Implantação de PMO: 7 passos para a implantação infalível

Última atualização em 18/03/2022

A implantação de um PMO é sempre burocrática, envolve pilhas de documentação, validação e complexidade, certo?

Errado! Implantar um PMO é sim um projeto complexo, mas se você utilizar boas técnicas e ferramentas, vai dar tudo certo no final! Nesse post, nós vamos te ensinar como implantar um PMO facilmente e sem burocracias. Se interessou? Então siga a leitura para conferir como!

Antes de começarmos, precisamos entender que existem vários tipos de PMO, e você precisa escolher o modelo certo para a sua empresa antes tentar fazer qualquer implantação. Vamos entender como cada tipo funciona e qual é o certo para cada negócio!

Tipos de PMO em relação ao grau de controle

PMO de Suporte

O PMO de Suporte é o que tem menor grau de controle sobre os projetos. Na verdade, ele possui um perfil mais consultivo, e serve como uma estrutura de apoio e orientação.

O PMO de Suporte faz recomendações aos gerentes de projetos que estão alocados nas mais diversas iniciativas da organização, aponta as vantagens e desvantagens de cada ferramenta, modelo ou técnica e sugere o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.

Também é competência do PMO de Suporte organizar a documentação dos projetos e fazer com que as informações de iniciativas anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas no futuro.

Esse tipo de estrutura é recomendada para organizações que possuem baixa maturidade em gestão de projetos, pois criar controles mais rígidos em empresas que não possuem conhecimento mais aprofundado apenas gera problemas e frustrações desnecessárias.

Por isso, esse PMO acaba tendo o papel de “educar” a empresa sobre as boas práticas de gestão de projetos, para que uma auditoria mais rígida possa ser aplicada no futuro. Conforme o PMO ganha notoriedade dentro da empresa, ele pode começar a exercer maior controle sobre os projetos.

PMO de Controle

O PMO de Controle não apenas faz recomendações sobre as boas práticas em gestão de projetos, como também utiliza de auditorias para garantir que essas práticas estão sendo aplicadas. Ou seja, o PMO de Controle avalia a conformidade dos processos de gestão de projetos, para garantir que tudo está sendo feito como estabelecido.

Em outras palavras, depois de capacitar os gerentes de projetos, o PMO realmente cobra que esse conhecimento seja aplicado.

As auditorias não servem para expor as pessoas que não estão seguindo os processos, mas para amarrar eventuais pontas soltas, revisar os processos e até reduzir o controle, caso for verificado que os gerentes de projetos já possuem maturidade.

O PMO de Controle também mensura a qualidade das entregas conforme a organização atinge maior maturidade em projetos. Ainda, ele gerencia o Portfólio de Projetos, priorizando iniciativas e tomando para si o controle de algumas delas.

PMO Diretivo

O PMO Diretivo possui um grau de controle ainda maior do que o PMO de Controle. Ele é um centro de excelência em gestão de projetos. Portanto, também dissemina boas práticas, audita os processos para garantir que elas estão sendo colocadas em prática e gerencia o portfólio de projetos, assim como o PMO de Controle.

Entretanto, ele também é encarregado de destinar os recursos da organização para determinados projetos, definindo o orçamento que cada um deles terá. Além disso, também é ele que define quais gerentes de projetos vão trabalhar em cada iniciativa.

Tipos de PMO em relação à abrangência

Um PMO, seja ele de suporte, de controle ou diretivo, pode abranger diferentes partes de uma organização. Confira os tipos de PMO em relação à abrangência para entender melhor:

PMO Corporativo

O PMO Corporativo abrange todos os projetos estratégicos da organização. Em geral, esse PMO busca organizar os projetos estrategicamente para que as iniciativas não fujam dos objetivos organizacionais.

PMO Departamental

O PMO Departamental, como o próprio nome sugere, abrange um único departamento. Um exemplo comum de PMO departamental é o PMO de TI, que ajuda a área a entregar resultados através da gestão de portfólio de projetos. Esse é o tipo mais comum de PMO em relação à abrangência.

PMO Operacional

Um PMO Operacional, por sua vez, é criado especialmente para gerenciar um projeto ou programa específico e geralmente é descontinuado quando a iniciativa chega ao fim.

Conseguiu entender? Tendo isso tudo em mente, podemos começar a pensar na implantação do escritório de projetos na sua empresa. Confira os 7 passos que separamos para fazer uma implantação infalível:

Como implantar um PMO em 7 passos

1. Prepare a organização para a mudança

A implantação do PMO, por si só, já é um projeto complexo. Trata-se de uma nova estrutura que vai provocar mudanças no dia a dia da organização, independentemente da abrangência que terá. Por isso, antes de qualquer coisa, é preciso preparar as pessoas para a mudança.

A chave para isso é a comunicação. Utilize estratégias de engajamento para convencer as pessoas de que a implantação do PMO será benéfica para todos, para que as partes interessadas entendam a importância do projeto e entrem no barco junto com você!

