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Gestão de Portfólio de Projetos: como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial

Postado em por Charles Prada

Se você é um empresário ou um profissional de alto escalão, sabe que gerir múltiplos projetos é um desafio, e por conta disso, aqui na Euax, acreditamos na importância da gestão do portfólio de projetos. Por isso, ao longo desse conteúdo você irá entender melhor como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial.

O que é Gestão de Portfólio de Projetos?

A Gestão de Portfólio de Projetos é uma necessidade estratégica que vai muito além da simples execução de múltiplos projetos. Essa abordagem envolve a coordenação e administração de vários projetos ou programas que estão alinhados com os objetivos e metas da empresa. É crucial para o sucesso de qualquer empresa

A gestão de portfólio de projetos serve como esse mapa e bússola, fornecendo uma visão holística de todos os projetos e programas em execução. Ela ajuda a empresa a identificar quais projetos são prioritários, quais recursos estão disponíveis e como esses projetos se encaixam na estratégia global da empresa.

Ao adotar essa abordagem, as empresas não apenas otimizam seus recursos, mas também garantem que estão investindo nos projetos certos, no momento certo, para impulsionar o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.

O Conceito de Gestão de Portfólio

Então, o que é gestão de portfólio de projetos? 

É o processo de seleção, priorização e controle de projetos e programas. Aliás, não é apenas uma série de tarefas administrativas; é uma filosofia de negócios. Trata-se de um processo estruturado que envolve a seleção cuidadosa, priorização e controle de uma série de projetos e programas. 

O objetivo final? Alinhar essas iniciativas com os objetivos estratégicos e metas da empresa para maximizar o retorno sobre o investimento (ROI).

Na Euax, nós levamos esse conceito a sério. Nossos consultores são treinados para entenderem as nuances do seu negócio, e dessa forma, ajudamos você a alinhar seus projetos de forma eficaz. Isso não apenas garante que você esteja no caminho certo, mas também que esteja fazendo isso da maneira mais eficiente possível.

A Importância do Portfólio de Projetos

Agora, por que isso é tão importante? Primeiro, ele ajuda a otimizar recursos. Segundo, garante que você esteja investindo nos projetos certos. Terceiro, ele fornece uma visão clara do que está acontecendo em sua empresa. E, como sempre dizemos na Euax, uma visão clara leva a decisões melhores. Vamos explorar melhor cada um desses tópicos.

Por que a Gestão de Portfólio de Projetos é crucial para as empresas?

Em um mundo empresarial cada vez mais competitivo, a gestão eficaz de múltiplos projetos é mais do que uma necessidade; é um imperativo estratégico. E aqui na Euax, nós entendemos isso como ninguém. Vamos explorar os três pilares dos portfólios de projetos.

tres pilares da gestao de projetos descri;áo

Otimização de Recursos

O primeiro ponto é a otimização de recursos. Em qualquer empresa, os recursos são limitados. A gestão de portfólio de projetos ajuda a alocar esses recursos de forma eficaz. Isso significa que você não apenas economiza dinheiro, mas também maximiza a eficiência. 

Alinhamento Estratégico

Outro ponto a considerar é o alinhamento estratégico. Sem isso, seus projetos podem ser bem-sucedidos individualmente, mas falham em contribuir para os objetivos maiores da empresa. A gestão de portfólio garante que cada projeto esteja alinhado com a estratégia empresarial, maximizando o retorno sobre o investimento (ROI).

Visão Clara e Decisões Melhores

Por fim, ter uma visão holística de todos os projetos em andamento permite uma tomada de decisão mais informada. Como gostamos de dizer na Euax, uma visão clara leva a decisões melhores e, consequentemente, a um negócio mais bem-sucedido.

Melhores práticas para otimizar seu Portfólio de Projetos

Então, você já sabe que a gestão de portfólio de projetos é crucial. Mas como você pode otimizar seu portfólio para obter os melhores resultados? Aqui estão algumas melhores práticas que não apenas recomendamos na Euax, mas também implementamos com nossos clientes. Lembrando sempre da importância de um consultor de projetos envolvido!

Priorização de Projetos

A primeira etapa é a priorização de projetos. Utilize critérios como ROI, alinhamento estratégico e impacto no cliente para classificar seus projetos. Isso ajudará a garantir que os projetos mais críticos recebam a atenção e os recursos que merecem.

Nem todos os projetos são criados iguais. Alguns têm um impacto maior nos objetivos da empresa e a gestão ajuda você a identificar e priorizar esses projetos, garantindo que seus esforços sejam direcionados para onde realmente importa.

Alocação de Recursos

A alocação eficaz de recursos é outra prática vital. Isso não se refere apenas a dinheiro, mas também a tempo e mão de obra. Utilize ferramentas e métodos comprovados para alocar recursos de forma eficiente. Na Euax, oferecemos consultoria especializada para ajudá-lo nessa tarefa complexa.

Monitoramento e Ajustes

O monitoramento contínuo e os ajustes são fundamentais. Use métricas e KPIs para avaliar o desempenho do projeto e faça ajustes conforme necessário. Lembre-se, a gestão de portfólio é um processo dinâmico que requer atenção constante.

É de suma importância que o processo de acompanhamento seja feito em períodos de tempo pré determinados. Assim, os comparativos serão feitos para poderem ter ajustes necessários e importantes para cada empresa.

Tabela Comparativa

Para tornar as coisas mais claras, uma tabela comparativa pode ser útil. Ela pode listar diferentes abordagens de gestão de portfólio, seus prós e contras, e como cada uma se alinha com diferentes tipos de projetos. Ou seja, é a forma de tornar visual cada gestão que está sendo feita dentro da empresa.

Ferramentas e Recursos para uma Gestão de Portfólio Eficaz

Agora que você já conhece as melhores práticas para otimizar seu portfólio de projetos, que tal falarmos sobre as ferramentas e recursos que podem tornar esse processo ainda mais eficaz? 

Afinal, mesmo a melhor estratégia precisa das ferramentas certas para ser implementada com sucesso. E é aqui que a Euax pode ser sua parceira estratégica. 

Softwares de Gestão de Portfólio

O software certo pode fazer toda a diferença quando se trata de gerenciar um portfólio de projetos. Essas plataformas oferecem uma variedade de funcionalidades, como rastreamento de KPIs, alocação de recursos e relatórios em tempo real.

Métricas e KPIs

Não se pode gerenciar o que não se pode medir. Métricas e KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) são cruciais para avaliar o sucesso de seu portfólio. Alguns KPIs comuns incluem ROI, taxa de sucesso do projeto e satisfação do cliente. 

Na Euax, nós ajudamos você a identificar e monitorar os KPIs que são mais relevantes para seus objetivos de negócios. Com as ferramentas e métricas certas, você estará bem preparado para otimizar seu portfólio de projetos e alinhá-lo com sua estratégia empresarial. 

Comparação de Abordagens de Gestão de Portfólio

Escolher a abordagem certa para a gestão de seu portfólio de projetos é crucial. Cada abordagem tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha entre elas pode impactar significativamente o sucesso de seus projetos. Neste segmento, vamos comparar duas abordagens populares: a gestão ágil de portfólio e a gestão tradicional de portfólio. Ambas têm seu lugar, e a Euax pode ajudá-lo a decidir qual é a melhor para você.

Gestão Ágil de Portfólio de Projetos

A gestão ágil de portfólio de projetos é focada em flexibilidade e resposta rápida a mudanças. Ela permite que as equipes se adaptem às mudanças no ambiente de negócios, tornando mais fácil pivotar ou escalar projetos conforme necessário. Esta abordagem é especialmente útil em mercados voláteis ou para projetos com muitas incertezas. Você pode utilizar técnicas como o Kanbam, por exemplo.

Gestão Tradicional de Portfólio de Projetos

Por outro lado, a gestão tradicional de portfólio é mais estruturada e segue um conjunto fixo de processos e fases. Ela é ideal para projetos que têm requisitos bem definidos e onde o escopo, o tempo e o custo são fatores críticos para o sucesso.

Comparativo de Abordagens

comparativo de gestão de portfólio de projetos

Este comparativo é para te auxiliar no entendimento das diferenças entre as abordagens de gestão de portfólio. Cada uma tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha entre elas pode impactar significativamente o sucesso de seus projetos. Na Euax, nossa missão é ajudá-lo a enfrentar os desafios de negócios com soluções eficazes.

Transforme seus desafios de negócios em soluções com a Gestão de Portfólio de Projetos

Concluir um projeto com sucesso é uma coisa; gerenciar um portfólio inteiro de projetos é outra completamente diferente. A gestão eficaz do portfólio de projetos não é apenas uma habilidade, mas uma técnica que depende da combinação certa de estratégia, ferramentas e abordagem. E é aqui que a Euax Consulting entra em cena.

Na Euax, entendemos que “negócios trazem desafios e por isso, nós entregamos soluções.” Com nossa expertise em gestão de portfólio de projetos, podemos ajudá-lo a alinhar seus projetos com sua estratégia empresarial, otimizar recursos e, finalmente, atingir seus objetivos de negócios.

Por fim, o nosso objetivo é que este artigo tenha fornecido insights valiosos sobre como otimizar e alinhar seus projetos à estratégia empresarial através da gestão de portfólio de projetos. 

Se você está buscando uma abordagem personalizada e consultores in loco para ajudar a transformar seus desafios de negócios em soluções eficazes, a Euax é o parceiro que você precisa.

Quer saber mais sobre como a Euax pode ajudá-lo a otimizar seu portfólio de projetos? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos transformar seus desafios em soluções.

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Método Kanban: um guia completo para melhorar a eficiência da sua empresa

Postado em por Charles Prada

Você deseja gerenciar o seu fluxo de trabalho de maneira eficiente, controlando a quantidade de tarefas em progresso e otimizando o uso de recursos? Se a resposta for sim, então você precisa conhecer o método Kanban!

O Kanban é uma ferramenta visual de gestão desenvolvida para controlar e otimizar o fluxo de trabalho. Esse sistema promove a melhoria contínua, já que à medida que os problemas e oportunidades de melhoria são identificados, ajustes são feitos gradualmente para aprimorar o processo.

Quer saber mais sobre o Kanban, seus principais benefícios e como aplicá-lo na prática em sua equipe ou projeto? Então, siga a leitura!

O que é Kanban?

O Kanban é uma abordagem de gestão visual originada no Japão, inicialmente desenvolvida pela Toyota na indústria automobilística. A palavra “Kanban”, em japonês, significa “cartão visual” ou “sinalização”, podendo ser utilizada para se referir a um sistema de sinalização que utiliza cartões.

O principal objetivo do Kanban é criar uma representação visual do processo, dividido em colunas que representam diferentes etapas do trabalho. Cada item do trabalho é representado por um cartão ou nota adesiva que se move pelo quadro à medida que avançam no processo.

Isso ajuda as equipes a terem uma visão clara do que está acontecendo em tempo real, como também, garante um fluxo contínuo de trabalho e torna o processo muito mais eficiente.

Veja melhor como funciona na imagem abaixo:

Exemplo de quadro de kanban com etapas: a fazer, fazendo e feito

Princípios do Kanban

Os princípios do Kanban são diretrizes fundamentais que orientam a implementação e o sucesso da metodologia:

Princípios do Kkanban. Princípio 1: Comece com o que você faz agora. Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas. Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis

Princípio 1: Comece com o que você faz agora

O modelo Kanban possui uma flexibilidade, por isso permite sua adaptação aos processos, sistemas e fluxos de trabalho já existentes em sua empresa. Isso significa que ele pode ser totalmente personalizado para se ajustar à metodologia de negócios da sua organização.

Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas

O Kanban enfatiza a importância da busca constante por melhorias na gestão de projetos e processos. Ao adotar o método, sem dúvida surgirão sugestões de evolução e aprimoramento ao longo do tempo.

Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis

É fundamental que todos os membros da equipe adotem uma mentalidade de melhoria contínua e ajam de forma decisiva e produtiva, de acordo com o que se espera de um líder eficaz. Isso porque, o Kanban promove a disseminação da liderança em todos os níveis da organização.

Agora que você já sabe o que é Kanban e quais são os seus princípios, veja no tópico a seguir os principais benefícios dessa ferramenta!

Benefícios do Kanban

1. Maior visibilidade do fluxo de trabalho

O Kanban oferece uma visão clara e transparente do fluxo de trabalho da equipe ou organização. Ou seja, todos os membros da equipe têm acesso a informações atualizadas sobre o que está em andamento, em espera ou concluído.

Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, identificar gargalos e melhorar a alocação de recursos, já que quando todos têm uma imagem compartilhada do progresso do trabalho, é mais fácil coordenar esforços e tomar decisões informadas.

2. Entrega mais rápida

Com o Kanban as equipes podem priorizar tarefas com base na demanda do cliente e na capacidade da equipe. Isso significa que o trabalho mais valioso é realizado primeiro, levando a entregas mais rápidas e frequentes.

Além disso, ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban evita a sobrecarga da equipe, reduzindo o tempo de espera e acelerando o ciclo de entrega.

3. Alinhamento com objetivos de negócios

O Kanban coloca a demanda do cliente como a principal prioridade. Isso quer dizer que as equipes estão constantemente alinhadas com os objetivos de negócios, priorizando o trabalho que agrega mais valor aos clientes e à organização.

Bem como ele também ajuda a evitar o desperdício de recursos em tarefas que não contribuem diretamente para os objetivos estratégicos da empresa.

4. Melhor previsibilidade

Com o Kanban, é possível monitorar o progresso do trabalho de forma contínua. Isso permite que as equipes desenvolvam uma compreensão sólida de quanto tempo levará para concluir tarefas e projetos específicos.

A previsibilidade é aprimorada porque o Kanban fornece dados históricos e métricas úteis para estimar prazos de entrega com maior precisão. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e permite um planejamento mais eficaz.

5. Maior satisfação do cliente

Através do Kanban também é possível aumentar a satisfação do cliente.  Isso porque, essa ferramenta trabalha com base nas necessidades dos consumidores, prioriza a melhoria contínua e gerencia de maneira eficaz a equipe e as dependências.

Ou seja, os clientes se beneficiam com entregas mais rápidas e consistentes, enquanto a organização consegue manter um relacionamento mais saudável e duradouro com eles, resultando em maior fidelidade, confiança e satisfação.

Como implementar o Kanban na sua equipe ou projeto?

1. Entenda a filosofia do Kanban

Antes de implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, é essencial compreender a filosofia por trás dessa metodologia. Para isso, estude os princípios do Kanban, como:

  • Visualização do fluxo de trabalho;
  • Limitação do trabalho em progresso;
  • E melhoria contínua.

Certifique-se de que toda a equipe esteja alinhada com esses conceitos fundamentais para obter sucesso na implementação!

2. Mapeie o seu processo

O mapeamento de processos é muito útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa. Sendo assim, analise e documente seus processos existentes. Isso envolve:

  • Definir quais processos serão mapeados;
  • Montar um mapa de processo do processo escolhido;
  • Verificar e validar o mapeamento do processo;
  • Modelar o processo.

3. Defina fluxos de trabalho e priorize tarefas

Com base no mapeamento dos processos, é necessário definir fluxos de trabalho claros. Para isso, determine como as tarefas fluirão de uma etapa para a próxima.

Além disso, estabeleça critérios de priorização para as tarefas, com base na demanda do cliente e nas metas de negócios. Isso ajudará a equipe a focar no trabalho mais relevante.

4. Configure um Quadro Kanban

Configure um quadro Kanban físico ou virtual que represente visualmente o fluxo de trabalho e as etapas identificadas. Logo após, crie colunas para cada fase do processo e use cartões ou notas adesivas para representar as tarefas.

Leia também o post sobre squad as a service

5. Treine sua equipe e busque a melhoria contínua

Treine a equipe no uso do sistema Kanban e certifique-se de que todos compreendam como atualizar o quadro, mover os cartões, bem como manter os limites de progresso.

💡 Dica: Busque promover uma cultura de melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar problemas, propor otimizações e realizar ajustes no processo regularmente.

Ao implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, o treinamento e a cultura de melhoria contínua são cruciais para o sucesso. A Euax Consulting pode ser seu parceiro estratégico nesse processo, oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades únicas da sua empresa!

Quer saber mais? Então, entre em contato com um de nossos consultores! É só preencher o formulário abaixo:

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Implantação de projetos: o papel estratégico da boa gestão + benefícios de investir em um PMO

Postado em por Charles Prada

Projetos não alinhados à estratégia da empresa, entregas que não atendem necessidades dos solicitantes, fora do prazo, do orçamento ou mesmo a falta de uma visão geral sobre todas as iniciativas são dores comuns de negócios com baixa maturidade em gestão de projetos.

Ao mesmo tempo, é sempre importante lembrar de que empresas são guiadas pelo sucesso de seus projetos! Portanto, para garantir o bom desempenho de um negócio, precisamos ter certeza de que a implantação de projetos está ocorrendo de forma correta, seguida da boa gestão.

Para isso, as organizações devem se atentar a alguns fatores:

O que é implantação de projetos?

Implantação de projetos é uma das etapas para elevar a maturidade da gestão de uma organização, na qual a iniciativa é colocada em prática, após seu planejamento.

Para isso, a implantação de projetos se apoia em:

Enfim, o propósito da implantação de projetos é garantir que os projetos sejam bem-sucedidos, adaptando a equipe ou o próprio andamento do projeto, conforme seja necessário.

Dessa forma, a implantação de projetos se baseia em 3 pilares principais – pessoas, processos e tecnologia, como podemos ver na imagem abaixo:

Pilares implantação de sistemas

 

Considerando esses pilares, a implantação de projetos segue 5 etapas, também chamadas de sub-fases, para ser colocada em prática.

Está preparado para colocar a mão na massa? Veja a seguir como fazer a implantação de projetos!

5 passos para a implantação de projetos?

Passo a passo da implantação de projetos

 

1. Capacitar a equipe

De forma simples, capacitar a equipe consiste em um conjunto de ações que tem o objetivo de melhorar as habilidades dos colaboradores.

Nesse caso, elevar a maturidade em gestão de projetos das pessoas envolvidas na implantação das iniciativas é fundamental para as chances de um trabalho bem-sucedido, além de evitar desperdícios.

Como benefícios, além de termos profissionais capacitados, valorizamos os colaboradores da empresa e possibilitamos a otimização das operações.

Para realizar a capacitação, sua equipe pode seguir uma trilha de aprendizagem, por exemplo.

Além disso, uma dica para incentivar os profissionais a serem motivados nessa jornada é promover premiações semestrais para aqueles que de destacarem nas entregas.

2. Definir a metodologia

Metodologias de projeto consistem em padrões de implantação, desenvolvimento e uso de ferramentas para executar um projeto. Dessa forma, as metodologias são segmentadas em 3 tipos:

  • Tradicional: todo o planejamento do projeto é feito antes da execução do projeto e seguido à risca.
  • Ágil: é adaptável ao rumo que o projeto toma durante a execução. O planejamento é feito de forma iterativa e as características são definidas de acordo com as entregas.
  • Híbrida: é composta por uma mistura de conceitos tradicionais e ágeis. Assim, a empresa pode escolher quais práticas são mais adequadas para atingir seus objetivos e metas atuais, criando uma gestão de projetos “personalizada”.

3 tipos de metodologias de projetos

Em outras palavras, utilizar uma metodologia é importante para a gestão de projetos de qualquer empresa, porque elas possibilitam a sistematização das iniciativas.

Assim, é mais fácil manter a execução do projeto alinhada com as expectativas do cliente, além de integrar as equipes e acelerar as entregas.

Saiba mais sobre metodologias de projeto e descubra qual é a ideal para o seu negócio: https://www.euax.com.br/2022/11/metodologia-de-projetos/

3. Criar indicadores de performance

O que não é medido, não é gerenciado! Por isso, antes de colocar um projeto em prática, precisamos garantir que é possível mensurar seu desempenho. Para isso, utilizamos indicadores de performance.

De forma simples, indicadores são ferramentas utilizadas para medir, analisar e monitorar a performance de um projeto. Com eles é possível avaliar a eficiência, eficácia e o nível de satisfação dos usuários com os serviços prestados, além de:

  • Saber com certeza como está o desempenho da empresa;
  • Ter segurança nas tomadas de decisão;
  • Planejar iniciativas para potencializar alguma área e assim por diante.

Conheça alguns dos principais indicadores de perfomance: https://www.euax.com.br/2018/07/indicadores-de-ti-medir-desempenho-ti/

4. Selecionar um software de gestão de projetos

Para a sorte dos gestores, já existem softwares para analisar os projetos em tempo real, de maneira dinâmica, visual e automática.

Além disso, utilizar ferramentas de gestão de projetos também permite:

  • Visibilidade do andamento do projeto;
  • Coleta e armazenamento de dados de forma periódica;
  • Comparação de resultados;
  • Compartilhamento de informações;
  • Interatividade com a equipe.

Como resultado, contribuímos para a manutenção do prazo e do orçamento inicial, além de incentivar a colaboração e alinhamento da equipe em relação ao andamento dos projetos.

Confira 13 opções de ferramentas para gestão de projetos: https://www.euax.com.br/2018/08/ferramentas-de-gestao-de-projetos-mais-utilizadas/

5. Monitorar os resultados

Assim que tivermos uma equipe capacitada, aliada à metodologia e ferramenta adequada, o projeto toma início e deve ser monitorado. E então, é hora de reunir todas as partes envolvidas e prestar contas.

De forma simples, o monitoramento de resultados é importante porque com ele podemos ter uma base de dados para melhorar a eficiência geral do projeto e mantê-lo controlado

Por isso, é importante estabelecer cerimônias periódicas em que sejam apresentados:

  • Projetos que deram certo;
  • Projetos que deram errado;
  • Os motivos que levaram os projetos ao sucesso ou insucesso;
  • Dados que baseiem a performance;
  • Planos de ação para projetos que não deram certo.

Ao concluir esse passo a passo, temos um projeto em andamento!

No entanto, para nos certificamos de seu bom desempenho, é fundamental investirmos na gestão de projetos. Você sabe do que se trata essa prática?

Os benefícios de uma boa gestão na implantação de projetos

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

  • Elaboração e detalhamento do escopo;
  • Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
  • Montagem do cronograma e registro dos custos;
  • Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes, elevando a maturidade da gestão e a performance do negócio.

Em suma, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Quer saber ainda mais sobre Gestão de Projetos? Assista ao vídeo abaixo!

