Projetos não alinhados à estratégia da empresa, entregas que não atendem necessidades dos solicitantes, fora do prazo, do orçamento ou mesmo a falta de uma visão geral sobre todas as iniciativas são dores comuns de negócios com baixa maturidade em gestão de projetos.
Ao mesmo tempo, é sempre importante lembrar de que empresas são guiadas pelo sucesso de seus projetos! Portanto, para garantir o bom desempenho de um negócio, precisamos ter certeza de que a implantação de projetos está ocorrendo de forma correta, seguida da boa gestão.
Para isso, as organizações devem se atentar a alguns fatores:
Implantação de projetos é uma das etapas para elevar a maturidade da gestão de uma organização, na qual a iniciativa é colocada em prática, após seu planejamento.
Enfim, o propósito da implantação de projetos é garantir que os projetos sejam bem-sucedidos, adaptando a equipe ou o próprio andamento do projeto, conforme seja necessário.
Dessa forma, a implantação de projetos se baseia em 3 pilares principais – pessoas, processos e tecnologia, como podemos ver na imagem abaixo:
Considerando esses pilares, a implantação de projetos segue 5 etapas, também chamadas de sub-fases, para ser colocada em prática.
Está preparado para colocar a mão na massa? Veja a seguir como fazer a implantação de projetos!
5 passos para a implantação de projetos?
1. Capacitar a equipe
De forma simples, capacitar a equipe consiste em um conjunto de ações que tem o objetivo de melhorar as habilidades dos colaboradores.
Nesse caso, elevar a maturidade em gestão de projetos das pessoas envolvidas na implantação das iniciativas é fundamental para as chances de um trabalho bem-sucedido, além de evitar desperdícios.
Como benefícios, além de termos profissionais capacitados, valorizamos os colaboradores da empresa e possibilitamos a otimização das operações.
Para realizar a capacitação, sua equipe pode seguir uma trilha de aprendizagem, por exemplo.
Além disso, uma dica para incentivar os profissionais a serem motivados nessa jornada é promover premiações semestrais para aqueles que de destacarem nas entregas.
2. Definir a metodologia
Metodologias de projeto consistem em padrões de implantação, desenvolvimento e uso de ferramentas para executar um projeto. Dessa forma, as metodologias são segmentadas em 3 tipos:
Tradicional: todo o planejamento do projeto é feito antes da execução do projeto e seguido à risca.
Ágil: é adaptável ao rumo que o projeto toma durante a execução. O planejamento é feito de forma iterativa e as características são definidas de acordo com as entregas.
Híbrida: é composta por uma mistura de conceitos tradicionais e ágeis. Assim, a empresa pode escolher quais práticas são mais adequadas para atingir seus objetivos e metas atuais, criando uma gestão de projetos “personalizada”.
Em outras palavras, utilizar uma metodologia é importante para a gestão de projetos de qualquer empresa, porque elas possibilitam a sistematização das iniciativas.
Assim, é mais fácil manter a execução do projeto alinhada com as expectativas do cliente, além de integrar as equipes e acelerar as entregas.
Saiba mais sobre metodologias de projeto e descubra qual é a ideal para o seu negócio: https://www.euax.com.br/2022/11/metodologia-de-projetos/
3. Criar indicadores de performance
O que não é medido, não é gerenciado! Por isso, antes de colocar um projeto em prática, precisamos garantir que é possível mensurar seu desempenho. Para isso, utilizamos indicadores de performance.
De forma simples, indicadores são ferramentas utilizadas para medir, analisar e monitorar a performance de um projeto. Com eles é possível avaliar a eficiência, eficácia e o nível de satisfação dos usuários com os serviços prestados, além de:
Saber com certeza como está o desempenho da empresa;
Ter segurança nas tomadas de decisão;
Planejar iniciativas para potencializar alguma área e assim por diante.
Conheça alguns dos principais indicadores de perfomance: https://www.euax.com.br/2018/07/indicadores-de-ti-medir-desempenho-ti/
4. Selecionar um software de gestão de projetos
Para a sorte dos gestores, já existem softwares para analisar os projetos em tempo real, de maneira dinâmica, visual e automática.
Além disso, utilizar ferramentas de gestão de projetos também permite:
Visibilidade do andamento do projeto;
Coleta e armazenamento de dados de forma periódica;
Comparação de resultados;
Compartilhamento de informações;
Interatividade com a equipe.
Como resultado, contribuímos para a manutenção do prazo e do orçamento inicial, além de incentivar a colaboração e alinhamento da equipe em relação ao andamento dos projetos.
Confira 13 opções de ferramentas para gestão de projetos: https://www.euax.com.br/2018/08/ferramentas-de-gestao-de-projetos-mais-utilizadas/
5. Monitorar os resultados
Assim que tivermos uma equipe capacitada, aliada à metodologia e ferramenta adequada, o projeto toma início e deve ser monitorado. E então, é hora de reunir todas as partes envolvidas e prestar contas.
De forma simples, o monitoramento de resultados é importante porque com ele podemos ter uma base de dados para melhorar a eficiência geral do projeto e mantê-lo controlado
Por isso, é importante estabelecer cerimônias periódicas em que sejam apresentados:
Projetos que deram certo;
Projetos que deram errado;
Os motivos que levaram os projetos ao sucesso ou insucesso;
Dados que baseiem a performance;
Planos de ação para projetos que não deram certo.
Ao concluir esse passo a passo, temos um projeto em andamento!
No entanto, para nos certificamos de seu bom desempenho, é fundamental investirmos na gestão de projetos. Você sabe do que se trata essa prática?
Os benefícios de uma boa gestão na implantação de projetos
A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:
Elaboração e detalhamento do escopo;
Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
Montagem do cronograma e registro dos custos;
Monitoramento dos riscos associados ao projeto.
Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.
Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes, elevando a maturidade da gestão e a performance do negócio.
Em suma, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.
Quer saber ainda mais sobre Gestão de Projetos? Assista ao vídeo abaixo!
Mas é claro, além da boa gestão, existem outras habilidades que favorecem e muito os profissionais envolvidos na implantação de projetos.
Acompanhe a leitura!
Habilidades de um profissional para realizar a implantação de projetos
Para garantir que os projetos de uma organização sejam implantados com sucesso, os profissionais envolvidos devem focar em desenvolver outras habilidades, além dos conhecimentos técnicos.
Confira o quadro abaixo, no qual ilustramos algumas das soft skills necessárias para formar uma equipe de alta performance, também contribuindo para o sucesso dos projetos:
Muito bem, até agora falamos da importância da implantação correta de projetos, auxiliada pela boa gestão, e o quanto isso afeta positivamente a performance do negócio, não é?
Mas, verdade seja dita: se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, busque ajuda especializada e recorra a um Escritório de Projetos (PMO)!
Mas como funciona essa estrutura? Confira a seguir:
Como um PMO pode te ajudar na implantação de projetos?
A sigla PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos em português e é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos.
Ele é responsável por criar metodologias que serão aplicadas ao gerenciamento de projetos, além de dar suporte aos gerentes dos projetos, oferecendo orientações e ferramentas.
Dessa forma, adotar um escritório de projetos traz diversos benefícios para uma organização, como:
Consolidar a documentação dos projetos;
Disseminar boas práticas na organização;
Garantir a utilização de metodologias, modelos e ferramentas;
Promove o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.
No entanto, fique atento: é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um PMO!
Assim, podemos evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.
Como prova dos resultados de uma boa implantação de PMO, apresentamos um dos cases de sucesso da Euax Consulting!
Confira o resultado da nossa parceria com a Rede Lojacorr no vídeo abaixo:
Que tal obter todos esses benefícios e ainda contar com a ajuda de profissionais especializados, assim como demonstrado no vídeo acima?
Pensando nisso, reunimos todas as informações essenciais sobre PMO em um webinar apresentado por um dos consultores da Euax, no qual abordamos tudo sobre:
Contexto organizacional atual;
O que é um Escritório de Projetos (PMO);
Diferença entre GP e PMO;
Por que toda empresa deveria possuir um PMO;
Como deverá ser a implantação de PMO;
Assista ao webinar completo clicando no banner abaixo!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
A implantação de um PMO é sempre burocrática, envolve pilhas de documentação, validação e complexidade, certo?
Errado! Implantar um PMO é sim um projeto complexo, mas se você utilizar boas técnicas e ferramentas, vai dar tudo certo no final! Nesse post, nós vamos te ensinar como implantar um PMO facilmente e sem burocracias. Se interessou? Então siga a leitura para conferir como!
Antes de começarmos, precisamos entender que existem vários tipos de PMO, e você precisa escolher o modelo certo para a sua empresa antes tentar fazer qualquer implantação. Vamos entender como cada tipo funciona e qual é o certo para cada negócio!
Tipos de PMO em relação ao grau de controle
PMO de Suporte
O PMO de Suporte é o que tem menor grau de controle sobre os projetos. Na verdade, ele possui um perfil mais consultivo, e serve como uma estrutura de apoio e orientação.
O PMO de Suporte faz recomendações aos gerentes de projetos que estão alocados nas mais diversas iniciativas da organização, aponta as vantagens e desvantagens de cada ferramenta, modelo ou técnica e sugere o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.
Também é competência do PMO de Suporte organizar a documentação dos projetos e fazer com que as informações de iniciativas anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas no futuro.
Esse tipo de estrutura é recomendada para organizações que possuem baixa maturidade em gestão de projetos, pois criar controles mais rígidos em empresas que não possuem conhecimento mais aprofundado apenas gera problemas e frustrações desnecessárias.
Por isso, esse PMO acaba tendo o papel de “educar” a empresa sobre as boas práticas de gestão de projetos, para que uma auditoria mais rígida possa ser aplicada no futuro. Conforme o PMO ganha notoriedade dentro da empresa, ele pode começar a exercer maior controle sobre os projetos.
