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Por trás de um projeto de sucesso, normalmente há um competente gerente de projetos. Esse profissional tem um papel muito importante na condução de iniciativas e não é à toa que as empresas têm procurado cada vez mais por ele. Mas você sabe quais as responsabilidades de um gerente de projetos? Continue acompanhando este post, em que iremos esclarecer essas e outras dúvidas.

O que é e o que faz um gerente de projetos?

Um gerente de projetos é um profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma ou mais entidades, que podem ser empresas, associações filantrópicas, órgãos governamentais etc. Aqui neste post vamos focar mais no cotidiano dos gerentes de projetos que trabalham em empresas com fins lucrativos, mas saiba que muito do que iremos falar aqui também é aplicável a outros espaços de trabalho.

De forma geral, o gerente de projetos possui um papel estratégico, pois aumenta o valor agregado de uma iniciativa, já que possui uma visão integrada dos trabalhos. Justamente por ser conhecedor de todos os elos do projeto, o gerente de projetos é a melhor pessoa para avaliar o melhor caminho a ser seguido e apoiar as tomadas de decisões. Portanto, é quem consegue amarrar eventuais pontas soltas. É comum que os gerentes de projetos conduzam iniciativas de diferentes naturezas, às vezes até mais de uma ao mesmo tempo, dependendo do tamanho e da complexidade.

Conforme o PMI (Project Management Institute), entidade internacional que é referência em gestão de projetos, os gerentes de projetos são agentes de mudanças e precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

Para se ter uma ideia, esse profissional pode ser comparado a um grande maestro, responsável por coordenar todos os recursos e elementos do projeto, a fim de manter a harmonia da orquestra que, no caso, representa a gestão da iniciativa. Assim como um maestro, não é esperado que o gerente de projetos faça tudo sozinho ou domine todas as áreas do projeto com profundidade. No entanto, ele precisa ter a expertise necessária para se antecipar aos riscos e perceber quando algo não vai bem, buscando saídas para manter a orquestra no ritmo.

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Funções do gerente de projetos

São funções do gerente de projetos assegurar que o projeto fique dentro do escopo, do custo e do prazo acordados, monitorar os indicadores dos projetos, obter, selecionar e adquirir recursos humanos, financeiros e materiais, coordenar as partes interessadas, gerenciar conflitos, comunicar decisões e resultados, assegurar a aplicação da metodologia de gestão de projetos mais coerente e adequada para o contexto do projeto e o momento da empresa, receber, avaliar e executar solicitações de mudanças, entre outras.

Vale lembrar que, assim como em outras profissões, o gerente de projetos também possui uma perspectiva de crescimento. Além da possibilidade de assumir projetos de maior complexidade, também é possível evoluir para um gerente de programas, que cuida de projetos cujos resultados estão relacionados, e tornar-se um gerente de portfólio de projetos, que ajuda a priorizar os projetos e programas de uma organização.

Como se tornar um gerente de projetos?

Não há uma formação específica para o profissional de gestão de projetos. Pessoas de diferentes áreas — como finanças, tecnologia da informação, engenharia e gestão de pessoas — podem assumir essa função. Existe muita gente competente com diferentes cursos superiores e capacitações.

Caso você esteja pensando em se tornar um gerente de projetos, pode fazer um MBA na área e/ou tirar a certificação PMP®, que é uma espécie de título que os profissionais com conhecimento e prática em gestão de projetos recebem, após comprovarem que estão aptos por meio de uma prova e requisições de documentos, aplicadas pelo PMI e seus parceiros.

O papel do gerente de projetos pode ser modificado de acordo com a organização e o tipo de projeto que está sendo conduzido, mas de forma geral, existem competências que são comuns a todos os bons gerentes de projetos. Vamos descobrir quais são elas?

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5 competências necessárias para ser um bom gerente de projetos

Um gerente de projetos precisa ter algumas competências para conseguir desempenhar bem suas funções. Confira uma lista com as principais delas.