Mas é claro, além da boa gestão, existem outras habilidades que favorecem e muito os profissionais envolvidos na implantação de projetos.

Acompanhe a leitura!

Habilidades de um profissional para realizar a implantação de projetos

Para garantir que os projetos de uma organização sejam implantados com sucesso, os profissionais envolvidos devem focar em desenvolver outras habilidades, além dos conhecimentos técnicos.

Confira o quadro abaixo, no qual ilustramos algumas das soft skills necessárias para formar uma equipe de alta performance, também contribuindo para o sucesso dos projetos:

8 Habilidades do profissional de TI

Muito bem, até agora falamos da importância da implantação correta de projetos, auxiliada pela boa gestão, e o quanto isso afeta positivamente a performance do negócio, não é?

Mas, verdade seja dita: se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, busque ajuda especializada e recorra a um Escritório de Projetos (PMO)!

Mas como funciona essa estrutura? Confira a seguir:

Como um PMO pode te ajudar na implantação de projetos?

A sigla PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos em português e é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos.

Ele é responsável por criar metodologias que serão aplicadas ao gerenciamento de projetos, além de dar suporte aos gerentes dos projetos, oferecendo orientações e ferramentas.

Dessa forma, adotar um escritório de projetos traz diversos benefícios para uma organização, como:

  • Consolidar a documentação dos projetos;
  • Disseminar boas práticas na organização;
  • Garantir a utilização de metodologias, modelos e ferramentas;
  • Promove o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.

No entanto, fique atento: é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um PMO!

Assim, podemos evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.

Como prova dos resultados de uma boa implantação de PMO, apresentamos um dos cases de sucesso da Euax Consulting!

Confira o resultado da nossa parceria com a Rede Lojacorr no vídeo abaixo:

Que tal obter todos esses benefícios e ainda contar com a ajuda de profissionais especializados, assim como demonstrado no vídeo acima?

Pensando nisso, reunimos todas as informações essenciais sobre PMO em um webinar apresentado por um dos consultores da Euax, no qual abordamos tudo sobre:

  • Contexto organizacional atual;
  • O que é um Escritório de Projetos (PMO);
  • Diferença entre GP e PMO;
  • Por que toda empresa deveria possuir um PMO;
  • Como deverá ser a implantação de PMO;

Assista ao webinar completo clicando no banner abaixo!

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Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal?

Postado em por Naiane Kolb

Os desafios da gestão de projetos começam cedo, logo é necessário escolher a metodologia de projetos mais adequada ao trabalho que precisa ser feito. 

Porém, entre tantos processos, documentos e prazos, pode ser complicado saber quais práticas são mais efetivas, certo?

Por isso, neste post, vamos falar sobre metodologias de gerenciamento de projeto e seus principais conceitos, além de apresentar dicas valiosas para o sucesso do seu negócio!

Vamos lá?

O que é uma metodologia de projeto?

Uma metodologia de projeto é um conjunto de abordagens, processos, técnicas e ferramentas que são utilizados para planejar, desenvolver e gerenciar projetos de maneira eficaz.

Ela fornece uma estrutura para orientar as atividades desde o início do projeto até a sua conclusão, com o objetivo de alcançar os objetivos estabelecidos dentro das restrições de recursos, prazos e requisitos.

A escolha da metodologia de projeto adequada depende do tipo de projeto, das necessidades da equipe e da organização, das restrições de tempo, e de outros fatores relevantes.

Qual a importância da metodologia de projetos?

Uma metodologia é importante para a gestão de projetos de qualquer empresa, mas principalmente para aquelas que executam projetos complexos ou vários projetos simultâneos.

Isso porque, ela desempenha um papel crucial no sucesso e na eficiência dos projetos, oferecendo uma estrutura organizada e orientação para todas as fases do projeto, desde o planejamento até a conclusão.

Veja algumas das razões pelas quais a metodologia de projeto é importante:

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No geral, a metodologia de projeto oferece uma estrutura que ajuda a equipe a navegar pelos desafios do projeto de forma mais organizada, orientada e eficaz, maximizando as chances de sucesso e alcançando os objetivos estabelecidos.

Os tipos de metodologia de projeto

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Tradicional

As metodologias tradicionais (ou preditivas) são aplicadas de forma que todo o planejamento do projeto seja feito antes de sua execução.

Desse modo, todas as características relevantes do projeto, como cronograma, escopo, orçamento e materiais são definidos com antecedência. Isso acaba diminuindo a tolerância a mudanças no projeto.

Esse tipo de metodologia é mais usado por empresas que já possuem experiência com projetos e conhecem as práticas que melhor se encaixam a seu modelo de trabalho. Com essa expertise em projetos, essas organizações têm menos necessidades de fazer mudanças no planejamento. É claro que essa decisão também depende da disponibilidade de informações sobre o projeto, como abordaremos mais adiante.

Ágil

Uma metodologia ágil, ao contrário das tradicionais, é adaptável ao rumo que o projeto toma durante a execução. O planejamento é feito de forma iterativa, ou seja, as características são definidas de acordo com as entregas.

Se uma etapa do projeto acaba levando mais tempo para ser finalizada, por exemplo, o cronograma se adapta a esse imprevisto. Por isso, a tolerância a mudanças é muito maior.

Por ser mais flexível, a metodologia ágil é mais usada por startups e organizações, que não são tão familiarizadas com a gestão de projetos clássica. Assim, têm mais liberdade para fazer mudanças no planejamento e se adequar às mudanças rapidamente.

Além disso, a ágil é útil também para empresas que inovam constantemente, o que exige metodologias mais adaptáveis.

Híbrida

Uma metodologia híbrida, como o próprio nome sugere, é composta por um mix de conceitos tradicionais e ágeis. Assim, a empresa pode escolher quais práticas são mais adequadas para atingir seus objetivos e metas atuais, criando uma gestão de projetos “personalizada”.

Uma organização pode querer organizar o esforço das equipes em sprints, por exemplo, mas optar pela utilização de um escopo bem detalhado para obter a aprovação do cliente.

Assim, essa metodologia surge para empresas que já tem conhecimento extenso sobre projetos, porém que buscam inovação e atualização de suas práticas constantemente. Com uma metodologia híbrida é possível reunir o melhor dos dois mundos!

Tendo em mente os três diferentes tipos de metodologias, podemos apresentar as principais metodologias de gerenciamento de projetos.

Confira!

9 metodologias de projeto mais conhecidas

Sejam ágeis ou tradicionais, existem muitas metodologias de projetos no mercado, cada uma focada em um ou mais aspectos da gestão de projetos. Entre as mais conhecidas estão:

1. Cascata

Por ser muito sistemática e detalhada, é comum confundir a metodologia cascata com a categoria tradicional. Ela normalmente é usada quando todos os detalhes do projeto, como requisitos, prazos e recursos, estão bem definidos.

A cascata tem esse nome por ser sequencial, ou seja, uma etapa do projeto só é iniciada quando a anterior está concluída. Observe:

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Como a maioria das metodologias tradicionais, o planejamento da cascata é feito antes do início da execução do projeto e todas as etapas são reunidas e aprovadas uma única vez.

2. PRINCE2

A PRINCE2 é uma metodologia inglesa originalmente criada para projetos da área de TI, porém atualmente é usada por diversos setores. Ela se baseia em 7 princípios, 7 temas e 7 processos:

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Esses 21 conceitos fazem parte das melhores práticas da gestão de projetos e, apesar de ser uma metodologia tradicional, a PRINCE2 é flexível e pode ser usada em conjunto com outras estratégias, inclusive metodologias ágeis.

3. Scrum

Scrum é a metodologia ágil mais conhecida atualmente, originalmente criada para empresas de software. Nesse framework, a execução do projeto é dividida em sprints, pequenos ciclos de trabalho que geram entregas que compõem o produto final.

O planejamento do escopo do projeto é feito a cada sprint, de forma iterativa. Assim, é muito mais simples implementar mudanças na execução.

Apesar de ser considerada imprevisível por alguns, a metodologia scrum ajuda a criar uma solução que atende melhor às necessidades do cliente, além de aumentar a produtividade das equipes.

4. eXtreme Programming (XP)

A XP é uma metodologia muito semelhante ao Scrum, mais focada na simplicidade e produtividade. As sprints normalmente são mais curtas e testes e revisões são feitos constantemente, para garantir a qualidade do produto final.

Assim, essa metodologia consiste, basicamente, em levar todas as práticas consideradas benéficas para a gestão ágil ao extremo.

Ao contrário do que muitos pensam, a XP funciona muito bem para projetos complexos. Isso porque, graças aos ciclos de trabalho curtos e a alta tolerância a mudanças, é fácil prever, evitar e contornar riscos que podem comprometer todo o projeto.

5. Lean

Lean se traduz do inglês para “enxuto”. Bem como o nome sugere, a intenção desta metodologia é justamente tornar os processos mais simples. Isso, por meio de profissionais qualificados e trabalho inteligente, visando utilizar menos recursos para entregar um produto melhor.

Para isso, o Lean segue alguns princípios, como:

  • Minimizar o desperdício de recursos;
  • Maximizar a qualidade;
  • Investir na qualificação de profissionais;
  • Entregas rápidas;
  • Boa comunicação.

O que pode facilitar a adaptação a esta metodologia é utilizar uma ferramenta de kanban para administrar o andamento dos projetos.

6. PERT

PERT, ou Project Evaluation Review Technique, quer dizer Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos. Dessa forma, a metodologia utiliza uma técnica de revisão para avaliar o tempo de cada tarefa de um projeto.

Aqui a intenção é reduzir ao máximo o tempo de cada etapa, já que a metodologia busca controlar o prazo e o orçamento de um projeto.

7. Método do caminho crítico (CPM)

Da sigla de Critical Path Method, a metodologia de CPM tem como intuito identificar as tarefas mais importantes (ou melhor, mais críticas) de um projeto, garantindo o gerenciamento do caminho a ser traçado e garantindo os prazos de entrega.

O CPM analisa e identifica o caminho mais longo e o caminho mais curto para a entrega de uma tarefa. Desse modo, viabiliza entregas mais rápidas das demandas mais importantes.

Essa metodologia é ideal para projetos ou equipes pequenos ou médios, principalmente.

8. ZOPP

Ziel-Orientierte Projekt Planung é o termo alemão para Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos e consiste na metodologia que busca orientar os projetos seguindo objetivos específicos.

Para isso, reúne diversos profissionais em busca de somar perspectivas. Assim, os diferentes olhares sobre o projeto contribuem para a solução de problemáticas e sucesso dos objetivos.

9. Project Model Canvas

Com o Project Model Canvas, as planilhas e tecnologias mirabolantes são deixadas de lado! Essa metodologia trabalha com uma folha A4 e post-its para focar nas questões mais importantes de um projeto. São elas:

  • Por quê?
  • O quê?
  • Quem?
  • Como?
  • Quanto?
  • Quando?

A ideia é que cada pergunta seja respondida em um post-it, completando a folha com as ideias fundamentais por trás do projeto.

E agora chegamos ao ponto crucial deste texto: como escolher a metodologia de projetos ideal para sua empresa?

Como escolher uma metodologia de projetos?

Para escolher a melhor metodologia para seu projeto, é importante observar critérios como:

Conhecimento sobre o projeto

O quanto as pessoas envolvidas sabem sobre o projeto é um critério muito importante ao escolher a metodologia de projetos. Isso porque o nível de conhecimento das equipes afeta diretamente a necessidade de mudanças ao longo da execução.

