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Gestão de Portfólio de Projetos: como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial

Postado em por Charles Prada

Se você é um empresário ou um profissional de alto escalão, sabe que gerir múltiplos projetos é um desafio, e por conta disso, aqui na Euax, acreditamos na importância da gestão do portfólio de projetos. Por isso, ao longo desse conteúdo você irá entender melhor como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial.

O que é Gestão de Portfólio de Projetos?

A Gestão de Portfólio de Projetos é uma necessidade estratégica que vai muito além da simples execução de múltiplos projetos. Essa abordagem envolve a coordenação e administração de vários projetos ou programas que estão alinhados com os objetivos e metas da empresa. É crucial para o sucesso de qualquer empresa

A gestão de portfólio de projetos serve como esse mapa e bússola, fornecendo uma visão holística de todos os projetos e programas em execução. Ela ajuda a empresa a identificar quais projetos são prioritários, quais recursos estão disponíveis e como esses projetos se encaixam na estratégia global da empresa.

Ao adotar essa abordagem, as empresas não apenas otimizam seus recursos, mas também garantem que estão investindo nos projetos certos, no momento certo, para impulsionar o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.

O Conceito de Gestão de Portfólio

Então, o que é gestão de portfólio de projetos? 

É o processo de seleção, priorização e controle de projetos e programas. Aliás, não é apenas uma série de tarefas administrativas; é uma filosofia de negócios. Trata-se de um processo estruturado que envolve a seleção cuidadosa, priorização e controle de uma série de projetos e programas. 

O objetivo final? Alinhar essas iniciativas com os objetivos estratégicos e metas da empresa para maximizar o retorno sobre o investimento (ROI).

Na Euax, nós levamos esse conceito a sério. Nossos consultores são treinados para entenderem as nuances do seu negócio, e dessa forma, ajudamos você a alinhar seus projetos de forma eficaz. Isso não apenas garante que você esteja no caminho certo, mas também que esteja fazendo isso da maneira mais eficiente possível.

A Importância do Portfólio de Projetos

Agora, por que isso é tão importante? Primeiro, ele ajuda a otimizar recursos. Segundo, garante que você esteja investindo nos projetos certos. Terceiro, ele fornece uma visão clara do que está acontecendo em sua empresa. E, como sempre dizemos na Euax, uma visão clara leva a decisões melhores. Vamos explorar melhor cada um desses tópicos.

Por que a Gestão de Portfólio de Projetos é crucial para as empresas?

Em um mundo empresarial cada vez mais competitivo, a gestão eficaz de múltiplos projetos é mais do que uma necessidade; é um imperativo estratégico. E aqui na Euax, nós entendemos isso como ninguém. Vamos explorar os três pilares dos portfólios de projetos.

tres pilares da gestao de projetos descri;áo

Otimização de Recursos

O primeiro ponto é a otimização de recursos. Em qualquer empresa, os recursos são limitados. A gestão de portfólio de projetos ajuda a alocar esses recursos de forma eficaz. Isso significa que você não apenas economiza dinheiro, mas também maximiza a eficiência. 

Alinhamento Estratégico

Outro ponto a considerar é o alinhamento estratégico. Sem isso, seus projetos podem ser bem-sucedidos individualmente, mas falham em contribuir para os objetivos maiores da empresa. A gestão de portfólio garante que cada projeto esteja alinhado com a estratégia empresarial, maximizando o retorno sobre o investimento (ROI).

Visão Clara e Decisões Melhores

Por fim, ter uma visão holística de todos os projetos em andamento permite uma tomada de decisão mais informada. Como gostamos de dizer na Euax, uma visão clara leva a decisões melhores e, consequentemente, a um negócio mais bem-sucedido.

Melhores práticas para otimizar seu Portfólio de Projetos

Então, você já sabe que a gestão de portfólio de projetos é crucial. Mas como você pode otimizar seu portfólio para obter os melhores resultados? Aqui estão algumas melhores práticas que não apenas recomendamos na Euax, mas também implementamos com nossos clientes. Lembrando sempre da importância de um consultor de projetos envolvido!

Priorização de Projetos

A primeira etapa é a priorização de projetos. Utilize critérios como ROI, alinhamento estratégico e impacto no cliente para classificar seus projetos. Isso ajudará a garantir que os projetos mais críticos recebam a atenção e os recursos que merecem.

Nem todos os projetos são criados iguais. Alguns têm um impacto maior nos objetivos da empresa e a gestão ajuda você a identificar e priorizar esses projetos, garantindo que seus esforços sejam direcionados para onde realmente importa.

Alocação de Recursos

A alocação eficaz de recursos é outra prática vital. Isso não se refere apenas a dinheiro, mas também a tempo e mão de obra. Utilize ferramentas e métodos comprovados para alocar recursos de forma eficiente. Na Euax, oferecemos consultoria especializada para ajudá-lo nessa tarefa complexa.

Monitoramento e Ajustes

O monitoramento contínuo e os ajustes são fundamentais. Use métricas e KPIs para avaliar o desempenho do projeto e faça ajustes conforme necessário. Lembre-se, a gestão de portfólio é um processo dinâmico que requer atenção constante.

É de suma importância que o processo de acompanhamento seja feito em períodos de tempo pré determinados. Assim, os comparativos serão feitos para poderem ter ajustes necessários e importantes para cada empresa.

Tabela Comparativa

Para tornar as coisas mais claras, uma tabela comparativa pode ser útil. Ela pode listar diferentes abordagens de gestão de portfólio, seus prós e contras, e como cada uma se alinha com diferentes tipos de projetos. Ou seja, é a forma de tornar visual cada gestão que está sendo feita dentro da empresa.

Ferramentas e Recursos para uma Gestão de Portfólio Eficaz

Agora que você já conhece as melhores práticas para otimizar seu portfólio de projetos, que tal falarmos sobre as ferramentas e recursos que podem tornar esse processo ainda mais eficaz? 

Afinal, mesmo a melhor estratégia precisa das ferramentas certas para ser implementada com sucesso. E é aqui que a Euax pode ser sua parceira estratégica. 

Softwares de Gestão de Portfólio

O software certo pode fazer toda a diferença quando se trata de gerenciar um portfólio de projetos. Essas plataformas oferecem uma variedade de funcionalidades, como rastreamento de KPIs, alocação de recursos e relatórios em tempo real.

Métricas e KPIs

Não se pode gerenciar o que não se pode medir. Métricas e KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) são cruciais para avaliar o sucesso de seu portfólio. Alguns KPIs comuns incluem ROI, taxa de sucesso do projeto e satisfação do cliente. 

Na Euax, nós ajudamos você a identificar e monitorar os KPIs que são mais relevantes para seus objetivos de negócios. Com as ferramentas e métricas certas, você estará bem preparado para otimizar seu portfólio de projetos e alinhá-lo com sua estratégia empresarial. 

Comparação de Abordagens de Gestão de Portfólio

Escolher a abordagem certa para a gestão de seu portfólio de projetos é crucial. Cada abordagem tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha entre elas pode impactar significativamente o sucesso de seus projetos. Neste segmento, vamos comparar duas abordagens populares: a gestão ágil de portfólio e a gestão tradicional de portfólio. Ambas têm seu lugar, e a Euax pode ajudá-lo a decidir qual é a melhor para você.

Gestão Ágil de Portfólio de Projetos

A gestão ágil de portfólio de projetos é focada em flexibilidade e resposta rápida a mudanças. Ela permite que as equipes se adaptem às mudanças no ambiente de negócios, tornando mais fácil pivotar ou escalar projetos conforme necessário. Esta abordagem é especialmente útil em mercados voláteis ou para projetos com muitas incertezas. Você pode utilizar técnicas como o Kanbam, por exemplo.

Gestão Tradicional de Portfólio de Projetos

Por outro lado, a gestão tradicional de portfólio é mais estruturada e segue um conjunto fixo de processos e fases. Ela é ideal para projetos que têm requisitos bem definidos e onde o escopo, o tempo e o custo são fatores críticos para o sucesso.

Comparativo de Abordagens

comparativo de gestão de portfólio de projetos

Este comparativo é para te auxiliar no entendimento das diferenças entre as abordagens de gestão de portfólio. Cada uma tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha entre elas pode impactar significativamente o sucesso de seus projetos. Na Euax, nossa missão é ajudá-lo a enfrentar os desafios de negócios com soluções eficazes.

Transforme seus desafios de negócios em soluções com a Gestão de Portfólio de Projetos

Concluir um projeto com sucesso é uma coisa; gerenciar um portfólio inteiro de projetos é outra completamente diferente. A gestão eficaz do portfólio de projetos não é apenas uma habilidade, mas uma técnica que depende da combinação certa de estratégia, ferramentas e abordagem. E é aqui que a Euax Consulting entra em cena.

Na Euax, entendemos que “negócios trazem desafios e por isso, nós entregamos soluções.” Com nossa expertise em gestão de portfólio de projetos, podemos ajudá-lo a alinhar seus projetos com sua estratégia empresarial, otimizar recursos e, finalmente, atingir seus objetivos de negócios.

Por fim, o nosso objetivo é que este artigo tenha fornecido insights valiosos sobre como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial através da gestão de portfólio de projetos. 

Se você está buscando uma abordagem personalizada e consultores in loco para ajudar a transformar seus desafios de negócios em soluções eficazes, a Euax é o parceiro que você precisa.

Quer saber mais sobre como a Euax pode ajudá-lo a otimizar seu portfólio de projetos? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos transformar seus desafios em soluções.

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Método Kanban: um guia completo para melhorar a eficiência da sua empresa

Postado em por Charles Prada

Você deseja gerenciar o seu fluxo de trabalho de maneira eficiente, controlando a quantidade de tarefas em progresso e otimizando o uso de recursos? Se a resposta for sim, então você precisa conhecer o método Kanban!

O Kanban é uma ferramenta visual de gestão desenvolvida para controlar e otimizar o fluxo de trabalho. Esse sistema promove a melhoria contínua, já que à medida que os problemas e oportunidades de melhoria são identificados, ajustes são feitos gradualmente para aprimorar o processo.

Quer saber mais sobre o Kanban, seus principais benefícios e como aplicá-lo na prática em sua equipe ou projeto? Então, siga a leitura!

O que é Kanban?