1. Liderança

A liderança é a capacidade de executar através dos outros. Um gerente de projetos age como um facilitador do trabalho do projeto. Ao contrário de um chefe, um líder não manda, ele conquista a confiança e motiva as pessoas em prol de resultados. A liderança é uma competência necessária para posicionar o gerente de projetos como uma pessoa visionária, capaz de indicar o melhor o caminho para gerar as entregas da iniciativa.

Um bom líder é capaz de extrair o que há de melhor em cada pessoa, se comunicar adequadamente, simplificar atividades complexas, elevar o ânimo da equipe e disseminar os resultados, sejam eles bons ou ruins. Para isso ele pode utilizar ferramentas de colaboração, como reuniões, sessões de cocriação e softwares de gestão de projetos, por exemplo, que ajudam a criar uma sinergia entre as pessoas.

2. Comunicação

A comunicação é um elemento essencial da gestão de projetos, que deve permear a condução do projeto durante todo o seu ciclo de vida. Estima-se que 90% do tempo do gerente de projetos, durante a execução de uma iniciativa, está relacionado à comunicação. O gerente de projetos precisa se comunicar bem para conseguir transmitir as mensagens necessárias para a compreensão do trabalho do projeto.

Além disso, deve ter cuidado com as palavras, estabelecendo o melhor tipo de comunicação para cada parte interessada no projeto. Esses são os chamados feedbacks personalizados. Um gerente de projetos que se comunica bem é aquele que é facilmente entendido por todas as partes interessadas, pois sabe quais as melhores estratégias de comunicação para atingir diferentes públicos. Confira nosso post sobre gerenciamento da comunicação e entenda melhor como informar os stakeholders do seu projeto.

3. Negociação

Cada vez que o gerente de projetos estabelece um acordo com a sua equipe, o cliente, o patrocinador ou qualquer outro stakeholder, está usando suas habilidades de negociação para convencer e persuadir através do diálogo.

Assim, um gerente de projetos deve saber conduzir negociações com a habilidade necessária para chegar a acordos realistas e benéficos para o resultado do projeto. Aliás, tudo o que o gerente de projetos faz envolve negociação em alguma medida: ele negocia o escopo, o prazo do projeto, custos, prioridades, recursos, aquisições etc. Para ser um bom negociador você deve exercitar a sua capacidade de escuta, síntese e argumentação.

4. Agilidade

Outra característica fundamental em um gerente de projetos é a capacidade de responder rapidamente às mudanças. O ambiente dos projetos é muito dinâmico, portanto, o gerente de projetos precisa saber se posicionar em situações de alta pressão e elevado nível de estresse. Uma das coisas que tornam os líderes mais ágeis é a revisão e o compartilhamento das lições aprendidas de um projeto.

Como a gestão de projetos não é uma ciência exata, muitas vezes precisamos testar algumas práticas para saber o que funciona e o que não funciona em determinados tipos de projetos, sem ignorar as características e a cultura das organizações. Logo, uma forma de ser mais ágil nas decisões é estar antenado às lições aprendidas, copiando o exemplo de práticas de outros projetos já testados anteriormente.

5. Conhecimento em gestão de projetos

Como o ambiente de projetos é altamente flexível, é preciso estar sempre atualizando os conhecimentos aprendidos, pois eles ajudam na escolha da ferramenta certa para cada necessidade. Você pode fazer isso na educação formal, com cursos de graduação e pós-graduação, e na educação informal, por meio de palestras, treinamentos, workshops etc. O importante mesmo é não deixar de acompanhar as novidades e as pesquisas, além de estar por dentro das boas práticas de gestão de projetos e novas ferramentas que apoiem esse trabalho.

Ah, e caso você precise acelerar um projeto, mas não consiga se dedicar exclusivamente a ele, não pense duas vezes antes de pedir ajuda, seja para profissionais mais experientes da sua organização ou consultorias externas especializadas em gestão de projetos.