O diagrama de Stacey nos ajuda a entender melhor essa relação:

blank

A partir do entendimento dos requisitos necessários e do domínio das tecnologias usadas para a execução do projeto, é possível determinar o conhecimento das pessoas sobre o projeto. Esse conhecimento pode ser dividido em quatro estágios:

  • Anarquia: nada se sabe sobre o projeto. Nesse estágio, as equipes não sabem nem como começar;
  • Complexo: o conhecimento é maior do que na anarquia, mas a vulnerabilidade do projeto a riscos ainda é grande. É o estágio perfeito para metodologias ágeis;
  • Complicado: há conhecimento suficiente sobre o projeto. Nesse estágio, metodologias tradicionais são ideais;
  • Simples: as equipes já estão familiarizadas com o projeto e sabem exatamente o que deve ser feito e como.

Atenção aos riscos

Projetos complexos normalmente estão associados a uma maior exposição aos riscos. Nesses casos, uma metodologia tradicional traz mais segurança aos stakeholders, já que os riscos são listados no escopo antes mesmo do início do projeto, junto de medidas preventivas.

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Agora, quando o projeto está exposto a menos riscos ou a equipe precisa focar em outros elementos, como agilidade por exemplo, a metodologia scrum pode ser mais benéfica.

Por meio dela é possível completar etapas mais rapidamente, além de contornar eventuais riscos de forma mais simples.

Complexidade do projeto

Como você já deve ter percebido, a complexidade do projeto é um fator importante a se considerar ao escolher uma metodologia.

Isso porque, na maior parte das vezes, um projeto complexo exige mais esforço dos envolvidos, mais recursos e, principalmente, maior detalhamento do escopo.

Já projetos simples são executados de forma mais fluída e acabam não exigindo tanto planejamento.

Assim, uma metodologia tradicional acaba sendo mais benéfica para projetos complexos. No entanto, a empresa pode optar, caso obtenha o conhecimento necessário, por criar uma metodologia híbrida que inclui práticas ágeis e prioriza a flexibilidade sem deixar de lado o controle.

O Euax Acelera, por exemplo, é um framework híbrido desenvolvido pela Euax Consulting que combina boas práticas de mercado com anos de experiência dos nossos consultores. O Euax Acelera é baseado nos princípios do design thinking e busca promover a cocriação através de ferramentas visuais.

Agora que você possui todas as informações necessárias para escolher sua metodologia de projetos, o próximo passo é começar a planejar sua implantação.

Para te ajudar nessa etapa, separamos um webinar com práticas e dicas de como ter sucesso na implantação de práticas de Gestão de Projetos na sua empresa!

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Gestão ágil de projetos: entenda o que é e descubra como aplicá-la na sua organização

Postado em por Naiane Kolb


A gestão ágil de projetos virou tendência no mundo corporativo. Mas mais do que um simples modismo, essa forma de conduzir projetos proporciona benefícios reais para as organizações.

Se você quer entender melhor o porquê do sucesso desse modelo de gestão e como ele funciona, esta é a sua chance.

Acompanhe o post e descubra:

O que é gestão ágil de projetos?

Gestão ágil de projetos é um modelo de gestão que utiliza metodologias ágeis.

Essas metodologias priorizam a capacidade de adaptação e planejamento progressivo do projeto, diferente de metodologias tradicionais, que requerem um planejamento inicial rígido e poucas mudanças ao longo do projeto.

Para isso, na gestão ágil trabalha-se com ciclos curtos e pacotes de entregas.

Essas práticas têm sido muito aplicadas em projetos de desenvolvimento de software, nos quais a capacidade de adaptação é muito necessária. Porém, se encaixam muito bem em outros tipos de projetos, como em vendas, marketing, pesquisas e tecnologias avançadas.

Confira as principais características:

Capacidade de adaptação

Quando falamos de agilidade na gestão de projetos, estamos nos referindo à capacidade de adaptação. Ao invés de trabalhar com um planejamento e escopo rígido (como no modelo tradicional) fazemos o planejamento ao longo da execução do projeto.

No agile, trabalhamos em ciclos curtos que geram entregas. Essas entregas compõem aos poucos o produto final. Assim, novas demandas a serem entregues são adicionadas no planejamento com frequência, e mudanças de rota são comuns.

Além disso, as entregas frequentes possibilitam mais feedbacks. Assim, o ágil evolui e se adapta com as lições aprendidas. Além do mais, o cliente pode mudar seu posicionamento durante a execução do projeto, ou descobrir necessidades diferentes.

Teste de maturidade em gestão de projetos

O detalhamento do escopo da gestão ágil é feito progressivamente a cada ciclo de produção. Diferente da gestão tradicional, que gerencia um escopo bem definido previamente.

Entregas Frequentes

Na gestão ágil de projetos, os requisitos são classificados por prioridades, divididos em partes menores, detalhados e preparados para serem desenvolvidos.

Esse processo ocorre constantemente durante o projeto, permitindo a descoberta de novos itens, alterações em entregas existentes e repriorização de requisitos.

Esse detalhamento gradual dos requisitos possibilita a realização de entregas rápidas e menores, mas mais frequentes, que vão compondo aos poucos o produto final. Assim, a gestão é feita em ciclos curtos de 2 a 6 semanas.

Foco na agregação de valor

Na gestão ágil de projetos, o cliente é frequentemente envolvido nos trabalhos. Afinal, se as entregas são mais frequentes, a validação também é.

Assim, possibilitamos a entrega de valor, que vai sendo formada aos poucos até atingir as expectativas.

Transparência

Transparência é dar visibilidade aos problemas, trazendo-os para a discussão coletiva a fim de identificar soluções mais rapidamente.

Não é que na gestão clássica não exista transparência, mas na gestão ágil essa característica é mais evidente, materializando-se em cerimônias que servem para alinhar o projeto.

Agora que a definição de Gestão Ágil de Projetos já está esclarecida, vamos entender melhor quais as suas diferenças em relação a Gestão Tradicional. Confira!

Gestão Ágil x Gestão Tradicional

No último bloco, elencamos as características que fazem da Gestão Ágil o que ela é. Enquanto isso, outra metodologia ainda é muito usada por diversas empresas: a Gestão Tradicional.

Diferente da Gestão Ágil, a Gestão Tradicional foca no escopo. Ou seja, planeja cada detalhe dos projetos antes de sua execução.

Confira no quadro abaixo as principais diferenças entre as duas metodologias:

Gestão tradicional x Gestão ágil

No fim das contas, resta-nos perguntar: qual a flexibilidade dos seus projetos para entregas frequentes e à evolução?

Caso a resposta seja positiva, investir na implantação da gestão ágil de projetos pode ser um grande potencializador para os seus resultados!

Gestao-de-projetos-agil-tradicional-e-hibrida-CTA

A seguir, vamos apresentar algumas metodologias e ferramentas que vão te ajudar a implantar a gestão ágil de projetos na sua empresa!

Metodologias e ferramentas de gestão ágil de projetos

1. Scrum

O Scrum é a metodologia mais conhecida de gestão ágil de projetos.

As características que citamos acima sobre a gestão ágil se aplicam ao Scrum: o planejamento do projeto é feito ao longo de sua execução. São feitos ciclos de produção chamados Sprints, e ao fim de cada ciclo é gerada uma ou mais entregas que incrementam o produto.

Com essa metodologia, a equipe faz a inspeção e adaptação das demandas do ciclo de trabalho constantemente, a fim de entregar o melhor produto, em um espaço fixo de tempo.

2. Kanban

O Kanban é uma ferramenta de controle de fluxo de tarefas muito utilizada em conjunto com o Scrum.

Trata-se de um quadro normalmente dividido em três colunas: fazer, fazendo e feito. Assim, organizamos as atividades no quadro conforme o status delas.

Kanban gestão de tarefas

Seu objetivo é proporcionar uma forma simples de comunicação e que traga efetiva visibilidade para o trabalho que está sendo realizado.

Conforme o tipo de projeto que está sendo gerenciado, é possível acrescentar colunas no quadro do kanban, como “teste” e “aprovação”, por exemplo.

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3. eXtreming Programming (XP)

O eXtreming Programming (XP) é uma metodologia que consiste em levar ao extremo um conjunto de valores, princípios e práticas, como:

  • Boa comunicação;
  • Simplicidade;
  • Feedback rápido;
  • Trabalho de qualidade;
  • Abraçar mudanças.

Na prática, com as small releases, por exemplo, o feedback rápido maximiza a qualidade das pequenas entregas.

4. Lean

Também chamado de Lean Production, ou “Produção Enxuta”, a ideia do Lean é otimizar os processos, a fim de eliminar todos os desperdícios de tempo e recursos.

Buscando o trabalho inteligente, o Lean segue princípios, como:

  • Evitar a superprodução;
  • Priorizar o trabalho que entregue valor ao produto;
  • Eliminar movimentações desnecessárias;
  • Esforçar-se para fazer bem da primeira vez, sem perder com retrabalhos;
  • Inovar com rapidez;
  • Otimizar força de trabalho, ou qualificação dos profissionais.

Com as ferramentas em mãos, adaptar-se à gestão ágil é muito mais prático, não é mesmo?

Confira um passo a passo para simplificar:

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos

O que fazer antes de aplicar a Gestão Ágil de Projetos?

Um exemplo interessante é que comumente as pessoas entendem e explicam que na gestão ágil de projetos não é feita nenhuma documentação, ideia que está totalmente equivocada.

Antes de aplicar a gestão ágil, é precisar entender:

  • As necessidades da sua equipe;
  • A flexibilidade de entregas aceitas pelos clientes;
  • A abertura da sua gestão para mudanças.

E aí, pronto para começar a fazer gestão ágil de projetos na sua organização?

Assista ao nosso webinar gratuito sobre métodos ágeis e descubra se a sua empresa está preparada!

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Conheça 5 metodologias ágeis que vão transformar o seu jeito de conduzir projetos

Postado em por Charles Prada

Metodologias ágeis são conjuntos de práticas que proporcionam uma forma de gerenciar projetos mais adaptável às mudanças.

Afinal, quando se fala em gerenciar projetos, não existe regra geral. O que pode funcionar muito bem para alguns projetos, pode não servir para outros!

Por isso, existem diferentes metodologias ágeis para gestão de projetos e é possível optar por aquelas que façam sentido na sua gestão de projetos.

Acompanhe e confira!

Em primeiro lugar, vamos começar com um conceito básico:

O que são metodologias ágeis?

Metodologias ágeis são conjuntos de práticas que proporcionam uma forma de gerenciar projetos mais adaptável às mudanças.

Dessa forma, elas são estruturadas em ciclos curtos com entregas rápidas e frequentes, realizadas por equipes pequenas e auto-organizadas.

Assim, todo o esforço da equipe será empregado na qualidade da solução apresentada, que deverá acrescentar alto valor para o cliente do projeto.

Portanto, são consideradas metodologias ou frameworks ágeis:

  • Scrum;
  • Scaled Agile Framework (SAFe);
  • Feature Driven-Development (FDD);
  • Test Driven Development (TDD);
  • eXtreme Programming (XP);
  • Dynamic Systems Development Method (DSDM);
  • Microsoft Solutions Framework (MSF);
  • Adaptative Software Development (ASD).

