Selecionar o ERP adequado é uma tarefa que todo gestor bem sucedido precisa realizar para garantir o bom funcionamento do seu negócio.
A boa notícia é que a tecnologia evoluiu bastante nos últimos anos e os sistemas de gestão ERP completos que antes só estavam disponíveis às grandes empresas, agora são acessíveis também aos pequenos negócios.
A má notícia é que em um mercado com dezenas, ou talvez centenas, de opções de sistemas, os gestores precisam se atentar para fazer a escolha certa na hora de selecionar qual sistema de gestão contratar.
Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos essas dicas práticas de como selecionar o ERP adequado para o seu negócio e assim você terá maiores chances de sucesso. Vamos lá:
1. Defina os objetivos do ERP
Já dizia o ditado que para quem não sabe para onde quer ir, qualquer vento é favorável. Sendo assim, é preciso começar definindo quais serão os objetivos do sistema ERP que sua empresa contratar.
Liste o que mais sente falta na gestão da sua empresa, quais são os problemas mais comuns e quais pontos acredita que poderiam ser melhorados.
Isso será importante na hora de conversar com os fornecedores de sistema, já que você conseguirá explicar melhor o que precisa e eles poderão avaliar de forma mais precisa se possuem o ERP adequado a sua operação.
2. Determine o orçamento disponível
Como falei anteriormente, hoje existe uma grande variedade de sistemas ERPs disponíveis no mercado. Esses sistemas possuem investimento bastante variado. Existem desde sistemas que partem de R$19,90 por mês até milhões de reais.
Sendo assim, determine uma ideia de orçamento que a sua empresa possui capacidade de investir nesse momento, dessa forma isso servirá de filtro na hora de selecionar os possíveis fornecedores.
Uma dica aqui é encarar o sistema como um investimento e não um gasto, já que, se bem implementado, um sistema consegue se pagar rapidamente. Por exemplo, se você consegue reduzir custos da sua produção através de uma boa gestão.
3. Faça um mapeamento de processos internos
Essa etapa é fundamental para garantir um bom funcionamento do sistema ERP que escolher, já que quanto mais você conhecer seus processos, mais fácil será levá-los para uma ferramenta de gestão.
Então faça o mapeamento de processos da sua empresa a fim de passar essas informações para o fornecedor de ERP e assim entender se a ferramenta será capaz de atender essa demanda.
Por exemplo, uma escola terá processos e demandas de gestão completamente diferentes de uma indústria, que precisa controlar a produção e idealmente deve utilizar um sistema especialista, como o Nomus ERP Industrial.
Conhecendo sua empresa a fundo, as chances de escolher um ERP adequado para o seu negócio serão muito mais altas.
4. Busque fornecedores de sistema Com orçamento, objetivos e processos mapeados, agora você e sua equipe podem de fato começar a listar os fornecedores de sistema. É possível fazer isso internamente no próprio Google, delegar para a equipe de TI ou ainda contratar um consultor para fazer essa busca para vocês.
A ideia aqui é listar algumas empresas que você e seu time acreditem estar alinhadas com os objetivos e a demanda da sua empresa, para assim escolher a que melhor se encaixa. Busque listar empresas que atendem o seu setor e que o orçamento não esteja muito longe do planejado.
5. Compare os sistemas ERPs
Com a lista de fornecedores em mãos, chegou a hora de realmente fazer a comparação para selecionar o ERP adequado para o seu negócio. Aqui estão algumas dicas práticas do que avaliar nessas empresas:
Verifique se o sistema atende plenamente seu segmento
Questione o fornecedor de ERP para entender se o sistema realmente atende o seu segmento plenamente. Existem muitos sistemas que dizem atender determinado segmento mas na verdade é apenas algo superficial.
Passe os seus objetivos e os seus principais processos para o fornecedor e verifique se o sistema será capaz de comportar essa demanda na plataforma.
Verifique o treinamento e implantação
Outro ponto muito importante na hora de escolher um ERP adequado é verificar como é feito o treinamento na ferramenta. Isso porque de nada adianta ter uma ferramenta poderosa se ninguém souber usar.
Sendo assim, busque entender qual a metodologia de treinamento e qual a qualificação da equipe do fornecedor de sistema.
Verifique a tecnologia e as atualizações
Veja também se a empresa utiliza tecnologia de ponta no desenvolvimento do sistema e qual é a frequência de atualizações na plataforma. O ideal é um sistema web que seja atualizado frequentemente.
Com o 5G e o mundo cada vez mais conectado, é muito interessante possuir um ERP online capaz de informar todos os dados da sua empresa em tempo real, independente da onde você esteja.
Já as atualizações são fundamentais para garantir que o sistema esteja de acordo com as melhores práticas de gestão e também com as frequentes mudanças de demandas do governo.
Verifique o atendimento de suporte
Por fim, uma hora ou outra a sua equipe precisará de ajuda do suporte e do atendimento do fornecedor de ERP. Sendo assim, é importante verificar como esse atendimento funciona na empresa que selecionar.
Sendo assim, busque entender quais os canais disponíveis, qual o horário de atendimento e qual a formação dos atendentes. Se possível, faça um teste e tente entrar em contato com o suporte da empresa desejada.
Verifique o sistema funcionando
Por fim, é importante também não ficar apenas nas palavras do vendedor de sistemas. É preciso ver a ferramenta funcionando na prática. Isso pode ser feito assistindo um vídeo do software ou através de um período de testes.
A ideia é que você veja na prática como o software se comporta e se a sua usabilidade é amigável ou não.
Junte as informações e determine qual é o ERP adequado para sua empresa
Então para resumir os passos necessários para escolher um ERP adequado, são:
Definir os objetivos do sistema;
Determinar o orçamento;
Mapear os processos;
Listar fornecedores;
Comparar as ferramentas e o atendimento.
Seguindo isso, suas chances de escolher a ferramenta certa serão muito maiores, já que conseguirá filtrar sistemas que:
são capazes de atender seus objetivos principais;
cabem no orçamento;
comportam seus processos;
possuem tecnologia, treinamento e atendimento adequados.
Então siga as dicas deste artigo e você terá sucesso na escolha de sistema para sua empresa.
Implantar um ERP é um desafio e tanto. A mudança de sistema gera transformações profundas na organização e, se essa mudança não for bem gerenciada, o caos pode se instaurar. Usuários descontentes com o novo sistema, gestores cobrando resultados, e você no olho do furacão tentado resolver todos os problemas. Implantação de ERP é o pesadelo de muitos gestores, mas não precisa ser assim: nesse post, vamos te mostrar as etapas da implantação e te ensinar como tocar esse projeto sem dores de cabeça com 10 dicas. Ficou interessado? Siga a leitura para conferir como!
Etapas da implantação de ERP
Uma implantação de ERP mal feita pode levar o negócio ao fracasso. Portanto, trata-se de um projeto de alta complexidade no qual há dificuldades relacionadas à cultura, tempo, migração de dados, engajamento das equipes, escolha do ERP ideal, prazos, demandas etc.
É por isso que os cuidados com a implantação devem ser tomados desde o início. A seguir, temos um guia com as etapas de implantação de um ERP, para que você saiba como deve proceder desde o começo do projeto.
1 – Escolha
Nessa primeira etapa, você deve levar em consideração alguns pontos para fazer uma escolha bem-feita do seu ERP. Nesse sentido, uma boa prática é fazer mapeamento de processos para entender a estrutura da sua organização. Depois disso, reúna as necessidades da sua empresa e elabore uma RFP (Request For Proposal) para ajudar na escolha.
