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Gerenciamento de projetos: o que é + 5 estratégias para implementar

Postado em 17/01/202320/11/2023 por Charles Prada

Empresas são guiadas pelo sucesso de seus projetos, mas você sabe como fazer com que eles alcancem o sucesso desejado?

O gerenciamento de projetos é a resposta que você está buscando!

Neste post, iremos explicar tudo aquilo que você precisa saber sobre gerenciamento de projetos e como implantá-lo no seu negócio.

Acompanhe a leitura e descubra:

O que é um projeto?
O que é gerenciamento de projetos e para que serve?
Ciclo de vida de um projeto
As 10 áreas de gerenciamento de projeto
Práticas eficientes para gerenciar projetos
Como implementar um bom Gerenciamento de Projetos?

Mas afinal, o que é um projeto?

De forma simples, um projeto é um esforço temporário que visa entregar um produto ou serviço exclusivo. Por isso, um projeto possui um objetivo claro e recursos limitados, delegados unicamente para aquela entrega.

Importante!

Muitas pessoas costumam confundir o termo “projeto” com “processo”. Afinal, são termos muito utilizados no dia a dia da operação. No entanto, eles significam coisas diferentes!

Enquanto um projeto é algo temporário e único, um processo é uma ação contínua.

Assim, processos são formados por um conjunto de atividades e tem como objetivo entregar um produto ou serviço rotineiramente de maneira padronizada.

Com esse conceito inicial esclarecido, podemos nos aprofundar no nosso tema principal: mesmo porque, você sabe o que é gerenciamento de projetos e para que ele serve?

Leia a seguir e descubra tudo sobre o assunto!

O que é gerenciamento de projetos e para que serve?

De acordo com o Guia PMBOK, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos é um conjunto de atividades, como:

Elaboração e detalhamento do escopo;
Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
Montagem do cronograma e registro dos custos;
Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Assim, o gerenciamento de projetos garante que os objetivos do projeto sejam alcançados, auxiliado por ferramentas, metodologias e indicadores.

Além disso, essa prática permite que o escopo do projeto seja acompanhado mais de perto, assim como a manutenção dos prazos e orçamento.

Enfim, o gerenciamento de projetos assegura que um projeto terá acompanhamento e controle em cada uma das etapas de seu ciclo de vida, e é sobre isso que vamos falar agora!

Ciclo de vida de um projeto

O gerenciamento de projetos busca acompanhar todo o andamento de um projeto. Para tornar esse trabalho mais simples, o ciclo de vida de um projeto é dividido em partes menores:

Início do projeto;
Organização e preparo;
Execução do trabalho;
Encerramento do projeto.

A seguir, iremos detalhar cada uma dessas etapas:

Início do projeto

O objetivo dessa primeira etapa é traçar e documentar os objetivos do projeto, assim como os recursos que serão necessários para a sua execução.

Organização e preparo

A partir dos objetivos definidos, a segunda etapa do ciclo de vida prioriza uma organização ainda mais detalhada do projeto.

Aqui é onde o escopo e o cronograma do projeto são detalhados com prazos e setores responsáveis, além da criação da estrutura analítica do projeto.

A organização do projeto exige alguns requisitos, como:

Documentações;
Cálculos de custos;
Definição de materiais;
Alocação de recursos;
Definição da equipe que irá trabalhar no projeto;
Gestão da comunicação com os stakeholders.

Com isso, o projeto está preparado e pronto para ser iniciado.

Execução do trabalho

Essa é a etapa em que colocamos em prática tudo o que foi planejado no início e na organização do projeto.

Mais do que isso, o acompanhamento da execução do trabalho permite que os avanços e os desvios do projeto sejam bem visualizados.

Assim, a equipe e o gerente de projetos podem propor eventuais ações corretivas e avaliar solicitações de mudança no projeto enquanto ele está em andamento.

Para isso, é preciso que sejam estabelecidos indicadores para verificarmos a performance do projeto.

Encerramento do projeto

Ao final da etapa de execução, o projeto é concluído. Enfim, chega o momento de analisar os resultados.

Com o encerramento do projeto, a equipe e os clientes realizam uma reunião na qual comunicam e aprovam os resultados do projeto e listam as lições aprendidas, ou seja, o que deu certo e o que deu errado.

