Gerenciamento de projetos: o que é + 5 estratégias para implementar

Última atualização em 20/11/2023

Empresas são guiadas pelo sucesso de seus projetos, mas você sabe como fazer com que eles alcancem o sucesso desejado?

O gerenciamento de projetos é a resposta que você está buscando!

Neste post, iremos explicar tudo aquilo que você precisa saber sobre gerenciamento de projetos e como implantá-lo no seu negócio.

Acompanhe a leitura e descubra:

  • O que é um projeto?
  • O que é gerenciamento de projetos e para que serve?
  • Ciclo de vida de um projeto
  • As 10 áreas de gerenciamento de projeto
  • Práticas eficientes para gerenciar projetos
  • Como implementar um bom Gerenciamento de Projetos?

Mas afinal, o que é um projeto?

De forma simples, um projeto é um esforço temporário que visa entregar um produto ou serviço exclusivo. Por isso, um projeto possui um objetivo claro e recursos limitados, delegados unicamente para aquela entrega.

Importante!

Muitas pessoas costumam confundir o termo “projeto” com “processo”. Afinal, são termos muito utilizados no dia a dia da operação. No entanto, eles significam coisas diferentes!

Enquanto um projeto é algo temporário e único, um processo é uma ação contínua.

Assim, processos são formados por um conjunto de atividades e tem como objetivo entregar um produto ou serviço rotineiramente de maneira padronizada.

Com esse conceito inicial esclarecido, podemos nos aprofundar no nosso tema principal: mesmo porque, você sabe o que é gerenciamento de projetos e para que ele serve?

Leia a seguir e descubra tudo sobre o assunto!

O que é gerenciamento de projetos e para que serve?

De acordo com o Guia PMBOK, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos é um conjunto de atividades, como:

  • Elaboração e detalhamento do escopo;
  • Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
  • Montagem do cronograma e registro dos custos;
  • Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Assim, o gerenciamento de projetos garante que os objetivos do projeto sejam alcançados, auxiliado por ferramentas, metodologias e indicadores.

Além disso, essa prática permite que o escopo do projeto seja acompanhado mais de perto, assim como a manutenção dos prazos e orçamento.

Enfim, o gerenciamento de projetos assegura que um projeto terá acompanhamento e controle em cada uma das etapas de seu ciclo de vida, e é sobre isso que vamos falar agora!

Ciclo de vida de um projeto

O gerenciamento de projetos busca acompanhar todo o andamento de um projeto. Para tornar esse trabalho mais simples, o ciclo de vida de um projeto é dividido em partes menores:

  • Início do projeto;
  • Organização e preparo;
  • Execução do trabalho;
  • Encerramento do projeto.

A seguir, iremos detalhar cada uma dessas etapas:

Início do projeto

O objetivo dessa primeira etapa é traçar e documentar os objetivos do projeto, assim como os recursos que serão necessários para a sua execução.

Organização e preparo

A partir dos objetivos definidos, a segunda etapa do ciclo de vida prioriza uma organização ainda mais detalhada do projeto.

Aqui é onde o escopo e o cronograma do projeto são detalhados com prazos e setores responsáveis, além da criação da estrutura analítica do projeto.

A organização do projeto exige alguns requisitos, como:

  • Documentações;
  • Cálculos de custos;
  • Definição de materiais;
  • Alocação de recursos;
  • Definição da equipe que irá trabalhar no projeto;
  • Gestão da comunicação com os stakeholders.

Com isso, o projeto está preparado e pronto para ser iniciado.

Execução do trabalho

Essa é a etapa em que colocamos em prática tudo o que foi planejado no início e na organização do projeto.

Mais do que isso, o acompanhamento da execução do trabalho permite que os avanços e os desvios do projeto sejam bem visualizados.

Assim, a equipe e o gerente de projetos podem propor eventuais ações corretivas e avaliar solicitações de mudança no projeto enquanto ele está em andamento.

Para isso, é preciso que sejam estabelecidos indicadores para verificarmos a performance do projeto.

Encerramento do projeto

Ao final da etapa de execução, o projeto é concluído. Enfim, chega o momento de analisar os resultados.

Com o encerramento do projeto, a equipe e os clientes realizam uma reunião na qual comunicam e aprovam os resultados do projeto e listam as lições aprendidas, ou seja, o que deu certo e o que deu errado.

Consequentemente, os integrantes da equipe evoluem seus conhecimentos e habilidades para os próximos projetos, bem como tem uma noção maior da delegação adequada da cada função para o futuro.

Muito bem, agora que já entendemos bem o que é o gerenciamento de projetos e qual o seu ciclo de vida, também é interessante saber sobre suas diferentes áreas de atuação.

Você sabe quais são?