O Kanban é uma abordagem de gestão visual originada no Japão, inicialmente desenvolvida pela Toyota na indústria automobilística. A palavra “Kanban”, em japonês, significa “cartão visual” ou “sinalização”, podendo ser utilizada para se referir a um sistema de sinalização que utiliza cartões.

O principal objetivo do Kanban é criar uma representação visual do processo, dividido em colunas que representam diferentes etapas do trabalho. Cada item do trabalho é representado por um cartão ou nota adesiva que se move pelo quadro à medida que avançam no processo.

Isso ajuda as equipes a terem uma visão clara do que está acontecendo em tempo real, como também, garante um fluxo contínuo de trabalho e torna o processo muito mais eficiente.

Veja melhor como funciona na imagem abaixo:

Exemplo de quadro de kanban com etapas: a fazer, fazendo e feito

Princípios do Kanban

Os princípios do Kanban são diretrizes fundamentais que orientam a implementação e o sucesso da metodologia:

Princípios do Kkanban. Princípio 1: Comece com o que você faz agora. Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas. Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis

Princípio 1: Comece com o que você faz agora

O modelo Kanban possui uma flexibilidade, por isso permite sua adaptação aos processos, sistemas e fluxos de trabalho já existentes em sua empresa. Isso significa que ele pode ser totalmente personalizado para se ajustar à metodologia de negócios da sua organização.

Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas

O Kanban enfatiza a importância da busca constante por melhorias na gestão de projetos e processos. Ao adotar o método, sem dúvida surgirão sugestões de evolução e aprimoramento ao longo do tempo.

Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis

É fundamental que todos os membros da equipe adotem uma mentalidade de melhoria contínua e ajam de forma decisiva e produtiva, de acordo com o que se espera de um líder eficaz. Isso porque, o Kanban promove a disseminação da liderança em todos os níveis da organização.

Agora que você já sabe o que é Kanban e quais são os seus princípios, veja no tópico a seguir os principais benefícios dessa ferramenta!

Benefícios do Kanban

1. Maior visibilidade do fluxo de trabalho

O Kanban oferece uma visão clara e transparente do fluxo de trabalho da equipe ou organização. Ou seja, todos os membros da equipe têm acesso a informações atualizadas sobre o que está em andamento, em espera ou concluído.

Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, identificar gargalos e melhorar a alocação de recursos, já que quando todos têm uma imagem compartilhada do progresso do trabalho, é mais fácil coordenar esforços e tomar decisões informadas.

2. Entrega mais rápida

Com o Kanban as equipes podem priorizar tarefas com base na demanda do cliente e na capacidade da equipe. Isso significa que o trabalho mais valioso é realizado primeiro, levando a entregas mais rápidas e frequentes.

Além disso, ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban evita a sobrecarga da equipe, reduzindo o tempo de espera e acelerando o ciclo de entrega.

3. Alinhamento com objetivos de negócios

O Kanban coloca a demanda do cliente como a principal prioridade. Isso quer dizer que as equipes estão constantemente alinhadas com os objetivos de negócios, priorizando o trabalho que agrega mais valor aos clientes e à organização.

Bem como ele também ajuda a evitar o desperdício de recursos em tarefas que não contribuem diretamente para os objetivos estratégicos da empresa.

4. Melhor previsibilidade

Com o Kanban, é possível monitorar o progresso do trabalho de forma contínua. Isso permite que as equipes desenvolvam uma compreensão sólida de quanto tempo levará para concluir tarefas e projetos específicos.

A previsibilidade é aprimorada porque o Kanban fornece dados históricos e métricas úteis para estimar prazos de entrega com maior precisão. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e permite um planejamento mais eficaz.

5. Maior satisfação do cliente

Através do Kanban também é possível aumentar a satisfação do cliente.  Isso porque, essa ferramenta trabalha com base nas necessidades dos consumidores, prioriza a melhoria contínua e gerencia de maneira eficaz a equipe e as dependências.

Ou seja, os clientes se beneficiam com entregas mais rápidas e consistentes, enquanto a organização consegue manter um relacionamento mais saudável e duradouro com eles, resultando em maior fidelidade, confiança e satisfação.

Como implementar o Kanban na sua equipe ou projeto?

1. Entenda a filosofia do Kanban

Antes de implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, é essencial compreender a filosofia por trás dessa metodologia. Para isso, estude os princípios do Kanban, como:

  • Visualização do fluxo de trabalho;
  • Limitação do trabalho em progresso;
  • E melhoria contínua.

Certifique-se de que toda a equipe esteja alinhada com esses conceitos fundamentais para obter sucesso na implementação!

2. Mapeie o seu processo

O mapeamento de processos é muito útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa. Sendo assim, analise e documente seus processos existentes. Isso envolve:

  • Definir quais processos serão mapeados;
  • Montar um mapa de processo do processo escolhido;
  • Verificar e validar o mapeamento do processo;
  • Modelar o processo.

3. Defina fluxos de trabalho e priorize tarefas

Com base no mapeamento dos processos, é necessário definir fluxos de trabalho claros. Para isso, determine como as tarefas fluirão de uma etapa para a próxima.

Além disso, estabeleça critérios de priorização para as tarefas, com base na demanda do cliente e nas metas de negócios. Isso ajudará a equipe a focar no trabalho mais relevante.

4. Configure um Quadro Kanban

Configure um quadro Kanban físico ou virtual que represente visualmente o fluxo de trabalho e as etapas identificadas. Logo após, crie colunas para cada fase do processo e use cartões ou notas adesivas para representar as tarefas.

Leia também o post sobre squad as a service

5. Treine sua equipe e busque a melhoria contínua

Treine a equipe no uso do sistema Kanban e certifique-se de que todos compreendam como atualizar o quadro, mover os cartões, bem como manter os limites de progresso.

💡 Dica: Busque promover uma cultura de melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar problemas, propor otimizações e realizar ajustes no processo regularmente.

Ao implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, o treinamento e a cultura de melhoria contínua são cruciais para o sucesso. A Euax Consulting pode ser seu parceiro estratégico nesse processo, oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades únicas da sua empresa!

Quer saber mais? Então, entre em contato com um de nossos consultores! É só preencher o formulário abaixo:

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Automação de processos: o que é e como implementar em 5 passos

Postado em por Charles Prada


Você se lembra como eram feitas as viagens antes da invenção do GPS? Esse sistema, tão presente em nosso cotidiano, é um exemplo de como opera a automação de processos. Se antes você precisava traçar rotas, hoje basta digitar o destino no aplicativo para chegar lá.

No âmbito empresarial, isso não é diferente: a automação de processos aprimora o fluxo de trabalho, reduzindo custos e aumentando a qualidade da entrega.

Quer saber mais sobre automação de processos, seus principais benefícios e como automatizar os processos do seu negócio? Então, siga com a leitura para conferir!

Nesse texto você verá:

Acompanhe!

O que é automação de processos?

Automação de processos é substituir atividades manuais por automatizadas, a fim de melhorar o fluxo de trabalho e facilitar as atividades do dia a dia. Para isso, se utiliza soluções tecnológicas e de sistemas de dados.

Um exemplo prático da automação de processos são as transações bancárias por aplicativo, na qual evita-se o deslocamento até a agência bancária, otimizando tempo e recurso.

Desse modo, é possível melhorar a operação de trabalho e elevar a qualidade dos serviços prestados, possibilitando as organizações:

  • Reduzir custos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Padronizar processos;
  • Eliminar as atividades repetitivas.

Assim, podemos dizer que a função da automação de processos é possibilitar que os processos da organização ocorram de forma autônoma, com pouco ou nenhuma necessidade da interferência humana.

Para você compreender melhor, imagine um processo de suporte de uma operadora telefônica. Ao longo do dia, muitas pessoas entrarão em contato com a equipe de atendimento, com as mais diversas solicitações.

Um sistema capaz de automatizar esse processo são os Boots (Robot Process Automation): dispositivos robôs que realizam atividades repetitivas de logica clara, como:

  • Coleta de informações;
  • Cadastros em plataformas;
  • Disparos de e-mails, campanhas ou promoções.

Dessa forma, é possível aumentar a velocidade e a produtividade da operação, melhorando os resultados.

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre a automação de processos, siga com a leitura para saber por que adotar essa prática na sua empresa.

Por que automatizar processos?

Em primeiro lugar, a automação de processos gera uma melhoria nos resultados da organização. Isso porque quando os processos estão automatizados, a probabilidade de as atividades serem executadas de forma incorreta é menor.

Além disso, com a automação de processos é possível:

Padronizar os processos

Ao automatizar os processos, a operação passa a seguir uma ordem lógica de funcionamento, na qual as atividades operam de acordo com as normas estabelecidas pela gestão.

Desse modo, é possível garantir uma maior qualidade nas entregas, pois a execução das atividades passa a ser padronizadas.

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Aumentar o desempenho

Quando os processos estão automatizados, é possível direcionar a equipe as atividades que agregam valor a organização. Assim, é possível focar mais na estratégia do negócio, na performance dos colaboradores e tomar decisões mais assertivas.

Integrar dados e sistemas

Com a automação, todo o processo é integrado de ponta a ponta. Isso porque ao padronizar um processo, é possível visualizar todo o seu funcionamento e ter em mão dados sobre a sua performance e desempenho.

Também, percebe-se outros benéficos, como:

  • Aumento da produtividade;
  • Redução de erros;
  • Maior transparência;
  • Integra diversos setores da empresa;
  • Melhoria na tomada de decisão;
  • Redução de tempo.

Agora que você já conhece as vantagens da automação de processos, que tal descobrir se a sua organização precisa implantá-la? Siga para conferir.

Como saber se minha empresa precisa de automação?

A resposta a essa pergunta é simples: toda empresa que visa melhorar e acelerar seus processos precisa da automação.

Mas, existem alguns sintomas comum entre os negócios, como:

Problemas de comunicação

Já aconteceu de você solicitar uma demanda e ela ser executa de outra forma? Quase como um telefone sem fio, os ruídos de comunicação podem atrapalhar a execução das atividades. Com a automação de processos, isso não acontece. As etapas não se perdem no caminho, pois as atividades passam a ser padronizadas.

Atividades sem processo

Pode ocorrer da sua organização ter atividades soltas, que mais atrapalham do que geram valor.Com a automação de processos, as atividades são mapeadas e desenvolvidas para operar naquele fluxo. Assim, o processo irá acontecer da forma com o que foi estabelecido, nem mais, nem menos.