PMO de Controle
O PMO de Controle não apenas faz recomendações sobre as boas práticas em gestão de projetos, como também utiliza de auditorias para garantir que essas práticas estão sendo aplicadas. Ou seja, o PMO de Controle avalia a conformidade dos processos de gestão de projetos, para garantir que tudo está sendo feito como estabelecido.
Em outras palavras, depois de capacitar os gerentes de projetos, o PMO realmente cobra que esse conhecimento seja aplicado.
As auditorias não servem para expor as pessoas que não estão seguindo os processos, mas para amarrar eventuais pontas soltas, revisar os processos e até reduzir o controle, caso for verificado que os gerentes de projetos já possuem maturidade.
O PMO de Controle também mensura a qualidade das entregas conforme a organização atinge maior maturidade em projetos. Ainda, ele gerencia o Portfólio de Projetos, priorizando iniciativas e tomando para si o controle de algumas delas.
PMO Diretivo
O PMO Diretivo possui um grau de controle ainda maior do que o PMO de Controle. Ele é um centro de excelência em gestão de projetos. Portanto, também dissemina boas práticas, audita os processos para garantir que elas estão sendo colocadas em prática e gerencia o portfólio de projetos, assim como o PMO de Controle.
Entretanto, ele também é encarregado de destinar os recursos da organização para determinados projetos, definindo o orçamento que cada um deles terá. Além disso, também é ele que define quais gerentes de projetos vão trabalhar em cada iniciativa.
Tipos de PMO em relação à abrangência
Um PMO, seja ele de suporte, de controle ou diretivo, pode abranger diferentes partes de uma organização. Confira os tipos de PMO em relação à abrangência para entender melhor:
PMO Corporativo
O PMO Corporativo abrange todos os projetos estratégicos da organização. Em geral, esse PMO busca organizar os projetos estrategicamente para que as iniciativas não fujam dos objetivos organizacionais.
PMO Departamental
O PMO Departamental, como o próprio nome sugere, abrange um único departamento. Um exemplo comum de PMO departamental é o PMO de TI, que ajuda a área a entregar resultados através da gestão de portfólio de projetos. Esse é o tipo mais comum de PMO em relação à abrangência.
PMO Operacional
Um PMO Operacional, por sua vez, é criado especialmente para gerenciar um projeto ou programa específico e geralmente é descontinuado quando a iniciativa chega ao fim.
Conseguiu entender? Tendo isso tudo em mente, podemos começar a pensar na implantação do escritório de projetos na sua empresa. Confira os 7 passos que separamos para fazer uma implantação infalível:
Como implantar um PMO em 7 passos
1. Prepare a organização para a mudança
A implantação do PMO, por si só, já é um projeto complexo. Trata-se de uma nova estrutura que vai provocar mudanças no dia a dia da organização, independentemente da abrangência que terá. Por isso, antes de qualquer coisa, é preciso preparar as pessoas para a mudança.
A chave para isso é a comunicação. Utilize estratégias de engajamento para convencer as pessoas de que a implantação do PMO será benéfica para todos, para que as partes interessadas entendam a importância do projeto e entrem no barco junto com você!
Aqui, investir em técnicas de GMO (Gestão de Mudanças Organizacionais) é indispensável. Além disso, ter um patrocinador forte também vai ajudar. O patrocinador nada mais é do que a pessoa que vai promover e defender a mudança. Falaremos mais sobre isso a frente.
2. Identifique o cenário atual da gestão de projetos
Antes de implementar qualquer mudança, é preciso entender como a gestão de projetos ocorre atualmente na sua organização.
Por mais que ela não possua processos, metodologias e ferramentas padrão, é muito provável que algum estilo de trabalho tenha se desenvolvido internamente.
Além disso, você precisa identificar em qual estágio de maturidade a empresa está no que diz respeito às boas práticas de gestão de projetos. Isso será um ponto chave na hora de escolher o tipo de PMO que será implantado.
3. Defina quais são os objetivos do PMO
Agora, vai ser muito mais fácil definir o seu objetivo com a implantação do PMO. A sua empresa precisa apenas de uma estrutura de apoio? Um centro de orientações em boas práticas? Ou a ideia é criar um PMO que realize auditorias e controle aspectos importantes dos projetos?
Tudo depende do nível de maturidade da sua organização e do contexto que ela enfrenta. Tenha em mente as necessidades do negócio na hora de escolher o tipo de PMO que será implantado.
4. Estruture o PMO
Definidos os objetivos, você já pode começar a desenhar a estrutura do PMO. Algumas das principais tarefas aqui são:
Definir responsabilidades;
Definir metodologias;
Montar o catálogo de serviços;
Estruturar o portfólio de projetos;
Definir indicadores de performance;
Entre outras.
5. Construa um novo processo de gestão de projetos
Levando em conta as práticas de gestão de projetos já existentes na organização, e com base na estrutura desenhada do PMO, você deverá construir um novo processo de gestão de projetos. Esse processo vai nortear todo o funcionamento do PMO, e deve levar em consideração a maturidade da empresa.
Procure não tentar estruturar o processo perfeito. Afinal, perfeição não existe, e isso pode levar ao fracasso do projeto de implantação de PMO.
6. Capacite os Gerentes de Projetos
Com o novo processo definido, você já pode começar a capacitar os Gerentes de Projetos conforme as novas práticas definidas. Você vai explicar a estrutura, o portfólio, os indicadores, as metodologias e boas práticas.
Aqui, novas ideias vindas dos gerentes de projetos são bem vindas, e elas podem ser adicionadas na estruturação do PMO.
7. Implante o PMO
Agora, você já pode efetivamente iniciar as atividades do PMO, aplicando na prática tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Para garantir o sucesso dessa iniciativa, procure começar com um projeto piloto de pequena abrangência.
Por exemplo, se você está tentando implantar um PMO Corporativo, que tal começar apenas em um setor específico, como a TI? Assim, você pode ir consertando eventuais problemas e verificando o que funciona e o que não funciona. Com o tempo, aumente a abrangência até ele cobrir os projetos de toda a empresa.
Esse passo a passo é simples e pode te ajudar a nortear o projeto de implantação de PMO. Para garantir que tudo corra bem, separamos 3 dicas para evitar problemas. Vamos conferir quais são?
3 dicas para implantar um PMO sem problemas
1 – Tenha um padrinho do projeto
Como já dissemos antes, é importante que a mudança tenha um patrocinador forte, um “padrinho”, por assim dizer. Essa pessoa não necessariamente vai ser encarregada pelo projeto ou vai ajudar a gerenciá-lo. Na verdade, será apenas responsável por engajar as pessoas e convencer a todos de que a mudança não só é benéfica, como necessária.
Entretanto, de nada adianta um patrocinador com pouca influência na organização. Por isso, o recomendado é que esse papel seja desempenhado pelo próprio Diretor/CEO da organização.
2 – Utilize a tecnologia a seu favor
Sem a ajuda da tecnologia, fica muito difícil para o PMO supervisionar os projetos, armazenar dados, extrair indicadores e gerar relatórios. É até possível, mas não é necessário hoje em dia.
Com a ajuda de um software de gerenciamento de projetos, o PMO pode gerenciar todo o portfólio de projetos de forma simples e descomplicada, com muito menos erros. Esse post do Artia explica como a tecnologia pode ajudar nesse sentido.
3 – Conte com a ajuda de uma consultoria especializada
Implantar um PMO é um projeto complexo, e nada melhor do que contar com a ajuda de quem entende do assunto e já fez isso várias vezes.
Além de evitar o fracasso da iniciativa, uma consultoria vai ajudar a obter os melhores resultados possíveis, identificando o nível de maturidade da sua empresa com uma visão externa e especializada, implantando o PMO que o seu negócio realmente precisa.
Recentemente, fechamos uma parceria com a Rede Lojacorr e os ajudamos a implantar um escritório de projetos e processos. Nesse vídeo, o pessoal da empresa conta melhor como a Euax ajudou na implantação:
Entre em contato conosco e conte sobre a sua situação. Nossos consultores terão prazer em ajudar a elevar a performance da sua empresa com a implantação de um PMO!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
Você já ouviu falar em Project Management Office (PMO)? Embora esse nome esteja normalmente associado a papeladas, extensas documentações e auditorias, essa ideia está bastante equivocada. Neste post, você vai entender para que realmente serve um PMO, quais as vantagens de ter um e como implantar o seu. Acompanhe o texto ou navegue nos links abaixo:
Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos é uma estrutura organizacional envolvida na padronização dos processos de governança e gestão de projetos de uma empresa, com o objetivo de aumentar a performance dos projetos e, consequentemente, do negócio.
Departamental: ajuda determinada área a entregar resultados;
Operacional: gerencia exclusivamente um projeto ou programa. Geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa.
Muitas pessoas acreditam que um PMO faz o mesmo que um gerente de projetos na empresa, mas isso não é verdade. Enquanto o gerente de projetos está focado nos objetivos específicos de uma ou mais iniciativas, o Project Management Office trabalha para consolidar os portfólios de projetos e tem objetivos mais estratégicos, de alto nível.
Não há uma quantidade de pessoas certa ou errada para compor um escritório de projetos. Isso pode variar de empresa para empresa, conforme seu volume de projetos. Além disso, pode ser que o PMO de uma empresa tenha uma sala só para ele, enquanto em outra organização não haja lugar fixo para o escritório de projetos.
O PMO possui um papel estratégico dentro das empresas, contribuindo para o alinhamento dos projetos com a estratégia do negócio. Portanto, não se trata apenas de uma estrutura para “vigiar” os gerentes de projetos ou algo nesse sentido, mas sim de gerenciar de forma coordenada e centralizada as iniciativas do negócio.