A seguir, vamos apresentar as 10 áreas de gerenciamento de um projeto:

As 10 áreas de gerenciamento de projeto

O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de 10 áreas, definidas pelo Project Management Institute (PMI).

Dessa maneira, torna-se mais fácil o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas, de acordo com o que é mais adequado para cada tipo de projeto.

Veja quais são as 10 áreas de gerenciamento de projeto:

1. Gerenciamento de Escopo

Essa é a área na qual se estabelece o conjunto de características que descrevem o resultado final do projeto, ou seja, o escopo.

Além disso, o gerenciamento de escopo estabelece de que maneira o escopo será controlado e acompanhado, a fim de entregar um produto ou serviço final com sucesso.

2. Gerenciamento do Cronograma

Em sequência, o gerenciamento do cronograma é a área responsável por assegurar que o projeto seja entregue no prazo previsto.

A partir do cronograma, é possível controlar não só o prazo da entrega final, mas a data-limite para cada atividade.

3. Gerenciamento de Custos

O gerenciamento de custos é a área responsável por assegurar que o projeto seja entregue dentro do orçamento previsto.

A principal função do gerenciamento de custos é planejar, determinar e controlar os custos de um projeto.

4. Gerenciamento de Qualidade

O gerenciamento da qualidade é a área que visa planejar, gerenciar e controlar a qualidade do projeto.

Ou seja, o gerenciamento de qualidade verifica se o produto ou serviço será entregue de acordo com o que o cliente pediu, ou melhor, com o que foi estabelecido no escopo do projeto.

5. Gerenciamento dos Recursos

O gerenciamento dos recursos é o que garante que os recursos necessários estarão disponíveis para a equipe na hora e no lugar certo, sejam eles materiais ou de equipe.

Assim, o gerenciamento dos recursos é responsável do planejamento dos recursos ao gerenciamento de seu uso pela equipe.

6. Gerenciamento de Comunicações

O gerenciamento de comunicações tem como propósito garantir uma boa comunicação. Ou seja, que as informações necessárias cheguem aos ouvidos de quem precisa recebê-las.

Para isso, é preciso que as partes envolvidas tenham acesso a um canal de comunicação adequado, para que as informações não sejam perdidas ou alteradas.

7. Gerenciamento de Riscos

O gerenciamento de riscos consiste na área responsável por evitar riscos nos projetos e aumentar suas chances de sucesso.

Para isso, é preciso identificar os possíveis riscos e monitorá-los constantemente, também implementando uma resposta em casos de ameaça ao projeto.

8. Gerenciamento de Aquisições

O gerenciamento de aquisições é a área que mais interage com as demais. Isso porque lida constantemente com fornecedores, sejam eles externos ou internos.

É o gerenciamento de aquisições que se responsabiliza pela decisão de compra e estabelece diretrizes para a compra de produtos ou contratação de serviços.

9. Gerenciamento de Stakeholders

O gerenciamento de stakeholders é a área que:

  • Identifica os Stakeholders;
  • Mapeia as expectativas e necessidades dos Stakeholders;
  • Desenvolve estratégias para engajar as partes interessadas.

10. Gerenciamento da Integração

Por fim, o objetivo do gerenciamento da integração é garantir que todas as partes envolvidas tenham noção do que está acontecendo com o projeto e estejam envolvidas, para que o trabalho flua bem.

Além disso, a área garante que os planos traçados no escopo estejam caminhando em direção aos objetivos do projeto, sem lacunas ou gargalos.

Com as áreas de gerenciamento de um projeto em mente, podemos descobrir mais sobre boas práticas para gerenciá-los. Acompanhe a leitura!

Práticas eficientes para gerenciar projetos (metodologias)

Para um trabalho ainda mais eficaz com o gerenciamento de projetos, as organizações costumam apostar em ferramentas e metodologias.

Neste tópico, em especial, daremos destaque para as principais metodologias utilizadas para o gerenciamento de projetos!

Partindo disso, iremos apresentar algumas das principais metodologias que vão ajudar o seu negócio no gerenciamento de projetos.

Scrum

Scrum é uma metodologia ágil, na qual a execução do projeto é dividida em sprints, que geram pequenas entregas.

Assim, em cada sprint é feito o planejamento do escopo do projeto, o que torna mais simples implementar mudanças na execução.

infográfico explicando o passo a passo da metodologia scrum

Um ponto positivo do Scrum é que ele aumenta a produtividade das equipes, além de possibilitar a criação de soluções melhores para os clientes.  

Lean

O Lean é um framework que prega a redução de desperdícios. Para isso, ele se baseia em cinco pilares:

  • Gerar valor para o cliente
  • Fluxo contínuo de processos
  • Sistema puxado
  • Automação
  • Melhora contínua.

