.
Agora, quando falamos de consultoria empresarial, o foco é voltado em ajudar as empresas a alcançar seus objetivos de negócios, melhorar a eficiência e aumentar a lucratividade.
E não para por aí! Existem diversos outros pontos que é preciso entender antes de fechar um contrato e decidir o melhor caminho para a sua organização.
Para que serve uma consultoria empresarial?
Entendendo o conceito, é hora de entender os motivos.
Esse serviço tem como objetivo fornecer orientação estratégica, melhorar a eficiência operacional, aumentar a lucratividade e resolver problemas que limitam o funcionamento de uma empresa. Uma das estratégias que pode ser adotada é o outsourcing de TI, permitindo que as empresas acessem expertise técnica sem a necessidade de contratar pessoal interno.
Os consultores trabalham estreitamente com os clientes para identificar desafios e oportunidades, oferecendo fundamentos administrativos, metodologias de trabalho e ferramentas.
Mais à frente falaremos de alguns tipos de consultoria que podem ser interessantes para os diversos projetos de uma empresa.
Como funciona uma consultoria empresarial?
Esse suporte empresarial é um processo multifacetado que envolve uma abordagem colaborativa para resolver problemas, melhorar operações e alcançar objetivos estratégicos. É mais do que apenas oferecer conselhos.
É sobre trabalhar lado a lado com a empresa para implementar mudanças reais e mensuráveis. Uma parte essencial desse processo, por exemplo, pode se conectar com a compreensão e otimização da jornada do cliente, garantindo que cada etapa da interação do consumidor com a empresa seja cuidadosamente planejada e executada.
Para as orientações serem mais assertivas, seguimos algumas etapas:
Três etapas básicas de uma consultoria empresarial
Geralmente, o escopo segue três etapas fundamentais que garantem uma abordagem estruturada e eficaz. Elas são projetadas para fornecer uma compreensão clara dos desafios, desenvolver soluções personalizadas e garantir que as mudanças sejam implementadas com sucesso. Confira, em detalhes, cada uma delas e alguns exemplos.
Diagnóstico
A primeira etapa envolve a análise detalhada do problema, é aqui que os consultores mergulham profundamente na organização para entender seus desafios e oportunidades. Eles realizam uma investigação minuciosa, estudando a cultura, os processos, as finanças e outros aspectos essenciais.
O objetivo é identificar os pontos fracos e fortes e desenvolver uma estratégia clara para avançar. O profissional coleta informações, realiza diagnósticos preliminares e planeja as tarefas necessárias. Ferramentas como a Matriz SWOT são frequentemente utilizadas nesse processo.
Execução
É aqui que a estratégia se torna realidade. Nesta fase, o consultor elabora soluções, avalia opções e propõe ajustes. Além de contribuir para a aplicação das medidas, identificar e propor investimentos e capacitar a equipe.
Os consultores realmente trabalham lado a lado com a empresa, implementando as mudanças necessárias. Ou seja: serviços de modelagem de processos podem ser oferecidos para auxiliar na execução e pode envolver a reestruturação de departamentos, a introdução de novas tecnologias ou a mudança de processos de negócios.
A execução é um processo colaborativo que requer habilidades de gerenciamento de mudanças e uma compreensão profunda da organização.
Acompanhamento
O acompanhamento é a etapa final, mas não menos importante, da consultoria empresarial.
Os consultores continuam a trabalhar com a empresa para garantir que as mudanças implementadas estejam produzindo os resultados desejados. Isso pode envolver ajustes adicionais e refinamentos para garantir que os objetivos sejam alcançados. Este acompanhamento é vital para o sucesso a longo prazo de qualquer projeto de consultoria.
Sabe aquele conceito de pós-vendas? É exatamente isso: saber a satisfação do seu consumidor e o retorno dele logo após as mudanças.
Em termos de ferramentas, esse momento envolve a avaliação, o relatório final e o estabelecimento de compromissos e planos de seguimento. Fluxogramas de processo são frequentemente utilizados para garantir maior eficácia.
Quais os benefícios em contratar uma consultoria empresarial?
Contratar uma consultoria empresarial é mais do que um investimento, é uma estratégia para tornar sua empresa mais lucrativa e eficiente.
Os benefícios em contratar uma consultoria empresarial vão além da economia de dinheiro e tempo. Com a ajuda de especialistas, sua empresa pode identificar e resolver problemas essenciais, melhorar processos e alcançar objetivos de negócios com precisão.