É importante dizer que as funções de um PMO variam conforme o nível de maturidade do escritório de projetos. Um Project Management Office pode atuar no acompanhamento dos indicadores de projetos, na gestão de recursos compartilhados entre eles, no apoio aos gerentes de projetos, disseminando boas práticas e a metodologia de gestão de projetos utilizada pela empresa, entre outras atividades.
Podemos classificar os escritórios de projetos em três tipos. Entenda como cada Project Management Office pode atuar a seguir.
Tipos de Project Management Office
Quanto ao seu grau de controle e nível de influência, um escritório de projetos pode ser de suporte, de controle ou diretivo. Essa é a diferenciação feita pelo Guia PMBOK®. Vamos entender quais as diferenças entre eles?
Project Management Office de suporte
Um PMO de suporte, como o próprio nome sugere, é aquele que foca em apoiar os gerentes de projetos na condução de iniciativas. Portanto, assume um papel mais “consultivo”, voltado para o coaching. Dessa forma, os gerentes de projetos recebem recomendações sobre o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.
Outro papel importante do PMO de suporte é organizar a documentação dos projetos, estabelecendo um modelo que deve ser usado por toda a empresa. Deve-se dar uma atenção especial ao arquivamento das lições aprendidas, que são ativos muito importantes na execução de novos projetos, afinal, apontam para aquilo que deu certo e o que deu errado em iniciativas anteriores.
O Project Management Office de suporte é mais comum em organizações com pouca maturidade em gestão de projetos. Ele representa uma tentativa inicial de consolidar a gestão de projetos na empresa, mas não deixa de ser importante. Afinal, não adianta criar controles super-rigorosos se a organização não possui as condições e as características necessárias para atingir às expectativas. Só geraria frustração desnecessária!
Project Management Office de controle
O PMO de controle é aquele que, além de dar recomendações aos gerentes de projetos, verifica continuamente se esses profissionais estão em conformidade com os processos e as práticas de gestão de projetos definidas na organização, com o objetivo de padronizar o jeito que a empresa conduz projetos. Para isso, é comum que sejam realizadas auditorias nos projetos para garantir que os processos de gestão estão sendo seguidos.
Mais que cobrar, o PMO de controle também realiza capacitações e treinamentos para preparar seus gerentes de projetos para os desafios impostos pelo cotidiano. Depois, a qualidade dos projetos é mensurada para verificar se, de fato, os treinamentos foram efetivos ou precisam ser melhorados.
O PMO de controle realiza, ainda, a gestão do portfólio de projetos, seja organizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.
Project Management Office diretivo
O PMO diretivo, por sua vez, possui um grau ainda maior de controle. A principal diferença entre o PMO diretivo e os demais é que ele é responsável por direcionar os recursos certos para os projetos certos. Portanto, os gerentes de projetos são subordinados ao PMO e alocados conformes as demandas em que eles mais poderão contribuir.
Vale ressaltar, que assim como o PMO de suporte, o PMO diretivo também faz recomendações aos gerentes de projetos e, assim como o PMO de controle, monitora o desempenho das atividades e a aderência aos processos, consolidando-se como um centro de excelência em gestão de projetos dentro de uma empresa.
Leia também: PMO de TI: o que é e como implantar em 7 passos E aí, conseguiu diferenciar os três tipos de Project Management Office existentes? Aproveite e confira também as principais vantagens de implantar um PMO na sua organização.
Vantagens de ter um Project Management Office
Implantar um Project Management Office traz uma série de benefícios para as empresas. Separamos cinco deles, que você pode conferir abaixo.
1. Consolidação de uma metodologia de gestão de projetos
Se pudéssemos elencar apenas um benefício de implantar um PMO, com certeza seria este. Ter uma metodologia consolidada é uma boa forma de ter melhores resultados nos projetos. Uma metodologia traz um conjunto de etapas e ferramentas que já foram testadas e comprovadas, facilitando o trabalho de gerenciamento de iniciativas e aumentando o desempenho dos projetos por meio do uso das melhores práticas.
2. Informações disponíveis e centralizadas
Faz parte da rotina de um PMO levantar e analisar dados e monitorar indicadores. Portanto, um Project Management Office auxilia na comunicação ao fornecer de forma organizada informações importantes sobre os projetos, como o retorno sobre investimento, por exemplo. A centralização desses dados é bacana porque torna as informações mais facilmente disponíveis, dando visibilidade para a saúde dos projetos e permitindo que exista uma base histórica consistente que pode ser utilizada no planejamento de novos projetos. Faz toda a diferença ter uma estrutura dentro da empresa que cuida da divulgação das informações: quando alguém precisar saber de algo, basta consultar o PMO.
3. Controle e redução de erros
Como dito anteriormente, o PMO auxilia a consolidar uma metodologia de gestão de projetos, documentar as lições aprendidas e capacitar os gerentes de projetos. Então, é natural que a qualidade dos projetos aumente por conta disso. Outro ponto que auxilia no controle e na redução de erros é o acompanhamento que o PMO faz dos projetos, possibilitando que erros sejam identificados com mais rapidez e que imediatamente sejam feitas ações de correção.
4. Gestão centralizada de recursos e projetos
Com um Project Management Office, os recursos e os projetos passam a ser gerenciados de forma centralizada, possibilitando uma visão dos impactos de cada projeto no portfólio como um todo, facilitando a tomada de decisão. O PMO pode ficar responsável por alocar cada gerente de projetos de acordo com as suas competências, além de priorizar os projetos mais importantes para a organização, decidindo com mais segurança em quais projetos os investimentos da empresa serão aplicados.
5. Alinhamento estratégico dos projetos
O PMO ajuda a evidenciar o valor do projeto e a garantir que os projetos selecionados são realmente aqueles mais importantes, de acordo com a estratégia da organização. Dessa forma, o escritório de projetos evita a perda do apoio do patrocinador e auxilia a engajar as partes interessadas no projeto, demonstrando a relevância da iniciativa.
Quantos benefícios, não é mesmo? Para obtê-los é preciso fazer a implantação de um Project Management Office na sua empresa. Não sabe por onde começar? Vamos te dar algumas dicas no passo a passo abaixo. Mas lembre-se: nada de mudar tudo do dia para a noite, leve em consideração a maturidade da sua empresa!
Como implantar um Project Management Office em 5 etapas
Podemos elencar cinco passos importantes para a implantação de um Project Management Office:
1. Prepare a organização para a mudança
A implantação de um PMO pode ser considerada um grande projeto, não é mesmo? Como é uma iniciativa que abala as estruturas da organização, é melhor preparar as pessoas para esse momento. O melhor caminho é a comunicação. Então, antes de realizar essa grande mudança, prepare o terreno. Explique aos colaboradores as mudanças que estão por vir, por que elas são importantes e quais benefícios vão trazer. Isso vai ajudar a alinhar a comunicação entre todos e a diminuir a resistência no futuro.
2. Identifique o cenário atual de gestão de projetos
Ainda que uma organização não tenha processos de gestão de projetos declaradamente expressos e claramente definidos, é difícil não ter adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Então, nessa etapa, o seu desafio é mapear os projetos que estão em andamento hoje e como as coisas são feitas atualmente na sua organização. Isso vai te dar um diagnóstico do cenário atual e uma melhor percepção do que deve ser mudado e qual o melhor caminho a seguir para obter os mais benefícios.
3. Estruture o escritório de projetos
Este é o momento de efetivamente pensar no que você quer que o seu escritório de projetos tenha, quais serviços você deseja que ele ofereça, quem assumirá quais papéis e responsabilidades. Se você não tiver clareza sobre essas definições, mais difícil será convencer a diretoria de que vale a pena investir na implantação de um Project Management Office.
Além disso, os objetivos que você definir para o escritório de projetos vão influenciar no tipo de PMO que você vai implantar (de suporte, de controle ou diretivo). Este também é o momento de definir qual metodologia de gestão de projetos será utilizada e estruturar o portfólio de projetos e os indicadores de performance.
4. Construa um novo processo de gestão de projetos
Com base naquilo que você mapeou que já está sendo feito na organização e aquilo que você deseja que tenha no seu escritório de projetos, você vai montar um novo processo de gestão de projetos que atenda às necessidades da sua organização. Quando falamos em definir um novo processo é importante levar em conta a maturidade da empresa.
5. Implante o Project Management Office efetivamente
Por fim, nesta última etapa, chegou a hora de documentar as metodologias e os processos estruturados anteriormente e capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar os processos de gestão de projetos corretamente. Na hora da implantação, é melhor começar com um projeto piloto, fazendo testes rápidos e pontuais para depois aumentar a abrangência do PMO.
Você com certeza já deve ter experimentado a angustiante sensação de ter um monte de iniciativas para conduzir e não saber por onde começar, não é mesmo? A parte mais difícil de estar nessa situação é justamente decidir qual projeto será realizado primeiro. E para escolher de forma estruturada, objetiva e racional, sem simplesmente se deixar levar por pressões externas, você pode utilizar a matriz BASICO.
A matriz BASICO é uma ferramenta de priorização de projetos que leva em consideração seis critérios de seleção. São eles:
Benefícios para a organização;
Abrangência dos resultados;
Satisfação do cliente interno;
Investimento requerido;
Cliente externo satisfeito (grau de impacto);
Operacionalidade simples (grau de facilidade).
Cada um desses critérios deve ser considerado na hora de avaliar a relevância de um projeto e pode receber uma pontuação que varia em uma escala de 1 a 5. Ao final, os pontos atribuídos a cada critério devem ser somados, resultando no score da matriz BASICO. A partir do score de cada projeto podemos fazer um ranking de demandas, que deve ser discutido com o comitê, para validar o ranking calculado e confirmar a prioridade das demandas de maior score.
Portanto:
BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples
Com essa ferramenta de priorização, você será capaz de organizar e coordenar melhor seus projetos. Confira os principais benefícios!
