Como preparar a sua empresa para a implantação de sistema: confira os 3 aspectos principais

Implantação de sistema

A implantação de sistema em uma organização é um projeto extremamente complexo de ser executado. Uma implantação mal planejada poderá gerar o caos nos processos da organização, e, por isso, esse projeto requer bastante atenção em cada etapa e principalmente nos detalhes.

Pensando nisso, preparamos este post para te ajudar a fazer a implantação de sistema na sua organização de forma prática e estratégica. Fique à vontade para ler o texto na íntegra ou ir direto para o tópico que mais lhe interessa:

 

Os 3 aspectos da implantação de sistema

Quando uma empresa decide fazer a implantação de um sistema, essa decisão nunca é à toa, ela sempre visa melhoria nos processos, adequação ao tamanho e às necessidades da organização e, no fim das contas, visa aumentar o lucro.

Tendo isso em vista, as mudanças que a empresa irá enfrentar nessa implantação são para o bem do negócio como um todo. No entanto, entre outros cenários, as organizações falham em deixar claro para os colaboradores o benefício dessa mudança e enfrentam resistência por parte deles.

Pessoas

Isso nos leva ao primeiro aspecto essencial da implantação de sistema: as pessoas. É de extrema importância que a organização faça uma boa gestão de mudanças organizacionais (GMO) para garantir que as pessoas estejam receptivas e preparadas para a mudança que virá com o novo sistema.

Processos

Além das pessoas, outro aspecto da implantação a se considerar são os processos, afinal são eles os responsáveis por entregar valor ao cliente e serão inevitavelmente afetados com a implantação do novo sistema. Por isso, é necessário que se faça mapeamento e otimização dos processos mais relevantes antes de implantar o sistema, para garantir que a solução irá cristalizar processos que funcionem devidamente.

Tecnologia

Por último, temos que a tecnologia, ou seja, o sistema em si, obviamente é muito importante para que aconteça todo o projeto de mudança e implantação. Nesse sentido, a organização precisa saber escolher a ferramenta que mais se encaixa com seu perfil e necessidades. A elaboração de uma Request For Proposal é muito útil para ajudar a escolher a solução ideal.

Para enfatizar a importância desses três pilares, trouxemos uma imagem que mostra o cenário da organização quando não se tem todos esses componentes ativos dentro da empresa. Confira:

Pilares implantação de sistemas

A partir da figura, é possível perceber que um aspecto não consegue ser útil sem o outro, e por isso, as empresas devem continuamente trabalhar para manter esses pilares em harmonia, principalmente durante a implantação de um sistema.


Agora que você já conhece quais são os aspectos que devem estar no centro da implantação do sistema, vamos nos aprofundar em cada um deles nos próximos tópicos. Continue a leitura!

Otimize os processos antes de fazer implantação de sistemas

Os processos são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa, pois é por meio deles que o fluxo de trabalho ocorre e o produto é entregue. Por isso, é preciso colocá-los como prioridade antes de fazer a implantação do sistema.

É preciso garantir que esses processos estejam gerando resultados e sejam otimizados antes de implantar um novo software, isso porque um sistema irá “congelar” os processos atuais. A ferramenta serve para se encaixar ao modelo de funcionamento atual da organização, e otimizá-lo e, por conta disso, se os processos tiverem falhas e gargalos, irão continuar dessa forma, gerando o que chamamos de “automatização do caos”.

Por esse motivo, é essencial que a empresa invista em mapeamento de processos antes da implantação, assim entende-se quais são e como ocorrem os processos atuais e o que pode ser melhorado.

Leia também  Qual o papel da TI na padronização de processos?

Algumas consequências dessa falta de mapeamento antes da implantação podem ser:

  • Excesso de customização.
  • Contratos inexequíveis.
  • Desgaste das equipes.
  • Atrasos no go live.
  • Encarecimento do projeto.


Agora que você viu a importância de pensar nos processos antes de tudo, vamos te dar algumas dicas de como fazer o mapeamento de processos. Confira:

Como otimizar processos para implantar sistemas

O mapeamento e a otimização de processos servem para analisar o padrão de funcionamento atual, identificar falhas e criar um novo padrão de entrega do produto ou serviço.

1) Defina os processos que serão mapeados

Primeiro, é preciso ter bem claro quais processos serão mapeados e em seguida colocá-los em um portfólio de processos. Ao contrário do que se pensa, não é possível mapear ou transformar todos os processos da empresa de uma só vez, se não a quantidade de trabalho acumulado será grande e o projeto, impossível de ser terminado.