Com isso, as metodologias ágeis podem porporcionar diversos benefícios para os projetos que buscam entregas frequentes e adaptabilidade no processo.

Elencamos os principais deles a seguir:

Benefícios das metodologias ágeis

1. Assertividade

Com as metodologias ágeis, o cliente é envolvido na construção do projeto. Isso, porque valida cada uma das entregas parciais.

Uma vez que você já tenha alinhado partes do projeto às expectativas do cliente, o resultado final será muito mais assertivo, conforme o crescimento das lições aprendidas, o que gera entregas de valor.

2. Flexibilidade

Ao contrário das metodologias preditivas, em que o objetivo é seguir rigorosamente o planejamento previamente elaborado, nas metodologias ágeis existe mais flexibilidade às mudanças.

Isso acontece porque há uma percepção de que as mudanças são parte constante do gerenciamento do projeto e precisam ser atendidas para gerar valor.

3. Colaboração

As metodologias ágeis envolvem equipes multidisciplinares, que trabalham em conjunto na busca das soluções.

Por serem equipes menores, isso facilita a criação de um ambiente colaborativo e motivador.

4. Comunicação

Outro ponto bastante considerado nas metodologias ágeis é estabelecer uma boa comunicação entre as partes interessadas no projeto, seja entre os membros do time, ou com o cliente.

Além disso, no ágil tudo é muito visual: trabalhamos com painéis, kanban e dashboards de indicadores que são atualizados constantemente.

Metodologia Kanban é visual e dividida em colunas: fazer, fazendo, em aprovação e feito. Nelas, cards vão sendo movidos conforme o andamento do projeto.

Assim, as informações não são perdidas e todos tem acesso à situação do projeto, seus riscos e desvios.

5. Simplicidade

Enquanto uma metodologia clássica exige um esforço de planejamento muito grande, em uma metodologia ágil é suficiente ter um backlog com as entregas pendentes do projeto.

Resumindo, por meio de metodologias ágeis, fazemos o planejamento de uma forma mais simples, que permita reavaliar prioridades e fazer mudanças.

Quer obter todos esses benefícios utilizando metodologias ágeis na gestão do seu projeto?

Então confira as principais metodologias que você pode adotar!

5 metodologias ágeis para adotar na gestão dos seus projetos

1. Scrum

O Scrum é um framework que contém processos e técnicas de gestão ágil para o desenvolvimento de projetos.

Metodologia Scrum

Nele, as pessoas envolvidas podem assumir três papéis, que juntos formam o scrum team:

  • Product owner: atua como representante do cliente e é o responsável pelo backlog do produto.
  • Scrum master: líder servil que atua como um facilitador na equipe.
  • Development team: a equipe de desenvolvedores responsável por entregar as funcionalidades do produto e o produto final.

Com as funções definidas, o Scrum tem como base de seu funcionamento 4 cerimônias que sustentam a organização do projeto ao longo de sua execução:

  • Sprint Planning: momento em puxamos demandas do backlog para produção.
  • Daily Scrum: reunião diária de alinhamentos do time
  • Sprint Review: reunião em que revisamos o trabalho realizado na sprint, esclarecemos os itens que ficaram prontos ou não, e o time dá sugestões de o que deve ser feito a seguir, adaptando o backlog do produto.
  • Sprint Retrospective: quando o scrum team verifica possíveis pontos do processo que podem ser melhorados.

2. Lean

A ideia geral do Lean é trabalhar uma metodologia de redução de desperdícios de tempo e recursos.

Por meio do trabalho inteligente, o Lean busca profissionais qualificados, com o intuito de otimizar as entregas de valor em menos tempo, através da inovação.

3. Feature Driven-Development (FDD)

Enquanto o Scrum foca na gestão do projeto, o Feature Driven-Development (FDD) foca no desenvolvimento do produto por funcionalidades. Para isso, é dividido em duas etapas:

  • Concepção e planejamento: criação do modelo de projeto e sua lista de funcionalidades. Essa fase é executada apenas uma vez e dura de 1 a 2 semanas.
  • Construção: desenvolvimento das funcionalidades em ciclos. Essa fase pode ter no máximo 2 semanas.

Ao final de cada iteração, são feitas inspeções para eliminar erros e consolidar as lições aprendidas.

4. eXtreme Programming (XP)

O eXtreme Programming (XP) é uma metodologia ágil baseada em cinco valores:

  • Comunicação;
  • Simplicidade;
  • Feedback;
  • Coragem;
  • Respeito.

Quando se fala em XP, a ideia é que algumas práticas devem ser levadas “ao extremo” durante a condução do projeto.

Por exemplo, com a divisão do projeto em ciclos curtos, o feedback é constante e incentivado pela boa comunicação dentro da equipe.

5. Scaled Agile Framework (SAFe)

Por meio da metodologia SAFe, as entregas são concluídas mais rapidamente, mantendo o bom padrão de qualidade.

Assim, o framework ajuda a analisar o portfólio, programa e equipe de uma organização, com a intenção de otimizá-los.

Preparado para implantar metodologias ágeis na gestão de projetos?

Como comentamos, não existe uma regra para a aplicação das metodologias ágeis. O que importa é de que maneira cada uma delas se aplica a realidade da sua gestão!

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos

Ser ágil é saber se adaptar. Por isso, faça questão de conhecer bem os pontos altos a serem mantidos e os pontos fracos a serem melhorados, medindo os indicadores dos projetos.

Portanto, para tornar a implantação mais fácil e assertiva, você pode:

Ainda está com dúvidas?

Leia mais em: Consultoria em Gestão de Projetos!

Assista também ao nosso webinar gratuito sobre metodologias ágeis e descubra se a sua organização está preparada para adotá-las!

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O que é gestão estratégica e como aplicá-la aos negócios

Postado em por Jackson Rovina

Você já ouviu a frase “se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve?” Seja no trabalho ou na vida pessoal, não definir um meio estratégico pode dificultar o alcance dos objetivos.

Por isso, no ramo empresarial, surge um modelo de gestão voltado a analisar, formular, executar e monitorar o desenvolvimento das estratégias do negócio: a gestão estratégica.

Com base nos métodos da gestão estratégica, os líderes de negócio passam a ter maior facilidade para tirar a estratégia do papel e traçar um caminho rumo ao alcance dos objetivos.

Assim, é possível definir onde o seu negócio estará nos próximos anos e como chegar lá!

O que é gestão estratégica?

Gestão estratégica é uma forma de gerenciar a organização tendo em vista a estratégia do negócio, a fim de orientar o caminho a ser seguido para o alcance os objetivos estratégicos. Isso envolve ações de planejamento, organização, liderança e controle, para desenvolver vantagens competitivas.

Através desse modelo de gestão, os líderes do negócio passam a desenvolver ações e iniciativas que estejam alinhadas a estratégia empresarial, aplicando-a no cotidiano das empresas.

Por exemplo, se um dos objetivos estratégicos da sua organização é melhorar o posicionamento no mercado em que está inserida, as ações das equipes, especialmente de marketing, estarão voltadas a atingir essa meta.

Assim, as organizações passam a trabalhar com base na estratégia, desenvolvendo ações voltadas a atingir os objetivos estratégicos, fortalecendo a missão e a visão organizacional.

A missão e visão organizacional são dois conceitos fundamentais para a gestão estratégica, pois a compreensão desses elementos possibilita um melhor entendimento da organização no contexto de seus ambientes internos e externos.

Dessa maneira, por ser um modelo de gestão que tem como base a estratégia organizacional, a gestão estratégica pode ser caracterizada pelo:

  • Raciocínio sistêmico;
  • Definição de um objetivo comum;
  • Aprendizado coletivo.
CTA-Dicas-para-construir-uma-missão-e-visão-para-a-estratégia

Qual a importância da gestão estratégica?

Alguma vez alguém já te perguntou: “Como você vê o seu negócio nos próximos 5 anos?” Independentemente da sua resposta, sabemos que ela está relacionada aos futuros objetivos do negócio. Mas, você sabe como chegar lá?

Para tal, mais do que ter uma visão estratégica, é preciso dispor de métodos e ferramentas que possibilitem tirá-la do papel.

Por isso, a gestão estratégica é tão importante para os negócios, pois ela possibilita aos gestores desenvolver ações para o alcance dos objetivos estratégicos, aumentando a performance e a vantagem competitiva.

Desse modo, a gestão estratégica foca em uma série de questões fundamentais sobre a organização, como:

  • O que é o seu negócio?
  • O que quer tornar-se?
  • Quais ações podem ser desenvolvidas para atingir os objetivos?
  • Quem são seus consumidores e o que gera valor a eles?

As respostas a essas perguntas aumentam o entendimento sobre o contexto da organização, onde ela está e para onde quer ir.

Quais são os tipos de gestão estratégica?

Por estar voltada a desenvolver meios para o alcance dos objetivos da organização, a gestão estratégica pode ser aplicada a todos os setores do negócio, pois cada um possui uma meta que irá subsidiar o alcance do objetivo principal.

Assim, a gestão estratégica pode ser dividida em:

  • Gestão estratégica de pessoas;
  • Gestão estratégica de TI;
  • Gestão estratégica de marketing;
  • Gestão estratégica de vendas;
  • Entre outras.

Benefícios da gestão estratégica

Por si só, aderir a gestão estratégica possibilita as organizações um melhor entendimento dos seus objetivos, além de prepará-las para as mudanças que o futuro pode oferecer.

Mas, ainda assim, a gestão estratégica possui um potencial transformador que traz uma série de benéficos para o negócio, como:

  • Crescimento sustentável;
  • Aumento da relação custo-benefício;
  • Melhoria e transformação de processos;
  • Melhoria no direcionamento de recursos;
  • Melhoria no entendimento do planejamento estratégico;
  • Maior engajamento dos colaboradores;
  • Escolhas mais precisas de ferramentas de gestão.

Passo a passo de como implantar a gestão estratégica na empresa

Por tratar-se de um modelo de gestão que visa aplicar e mensurar a estratégia empresarial nas ações do dia a dia, implantar a gestão estratégica pode ser um dos maiores desafios para o seu negócio.

Para tal, existem alguns passos que podem ser seguidos na implementação: análise de ambiente, formulação estratégica, estruturação da execução e monitoramento do desempenho.

A seguir, vamos explorar um pouco sobre cada uma das etapas.

1. Análise de ambiente

A análise de ambiente é utilizada para entender a realidade em que a empresa está inserida. Nessa perspectiva, são analisados os ambientes internos e externos que envolvem a organização, bem como as oportunidades que eles oferecem.

Nessa etapa, é comum que os gestores utilizam a Matriz SWOT, uma ferramenta gerencial que analisa cenários e perspectivas, permitindo que as estratégias sejam elaboradas com base nas informações identificadas.

2. Formulação Estratégica

Nessa perspectiva, o objetivo é elaborar um plano de ação para atingir os objetivos estratégicos definidos na etapa anterior. Aqui, são definidas as metas que o negócio precisa alcançar e os melhores caminhos para atingi-las.

Um dos principais métodos utilizados nessa etapa é o ciclo PDCA. Esse framework possibilita criar planos de ação com maior precisão, a partir de uma análise dos processos da organização.

3. Estruturação da execução

Na estruturação da execução, todas as ações definidas anteriormente serão colocadas em prática. É o momento de testar hipóteses e padronizar aquelas que foram bens sucedidas, a fim de criar um processo de alto desempenho e performance.