2 – Planejamento
Após a escolha do melhor fornecedor de ERP, é hora de planejar a como vai ocorrer a implantação, pois há várias formas de fazer isso. Você pode optar pela implantação em “big bang”, quando mudança ocorre de uma vez só, ou então há a possibilidade de fazer uma implantação em ondas. Definido o caminho a ser seguido, é feita a reunião de kick off e o projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas.
É importante ressaltar que o planejamento e a metodologia da implantação não podem ser definidos apenas pelo fornecedor da solução. Você pode solicitar etapas específicas, reuniões, responsabilidades, prazos etc. O importante é acompanhar desde o início essa metodologia e não deixar de fazer as suas solicitações.
3 – Análise
Essa é a etapa na qual você mapeia os processos existentes, agora para entender o funcionamento da empresa e fazer a ligação entre eles e o ERP. Essa prática é importante para que tanto a equipe do projeto quanto as demais partes interessadas possam compreender como a implantação será feita e como irá afetar os processos.
4 – Realização
É nesse momento que a equipe começa a lidar com especificações técnicas e configurar o sistema. Se o ERP não for capaz de cumprir todas as necessidades, é possível solicitar customizações, mas não é o ideal. Customizar demais pode gerar muitos problemas, como dificultar atualizações.
Também é nessa etapa que os testes começam a ser realizados para garantir que a solução atenda às necessidades da organização.
5 – Preparação
Depois de testar e verificar que o ERP é aderente ao seu negócio, é preciso capacitar as pessoas para utilizá-lo. Esse treinamento é necessário para ensinar os colaboradores a utilizar a plataforma da melhor maneira, e aproveitar todas as funcionalidades que ela possui. Esteja bem atento à esta etapa, pois se os colaboradores não se sentirem prontos para utilizar a solução, o projeto não irá funcionar da maneira desejada.
6 – Go Live
O Go Live é o momento mais crítico do projeto, pois é quando ocorre a troca definitiva do sistema. Nessa última etapa, certifique-se de que o projeto foi bem executado, teve uma boa gestão de mudanças e boa comunicação para engajar as pessoas a utilizar o sistema sem muita resistência.
Essa é a sequência de etapas que toda empresa percorre para implantar um ERP. Agora, que você já tem noção das etapas desse projeto, vamos elencar 10 dicas para aplicar durante a execução da implantação. Confira:
Antes da implantação:
1 – Transforme a implantação em um projeto corporativo
A implantação do ERP não deve ser vista apenas como um projeto da TI, e muito menos como só mais um projeto dentro da empresa. Na verdade, trata-se de um grande projeto corporativo que impacta a cultura organizacional e o dia a dia de todos. É necessário envolvimento das mais diversas áreas e a colaboração de todos. O fracasso desse projeto pode significar o fracasso da empresa inteira.
2 – Tenha um forte patrocinador para o projeto
Um patrocinador não é a pessoa que vai dar dinheiro. Na verdade, trata-se de um líder que vai promover a mudança, o responsável pelo discurso e por convencer as pessoas de que a mudança de sistema é necessária.
Esse é o principal papel do projeto, e deve ser exercido por alguém do alto escalão da empresa, de preferência o CEO. Se o patrocinador não tiver voz e não se preocupar realmente com a implantação de ERP, é muito mais difícil obter sucesso no projeto.
3 – Defina um gerente de projetos e a equipe de gestão
A empresa deve possuir um gerente de projetos que defenda os interesses do negócio, justamente com a equipe de gestão. A gestão do projeto não deve ser contratada externamente com o fornecedor do ERP, pois é necessário alguém que defenda o seu lado.
Cabe ao gerente de projetos influenciar internamente para que as tarefas sejam realizadas no prazo e com a qualidade esperada, assim como defender os interesses da sua empresa. É ainda melhor que esse GP tenha experiência não apenas em gestão de projetos complexos, mas também em projetos de implantação de ERP, especificamente.
4 – Consiga priorização das áreas de negócio
A implantação do ERP exige muito das áreas de negócio: definições, testes, homologações, treinamentos etc. Sem a priorização deles, fica complicado! Algumas metodologias já deixam isso definido, mas é fundamental prestar atenção nesse ponto.
5- Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)
Na hora de implantar um ERP, não basta deixar toda a mudança nas mãos do gerente do projeto de implantação, afinal, esse profissional tem como objetivo entregar um software que funcione conforme as necessidades do negócio. Agora, quem vai cuidar da parte de engajar as pessoas na mudança, gerenciar os impactos organizacionais e a estrutura organizacional é o time de gestão de mudanças organizacionais (GMO).
Essa gestão é importante porque as pessoas são resistentes a mudanças, seja por medo do desconhecido ou por não quererem sair da zona de conforto. Mudar um sistema exige trabalhar todos esses aspectos!
Cabe ao GMO capacitar as pessoas para que sejam capazes de trabalhar com o novo sistema, engajar os stakeholders e trabalhar a comunicação para além do grupo que trabalha no projeto. É o GMO quem vai:
Rever seus processos antes de começar a implantação é uma ação estratégica. Ao contrário do que se pensa, um ERP não transforma os processos e sim os cristaliza, e se eles estiverem inadequados é assim que ficarão.
Uma implantação sem mapeamento de processos pode resultar em:
Excesso de customização;
Adiamentos sucessivos do Go Live;
Contratos inexequíveis;
Desgaste das pessoas.
No pós-implantação, o resultado é a automatização do caos, frustração com os resultados e subaproveitamento do sistema. Cenário péssimo, não é mesmo?
Uma dica muito importante nesse momento é saber escolher quais processos serão mapeados. Não é possível fazer o mapeamento de todas as atividades, pois essa prática exige muito tempo, recursos e energia da organização. Por isso, foque nos processos mais relevantes da empresa, aqueles que serão mais impactados com a implantação do ERP.
2 – Escolha bem o ERP
Escolha um ERP adequado ao seu negócio. É fundamental reconhecer o seu modelo de negócio, a sua estratégia, e escolher o melhor fornecedor para você! Os erros mais comuns na escolha de ERP são:
Não considerar os requisitos do negócio;
Utilizar somente indicações de terceiros;
Não considerar a estratégia da empresa;
Deixar o fornecedor controlar os requisitos e o processo de seleção;
Não possuir um processo de seleção;
Escolher pela marca;
Escolher o mais barato;
Escolher o primeiro que aparecer;
Escolher pelo discurso do vendedor.
É por causa desses erros que, em média, um ERP realiza apenas 37,2% dos benefícios prometidos, segundo pesquisa da Panorama Consulting. Por isso é importante que a escolha do ERP seja feita racionalmente. Se não, chega uma hora em que a empresa está cheia de planilhas e outros sistemas paralelos a um ERP inutilizável.
Cada organização tem as próprias necessidades, e o ERP que funcionou na empresa X pode não ser eficaz na empresa Y. O ideal, portanto, é fazer uma RFP para que o processo de seleção do fornecedor seja metódico.
É melhor gastar um pouco mais de tempo e dinheiro na etapa de seleção para poder usufruir de todos os benefícios no futuro, do que fazer uma seleção apressada e ter problemas depois!
3 – Analise o contrato com calma
Contratos genéricos ou mal elaborados podem dificultar o projeto. O contrato precisa ser específico e deixar claro os papeis de todas as partes envolvidas.