Problemas recorrentes nos processos

Se os seus processos apresentam problemas frequentes, a automação de processos pode te ajudar a identificar possíveis gargalos que estejam afetando a produtividade.

Dificuldade para a tomada de decisão

Uma das causas da dificuldade para a tomada de decisão é a ausência de dados precisos sobre um processo.

Com a automação de processos, você deixa de trabalhar no feeling e passa a contar com sistemas, como o BPMS, que te ajudam a tomar decisões mais assertivas.

Ta, mas como fazer automação de processos?

Siga para conferir!

Como fazer automação de processos?

A automação de processos é dividida em 5 etapas. São elas:

1. Mapeie o processo

É preciso deixar claro que a automação de processos não é automatizar o caos. Isso significa que não se deve automatizar um processo sem antes verificar se ele está funcionando corretamente.

Portanto, antes de automatizar qualquer processo é necessário mapeá-lo. Realizar o mapeamento de processos é importante para identificar erros e gargalos que podem atrapalhar a implantação dos sistemas de automação.

Além disso, o mapeamento de processos também serve para:

  • Compreender os processos;
  • Documentar os processos;
  • Padronizar os processos;
  • Definir qual o objetivo dos processos;
  • Entender qual o resultado esperado do processo.

2. Selecione as tarefas que serão automatizadas

Depois de mapear os processos, você terá uma visão mais abrangente de todas as atividades que o compõe. Assim, o próximo passo é selecionar quais atividades serão automatizadas.

É importante lembrar que nem todas as atividades podem ser automatizadas, somente aquelas que seguem uma ordem lógica de funcionamento e não necessitam de supervisão para serem concluídas.

Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas, são:

  • Atividades repetitivas: como emissão de boletos e notas;
  • Atividades simples: que não precisam de informações complexas;
  • Atividades que seguem um padrão, ou seja, são baseadas em regras;
  • Atividades frequentes: que devem concluídas várias vezes em uma hora ou em um dia.

3. Escolha as ferramentas

Uma parte importante a automação de processos é encontrar as melhores ferramentas para executá-la. Assim, o ideal é realizar um levantamento de requisitos antes de partir para o mercado, ou contratar uma consultoria especializada para te ajudar.

Dessa maneira, uma técnica que pode te ajudar nesse processo é construir uma lista com alguns pré-requisitos que você acha que a ferramenta deve ter, como:

4. Gerencie as mudanças

Gerenciar as mudanças é um dos passos mais importantes na hora de automatizar processos. Afinal, a automação impacta o dia a dia das pessoas e, por isso, é fundamental garantir que os colaboradores entendam o motivo delas estarem acontecendo.

  • Uma boa gestão de mudanças te ajuda a:
  • Transmitir segurança para toda a equipe;
  • Melhorar a comunicação entre os envolvidos;
  • Reduzir ruídos e conflitos;
  • Diminuir incertezas;
  • Aumentar as chances de sucesso da automação.

5. Monitore constantemente

De nada adianta automatizar os processos da sua empresa, se você não medir e analisar os resultados constantemente.

Dessa forma, uma boa prática para monitorar os processos é estabelecer indicadores de desempenho para avaliar os resultados da operação.

Pois, com os resultados dos indicadores, você poderá criar um diagrama causal de performance para identificar os pontos positivos que essa mudança trouxe para organização – aqueles que precisam ser melhorados.

Para monitorar e analisar a performance dos processos, você pode aplicar práticas do Business Process Management (BPM) e atingir os melhores resultados. Baixe o e-book abaixo para saber mais sobre o assunto!

E-book BPM Gestão de Processos de Negócios

 

Melhoria contínua: como melhorar seus processos constantemente?

Postado em por Charles Prada

Você sabe dizer quais processos da sua empresa precisam melhorar? Nós temos a resposta: todos! Calma, nós não falamos por maldade, mas porque todos os processos, não importa o quão eficazes sejam, podem melhorar.

Neste texto você vai aprender tudo sobre melhoria contínua, além de conhecer as principais técnicas para isso. Vamos começar?

O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua é uma prática adotada por uma corporação para, ininterruptamente, melhorar produtos, serviços ou processos da empresa.

Praticamente tudo pode ser melhorado, inclusive seus processos, mas por que eles precisam de aprimoramento constante? Primeiro porque previne a defasagem, afinal, melhorar algo antes que comece a dar problema é o ideal sempre. Além disso, processos melhores garantem:

  • Economia de tempo;
  • Diminuição de custos;
  • Melhoramento de resultados;
  • Maior produtividade.

Ebook Kit Gestão de Processos

Em resumo: promover a melhoria contínua garante resultados incríveis! Mas, como fazer isso? Existem diversas ferramentas de melhoria contínua para ajudar. Nós listamos as mais populares logo abaixo:

Ferramentas de melhoria contínua

Kaizen

O Japão pós-Segunda Guerra Mundial enfrentou muitas dificuldades econômicas e, para contornar essa situação, foi criado o método kaizen.

kai (mudar) + zen (melhor) = mudar para melhor.

O método kaizen, também chamado de ciclo kaizen, deu tão certo na terra do sol nascente que se espalhou pelo mundo e garantiu resultados em diversas organizações.

O ciclo kaizen se baseia em realizar pequenas melhorias constantemente para atingir o objetivo principal aos poucos, mas de maneira constante. Ou seja: em vez de focar em um único e grande objetivo, prefere-se focar em conquistas diárias. Nesse caso, o processo é constantemente aprimorado de pouco em pouco.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um framework que ajuda a controlar a qualidade dos processos. Como o nome sugere, ele funciona de forma cíclica: quando acaba, recomeça. Por isso, é uma ferramenta bastante popular em empresas que buscam a melhoria contínua de processos.

PDCA é a sigla para:

  • Plan (planejar);
  • Do (fazer);
  • Check (checar);
  • Act (agir).

Cada letra da sigla representa uma etapa, veja como cada uma delas funciona na prática abaixo:

Ciclo PDCA

Repetir este ciclo resulta na tão sonhada melhoria contínua, então, após concluir o ciclo, volte à primeira etapa, encontre outro problema e repita tudo.

5W2H

5W2H é uma ferramenta para elaborar planos de ação de melhoria. Trata-se de 7 perguntas que devem ser respondidas, e com as respostas é possível estruturar uma solução para melhorar os processos. Veja a imagem abaixo para entender melhor:

5W2H perguntas

Depois de responder as perguntas, basta elaborar um plano de ação e pôr a mão na massa.

Six sigma

Six sigma, ou seis sigma, é uma abordagem de melhoria de processos que visa elevá-los à perfeição. Isso acontece eliminando os defeitos com base em fatos e dados estatísticos. Para aplicar essa abordagem siga os passos na imagem a seguir:

SIX SIGMA

BPM

Em inglês, BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em bom português. Mais do que uma simples prática, BPM é uma cultura de gestão baseada na performance dos processos. Veja na imagem abaixo os 5 passos para fazer gestão de processos:

Como fazer BPM (Gestão de Processos) em 5 passos

Essa forma de gestão de performance possibilita que os processos da empresa sejam mapeados, padronizados, melhorados e otimizados. Se hoje você não se preocupa com melhoria contínua, você está perdendo espaço no mercado.

Atualmente essa prática é obrigatória para qualquer empresa, você não vai querer ficar para trás não é mesmo? Se for esse o seu caso, encontrar a melhor forma de executar um processo é crucial.

Para te ajudar ainda mais nessa jornada, nós disponibilizamos nosso guia para implementar BPM na sua empresa, é ó clicar no banner abaixo, o guia é gratuito!

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Capabilidade do processo: saiba o que é e como fazer análise

Postado em por Charles Prada

Uma das palavras mais difundidas no mundo dos negócios é a capabilidade, ou pelo menos a sua versão em inglês,. Mesmo tendo algumas vertentes, todas vêm do substantivo em inglês  “capability”, que significa capacidade de atender algo requisitado. Neste post, veremos o que é a capabilidade do processo e entender como é utilizada. Siga-nos nessa leitura! 

O que é capabilidade do processo? 

A capabilidade do processo é um conjunto de métricas (KPIs) que verifica a capacidade ou habilidade do processo em atender aquilo que o cliente deseja.  

Diversas variáveis podem prejudicar e comprometer a produção de uma determinada mercadoria, seja matéria-prima, defeito em maquinarias, colaboradores e entre outros problemas que não são controláveis.  

A partir do momento em que todo o processo produtivo é realizado de maneira correta, cumprindo todas as expectativas e especificações de qualidade, este tal produto pode ser denominado “capaz”, diretamente derivando do método de “capabilidade de processo”. 

Quando ocorre o oposto, onde o produto não atendeu as expectativas do cliente – ou seus desejos – e há uma quebra dos padrões de qualidade estabelecidos para a fabricação do produto, é referido ao termo “incapaz”. 

O conceito de capabilidade está diretamente ligado e aplicável às inspeções de qualidade de produto. É por meio dessas inspeções que podemos verificar se o produto está adequado para os padrões estabelecidos da empresa. 

Para uma melhor compreensão, siga esse exemplo: 

Uma empresa empacota laranjas em sacos de linha para vender em supermercados, e promete aos clientes que cada saco de laranjas possui um quilograma. Pesando o produto, verifica-se que ele realmente possui o peso prometido, significando que o processo produtivo está de acordo e sob controle, “capaz”. 

Se o tal produto fosse pesado e apresentasse um peso de 0,900 quilogramas, isso pode significar que alguma coisa durante da produção saiu fora dos parâmetros especificados, e o processo produtivo torna-se “incapaz”. 

Seja por normas governamentais ou controle de qualidade da empresa, os pontos a serem controlados são vistos como índices de capacidade e podem fazer parte do cálculo da capabilidade do processo, realizando a medição da qualidade dos produtos fabricados. 

Mas qual é a importância dos cálculos? 

Por que realizar cálculos de capabilidade?

A constante análise e controle da capabilidade de processos é de suma importância para garantir o controle de qualidade dos produtos, o que pode determinar se o cliente está recebendo o que foi pedido ou não. 

Com o aumento do consumo através de lojas online, a oferta de qualidade precisou ser a prioridade das empresas. Aquelas que acabam não suprindo o que foi prometido para o cliente, acabam fechando as portas. 