Qual a importância da matriz BASICO?
Já parou para pensar que tudo o que existe sempre pode ficar melhor? Pois é. Não é diferente nas organizações. O único problema é que não há tempo nem dinheiro suficiente para fazer todas as melhorias possíveis, é preciso saber o que “atacar” primeiro. Nesse sentido, ter um método estruturado e simples pode ajudar muito a tomar decisões baseadas em informações confiáveis, critérios claros e alinhados aos objetivos da organização, evitando assim ter que simplesmente atender aos pedidos de quem “grita mais”, causando insatisfação dos solicitantes.
Com a matriz BASICO, você utiliza uma série de critérios para selecionar aquilo que é mais importante e precisa ser feito primeiro, aumentando as chances de escolher o melhor projeto. Além de priorizar os projetos que trazem os melhores resultados, com a matriz BASICO é possível:
Obter maior envolvimento e dedicação das partes interessadas;
Diminuir a possibilidade de perda de prioridade ou cancelamento do projeto;
Garantir que os recursos sejam utilizados no momento adequado;
Reduzir desperdícios relacionados à gestão e execução do projeto;
Evitar sejam investidos recursos em iniciativas que não valem o custo-benefício.
Outro ponto positivo da matriz BASICO é que ela é uma ferramenta relativamente simples de ser entendida, pois adota uma linguagem objetiva e racional. Desse modo, as partes envolvidas conseguem compreender de forma mais clara como a priorização dos projetos foi feita e por quais motivos um projeto ficou em determinada posição, reduzindo alguns conflitos com as áreas demandantes. Gostou dos benefícios? Agora nós vamos entender melhor cada um dos critérios de seleção que compõem a matriz BASICO.
Entenda melhor os 6 critérios de priorização utilizados na matriz BASICO
Benefícios para a organização
Tem a ver com a quantidade de vantagens que um projeto pode trazer para a organização. Quanto mais vantagens estiverem associadas a um projeto, mais pontos ele deve marcar. Quanto menos vantagens associadas, menos pontos devem ser atribuídos. Confira o que significa cada nota:
É um projeto que traz pouquíssimos benefícios, porém, contribui de alguma forma com a empresa.
É um projeto que traz poucos benefícios ao negócio, mas traz benefícios quantificáveis para a operação.
É um projeto que traz benefícios razoáveis para a empresa através das mudanças que propõe.
É um projeto que traz benefícios significativos para a organização, podendo gerar inovação e lucro ao negócio.
É um projeto de vital importância para a organização e pode estar ligado à sobrevivência da empresa.
Abrangência dos resultados
Refere-se à quantidade de pessoas que serão afetadas pelo projeto. Quanto maior o número de pessoas impactadas, maior deve ser a pontuação. Quanto menor o número de pessoas impactadas menor deve ser a pontuação. Confira o que significa cada nota:
Projeto com abrangência mínima, até 5% da organização.
Projeto com abrangência pequena, de 5% a 20% da organização.
Projeto com abrangência razoável, de 20% a 40% da organização.
Projeto com abrangência grande, de 40% a 70% da organização.
Projeto com abrangência total, de 70% a 100% da organização.
Satisfação do cliente interno
Considera o quanto um projeto pode afetar positivamente a experiência dos colaboradores. Quanto mais o projeto impactar positivamente na satisfação dos colaboradores que serão afetados por ele, maior a pontuação recebida. Quanto menores os impactos, menor a pontuação recebida. Confira o que significa cada nota:
O projeto tem impacto pequeno na satisfação do cliente interno, mas, ainda assim, pode contribuir de alguma forma no desenvolvimento da empresa.
O projeto tem impacto razoável na satisfação do cliente interno, mas isso não é notado pelos colegas de trabalho.
O projeto tem impacto médio na satisfação do cliente interno e isso é notado pelos colegas de trabalho.
O projeto tem impacto grande na satisfação do cliente interno e isso é ativamente reconhecido pelos colegas de trabalho.
O projeto possui impacto acentuado na satisfação do cliente interno, afetando-o diretamente.
Investimento requerido
Este critério está relacionado aos investimentos necessários para realizar o projeto. Ao avaliar o investimento requerido, devemos considerar o valor da equipe envolvida, o custo dos materiais necessários no projeto, além do valor financeiro necessário para sua execução. Se for preciso dispender muitos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais baixa. Do contrário, se for necessário dispender poucos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais alta. Confira o que significa cada nota:
O projeto precisa de muitos recursos para ser realizado, os quais a empresa não possui (altíssimo investimento).
O projeto precisa remanejar recursos de outras áreas para ser realizado (alto investimento).
O projeto requer recursos além dos disponíveis para o departamento (médio investimento).
O projeto demanda poucos recursos, que já estão disponíveis ou são fáceis de conseguir (baixo investimento).
O projeto precisa de uma quantidade insignificante de recursos (baixíssimo investimento).
Cliente externo satisfeito (grau de impacto)
Considera o grau de impacto do projeto na satisfação do cliente final. Quanto mais positivo for o impacto do resultado do projeto no consumidor do resultado, maior a pontuação que deverá ser atribuída. Quanto menor o impacto, menos pontos o projeto receberá quanto a esse critério de seleção. Confira o que significa cada nota:
O projeto não traz nenhum impacto na satisfação do cliente final.
O projeto traz um impacto pequeno na satisfação do cliente final e nos processos primários.
O projeto traz um impacto médio na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
O projeto traz um impacto grande na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
O projeto traz um impacto muito grande na satisfação do cliente final.
Operacionalização (grau de facilidade)
Refere-se ao grau de facilidade em realizar o projeto, ou seja, tem a ver com a sua viabilidade técnica. Quanto mais fácil for executar um projeto, mais pontos ele deve receber. Quanto mais difícil for executar um projeto, menos pontos ele deve receber. Um projeto pode ser mais ou menos difícil de ser conduzido por causa de fatores como restrições legais, falta de domínio de tecnologia, alta resistência às mudanças etc. Confira o que significa cada nota:
É muito difícil realizar o projeto, porque sua operacionalização depende de ações e decisões que vão além da organização.
O projeto é de difícil execução, pois depende de mobilização interna da organização, incluindo decisões e mudanças de cultura.
O projeto tem uma dificuldade média de ser realizado, pois depende de tecnologias que não são facilmente encontradas no mercado.
É fácil realizar o projeto, que depende de tecnologias já consolidadas no mercado.
Projeto muito fácil de ser realizado, pois há domínio da tecnologia requerida.
Agora que você já sabe quais os critérios de seleção utilizados na matriz BASICO, confira passo a passo como aplicar essa ferramenta na priorização dos seus projetos!
Como aplicar a matriz BASICO na priorização de projetos
Além de conhecer os critérios da matriz BASICO, para utilizar corretamente essa ferramenta de priorização é preciso seguir alguns passos. O primeiro deles é fazer uma lista com os projetos que você quer priorizar. Esse momento é muito importante porque, durante essa avaliação, que deve ser feita de forma colaborativa e com representantes de várias áreas da organização, você já vai deixando de lado alguns projetos, selecionando-os.
Depois, que você listou os projetos que vão entrar no esforço de priorização, precisa organizá-los em uma tabela como esta:
Como você pode observar, do lado esquerdo fica a coluna de iniciativa, que são os projetos ou candidatos a projetos que precisam ser priorizados. Ao meio, temos a letra inicial de cada critério de seleção que, juntas, formam o acrônimo BASICO.
Para cada projeto, você precisa atribuir uma nota de um a cinco dentro dos critérios da matriz BASICO. É interessante envolver um grupo de pessoas neste momento. A priorização colaborativa vai diminuir o risco de fazer uma priorização unilateral e fora da realidade da empresa. Depois basta fazer a soma das notas. Com o score de cada projeto, é possível obter um ranking de demandas, ou seja, a ordem priorizada de execução dos projetos. Esses critérios também podem ajudar na decisão de suspensão de um projeto.
Ranking calculado vs. Ranking forçado
É importante ressaltar que, às vezes, será necessário intervir no ranking calculado e ajustar a ordem, pois existem critérios específicos de cada negócio que podem se sobressair àqueles da matriz BASICO. Essa revisão deve ser feita por um comitê em conjunto com as principais partes interessadas nos projetos. Inclusive, caso um projeto acabe recebendo a mesma nota que outro, você pode definir qual dos critérios da BASICO tem mais peso para desempatar ou você pode utilizar algum dos critérios de negócio.
Como critério de negócio você pode considerar o alinhamento da iniciativa com os objetivos estratégicos da organização, a disponibilidade da equipe em conduzir a iniciativa naquele momento, entre outros. Mas não se esqueça: o melhor caminho é sempre compartilhar as informações e permitir que as decisões sejam feitas de forma colaborativa.
Vale lembrar que o sucesso da priorização de projetos não está apenas em utilizar a matriz BASICO ou qualquer outra ferramenta, mas em avaliar a capacidade da equipe e fazer revisões constantes na ordem dos projetos, adequando ao momento da empresa. Você pode saber mais a respeito desse assunto assistindo ao nosso webinar gratuito sobre priorização de portfólio de projetos com foco em resultados!
Você se sente perdido e vive apagando incêndios na empresa em que trabalha? Quando há muita coisa para fazer, é comum que a gente fique com a falsa sensação de que tudo é importante. Contudo, o tempo é um recurso limitado. Portanto, é preciso selecionar o que será feito primeiro. Para ajudar a embasar essa tomada de decisão, você pode utilizar uma matriz de priorização. É sobre isso que vamos falar hoje. Acompanhe para aprender:
Uma matriz de priorização é uma ferramenta que ajuda a ordenar projetos, processos, chamados e qualquer coisa que você queira, identificando o que é mais importante com base em critérios claros e relevantes. Normalmente, uma matriz de priorização assume o formato de tabela, gráfico ou quadrante. Mas não há certo ou errado, tudo depende de como você prefere visualizar as informações.