Não deixe de pedir ajuda para especialistas que sejam capazes de fazer uma análise técnica do contrato de implantação. Isso não envolve apenas advogados, mas uma assessoria técnica ou consultoria especializada que possua experiência em projetos de implantação de ERP e podem identificar problemas que um jurista comum não encontraria.
Dicas:
O contrato deve prever penalização ao fornecedor em caso de atraso do projeto, não cumprimento dos acordos de qualidade, escopo e demais itens;
Anexar os requisitos utilizados no processo de seleção (RFP) do ERP.
Na etapa de Realização:
Teste, teste, teste!
Muitas implantações de ERP geram problemas por falta de testes. Alguns projetos deixam os testes exclusivamente para o final e, quando ocorrem atrasos ao longo do projeto, essa etapa fica ainda mais enxuta. Não encurte os testes em hipótese alguma!
O segredo dos bons testes é:
Metodologia de testes robusta;
Bons casos de testes;
Massa de testes;
Homologação.
Lembre-se: os usuários encarregados não são testadores profissionais! Analistas de testes e equipes de testes estão aí para isso.
Na etapa de Go Live:
Go Live responsável
Se as coisas não estão prontas, não temos um Go Live! Algumas empresas atrasam etapas da execução e acabam apressando o Go Live, o que é um problema. As equipes não estão preparadas, as pessoas estão mal treinadas, os dados ainda não são suficientes, os testes foram rasos, mas a data de entrega chegou! E agora? Vamos repetir: se as coisas ainda não estão prontas, não temos um Go Live.
Vale lembrar que o gerente de projetos não deve decidir sozinho quando está tudo pronto ou não. Essa decisão cabe a um conjunto de profissionais, como o GMO, o patrocinador e todo o comitê do projeto. Deve ser feita uma reunião de GO/NO-GO com a participação de todos e analisar o que realmente está pronto, assim como os riscos ainda presentes.
Não se trata de um sistema simples, mas de algo que vai afetar a empresa toda. Uma implantação apressada pode gerar problemas graves!
Agora que você entendeu o que fazer, que tal ver o que não fazer? Separamos alguns erros comuns na implantação de ERP para que você procure não os cometer. Vamos conferir?
Erros comuns na implantação do ERP
1- Não planejar a implantação
Implantar um ERP sem um bom planejamento prévio é um dos erros mais graves que podem ser cometidos por uma organização, mas se você leu esse post até aqui, já está no caminho certo. Planeje todas as etapas antes para não ter problemas depois!
2- Não pensar no futuro
O sistema implantado não pode ser aderente apenas hoje. Na verdade, ele deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender a todas as necessidades que a empresa terá amanhã. Essa visão a longo prazo é fundamental para obter sucesso com o novo sistema.
3- Não envolver as áreas de negócio na definição de requisitos
Muitas empresas reservam a definição de requisitos para a área de TI, sem envolver as áreas de negócio. Essas organizações esquecem que quem vai utilizar o sistema no dia a dia são justamente as áreas de negócio, portanto é necessário envolvê-las nessa definição.
Quando a TI define os requisitos sozinha, você corre o risco de levar em conta requisitos que não são importantes e deixar de lado requisitos indispensáveis.
4- Subestimar o tempo e os recursos necessários
A implantação de um ERP envolve os recursos de toda a organização, afinal, não é um projeto que se conclui da noite para o dia. Isso envolve tempo, dinheiro e muito esforço. Podem ser necessários consultores, gerentes de projetos especializados, e também um planejamento que considere possíveis atrasos.
5- Excesso de customizações
Customizar o sistema pode parecer uma solução para muitos problemas, mas na verdade você só está gerando novos problemas para o futuro. Customizar demais indica que você escolheu o sistema errado ou que está exigindo muitas particularidades. O problema disso é que o excesso de customização torna as atualizações e o suporte quase impossíveis, e em pouco tempo a manutenção do sistema será algo insustentável.
E então, gostou das dicas? Esperamos que elas tenham dado um norte para que você faça uma implantação de ERP adequada e sem dores de cabeça! Sabemos que esse projeto é complexo e exige muito de toda a organização, e também sabemos que o seu negócio possui particularidades.
Por isso a Euax Consulting possui uma metodologia própria para projetos de implantação de ERP. Se precisar de ajuda com a implantação, conte conosco! Entre em contato conosco e saiba como nós fazemos!
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores: garantir que o investimento seja aplicado no produto certo é fundamental. Para facilitar esse processo e garantir a escolha mais adequada, indica-se o uso de uma RFP (sigla para Request for Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta).
Como a RFP agrupa todos os requisitos que a empresa está procurando em um software, ela ajuda muito na busca pela opção mais aderente — seja ela uma simples plataforma de gestão de tarefas ou um ERP que irá integrar diversas áreas da organização. Construir uma RFP não é uma tarefa fácil mas, mesmo em home office, há maneiras de tornar esse processo mais simples e organizado.
Continue a leitura, descubra passo a passo como construir uma RFP e confira dicas valiosas pra otimizar esse processo em home office!
Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos em áudio sobre o que é RFP
Como construir uma RFP em 4 passos
1. Reúna os dados contextuais
Os dados contextuais são parte importante de uma RFP, já que é a partir deles que se entenderá a situação atual da empresa. Dados como o ramo de atuação e as dores que levaram a empresa a buscar por uma solução são o ponto de partida para que os fornecedores entendam como poderão ajudar a sua organização.
2. Determine os objetivos
A partir dos dados contextuais, o próximo passo é adicionar mais detalhes às dores da empresa, explicitando quais são os objetivos da contratação. Essa parte é uma das mais complexas da RFP, pois, às vezes, a própria empresa ainda não tem certeza dos motivos pelos quais uma solução importa.
Por isso, é muito importante que esta etapa da elaboração da RFP envolva todos os setores que utilizarão o serviço adquirido. Assim, é possível listar todas as necessidades que precisarão ser supridas, sem deixar nenhum usuário de fora. Como vamos comentar mais para frente, a comunicação é um pilar importantíssimo nesse processo.
Tendo os objetivos devidamente identificados e registrados, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, afinal, é a partir dos objetivos que você poderá selecionar requisitos e idealizar o escopo.
3. Estabeleça os requisitos e o escopo
A função mais importante da RFP é detalhar os requisitos que serão levados em consideração na escolha de um produto ou serviço, listando cada um deles conforme seu nível de prioridade (essencial, importante ou desejável). Destacamos que é necessário listar tanto os requisitos funcionais (funcionalidades/recursos) quanto os não funcionais (atributos de qualidade).
Nesta etapa, o envolvimento das pessoas que utilizarão o sistema é fundamental — afinal, são eles quem precisam definir os requisitos para que o sistema atenda às suas necessidades. Além disso, o envolvimento dos usuários cria um compromisso maior com o processo de aquisição, já que a responsabilidade de escolher o sistema adequado fica a cargo dos usuários, e não da TI.
Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais:
O software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas;
Arquitetura multi-camada;
Permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador; entre outros.
Já os requisitos não funcionais podem incluir:
Boa usabilidade
Bom suporte
Boa capacidade de customização;
Longevidade; etc.
4. Defina um cronograma
Como em qualquer projeto, estabelecer prazos é uma medida essencial para manter a organização. No caso da RFP, o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema (incluindo a apresentação das soluções e a implantação de novos sistemas) deve ser comunicado e seguido pelos fornecedores participantes.
Nesse contexto, é fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Afinal, não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte – a pressa é inimiga da perfeição. Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.