Consequentemente, os integrantes da equipe evoluem seus conhecimentos e habilidades para os próximos projetos, bem como tem uma noção maior da delegação adequada da cada função para o futuro.

Muito bem, agora que já entendemos bem o que é o gerenciamento de projetos e qual o seu ciclo de vida, também é interessante saber sobre suas diferentes áreas de atuação.

Você sabe quais são?

A seguir, vamos apresentar as 10 áreas de gerenciamento de um projeto:

As 10 áreas de gerenciamento de projeto

O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de 10 áreas, definidas pelo Project Management Institute (PMI).

Dessa maneira, torna-se mais fácil o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas, de acordo com o que é mais adequado para cada tipo de projeto.

Veja quais são as 10 áreas de gerenciamento de projeto:

1. Gerenciamento de Escopo

Essa é a área na qual se estabelece o conjunto de características que descrevem o resultado final do projeto, ou seja, o escopo.

Além disso, o gerenciamento de escopo estabelece de que maneira o escopo será controlado e acompanhado, a fim de entregar um produto ou serviço final com sucesso.

2. Gerenciamento do Cronograma

Em sequência, o gerenciamento do cronograma é a área responsável por assegurar que o projeto seja entregue no prazo previsto.

A partir do cronograma, é possível controlar não só o prazo da entrega final, mas a data-limite para cada atividade.

3. Gerenciamento de Custos

O gerenciamento de custos é a área responsável por assegurar que o projeto seja entregue dentro do orçamento previsto.

A principal função do gerenciamento de custos é planejar, determinar e controlar os custos de um projeto.

4. Gerenciamento de Qualidade

O gerenciamento da qualidade é a área que visa planejar, gerenciar e controlar a qualidade do projeto.

Ou seja, o gerenciamento de qualidade verifica se o produto ou serviço será entregue de acordo com o que o cliente pediu, ou melhor, com o que foi estabelecido no escopo do projeto.

5. Gerenciamento dos Recursos

O gerenciamento dos recursos é o que garante que os recursos necessários estarão disponíveis para a equipe na hora e no lugar certo, sejam eles materiais ou de equipe.

Assim, o gerenciamento dos recursos é responsável do planejamento dos recursos ao gerenciamento de seu uso pela equipe.

6. Gerenciamento de Comunicações

O gerenciamento de comunicações tem como propósito garantir uma boa comunicação. Ou seja, que as informações necessárias cheguem aos ouvidos de quem precisa recebê-las.

Para isso, é preciso que as partes envolvidas tenham acesso a um canal de comunicação adequado, para que as informações não sejam perdidas ou alteradas.

7. Gerenciamento de Riscos

O gerenciamento de riscos consiste na área responsável por evitar riscos nos projetos e aumentar suas chances de sucesso.

Para isso, é preciso identificar os possíveis riscos e monitorá-los constantemente, também implementando uma resposta em casos de ameaça ao projeto.

8. Gerenciamento de Aquisições

O gerenciamento de aquisições é a área que mais interage com as demais. Isso porque lida constantemente com fornecedores, sejam eles externos ou internos.

É o gerenciamento de aquisições que se responsabiliza pela decisão de compra e estabelece diretrizes para a compra de produtos ou contratação de serviços.

9. Gerenciamento de Stakeholders

O gerenciamento de stakeholders é a área que:

Identifica os Stakeholders;
Mapeia as expectativas e necessidades dos Stakeholders;
Desenvolve estratégias para engajar as partes interessadas.

10. Gerenciamento da Integração

Por fim, o objetivo do gerenciamento da integração é garantir que todas as partes envolvidas tenham noção do que está acontecendo com o projeto e estejam envolvidas, para que o trabalho flua bem.

Além disso, a área garante que os planos traçados no escopo estejam caminhando em direção aos objetivos do projeto, sem lacunas ou gargalos.

Com as áreas de gerenciamento de um projeto em mente, podemos descobrir mais sobre boas práticas para gerenciá-los. Acompanhe a leitura!

Práticas eficientes para gerenciar projetos (metodologias)

Para um trabalho ainda mais eficaz com o gerenciamento de projetos, as organizações costumam apostar em ferramentas e metodologias.

Neste tópico, em especial, daremos destaque para as principais metodologias utilizadas para o gerenciamento de projetos!

