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Independentemente do setor de atuação no mercado, em muitas empresas a redução de custos está entre as prioridades, já que tem ligação direta com o aumento do resultado da organização. Para que isso seja possível, é imprescindível adotar práticas de gerenciamento de processos que o façam de maneira eficiente, mensurável e segura.

Neste post, mostraremos como o gerenciamento de processos de negócio (BPM) é capaz de promover a redução de custos na empresa. Quer entender mais sobre o assunto? Então, não deixe de ler este artigo!

O que é BPM?

BPM é a sigla para o termo inglês Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

Ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um software ou de uma metodologia, mas sim de uma disciplina gerencial que reúne as melhores práticas para administrar processos. Também conhecido como Gestão de Processos, o BPM tem como função otimizar e melhorar os processos da organização de forma contínua, favorecendo o sucesso dos objetivos estratégicos, a alta performance e a redução de custos.

Quer saber como isso é possível? Descubra no próximo tópico.

Como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa?

Com a implantação do BPM, a organização passa a ter controle de seus processos e consegue identificar desvios e atuar sobre suas causas. Com isso, é possível trabalhar na redução de custos, conforme abordaremos a seguir.

Mas antes, precisamos esclarecer um conceito básico para podermos entender a relação entre o gerenciamento de processos e a redução de custos. Você sabe exatamente o que é um custo?

Muitas pessoas confundem o conceito de custo com o de despesa, ou nem têm consciência de que há diferença entre os dois.

A verdade é que o custo é relacionado diretamente com a produção de um produto ou a prestação de um serviço. Matéria-prima, salário dos colaboradores, ferramentas de trabalho e treinamentos, por exemplo, são custos, recursos indispensáveis para que os processos da organização (transformação de uma entrada em uma saída) sejam realizados.

Já as despesas não têm relação direta com a produção: materiais de escritório, pagamento da equipe de limpeza ou do salário dos administradores, por exemplo. Por não serem diretamente ligados à produção, essas despesas não são afetadas pela otimização dos processos com o BPM.

Sabendo disso, podemos concluir que uma gestão de processos adequada irá incidir diretamente na redução de custos, já que são eles que estão relacionados diretamente com a produção, e não as despesas. Agora, vamos entender melhor como essa mágica acontece.

Redução do desperdício de recursos

Falando em redução de custos nas empresas, nada melhor do que minimizar o desperdício de recursos, não é verdade? Ferramentas de trabalho, matéria-prima e tempo são imprescindíveis para a realização dos processos e devem ser aproveitados ao máximo. Porém, em algumas empresas que os processos não são bem gerenciados, pode haver desperdício dos recursos pelos gestores não dominarem tudo que acontece na empresa.

Como você deve imaginar, uma boa gestão de processos é capaz de reduzir o desperdício de material e tempo. Isso acontece porque, para fazer a otimização de processos, é necessário que cada processo seja mapeado e analisado no sentido de responder a perguntas como:

• Para que serve este processo?
• Quais são as principais atividades deste processo?
• Quem são as pessoas envolvidas?
• Quais são os pontos negativos deste processo?
• Quais são os principais recursos necessários a este processo?

A partir das respostas, a organização é capaz de identificar oportunidades de melhoria, possíveis gargalos e desperdícios nos processos e assim planejar iniciativas para adaptar certas coisas e driblar os problemas que encontrar. Automatizar processos, oferecer treinamento aos colaboradores, implantar novas tecnologias ou redesenhar os processos de logística podem ser alguns exemplos de iniciativas para adaptar os processos.

Quando se fala em redução de custos nas empresas, o principal ponto é minimizar o gasto com recursos (tempo e matéria-prima, essencialmente) que estão sendo consumidos em excesso e fazer mais com menos. Isso só é possível com uma gestão que torne a otimização de processos uma prática constante.

Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto (ou são poupados) e fatores que comprometem a produtividade como gargalos, erros, falhas e atrasos são percebidos com mais facilidade.

Otimização da comunicação entre departamentos e pessoas na empresa

Para que os processos sejam realizados sem empecilhos, a comunicação é um fator indispensável, uma vez que proporciona a troca de informações entre os departamentos e os membros do time de colaboradores de maneira fluida.

Mas o que isso tem a ver com o gerenciamento de processos?

É simples. Como comentamos, uma das práticas do gerenciamento de processos é o mapeamento de processos do negócio.

Para fazer esse mapeamento, é essencial envolver todos os colaboradores responsáveis pelos processos, afinal, ninguém melhor do que quem executa eles todos os dias para dizer o que realmente acontece na prática. Quando isso acontece, a comunicação entre os departamentos é favorecida, já que haverá maior conhecimento de tudo que acontece na empresa.

Com os processos mapeados e documentados, cada participante do processo sabe de quem receberá o start para a execução de sua atividade e para quem deverá passar o bastão. Esse alinhamento torna a comunicação mais efetiva e descomplicada.

Além disto, a ideia do mapeamento de processos ponta a ponta pode ser interessante no sentido de integrar os departamentos em processos mais abrangentes (de ponta a ponta). Infelizmente, ainda é comum que empresas gerenciem seus processos pela divisão departamental, atribuindo atividades aos setores que são responsáveis apenas pelos seus processos. Mas essa prática não é suficiente para gerenciar os processos que temos hoje em dia e ainda poder contar com uma comunicação interna eficiente na organização.