A elaboração da RFP termina por aqui, mas o processo de seleção, aquisição e implantação de um novo software ainda continua. Confira nosso post completo sobre RFP e descubra quais são os próximos passos, e não deixe de assistir ao vídeo que preparamos sobre o assunto:
Agora, vamos te explicar quais são os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office.
Cuidados para tomar ao fazer a RFP em home office
Como em home office as equipes tendem a ter mais tempo para parar e dar atenção aos detalhes da RFP, esse momento pode ser muito favorável para esta etapa tão importante na escolha de um software. Porém, para que o processo corra bem e a escolha seja feita de maneira assertiva, é preciso ter alguns cuidados, que listamos a seguir:
1. Manter o alinhamento da equipe
Para que a elaboração da RFP em home office tenha sucesso, é necessário, em primeiro lugar, garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Sem saber o objetivo final, é difícil obter o engajamento que a equipe precisa para concluir as entregas, principalmente quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo.
Por isso, é preciso alinhar com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garantir que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Promover uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe é uma ótima opção para garantir o alinhamento desde o começo.
Falando em reunião, também precisamos destacar a importância de alinhar as formas de comunicação que a equipe irá utilizar ao longo das atividades. Vamos te explicar mais sobre isso no próximo tópico.
2. Preparar ferramentas de comunicação
O maior medo dos gestores em relação ao trabalho em home office é que a distância ocasione a perda do engajamento da equipe e traga maus resultados. Para evitar que isso ocorra, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.
Quando se fala em elaborar uma RFP, a comunicação é ainda mais importante. Afinal, se todas as partes que irão utilizar o software não comunicarem suas necessidades e forem completamente entendidas, é muito provável que a solução escolhida ao final não seja adequada aos requisitos da empresa.
As ferramentas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.
Além de possibilitarem que a equipe se veja, algumas ferramentas ainda permitem o compartilhamento de telas, a apresentação de slides direto do PowerPoint e até mesmo a colaboração em arquivos online (assim os participantes de uma reunião podem montar um mapa conceitual ao vivo, preencher um canvas ou mesmo registrarem a ata da reunião de maneira colaborativa).
Se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, vale ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.
Além de manter o alinhamento da equipe e garantir que ela tenha as ferramentas certas para desenvolver seu trabalho, também é essencial acompanhar as entregas de perto. O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.
O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.
Isso porque o acompanhamento próximo não só engaja a equipe e a incentiva a trabalhar mesmo à distância, mas também permite que o gestor identifique possíveis “sinais de fumaça” que possam ameaçar o sucesso da RFP, podendo tratá-los antes que se tornem problemas mais sérios.
Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema. Bons estudos!
Você provavelmente já vivenciou o seguinte cenário: diversas áreas de uma empresa estão insatisfeitas com softwares que não atendem às suas necessidades ou que passaram por tantas customizações que já nem parecem mais os originais. No entanto, esse problema não é tão simples de ser resolvido. Afinal, projetos de troca de sistema costumam ser complexos, pois podem envolver a paralisação de processos e a resistência das pessoas. Tudo isso seria evitado se os softwares adequados tivessem sido escolhidos lá no início, não é mesmo? É para ajudar e apoiar na tomada de decisão que existe a RFP.
O cuidado no preparo da RFP é essencial para que você possa escolher os fornecedores certos para a sua empresa, evitando adquirir produtos e serviços que, no futuro, se mostrarão insatisfatórios. Siga lendo o post para entender a importância da RFP e como fazer uma do jeito certo!
Se desejar, você também pode ouvir o conteúdo que gravamos sobre o que é RFP em formato de áudio:
O que é RFP?
RFP (Request For Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta) é um documento criado por uma empresa que está interessada em adquirir algum produto ou serviço. Esse documento elenca uma série de requisitos que devem ser atendidos e é enviado aos possíveis fornecedores para mostrar as necessidades da empresa.
A RFP funciona como um convite para que os fornecedores apresentem suas soluções. É justamente por isso que esse documento também é conhecido como ITT (Invitation To Tender) que pode ser traduzido como “convite para apresentação de propostas”.
A criação da RFP é necessária para que você possa encontrar a solução certa, evitando que, no futuro, a aquisição se mostre ineficiente. Ela também mostra o que se espera do produto a ser contratado e detalha as regras do jogo, ou seja, qual o processo que será utilizado, qual o cronograma, os critérios que serão utilizados para a seleção etc.
A RFP pode ser utilizada para qualquer aquisição de TI, independentemente do seu tamanho. Porém, ela é normalmente aplicada para selecionar produtos mais complexos e que precisam atender demandas de negócio importantes, como um ERP, CRM, SW, Plataforma de Investimentos ou Especialista.
Agora que você entendeu o que é uma RFP, vamos conferir todas as vantagens de elaborar a sua antes de adquirir uma solução:
Por que fazer uma RFP?
É comum haver dúvidas se realmente vale a pena o trabalho de elaborar uma RFP. Basta se perguntar: é melhor escolher um produto ou serviço rapidamente e logo perceber que ele não atende às necessidades da organização ou escolher com maior cuidado e obter resultados melhores e mais duradouros?
A RFP é um trabalho a mais no início, mas que gera grandes benefícios no futuro. Escolher um fornecedor sem elaborar a RFP costuma gerar os seguintes erros:
Escolher pela grife: escolher um fornecedor apenas pela fama da marca é um erro comum entre as organizações. Mesmo que uma marca seja conhecida pela qualidade do serviço prestado, isso não significa que a solução oferecida é a mais adequada para o contexto da sua organização.
Escolher o mais barato: muitas vezes, as empresas optam por adquirir a solução mais barata. Isso é um problema, pois caso o produto não apresentar qualidade, os gastos subsequentes com mudanças, erros e necessidade de suporte serão muito maiores.
Escolher o primeiro: quando a empresa não possui um processo claro de seleção e decisão, é comum que sejam feitas aquisições sem verificar todas as ofertas disponíveis no mercado. No futuro, todos perceberão que aquela não era a solução mais benéfica para a organização.
Escolher pelo encantamento: às vezes, as empresas se deixam levar pelo discurso do fornecedor, deixando que ele conduza todo o processo de aquisição pelo ponto de vista dele. Quanto todos se dão conta, já fecharam contrato sem avaliar se a solução apresentada era a mais coerente para o negócio.
O ideal é fazer uma escolha baseada nas necessidades e processos do seu negócio, sempre considerando a estratégia da empresa e pensando tanto no presente como no futuro. Nesse sentido, a RFP ajuda a fazer a escolha certa. Confira os principais benefícios de fazer uma RFP:
Principais benefícios de fazer uma RFP
Ajuda a organização a entender as próprias necessidades
Na RFP são listados todos os requisitos da empresa para a aquisição do produto ou serviço. Sendo assim, sua elaboração exige dos profissionais o reconhecimento das suas necessidades e as da organização como um todo, facilitando a tomada da decisão mais correta.
É necessário um aprofundamento nos processos para um entendimento adequado do que é essencial, o que é importante e o que é desejável.
Ajuda os fornecedores a entenderem as necessidades da sua organização
Com os requisitos devidamente documentados, os fornecedores conseguem entender melhor as necessidades da sua organização e direcionar a oferta mais adequada de acordo com o contexto no qual ela está inserida.
Isso pode incluir a seleção de um produto específico, a criação de ofertas especiais ou até mesmo o desenvolvimento de novas funcionalidades e integrações.