Partindo disso, iremos apresentar algumas das principais metodologias que vão ajudar o seu negócio no gerenciamento de projetos.

Scrum

Scrum é uma metodologia ágil, na qual a execução do projeto é dividida em sprints, que geram pequenas entregas.

Assim, em cada sprint é feito o planejamento do escopo do projeto, o que torna mais simples implementar mudanças na execução.

Um ponto positivo do Scrum é que ele aumenta a produtividade das equipes, além de possibilitar a criação de soluções melhores para os clientes.

Lean

O Lean é um framework que prega a redução de desperdícios. Para isso, ele se baseia em cinco pilares:

Gerar valor para o cliente
Fluxo contínuo de processos
Sistema puxado
Automação
Melhora contínua.

Resumindo, o Lean utiliza profissionais qualificados e trabalho inteligente para entregar um produto melhor utilizando menos recursos.

Uma dica para melhorar o uso dessa metodologia é ter uma ferramenta de kanban como aliada!

Cascata

Cascata é uma metodologia sequencial, em que a próxima etapa do projeto só é iniciada quando a anterior estiver concluída.

Por ser uma metodologia tradicional, a cascata exige que todo o planejamento seja feito antes do projeto ser iniciado.

Por isso, esse método é mais indicado para casos, como:

Processos muito bem documentados;
Se há certeza ou estabilidade de requisitos;
Quando tem restrições de orçamento e cronograma;
Se é mais adaptável para troca de equipes;
Há conformidade de requisitos regulamentares.

De qualquer forma, qualquer que seja a metodologia utilizada, é preciso se atentar ao que funciona para cada negócio!

Para conhecer mais metodologias, você pode ler o nosso post: Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal?

Bom, agora que você já sabe tudo sobre gerenciamento de projetos e as metodologias que o apoiam, podemos partir para a prática.

Acompanhe a leitura e descubra a melhor forma para implementar um bom gerenciamento de projetos!

Como implementar um bom Gerenciamento de Projetos?

Em primeiro lugar, é preciso considerar que muitas organizações ainda têm um problema relacionado à maturidade da gestão de projetos.

Enquanto isso, os projetos são 2,5x mais bem-sucedidos quando se utilizam práticas de gestão de projetos, segundo uma pesquisa realizada pelo PMI.

Portanto, para implementar um bom gerenciamento de projetos, é provável que o seu negócio precise se apoiar em um serviço especializado, como o outsourcing, ou em treinamentos de capacitação.

Como solução, vamos apresentar 5 estratégias para resolver o problema de maturidade e possibilitar que o seu negócio consiga implantar um bom gerenciamento de projetos.

1. Elevar o nível da maturidade em gestão de projetos:

Uma das soluções para elevar o nível de maturidade em gestão de projetos é trabalhá-la de forma interna:

Avaliando a maturidade em projetos;
Buscando ferramentas e metodologias de projetos;
Capacitando a equipe interna com treinamentos;

Nesse caso o resultado é de médio prazo, mas o conhecimento adquirido pode ser mantido dentro da empresa.

2. BPO completo de projetos

O BPO (Business Process Outsourcing) nada mais é do que o outsourcing, ou terceirização, de gestão de projetos.

Em outras palavras, utilizar de uma empresa terceira para exercer todas as funções do gerenciamento de projetos.

Nesse caso os resultados são rápidos, além da estratégia possibilitar que a equipe interna se mantenha focada no core business do negócio.

3. BPO parcial de projetos

Essa estratégia é na verdade uma mistura das outras duas já citadas, e consiste na contratação de alguns profissionais especializados em gerenciamento de projetos.

O BPO parcial é muito utilizado em situações como as de empresas que estão crescendo e possuem muitos projetos novos para serem gerenciados.

Assim, os profissionais do escritório de projetos passam a lidar com os projetos estratégicos, enquanto os demais projetos ainda são gerenciados pela equipe interna da empresa.

4. Outsouricng de projetos estratégicos

O outsourcing de projetos estratégicos é utilizado nos casos em que a organização possui certa experiência com gerenciamento de projetos, mas possui trabalhos pontuais que exigem maior especialização.

Por exemplo, quando uma empresa compra uma outra empresa, ela pode contratar profissionais especializados em gerenciamento de projetos para acompanhar essa incorporação.