Resumindo, o Lean utiliza profissionais qualificados e trabalho inteligente para entregar um produto melhor utilizando menos recursos.

Uma dica para melhorar o uso dessa metodologia é ter uma ferramenta de kanban como aliada!

imagem explicativa do passo a passo da metodologia kanban

Cascata 

Cascata é uma metodologia sequencial, em que a próxima etapa do projeto só é iniciada quando a anterior estiver concluída. 

imagem ilustrando a metodologia cascada com uma escada de cinco degraus

Por ser uma metodologia tradicional, a cascata exige que todo o planejamento seja feito antes do projeto ser iniciado.

Por isso, esse método é mais indicado para casos, como:

  • Processos muito bem documentados;
  • Se há certeza ou estabilidade de requisitos;
  • Quando tem restrições de orçamento e cronograma;
  • Se é mais adaptável para troca de equipes;
  • Há conformidade de requisitos regulamentares.

De qualquer forma, qualquer que seja a metodologia utilizada, é preciso se atentar ao que funciona para cada negócio!

Para conhecer mais metodologias, você pode ler o nosso post: Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal?

Bom, agora que você já sabe tudo sobre gerenciamento de projetos e as metodologias que o apoiam, podemos partir para a prática.

Acompanhe a leitura e descubra a melhor forma para implementar um bom gerenciamento de projetos!

Como implementar um bom Gerenciamento de Projetos?

Em primeiro lugar, é preciso considerar que muitas organizações ainda têm um problema relacionado à maturidade da gestão de projetos.

Enquanto isso, os projetos são 2,5x mais bem-sucedidos quando se utilizam práticas de gestão de projetos, segundo uma pesquisa realizada pelo PMI.

Portanto, para implementar um bom gerenciamento de projetos, é provável que o seu negócio precise se apoiar em um serviço especializado, como o outsourcing, ou em treinamentos de capacitação.

Como solução, vamos apresentar 5 estratégias para resolver o problema de maturidade e possibilitar que o seu negócio consiga implantar um bom gerenciamento de projetos.

1. Elevar o nível da maturidade em gestão de projetos:

Uma das soluções para elevar o nível de maturidade em gestão de projetos é trabalhá-la de forma interna:

  • Avaliando a maturidade em projetos;
  • Buscando ferramentas e metodologias de projetos;
  • Capacitando a equipe interna com treinamentos;

Nesse caso o resultado é de médio prazo, mas o conhecimento adquirido pode ser mantido dentro da empresa.

2. BPO completo de projetos

O BPO (Business Process Outsourcing) nada mais é do que o outsourcing, ou terceirização, de gestão de projetos.

Em outras palavras, utilizar de uma empresa terceira para exercer todas as funções do gerenciamento de projetos.

Nesse caso os resultados são rápidos, além da estratégia possibilitar que a equipe interna se mantenha focada no core business do negócio.

3. BPO parcial de projetos

Essa estratégia é na verdade uma mistura das outras duas já citadas, e consiste na contratação de alguns profissionais especializados em gerenciamento de projetos.

O BPO parcial é muito utilizado em situações como as de empresas que estão crescendo e possuem muitos projetos novos para serem gerenciados.

Assim, os profissionais do escritório de projetos passam a lidar com os projetos estratégicos, enquanto os demais projetos ainda são gerenciados pela equipe interna da empresa.

4. Outsouricng de projetos estratégicos

O outsourcing de projetos estratégicos é utilizado nos casos em que a organização possui certa experiência com gerenciamento de projetos, mas possui trabalhos pontuais que exigem maior especialização.

Por exemplo, quando uma empresa compra uma outra empresa, ela pode contratar profissionais especializados em gerenciamento de projetos para acompanhar essa incorporação.

Dessa forma, o outsourcing trabalha somente com determinados projetos estratégicos, enquanto todos os outros são trabalhados de forma interna.

5. Outsourcing de PMO

Por fim, o Outsourcing de PMO (Project Management Office) possibilita que a organização tenha acesso a conhecimento externo especializado, por meio da contratação de um escritório de projetos.

Mas com tantas possibilidades, pode ser que você esteja se perguntando: qual caminho tomar?

Temos a resposta! A Euax Consulting é especialista em consultoria de gerenciamento de projetos e possui metodologias próprias para elevar a maturidade e a performance dos projetos do seu negócio.

Pensando em solucionar todas a dúvidas que possam estar passando pela sua cabeça sobre gerenciamento de projetos, preparamos um webinar com um de nossos consultores especialistas!

Para saber mais, clique no banner abaixo e confira: estratégias de gerenciamento de projetos: sua empresa está no caminho certo?

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