Nessa fase, você pode optar por utilizar frameworks como o Balanced Scoredcard, que auxilia no acompanhamento das ações desenvolvidas em prol da estratégia.

4. Monitoramento da estratégia

Monitorar a estratégia é fundamental para a compreensão do seu desenvolvimento. Com base nas informações observadas, você poderá encontrar novos direcionamentos, assim como identificar ações que possam ser eliminadas.

Para tal, estabeleça indicadores que tenham relação com as perspectivas e os objetivos a serem alcançados, a fim de monitorar o desempenho de cada atividade executada.

Leia também o post sobre Terceirização estratégica

Principais ferramentas para gestão estratégica

As ferramentas são fundamentais para garantir a efetividade dos passos que você percorreu na etapa anterior. Com elas, você poderá construir, mensurar e acompanhar o desenvolvimento dos processos definidos para o alcance dos objetivos estratégicos.

Nesse sentido, selecionamos 3 ferramentas que você precisa conhecer:

1. Artia

O Artia é uma plataforma desenvolvida para organizar fluxos de trabalho e atividades, com foco em proporcionar maior visibilidade das informações, trazendo mais assertividade para as tomadas de decisões.

As funcionalidades da ferramenta possibilitam ao gestor criar uma base para gerenciar os projetos estratégicos do seu negócio.

Assim, com o Artia é possível criar projetos, listar e acompanhar tarefas de forma mais eficiente e objetiva, além de entregar para o líder de projeto uma visão geral do desempenho da equipe.

2. Projeto Gannt

O GanttProject é uma ferramenta voltada para a criação de um ambiente colaborativo para o acompanhamento de fluxos de projetos.

O software possibilita quebrar projetos em uma estrutura mais inteligível e desenhar dependências entre processos, facilitando a visão do papel de cada colaborador, sincronizando melhor as tarefas.

3. OKR

Saindo um pouco das ferramentas e entrando nas metodologias de gestão estratégica, o OKR (Objective and Key Results) é um conceito amplamente utilizado para gerir e planejar estrategicamente a operação das empresas.

Nessa metodologia, o gestor define um objetivo de mercado e em seguida lista as ações que serão implementadas para atingir os propósitos declarados pela organização.

De forma bem sintética, são criados objetivos qualitativos e resultados-chave quantitativos, para conseguir atacar o maior número de problemas da forma mais eficiente.

E-book OKR como implementar objetivos e resultados-chave

Gestão estratégica e planejamento estratégico: qual a diferença?

Podemos dizer que a gestão estratégica está relacionada às ações aplicadas dia a dia das empresas para atingir os objetivos futuros, enquanto o planejamento estratégico é o caminho que você estabelece para chegar lá.

Assim, embora sejam conceitos distintos, eles caminham lado a lado, pois o planejamento estratégico é a base desse modelo de gestão.

Portanto, é no planejamento estratégico que os gestores desenvolvem um plano de ação para o alcance dos objetivos do negócio. Aqui, a estratégia é executada de forma simples e organizada e visual, facilitando o seu gerenciamento.

Então, se você está com dificuldades em tirar o seu plano de ação do papel, confira o nosso Kit de ferramentas para execução do planejamento estratégico.

Nele, você irá encontrar alguns materiais que irão te auxiliar na concretização da estratégia, a partir de métodos práticos, ágeis e dinâmicos.

Ferramentas para executar seu planejamento estratégico

O que é gestão de projetos: entenda a importância e como fazer em 5 passos

Postado em por Naiane Kolb

Gerir um projeto é como conduzir uma orquestra, harmonizando talentos, recursos e prazos para criar uma sinfonia de sucesso. No entanto, essa tarefa pode ser complexa e exigir um domínio de diversas habilidades.

Isso porque, desafios como prazos apertados, escopo indefinido e mudanças imprevistas podem surgir a qualquer momento. É aí que a expertise em gestão de projetos se mostra de extrema importância, proporcionando a estrutura e as ferramentas para enfrentar esses desafios de frente.

Quer saber sobre os principais conceitos da gestão de projetos, seus benefícios e como executá-la na prática? Então, siga a leitura!

Neste post você vai ver:

O que é um projeto?

Para entender melhor o que é a gestão de projetos, antes precisamos compreender o que de fato é um projeto.

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que ele tem começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir a todo projeto uma data de início e uma data de término.

Uma das principais características de um projeto é que ele é único, pois ele não pode ser repetido continuamente. Isso porque cada projeto possui especificidades técnicas e disponibilidade de recursos diferentes.

Características de um projeto

Em resumo, podemos dizer que um projeto:

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

  • Elaboração e detalhamento do escopo;
  • Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
  • Montagem do cronograma e registro dos custos;
  • Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Leia também o post sobre Matriz Swot

Benefícios da gestão de projetos

A gestão de projetos é capaz de trazer inúmeros benefícios para uma organização. Um deles é a redução de custos, pois através do gerenciamento de custos é possível monitorar as despesas e ter um orçamento mais equilibrado e assertivo.

Outro benefício da gestão de projetos é a redução de riscos. Quando você dota as práticas da gestão de projetos, possui um maior controle sobre os riscos. Afinal, você terá mapeado as principais ameaças ao projeto e saberá o que fazer para minimizar esses impactos.

Benefícios da gestão de projetos

Outros benefícios da gestão de projetos são:

Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos

Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas. Vamos explicar um pouco de cada uma delas a seguir:

Metodologias clássicas

As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo. Isso significa que elas buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.

Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer.  Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo. Isso porque o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.

Sendo assim, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.

Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, framework que contém um conjunto de conceitos, práticas e ferramentas para gerenciar projetos de forma ágil. No Scrum, o projeto é dividido em ciclos chamados de sprints, que geralmente têm a duração de duas a seis semanas.

O que faz um gestor de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma empresa. Ele assume um papel estratégico à medida que é responsável por conduzir o trabalho de forma integrada.

Em outras palavras, podemos dizer que o gerente de projetos é conhecedor de todos os elos do projeto e, por esse motivo, consegue tomar boas decisões.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), os gerentes de projetos são agentes de mudanças que precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

Funções

São funções do gerente de projetos:

Depois de entender o papel do gerente de projetos, vamos passar os próximos tópicos e explicar de forma resumida os conceitos básicos da gestão de projetos, como: ciclo de vida, tipos de processos e muito mais. Continue a leitura!

Ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Existem basicamente dois tipos de ciclo de vida de projeto. Confira eles a seguir:

1. Ciclo de vida preditivo

Também conhecido como ciclo de vida predeterminado, neste tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado desde o início. Portanto, as mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal.

Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado quando existe um bom entendimento sobre o escopo do projeto. Exemplo: projeto de fabricação de um carro.

2. Ciclo de vida adaptativo

Projetos com o ciclo de vida adaptativo não possuem escopo muito bem definido: o escopo vai sendo detalhado à medida que se obtém mais informações sobre o projeto. São acordados ciclos menores de trabalho e, portanto, há mais flexibilidade para as mudanças.

Neste tipo de ciclo de vida, cada iteração (conjunto de atividades) gera um incremento que acrescenta uma funcionalidade ao produto. Dessa forma, o escopo do projeto é detalhado de forma mais superficial, proporcionando uma visão panorâmica do projeto, que vai sendo aprofundada a cada iteração.


Áreas de conhecimento da gestão de projetos

As áreas de conhecimento da gestão de projetos são campos de especialização que trazem um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo tratada. Conheça cada uma delas a seguir:

1. Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que coordena todas as práticas de gestão de projetos. Ela é responsável por fazer com que toda a engrenagem funcione perfeitamente, encaixando todas as peças necessárias para realizar o trabalho.

Em outras palavras, o gerenciamento da integração busca garantir a conexão e a integridade das informações detalhadas em todos os planos do projeto.

2. Gerenciamento do escopo

O gerenciamento do escopo do projeto é a área que estabelece o trabalho necessário para concluir um projeto com sucesso.

São processos do gerenciamento do escopo:

  • Planejar o gerenciamento do escopo;
  • Coletar os requisitos;
  • Definir o escopo;
  • Criar a EAP;
  • Validar o escopo;
  • Controlar o escopo.

3. Gerenciamento do cronograma

O gerenciamento do cronograma organiza o trabalho necessário para entregar o escopo do projeto em um cronograma. Isso irá permitir controlar o tempo, as atividades e os recursos do projeto.

4. Gerenciamento dos custos

O gerenciamento de custos do projeto tem por objetivo estabelecer um orçamento para o projeto e garantir que ele não seja ultrapassado.

5. Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária para atender às expectativas e necessidades do cliente. A qualidade, por sua vez, é a medida de quanto um projeto atende aos requisitos especificados no escopo.

6. Gerenciamento dos recursos

O gerenciamento dos recursos do projeto garante que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição os recursos necessários, no lugar e no momento certo.

Existem dois tipos de recursos:

  • Recursos de equipe (pessoas);
  • Recursos físicos (materiais, suprimentos, instalações e equipamentos).

7. Gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações do projeto promove a troca eficiente de informações, certificando-se de que os stakeholders estejam sendo comunicados sobre todas as ações e decisões importantes tomadas no projeto.

8. Gerenciamento dos riscos

O gerenciamento dos riscos do projeto trata da gestão das incertezas do projeto. O objetivo dessa área é evitar as ameaças e potencializar as oportunidades que forem surgindo.

9. Gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto auxilia na tomada de decisão de compra e trata do relacionamento com os fornecedores. Portanto, estabelece uma série de normas para comprar produtos e contratar serviços externos à equipe do projeto.

10. Gerenciamento dos stakeholders

O gerenciamento das partes interessadas busca identificar todas as pessoas e entidades que podem afetar o projeto ou serem afetadas por ele. Nessa área são analisadas as expectativas dos stakeholders e desenvolvidas estratégias de engajamento.

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Como fazer uma gestão de projetos em 5 passosComo fazer

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos é escolher uma metodologia que se encaixe bem no seu projeto.

Para isso, observe as características de cada metodologia e veja se a sua aplicação está de acordo com as suas necessidades e expectativas.

2. Monitore os indicadores do projeto constantemente

Outro ponto essencial na gestão de projetos é ficar de olho nos números. Após fazer o planejamento utilizando a metodologia mais adequada, não se esqueça de estabelecer os indicadores certos.

É esse exercício de controle do projeto que fará você perceber quando há desvios e, consequentemente, agir sobre esses desvios com agilidade.

Alguns dos indicadores que você precisa monitorar são:

  • Valor agregado;
  • Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
  • Índice de Desempenho de Custo (IDC).

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

Não adianta passar dias planejando um projeto se esse planejamento ficar guardado na gaveta. Toda essa documentação deve ser utilizada como referência durante todo o ciclo de vida do projeto.

É preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.

4. Invista em profissionais qualificados

O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros da equipe do projeto. Por isso, invista nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa.

Uma boa forma de fazer isso é promover cursos, palestras e capacitações em um ambiente virtual de educação corporativa.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia também pode ser uma boa aliada na gestão de projetos. Hoje em dia, já existem softwares que ajudam na centralização de todas as informações necessárias à gestão, criando um ambiente de integração entre as pessoas e os projetos dos quais elas participam.

Confira nossa lista com algumas ferramentas de gestão de projetos e aprenda a escolher a melhor ferramenta para a sua organização.