Aqui, investir em técnicas de GMO (Gestão de Mudanças Organizacionais) é indispensável. Além disso, ter um patrocinador forte também vai ajudar. O patrocinador nada mais é do que a pessoa que vai promover e defender a mudança. Falaremos mais sobre isso a frente.

2. Identifique o cenário atual da gestão de projetos

Antes de implementar qualquer mudança, é preciso entender como a gestão de projetos ocorre atualmente na sua organização.

Por mais que ela não possua processos, metodologias e ferramentas padrão, é muito provável que algum estilo de trabalho tenha se desenvolvido internamente.

Além disso, você precisa identificar em qual estágio de maturidade a empresa está no que diz respeito às boas práticas de gestão de projetos. Isso será um ponto chave na hora de escolher o tipo de PMO que será implantado.

3. Defina quais são os objetivos do PMO

Agora, vai ser muito mais fácil definir o seu objetivo com a implantação do PMO. A sua empresa precisa apenas de uma estrutura de apoio? Um centro de orientações em boas práticas? Ou a ideia é criar um PMO que realize auditorias e controle aspectos importantes dos projetos?

Tudo depende do nível de maturidade da sua organização e do contexto que ela enfrenta. Tenha em mente as necessidades do negócio na hora de escolher o tipo de PMO que será implantado.

4. Estruture o PMO

Definidos os objetivos, você já pode começar a desenhar a estrutura do PMO. Algumas das principais tarefas aqui são:

• Definir responsabilidades;
• Definir metodologias;
• Montar o catálogo de serviços;
• Estruturar o portfólio de projetos;
• Definir indicadores de performance;
• Entre outras.

5. Construa um novo processo de gestão de projetos

Levando em conta as práticas de gestão de projetos já existentes na organização, e com base na estrutura desenhada do PMO, você deverá construir um novo processo de gestão de projetos. Esse processo vai nortear todo o funcionamento do PMO, e deve levar em consideração a maturidade da empresa.

Procure não tentar estruturar o processo perfeito. Afinal, perfeição não existe, e isso pode levar ao fracasso do projeto de implantação de PMO.

6. Capacite os Gerentes de Projetos

Com o novo processo definido, você já pode começar a capacitar os Gerentes de Projetos conforme as novas práticas definidas. Você vai explicar a estrutura, o portfólio, os indicadores, as metodologias e boas práticas.

Aqui, novas ideias vindas dos gerentes de projetos são bem vindas, e elas podem ser adicionadas na estruturação do PMO.

7. Implante o PMO

Agora, você já pode efetivamente iniciar as atividades do PMO, aplicando na prática tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Para garantir o sucesso dessa iniciativa, procure começar com um projeto piloto de pequena abrangência.

Por exemplo, se você está tentando implantar um PMO Corporativo, que tal começar apenas em um setor específico, como a TI? Assim, você pode ir consertando eventuais problemas e verificando o que funciona e o que não funciona. Com o tempo, aumente a abrangência até ele cobrir os projetos de toda a empresa.

Esse passo a passo é simples e pode te ajudar a nortear o projeto de implantação de PMO. Para garantir que tudo corra bem, separamos 3 dicas para evitar problemas. Vamos conferir quais são?

3 dicas para implantar um PMO sem problemas

1 – Tenha um padrinho do projeto

Como já dissemos antes, é importante que a mudança tenha um patrocinador forte, um “padrinho”, por assim dizer. Essa pessoa não necessariamente vai ser encarregada pelo projeto ou vai ajudar a gerenciá-lo. Na verdade, será apenas responsável por engajar as pessoas e convencer a todos de que a mudança não só é benéfica, como necessária.

Entretanto, de nada adianta um patrocinador com pouca influência na organização. Por isso, o recomendado é que esse papel seja desempenhado pelo próprio Diretor/CEO da organização.

2 – Utilize a tecnologia a seu favor

Sem a ajuda da tecnologia, fica muito difícil para o PMO supervisionar os projetos, armazenar dados, extrair indicadores e gerar relatórios. É até possível, mas não é necessário hoje em dia.

Com a ajuda de um software de gerenciamento de projetos, o PMO pode gerenciar todo o portfólio de projetos de forma simples e descomplicada, com muito menos erros. Esse post do Artia explica como a tecnologia pode ajudar nesse sentido.

3 – Conte com a ajuda de uma consultoria especializada

Implantar um PMO é um projeto complexo, e nada melhor do que contar com a ajuda de quem entende do assunto e já fez isso várias vezes.

Além de evitar o fracasso da iniciativa, uma consultoria vai ajudar a obter os melhores resultados possíveis, identificando o nível de maturidade da sua empresa com uma visão externa e especializada, implantando o PMO que o seu negócio realmente precisa.

Recentemente, fechamos uma parceria com a Rede Lojacorr e os ajudamos a implantar um escritório de projetos e processos. Nesse vídeo, o pessoal da empresa conta melhor como a Euax ajudou na implantação:

Entre em contato conosco e conte sobre a sua situação. Nossos consultores terão prazer em ajudar a elevar a performance da sua empresa com a implantação de um PMO!