E aí, conseguiu identificar quais competências você tem e quais precisa desenvolver? Aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre Líderes Destruidores: Como o Líder pode facilitar ou acabar com a inovação e confira dicas extras para se aperfeiçoar ainda mais!

Certificação PMP® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Com o crescimento da área de TI no Brasil, aumenta a demanda das empresas por bons gerentes de projetos. Saber trabalhar em equipe, lidar com conflitos, ser organizado e comprometido: essas são apenas algumas das qualidades desejadas nesses profissionais. Além das habilidades pessoais, o gerente de projetos também precisa ser capacitado e não ter medo de novos desafios!

7 características que as empresas buscam em um gerente de projetos

1) Capacidade de liderança

Essa é a principal habilidade que um gerente de projetos deve ter. Não adianta ser um profissional qualificado: é preciso saber liderar a equipe, motivando-a e ajudando-a a crescer, valorizando o trabalho de todos e garantindo o sucesso do negócio.

2) Boa comunicação e proatividade

Um bom gerente de projetos jamais deve esperar que os problemas aconteçam: ele deve trabalhar sempre de forma a evitá-los. Para chegar nesse nível de excelência, é importante que o profissional saiba se comunicar, tanto com a sua equipe de trabalho quanto com os clientes e, principalmente, com os usuários. Comunicar-se de forma eficiente com cada um deles é um grande diferencial.

3) Excelência como gerente de projetos

Para se tornar um bom gerente de projetos, é preciso que o profissional tenha a capacidade de resolver problemas complexos, tanto individualmente quanto em equipe. Ele também deve saber lidar com prazos, e saber mostrar a sua visão de forma clara e objetiva para o cliente e para todos os envolvidos no projeto.

Uma forma de comprovar sua excelência é buscando certificações em gerenciamento de projetos.

4) Habilidade de dar feedback

É de extrema importância que o gerente de projetos saiba dar feedback. Em algumas empresas de TI, as tarefas de cada colaborador são formalizadas para que o responsável possa verificar o cumprimento dos prazos e fazer a avaliação do trabalho de cada profissional.

É aí que entra o feedback, para sinalizar quando o funcionário fez algo certo, para que ele possa continuar realizando seu trabalho com excelência, ou para ajudá-lo a desenvolver determinadas habilidades. O bom gerente sabe como lidar com essa situação de forma a nunca menosprezar um membro de sua equipe, mas sim incentivá-lo a ser sempre melhor.

5) Capacidade de organização

Quem deseja ser um gerente de projetos e ter sucesso em sua carreira precisa, necessariamente, ser uma pessoa organizada. Suas pastas precisam ser estruturadas, suas reuniões devem acontecer na hora marcada e as atas devem ser divulgadas em tempo hábil. Se um profissional não souber gerenciar a si mesmo, dificilmente será um gestor de projetos eficiente.

6) Capacidade de inovação

A inovação é uma habilidade que todo bom gerente de projetos precisa desenvolver. Ela permeia várias áreas do trabalho, sendo importante na procura por novas soluções, mas também no reconhecimento de oportunidades de formar parcerias benéficas, no desenvolvimento de projetos criativos e, principalmente, na busca por novas formas de trabalho. Tudo isso faz com que o profissional se destaque na empresa.

Se você quiser saber mais sobre inovação e transformação digital na gestão de projetos, confira esse texto sobre PMO (Escritório de Projetos) na era Transformação Digital, da Simply.

7) Vontade de estudar

É preciso sempre se atualizar, principalmente no mercado de TI, que muda de forma constante. O bom gerente de projetos deve sempre buscar cursos específicos de gerenciamento de projetos, palestras e cursos de especializações para aumentar seu conhecimento.

Todas essas habilidades e características podem levar o profissional ao topo, com o devido reconhecimento e altos salários. Se você quer ser um gerente de projetos de TI, invista em desenvolver ou aprimorar essas qualidades, e garanta o sucesso da sua carreira.