Dessa forma, o outsourcing trabalha somente com determinados projetos estratégicos, enquanto todos os outros são trabalhados de forma interna.

5. Outsourcing de PMO

Por fim, o Outsourcing de PMO (Project Management Office) possibilita que a organização tenha acesso a conhecimento externo especializado, por meio da contratação de um escritório de projetos.

Mas com tantas possibilidades, pode ser que você esteja se perguntando: qual caminho tomar?

Temos a resposta! A Euax Consulting é especialista em consultoria de gerenciamento de projetos e possui metodologias próprias para elevar a maturidade e a performance dos projetos do seu negócio.

Pensando em solucionar todas a dúvidas que possam estar passando pela sua cabeça sobre gerenciamento de projetos, preparamos um webinar com um de nossos consultores especialistas!

Para saber mais, clique no banner abaixo e confira: estratégias de gerenciamento de projetos: sua empresa está no caminho certo?

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.

www.euax.com.br/

Gerência de projetos: 5 erros que você pode estar cometendo sem perceber e como evitá-los

Postado em 04/10/201920/12/2021 por Naiane Kolb

A gerência de projetos pode ser fonte de dor de cabeça para muitos profissionais. Basta um pequeno descuido para uma iniciativa aparentemente simples virar um bicho de sete cabeças, não é mesmo? Por isso, neste post vou te contar alguns erros comuns cometidos na gestão de projetos e dar algumas dicas de como evitá-los. Continue lendo para descobrir!

Para começo de conversa, vamos alinhar um conceito básico:

O que é gerência de projetos?

A gerência de projetos é um conjunto de práticas referente ao planejamento, à execução e ao monitoramento dos projetos de uma organização. Também pode ser chamada de gestão de projetos, nome pelo qual é mais conhecida.

Temos um e-book completo sobre gestão de projetos aqui no site, em que damos uma base conceitual sobre o tema. Explicamos, por exemplo, quais os grupos de processos e as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK®. Caso você tenha interesse, é só clicar no banner abaixo para fazer download do material.

Cada organização possui (ou pelo menos deveria possuir) seu próprio jeito de fazer a gerência dos projetos, baseando-se, é claro, nas melhores práticas mundiais. Se você acha que precisa rever as práticas de gerência de projetos da sua organização, confira a seguir alguns erros comuns e como evitá-los.

5 erros comuns na gerência de projetos e como evitá-los

#1 Não definir um objetivo para o projeto

Empresas executam projetos porque precisam realizar mudanças no negócio que as tornem mais competitivas no mercado. Você se lembra quantas vezes precisou fazer algum trabalho sem entender o sentido dele? Quando um projeto não está atrelado a um benefício claro e conhecido pelas principais partes interessadas, a organização corre o risco de investir uma quantia que não retornará para ela no futuro. Ou seja, corre o risco de perder dinheiro!

Parece óbvio que todo projeto precisa de um bom motivo para ser realizado. Afinal, são os recursos da organização que estão em jogo. Mas, na pressa de executar as demandas, às vezes não paramos para refletir o suficiente sobre a real necessidade de realizar determinado projeto e se aquele é o momento mais adequado para a execução. Resultado: orçamento comprometido com iniciativas pouco relevantes.

Uma boa forma de evitar esse tipo de erro é solicitar que todo projeto passe por uma validação prévia. Essa validação pode ser feita em cima da estruturação de um canvas de projeto. Mas o que é isso? Trata-se de uma espécie de “quadro” subdividido em seções que precisam ser preenchidas conforme as informações solicitadas.

Algumas perguntas que o canvas de projeto precisa responder:

Por que o projeto é importante?
Quais entregas devem ser feitas?
Quais os indicadores de sucesso do projeto?
O que não será feito?
Quais os riscos associados ao projeto?
Quem participará da construção do projeto?
Quais os custos do projeto?

Com o preenchimento desse canvas de forma colaborativa, envolvendo as principais partes interessadas, certamente você terá o objetivo do projeto bem definido. Como bônus, você conseguirá alinhar um grande grupo de pessoas com influência sobre o projeto a respeito das motivações e dos resultados esperados ao término dos trabalhos.