Hoje em dia os clientes dão grande importância para a experiência, sendo criado diversos fóruns e barras de avaliação no próprio site de vendas. Assim, os compradores podem expressar suas frustrações e elogios acerca de um produto por meio de resenhas e até fotos. 

Além disso tudo, o controle de capabilidade de processos permite evitar problemas na raiz da produção, o que permite identificar perdas ou gargalos que podem vir a acontecer e que estejam gerando prejuízo para a empresa. 

Leia também: Testadas e aprovadas: 7 ferramentas para transformar processos mesmo em Home Office  

Para ser visto o processo de identificar esses controles e fazer a parte matemática, é necessário conceituar-se em alguns termos que são importantes para a compreensão de fórmulas e índices. 

Principais termos utilizados na capabilidade do processo 

Amostra 

É o nome dado a um determinado subgrupo, sejam eventos ou medições realizadas para analisar o desempenho geral de um certo processo. Muitas vezes é utilizado para formar índices de causas comuns ou especiais. 

Carta de controle 

A carta de controle é uma representação gráfica que demonstra visualmente as características de um processo, emulando os valores estatísticos obtidos com o controle dessa característica. 

Aleatoriedade 

Condição especial na qual os valores não são previsíveis, mesmo que tenham sido coletados em uma distribuição definida, o nome remete a situações randômicas. 

Limites de controle  

Os limites de controle são as linhas traçadas dentro da carta de controle para estabelecer os limites que julgam a estabilidade do processo, sendo que o cruzamento dessa marcação pode determinar o surgimento de problemas. São calculados com base em dados do próprio processo e características de qualidade. 

Causa comum 

É uma fonte de variação que acaba afetando todos os valores de controle individuais de um processo estudado. 

Causa especial 

É uma fonte de variação volúvel, a qual frequentemente se apresenta como algo imprevisível e instável, de forma intermitente. 

Controle estatístico  

O controle estático é uma condição na qual todas as causas especiais que podem causar variação nos resultados dos processos estudados foram neutralizadas, tendo como restante somente as causas comuns. 

Desvio padrão 

É a medida de dispersão de uma estatística amostral do processo. 

Desempenho de processo 

O desempenho de processo é a variação total do processo apresentada no gráfico. 

Processo estável 

É a apresentação do estado neutro de um processo. A estabilidade significa que o processo está sendo redigido e atuando conforme as especificações premeditadas.  

Leia também: Controle de processos: por que fazer + 4 dicas para fazer do jeito certo  

Agora que você possui o vocabulário para compreender os métodos de capabilidade de processo, veja quais são as etapas que levarão você a aplicar esse controle por meio de estudos. 

Como fazer a aplicação do controle de capabilidade de processos? 

Para conduzir um estudo com base na aplicação do controle de capabilidade, deve-se saber que é feito em duas etapas: 

Controle estático e verificação 

A partir do começo já é coletado uma série de dados dos processos para serem preparados gráficos, o que cria uma melhor visualização do controle. Após isso, é necessário verificar a existência de causas comuns e especiais. Já que esta é a primeira etapa, é possível fazer a eliminação os pontos e riscos negativos do processo.  

Visto e criado os gráficos, o controle estático deverá ser feito em comparação com dados anteriores. Por isso, é preciso armazenar as informações. 

Avaliação de índices  

Uma vez que é possível ter a estabilidade e assumir o controle estático do processamento, é necessário verificar os dados coletados durante a primeira etapa e suas vertentes (causas restantes). Baseando-se nestas informações, serão criados e compostos os índices, que serão a justificativa para tomar diferentes providências após os cálculos. 

Leia também: Princípio de Pareto: entenda o que é e como aplicar na melhoria de processos da sua empresa 

Matriz de responsabilidades de processos RACIMas quais índices são esses e como funcionam suas fórmulas? 

CP (índice de capabilidade do processo) 

O índice de capabilidade do processo é utilizado para quantificar a capabilidade (se o processo é “capaz”) a partir do momento que é apresentada duas especificações. A CP é dada em uma razão onde é comparado dois valores, sendo: 

Dispersão de especificação dada por Limite Superior de Especificação (LSE) – Limite Inferior de Especificação (LIE) 

Dispersão do processo dada por variação 6-σ 

Assim, é criada a seguinte fórmula: 

Cpk (índice de capabilidade de centralização de processo)

Cpk (índice de capabilidade de centralização de processo) 

O Cpk vem da capabilidade do processo (CP), que significa o índice de tolerância máxima das especificações comparadas com a capacidade do processo, tendo como objetivo descrever o melhor possível do que se pode esperar do processo. Podemos dizer que o Cpk leva em consideração o conceito de CP, respeitando os limites de especificidade e localização. O processo está centrado no ponto médio de especificações do cliente. Quando o índice de capabilidade de centralização de processo é maior que o CP, o processo está descentrado. 

Cpk (índice de capabilidade de centralização de processo)

PP (índice de performance do processo) 

O índice de performance do processo e Ppk são geralmente utilizados quando o processo não está em controle estático. O PP faz a comparação entre a tolerância especificada e performance de processos anteriores, por meio do desvio padrão de longos prazos. 

O indicador é feito utilizando a seguinte fórmula: 

PP (índice de performance do processo)

Importante: a diferença entre CP e PP é a forma de como é calculado a estimativa do desvio padrão (σ e s) do denominador. 

PPk (índice de performance de centralização de processo) 

Já o Ppk possui relação com a performance do processo, o PP. Este é posto em prática quando há a presença de causas especiais ou comum de variações, em consideração ao atual estado do processo. Em outra maneira de dizer, o Ppk é uma medida global que compara dois valores utilizando a seguinte fórmula: 

Ppk (índice de performance de centralização de processo)

Agora que você sabe tudo sobre capabilidade de processos e suas fórmulas, que tal descobrir tudo sobre o panorama geral da gestão de processos por meio de um material feito para você? Preparamos uma pesquisa contando com análises por especialistas no campo de gestão de projetos e previsões para o futuro desta área. Cadastre-se e receba o material totalmente gratuito! 

Panorama da Gestão de Processo em empresas brasileiras

Processos organizacionais: descubra como classificá-los e organizá-los dentro da sua empresa

Postado em por Charles Prada

Os processos de uma organização são uma das peças principais de qualquer negócio, pois é por meio deles que os produtos e serviços são entregues aos clientes. Por isso, é importante que estejam organizados e alinhados da forma mais prática e funcional possível, a fim de que a empresa não se perca na gestão e saiba dizer como cada processo contribui para os objetivos do negócio. Pensando nisso, fizemos este post para que você entenda de vez o que são processos organizacionais, como eles se dividem e como você pode organizá-los através da arquitetura de processos, para extrair o melhor deles. Vamos lá!

O que são processos organizacionais?

Segundo o BPM CBOK (Business Process Management Common Book of Knowledge), processos organizacionais são um conjunto de atividades interdependentes e estruturadas em cadeia, que têm o objetivo de produzir um serviço ou produto que agregue valor para o cliente.

Esses processos podem ser executados por pessoas ou pela tecnologia e possuem início e fim definidos. Além disso, os processos indicam qual atividade deve ser realizada, como e por quem.

Essa é a definição básica de processo, no entanto é preciso frisar alguns conceitos fundamentais de processos:

  • Todo processo deve agregar valor, seja para o cliente ou para outro processo.
  • Todo processo organizacional possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output).
  • Os processos organizacionais transformam os insumos (conhecimento, matérias etc.) em resultados (produtos e serviços).

Os processos organizacionais podem ser divididos em três categorias, segundo Michael Porter:

Classificação dos processos organizacionais

Os processos organizacionais, como já dissemos, geram valor para o cliente ou para outros processos, e todos eles cooperam para um único objetivo e interagem entre si. Porém, para fins de organização, os processos são agrupados de acordo com características comuns e que ajudam a ter uma noção de como cada um contribui para o resultado final. Os diferentes grupos de processos são: processos primários, processos de suporte e processos de gerenciamento. Nos próximos tópicos, vamos explicar melhor cada um deles. Continue lendo!

1) Processos primários

Processos primários são aqueles que geram valor diretamente para o cliente, por meio da produção de um serviço ou produto. Eles são as atividades essenciais que a empresa precisa desenvolver para cumprir sua missão de negócio, gerar lucro e valor para o público. Geralmente, os processos primários, também chamados de essenciais, finalísticos e operacionais, são os mais percebidos pelo público, principalmente quando há falhas.

Por serem o “carro-chefe” da organização, os processos essenciais necessitam de atenção e suporte de outros processos para que possam se manter e entregar uma boa experiência para o consumidor. Além disso, esses processos caracterizam a organização dentro de um segmento de mercado, trazem identidade para a organização e permitem uma visão ponta a ponta.

2) Processos de suporte

Processos de suporte ou processos de apoio são aqueles que auxiliam na execução dos processos primários. Eles não estão diretamente ligados a entrega de valor para o cliente, mas ajudam os processos responsáveis por isso. Longe de serem menos importantes, os processos de apoio otimizam e aumentam a capacidade da organização na realização das atividades finalísticas.

Sua principal função é dar suporte para os processos primários, no entanto eles também apoiam outros processos de suporte e até mesmo processos gerenciais, que vamos falar no próximo item.

Gestão de estoques, gestão de TI  e gestão de recursos humanos são exemplos de processos de suporte.

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3) Processos gerenciais

Os processos gerenciais, assim como os de suporte, não agregam valor direto para o cliente, mas controlam, medem e monitoram o desempenho de todos os outros processos.

Esses processos atuam continuamente para garantir que todas as atividades alcancem as metas definidas pelos indicadores. O objetivo desse tipo de processo é estratégico, ou seja, visa medir o desempenho das atividades para que possam ser melhoradas e otimizadas, o que contribui para o crescimento da organização.

Exemplos de processos gerenciais:

cadeia de valor modernizada

Agora que você já entendeu como se dividem os processos organizacionais, vamos á questão que mais interessa: como organizar esses processos para extrair melhores resultados? Continue a leitura que vamos te mostrar como.

Por onde começar a estruturação dos Processos Organizacionais?

O primeiro passo para organizar os processos é a construção da Arquitetura de Processos. Nos próximos tópicos vamos te explicar o que é isso e como você pode montá-la  na sua empresa, confira:

O que é arquitetura de processos?