O principal benefício de começar a utilizar uma matriz de priorização é acelerar a obtenção de resultados, justamente por dar prioridade às iniciativas certas, de maior relevância à organização. Além disso, uma vez que você tenha uma lista de prioridades em mãos, você perderá menos tempo planejando o que fazer e passará a dedicar mais tempo colocando a mão na massa.
Um efeito colateral com essa organização dos trabalhos é dar visibilidade de quando cada demanda será “atacada”. Com isso, as partes interessadas conseguem avaliar melhor se os prazos previstos podem trazer algum prejuízo, podendo negociar mudança de ordem, de uma forma mais estruturada e consciente.
O funcionamento de uma matriz de priorização é quase sempre o mesmo. O que muda são os critérios levados em consideração em cada análise. Confira um passo a passo de como usar essa ferramenta corretamente.
Como usar uma matriz de priorização em 6 passos
1. Liste o que precisa ser priorizado
A primeira coisa que você precisa fazer se quiser usar uma matriz de priorização é definir aquilo que você quer priorizar. Questione-se: são projetos, processos, chamados ou outros itens? Se forem muitos projetos, por exemplo, quais iniciativas devem entrar no esforço de priorização?
Ao montar uma lista, você mesmo sem querer já está pré-selecionando um pouco do trabalho, o que ajuda bastante se você tiver um grande volume de coisas para fazer. Importante: separe as demandas por categoria. Nada de priorizar projetos e processos em uma única lista, afinal, são coisas diferentes, que merecem tratamentos diferentes.
2. Enumere critérios de seleção
O segundo passo para montar a sua matriz de priorização é estabelecer as condições que serão levadas em consideração na hora de selecionar as demandas. Alguns critérios frequentemente usados são: gravidade, urgência, tendência, benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento, operacionalidade, obrigatoriedade legal, probabilidade de sucesso, entre outros. Vamos detalhar mais cada um deles quando te apresentarmos as matrizes de priorização.
3. Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Se você seguiu o passo a passo até aqui, provavelmente está com uma lista de demandas e uma lista de critérios aí na sua mesa, não é mesmo? O seu desafio agora é atribuir pontuações para cada critério de seleção escolhido, de acordo com cada demanda.
Por exemplo: se você estiver utilizando os critérios de gravidade, urgência e tendência e uma de suas demandas for um projeto de desenvolvimento de produto, você poderia atribuir as notas quatro, três e dois para os critérios, respectivamente. Normalmente, utilizamos uma escala que vai de um a cinco. Na medida do possível, tente dar exemplos que representem cada uma das notas, isso vai ajudar no momento em que você for pontuar cada item da sua lista para chegar no ranking de prioridade.
Ah, é interessante que você não faça isso sozinho. Peça a ajuda do seu time e demais partes interessadas envolvidas nas demandas! Muitas vezes, pode acontecer de você estar com o olhar “míope” sobre a gestão dos processos, projetos, chamados ou qualquer coisa que você esteja priorizando. Com a priorização colaborativa, o risco de fazer uma priorização muito unilateral, fora da realidade da empresa, é bem menor!
4. Monte uma tabela com as informações
Depois que você tiver em mãos a lista de demandas e os critérios que serão utilizados para priorizá-la, bem como as pontuações para cada critério por demanda, é recomendável que você os organize de uma forma visual, para facilitar os próximos passos. A forma mais fácil de fazer isso é por meio de uma tabela. As linhas devem conter as demandas e as colunas os critérios. Então, basta preencher com as notas que cada demanda tirou em cada critério.
5. Associe as pontuações de cada demanda
Para montar a sua matriz de priorização, provavelmente você utilizou pelo menos dois critérios. Se uma determinada demanda recebeu nota dois em um critério e nota cinco em outro, o que isso quer dizer exatamente? Como montar um ranking a partir disso? Por isso temos esta etapa, em que você precisará associar de alguma forma as pontuações de cada demanda. Você pode somar, multiplicar e às vezes até dividir.
A forma como você vai associar as pontuações dependerá muito do método utilizado. Se você estiver trabalhando com a matriz GUT, precisará multiplicar os números. No caso da matriz BASICO, você deverá somar. Já se você estiver trabalhando com a matriz RICE, precisará multiplicar e dividir. Depois de fazer essas associações você terá apenas um número atribuído para cada demanda, o que nos leva ao próximo passo.
6. Monte o ranking das demandas
Agora chegou a hora de ordenar a lista de demandas conforme as pontuações obtidas, do maior número para o menor número. No caso de algumas demandas ficarem com a mesma pontuação, você precisará olhar outros critérios relacionados ao negócio para poder desempatar o jogo.
Algumas matrizes de priorização não trabalham diretamente com ranking, mas com sugestões de ações que podem ser feitas dependendo de qual quadrante de um gráfico cartesiano (com dois eixos) a demanda se encaixa. Isso ficará mais claro quando estivermos comentando sobre cada ferramenta de priorização especificamente.
Uma prática comum é ter o ranking calculado e o ranking forçado. O ranking calculado é a nota gerada a partir do cálculo dos critérios de cada item da lista. Já o ranking forçado é a revisão da nota calculada, feita por um comitê, que pode decidir ajustar a sequência dos itens.
É importante destacar que isso deve ser feito mediante uma justificativa e de comum acordo com os grupos. Essa justificativa deve ficar registrada na própria matriz, esclarecendo quais foram as razões de optar não seguir a sequência calculada.
Agora que você já sabe mais ou menos como funciona uma matriz de priorização, confira os principais modelos e como eles funcionam.
Quais as principais matrizes de priorização?
1. Matriz GUT
A matriz GUT considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na análise das demandas. Esses critérios variam em uma escala de 1 a 5 e a pontuação de cada um deles deve ser multiplicada para resultar no GUT (score final). Portanto, na matriz GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.
A gravidade mede o impacto da demanda no todo e está relacionada aos efeitos que podem surgir ao longo do tempo caso a demanda não seja atendida. A urgência mede o tempo: quanto menos tempo disponível para realizar uma demanda, mais urgente ela é e vice-versa. A tendência mede a probabilidade de crescimento de um problema caso a demanda não seja realizada. Você precisa se perguntar: se eu não resolver isso hoje, com qual intensidade a situação vai piorar? A imagem abaixo sintetiza bem o que é a matriz GUT:
Ficou interessado em testar a matriz GUT? Baixe gratuitamente a nossa matriz GUT em Excel, planilha que faz os cálculos automaticamente!
2. Matriz BASICO
A matriz BASICO considera seis critérios: benefício para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente externo satisfeito e operacionalidade simples. Em cada um deles, respectivamente, você precisa se perguntar:
Quais as vantagens de atender a essa demanda?
Quantas pessoas serão afetadas por essa demanda?
Essa demanda pode impactar na experiência dos colaboradores?
Qual o orçamento necessário para atender à demanda?
Essa demanda pode impactar na experiência do consumidor?
É uma demanda fácil de ser executada?
Assim como na matriz GUT, na matriz BASICO cada critério pode receber uma pontuação de 1 a 5. A diferença é que em vez de multiplicar, somamos os valores.
3. Matriz RICE
A matriz RICE leva em consideração quatro critérios de priorização: reach, que é o número de pessoas que serão afetadas pela demanda; impact, que é o grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25); confidence, que é o nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%); e effort, que é o tempo necessário para realizar a demanda.
Após atribuir a pontuação a cada um desses critérios é preciso multiplicar reach, impact e confidence para depois dividir este resultado pelo effort. Então, se você tiver um projeto que vai envolver 200 pessoas durante 6 meses, com impacto grande na organização e nível de confiança baixo por parte da diretoria, o cálculo do RICE seria feito da seguinte forma: RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort
RICE = (200 * 2 * 50/100) / 6
RICE = (200 * 2 * 0,5) / 6
RICE = 200 / 6
RICE = 33,33
4. Matriz 4×4
A matriz 4×4 leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem estiver montando a matriz. Normalmente as pessoas utilizam custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto. Para cada um dos dois critérios é normal que sejam atribuídas notas de 1 a 4. Com base nisso, é possível montar um gráfico cartesiano e até quadrantes com sugestões de ações a serem tomadas, como na figura abaixo, que ilustra uma matriz 4×4 de custo-benefício.
Então, por exemplo, uma demanda que tiver 3 de benefício e 1 de custo precisa ser realizada imediatamente, ao passo que uma demanda que tiver 2 de benefício e 4 de custo deve ser ignorada ou arquivada, pois será um investimento injustificável.
Conseguiu entender um pouco sobre matriz de priorização? Vale lembrar que priorizar é deixar de fazer uma coisa para fazer outra, mais importante. Portanto, você precisará revisar a lista de tempos em tempos ou aumentar a capacidade do time!
Continue se aprofundando no assunto: assista ao nosso webinar gratuito e entenda com detalhes como utilizar cada uma das ferramentas de priorização de iniciativas explicadas anteriormente!
Um PMO (Projetct Management Office, ou Escritório de Projetos) pode normalmente ser associado à burocracia e ao excesso de documentação, validação e complexidade.
Mas sabia que isso não é totalmente verdade? Se você quer entender melhor por que, continue lendo este post. Você vai aprender:
A sigla PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos em português, e é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos.
Ele é responsável por criar metodologias que serão aplicadas ao gerenciamento de projetos, além de dar suporte aos gerentes dos projetos, oferecendo orientações e ferramentas.
O PMO dentro de uma organização pode ter um caráter corporativo, departamental ou operacional. Vamos explicar o que é cada um deles:
PMO corporativo: abrange todos os projetos da organização, normalmente ligados à estratégia da empresa.