Aqui na Euax Consulting nós desenvolvemos nosso próprio canvas de projeto, que está disponível para download. Ele faz parte da metodologia Euax Acelera e tem ajudado muitos clientes a planejarem iniciativas de forma visual e colaborativa. Talvez possa te ajudar também!

#2 Querer executar todos os projetos de uma única vez

Você provavelmente tem sonhos, metas e objetivos de vida, certo? Mas nem sempre é possível concretizá-los, pelo menos não todos de uma vez, não é mesmo? Isso também acontece nas empresas, que possuem recursos limitados para realizar projetos. Ao querer emplacar todos os projetos de uma vez, você pode acabar metendo os pés pelas mãos, investindo os recursos em iniciativas que não vão trazer resultados e deixando de lado algumas que podem manter sua empresa competitiva.

Portanto, uma boa gerência de projetos deve ser seletiva e utilizar critérios para executar os projetos mais importantes de uma empresa em determinado período. Nesse sentido, uma ferramenta que se destaca é o portfólio de projetos. Esse portfólio funciona como uma espécie de “carteira”, que agrupa os projetos por área e por prioridade, facilitando o controle.

Alguns critérios que você pode considerar na hora de analisar a importância de um projeto são:

Alinhamento estratégico: o projeto é necessário para executar a estratégia da organização?
Obrigatoriedade legal: há alguma lei que exija a execução do projeto?
Grau de risco: o projeto pode desestabilizar o negócio facilmente?
Velocidade: o projeto traz resultados imediatos?
Situação do projeto: qual o percentual de conclusão do projeto? (no caso de projetos que já foram iniciados)

Você também pode utilizar uma matriz de priorização com critérios pré-definidos, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a matriz RICE. A matriz GUT, por exemplo, trabalha com os critérios de gravidade, urgência e tendência na priorização de projetos.

Outro ponto a ser levado em consideração é a disponibilidade da equipe, também conhecido como capacity planning. É necessário acompanhar a produtividade dos colaboradores e garantir que eles não fiquem ociosos ou sobrecarregados. Caso a disponibilidade da equipe seja menor do que o volume de projetos, será necessário rever a priorização ou contratar novos recursos.

#3 Achar que precisa aplicar o PMBOK inteiro em todos os projetos

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de boas práticas em gestão de projetos. A cada quatro anos uma nova versão é elaborada pelo Project Management Institute (PMI), uma entidade internacional mundialmente conhecida. Observe que se trata de um conjunto de diretrizes, ou seja, o PMBOK não é prescritivo.

Muitos profissionais da área têm a falsa convicção de que precisam atender a todas as práticas elencadas no PMBOK em todos os projetos. No entanto, se trata de um equívoco, pois é humanamente impossível conseguir executar milimetricamente todos os processos detalhados no guia. Mas como definir o que precisa ser controlado e o que pode ser gerenciado com um pouco mais de flexibilidade?

Contar com uma metodologia sólida e robusta é um importante passo para avançar no nível de maturidade de gestão de projetos. Além disso, vai evitar que o gerente de projetos caia na armadilha de querer fazer tudo ao mesmo tempo. Para isso, é possível se apropriar de metodologias já existentes no mercado ou então montar um escritório de projetos (PMO).

O PMO é uma estrutura organizacional que vai ajudar a empresa a encontrar seu próprio jeito de gerenciar projetos. Com base nas lições aprendidas e na gestão do conhecimento, será possível identificar aquilo que melhor funciona para as necessidades do negócio.

Um escritório de projetos pode ser corporativo, departamental ou operacional. Entre suas funções está a revisão dos processos de gerenciamento de projetos, a capacitação da equipe de projetos, a definição das ferramentas que podem ser utilizadas e em quais tipos de projetos, o monitoramento do portfólio de projetos, entre outras. Não há certo ou errado: as funções de um PMO devem acompanhar a maturidade de uma organização.

Se você quiser saber mais sobre, assista ao nosso webinar sobre escritório de projetos.

#4 Não controlar o projeto porque ele é “ágil”

Se de um lado alguns gerentes de projetos levam o PMBOK a sério demais, por outro lado, alguns profissionais acreditam nos benefícios da total falta de controle, com o pretexto de que estão gerenciando os projetos de forma “ágil”. Contudo, você sabe o que realmente caracteriza a agilidade? Consegue identificar com clareza quais as características e as aplicações desse tipo de gestão?