Ajuda a mitigar riscos
Mitigar significa diminuir, atenuar. A criação de uma RFP no início do processo de aquisição ajuda a diminuir os riscos de falha no projeto. Quando os requisitos são bem mapeados e os fornecedores são escolhidos com rigor, aumentam-se as chances de adquirir o produto ou serviço ideal para o seu negócio.
E como fazer uma RFP?
Fazer uma RFP exige atenção e objetividade. Em geral, ela deve conter:
Dados contextuais
Dados contextuais são parte importante de uma RFP. Eles oferecem informações relevantes sobre a empresa, seu ramo de atuação e as dores que a levaram a buscar uma solução. Essas informações ajudam os fornecedores a entender suas necessidades e qual é a melhor maneira de ajudar a sua organização.
Objetivos
Definir os objetivos da contratação nem sempre é fácil, pois, às vezes, não está claro nem para a própria empresa os motivos pelos quais determinada solução importa. Por isso, é muito importante que o processo de criação da RFP envolva setores que estarão diretamente ligados à utilização do serviço adquirido.
Com objetivos bem definidos e devidamente listados na RFP, aumentam-se as chances de fazer uma boa aquisição, e é a partir deles que você poderá selecionar requisitos e idealizar um escopo.
Requisitos e Escopo
A RFP deve detalhar requisitos, ou seja, critérios indispensáveis para a contratação do produto ou serviço. No documento também deve constar o nível de prioridade de cada requisito (essencial, importante ou desejável), assim como o escopo do produto e projeto ideal.
Lembre-se, também, de listar tanto os requisitos funcionais quanto os não funcionais. Requisitos funcionais estão ligados às funcionalidades/recursos, enquanto os não funcionais são atributos de qualidade.
Por exemplo: a RFP para a implantação de um ERP pode ter como requisitos funcionais o software possuir a criação de um ambiente de testes e ambiente de produção em versões diferentes, tanto para dados quanto para programas, arquitetura multi-camada, permitir acesso pelo usuário a qualquer uma das bases diretamente no desktop de seu computador, entre outros. Já os requisitos não funcionais poderiam incluir uma boa usabilidade, bom suporte, boa capacidade de customização, longevidade etc.
Cronograma
É importante sinalizar o prazo de cada etapa do projeto de troca de sistema, que deve ser seguido pelos fornecedores participantes. Essas informações constam no cronograma, que vai deixar claro o tempo esperado para a apresentação das soluções e implantação de novos sistemas.
É fundamental entender que os prazos precisam ser coerentes, tanto para o levantamento quanto para as respostas dos fornecedores. Não adianta esperar que um fornecedor receba a sua RFP e responda no dia seguinte. Lembre-se que a qualidade do processo é o fator de diferença e para ter a qualidade esperada os tempos de execução das atividades tem que ser adequados.
Sendo assim, certifique-se de oferecer tempo suficiente para que o processo possa ocorrer com qualidade.
Se você quiser saber mais sobre RFP, confira o vídeo que preparamos sobre o assunto:
E depois que eu tiver a RFP?
Quando a RFP estiver pronta e com todas as informações que citamos, é a hora de encontrar possíveis fornecedores. Você pode buscar na internet, pedir indicações para outras empresas, contatar referências no mercado etc. Os passos seguintes são:
1. Avaliação dos fornecedores
É preciso selecionar os fornecedores mais adequados para criar uma Longlist, isto é, uma lista com 8 a 10 possíveis fornecedores. Entre em contato com cada um deles para saber se desejam participar do processo de seleção e envie a RFP àqueles que aceitarem.
Não deixe de estabelecer um período limite para que eles enviem suas respostas às questões apresentadas na RFP. Durante esse período, será necessário manter uma interação com os fornecedores, pois eles provavelmente entrarão em contato para tirar dúvidas e esclarecer alguns pontos. Tenha pessoas capazes e disponíveis para responder as perguntas dos participantes.
Com base nas respostas apresentadas, você pode selecionar os melhores para a etapa finalística/Short List. Essa etapa deve incluir em torno de 3 fornecedores que precisam ser contatados para apresentar seus produtos e serviços em forma de POC (Prova de Conceito) e serem informados sobre as próximas etapas.
Não deixe, também, de entrar em contato mesmo com os que não fizeram parte da Short List, informando que não terão continuidade no processo. É um sinal de respeito aos que investiram tempo na elaboração de uma proposta e no retorno da RFP.
2. Realização da Prova de Conceito (POC)
A Prova de Conceito é uma forma de testar as ferramentas que estão sendo oferecidas pelos fornecedores. Com a POC, é possível ter uma noção de como o conceito do produto se aplica na prática.
Você pode, por exemplo, agendar demonstrações e exigir que certos requisitos sejam exibidos. Outra prática comum é explicar ao fornecedor situações comuns vividas na empresa e questionar como o produto funcionaria em tais circunstâncias
Em uma POC não é possível apresentar o sistema inteiro. Portanto, foque no que é importante. Eleja os principais requisitos (cerca de 5 a 10% deles), aquilo que realmente faz a diferença para o negócio. Esqueça os que são commodities. Aqui, também é importante avaliar aspectos como facilidade de uso, ergonomia, e outros aspectos não funcionais do sistema.
Assim, você pode observar quais fornecedores realmente atendem aos requisitos listados na RFP e registrar o grau de satisfação que você possui com cada um.
3. Decisão
Depois de todas essas etapas, você estará pronto para tomar uma decisão. É ideal que sejam criados relatórios com todos os resultados observados na POC, incluindo gráficos e planilhas que permitam comparar de forma objetiva o desempenho de cada fornecedor.
Fatores como o nível de aderência em cada área da empresa, prós e contras e preço devem ser levados em conta.
4. Implantação
Agora, basta implantar a solução escolhida. É algo simples de se falar, mas, na prática, sabemos que essa é provavelmente a etapa mais complexa.
A implantação de softwares de grande abrangência e criticidade, como um ERP, é vista como uma tarefa difícil nas empresas em grande maioria das vezes. De acordo com o Chaos Report 2016, os projetos de implantação de ERP são finalizados com 230% de atraso, ficam 189% mais caros e 76% do escopo não é entregue.
Para evitar esse cenário, é indispensável um time de profissionais especializados em fazer Gestão da Mudança Organizacional (GMO). Para entender melhor como isso funciona na implementação de novos softwares na sua empresa, assista ao nosso webinar gratuito sobre como evitar o caos na implantação de ERP. Basta clicar no banner abaixo!
Com o crescimento constante de micro e pequenas empresas, a necessidade de um sistema ERP também cresce, aumentando a quantidade de empresas que investem nesse negócio.
Como conceito, o sistema é mais antigo do que parece, no fim dos anos 50 já existia um sistema de gestão. Era um processo lento, grande e caro. Mas de alta tecnologia e ainda assim, mais rápido do que fazer tudo manualmente.
Esse método foi se modernizando gradativamente com o passar do tempo. Nos anos 70 já existia um conceito de MRP (Material Requirement Planning, ou planejamento de recursos de manufatura), que já nos anos 80 foi atualizado para o MRP II, controlando outros sistemas do processo de fabricação.
Ainda assim, no final dos anos 80 e início dos anos 90 a nomenclatura e o sistema ERP foram crescendo, uma vez que existia um medo de os sistemas MRP e MRP II falharem com o bug dos anos 2000 (o que não aconteceu).
O sistema de planejamento de recursos da empresa, o ERP, serve como auxiliar das questões administrativas e de balanço de uma empresa. Ele é um sistema online, e os sistemas online podem ser acessados de qualquer lugar que você esteja e de qualquer dispositivo, pois funciona através do navegador.