PMO departamental: ajuda determinada área a entregar resultados através de um portfólio de projetos. Esse é o tipo mais comum de PMO.
PMO operacional: escritório de projetos que gerencia exclusivamente um projeto ou programa e geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa.
É importante ressaltar que esses tipos de PMO não são evolutivos. Cada um deles indica a forma como a organização quer controlar seus projetos, podendo inclusive ter mais que um tipo de PMO em uma mesma organização.
Para que serve um PMO?
O escritório de projetos contribui na consolidação da documentação dos projetos. Também ajuda a disseminar boas práticas na organização, além de garantir a utilização de metodologias, modelos e ferramentas e o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.
A ideia é que o PMO organize e armazene todo o histórico de projetos realizados anteriormente e as “lições” aprendidas com cada um. Dessa forma, as boas práticas serão aquelas que levaram projetos anteriores ao sucesso e que devem ser repetidas.
Essa estrutura pode, ainda, ser responsável pela Gestão do Portfólio de Projetos, o que inclui realizar reuniões de acompanhamento com os gerentes de projetos, alinhar a comunicação, além de gerar relatórios dos projetos da empresa. Assim, se a alta diretoria deseja saber o status dos projetos da organização, basta falar com o escritório de projetos.
Como cada organização é diferente da outra, pode ser que o PMO de uma empresa seja composto por apenas uma pessoa, enquanto o PMO de outra empresa seja composto por várias pessoas.
Além disso, pode ser que o PMO de um negócio tenha uma sala específica para ele, enquanto em outra organização os participantes do PMO não tenham sala fixa.
Então, as características do PMO dependerão da complexidade e da maturidade da organização.
Se fôssemos enumerar as principais funções de um PMO em uma empresa, teríamos uma lista parecida com essa:
Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos;
Capacitar e dar suporte aos gerentes de projetos;
Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos;
Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas;
Realizar a priorização dos projetos.
Mais para frente vamos falar especificamente sobre cada uma dessas funções.
Uma organização pode ter mais de um escritório de projetos. Embora muitas pessoas confundam o PMO com o cargo de gerente de projetos, não é correto dizer isso. Vamos descobrir o motivo!
Diferença entre gerente de projetos e PMO
É comum que às vezes se pense que o gerente de um projeto deva ser chamado de PMO. No entanto isso não é regra e as atribuições de um cargo e outro são diferentes. Olha só!
Atribuições do gerente de projetos:
Coordenar esforços para que os objetivos específicos do projeto sejam atingidos;
Controlar os recursos do projeto dentro da estrutura da organização;
Coordenar esforços para que a estratégia da organização seja atingida;
Otimizar os recursos compartilhados entre todos os projetos da organização;
Disponibilizar informações consolidadas sobre os projetos que estão sob seu controle;
Fornecer suporte metodológico e ferramental para os gerentes de projetos.
Você conseguiu perceber que as diferenças são sutis, não é mesmo?
Mas tenha em mente que embora as funções sejam parecidas, o PMO está preocupado com questões estratégias da organização por inteiro, enquanto o gerente de projetos sempre vai atuar gerenciando os aspectos específicos de determinado projeto.
Como já mencionamos, é possível que o Project Management Officer, o profissional que faz parte do escritório de projetos, seja também o gerente de um projeto dentro da empresa, por isso pode haver essa confusão, porém o que você precisa saber é que há diferenças entre as funções de um profissional e outro.
Os papéis e as responsabilidades em um escritório de projetos são muito elásticos. Mas, de forma geral, podemos classificar os escritórios de projetos de acordo com o seu grau de controle e nível de influência. Conheça a seguir os três tipos de PMO elencados pelo Guia PMBOK®.
Tipos de PMO
1. PMO de suporte
O PMO de suporte é aquele escritório de projetos que tem um perfil mais consultivo e voltado para o coaching.
Então, seu principal papel é fazer recomendações aos gerentes de projetos que estão distribuídos dentro da organização, apontando vantagens e desvantagens de cada modelo, técnica ou ferramenta e sugerindo o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.
É também papel do PMO de suporte organizar a documentação dos projetos e garantir que as informações de projetos anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas em projetos futuros.
Um PMO de suporte normalmente é implantado quando a organização possui uma baixa maturidade em gestão de projetos (Project Management), pois seu grau de controle é menor se comparado a outros tipos de PMO.
Não é aconselhável criar controles muito rígidos em organizações imaturas, pois isso geraria apenas frustração desnecessária.
Primeiro é preciso “educar” os gerentes de projetos sobre as boas práticas e, somente depois, começar a aplicar qualquer tipo de auditoria. À medida que o PMO vai sendo mais reconhecido dentro da empresa, ele pode atuar de forma mais efetiva no controle dos projetos.
2. PMO de controle
O PMO de controle é aquele escritório de projetos que, além de apoiar os gerentes de projetos na condução das iniciativas, também avalia a conformidade dos projetos.
Ou seja, verifica se os gerentes de projetos e toda a equipe do projeto estão seguindo os modelos, ferramentas e os processos de gestão de projetos estabelecidos na organização.
Depois de capacitar os gerentes de projetos, o PMO de controle realmente cobra que o conhecimento aprendido seja aplicado na prática.
Para isso, o PMO de controle se utiliza das auditorias de processos, que permitem identificar quais pontos do processo não estão sendo completamente seguidos.
Engana-se quem pensa que as auditorias servem apenas para expor as pessoas que não estão cumprindo as regras. O grande benefício das auditorias está em gerar revisões no processo, amarrando eventuais “pontas soltas” ou reduzindo alguns controles, conforme os gerentes de projetos aumentam sua maturidade nos processos.
A partir do momento em que há mais padronização dos processos e uniformidade na maneira como os gerentes de projetos fazem as coisas, é possível mensurar melhor a qualidade com que os projetos estão sendo entregues.
Outra atribuição do PMO de controle é ajudar no controle do portfólio de projetos, seja organizando e priorizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.
3. PMO diretivo
O PMO diretivo é aquele escritório de projetos que possui um grau de controle ainda maior do que o próprio PMO de controle.
O termo “diretivo” não é usado à toa: esse tipo de PMO é responsável por direcionar os recursos da organização para os projetos. Portanto, ele é que escolhe quais gerentes de projetos vão trabalhar em cada projeto e qual quantia de dinheiro pode ser gasta em cada uma das iniciativas.
O PMO diretivo representa um centro de excelência em gestão de projetos e, assim como o PMO consultivo, também faz recomendações aos gerentes de projetos e é responsável por disseminar a metodologia de gestão de projetos pela organização.
Além disso, assim como o PMO de controle, o PMO diretivo também realiza auditorias de conformidade para verificar se os processos estão sendo seguidos.
Como prometido anteriormente, a partir de agora detalharemos as principais funções de um PMO!
Funções de um PMO
Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos
Para que um PMO prospere ele precisa ter processos de gerenciamento de projetos, que nada mais são do que conjuntos de atividades sequenciadas que ajudam a chegar em determinado resultado. Com processos bem definidos conseguimos obter padronização e repetibilidade.
O PMBOK divide os processos de gerenciamento de projetos em cinco grandes grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e, por fim, encerramento, a saber:
Grupo de processos de iniciação
Abrange os processos necessários para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto, o que inclui desenvolver o termo de abertura e identificar as partes interessadas.
Grupo de processos de planejamento
Abrange os processos necessários para estruturar a execução do projeto e montar o plano de gerenciamento do projeto. Aqui também se encontram os processos para identificar requisitos, planejar o escopo, o cronograma e o orçamento etc.
Grupo de processos de execução
Abrange os processos necessários para pôr em prática o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto.
Grupo de processos de monitoramento e controle
Abrange os processos necessários para medir o desempenho do projeto, comparando o que foi planejado com o que está sendo efetivamente entregue. O grande objetivo desse grupo é manter o controle do projeto.
Grupo de processos de encerramento
Abrange os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou um projeto.
Os processos de cada grupo podem ocorrer com frequências diferentes. O desenvolvimento do termo de abertura do projeto, por exemplo, ocorre uma única vez, enquanto o monitoramento dos custos é um processo contínuo. Já a aquisição de recursos é algo esporádico, que acontece de vez em quando, conforme as necessidades do projeto.
Essa é a base para estabelecer os processos de gerenciamento de projetos do seu PMO e da sua empresa. Como cada organização é diferente, não há como garantir que o que funcionou para um negócio também vai funcionar para outro. Entenda as particularidades da sua empresa!
As demandas de projetos nunca param de chegar em uma empresa. O problema é que não há tempo nem dinheiro no mundo que dê conta de atender a todas as sugestões de iniciativas.
Para isso, é preciso gerenciar as demandas que chegam, tentar não desviar da estratégia organizacional e executar o que é mais importante primeiro, para chegar em melhores resultados para a organização.
A gestão de demandas é o processo de controlar as solicitações de projetos da organização, passando pela identificação, priorização, execução e monitoramento das iniciativas de uma empresa.
Em outras palavras, significa garantir que o volume de iniciativas e a disponibilidade da equipe estejam em equilíbrio e que os projetos em andamento não atrasem ou extrapolem o consumo dos recursos.
Dessa forma, podemos dizer que a gestão de demandas traz transparência para a gestão de projetos e visibilidade para a situação dos projetos e a alocação das equipes, além de proporcionar segurança na tomada de decisões e agilidade para responder às mudanças.
Há dois importantes instrumentos que promovem a visibilidade. Trata-se do portfólio de projetos e do mapa de capacidade. O mapa de capacidade proporciona uma visão de alocação da equipe, que pode ser feita por times, grupos de papéis, por indivíduos etc.
Um portfólio de projetos, por sua vez, é uma ferramenta que traz uma lista organizada com todos os projetos e as principais informações sobre eles. Inclui, é claro, a visão de quando cada demanda inicia e termina e o status da iniciativa. Então, em apenas uma página é possível ter o controle centralizado das demandas!