Arquitetura de processos é a forma de organizar a estrutura e os processos da organização para que eles façam sentido e funcionem em conjunto para atingir um resultado final. Essa arquitetura é um guia que mostra como a empresa deve funcionar para entregar valor ao cliente da melhor maneira.

Para facilitar a compreensão, vamos dar um exemplo. Imagine que você tem em mãos um caixa com peças de quebra-cabeça e precisa montá-lo, no entanto você não conhece a imagem que ele deve formar. Difícil, não é? Sem a imagem que o quebra-cabeças deve formar você não sabe por onde começar e demora a entender o cenário todo. No entanto, quando você tem a “foto” que essas peças juntas, vão formar, ela serve como um guia para a sua montagem.

A arquitetura de processos funciona do mesmo jeito que a imagem da paisagem do quebra-cabeça: ela direciona o encaixe e a organização das peças, que, no caso, são os processos. No próximo tópico, vamos te ensinar a montar sua arquitetura de processos e abandonar a visão departamental da organização para adotar uma visão ponta a ponta.

Como fazer arquitetura de processos?

1) Monte a cadeia de valor

Como nós explicamos no tópico sobre a visão de processos, cadeia de valor é o conjunto de processos que orientam as ações de uma organização para criar valor aos seus clientes.

Para desenhar a cadeia de valor, você precisa definir quais sãos seus processos primários, gerenciais e de suporte. É importante observar que uma empresa pode ter mais de uma forma de gerar valor para o cliente, ou seja mais de uma cadeia de processos primários.

A cadeia de valor geralmente tem uma visão ponta a ponta.

2) Defina processos na visão ponta a ponta

Depois de montar a cadeia de valor, é hora de separar cada conjunto de processos de ponta a ponta. Nesse momento, se quebram as barreiras departamentais, para criar uma linha de processos e subprocessos até entregar valor para o cliente.

Lembre-se que esse tipo de organização não desfaz os departamentos, mas é uma forma de visualizar as operações além do resultado individual de cada departamento. Assim, quando você cria um processo ele passa por vários departamentos para chegar a outra ponta.

3) Priorize o portfólio de processos

Nesse momento, é necessário reunir todos os processos e identificar quais estão tendo o pior desempenho. Existem diversas formas de fazer isso, seja por métodos gráficos, pontuações, arbitração e etc. O importante é saber quais processos têm maior urgência de serem otimizados.

4) Atribua responsabilidades

Depois de ter os processos organizados em cadeia, é hora de delegar as responsabilidades para cada profissional e departamento. Para isso é utilizada uma matriz de responsabilidades para registrar quem é o “dono” do processo, quem são as partes interessadas, quem aprova o trabalho e etc.

Você pode baixar o nosso template de Matriz RACI de responsabilidades e preencher!

Matriz de responsabilidades de processos RACI

Isso ajuda a saber de quem cobrar os resultados dos processos, com quem falar em caso de transformação de processos e quem deve ser notificado.

5) Crie um roadmap de transformação

O último passo, então, é criar um cronograma de transformação e otimização de processos. Esse cronograma, ou roadmap, pode ser feito visando não só o curto prazo, mas também médio prazo, planejando os próximos meses e anos.

Pronto, agora você já tem a sua arquitetura de processos montada.

Gostou do post? Se você tiver interesse em aprender mais sobre processos organizacionais, leia nosso post com 6 passos para fazer organização dos processos na sua empresa!

Princípio de Pareto: entenda o que é e como aplicar na melhoria de processos da sua empresa

Postado em por Charles Prada

Algumas pessoas possuem uma ideia equivocada sobre melhoria de processos por causa de experiências passadas. Você é uma das que acham que a melhoria envolve mapear absolutamente todos os processos e, no fim, acabar com pilhas de diagramas e documentos que ficam esquecidos no fundo da gaveta? Se a sua resposta for sim, você precisa conhecer o Princípio de Pareto agora mesmo.

Essa regra diz que você pode solucionar 80% dos problemas da organização ao melhorar apenas 20% dos processos. Parece incrível, não é? Pois saiba que isso é real e pode ser colocado em prática na sua empresa. Quer saber como? Siga a leitura, pois vamos te ensinar!

Antes de continuar, se você quiser pode acompanhar esse conteúdo também em uma aula com a nossa especialista Karen Nóbile:

Assistir aula gratuita

O que é Princípio de Pareto?

O Princípio de Pareto é uma regra que afirma que 80% dos efeitos surgem de 20% das causas. Ela foi formulada a partir de estudos do sociólogo, economista e cientista político Vilfredo Pareto.

Pareto fez uma série de análises para sustentar a teoria. Uma de suas primeiras, por exemplo, demonstrou que apenas 20% das vagens produziam em torno de 80% das ervilhas. Ele também constatou que 80% das terras da Itália em 1906 pertenciam a 20% da população.

A partir desses estudos, o consultor de negócios Joseph Moses Juran criou o Princípio de Pareto, com base nos estudos do sociólogo. A partir daí, a regra se mostrou adaptável aos mais diversos contextos: da estatística à engenharia e, é claro, na gestão de processos.

O Princípio de Pareto aplicado na melhoria de processos

No contexto da melhoria de processos, é possível concluir que cerca de 80% dos problemas da organização podem ser solucionados através da melhoria de apenas 20% dos processos. Mas como essa informação pode ajudar a empresa?

Bem, muitos ainda insistem em modelar, analisar e desenhar todos os processos da empresa, o que acaba gerando um esforço muito grande e com poucos resultados. No fim, são geradas pilhas de infinitos documentos e o projeto de melhoria acaba abandonado.

Péssimo, não é mesmo? É aí que o Princípio de Pareto entra para ajudar. Ao invés de tentar transformar todos os processos, que tal descobrir quais são os 20% que realmente causam problemas e agir sobre eles?

Leia também o post sobre redução de custo 

Benefícios de aplicar o Princípio de Pareto na melhoria de processos

Evita pilhas de documentação inútil

Como falamos antes, tentar transformar todos os processos acaba gerando muitos documentos que ficam esquecidos e não trazem nenhum resultado para a empresa.

É como se você tivesse mapeado os processos apenas por mapear, gastando energia, tempo e dinheiro à toa. Utilizar o Princípio de Pareto evita essa situação, para que você possa dar adeus às pilhas de documentação inútil.

Evita atritos desnecessários

Transformar processos comumente gera atritos, afinal, você está alterando a forma como a empresa trabalha. Ao fazer isso com todos os processos, criam-se atritos desnecessários em processos que não são a raiz dos problemas. Com o Princípio de Pareto, é possível evitar atritos desnecessários e agir apenas sobre os processos que realmente precisam de melhoria.

Reduz os custos de melhorar processos

Tentar melhorar todos os processos também gera gastos em dinheiro, por causa de toda a perda de tempo e esforço envolvida na iniciativa. Como se não bastasse, todo esse gasto raramente gera retorno, pois a tentativa acaba resultado em caos e um projeto de melhoria de processos abandonado.

Por fim, nascem escritórios de processos e operações que ninguém quer ser responsável. Utilizar o Princípio de Pareto é uma excelente forma de driblar esse cenário, garantindo a otimização dos custos e um retorno financeiro maior.

Garante qualidade real para os processos

Todo o resultado de uma tentativa de melhoria geral dos processos acaba abandonado, criando uma falsa sensação de que a empresa possui processos modelados e otimizados.

Em contrapartida, quando os processos são priorizados, você pode encontrar aqueles 20% que são responsáveis pela maior parte dos problemas, e fazer transformações que realmente geram resultados para a empresa, garantindo qualidade real para os processos.

Os benefícios são muitos, não é? Então vamos aprender como aplicar o Princípio de Pareto em 4 passos simples. É mais fácil do que parece! Vamos lá?

Como aplicar o Princípio de Pareto na transformação de processos

1 – Conhecer os processos ponta a ponta

Antes de tudo, é preciso conhecer os seus processos ponta a ponta. Nessa fase, é interessante montar a cadeia de valor da sua empresa, que vai revelar todas as atividades que geram valor para o cliente. Ou seja, a cadeia de valor revela o portfólio de processos da sua organização.

Cadeia de valor de porter

A partir disso, fica fácil visualizar o seu conjunto de processos, de gerenciamento, de apoio e os primários.

2 – Qualificar e priorizar os processos

Revelado o conjunto de processos da sua organização, você já pode começar a qualificá-los e priorizá-los, para encontrar aqueles 20% que realmente causam impacto nos resultados. Para isso, você pode utilizar uma série de ferramentas de priorização, como a seguinte tabela:

Classificação de processos - Princípio de Pareto

Nesse quadro, você deve posicionar cada processo considerando a relevância dele no BSC, ou seja, o quão relevante ele é para a estratégia, e também o nível de qualidade do processo atualmente.

Considerando esses dois fatores, é possível descobrir o que precisa ser feito com cada processo e decidir quais deles realmente precisam de transformação.

Uma outra opção é utilizar essa tabela aqui:

Classificação de processos final

Mais complexo, esse quadro leva em consideração uma série de fatores e permite atribuir uma pontuação para os processos em cada um dos requisitos. Em seguida, basta priorizar conforme a pontuação atribuída.

Vale lembrar que essa tabela é um exemplo, e você pode adicionar outros fatores relevantes para a sua empresa, como custo, contribuição para os objetivos estratégicos, o quanto agrega valor para o cliente, frequência etc.

Depois disso, você ainda pode criar um roadmap de transformação de processos, que serve como uma linha do tempo que organiza os projetos de melhoria em ordem cronológica.

3 – Transformar os processos selecionados

Feita a priorização, você pode finalmente transformar os processos selecionados. Lembre-se de utilizar metodologias reconhecidas para diagnosticar a situação atual, fazer a governança e controle, transformar os processos e gerenciar sua performance.

A transformação deve acontecer de forma colaborativa, com a participação de várias pessoas e considerando as opiniões dos envolvidos.

4 – Gerenciar a performance

Não esqueça que é fundamental mensurar a performance dos processos constantemente. Por isso, crie indicadores que demonstrem a situação real das operações. Ter um painel com uma relação causal de indicadores (sistema de performance) também pode ser útil para entender como está a saúde das operações e encontrar a causa raiz de eventuais problemas.