Por isso, é mais eficiente escolher quais processos serão otimizados, aqueles geram impacto nos processos e trazem resultados rápidos.

Algumas perguntas que podem ser feitas para a escolha de quais processos mapear, podem ser:

  • Por que é preciso mapear esse processo?
  • Qual a criticidade desse processo?
  • Quais os riscos envolvidos nesse processo?
  • Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?
  • Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação etc.)
  • Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento)

2) Faça um mapa dos processos escolhidos

Nessa etapa, é preciso fazer um desenho de como os processos funcionam, da sequência de atividades que compõem cada processo. Nesse sentido, é necessário detalhar as atividades realizadas, e anotar todas as etapas necessárias, o tempo que cada uma leva para ser completa, e até mesmo questões culturais da empresa, como por exemplo: “em tese, o material x tem de ser revisado por duas pessoas, mas na realidade, apenas uma faz esse trabalho”. Tudo isso para que, ao fim dessa etapa, se tenha uma visão clara e minuciosa de como os fluxos de trabalho ocorrem.

É importante que essa etapa seja feita de forma colaborativa e envolva o maior número de possíveis de colaboradores, porque são eles que lidam com os processos no dia a dia e, por isso, sabem dos detalhes e das particularidades de cada um.

3) Valide o mapeamento do processo

Depois da elaboração do mapa de processo, você precisa assegurar que o que foi mapeado está correto, condiz com a realidade. Também é importante que você valide o documento. Validar o mapa quer dizer legitimar o processo, isto é, verificar que todos entenderam o processo, e que não houve falhas. No caso de um mapeamento ponta a ponta, você pode validar com os colaboradores e o dono do processo, já no caso de mapeamento departamental, com o gestor da área.

4) Identifique os problemas

Feita a validação, análise com calma todos os processos e avaliar o funcionamento e eficácia de cada um, reconhecendo quais são as falhas, os gargalos e os riscos. Vale anotar quais processos são muito demorados, geram retrabalho e erros.

E importante que você seja sincero em reconhecer quais práticas não fazem mais sentido no contexto atual da empresa e quais devem ser incorporadas.

Além do reconhecimento das falhas, é preciso pensar em como melhorar esses processos. Como já dissemos, o mapeamento deve ser colaborativo para que se tenha noção de quais problemas os colaboradores enfrentam com os processos e como otimizá-los.

Leia também  Mapa de processos: o que é, para que serve e como fazer

5) Crie um novo processo otimizado

Por último, faça um desenho do que seria o processo ideal, mais funcional e otimizado, e aplique as mudanças necessárias para que ele se concretize. Nesse desenho, é importante incluir um novo fluxo de trabalho, com processos automatizados. Os processos que podem ser automatizados são os feitos manualmente e de forma repetida. A partir desse novo esquema, você tem uma ideia do que é necessário ter em um software para que esses novos processos automatizados ocorram.

Depois disso, você poderá levantar os requisitos desse novo modelo de processo e fazer uma seleção do sistema que mais se adapta a ele.

A otimização de processos é bastante útil quando feita antes de procurar um software. No entanto, não basta fazê-la e esperar que os problemas estejam resolvidos, é preciso prestar atenção na hora de escolher um sistema.

Nesse sentido, uma Request for Proposal é peça chave para ajudar a escolher um software. Trata-se de um documento enviado aos possíveis fornecedores que elenca todos os requisitos para a aquisição do sistema.  A criação de uma RFP permite que você tenha mais clareza para analisar as propostas.

Pensando nisso, nós preparamos dois tópicos focados em explicar como a RFP ajuda na implantação de um sistema e 4 dicas para ajudar você a montar uma Request for Proposal. Se quiser saber quais são, continue lendo!

 

Por que fazer uma Request for Proposal (RFP)?

Muitas empresas consideram como fator mais importante para a escolha do software sua “grife” ou o quão barato ele é. Mas, embora pareçam pensamentos razoáveis, as consequências podem ser desastrosas.

Se você não levar em conta a adaptação do software aos processos e ao perfil da sua empresa, como já vimos anteriormente, isso pode levar a excesso de customizações, atrasos e desgastes. No fim, há baixa aderência ao sistema.

Para evitar esses problemas, preparamos um guia rápido de como fazer um RFP para te ajudar a escolher o sistema mais adequado para a sua organização. Confira:

Como fazer uma RFP em 4 passos

1) Reúna dados contextuais

Os dados contextuais são as informações iniciais que ajudam o fornecedor a entender “quem” é a sua empresa e como ele pode ajudar. Então, deixe claro qual o ramo de atuação da organização e os motivos que a levaram a buscar o software.