Se depois de todo esse conteúdo você ainda ficou com dúvidas sobre gestão de projetos ou se sente inseguro em conduzir as suas iniciativas, não pense duas vezes antes de entrar em contato com os consultores da Euax.

ENTRE EM CONTATO!

Não deixe de conhecer nossos serviços de consultoria em gestão de projetos. Também pode ser interessante para você assistir ao nosso webinar gratuito sobre Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas para não perder o foco!

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WBS (Work Breakdown Structure): o que é, qual a importância e como fazer em 5 passos simples

Postado em por Euax Consulting

Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil, existem muitos riscos a serem considerados, além de muito trabalho que precisa ser controlado. Nesse sentido, uma técnica que ajuda – e muito – a planejar e controlar todo o trabalho que precisa ser feito é a WBS (Work Breakdown Structure), estrutura analítica de projetos. Nesse post vamos te explicar por que essa técnica é tão importante e te dar um passo a passo de como criar a sua própria. Vamos lá?

Você pode ler o texto na ordem ou navegar pelo título que mais lhe interessa:

O que é WBS?

WBS significa Work Breakdown Structure, em tradução livre significa Estrutura analítica do Trabalho, no entanto, é mais conhecida pela sigla EAP, Estrutura Analítica do Projeto. A WBS é uma ferramenta utilizada para facilitar o gerenciamento de projetos por meio da decomposição hierárquica do escopo do projeto em partes menores. Seu principal objetivo é organizar as entregas do projeto.

A WBS faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, contemplado no guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual é uma das principais referências em gestão de projetos do mundo.

A estrutura analítica do projeto opera sob a lógica de destrinchar ou decompor todo o trabalho a ser feito, que foi detalhado no escopo, em partes menores, reduzindo até chegar a um conceito chamado de pacote de trabalho. O pacote de trabalho é a menor unidade de gerenciamento da WBS, e é constituído de um conjunto de atividades que serão executadas por um responsável.

Assim como existem diversos tipos de projetos existem diversos tipos de WBS, vamos conhecê-las:

  • WBS por entregas: considera os produtos que devem ser gerados;
  • WBS por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto;
  • WBS por equipes: considera os setores e suas competências para executar o projeto;
  • WBS por subprojetos: organiza o projeto a partir dos “miniprojetos” entregues dentro dele;
  • WBS híbrida: considera 2 ou mais aspectos do projeto ao mesmo tempo.

Cada tipo de estrutura se adequa a um tipo de projeto, e pode ser usado como modelo para futuros projetos semelhantes dentro da sua empresa. Por exemplo, você executou o projeto de construção de uma casa nova e para isso utilizou a EAP híbrida. Quando seu time for executar um projeto semelhante é possível utilizar esse mesmo modelo híbrido para gerenciar esse novo projeto.

Se quiser saber mais sobre como utilizar esses modelos, leia nosso post com 5 benefícios de utilizar um modelo de EAP no detalhamento do escopo do seu projeto!

Desvendando a estrutura de um projeto EAP

Nós explicamos que a WBS funciona com conjuntos de atividades, os pacotes de trabalho, mas sendo assim, você pode ficar na dúvida e pensar “Então, qual a diferença entre a WBS e o cronograma?”, isso nós vamos te explicar no próximo tópico, é só continuar a leitura.

Qual a diferença entre a WBS e um cronograma?

A WBS, como já explicamos é uma subdivisão dos trabalhos que compõem um projeto, para facilitar a visualização das entregas, dos responsáveis. Sendo assim, a WBS não comporta atividades, apenas pacotes de trabalho, que são agrupamentos de atividades de responsabilidade de um setor ou pessoa, e que devem ser independentes uns dos outros.

Já o cronograma do projeto é uma ferramenta de gerenciamento que busca atrelar as atividades ao tempo, com o objetivo de controlar a duração da execução do projeto. Um cronograma geralmente contém:

  • Lista de atividades do projeto;
  • Data de início de cada atividade;
  • Data de término de cada atividade;
  • Responsável por cada atividade;
  • Status de cada atividade.

Sendo assim, a ideia é que o cronograma seja feito após a etapa de estrutura analítica do projeto e a partir dela, pois ela fornece todos os pacotes de trabalho necessários para se completar o projeto, juntamente com os responsáveis por cada um. Depois disso, o trabalho de um gerente de projetos é decompor os pacotes em atividades colocar prazos, anotar o responsável e montar o cronograma.

Se quiser entender mais sobre essa diferença, leia nosso post sobre a diferença entre EAP e cronograma!

Mas como vou saber o que está contido em cada pacote de trabalho? A resposta é muito simples: construindo um dicionário da WBS.

O que é o dicionário de WBS?

O dicionário da WBS, ou dicionário da EAP, é uma tabela que descreve brevemente as atividades de cada pacote de trabalho, seus responsáveis e os critérios de aceitação. Uma vez que a WBS é uma estrutura que precisa ser de fácil visualização, geralmente representada por meio de esquemas, não contém explicações ou descrições. Portanto, para que o gestor e toda a equipe de projetos saibam o que fazer em cada nível de pacote de trabalho, um dicionário contendo essas informações é essencial.

O dicionário de WBS é composto por verbetes, como em um dicionário comum, e geralmente tem as categorias:

  • Nome do pacote de trabalho
  • Descrição
  • Responsável
  • Participantes
  • Critérios de avaliação


Uma WBS facilita bastante o planejamento e a execução de um projeto de várias formas. No tópico abaixo vamos te mostrar os benefícios dessa técnica e explicar sua importância, não deixe de ler!

Importância da WBS para um projeto

1) Orienta o planejamento do projeto

A elaboração de uma WBS exige que o gerente de projetos colete todos os requisitos do projeto com os stakeholders, construa o escopo do projeto e o decomponha em níveis hierárquicos que sejam mais fáceis de gerenciar. Esse processo ajuda a visualizar todo o trabalho que precisa ser feito para cumprir as entregas, sem deixar margens para dúvidas ou suposições vagas.

A WBS pode ser feita tanto da forma tradicional, com papel e caneta, quanto online, utilizando um software de gerenciamento de projetos. De ambas as formas, a estrutura analítica de projeto contribui para um conhecimento aprofundado sobre todas as etapas que o projeto precisará cumprir até o final.

2) Fornece a base da construção do cronograma

A construção do cronograma de um projeto é uma das partes mais complexas de se fazer, porque ele está sujeito a atrasos, imprevistos e alterações. Nesse sentido, a WBS é uma prática que facilita a elaboração do cronograma, pois como ela é dividida em vários pacotes de trabalho, basta destrinchá-los em atividades, atribuir prazos e responsáveis e pronto, seu cronograma está feito!

3) Ajuda a prever os riscos  

Uma vez que o gestor tem à mão um planejamento detalhado do trabalho, fica muito mais fácil identificar os possíveis riscos, como atrasos em uma etapa que irão influenciar em outra. A partir disso, ele pode se prevenir e tomar atitudes para que o projeto seja entregue na data prevista e com o mínimo de percalços.

Uma EAP definitivamente é útil para um projeto e é a base do planejamento, acredito que você já se deu conta disso. Então, sem mais delongas, vamos te ensinar como construir a sua própria WBS e facilitar o andamento do seu projeto em 5 passos simples. Confira:

Como fazer WBS em 5 passos infalíveis

1) Colete os requisitos do projeto

Antes de tudo, para montar uma WBS é preciso entender qual o escopo do projeto, ou seja, tudo o que preciso ser feito para ter o projeto pronto. Para ter esse escopo, é preciso que o gerente de projetos converse com o cliente para entender o que ele precisa e fazer uma lista de requisitos.

Embora seja simples, muitas vezes essa não é uma tarefa fácil , pois muitos clientes podem não saber exatamente o que querem ou não saber explicar seu desejo. Nesse sentido, o gerente de projetos precisa dispor de ferramentas como a entrevista com o cliente e até mesmo o design thinking, para entender qual o problema do cliente e qual o caminho que o projeto precisa percorrer para resolver esse problema.

2)  Elabore o Termo de Abertura do Projeto

O Termo de Abertura do Projeto é um documento de base que contém as principais informações sobre o projeto e é necessário para orientar o gerenciamento do escopo e do andamento do projeto. Geralmente dados como: Justificativa, objetivos, descrição de escopo, lista de stakeholders, critérios de aceitação, exclusões, riscos entre outros itens são contemplados nesse documento.

Essas informações são essenciais para fazer o detalhamento de escopo do projeto e montar a WBS, uma vez que fornece a base do que  cliente espera com a execução do projeto.

3)  Decomponha o trabalho do projeto

Esse é o momento de montar a WBS, propriamente dita. A partir de agora, você precisa decompor o escopo do projeto em partes menores, em pequenas blocos de entregas, até chegar ao último nível de pacotes de trabalho, que como já dissemos , é um conjunto de atividades relacionadas. É importante que a WBS seja feita de forma visual e concisa, por meio de diagramas, listas ou a forma que você achar mais fácil de visualizar essa subdivisão do trabalho.

Existe um passo a passo, que pode te ajudar a sistematizar essa etapa, veja:

  1. Escreva o nome do projeto. Exemplo: Casa Nova
  2. Escolha um dos modelos de organizar a WBS, essa escolha dependerá do tipo e da complexidade do seu projeto.
  3. Identifique o conjunto de entregas principais do projeto, que dentro da WBS é chamado de pacote de entregas. Faça um diagrama ou uma lista com todos os pacotes que compõem o projeto.
  4. Decomponha os grandes pacotes de entrega em partes menores, até chegar nos pacotes de trabalho.
  5. Para facilitar a criação do dicionário da estrutura analítica do projeto, atribua um código numérico a cada item. Você pode fazer isso á maneira de trabalhos acadêmicos, por exemplo: 1.1.2 – indica que este item faz parte do terceiro nível da WBS.

Ainda que esteja claro que a WBS termina nos pacotes de trabalho, muitos times têm dificuldades de saber quando chegam a esse nível. Nesse sentido, existem 2 regrinhas que podem ajudar a entender quando é hora de parar a decomposição. Vamos explicá-las brevemente, confira:

Regra dos 100%

A regra dos 100% determina que todos os níveis da WBS, quando completados, tem que corresponder a execução do projeto inteiro, nem a mais nem a menos. Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structures, publicado pelo PMI, “a soma de todos os trabalhos dos níveis ‘filhos’ deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo ‘pai’ e a EAP não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, não pode incluir mais do que 100% do trabalho”. Dessa forma, todos os níveis da WBS ou EAP devem corresponder a 100% do nível superior, com a quantidade exata de trabalho.

Além disso, a regra diz que um elemento “pai” não pode ter apenas um “filho”, da mesma forma que um elemento “filho” não pode ter mais de um “pai”.

Regra 8-80

Estabelece que um pacote de trabalho não deve ter menos que 8 horas e mais que 80 horas de duração, do contrário a unidade ficaria muito detalhada e difícil de gerenciar. Existem alguns tipos de projeto que conseguem utilizar essa regra reduzida a metade (4-40) por causa de suas especificidades.