Agora que você já sabe quais as principais características de um bom gestor de projetos, assista ao webinar gratuito e aprenda ainda mais sobre as como o líder pode facilitar ou acabar com a inovação

Vocês devem estar acompanhando a crescente atenção dedicada ao perfil de gerente de projetos social ou Social Project Management. É a buzzword do momento.

A maior parte do conteúdo disponível na web sobre gerenciamento social de projetos está relacionado ao uso de plataformas de redes sociais de internet para a colaboração no contexto do gerenciamento de projetos. Mas apenas usar uma ferramenta social não significa que você esteja praticando o gerenciamento social de projetos.

Social Project Management é uma abordagem, uma filosofia de gerenciamento de projetos. É abrir mão do controle top-down do gerenciamento de projetos tradicional. Trata-se de delegar poder e confiar mais nas pessoas. Trata-se de uma política de “livro aberto” que motiva e potencializa o desempenho das equipes.

Características do Gerente de Projetos Social

Algumas características essenciais para um gerente de projetos social:

1. Confia na equipe: delega poder a equipe, permitindo que definam suas próprias abordagens de execução e prazos, dentro de limites estabelecidos para o projeto. Estes planos botton-up geram o plano de projeto. Isso contribui para que o gerente de projeto deixe de ser um especialista em tarefas e permite que se concentre no tratamento de riscos, remoção de obstáculos, garantia da qualidade e comunicação.
2. Incentiva e cria condições para a colaboração: cria um ambiente que facilita a comunicação entre equipes e entre seus integrantes. Isso pode incluir reuniões diárias, software de apoio à colaboração, utilização da execução compartilhada de tarefas, etc. A chave para obter produtividade aqui é garantir que cada interação social ocorra dentro do “contexto do trabalho” sendo executado.
3. Concentra-se em dados qualitativos: ele sabe que o mundo não preto, nem branco e que existem diversos de tons de cinza. Deixa de focar apenas no % completo para a elaboração de um status report; passa a focar mais no elemento humano, tratamento de riscos, remoção de obstáculos, mapeamento e exploração das oportunidades apresentando um relatório que reflete o verdadeiro “status” do projeto.
4. Maximiza a visibilidade do projeto: acredita que uma das melhores formas de obter a confiança das partes interessadas e motivar o desempenho das equipes é tornar o projeto plenamente acessível e público. Transparência total na disponibilização dos detalhes do projeto pode parecer um pouco assustador para o gerente de projetos tradicional, mas, é fundamental na adoção de uma filosofia “social” de gerenciamento de projetos.

Alguns aspectos do gerenciamento não mudam e continuam totalmente alinhados com as abordagens tradicionais, como por exemplo, obter a opinião de especialistas para o desenvolvimento do plano do projeto. Outros aspectos, como a disponibilização pública do projeto são difíceis de aceitar em organizações mais tradicionais, por várias razões.

É difícil para alguns gerentes de projeto abrir mão do pleno “controle”. Além disso, a grande visibilidade dos detalhes do projeto pode induzir à prática da microgestão por parte dos executivos envolvidos. Adotar uma gestão social de projetos é muito mais que usar ferramentas de colaboração. É uma mudança cultural que precisa atingir toda a estrutura desde o nível executivo até os integrantes das equipes, individualmente.

Por um lado, executivos e gestores terão que confiar mais. Por outro lado, os membros das equipes precisam assumir a responsabilidade que toda essa transparência exige.

Ser um gerente de projeto “social” significa mudar a maneira como você olha para as suas equipes, para o seu projeto e para si mesmo. Seu papel se torna cada vez mais de facilitador, e cada vez menos de controlador. É uma abordagem que pode não servir para todos os gerentes nem todas as organizações, mas, se feita corretamente, pode desencadear o “poder das massas” em benefício dos seus projetos.

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