O portfólio de projetos reúne projetos, programas, subportfólios e operações gerenciadas em grupo para alcançar os objetivos estratégicos da organização e pode ser organizado por afinidade, embora seja mais frequente a sua organização por departamentos.
Vale lembrar que:
Projeto
Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Exemplo: projeto de construção de uma casa.
Programa
Grupo de projetos relacionados e gerenciados de forma coordenada para obter um benefício maior, o que não seria possível com a gestão individual dos projetos. Exemplo: programa de ampliação do market share de uma empresa.
Subportfólio
Carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo de trabalho. Ex.: subportfólio de projetos de tecnologia da informação.
Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas
Como a gente te contou no início deste post, uma das funções do PMO é definir as metodologias de gestão de projetos que serão utilizadas pela empresa, além, é claro, de capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar essas metodologias.
Existem basicamente, três tipos de metodologia de gestão de projetos:
Na gestão de projetos clássica, os projetos têm um ciclo de vida preditivo, em que se busca antecipar o trabalho do projeto, detalhando-o minuciosamente.
Metodologias clássicas são mais indicadas quando se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Nesse tipo de gestão qualquer mudança só pode ser feita através do controle integrado de mudanças, que autoriza o ajuste e o replanejamento do projeto, considerando o novo cenário. Um exemplo de metodologia clássica é o método cascata.
Na gestão de projetos ágil, por sua vez, os projetos têm um ciclo de vida adaptativo, em que o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são conhecidas mais informações sobre o projeto.
Metodologias ágeis são mais indicadas em ambientes em que as condições mudam com frequência. Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, mais comumente referenciado como framework.
E, por fim, na gestão de projetos híbrida, os projetos são conduzidos a partir da fusão de conceitos. Então, conforme as necessidades, podem ser adotadas práticas tanto da gestão clássica como da gestão ágil. Um exemplo de metodologia híbrida é o Euax Acelera, framework de gestão de negócios elaborado pela Euax Consulting.
Você já sabe que os recursos de uma empresa são limitados e, por isso, é preciso priorizar os projetos. Mas o que exatamente significa isso e como podemos colocar esse conceito em prática?
A priorização de projetos é o processo pelo qual as iniciativas são analisadas, qualificadas e ordenadas para execução. Para isso, é necessário contar com um método estruturado, como uma matriz de priorização e a fronteira eficiente. Confira alguns modelos de matriz de priorização que o PMO normalmente utiliza para selecionar os projetos.
1. Matriz 4×4
Leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem está montando a matriz. Os mais comuns são custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto.
Cada critério recebe uma nota, em uma escala de 1 a 4. Com base nessas informações, conseguimos montar um plano cartesiano, com quatro quadrantes. Dependendo de qual quadrante determinado projeto se encaixar, diferentes ações podem ser tomadas.
2. Matriz GUT
Essa ferramenta de priorização leva em consideração três critérios: gravidade, urgência e tendência, sendo que a letra inicial de cada palavra forma o acrônimo GUT.
Cada um desses critérios deve receber uma nota, que vai de 1 a 5. Depois, basta multiplicar a nota que cada critério recebeu para obter o GUT, isto é, o score do projeto. Uma vez que você tenha feito isso com cada projeto, basta montar um ranking decrescente das pontuações!
Entenda melhor como aplicar lendo nosso post sobre matriz GUT. Você também pode baixar uma planilha pronta, que faz os cálculos automaticamente para você. É só clicar no banner abaixo:
3. Matriz BASICO
A matriz BASICO leva em consideração cinco critérios: benefícios para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente interno satisfeito (grau de impacto) e operacionalidade simples (grau de facilidade).
Sua aplicação é similar à da matriz GUT. No entanto, em vez de multiplicar as notas dos critérios, é preciso somá-las. Mas o resto é igual: após atribuir um score para cada projeto, basta ordená-los do maior para o menor.
Entenda melhor essa ferramenta de priorização lendo nosso post sobre matriz BASICO.
4. Matriz RICE
A matriz RICE considera quatro critérios na hora de selecionar os projetos. São eles:
Reach: número de pessoas que serão afetadas pelo projeto.
Impact: grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25).
Confidence: nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%).
Effort: tempo necessário para realizar a demanda.
Para calcular o score RICE você precisará multiplicar rice, impact e confidence e depois dividir pelo effort. Confira um exemplo desse cálculo no nosso post sobre matriz de priorização.
Qualquer uma dessas ferramentas dará uma pontuação para cada iniciativa, conforme os critérios definidos. Essa pontuação será a base para gerar um ranking e, a partir dessa sequência, estabelecer a ordem de execução dos projetos.
Importante destacar que o PMO, em conjunto com um comitê de priorização, deve ter reuniões periódicas que reavaliam a lista de iniciativas e sua priorização. É importante frisar que essas cerimônias devem ser rotineiras, para garantir que as coisas certas sejam feitas no momento certo.
Agora que você já conhece as principais funções de um PMO, e como ele é útil para a organização, vamos te mostrar como está o cenário do escritório de projetos nas empresas brasileiras. Confira:
PMO nas empresas brasileiras
A Euax publicou esse ano um panorama sobre a Gestão de Projetos nas empresas brasileiras, um estudo prolongado que coletou respostas de mais de 700 organizações distintas. Neste estudo, há uma análise da situação dos escritórios de projetos e dos gerentes de projetos em cada empresa. Confira alguns números:
Agora vamos te contar todos os benefícios que um escritório de projetos traz para a sua empresa, não deixe de ler!
Benefícios de implantar um PMO
1. Projetos alinhados à estratégia da organização
Todos os dias as organizações recebem dezenas de demandas. Mas não dá para fazer tudo, afinal, os recursos são limitados.
Através do gerenciamento do portfólio de projetos, o PMO garante que os projetos estratégicos sejam priorizados e que as iniciativas que trarão mais resultados sejam realmente executadas e não fiquem perdidas no limbo dos projetos.
2. Aumento da qualidade dos projetos
Como dito anteriormente, o PMO é responsável por desenvolver e disseminar uma metodologia de gestão de projetos que seja segura, adequada, efetiva e robusta.
A partir do momento em que existem processos padronizados para gerenciar os projetos, é natural que a qualidade dos projetos aumente, pois esses processos já foram testados e adaptados, ampliando as chances de sucesso.
3. Capacitação dos gerentes de projetos
O PMO funciona como um centro de referência em gestão de projetos. Dessa forma, os gerentes de projetos têm acesso a um repositório de boas práticas e um lugar para recorrer quando tiverem dúvidas. Isso contribui para o desenvolvimento dos gerentes de projetos e para a valorização do capital intelectual da empresa.
4. Facilidade em tomar decisões
O escritório de projetos é responsável por organizar os dados sobre os projetos, mensurar os indicadores e apresentar o status dos projetos em reuniões periódicas.
Com os relatórios e outros documentos sempre em mãos, os líderes conseguem ser mais assertivos, claros e seguros em suas decisões, pois elas estarão embasadas em informações e critérios confiáveis.
5. Visibilidade e transparência para os projetos
A centralização dos projetos em uma única estrutura organizacional, como o PMO, proporciona um panorama dos projetos que estão em andamento na organização.
Dessa forma, há mais visibilidade das iniciativas que estão sendo executadas, de quais pessoas estão alocadas em quais projetos e de quanto está sendo gasto em iniciativas. Além disso, a centralização dos projetos no PMO deixa mais clara qual a relação entre os projetos. Isso possibilita uma visão do impacto em todo o portfólio.
6. Menos falhas em projetos
Como uma das possíveis funções do PMO é fazer a auditoria de processos, fica mais acessível verificar os projetos que estão fora do prazo, do custo e do escopo. Uma vez identificado isso, o PMO pode intervir na gestão desses projetos, executando ações de recuperação para diminuir os impactos negativos ao negócio.
Implantar um escritório de projetos não significa que você irá mudar tudo do dia para a noite. É algo que exige planejamento e tem que ser executado de forma gradativa para que alcance os resultados esperados. Confira nosso passo a passo com algumas dicas para implantar um PMO.
Como implantar um PMO (escritório de projetos) em 7 passos
Entenda como cada etapa funciona:
1. Prepare a organização para a mudança
A implantação de um PMO é algo que abala as estruturas da organização, não é mesmo? Como se trata de um projeto complexo e que envolverá muitas pessoas, é preciso preparar o terreno. Nesse sentido, o melhor caminho é a comunicação!
A comunicação precisa ser muito clara e transparente, inspirar confiança e motivar para a mudança. Através das estratégias de engajamento certas, você precisa criar um alinhamento para que as partes interessadas consigam entender a importância do projeto e apoiem as mudanças!
Uma estratégia de engajamento poderia ser uma reunião com uma apresentação focada nos benefícios de ter um escritório de projetos, por exemplo.
2. Identifique o cenário atual da gestão de projetos
Antes de desenhar como você quer que o seu PMO seja, você precisa entender como a gestão de projetos é feita na sua organização e quais projetos estão em andamento.
Afinal, ainda que não existam processos claramente definidos, é difícil que uma organização não tenha adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Com esse diagnóstico, você conseguirá ter uma melhor percepção sobre o que precisa ser mudado e quais benefícios podem ser obtidos com o PMO.
3. Defina quais os objetivos do PMO
Antes de sair por aí querendo implantar um escritório de projetos, você precisa definir por que deseja um PMO. Se você não tiver clareza disso, será muito mais difícil convencer a diretoria da importância de investir nesse projeto. Além disso, os objetivos do PMO vão influenciar no tipo de escritório de projetos que você irá implantar.
Por exemplo, se o seu desejo for apenas dar um apoio para os gerentes de projetos, você vai implantar um PMO consultivo, e não um PMO de controle. Já se o seu desejo for desenvolver uma metodologia de gestão de projetos, é melhor implantar um PMO de controle ou um PMO diretivo.