Para entender melhor, observe o diagrama causal de indicadores de uma pizzaria fictícia:

Diagrama de relações causais

O último indicador é a lucratividade, que é interferida por problemas em qualquer um dos indicadores anteriores.

Ou seja, um sistema de performance demonstra a influência que os indicadores exercem uns sobre os outros. Assim, quando houver algum problema, você consegue trilhar o caminho até o indicador que demonstra sua causa raiz.

Dicas finais

Comece por um processo piloto

Para garantir que erros não serão cometidos em grandes proporções, pode ser interessante começar por um processo piloto, no qual você poderá testar hipóteses e entender melhor como o projeto de transformação vai fluir. A partir do sucesso do piloto, é possível abranger o projeto e consertar eventuais falhas.

Faça gestão de iniciativas

As iniciativas de melhoria de processos precisam ser gerenciadas como projetos. Por isso, utilize metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para garantir o controle e o sucesso das iniciativas.

Pense no valor para o cliente

Tenha em mente que os processos precisam gerar valor para o cliente. Uma boa forma de saber se isso ocorre na sua empresa é levar em conta a jornada do cliente, que considera todo o caminho que alguém faz durante o relacionamento com a sua empresa, do momento em que ocorre o primeiro contato, até o pós-venda. Tudo isso de um ponto de vista “de fora para dentro”, ou seja, considerando a perspectiva do cliente.

Use ferramentas e metodologias reconhecidas

São as metodologias e ferramentas que darão subsídio para a organização fazer a transformação de processos de forma rápida e que gere resultados. A falta de uma metodologia e de ferramentas adequadas pode resultar no fracasso das iniciativas.

Faça gestão de mudanças

Mudanças organizacionais podem gerar atritos e resistência por parte das pessoas. Isso é, em muitos casos, a causa do fracasso das inciativas. Por isso, é fundamental investir em gestão de mudanças organizacionais, o que vai garantir o engajamento dos colaboradores e evitar resistências.

Automatize os processos

Hoje, também é importante frisar a importância de automatizar os processos transformados, para otimizar sua performance e evitar desgaste desnecessário de recursos humanos para a realização das operações.

Considere os processos ponta a ponta

Lembre-se de ter uma visão ponta a ponta dos processos, ao invés de uma visão departamental. A visão departamental leva em conta cada área de forma isolada, o que é um problema, pois gera “pontos cegos” e dificulta a descoberta de problemas no processo. Para entender melhor, observe essa imagem:

Processo de ponta a ponta

Se formos observar as operações de forma departamental, temos a impressão de que 90% dos pedidos são entregues com excelência. Contudo, observando o processo ponta a ponta, é possível ver que nenhum dos pedidos é entregue com excelência. Na verdade, todos eles sofrem com erros em alguma etapa.

Na visão ponta a ponta, o processo começa no cliente e termina no cliente, e a transformação tem como objetivo agregar valor para o consumidor final. Não deixe de ter essa visão na hora de melhorar processos na sua empresa.

E então, entendeu como o Princípio de Pareto pode ajudar a sua organização? Para entender ainda melhor esse conceito, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito no qual nossos especialistas explicam como melhorar processos utilizando essa regra. Clique no banner abaixo para conferir!

Como aplicar o Princípio de Pareto nos processos da sua organização

Excelência operacional: dê um salto de performance com 4 dicas infalíveis

Postado em por Charles Prada

Imagine uma empresa com operações extremamente eficientes e de baixo custo. Nada de retrabalho, nada de problemas no produto final, e processos que geram valor para o cliente.

Pois bem, esse cenário não deve ficar só na imaginação: é preciso buscar excelência operacional para que ele se torne a realidade da sua organização. Você sabe como fazer isso?

Nesse texto, vamos ensinar tudo sobre excelência operacional e como atingi-la na sua empresa! Siga a leitura para conferir.

O que é excelência operacional?

Excelência operacional é um conceito que se refere a um alto nível de qualidade e eficiência nas operações de uma empresa. São processos, pessoas, tecnologias e todas as engrenagens do negócio trabalhando em perfeita harmonia, com baixo custo e alta geração de valor.

Esse alto nível nem sempre é fácil de atingir, e requer muita atenção aos processos, à cultura, às pessoas e a outros fatores decisivos para a qualidade das operações.

No fim, os resultados valem a pena; qual empresa não sonha em ter a melhor performance com baixo custo, não é mesmo?

Esse conceito surgiu no livro In Search of Excellence, do guru da administração Tom Peters e Robert Waterman. O livro apresenta os resultados de uma pesquisa feita pelos autores com 43 empresas de 6 grandes ramos e, a partir dela, demonstra que as organizações bem sucedidas possuem práticas comuns.

Peters usa como exemplo as empresas de sucesso para ensinar boas práticas ao mercado. A ideia é utilizar o mínimo de recursos e obter grandes resultados.

Peters defende pontos como:

  • Proatividade;
  • Estímulo a independência dos colaboradores;
  • Delegação de tarefas;
  • Inovação;
  • Tolerância a erros e incentivo ao aprendizado;
  • Importância de motivar os colaboradores;
  • Simplicidade nas operações e nas equipes (quanto mais enxuto, melhor);
  • Mobilidade, entre outros.

Mas o conceito de excelência operacional ficou famoso mesmo graças à Toyota:

Excelência operacional: modelo da Toyota

Nos anos 90, com a publicação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, o Sistema Toyota de Produção (STP) passa a ser reconhecido internacionalmente como um modelo de produção eficiente e capaz de gerar excelentes resultados. Surgem as ferramentas e princípios Lean, o modelo da casa da Toyota etc.

Esse modelo é extremamente difundido hoje em dia. Ele simplifica as ferramentas e princípios do STP e seu objetivo não muda muito em relação às ideias de Tom Peters: obter a melhor qualidade e os melhores resultados com o menor custo.

Esse padrão ficou tão famoso que muitos acham que excelência operacional está diretamente associada ao modelo da Toyota. Só que isso não é verdade: para atingir excelência operacional, a sua empresa não precisa seguir o padrão da Toyota, as ideias de Tom Peters ou qualquer outro modelo pré-definido.

Na verdade, existe uma série de metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas para atingir excelência operacional. Tudo depende do contexto da sua empresa e dos objetivos dela.

É por isso que nós separamos os 5 principais pontos a serem observados em uma empresa por quem busca excelência operacional. Trabalhar em cima desses pontos vai te ajudar a obter o máximo de desempenho. Conheça os 5 componentes da excelência que você não pode deixar de lado:

5 componentes da excelência operacional

1. Cultura

A cultura é definida pelo conjunto de valores, crenças e ações que ditam como o trabalho é realizado na empresa. Basicamente, a cultura define as atitudes, como as pessoas se comportam e como trabalham. É a essência da empresa.

Há alguns pontos importantes na cultura organizacional que precisam ser observados por quem quer atingir excelência operacional. São eles:

  • Valores: os valores nos quais a organização acredita são as convicções que ela tem e busca passar para todos os stakeholders, desde os colaboradores até os clientes;
  • Crenças: todos os pressupostos nos quais as pessoas acreditam. Eles são mais intangíveis do que os valores, mas fazem parte da cultura da empresa;
  • Comportamento: define como as pessoas agem no dia a dia da empresa. Isso inclui interações entre colaboradores, com clientes, com parceiros etc.;
  • Liderança: esse ponto leva em conta os estilos de liderança dentro da empresa e a forma como a gestão das equipes é feita.

Tudo isso precisa estar bem claro, organizado e alinhado com a estratégia da organização, que é justamente o próximo ponto:

2. Estratégia

Para atingir excelência operacional, a estratégia da empresa precisa estar muito clara. Você precisa observar pontos como:

  • Propósito: qual é o propósito da sua organização, o motivo que vai engajar os colaboradores e o papel da empresa na sociedade?
  • Objetivos: os objetivos são um desdobramento do planejamento estratégico. Tenha em mente onde a sua empresa pretende chegar e como pretende chegar lá;
  • Medições: como os resultados serão medidos? Quais indicadores serão levados em conta?
  • Melhoria contínua: é preciso, também, definir uma estratégia de melhoria contínua, para que você possa continuar evoluindo as operações e atingir excelência.

3. Processos

Dar atenção aos processos é fundamental para atingir excelência operacional. Pontos importantes desse componente são:

  • Construir um modelo de performance, com indicadores-chave de performance relacionados entre si e que sejam capazes de avaliar a saúde dos processos. Geralmente, fazemos isso através da criação de um modelo causal de performance;
  • Transformar os principais processos, afinal, não é interessante transformar todos os processos da empresa. Quando tenta-se transformar todos, as chances de tudo virar uma bagunça e o projeto fracassar são grandes. Geralmente, os processos priorizados são aqueles nos quais há dores sendo sentidas pela organização;
  • Visão ponta a ponta dos processos. Os processos são interdepartamentais, não se resumem dentro de um departamento. Geralmente, iniciam no cliente e terminam no cliente. Essa visão é essencial para enxergar os processos na totalidade;
  • Foco no cliente. É importante pensar na visão de fora para dentro em relação aos processos, considerando a jornada do cliente;
  • Dados que permitam mensurar o desempenho dos processos.

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4. Pessoas

As pessoas precisam estar motivadas, capacitadas e engajadas. É preciso garantir que todos estejam alinhados com o propósito da sua empresa, para que trabalhem em prol do mesmo objetivo.

Treinamentos são indispensáveis. Por exemplo: criar trilhas de conhecimento de acordo com as necessidades de cada colaborador (conforme o cargo que ocupa ou ocupará futuramente) é uma excelente estratégia.

Não esqueça de investir em ações motivacionais também. Geralmente, essa missão é delegada ao RH e aos gestores, que precisam encontrar formas de manter os colaboradores engajados no trabalho.

5. Tecnologia

Em paralelo a tudo isso, cabe à TI garantir tecnologia aderente à organização, isto é, sistemas que atendem aos requisitos do negócio. Isso não significa necessariamente possuir as ferramentas mais caras e completas do mercado, mas aquelas que atendem às necessidades da sua empresa.

Leia também: Conheça os 4 sinais de que chegou a hora de trocar de ERP

Processos, pessoas e tecnologia precisam estar juntos

Processos, pessoas e tecnologia foram listados juntos por um motivo: os 3 pontos precisam trabalhar juntos para funcionar. Se um deles não funcionar corretamente, os outros também não funcionam.

