Como escolher uma ferramenta BPM? Conheça 12 opções e escolha a sua!

Última atualização em 27/03/2024

As ferramentas de BPM (Business Process Management) desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e na otimização dos processos organizacionais, pois permitem a modelagem, análise, execução e monitoramento contínuo dos processos de negócios.

Com essas ferramentas, as organizações podem alcançar maior transparência, agilidade e controle sobre seus processos, resultando em aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhorias significativas na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.

Nesse post, vamos explicar o conceito de ferramenta BPM, mostrar as melhores do mercado e te ensinar como utilizá-las para melhorar os processos da sua empresa! Mas, antes de tudo, vamos alinhar nossos conhecimentos sobre BPM, para garantir que estamos na mesma página:

O que é BPM?

BPM (sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português) é o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. O BPM CBOK® trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos.

Portanto, podemos afirmar que BPM não se trata de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas, como muitos pensam.

Na verdade, BPM é uma capacidade da organização. O objetivo é integrar a estratégia da empresa às expectativas e necessidades dos clientes. Por meio da gestão de processos, é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar as operações com mais efetividade.

Dito o que é BPM, podemos conceituar ferramenta BPM:

O que é uma ferramenta BPM?

Ferramentas BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. As ferramentas permitem que a gestão dos processos seja realizada de forma mais fácil, segura e precisa.

Em geral, estamos falando de softwares que possuem funções que vão desde documentação até simulação dos processos.

E então, conseguiu entender do que se trata? O mercado oferece uma gama de opções quando se trata de ferramentas BPM, e é fundamental escolher a que melhor se adequa aos objetivos da sua empresa.

Listamos abaixo as 12 principais para que você possa conhecê-las:

12 melhores ferramentas BPM do mercado

Essa lista inclui ferramentas para geração de relatórios, criação de diagramas, obtenção de dados etc. Ou seja, elas são as melhores amigas de qualquer gerente de processos que busque uma gestão mais acurada:

1- Bizagi Modeler

O Bizagi Modeler é uma das ferramentas mais conhecidas entre os gerentes de processos. Trata-se de um software simples de usar e que ajuda a criar diagramas bem organizados e fáceis de entender. Isso porque ele permite aplicar cores que ajudam na identificação e organização das etapas do processo.

Dos diagramas BPMN, o Bizagi permite a criação de diagramas de processos (orquestração) apenas. Mas o interessante é que a plataforma possui recursos de revisão para evitar que certos elementos sejam utilizados de forma equivocada, pois possui um verificador que valida a integridade do processo por meio das regras básicas da notação BPMN.

Também é possível documentar o processo por meio de campos que permitem adição de informações e, por fim, os diagramas podem ser exportados em PNG, BMP ou mantidos no formato da própria ferramenta (.BPM). O software também gera documentações/manuais em PDF, DOC e HTML, e os arquivos podem ser exportados e importados nos formatos padrão BPMN e XPDL.

As funcionalidades e a maioria dos elementos estão traduzidos em português. Além disso, a ferramenta também permite a simulação de processos para que seu desempenho possa ser testado. Legal, não é?

2- Heflo

O Heflo é uma ferramenta 100% online, ou seja, não exige a instalação de nenhum aplicativo e pode ser utilizada em qualquer máquina que possua acesso à Internet. Ela gera documentação complementar e utiliza a notação BPMN 2.0.

Os arquivos podem ficar armazenados na nuvem ou podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, Excel, Word e HTML. Os diagramas são bem visuais e fáceis de organizar, e as raias se ajustam automaticamente conforme novos elementos são adicionados.

Para a criação de documentação, o Heflo possui um editor de texto bem competente, com opções de formatação, criação de tabelas etc. Além disso, a ferramenta é toda em português, o que pode facilitar muito a usabilidade.

3- Supravizio

O Supravizio é um software brasileiro produzido pela Venki, assim como o Heflo, só que esse exige instalação na máquina.

Entretanto, trata-se de uma plataforma muito competente. Entre os pontos positivos, podemos citar a boa usabilidade no celular e a capacidade de gerar dados úteis: a plataforma conta com um dashboard de indicadores, o que ajuda a identificar problemas e tomar decisões estratégicas.

4- Visio

Visio é um software criado pela Microsoft e é muito popular entre os gerentes de processos, especialmente os usuários do sistema Windows. Por meio do Visio, é possível criar gráficos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar e documentar processos.

A plataforma também inclui uma série de ferramentas para desenho, que seguem o estilo de usabilidade do Paint. A interface é intuitiva e não é muito difícil de utilizar.

5- ARIS

O Aris (Architecture of Integrated Information Systems) é um software que serve para modelagem, controle e execução de processos. Originalmente a plataforma desenvolveu por anos a notação EPC, mas hoje incorpora o BPMN. Além de BPMN, é possível trabalhar com Cadeia de Valor, organograma, modelo de dados e EPC.

O ARIS Express é uma versão da ferramenta especificamente para desenhar diagramas de processos. Ela também utiliza cores para tornar os diagramas mais visuais e permite a criação de documentos complementares que podem ser exportados em formatos como PDF ou RTF. Os diagramas são salvos no formato da própria plataforma (.adf).

Também conta com funcionamento em nuvem.

6- BPMN.io

Essa plataforma tem funcionamento 100% online e permite a criação de diagramas de forma simples sem a necessidade de instalação de aplicativos, pois funciona no seu browser web.

Em comparação com os anteriores, o ponto negativo é que ele não possui recursos complementares, como documentos ou diagramas com cores para facilitar o entendimento. Ou seja, é apenas uma ferramenta simples para criação de diagramas.

No final, você pode fazer download dos diagramas em .bpmn ou .png.