2) Defina os objetivos

A partir desses dados contextuais, é preciso fazer uma descrição mais aprofundada e específica das dores da empresa, dos objetivos que ela quer alcançar com a contratação do sistema. Para que essa etapa seja bem-feita, é muito importante que todos os futuros usuários da solução contribuam listando suas necessidades.

3) Estabeleça os requisitos e o escopo

Essa etapa é o motivo principal de se fazer uma RFP: listar e detalhar todos os requisitos que serão considerados para a escolha do sistema. Nesse sentido, a ideia é registrar todas os requisitos desejados no software, tanto os requisitos funcionais quanto os qualitativos, organizando-os em ordem de prioridade (essencial, importante, desejável) para que o fornecedor consiga verificar se atende as necessidades da empresa ou não.

É importante destacar que, assim como na definição dos objetivos, é essencial ter a participação de todas as pessoas que utilizarão o sistema, assim elas podem se sentir mais engajadas com o projeto e garantir que suas necessidades serão atendidas.

4) Defina um cronograma

Por fim, defina prazos para cada etapa da implantação de sistema, desde a resposta dos fornecedores até a finalização do projeto com o go live. Nesse momento, a questão crucial é saber estabelecer prazos coerentes com a complexidade do negócio e quantidade de processos que serão gerenciados através da solução.

Se quiser saber como elaborar uma Request For Proposal, não deixe de ler nosso post “RFP: como tomar decisões melhores em projetos de troca de sistemas”.

Leia também  Indicadores de desempenho de processos: principais tipos, para que servem e como implantá-los


Até aqui cobrimos dois aspectos da implantação de sistema: os processos e a tecnologia. Porém, ainda há um último fator a se considerar nesse projeto, que são as pessoas. No próximo tópico vamos te dar dicas de como envolver e engajar as pessoas na implantação de um novo sistema. Continue a leitura!

Como envolver as pessoas na implantação de sistema

Como já dissemos antes, a implantação de um sistema é um dos projetos mais complexos que uma empresa pode executar. O sucesso depende da estratégia da empresa, da boa escolha do sistema e de que os usuários efetivamente utilizem a solução de forma adequada, para gerar os resultados esperados. Por esse motivo, é de suma importância que todas as pessoas afetadas pela implantação do sistema estejam envolvidas na empreitada.

A seguir, vamos dar algumas dicas de como envolver as pessoas na implantação de um novo sistema e aumentar suas chances de sucesso. Confira:

Transforme isso em um projeto colaborativo

A falha na implantação de um sistema, seja ERP, CRM, ou outro qualquer, pode significar falha para a empresa inteira. Por isso, evite erros descentralizando a implantação como um projeto apenas da TI e deixe claro que se trata de um grande projeto colaborativo da organização, que irá impactar a todos.

Tenha um forte patrocinador para o projeto

Para garantir que os colaboradores estejam engajados com a iniciativa, eleja um patrocinador do projeto, aquela pessoa que vai promover a mudança, engajar as pessoas e gerar entusiasmo nas equipes. Como é o principal papel do projeto, é indicado que o CEO ocupe essa posição.

Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)

O patrocinador do projeto tem o objetivo de motivar a empresa na implantação do sistema, porém existe a necessidade de ter alguém responsável por gerir a estrutura e os impactos organizacionais, além de engajar as pessoas. Isso é exatamente o trabalho da equipe de gestão de mudanças organizacionais (GMO).

O GMO tem 4 responsabilidades:

1) Engajar stakeholders

Garantir que todas as partes interessadas na mudança entendam a importância da implantação e estejam alinhadas e engajadas com o projeto.

2) Gerenciar a aprendizagem

As pessoas precisam estar capacitadas para desempenhar suas atividades dentro do novo sistema, uma vez que ele estiver implantado. Por isso, o GMO busca mapear as competências necessárias para uma boa operação, planeja e promove essa aprendizagem, o que aumenta tanto o engajamento dos colaboradores, quanto a confiança em relação a mudança.

3) Gerenciar os impactos

Inevitavelmente toda mudança gera impactos positivos e negativos na organização, no entanto uma das competências do GMO é justamente identificar os impactos negativos e planejar ações para reduzi-los ao máximo.

4) Executar a comunicação

Para diminuir a resistência das pessoas em relação ao projeto de implantação de sistema, e também evitar boatos, é essencial que a empresa adote uma boa comunicação, tanto interna – para o time do projeto e colaboradores da empresa – quanto para o público externo. Dessa forma, todos os envolvidos ficam na mesma página e entendem claramente o que vai ser feito e como a implantação irá afetar a organização.

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