A visão de ponta a ponta considera que, para executar um processo, é necessária a participação de várias pessoas e vários departamentos. Observe este exemplo de processo ponta a ponta da Pizza do Zé para entender melhor:

Três setores da pizzaria estão envolvidos no processo “do pedido à cobrança”: a equipe de atendimento, de produção e de entrega. O conhecimento da sequência lógica desse processo vai permitir que as equipes executem melhor suas atividades, tendo maior consciência da importância de sua contribuição no processo.

Isso tem relação com a redução de custos na empresa à medida que evita erros e atrasos na execução dos processos, já que com uma boa comunicação os colaboradores podem desempenhar seu trabalho com mais precisão.

Aumento da produtividade

Outro aspecto que podemos considerar quando implantamos a Gestão de Processos é a redução de trabalhos desnecessários, o que aumenta a produtividade da equipe.

Com uma visão mais clara do processo, podemos identificar atividades que:

• não agregam valor ao resultado do processo;
• são feitas no momento inadequado;
• são executadas por pessoas que não têm as habilidades e conhecimentos necessários;
• poderiam ser automatizadas ou terceirizadas.

As atividades que não estão agregando valor no resultado final podem ser suprimidas, automatizadas ou terceirizadas para que a equipe possa aproveitar melhor o tempo em atividades que tenham relação direta com o produto.

Se for identificado que o processo está mal organizado e que há atividades sendo realizadas no momento inadequado, você pode dar início à modelagem e transformação de processos por meio de melhorias incrementais, redesenho, reengenharia ou mesmo pela mudança de paradigma.

Saiba mais sobre isso no webinar gratuito em que detalho os tipos de transformação de processos e como aplica-los no seu negócio.

Valendo-se dessas práticas, a otimização dos processos é capaz de melhorar a qualidade das entregas e aumentar a produtividade da equipe, já que direciona o tempo dos colaboradores para os processos mais importantes do negócio. Quando são destinados a realizar atividades que dominam com um prazo adequado, os envolvidos certamente entregarão resultados melhores e se tornarão mais produtivos.

Dessa maneira, os gestores podem economizar com custos de pagamento de horas extras, por exemplo, e contar com uma reputação melhor no mercado por entregar bons resultados.

Gerenciamento da performance com indicadores

Gerenciar a performance (desempenho) dos processos também faz parte do BPM. Você pode contar com um sistema de indicadores de performance para isso!

Esse sistema permite uma visão mais clara do resultado esperado do processo na perspectiva da empresa, de cada uma das partes que o compõe e, principalmente, de como a organização está gerando valor para o cliente. Isso fica mais claro quando a organização constrói um diagrama causal de performance para guiar seu sistema de indicadores. Observe:

No nosso exemplo, ilustramos como seria o diagrama causal de performance da Pizza do Zé. A bolinha verde é o indicador resultante do diagrama, a lucratividade, pois, assim como Kaplan e Norton, entendemos que o indicador financeiro é resultado da operação.

Como você pode perceber na imagem, quanto mais clientes atendidos, maior é a quantidade de pizzas atendidas, maior é o faturamento e maior é a lucratividade da pizzaria. Existem alguns fatores externos que influenciam essa relação causal (a % de entregas em 30 minutos, a % de conformidade de preparação e de entrega e também o custo sobre o faturamento), mas essencialmente o processo “do pedido à cobrança” gera valor para o cliente e lucro para a organização por meio da relação clientes atendidos – lucratividade.

Toda essa representação serve para você e sua equipe tenham mais clareza sobre o que acontece dentro da empresa. Afinal, altos custos em processos estão normalmente associados à sua falta de visibilidade. Monitorar indicadores é uma maneira de visualizar os processos mais de perto e identificar possíveis oportunidades de redução de custos.

Redução de erros e retrabalho em processos

Como já dissemos anteriormente, outro aspecto altamente ligado à otimização dos processos e, por consequência, à redução de custos na empresa, é a identificação de todos os erros e falhas.

Com a gestão do processo conseguimos identificar os problemas de qualidade e os processos que mais sofrem com o retrabalho, que pode ser a causa de muitos problemas, como a baixa produtividade, por exemplo.

Diagnosticando esses problemas, torna-se possível cortar alguns problemas pela raiz, reduzindo o índice de falhas e aumentando a produtividade. Algumas iniciativas possíveis para reduzir os erros nos processos é certificar-se de que os habilitadores dos processos (pessoas, tecnologias e infraestrutura) estão adequados.

Uma maneira de fazer isso é oferecendo um treinamento técnico para desenvolver as competências da equipe — um treinamento bem feito pode fazer com que um colaborador que executava duas ou três tarefas agora consiga executar cinco, tudo graças à preparação técnica que desenvolveu. Assim, é possível até que não seja necessário contratar novos colaboradores, justamente porque a equipe interna já tem capacidade para assumir e entregar todas as atividades propostas.

Como você viu, gerenciando o desempenho dos processos é possível identificar desperdícios de recursos, fluxos mal organizados, falta de visibilidade e práticas que poderiam ser otimizadas. Por meio de melhorias nessas questões, podemos buscar formas de tornar a execução dos processos mais fluida e promover a redução de custos nas empresas.

Quer saber mais sobre gerenciamento de processos (BPM)? Aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre melhorias de processos e entenda como gerar mais resultado para o seu negócio!

Vinicius Nóbile de Almeida

Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).

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