A consultoria oferece soluções personalizadas, fundamentadas em pesquisa e estudo, que podem levar a vendas aumentadas e melhoria na gestão. Além disso, ela pode fornecer suporte na escolha de soluções tecnológicas para automatizar processos, tornando sua empresa mais ágil e competitiva no mercado.
Como implantar uma consultoria empresarial?
Bom, já sabemos o conceito de consultoria, as etapas e seus benefícios. Mas, afinal, como implantar uma consultoria empresarial dentro de uma empresa?
Para isso, é preciso planejamento cuidadoso e a seleção da consultoria certa. É importante considerar a experiência, reputação e compatibilidade da empresa de consultoria.
Primeiro, saiba as necessidades do seu negócio. Uma consultoria séria fará um diagnóstico com o cliente para identificar os pontos de atenção e melhoria. O foco é a colaboração contínua entre a consultoria e a organização.
A Euax oferece um processo de implantação simples e eficaz, garantindo que as soluções sejam perfeitamente alinhadas com os objetivos da empresa.
Confira alguns tipos de consultoria empresarial
Como você já percebeu, a consultoria empresarial é um campo vasto e diversificado que oferece soluções especializadas para atender às diversas necessidades das organizações.
Seja para otimizar processos, inovar produtos, melhorar a experiência do cliente ou alinhar a estratégia de negócios. Por isso, existe um tipo de consultoria que pode fornecer a expertise necessária em cada demanda.
Como prometido, exploraremos alguns dos tipos específicos de consultoria que são essenciais no cenário atual dos negócios. Cada um deles oferece uma abordagem focada em áreas estratégias únicas, permitindo que as empresas alcancem suas metas de maneira eficaz e eficiente.
Consultoria de TI
A Consultoria de TI é vital na era digital. Ela ajuda as empresas a otimizarem seus sistemas de tecnologia, implementar novas soluções, garantir a segurança dos dados e alinhar a tecnologia com os objetivos de negócios.
A EUAX, por exemplo, oferece soluções personalizadas em TI para atender às necessidades específicas de cada cliente, principalmente com foco em gestão da tecnologia da informação.
Consultoria em Gestão de Projetos
A gestão de projetos é complexa e requer habilidades especializadas. A Consultoria em gestão de projetos ajuda as empresas a planejarem, executar e monitorar projetos com sucesso, garantindo que sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento.
A EUAX tem uma abordagem comprovada para gerenciar projetos de todos os tamanhos, utilizando metodologias de projetos eficazes.
Consultoria em Gestão de Processos
A Consultoria em gestão de processos foca na otimização dos processos operacionais de uma empresa. Isso pode incluir a melhoria da eficiência, a redução de desperdícios e a implementação de melhores práticas.
A EUAX oferece consultoria especializada em gestão de processos, incluindo estratégias de modelagem de processos e fluxograma de processo, para ajudar as empresas a alcançar a excelência operacional dentro dos programas.
Consultoria em Customer Experience
A experiência do cliente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. A Consultoria em Customer Experience (CX) trabalha para melhorar a interação entre a empresa e seus clientes, criando experiências memoráveis e satisfatórias. A EUAX entende a importância do CX e trabalha para criar estratégias centradas no cliente.
Consultoria em Inovação
A Consultoria em inovação ajuda as empresas a se manterem à frente da concorrência, incentivando a criatividade e o pensamento inovador.
Isso pode incluir o desenvolvimento de novos produtos, a entrada em novos mercados ou a implementação de tecnologias emergentes. A EUAX é líder em promover a inovação nas organizações, utilizando abordagens como o Lean.
Consultoria em estratégia
A estratégia é o coração de qualquer negócio. A Consultoria em estratégia trabalha com empresas para definir e alcançar seus objetivos estratégicos, garantindo que a visão e a missão estejam alinhadas com as ações.
A EUAX tem uma abordagem estratégica comprovada que ajuda as empresas a prosperar, incluindo o uso de planejamento estratégico e OKR.
Consultoria interna
A Consultoria interna é realizada por profissionais que já fazem parte da organização. Eles têm um conhecimento íntimo da cultura e dos processos da empresa e podem fornecer insights valiosos para melhorar a eficiência e a eficácia.
Consultoria externa
A Consultoria externa é fornecida por profissionais ou empresas externas contratadas para fornecer conhecimentos especializados e perspectivas imparciais. Eles trazem uma visão fresca e objetiva, ajudando a empresa a identificar oportunidades e desafios que podem não ser evidentes internamente
9 razões para contratar uma empresa especializada em consultoria empresarial
Ainda não tem certeza se a consultoria empresarial é o melhor caminho para as mudanças e inovações que o seu negócio precisa? Levantamos 9 razões que vão te mostrar os motivos que você pode – e deve – contratar uma empresa especializada para te ajudar.