7- Modelio

O Modelio é uma ferramenta open source de modelagem de processos. A função principal é a criação de diagramas UML, mas ela foi melhorada para criar diagramas em BPMN.

Essa plataforma é um pouco mais avançada e por isso a utilização não é tão simples: mesmo elementos como conectores precisam ser adicionados um a um no diagrama e pode ser necessária uma série de comandos.

No entanto, ela é muito aderente à notação BPMN, e é possível validar as regras da notação conforme a especificação da OMG.

A interface é somente em inglês e os diagramas podem ser exportados em formatos de imagem, como PNG ou JPEG.

8- Adonis

O Adonis é uma excelente ferramenta de gestão de processos e conta com inúmeras funcionalidades: documentação da organização, perfis de cargos, controle de custos de processos, otimização e modelagem de processos, reengenharia, gestão de riscos, entre outros.

Ou seja, as possibilidades de aplicação são amplas e a ferramenta pode se tornar um verdadeiro parceiro do gerente de processos, pois trata-se de um sistema integrado de gestão.

9- Draw.io

Com o Draw.io você pode criar diagramas de processos no estilo flowchart (modelo para o qual foi pensado) ou BPMN, incorporado posteriormente.

O software permite misturar palhetas de diferentes tipos de diagramas e possui elementos que estão fora da especificação formal BPMN. Isso é um problema, especialmente para iniciantes que podem se perder nos recursos da plataforma. Além disso, não há recurso de validação dos diagramas.

O ponto positivo é que os diagramas podem ser salvos em plataformas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, ou pode ser salvo no computador em XML.

10- Bonita BPM

O BPMS da Bonitasoft é uma plataforma de código aberto para automação de processos com uma ampla variedade de recursos para gestão.

O modelador Bonita BPM é uma ferramenta integrada ao BPMS da Bonitasoft. Portanto, é necessário instalar a suíte Bonita BPM Community para usar o modelador, mas trata-se de uma solução gratuita.

Como um todo, a solução oferece um estúdio de modelagem de processos e um BPM & Engine para Fluxo de trabalho em uma interface de usuário intuitiva.

11- Zeev

O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócio que simplifica e agiliza fluxos de trabalho em diversas áreas, como RH, Financeiro, Logística e mais. Com sua abordagem low-code, é possível criar processos automatizados sem conhecimento técnico em programação.

Utilizando o modelador de processos baseado na notação BPMN, você desenha e automatiza seus fluxos de trabalho de forma intuitiva, melhorando a eficiência do seu time.

Além de oferecer modelos de aplicativos prontos para uso, o Zeev fornece uma camada de APIs próprias para integração com outros sistemas, incluindo conectores nativos para o Zapier e o DocuSign.

Os benefícios do Zeev incluem centralização de demandas e informações, padronização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e integração entre departamentos e sistemas.

Entre os diferenciais da ferramenta, destacam-se a usabilidade, custo-benefício, implementação rápida e experiência do usuário.

12-  Yaoqiang BPMN Editor

O Yaoqiang BPMN Editor é uma ferramenta open source com uma vasta quantidade de recursos. Com ela, é possível usufruir de todos os elementos para modelagem de diagramas de processos (orquestração) e também para conservação e coreografia. No final, os mapeamentos podem ser salvos em formatos de imagem ou em .bpmn

Como escolher a ferramenta BPM certa?

Na hora de escolher a ferramenta certa para a sua empresa, é preciso pensar nos seguintes pontos:

Experiência do usuário

Uma interface intuitiva, fácil de usar e personalizável pode aumentar a adoção da ferramenta pela equipe, melhorar a eficiência e reduzir erros.

A capacidade de personalização da interface, a disponibilidade de recursos de treinamento e suporte técnico também contribuem significativamente para uma experiência do usuário positiva.

Capacidade de gerar documentação

A geração automática de relatórios, diagramas de fluxo, documentação de procedimentos e registros de atividades pode facilitar a comunicação, auditorias e análises de desempenho.

Uma ferramenta que oferece recursos avançados de documentação pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processo

Capacidade de integração com outros sistemas

A integração da ferramenta BPM com outros sistemas é fundamental para garantir a interoperabilidade, a troca de dados e a automação de processos em toda a organização.

A capacidade de se integrar facilmente com sistemas existentes, como CRM, ERP, bancos de dados e aplicativos de terceiros, pode otimizar a eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a colaboração entre departamentos. 

Suporte

O suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta BPM é um fator crítico a considerar durante a seleção.

Um suporte técnico eficiente, com tempos de resposta rápidos, atualizações regulares, recursos de treinamento e uma comunidade ativa de usuários pode garantir o sucesso da implementação e a resolução rápida de problemas. 

Pode ser acessada por toda a equipe

Uma ferramenta que pode ser facilmente acessada por diferentes perfis de usuários, em diferentes dispositivos e locais, promove a comunicação eficaz, a tomada de decisões informadas e a responsabilidade compartilhada.

Garantir que a ferramenta seja intuitiva, segura e acessível para todos os membros da equipe é essencial para o sucesso da gestão de processos.

Não esqueça de definir bem os objetivos e os requisitos antes de fazer qualquer aquisição de ferramentas pagas. Um processo de compra mais cuidadoso, com testes e avaliação metódica de fornecedores, evita dores de cabeça no futuro.

Para te ajudar ainda mais na modelagem de processos, nós preparamos uma paleta reduzida de notação BPMN com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Nela, explicamos os símbolos mais utilizados na modelagem, um recurso muito útil para simplificar a vida de quem não tem muita familiaridade com a notação.

E o melhor: ela é totalmente gratuita! Clique no banner abaixo para fazer o download!

Agora que você já conhece as ferramentas de BPM, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!