4) Elabore o Dicionário da WBS

Depois de ter a estrutura pronta, é hora de estruturar o dicionário da WBS. O objetivo desse dicionário é simplificar a visualização do conteúdo de cada elemento da hierarquia da EAP. Sendo assim, você pode colocar as informações principais em cada verbete, como:

  • Código
  • Pacote de Trabalho
  • Descrição
  • Responsável
  • Critérios de aceitação

Ficaria mais ou menos assim:

Exemplo de dicionário da EAP

Além disso, é possível combinar o dicionário com a matriz RACI, se quiser saber como fazer isso e entender um pouco mais do dicionário da estrutura analítica do projeto, leia nosso post sobre o Dicionário da EAP!

5) Valide a WBS com as partes interessadas

Depois de ter tanto a WBS quanto o dicionário prontos, é preciso aprovar esses documentos com os stakeholders. Isso é necessário para garantir que o planejamento do projeto esteja de acordo com as expectativas das partes interessadas, sem desentendimentos ou falhas de comunicação. Para formalizar essa aprovação, é possível marcar uma reunião para fazer a apresentação e a discussão do planejamento.

Uma EAP otimiza toda a execução do projeto inteiro, mas você sabia que também existem maneiras de otimizar a construção dessa estrutura? Vamos te contar abaixo uma das formas de fazer isso, mas se quiser conhecer outras dicas, confira nosso post com 10 dicas para facilitar a construção da EAP!

Como otimizar a construção da WBS

Ao longo do texto, você pode ver que a construção de uma estrutura analítica de projeto não é tão complicada, mas que dá um pouquinho de trabalho, né? Principalmente para equipes que não tem muitas experiências com a execução de vários projetos. Uma forma de otimizar a criação de uma WBS é utilizando uma plataforma de gestão de projetos que possibilite elaborar essa estrutura online.

Com uma WBS online, você consegue compartilhar o documento com todo o time do projeto e os stakeholders, além de poder visualizar a situação de cada entrega, quais são os gargalos e os riscos.

Ficou interessado? Com o Artia, software de gerenciamento de projetos, é possível fazer a WBS online, visualizar os responsáveis, acompanhar o status de cada entrega, gerir o tempo e muito mais. Não deixe de testar!

Testar o ARTIA

Planejamento de demanda: 6 passos infalíveis para fazer corretamente

Postado em por Naiane Kolb

Quando há muitas inciativas dentro da empresa, é fácil se ver perdido em meio aos diversos projetos que, logo, começam a ficar desorganizados e fugir do controle, não é mesmo? É muito comum que esses projetos sejam mal executados e acabem desviando da estratégia organizacional, mas isso pode ser resolvido através do planejamento de demanda.

O processo de planejamento e gestão de demandas é fundamental para garantir o controle dos projetos e garantir seu sucesso. É por isso que, nesse texto, vamos ensinar tudo sobre gestão e planejamento de demandas de projetos! Siga a leitura para conferir.

O que é planejamento de demanda?

Em projetos corporativos, planejamento de demanda envolve identificar, priorizar e garantir a boa execução e monitoramento dos projetos da empresa.

Em outras palavras, trata-se de fazer uma gestão das iniciativas que surgem na empresa, garantindo que as equipes sejam capazes de atendê-las sem que a disponibilidade seja comprometida. Também é esse planejamento que vai garantir que os projetos em andamento sejam entregues dentro do escopo definido e sem extrapolar recursos.

Num mundo perfeito, seria possível atender a todas as demandas de projetos da organização, mas na vida real não é bem assim que as coisas funcionam. Os recursos são limitados e a capacidade da equipe de projetos também é.

Por isso, o planejamento de demanda inclui priorizar e filtrar os projetos, para selecionar aqueles que realmente estão mais alinhados à estratégia organizacional e que vão trazer os maiores benefícios primeiro para a empresa. Confira todos os benefícios que isso traz para a empresa:

9 benefícios de um bom planejamento de demanda

1 – Controle de custos

Quando há planejamento de demanda, você consegue definir com base em dados para onde o dinheiro destinado aos projetos vai e ajustar o orçamento conforme for necessário.

2 – Controle de prazos

Um dos objetivos do planejamento de demanda é assegurar que os prazos serão cumpridos. O planejamento de demanda ajuda a organizar as inciativas para que não faltem recursos e a equipe não fique sobrecarregada. Caso a demanda for muito grande, os projetos serão priorizados e ações podem ser tomadas para diminuir a fila, como contratação de pessoal.

3 – Melhoria do ROI

O planejamento de demanda ajuda a garantir que os projetos estratégicos serão priorizados. Isso é sentido no retorno financeiro, pois esses projetos trazem mudanças positivas na organização e permitem alcançar melhores resultados.

4 – Visibilidade dos projetos em andamento

Planejamento de demandas envolve a utilização de ferramentas que permitem visualizar todos os projetos que estão em andamento e gerenciá-los adequadamente. Entre essas ferramentas, podemos citar o portfólio de projetos, que organiza as demandas e suas informações e possibilita um controle centralizado de todas elas.

Portfólio de projetos corporativo

5 – Prestação de contas

Fazer um bom planejamento de demandas permite prestar contas aos stakeholders sobre o andamento dos projetos, evidenciando motivos pelos quais certos projetos foram priorizados, motivos para atrasos, paralizações etc.

Até mesmo a alocação da equipe fica mais clara, já que a gestão de demandas demonstra a real capacidade produtiva do time e evita um número maior de inciativas do que a equipe é capaz de tocar.

6 – Segurança na tomada de decisão

Tomar decisões de forma segura está diretamente ligado à qualidade das informações disponíveis. Estruturar um processo de planejamento de demanda garante que mais dados estarão disponíveis para apoiar as tomadas de decisão, assim como trazer insights para decidir o que vale a pena ou não ser feito.

7 – Agilidade para responder às mudanças

Uma rotina de planejamento e gestão de demandas garante que a equipe de projetos seja capaz de identificar rapidamente novos riscos e problemas e possa superá-los com mais facilidade. Isso acontece graças a fatores como indicadores, comunicação, cerimônias etc.

8 – Foco em projetos que realmente importam

Um dos maiores benefícios de gerenciar as demandas é a capacidade de colocar “ordem na casa”, por assim dizer. Com ela, você pode priorizar projetos estratégicos, ou seja, os que trazem mais resultados, e também saber quais projetos estão em execução no momento.

9 – Facilita o trabalho como um todo

Por fim, podemos dizer que fazer um bom planejamento e gestão de demandas facilita o trabalho como um todo, tanto do gerente de projetos quanto do time, que passam a ter uma visão clara, transparente e ampla dos projetos da organização.

Agora que você entendeu como o planejamento de demanda pode ajudar a sua organização, vamos te ensinar a fazer em 6 passos simples! Confira:

Como fazer planejamento de demanda em 6 passos

1 – Estime a capacidade das equipes

Antes de qualquer coisa, você precisa saber a capacidade da equipe de projetos, em termos de tamanho da equipe, quantidade de horas trabalhadas por dia e capacidade produtiva.

Descubra quantas entregas podem ser feitas em determinado período com determinados recursos, quantos projetos simultâneos podem rodar etc. Você também pode contar com um mapa de capacidade para te ajudar nessa estimativa.

[Clique para ver em detalhes]

Visão de lista alocação de equipe no Artia

Alocação de equipe – Artia Software

2 – Mapeie as iniciativas existentes

Agora, está na hora de mapear as iniciativas existentes na empresa, tanto os projetos que já estão em andamento, como as solicitações que estão para acontecer. Para isso, peça para os responsáveis por cada área enviem suas solicitações e informações sobre as que já estão em andamento.

Uma excelente ferramenta aqui é o canvas de projeto da Euax, que pode servir como termo de abertura e ajuda a refletir sobre a real necessidade do projeto. Ou seja, caso não for possível preencher o canvas com as informações do projeto, pode ser que o próprio projeto não seja justificável ou seja inviável do ponto de vista do negócio.

Assim, você já pode ir pré-selecionando as iniciativas para facilitar a priorização mais à frente.

Outro ponto importante é criar um canal oficial para criação de demandas, de modo a organizar as iniciativas. Quando as demandas são solicitadas de qualquer jeito – como em uma conversa de corredor ou pelo Skype – fica mais difícil formalizar, organizar e acompanhar indicadores.

Canvas de projeto

3 – Categorize os projetos

O próximo passo é dividir os projetos em categorias, para facilitar o gerenciamento e criação de portfólio. Você pode utilizar as mais diversas categorias, como: projetos estratégicos, projetos de sustentabilidade, projetos mandatórios, projetos de inovação, projetos de segurança e projetos relacionados à transformação digital.

4 – Selecione e priorize os projetos

O quarto passo é selecionar os projetos relevantes e priorizá-los. A priorização deve ser feita com base em critérios objetivos que podem ser aplicados em uma matriz de valores, como a Matriz 4×4, ou ferramentas prontas, como a Matriz GUT, a Matriz BASICO e a Matriz RICE.

Essa priorização ocorre através de uma pontuação atribuída para cada projeto conforme critérios claros de diferenciação.

Por exemplo: vamos supor que você utilize a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos da sua empresa. Essa matriz considera os seguintes critérios:

  • Gravidade: o impacto que o projeto causa na organização;
  • Urgência: tempo disponível para a realização do projeto;
  • Tendência: probabilidade de o problema que a iniciativa busca solucionar piorar sem sua realização.

Supondo que o projeto 1 ganhou nota 5 em todos os critérios, o projeto 2 ganhou as notas 4, 3 e 5 para gravidade, urgência e tendência respectivamente, e o projeto 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente.

Matriz GUT

Multiplicando as notas que cada inciativa ganhou, obtemos o Score GUT de cada uma delas. A partir disso, temos uma priorização clara de quais são os projetos mais importantes. No caso do exemplo, o Score foi 125, 60, 36 e 18, logo, a iniciativa mais urgente é a de score 125, e a menos urgente é a de score 18.

Matriz GUT

5 – Faça o balanceamento dos projetos

Priorizar as iniciativas é necessário, mas só isso não basta. Imagine que você utilizou a Matriz GUT (ou outra de sua preferência) e mais de um projeto obtiveram o mesmo score. Ou ainda, que o orçamento disponível permite fazer apenas o primeiro colocado e o terceiro. É aqui que entra o balanceamento.

O balanceamento é uma priorização mais “manual” dos projetos, e ajuda a preencher lacunas que podem ser deixadas na etapa anterior. Aqui, são levadas em conta questões mais específicas e que podem servir como critério de diferenciação de acordo com o contexto da sua empresa.

6 – Monitore

Assim que os projetos estiverem sendo tocados, deve-se realizar um monitoramento constante dessas iniciativas e de todo o portfólio de projetos. Afinal, o cenário vai mudar e você pode precisar rever o seu planejamento de demandas.

É daí a importância de estabelecer uma rotina de cerimônias de acompanhamento, para manter a comunicação e o monitoramento em dia. Nessas reuniões, o comitê de priorização dos projetos deve monitorar o portfólio, tirar as dúvidas dos stakeholders, divulgar os resultados obtidos com os projetos etc.

Lembre-se que a priorização também é contínua e deve ser confirmada na reunião de acompanhamento de portfólio.

Para melhorar ainda mais o seu planejamento de demandas, não deixe de assistir ao nosso webinar 3 Ferramentas para Priorização de Iniciativas que podem mudar a sua vida (+ 1 bônus). Nele, mostramos como utilizar ferramentas indispensáveis no planejamento de demanda. Assista já clicando no banner abaixo!

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