Se há processos e pessoas, mas não há tecnologia, ocorre ineficiência e operações de alto custo. Afinal, sem ajuda da tecnologia, será necessária muita energia das pessoas para conseguir entregar todas as demandas.

Quando há processos e tecnologia, mas não há pessoas, o resultado é alienação e rotatividade. Afinal, não há pessoas com alta capacitação e habilidade para saber operar a tecnologia e desempenhar o processo de forma adequada.

Já quando há pessoas e tecnologia, mas não há processos, temos o caos automatizado. Sem processos bem definidos –apenas com pessoas e tecnologia – os erros se tornam sistemáticos e constantes.

Esses são os 5 pontos que compõe a excelência operacional. Agora, vamos supor que a sua organização precisa de um salto de performance a curto prazo enquanto não faz uma transformação mais profunda. Para isso, existem algumas soluções pontuais. Veja:

Soluções pontuais para salto de performance operacional

Alcançar excelência operacional é algo que leva tempo, especialmente se os 5 componentes citados não estiverem em bom estado de funcionamento. Para resolver esse impasse, você pode lançar mão de algumas soluções pontuais. São as seguintes:

1. Squads

Um Squad é uma equipe pequena, multidisciplinar e temporária. Ela trabalha para resolver um problema específico, pontual. Quando esse problema é resolvido, o Squad se desfaz, o que dá o caráter temporário para esse time.

Squads são formados por profissionais altamente capacitados que buscam identificar Quick Wins (vitórias rápidas) para melhorar a organização.

Leia também: como o agile squad pode ajudar a resolver os seus problemas organizacionais

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2. Quick wins em processos

Uma forma de transformar processos pontualmente é identificar quick wins. Quick Wins são vitórias rápidas, ou seja, soluções simples que podem ser aplicadas rapidamente e geram melhoria nos resultados.

Se você precisa de uma solução a curto prazo para otimizar as operações, identifique Quick Wins nos seus processos e trabalhe em cima delas.

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3. Profissional “eu resolvo”

Um “eu resolvo” nada mais é do que um profissional altamente qualificado que tem uma única tarefa: resolver o problema delegado a ele. Esse profissional precisa ter muita proatividade e gostar de desafios. O foco dele é buscar todas as formas possíveis de alcançar o resultado desejado.

Esse profissional geralmente é um outsourcing. Porém, nada impede que um colaborador interno seja encarregado dessa missão.

Dica final

Depois de tudo o que já foi dito, ainda temos uma dica final: para aumentar ainda mais o desempenho da sua organização, também é indispensável adotar práticas de BPM.

Sabia que apenas 3% das organizações brasileiras acredita ser capaz de aumentar o desempenho dos processos? É por isso que investir em gestão de processos é um diferencial competitivo muito forte.

Se você quer saber mais sobre isso e como as práticas de BPM são capazes de revolucionar o seu negócio, baixe agora nosso e-book sobre BPM Basta clicar no banner abaixo!

Ebook BPM Business Process Management

Como escolher uma ferramenta BPM? Conheça 12 opções e escolha a sua!

Postado em por Naiane Kolb

As ferramentas de BPM (Business Process Management) desempenham um papel fundamental na gestão eficiente e na otimização dos processos organizacionais, pois permitem a modelagem, análise, execução e monitoramento contínuo dos processos de negócios.

Com essas ferramentas, as organizações podem alcançar maior transparência, agilidade e controle sobre seus processos, resultando em aumento de produtividade, redução de custos operacionais e melhorias significativas na qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.

Nesse post, vamos explicar o conceito de ferramenta BPM, mostrar as melhores do mercado e te ensinar como utilizá-las para melhorar os processos da sua empresa! Mas, antes de tudo, vamos alinhar nossos conhecimentos sobre BPM, para garantir que estamos na mesma página:

O que é BPM?

BPM (sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, em português) é o conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. O BPM CBOK® trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos.

Portanto, podemos afirmar que BPM não se trata de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas, como muitos pensam.

Na verdade, BPM é uma capacidade da organização. O objetivo é integrar a estratégia da empresa às expectativas e necessidades dos clientes. Por meio da gestão de processos, é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar as operações com mais efetividade.

Dito o que é BPM, podemos conceituar ferramenta BPM:

O que é uma ferramenta BPM?

Ferramentas BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. As ferramentas permitem que a gestão dos processos seja realizada de forma mais fácil, segura e precisa.

Em geral, estamos falando de softwares que possuem funções que vão desde documentação até simulação dos processos.

E então, conseguiu entender do que se trata? O mercado oferece uma gama de opções quando se trata de ferramentas BPM, e é fundamental escolher a que melhor se adequa aos objetivos da sua empresa.

Melhores ferramentas para redução de Lead Time webinar

Listamos abaixo as 12 principais para que você possa conhecê-las:

12 melhores ferramentas BPM do mercado

Essa lista inclui ferramentas para geração de relatórios, criação de diagramas, obtenção de dados etc. Ou seja, elas são as melhores amigas de qualquer gerente de processos que busque uma gestão mais acurada:

1- Bizagi Modeler

Imagem da ferramenta Bizaggi
Interface da Bizaggi

O Bizagi Modeler é uma das ferramentas mais conhecidas entre os gerentes de processos. Trata-se de um software simples de usar e que ajuda a criar diagramas bem organizados e fáceis de entender. Isso porque ele permite aplicar cores que ajudam na identificação e organização das etapas do processo.

Dos diagramas BPMN, o Bizagi permite a criação de diagramas de processos (orquestração) apenas. Mas o interessante é que a plataforma possui recursos de revisão para evitar que certos elementos sejam utilizados de forma equivocada, pois possui um verificador que valida a integridade do processo por meio das regras básicas da notação BPMN.

Também é possível documentar o processo por meio de campos que permitem adição de informações e, por fim, os diagramas podem ser exportados em PNG, BMP ou mantidos no formato da própria ferramenta (.BPM). O software também gera documentações/manuais em PDF, DOC e HTML, e os arquivos podem ser exportados e importados nos formatos padrão BPMN e XPDL.

As funcionalidades e a maioria dos elementos estão traduzidos em português. Além disso, a ferramenta também permite a simulação de processos para que seu desempenho possa ser testado. Legal, não é?

2- Heflo

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Print – Heflo

O Heflo é uma ferramenta 100% online, ou seja, não exige a instalação de nenhum aplicativo e pode ser utilizada em qualquer máquina que possua acesso à Internet. Ela gera documentação complementar e utiliza a notação BPMN 2.0.

Os arquivos podem ficar armazenados na nuvem ou podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, Excel, Word e HTML. Os diagramas são bem visuais e fáceis de organizar, e as raias se ajustam automaticamente conforme novos elementos são adicionados.

Para a criação de documentação, o Heflo possui um editor de texto bem competente, com opções de formatação, criação de tabelas etc. Além disso, a ferramenta é toda em português, o que pode facilitar muito a usabilidade.

3- Supravizio

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Print Supravizio

O Supravizio é um software brasileiro produzido pela Venki, assim como o Heflo, só que esse exige instalação na máquina.

Entretanto, trata-se de uma plataforma muito competente. Entre os pontos positivos, podemos citar a boa usabilidade no celular e a capacidade de gerar dados úteis: a plataforma conta com um dashboard de indicadores, o que ajuda a identificar problemas e tomar decisões estratégicas.

4- Visio

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Print da ferramenta Visio

Visio é um software criado pela Microsoft e é muito popular entre os gerentes de processos, especialmente os usuários do sistema Windows. Por meio do Visio, é possível criar gráficos, fluxogramas, organogramas e uma série de outras formas de sistematizar e documentar processos.

A plataforma também inclui uma série de ferramentas para desenho, que seguem o estilo de usabilidade do Paint. A interface é intuitiva e não é muito difícil de utilizar.

5- ARIS

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Print da ferramenta de BPM – Aris

O Aris (Architecture of Integrated Information Systems) é um software que serve para modelagem, controle e execução de processos. Originalmente a plataforma desenvolveu por anos a notação EPC, mas hoje incorpora o BPMN. Além de BPMN, é possível trabalhar com Cadeia de Valor, organograma, modelo de dados e EPC.

O ARIS Express é uma versão da ferramenta especificamente para desenhar diagramas de processos. Ela também utiliza cores para tornar os diagramas mais visuais e permite a criação de documentos complementares que podem ser exportados em formatos como PDF ou RTF. Os diagramas são salvos no formato da própria plataforma (.adf).

Também conta com funcionamento em nuvem.

6- BPMN.io

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Print da BPMNIO

Essa plataforma tem funcionamento 100% online e permite a criação de diagramas de forma simples sem a necessidade de instalação de aplicativos, pois funciona no seu browser web.

Em comparação com os anteriores, o ponto negativo é que ele não possui recursos complementares, como documentos ou diagramas com cores para facilitar o entendimento. Ou seja, é apenas uma ferramenta simples para criação de diagramas.

No final, você pode fazer download dos diagramas em .bpmn ou .png.

7- Modelio

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Print da Modelio

O Modelio é uma ferramenta open source de modelagem de processos. A função principal é a criação de diagramas UML, mas ela foi melhorada para criar diagramas em BPMN.

Essa plataforma é um pouco mais avançada e por isso a utilização não é tão simples: mesmo elementos como conectores precisam ser adicionados um a um no diagrama e pode ser necessária uma série de comandos.

No entanto, ela é muito aderente à notação BPMN, e é possível validar as regras da notação conforme a especificação da OMG.

A interface é somente em inglês e os diagramas podem ser exportados em formatos de imagem, como PNG ou JPEG.

8- Adonis

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Imagem da ferramenta Adonis

O Adonis é uma excelente ferramenta de gestão de processos e conta com inúmeras funcionalidades: documentação da organização, perfis de cargos, controle de custos de processos, otimização e modelagem de processos, reengenharia, gestão de riscos, entre outros.

Ou seja, as possibilidades de aplicação são amplas e a ferramenta pode se tornar um verdadeiro parceiro do gerente de processos, pois trata-se de um sistema integrado de gestão.

9- Draw.io

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Imagem Draw.io

Com o Draw.io você pode criar diagramas de processos no estilo flowchart (modelo para o qual foi pensado) ou BPMN, incorporado posteriormente.