De forma simples, a agilidade é sinônimo de resposta rápida às mudanças. Um projeto ágil deve promover uma gestão que possibilite entregas rápidas, em ciclos curtos e feitas por uma equipe multidisciplinar. Assim, podemos dizer que as mudanças fazem parte da dinâmica da gestão ágil de projetos e é natural que o projeto precise passar por modificações com mais frequência. Afinal, em projetos ágeis o escopo não é totalmente detalhado, mas sim progressivamente conhecido.

No entanto, isso não significa não ter nenhum tipo de controle. No Scrum, por exemplo, existem reuniões de acompanhamento que precisam ser religiosamente seguidas, além de artefatos, como o product backlog, o sprint backlog e o burndown chart, que vão orientar o andamento das atividades.

Outra alternativa interessante é mesclar práticas da gestão clássica e da gestão ágil de projetos, criando uma metodologia híbrida. Então, por exemplo, seria interessante montar um cronograma sequenciado em um projeto ágil, à medida que as informações forem sendo conhecidas.

#5 Subestimar a importância de uma boa comunicação

A base de um bom projeto é a comunicação. Sem a disponibilidade de informações confiáveis, a chance de tomar uma decisão fatal para o projeto é muito maior. Quantos projetos você conhece que deram errado porque algo que precisava ser feito foi perdido no meio do caminho? É preciso tomar muito cuidado com isso, senão o próximo projeto a falhar pode ser o seu!

Quando estamos falando de comunicação, é preciso considerar a cultura na gestão de projetos, montando um mapa de stakeholders com estratégias de comunicação adequadas para cada um deles. Se o projeto for muito complexo, o ideal é ter uma pessoa dedicada a evitar os riscos associados com a mudança. Trocas de sistemas, por exemplo, costumam dar bastante dor de cabeça, porque mexem diretamente no dia a dia dos executores de processos, que podem apresentar certa resistência em mudar, por não entender como utilizar a nova ferramenta e quais benefícios ela irá trazer.

Existem algumas ferramentas do Design Thinking que ajudam a superar lacunas na comunicação, pois reforçam muito algumas questões do dia a dia das pessoas, praticando a empatia, a colaboração e a materialização das ideias e soluções. Se considerássemos somente os pilares já teríamos diversos ganhos.

No Design Thinking, temos um conjunto de práticas que visa encontrar soluções simples para problemas complexos. Em seu “arsenal” de ferramentas, há o raciocínio convergente e o raciocínio divergente, que tem o objetivo de criar uma visão comum do projeto, para que as pessoas consigam se engajar e se comprometer de verdade com o resultado final.

Outra forma de facilitar a comunicação do projeto é estabelecer sistemas de indicadores para medir os resultados. Mas o que seriam esses sistemas de indicadores e qual o impacto deles na comunicação com os stakeholders? Tratam-se de KPIs dispostos de forma intencional, que possuem relações de causa e consequência claramente definidas, através de setas. Assim, é possível entender exatamente onde o projeto precisa melhorar para atingir os objetivos.

Para facilitar a materialização do conceito, observe o exemplo abaixo.

Exemplo de sistema de indicadores de projetos

Neste modelo, podemos verificar que a entrega do projeto dentro do prazo e do orçamento planejado está diretamente ligada à satisfação do cliente e ao Valor Presente Líquido (VPL), que demonstra o retorno financeiro que será obtido com o projeto. Ou seja, se o projeto for entregue com atraso ou com custos exorbitantes, o cliente ficará insatisfeito e os resultados serão comprometidos.

Da mesma forma, se ao planejar o projeto o gerente tiver acertado no cálculo do esforço necessário e da capacidade planejada, a tendência é que ele de fato cumpra com o prazo que prometeu. Além disso, se a taxa de retrabalho se mantiver baixa e a conformidade com o processo alta, a tendência é que o projeto fique dentro do orçamento.

Essas relações parecem óbvias, mas não são, especialmente se o projeto estiver sendo gerenciado por meio de uma “lista” de indicadores, que muitas vezes não vai dar conta de apontar os erros no projeto. Uma vez que todos tenham acesso ao sistema de indicadores e consigam verificar o andamento do projeto a partir da mesma base de dados, a comunicação conseguirá ser mais efetiva e a equipe poderá se concentrar melhor na resolução dos problemas.