Afinal, negócios como a Euax, oferecem muitas vantagens: agregar conhecimento, maior autoridade na tomada de decisão, foco maior em resultados, comunicação mais assertiva com uma visão externa, criação de um planejamento estratégico efetivo, um maior custo-benefício, transformação de processos e tornar sua empresa inovadora.
Confira os detalhes de cada uma dessas vantagens:
Investimento para o seu negócio
Contratar uma consultoria empresarial é um investimento estratégico que pode trazer retornos significativos. Os consultores fornecem conhecimentos especializados e insights que podem ajudar a empresa a crescer, inovar e prosperar.
Eles podem identificar oportunidades de mercado, desenvolver estratégias de crescimento e ajudar a empresa a se posicionar de maneira mais competitiva.
Agregar valor e conhecimento
A consultoria empresarial agrega valor e conhecimento à organização. Os consultores trazem experiência, habilidades e perspectivas únicas que podem enriquecer a empresa.
São treinados para introduzir novas ideias, métodos e tecnologias que podem transformar a maneira como a empresa opera.
Maior autoridade na tomada de decisão
Com a orientação de consultores especializados, a empresa pode tomar decisões mais informadas e assertivas. Eles fornecem análises detalhadas, avaliações de risco e recomendações baseadas em dados que podem fortalecer a tomada de decisão em todos os níveis da organização.
Foco maior em resultados
A consultoria empresarial é orientada para resultados. Os consultores trabalham para alcançar objetivos específicos e mensuráveis, seja aumentando a receita, melhorando a eficiência ou lançando um novo produto. Eles estabelecem metas claras e trabalham de forma colaborativa com a empresa para alcançá-las.
Comunicação mais assertiva com uma visão externa
A consultoria empresarial pode melhorar a comunicação dentro da organização. Os consultores fornecem uma perspectiva externa e objetiva que pode ajudar a esclarecer problemas e promover um diálogo aberto e honesto. São facilitadores de conversas difíceis e ajudam a empresa a encontrar soluções construtivas.
Criação de um planejamento estratégico efetivo
A assistência empresarial é essencial na criação de um planejamento estratégico efetivo. Os consultores ajudam a empresa a definir sua visão, missão e objetivos estratégicos. Trabalham para alinhar a estratégia com as capacidades e recursos da empresa, garantindo que o plano seja realista e alcançável.
Um maior custo-benefício
Contratar uma consultoria empresarial pode oferecer um maior custo-benefício a longo prazo. Os profissionais podem identificar áreas de ineficiência, sugerir melhorias e ajudar a implementar mudanças que podem economizar dinheiro e recursos. Eles também podem ajudar a empresa a evitar erros caros e tomar decisões mais informadas que contribuem para o sucesso financeiro.
Transformação de processos
A consultoria pode levar à transformação de processos dentro da organização. Os consultores analisam os processos existentes, identificam áreas de melhoria e trabalham para implementar mudanças. Isso pode levar a processos mais eficientes e eficazes que apoiam os objetivos da empresa.
Tornar sua empresa inovadora
A inovação é vital no mundo empresarial moderno. A consultoria empresarial pode ajudar a empresa a se tornar mais inovadora, incentivando o pensamento criativo e a experimentação. Os consultores podem introduzir novas ideias e abordagens que promovem a inovação e ajudam a empresa a se manter competitiva.
Conheça a EUAX Consulting: especialista em consultoria empresarial
A EUAX Consulting é uma referência quando se trata de consultoria empresarial. Com uma abordagem estratégica e focada em resultados, a empresa oferece soluções personalizadas para atender às necessidades de seus clientes.
Desde a consultoria de TI, que ajuda as empresas a otimizarem seus sistemas de tecnologia, até a consultoria em gestão de projetos, que garante o sucesso na execução de projetos complexos, a EUAX está sempre pronta para enfrentar os desafios do mundo dos negócios.
A empresa também se destaca na gestão de processos, trabalhando para melhorar a eficiência e reduzir desperdícios. Com uma abordagem inovadora, a EUAX promove a criatividade e o pensamento inovador, ajudando as empresas a se manterem à frente da concorrência.
Além disso, a Euax Consulting possui outros diferenciais:
Com uma equipe de profissionais altamente qualificados e uma abordagem comprovada, a EUAX Consulting é a escolha certa para empresas que buscam prosperar em um ambiente de negócios em constante mudança.
Se você gostaria de saber mais sobre os serviços oferecidos pela EUAX entre em contato conosco! É só preencher o formulário abaixo:
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
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