O software permite misturar palhetas de diferentes tipos de diagramas e possui elementos que estão fora da especificação formal BPMN. Isso é um problema, especialmente para iniciantes que podem se perder nos recursos da plataforma. Além disso, não há recurso de validação dos diagramas.

O ponto positivo é que os diagramas podem ser salvos em plataformas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, ou pode ser salvo no computador em XML.

10- Bonita BPM

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Print de tela – Ferramenta Bonita BPM

O BPMS da Bonitasoft é uma plataforma de código aberto para automação de processos com uma ampla variedade de recursos para gestão.

O modelador Bonita BPM é uma ferramenta integrada ao BPMS da Bonitasoft. Portanto, é necessário instalar a suíte Bonita BPM Community para usar o modelador, mas trata-se de uma solução gratuita.

Como um todo, a solução oferece um estúdio de modelagem de processos e um BPM & Engine para Fluxo de trabalho em uma interface de usuário intuitiva.

11- Zeev

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Print de tela – Zeev

O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócio que simplifica e agiliza fluxos de trabalho em diversas áreas, como RH, Financeiro, Logística e mais. Com sua abordagem low-code, é possível criar processos automatizados sem conhecimento técnico em programação.

Utilizando o modelador de processos baseado na notação BPMN, você desenha e automatiza seus fluxos de trabalho de forma intuitiva, melhorando a eficiência do seu time.

Além de oferecer modelos de aplicativos prontos para uso, o Zeev fornece uma camada de APIs próprias para integração com outros sistemas, incluindo conectores nativos para o Zapier e o DocuSign.

Os benefícios do Zeev incluem centralização de demandas e informações, padronização de processos, redução de custos, aumento da eficiência e integração entre departamentos e sistemas.

Entre os diferenciais da ferramenta, destacam-se a usabilidade, custo-benefício, implementação rápida e experiência do usuário.

12-  Yaoqiang BPMN Editor

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Print da ferramenta Yaoqiang

O Yaoqiang BPMN Editor é uma ferramenta open source com uma vasta quantidade de recursos. Com ela, é possível usufruir de todos os elementos para modelagem de diagramas de processos (orquestração) e também para conservação e coreografia. No final, os mapeamentos podem ser salvos em formatos de imagem ou em .bpmn

Como escolher a ferramenta BPM certa?

Na hora de escolher a ferramenta certa para a sua empresa, é preciso pensar nos seguintes pontos:

Experiência do usuário

Uma interface intuitiva, fácil de usar e personalizável pode aumentar a adoção da ferramenta pela equipe, melhorar a eficiência e reduzir erros.

A capacidade de personalização da interface, a disponibilidade de recursos de treinamento e suporte técnico também contribuem significativamente para uma experiência do usuário positiva.

Capacidade de gerar documentação

A geração automática de relatórios, diagramas de fluxo, documentação de procedimentos e registros de atividades pode facilitar a comunicação, auditorias e análises de desempenho.

Uma ferramenta que oferece recursos avançados de documentação pode melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos processo

Capacidade de integração com outros sistemas

A integração da ferramenta BPM com outros sistemas é fundamental para garantir a interoperabilidade, a troca de dados e a automação de processos em toda a organização.

A capacidade de se integrar facilmente com sistemas existentes, como CRM, ERP, bancos de dados e aplicativos de terceiros, pode otimizar a eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a colaboração entre departamentos. 

Suporte

O suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta BPM é um fator crítico a considerar durante a seleção.

Um suporte técnico eficiente, com tempos de resposta rápidos, atualizações regulares, recursos de treinamento e uma comunidade ativa de usuários pode garantir o sucesso da implementação e a resolução rápida de problemas. 

Pode ser acessada por toda a equipe

Uma ferramenta que pode ser facilmente acessada por diferentes perfis de usuários, em diferentes dispositivos e locais, promove a comunicação eficaz, a tomada de decisões informadas e a responsabilidade compartilhada.

Garantir que a ferramenta seja intuitiva, segura e acessível para todos os membros da equipe é essencial para o sucesso da gestão de processos.

Não esqueça de definir bem os objetivos e os requisitos antes de fazer qualquer aquisição de ferramentas pagas. Um processo de compra mais cuidadoso, com testes e avaliação metódica de fornecedores, evita dores de cabeça no futuro.

Para te ajudar ainda mais na modelagem de processos, nós preparamos uma paleta reduzida de notação BPMN com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Nela, explicamos os símbolos mais utilizados na modelagem, um recurso muito útil para simplificar a vida de quem não tem muita familiaridade com a notação.

E o melhor: ela é totalmente gratuita! Clique no banner abaixo para fazer o download!

Guia de Notação BPMN

Agora que você já conhece as ferramentas de BPM, aproveite para conhecer a consultoria em gestão de processos da Euax e veja como podemos ajudar a sua empresa!

Como fazer organização de processos? Aprenda em 6 passos simples!

Postado em por Parceiro

Organização de processos é a união do conceito de gestão de negócios com a tecnologia da informação. Seu objetivo é otimizar resultados e aumentar a produtividade e lucratividade de uma empresa.

Investir em organização de processos pode trazer melhorias gradativas na comunicação com o cliente e na otimização de processos administrativos de um negócio, para que a sua empresa se sobressaia em relação ao mercado. Mas, primeiro, vamos entender o conceito de organização de processos.

O que é organização de processos?

Organização de processos é o gerenciamento do negócio a partir do controle de processos, visando equilibrar o desempenho e o desenvolvimento de todas as atividades de uma empresa. Essa gestão também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.

Quando os processos de empresas ou organizações são dinâmicos, multidisciplinares e colaborativos, torna-se mais fácil atingir as metas e trazer melhorias na administração.

Em resumo, a organização de processos tem o propósito de aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e acrescentando as que se mostram úteis para a funcionalidade de um negócio.

Processos que compõem a organização de processos

Uma boa organização de processos visa rever, melhorar e padronizar as operações a fim de garantir efetividade e comprometimento da equipe.

Ao investir na organização de processos, deve-se buscar principalmente:

  • Entender os processos da empresa;
  • Visualizar as atividades em cadeia;
  • Compreender valores;
  • Reutilizar recursos;
  • Monitorar processos em tempo real;
  • Diminuir custos;
  • Promover a satisfação do cliente e da produtividade da equipe;
  • Garantir a efetivação dos objetivos e procedimentos;
  • Otimizar processos a fim de conseguir mais eficácia e eficiência.

Importância da organização de processos

Em um mercado competitivo e concorrido, a adoção de práticas de organização de processos é um diferencial para uma empresa.

CTA Seu time está em casa? Vamos aproveitar para melhorar processos (Home office mesmo)

Quando nem todos os integrantes estão familiarizados com as práticas da empresa, isso pode atrapalhar a produtividade e a colaboração entre os departamentos.

Por exemplo: uma equipe de serviço de atendimento de um plano de saúde dentário não consegue reconhecer os passos para encontrar a solução do problema de um cliente.

Fazendo contato direto com os clientes, essa equipe é responsável pela imagem que a o público consumidor tem da empresa. Se o atendimento não consegue resolver uma situação por falta de conhecimento, por exemplo, a impressão que fica é mais do que negativa.

Através de uma organização de processos você integra a equipe, sistemas e processos a fim de deixar tudo interligado ao negócio, auxiliando no bom atendimento e na interação com o cliente.

Ela também é fundamental para conseguir:

  • Concentração e foco;
  • Implementação de uma estratégia consistente;
  • Agilidade nas atividades e flexibilidade na organização;
  • Facilidade na gestão por meio de indicadores de desempenho;
  • Abordagens e práticas inovadoras.

Como implementar a organização de processos em 6 etapas

Sabendo a importância e os principais impactos que a organização de processos pode ter, é importante entender as etapas de implementação para uma empresa:

1. Análise 

É necessário fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de ponta a ponta. Aqui, é importante incluir o dia a dia operacional, para ter uma visão mais clara do que acontece dentro de cada departamento.

Por exemplo: um departamento de recepção de uma clínica de ortodontia, os responsáveis pela equipe devem mapear todo o dia de trabalho. Essa equipe é responsável pela venda de um determinado plano de saúde odontológico.

Mapeando as ações do dia a dia através de planilhas, é possível ver se os resultados estão sendo atingidos e se não, consegue-se identificar falhas, buscando a otimização do trabalho em questão.

2. Re-design

Nesta etapa do processo, deve-se idealizar as melhorias. Aqui, é preciso avaliar o que agrega valor à empresa, o que precisa ser reduzido, reavaliado e incluído em suas ações.

Uma boa dica é desenvolver as estratégias pensando no “como fazer”, “o que fazer” por que fazer”. Isso ajuda a equipe a assimilar atividades complexas de forma ágil e eficiente.

3. Implementação

Durante esta fase, é essencial usar o conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.

Se o seu objetivo é repensar o número de vendas de um convênio odontológico individual e familiar, por exemplo, comece implementando aos poucos, pensando no impacto que os outros setores terão, além de comunicar todos os envolvidos do departamento.

4. Monitoramento

Aqui, é necessário observar o andamento das mudanças, analisando se os processos se sustentam diariamente e se as etapas incorporadas são eficientes.

Caso se mostre necessário, fazer revisões é uma boa maneira de manter os processos gerando os resultados adequados.

5. Gestão

É de suma importância elaborar um comparativo entre os resultados esperados e os obtidos. Assim, é possível estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto a esses indicadores.

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6. Automatização 

Após comprovar as melhorias no negócio, é possível automatizar os processos. É importante buscar a automatização só depois que os resultados estejam de acordo com o desejado para garantir que todas as etapas do processo estejam fluindo de forma correta.

Não deixe de colocar em prática essas dicas! A organização de processos pode ser uma grande aliada para a otimização de um negócio.

Mas, deve-se ter em mente que todas essas etapas são fundamentais para aumentar gradativamente as vendas, o bom relacionamento com os clientes e com a própria equipe através de um bom planejamento e plano de ação.

Para continuar aprendendo sobre organização de processos, não deixe de fazer o download do e-book completo sobre Gestão de Processos. Com ele, você entenderá passo a passo como gerenciar da arquitetura ao controle:

E-book Gestão de processos

Este conteúdo foi produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Ideal Odonto

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