Mas final, o que faz um ERP de fato?
Quais são as funções de um ERP?
Um ERP pode apresentar funções de: controle de estoque, controle financeiro, controle de vendas, fluxo de caixa, emissão de boletos, emissão de nota fiscal, emissão de relatórios, e outros.
Além de trazer um controle fácil e amplo do seu negócio em diversos âmbitos, o sistema traz dados que podem ser decisivos na tomada de algumas decisões. Assim, analisando os gráficos, dados e cálculos, é possível ter uma noção maior da situação que o seu negócio se encontra, mostrando se é uma boa ideia fazer um novo investimento ou não.
É um método de fácil utilização e auxilia o empresário, seja ele novo no mercado ou novo em relação à utilização de um sistema de gestão.
Além disso, o ERP ainda possui outras vantagens essenciais para qualquer gestor de empresa:
Vantagens do ERP
Os norte-americanos do Aberdeen Group fizeram um estudo sobre empresas que fazem uso de ERPs. Desse modo, concluíram que apenas 27% das funções dessa ferramenta são utilizadas pelas empresas que foram consultadas. E um dos motivos do pouco uso do sistema é que a maioria desconhece suas amplas opções e possibilidades.
Com esse sistema você pode se desfazer por completo de qualquer sistema de controle fragmentado, seja ele planilha, caderno, agenda ou outro, pois o ERP possibilita o armazenamento de todos as informações necessárias. Trazendo respostas mais objetivas em relação, principalmente, ao seu financeiro.
Por exemplo: o ERP possibilita controle de estoque, assim o gestor saberá as épocas de maior venda de certo produto e de menos venda de outro, sendo possível traçar um plano de compra para eles.
As principais vantagens desse tipo de controle estão na sua qualidade e eficiência, pois otimiza todo o processo de arquivamento de dados, reduzindo a possibilidade de erros. Também ajuda na redução de custos, cortando gastos desnecessários e evitando investimentos que não seriam bons. Além, claro, de ser um programa de baixo valor.
E não apenas reduzindo a possibilidade de erros de controle. Pois como é um sistema online, está adequado ao cumprimento de legislações vigentes relacionadas à emissão de boletos, notas e outros.
Depois de entender todas as vantagens que um software de ERP pode trazer para a sua empresa, você certamente está pensando em contratar um, não é? Hoje em dia, existem no mercado várias opções de sistemas de ERP, mas é importante que você saiba como escolher o melhor para a sua empresa.
Como escolher um sistema de ERP para sua empresa
É imprescindível que você faça um estudo antes de contratar um sistema ERP para sua empresa, para isso existem algumas considerações a serem feitas.
O sistema atende minhas necessidades?
A primeira delas é saber se o sistema em questão atende as necessidades da sua empresa, para definir isso é preciso saber o que sua empresa precisa e mapear o software que melhor compreenda suas demandas.
Por exemplo: se a sua empresa preza por praticidade e facilidade, então esse tipo de sistema é ideal. Afinal, um sistema que utiliza salvamentos na nuvem garante que ele possa ser acessado de qualquer lugar, aumentando a praticidade.
Equipe de suporte
Se esse tipo de sistema é algo novo para você e seus colaboradores, se assegure que a empresa desenvolvedora do sistema possua uma equipe de suporte. E ainda que essa equipe tenha diversos tipos de atendimento. Seja por chat, telefone ou e-mail. E que sejam responsivos.
Cabe no bolso
Estamos falando de um sistema para melhorar o financeiro da sua empresa, consequentemente, você não irá dispor de um valor muito alto para a contratação de tal. Portanto, se assegure que o valor imposto pelo serviço contratado esteja de acordo com a sua capacidade financeira no momento. E mesmo se for possível investir um valor mais alto, não contrate um sistema que parece ser o mais completo, mas não tem o que sua empresa precisa.
Sistema que se desenvolve com você
O que toda empresa quer é crescer, expandir, por isso, busque um servidor que acompanhe esse crescimento. Que possa ser usado no seu negócio atual, mas que se houver possibilidade e necessidade de abrir uma filial, ele acompanhe. Que também seja ajustável, lhe auxiliando com poucos funcionários e estoque ou com uma equipe maior e mais produtos.
E por último, estamos falando de acessibilidade e facilidade. Portanto, encontre um ERP que satisfaça essas necessidades. E não gerando mais problemas e dificuldades.
Com a crescente expansão do mercado de ERPs, são muitos os tipos de sistemas que existem para atender a sua empresa. Confira quais são e o que faz cada um:
Tipos de ERP
Sistemas ERP legados: são sistemas muito antigos. São difíceis de prestar suporte e necessitam peças especiais que podem ter sido descontinuadas. Além de não acompanharem o crescimento da empresa.
Sistemas engessados: Esses são sistemas que, por serem mais baratos, não disponibilizam muitos acessórios. Eles não irão acompanhar o crescimento da empresa ao longo do tempo. O que fará com que a empresa tenha que migrar para outra plataforma ou outro sistema ERP.
Sistemas gratuitos: apesar de parecer uma ótima ideia no início, podem não ser. A maioria das empresas que optam pela utilização deles acabam tendo que desembolsar algum valor com consultoria. Isso porque esses sistemas ERPs não suprem todas as suas necessidades e, consequentemente, as empresas acabam migrando para outro.
Back Offices: os back offices, apesar de não poderem ser considerados um sistema ERP, estão muito perto de ser. Acompanhado de um sistema ERP legado, pode se tornar uma grande ajuda.
Sistemas verticalizados para um canal de negócio: Esses sistemas geralmente são utilizados por lojas físicas e franquias. Eles não possuem uma gestão tão especificada e um planejamento ideal. Mas contém funcionalidades voltadas para promoções, controle de comissão e outras necessidades de uma empresa desse tipo.
ERP idealizado para Omnichannel: esses são os sistemas mais indicados e completos no cenário atual. Trazem um controle mais completo de financeiro, produtos, fluxo de caixa. Tem novos meios de impressão de boletos e notas fiscais, entre todas as necessidades de uma empresa.
Leia também o post sobre sustentação de sistema
Considerações finais
É possível concluir que um sistema ERP faz toda diferença. Trazendo grande facilidade e possibilitando um maior controle. Por isso, é indicado a reflexão sobre a contratação de um sistema ERP, pensando sempre no melhor funcionamento da sua empresa e na otimização do tempo e do seu financeiro.
Através de um sistema assim, é possível saber como está sua empresa e o que deve ser mudado. Portanto, faça uma pesquisa e encontre algum que se encaixe com as necessidades e com o perfil da sua empresa.
Você sabe o que é um sistema ERP? A sigla corresponde a Enterprise Resource Planning, no inglês, que significa Planejamento de Recursos Corporativos. O sistema ERP consiste num software integrado de gestão empresarial, o qual auxilia no gerenciamento dos diversos setores da companhia de uma forma simples e eficiente.
As equipes de pequenas e médias empresas que não contam com essa solução geralmente padecem com trabalhos manuais demorados ao utilizar planilhas para registrar os dados mais importantes de cada departamento. Além disso, esse método é ineficiente para o gestor se basear na hora de formular estratégias para o negócio.
O empreendedor que deseja elevar a performance do negócio e da equipe para conquistar resultados deve considerar a utilização de softwares que tornam os processos internos mais eficientes, além de optar por uma consultoria em gestão empresarial especializada em planejamento estratégico.
Quer saber como sistemas ERP otimizam processos internos? Neste post vamos abordar alguns tópicos para que você entenda a eficiência dessa tecnologia. Continue acompanhando!