Gostou das dicas sobre gerência de projetos? Se você achou difícil implantar todas elas e precisa de assistência em alguma iniciativa, assista ao nosso webinar gratuito e conheça 4 dicas de Gestão do Tempo em Projetos para não perder o foco!

PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Conheça as principais áreas do gerenciamento de projetos

Postado em 16/07/201807/10/2022 por Naiane Kolb

Cada projeto desenvolvido dentro de um negócio tem seus próprios desafios e particularidades e, por conta disso, é preciso que o gestor domine várias áreas de conhecimento para realizar um bom gerenciamento de todos esses pontos. Mas você sabe o que é gerenciamento de projetos?

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é um conjunto de práticas referente ao planejamento, à execução e ao monitoramento dos projetos de uma organização. Caso esse processo não seja realizado de forma correta, todos os investimentos podem ser perdidos ou não apresentarem o retorno esperado.

Áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), existem 10 áreas dentro da gestão de projetos:

Integração
Escopo
Prazo
Custos
Qualidade
Recursos
Comunicações
Riscos
Aquisições
Partes Interessadas

1. Gerenciamento da Integração

Essa atividade consiste em garantir que todas as partes do projeto se conectam perfeitamente, ou seja, é a coordenação de toda a engrenagem.

Esse é um dos pontos mais difíceis de serem controlados, pois exige grandes conhecimentos em gerenciamento de projetos. O objetivo é garantir que cada atividade comece e termine no momento perfeito, não interferindo em nenhuma outra por atrasos ou problemas.

2. Gerenciamento de Escopo

Antes mesmo do início das atividades de gestão de um projeto é preciso determinar o seu escopo, que podemos dividir em 2 partes:

Objetivos e requisitos que vão explicitar qual será a solução resultante do projeto
Trabalho e detalhamento de todas as tarefas necessárias para entregar a solução esperada

Dentro do gerenciamento de escopo é preciso definir quais são os resultados esperados ao final de todas as atividades e realizar um controle de todos os esforços de realização. Entre as etapas envolvidas com o gerenciamento do escopo estão:

Planejamento: determinação de todos os pontos necessários para o sucesso do projeto;
Coleta de requisitos: buscar entender as necessidades das partes interessadas;
Criação da EAP: estrutura analítica do projeto, que é a decomposição dos requisitos relacionando-os às tarefas necessárias para sua entrega;
Validação do escopo: buscar validar todos os objetivos junto às partes interessadas;
Controle do escopo: manter um monitoramento constante acerca do cumprimento de todos os itens levantados.

3. Gerenciamento do Cronograma

Dentro de um projeto, essa é uma das principais variáveis a serem controladas. O cronograma tem relação com os prazos de entrega e estimativas, funciona como uma ferramenta uma linha temporal envolvendo todas as atividades do projeto.

Como a maioria dos projetos conta com um prazo de conclusão, aprender a gerenciar o tempo é algo essencial para o gestor, evitando possíveis atrasos que possam prejudicar a entrega final.

Entre as principais atividades de gestão de tempo temos:

Criação de cronograma;
Estipulação de prazos;
Designação de estimativas de duração e esforço;
Definição do momento em que cada tarefa deve ser executada.

4. Gerenciamento de Custos

Outro ponto de grande relevância dentro do gerenciamento de projetos é o custo. A diretoria da empresa, quando realiza a aprovação para o início de uma determinada iniciativa, toma a decisão de acordo com uma previsão de custo do projeto e disponibilidade de orçamento.

Pode ser que, durante o desenvolvimento do projeto, esses gastos possam aumentar devido a alguns riscos que fogem ao seu controle, porém, deve-se realizar o máximo de esforço para controlar os gastos excessivos, pois o projeto pode ser inviabilizado. Algumas das práticas envolvidas são:

Planejamento de custos;
Estimativa de custos;
Criação de orçamento com a visibilidade do fluxo de caixa;
Controle de custos.