4. Estruture o escritório de projetos
Depois de definir os objetivos do PMO, você precisa fazer um esboço do que esse escritório de projetos deve ter. Qual metodologia será utilizada? Você vai criar uma metodologia ou usar uma metodologia já consolidada?
Outro ponto importante é montar o catálogo de serviços do PMO, mapeando os serviços que serão oferecidos e sob quais condições. Nessa etapa, vale a pena também já ir estruturando o seu portfólio de projetos e os indicadores de performance. Não esqueça de determinar papéis e responsabilidades dentro do escritório de projetos!
5. Construa um novo processo de gestão de projetos
Com base nas práticas de gestão de projetos existentes na organização e no seu esboço do escritório de projetos, você precisará construir um novo processo de gestão de projetos, que norteará todas as atividades do escritório de projetos. Esse processo deverá levar em consideração a maturidade da empresa. Portanto, não existe receita de bolo!
Além disso, não tente implantar o PMO perfeito se a organização ainda não está pronta. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom e pode matar sua iniciativa de estruturação do PMO.
6. Capacite os gerentes de projetos
Uma vez que você tenha toda a estrutura do PMO, você precisa capacitar os seus gerentes de projetos para que eles sigam os processos de gestão de projetos estipulados. Aproveite para explicar a estrutura do PMO, mostrar o portfólio e os indicadores. Quem sabe não surgem ideias interessantes para adicionar ao PMO antes de ele ser efetivamente implantado?
7. Implante o PMO efetivamente
Nesta etapa você vai consolidar o seu PMO, ou seja, vai aplicar na prática tudo o que foi estruturado anteriormente. Uma boa forma de fazer isso sem gerar muitos impactos é realizar primeiro um projeto-piloto, fazendo testes rápidos e pontuais, para depois aumentar a abrangência do PMO.
Então, por exemplo, se estivermos falando da implantação de um PMO corporativo, você pode começar primeiro dando suporte para os gerentes de projetos de TI e monitorando os projetos dessa área para depois estender o controle do PMO à toda organização.
Se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um PMO. A consultoria te ajudará a evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.
A Euax Consulting, por exemplo, fechou uma parceria com a Rede Lojacorr e implantou um escritório de projetos e processos na organização. Confira o resultado no vídeo:
Ficou interessado e quer levar a ideia para o seu chefe? Assista ao nosso webinar gratuito sobre PMO e saiba quais argumentos utilizar!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
A preocupação com organização de processos e projetos tem crescido muito entre as empresas, pois elas precisam tirar o maior proveito de seu tempo e recursos. Quanto melhor for a organização de um projeto, maior será sua eficiência. Para garantir que essa organização seja sempre mantida, muitas empresas adotam um escritório de projetos para coordenar as atividades envolvidas desde o início dos procedimentos até o momento da entrega do produto ou término do serviço.
Alguns gestores de empresas em fase de crescimento podem resistir um pouco em delegar a gestão e organização de seus projetos para outros profissionais, pois acreditam que vale mais ter o conhecimento específico do dia a dia da empresa.
Porém, qualquer empreendedor mais experiente dirá que esse processo de planejamento consome muito tempo, o que pode ser otimizado se for direcionado a especialistas. Além disso, as funções do escritório de projetos quase sempre demandam conhecimentos que não são facilmente assimilados no cotidiano.
Neste post vamos apontar os porquês de se investir em um escritório de projetos. Acompanhe:
O que é CPO?
Sigla para Chief Project Office, é o nome dado ao cargo de chefia dos escritórios de projetos, podendo ser chamado apenas de Gestor de Projetos ou Diretor de Produção para uma referência mais simples.
As principais decisões sobre a elaboração e coordenação do projeto são tomadas por esse profissional, que se reporta diretamente ao CEO da empresa. Em alguns casos, é o segundo colaborador maior importante da empresa, logo depois do presidente.
Quais são as atividades e vantagens do escritório de projetos?
Os escritórios de projetos são adotados com um propósito específico: facilitar a organização de projetos para que as ações da empresa estejam de acordo com os objetivos da gestão. Entenda como esse objetivo é concretizado:
1. Centralizar o controle do processo
Quanto mais longa for a cadeia de comunicação entre gestão e operacional, maiores as chances de ocorrer algum ruído. Isso torna imperativo que a coordenação do projeto seja feita de forma semiautônoma, seguindo as diretrizes dos CEOs, mas ainda com liberdade para a tomada de decisões pontuais.
Com a atuação direta do escritório de projetos, é possível manter em vista tanto a autonomia da equipe quanto a visão dos gestores, pois o CPO está em contato direto e constante com os headers da empresa.
2. Acompanhar as métricas da produção
Todo escritório precisa acompanhar as estatísticas de seu progresso, sem exceções. Estabelecer quais métricas são relevantes para determinar o sucesso da empresa e acompanhar esse progresso é vital para garantir eficácia em qualquer contexto.
Com a atuação do escritório de projetos, esses relatos são feitos de forma mais eficiente, uma vez que isso se configura como uma de suas prioridades — além do próprio resultado das ações em si — a fim de informar melhor sobre o trabalho executado.
3. Garantir que o produto final será entregue com qualidade
O objetivo final de qualquer projeto é entregar algo concluído para alguém, seja para um cliente ou para algum setor interno da empresa. Entender esse objetivo e coordenar o processo para que ele seja alcançado também é uma das responsabilidades do escritório de projetos.
Ao fazer o planejamento e montar o cronograma, o CPO terá uma noção clara do valor que será entregue e o fará cumprir.
4. Alinhar as atitudes tomadas com as intenções da gestão
Por fim, o projeto está sendo coordenado para cumprir um intuito da própria gestão da empresa. Este é baseado em estudos e avaliações de curto, médio e longo prazos. Como já se tem uma ideia das consequências do projeto para a empresa, o CPO tem a tarefa de garantir que essa previsão se concretize ou de informar como o plano desviou do curso original.
Desde que o objetivo seja mantido, é possível adaptar a trajetória, e uma equipe especializada do escritório de projetos deverá ter a expertise necessária para apresentar sempre a melhor performance à execução dos processos.
Você trabalha coordenando processos empresariais ou com um escritório de projetos? Pretende trabalhar, mas tem alguma dúvida? Assista ao nosso webinar “Descomplicando o PMO” e entenda de uma vez por todas a estrutura de um escritório de projetos e como implantar na sua empresa.
Quando se fala em Escritório de Projeto (PMO – Project Management Office) surge a dúvida sobre sua posição na estrutura da organização e qual tipo de projetos esse escritório deveria abranger.
Ao contrário do que alguns pensam, mesmo tendo algumas atribuições comuns, podemos encontrar três tipos de escritórios de projeto bem distintos nas organizações: Operacional, Departamental (tático) e Estratégico (corporativo).
Tipos de escritórios de projeto
1) PMO Autônomo (operacional ou programa-projeto)
A abrangência é apenas um projeto ou programa.
O escritório de projetos separado das operações da empresa.
Fornecem metodologias, templates, governança e gerentes de projetos para o projeto ou programa.
Responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto.
A experiência do gerente de projetos, a maturidade da equipe e o poder e influência do patrocinador no gerenciamento de fatores externos ao projeto, são os fatores que geralmente levam estes projetos ao sucesso.
2) PMO Departamental (tático)
A abrangência é uma área, departamento, diretoria ou unidade de negócio, ou seja, apenas uma parte da organização.
Destinado ao apoio a projetos simultâneos que ocorrem dentro desta parte da organização.
Desenvolve e implanta metodologias, prioriza projetos internos à área e gerentes de projeto para o departamento.
Não assume as responsabilidades pelo resultado do projeto.
3) PMO Estratégico (também conhecido como PMSO ou corporativo)
Papel estratégico.
Atua em todos os projetos da organização.
Destinado à gestão do portfólio, a sinalização e indicação dos projetos para a alta administração.
Quando engloba atividades relacionadas ao conjunto de todos os projetos incluindo priorização pode ser chamado de Enterprise Portfólio Management Office (EPMO).
Não assume as responsabilidades pelo resultado do projeto.
O Escritório de Projetos, também conhecido como PMO (Project Management Office), é “um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.” (PMBOK, 2008). Mas quais são as suas responsabilidades?
Atribuições mais comuns de um Escritório de Projetos (PMO)
A padronização e formalização de práticas, processos e operações de gerenciamento de projetos.
A disseminação da metodologia na organização e desenvolvimento de competências.
O apoio aos Gerentes de Projetos.
A autoridade nas decisões sobre os projetos, como priorização e descontinuação.
Negociação de recursos e resolução de conflitos.
A geração de indicadores de acompanhamento do portfólio de projetos que permitam avaliar a situação atual, alertar sobre possíveis problemas ou desvios prejudiciais ao projeto, promover transparência nas informações, entre outros.
Gestão do portfólio dos projetos em avaliação, demonstrando custos, retornos, prazos e o alinhamento com os objetivos da empresa, de forma a apoiar a decisão dos melhores investimentos para empresa.
O PMO também é responsável por fornecer à organização os conhecimentos absorvidos pelos sucessos e fracassos nos projetos, buscando com esta experiência, o desenvolvimento de projetos cada vez mais bem sucedidos.
Mas por que mencionar atribuições do Escritório de Projetos que são “mais comuns”? Atualmente existem três tipos de Escritórios de Projetos, onde cada tipo possui objetivos diferentes dentro da organização e, portanto, algumas atribuições e responsabilidades próprias. Sabia mais sobre a diferença nas atribuições lendo no nosso artigo sobre tipos de escritórios de projeto. Assista ao nosso webinar sobre o porquê de todas as empresas precisarem de um escritório de projetos.
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