Um sistema ERP otimiza o trabalho da equipe
Imagine utilizar um sistema único com a seguinte lista de recursos:
controle financeiro;
controle de vendas e orçamentos;
controle de estoque;
controle de compras e cotações;
emissão de notas fiscais e boletos.
Deixaria tudo mais fácil, não é? Ainda pouparia tempo para os colaboradores do negócio, permitindo que pudessem focar em outras áreas. Além disso, o sistema oferece outras funcionalidades, como cadastro de:
clientes;
fornecedores;
serviços;
A integração de atividades e automatização de processos torna desnecessária a utilização de diferentes programas e controles para cada setor. Outra vantagem é que, por ser online, o sistema pode ser acessado de qualquer local e é compatível com dispositivos móveis.
Auxiliam na redução de erros
Como todos os dados estão registrados de forma precisa, é mais fácil identificar e corrigir problemas. Conflito de informações entre diferentes departamentos também podem ser conferidos rapidamente por meio dos relatórios disponibilizados pelo sistema.
Além disso, ao contar com uma agenda online que permite o compartilhamento de compromissos, a equipe ficará propensa a cometer menos erros em relação às contas a pagar e receber, registro de tarefas importantes, agendamento de reuniões cruciais para a empresa, entre outros.
Quer outro exemplo? Sabemos que controlar a gestão do estoque é fundamental, já que produtos parados — que representam uma parte do capital da empresa — podem trazer prejuízos de diversas formas. O sistema ERP permite o controle completo do estoque por meio de diferentes funcionalidades, como:
inventário;
controle de entrada e saída de mercadorias;
cadastro completo de produtos;
transferência de estoques entre lojas;
cotações online.
A otimização de processos aliada ao planejamento eficiente do gestor e ao trabalho competente da equipe garante menos falhas de administração e operação, o que resulta também em um melhor atendimento aos clientes.
Oferecem dados precisos para a criação de estratégias
Ao armazenar informações de todos os setores, o sistema de ERP permite que o gestor possa criar estratégias se baseando em indicadores de desempenho precisos.
Ao cruzar os dados operacionais, financeiros e administrativos, é possível analisar o que não está dando certo e quais áreas precisam de mais investimentos. Dessa forma sua empresa adquire a capacidade de se consolidar no mercado e de se destacar entre os concorrentes.
Um software de gestão online garante mais do que uma gestão completa. Ao otimizar o trabalho da equipe, auxiliar na redução de erros e oferecer dados precisos para a criação de estratégias, os processos internos são otimizados em pouco tempo, oferecendo uma melhoria no presente e a construção de uma base sólida para o futuro.
Além dos pontos já mencionados, o sistema ERP otimiza processos internos por meio:
da emissão de relatórios;
do aumento da produtividade;
da melhoria dos procedimentos administrativos;
da gestão padronizada;
do aumento de lucros — o que permite mais investimentos dentro da empresa;
da segurança das informações.
Como percebemos, um software de gestão empresarial auxilia em muitas áreas da empresa. Além de facilitar o trabalho da equipe e a comunicação entre os departamentos, possibilita o registro de dados precisos para que o gestor possa entender o funcionamento dos procedimentos adotados em sua administração.
A vida de CIO não é fácil: cada nova demanda representa mais um desafio, seja ela vinda dos usuários, fornecedores ou até mesmo da própria equipe de Tecnologia da Informação. Entre os assuntos campeões em dar dor de cabeça aos gerentes de TI está o ERP!
De acordo com a Revista Computerworld, a aderência de sistemas de ERP em muitas organizações chega a apenas 35%. Em outras palavras, a maioria das empresas atualmente possui um sistema de gestão empresarial que não dá conta de atender seus processos.
Mas, como saber se esse é o caso da sua empresa? Neste post, nós vamos te ajudar a identificar os principais sinais que mostram se um ERP é compatível ou não com uma organização. Vamos começar!
Características de um sistema de gestão empresarial incompatível:
Mesmo com alto custo de manutenção, o ERP utiliza uma tecnologia defasada, resultando na insatisfação dos usuários.
O ERP muitas vezes mais atrapalha do que ajuda: por não produzir informações confiáveis, acaba gerando retrabalho.
Apesar das incontáveis customizações, boa parte da gestão ainda é feita via Excel.
O ERP causa perdas financeiras, impactos no cliente e riscos ao negócio.
Se identificou com alguma das situações descritas acima? É melhor ficar atento, pois ter um ERP aderente é o básico para ser competitivo no mercado!
A importância da avaliação de ERP
Reconhecer a possibilidade do seu ERP estar errado é o primeiro passo em direção à mudança. Neste cenário, é possível pensar em três estratégias:
Manter o seu ERP, do jeitinho que ele está
Manter o seu ERP, aumentando a aderência
Trocar de ERP definitivamente
Decidir qual estratégia adotar é uma tarefa bastante complexa, que precisa ser embasada em análises profundas. Por isso, fazer uma avaliação de ERP é tão importante: ela facilita a tomada de decisão e gera informações preciosas para garantir a assertividade, além de proporcionar outras vantagens para a empresa.
Benefícios da avaliação de ERP para o negócio
Muito mais do que te ajudar a decidir se troca ou mantém seu sistema de gestão, a avaliação de aderência promove a valorização da TI, dá visibilidade para as áreas mais críticas da organização e mitiga riscos ao negócio. Também é o primeiro passo para melhorar os processos.
Em vez de ser mais uma dor de cabeça, é possível utilizar o ERP para transformar o negócio e mostrar como a área de Tecnologia da Informação cria valor para a empresa. Assista ao webinar gratuito “Como saber se está na hora de trocar de ERP”, ministrado pelo especialista Charles Prada, e comece a fazer a diferença hoje mesmo!
A maioria das empresas hoje em dia, desde as menores até as grandes corporações, conta com um sistema ERP. Mas, nem sempre ele vai conseguir atender às necessidades dessa empresa durante muitos anos. Trocar de ERP pode ser uma ação necessária para a evolução do negócio.
Entretanto, uma troca dessa magnitude realizada no momento errado pode gerar diversos impactos negativos. Por isso, é importante saber quando é a hora certa de agir. Neste post vamos mostrar quatro sinais que deixam isso bem claro. Fique atento e boa leitura!
Por que trocar de ERP na minha empresa?
A resposta para essa pergunta é muito simples: porque ele se tornou obsoleto para o seu negócio. Isso quer dizer que, mesmo que na época da implantação ele tenha proporcionado muitos benefícios, agora ele não consegue mais acompanhar o crescimento da sua empresa.
Alguns dos principais ganhos esperados em uma mudança de ERP são:
Todos eles influenciarão no custo-benefício dessa troca.
Quais são os sinais de que o meu ERP precisa ser trocado?
Para não ter dúvidas sobre o momento certo de fazer a mudança, observe os quatro sinais que vamos destacar a seguir.
1. Dificuldade de utilizar o sistema
Os primeiros sinais de que algo não está indo muito bem é que o software de gestão não é de fácil usabilidade. Isso afeta a produtividade da equipe, pois os colaboradores acabam gastando muito mais tempo para executar suas tarefas.
Aos poucos, a ferramenta pode até causar aversão por parte dos colaboradores, fomentando o uso de controles paralelos.
2. Incidência de erros e aumento nas paradas para manutenção
Alguns sistemas de gestão mais antigos apresentam uma série de pequenos erros, frutos da falta de evolução da ferramenta frente às grandes mudanças nas práticas gerenciais dos dias atuais.