5. Gerenciamento de Qualidade

Quando falamos em qualidade levamos em consideração dois pontos:

Qualidade do projeto: garantir que todas as atividades/tarefas necessárias para entregar o resultado do projeto foram consideradas no cronograma e estão sendo executadas conforme o planejado.
Qualidade do produto: contemplar todas as validações necessárias para garantir que o produto resultante está atendendo as especificações dos requisitos.

Essa atenção com a qualidade visa reduzir o risco de insatisfação das partes interessadas.

6. Gerenciamento dos Recursos

Os recursos humanos são essenciais para o desenvolvimento de um projeto. É por meio deles que todas as ações necessárias serão realizadas para o alcance total do escopo.

Com isso, não basta apenas realizar uma boa escolha dentre todos os profissionais disponíveis para atuar no projeto, é preciso, também, gerenciar o seu tempo com maestria para que todas as atividades sejam realizadas dentro de prazos estabelecidos no planejamento.

O gestor do projeto deve criar uma hierarquia dentre os profissionais e estabelecer responsabilidades de acordo com a área de atuação de cada um dos colaboradores.

Cada membro da equipe precisa saber qual sua responsabilidade na execução das atividades do projeto. A gestão se torna mais fácil se a equipe souber qual o resultado esperado de cada tarefa e o momento em que ela será executada.

7. Gerenciamento das Comunicações

Realizar uma divisão bem definida de responsabilidades dentro de um projeto não é o suficiente para estabelecer uma boa comunicação. Para isso, é necessário fazer com que todos os colaboradores envolvidos — nas mais diversas atividades — realizem uma troca de informações eficiente.

A comunicação é um dos principais pontos a serem trabalhados para obter o sucesso dentro de um projeto. Os dados devem circular entre toda a equipe e chegar até as partes interessadas e a diretoria da empresa, permitindo um acompanhamento da situação atual do projeto. É por meio de uma boa comunicação que o alinhamento de todos os objetivos da empresa se torna possível.

8. Gerenciamento de Riscos

Normalmente a gestão de riscos não recebe a devida atenção da equipe do projeto. É comum nos depararmos com comentários do tipo “Ah, mas isso eu já sabia que ia acontecer”, porém sem que haja uma ação prévia para minimizar ou evitar os impactos de determinada situação negativa, que estava fora do controle do time.

Não podemos esquecer também dos riscos positivos ou oportunidades, que são situações que podem trazer ganhos ao projeto caso venham a ocorrer, e que se forem identificadas previamente ficarão no radar do gerente do projeto para que ele possa atuar sobre elas.

Não é possível adivinhar o que vai acontecer no futuro, mas é possível levantar quais são os principais riscos para as suas operações e quais as principais atitudes para evitá-los.

Com isso, você protege as operações do projeto de suas ameaças e, caso elas aconteçam, sua equipe já saberá quais atitudes tomar para garantir a continuidade do projeto.

9. Gerenciamento das Aquisições

Em todo o projeto pode ser que seja necessário realizar a compra de produtos ou a contratação de equipes externas para a realização de algum tipo de atividade. Todas as aquisições devem ser gerenciadas e incluídas nos custos de desenvolvimento do projeto, visando ter um controle total de todos os gastos.

A gestão de aquisição é responsável pela contratação do fornecedor que melhor atenda às necessidades do projeto, bem como garantir que este fornecedor compreenda o que se espera como resultado do seu trabalho. Cabe ao gerente de projeto ter pontos de controle para verificar se o trabalho do fornecedor está conforme o esperado.

10. Gerenciamento das Partes Interessadas

Partes interessadas (stakeholders) são todos aqueles que impactam ou serão impactados pelos resultados do projeto. Para que o projeto obtenha sucesso, é essencial que as expectativas das partes interessadas sejam geridas desde o início do projeto até sua conclusão. E para isso o gerente de projetos precisa interagir frequentemente com essas partes, visando capturar as expectativas e alinhar os impactos e benefícios com as entregas do projeto. Uma boa comunicação é essencial nessas interações para garantir o alinhamento com as expectativas.

Mesmo tomando muito cuidado com todas as áreas do gerenciamento de projetos, existem alguns projetos – de alta criticidade – que podem demandar uma ajuda extra. Projetos críticos têm características muito particulares, que demandam um profissional extremamente capacitado. Aproveite e leia também nosso post completo sobre gestão de projetos e aprofunde ainda seus conhecimentos.

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