Dessa forma, aumenta a quantidade de alterações realizadas no sistema original, ocasionando muitas paradas para manutenção. Além disso, aumentam as chances de novos erros, por causa do grande volume de modificações.
3. ERP está incompatível com a visão do negócio
Toda empresa evolui e o software de gestão que ela utiliza precisa acompanhar essa evolução. Muitas vezes, a ferramenta escolhida originalmente não tem a robustez necessária para acompanhar o crescimento da empresa.
Isso começa a ficar mais evidente quando a diretoria quer implantar um novo processo ou precisa de novos tipos de relatórios, mas esbarra na falta de capacidade do ERP.
4. Não controla mais todas informações
Esse é um problema muito grave, pois pode afetar na segurança, confiabilidade e integridade das informações de uma empresa. Ao manter diversos controles paralelos ao ERP, a margem de erro aumenta drasticamente.
Além disso, a falta de praticidade dessa rotina impacta na produtividade e até mesmo no clima da equipe, que pode se sentir menos motivada ao executar tarefas de forma pulverizada.
É claro que a decisão de trocar de ERP não pode ser resumida em apenas 4 sinais. Por isso, um de nossos especialistas em ERP preparou um material exclusivo para que você possa tirar suas dúvidas de uma vez por todas. Assista ao webinar sobre como saber se está na hora de trocar de ERP:
A implantação de ERP para automação é uma realidade em qualquer tipo de negócio, independentemente de estarmos falando de multinacionais ou de pequenas empresas. O fato é que o nosso empresariado amadureceu e já descobriu que a tecnologia é um investimento, com um retorno mensurável no médio e longo prazo.
Acontece que, embora os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) sejam cada vez mais indispensáveis, o gestor deve tomar alguns cuidados para evitar armadilhas durante a sua aquisição.
Quer evitar esse tipo de problema na sua empresa? Então veio ao lugar certo. A seguir, mostraremos:
Pode ter certeza que o primeiro erro da nossa lista é um dos mais graves. Isso porque, não raro, o empreendedor adota os sistemas de uma hora para a outra, sem o menor planejamento. Inclusive, na pressa, o gestor acaba fazendo uma escolha precipitada, simplesmente adotando o que parece ser melhor.
O ideal é o gestor planejar cada etapa da implementação. Ele deve pensar no treinamento dos colaboradores, nos momentos anteriores e posteriores à implementação e, inclusive, realizar uma boa pesquisa de fornecedores.
2. Não treinar a equipe
Outro erro comum é a falta de compromisso com o treinamento da equipe. É preciso entender que os profissionais estavam habituados a realizar as tarefas de uma maneira X e passarão a executá-las de uma maneira Y com o novo sistema. A mudança, necessariamente, demanda um preparo.
É justamente por isso que o gestor deve preparar não só a empresa para a nova realidade, mas também cada um dos colaboradores.
3. Não pensar no suporte técnico
Pronto, sistema instalado. Tudo pronto, certo? Na verdade, pensar dessa forma é outro erro comum na implantação de ERP. O fato é que, mesmo depois de instalado o sistema, o fornecedor da mercadoria deve oferecer algum tipo de serviço destinado à sua manutenção.
O suporte é fundamental para garantirmos a constância no serviço e, consequentemente, a previsibilidade da produtividade.
4. Não procurar a personalização
Outro ponto que requer atenção do empreendedor é a questão da personalização do sistema de ERP. Afinal, são muitas as soluções genéricas disponíveis no mercado, que não procuram atender a nenhum modelo de empresa especificamente.
É muito importante que a empresa já tenha atuado na sua área, além de trabalhar com soluções personalizadas, que atendam as necessidades reais do negócio.
5. Não pensar no futuro
Por fim, é muito importante que o gestor tenha o foco no futuro. O sistema adotado agora deve ser capaz de sanar todas as necessidades que o empreendedor terá quando o negócio finalmente atingir novos patamares. Assim, é possível diminuir os custos com a manutenção, já que a necessidade de atualização do sistema é reduzida.
A visão de longo prazo durante a implantação de ERP é, certamente, um grande diferencial entre uma empresa que terá sucesso com esse tipo de estratégia e outra que, certamente, enfrentará problemas.
Se você precisar de ajuda nessa implantação, pode contar conosco! A Euax possui grande experiência em projetos de implantação de ERP. Confira o case do SESI/SC e conheça melhor os nossos serviços:
Um ERP (Enterprise Resource Planning), ou software integrado de gestão empresarial, oferece grandes benefícios para os negócios, como o aumento de produtividade, eficiência no processo de tomada de decisões, maior segurança das informações (especialmente nas empresas de TI), além de redução dos custos da empresa. Se você deseja fazer a contratação do melhor ERP para sua empresa, acompanhe o post de hoje e veja alguns fatores importantes que devem ser levados em conta.
5 dicas para escolher o melhor ERP
1. Pense nos desafios e nos resultados desejados
A compra de software ERP é um investimento que, como qualquer outro, deve trazer algum retorno à sua empresa. Por isso, antes de ir em busca de um fornecedor, é preciso estudar e avaliar as necessidades da organização, quais serão os desafios que ele trará e se ele será efetiva na hora de trazer os resultados que a organização precisa.
2. Analise o momento atual da organização e as perspectivas de crescimento
O melhor ERP precisa ser capaz de atender às demandas atuais e futuras da empresa. Isso porque sua implantação requer planejamento, tempo e esforço, tanto por parte dos gestores como dos funcionários.
Por isso, antes de se decidir pela compra do ERP, avalie com calma o momento atual da empresa e quais são as suas perspectivas de crescimento. Assim, você conseguirá contratar uma solução compatível com as necessidades da organização.
3. Leve a sua equipe em consideração
Sozinho, o software ERP não é capaz de fazer nada. É preciso também contar com uma mão de obra qualificada, tanto para o processo de implantação quanto de operação do novo sistema.
Algumas empresas que não atuam diretamente na área da Tecnologia da Informação, como um um escritório de arquitetura ou uma imobiliária, já consideram que é indispensável o uso de um sistema ERP.
Se você já tem uma equipe competente e quer implantar o software, um curso de capacitação é uma boa ideia. Assim, todos conhecem o potencial do ERP e podem explorá-lo ao máximo — o que implica em uma maior produtividade e qualidade de trabalho, e, assim, todos irão se beneficiar.
4. Tenha uma infraestrutura adequada
Antes de comprar um ERP, é preciso que a empresa avalie quais são os recursos disponíveis naquele momento. Isso vai desde o hardware (servidores, computadores, processadores) até o software (banco de dados, sistema operacional). De nada adianta comprar um software robusto se não tem como fazê-lo rodar no sistema da organização.
É preciso avaliar se a estrutura adequada que já existe suporta a nova tecnologia ou se há a necessidade de se comprar novos equipamentos.
5. Confira se o orçamento sustenta o melhor ERP
Antes de comprar um software ERP, é preciso fazer um orçamento detalhado. Dependendo do porte da organização, pode ser necessário requisitar empréstimos para realizar esse investimento. Por isso, para escolher o melhor ERP, o gerente de TI precisa avaliar o seu orçamento financeiro, levando em conta os custos de compra e implantação, treinamento de pessoal, manutenção e instalação do sistema.
Após escolher o ERP, ainda há uma etapa crítica: a mudança organizacional. Assista ao nosso webinar e veja como evitar o caos na implantação de um novo ERP.
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