Dicas MS Project 2010 #3 – Indicadores no Project: criando faróis

Indicadores no Project

Indicadores e visualizações de forma gráfica sempre representam muito mais que números. Além de serem facilmente compreendidos, geram um impacto alto em quem os observa. No caso de cronogramas, a utilização de faróis para indicar atividades atrasadas ou acima do esforço planejado pode ser bastante útil, e, é possível criar indicadores no Project 2010, no formato de faróis, de forma extremamente simples.

Vamos tomar por base o cronograma abaixo:

 

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Avaliando de uma maneira bastante simples, comparando a data de término da linha de base (19/10/2010) com a linha de tendência de término (01/01/2010) podemos afirmar que o projeto em questão está atrasado. Comparando ainda o trabalho da linha de base (720 horas) com a tendência de trabalho (691 horas) podemos afirmar que existe uma tendência de Sobras no orçamento do projeto.

Porém, não é possível visualizar de forma rápida o que está acima do prazo ou abaixo do esforço previstos (pelo menos, sem comparar cada uma das atividades com os seus baselines). Que tal alguma coisa assim:

 

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Fica bacana e mais intuitivo, não?! Então vamos aos passos para criar esses indicadores no project:

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1) Criar um campo customizado para indicadores no project na forma de Farol de Prazo:

 Para criar um campo customizado é necessário ir no Ribbon Project, na opção “Custom Fields”:

 

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Esta opção abrirá uma nova tela com os campos a serem customizados. O MS Project 2010 permite que diversos tipos de campos sejam customizados:

 

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Para criação de indicadores no project na forma de Faróis, eu prefiro trabalhar com campos customizados do tipo “Number” por serem mais fáceis de parametrizar as faixas. Para este exemplo, vou utilizar o campo “Number 1”.

Para facilitar a identificação mais tarde, eu gosto de renomear os campos. Isto serve também para que os campos já customizados não sejam sobrepostos. Neste caso, vou renomeá-lo para “Farol de Prazo”.

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Por se tratar de um farol eu quero que o campo seja automaticamente calculado sempre que o meu cronograma for atualizado. Desta forma, utilizarei uma fórmula para calcular dias de atraso da atividade. Clicando no botão fórmula, eu posso construir como o campo será calculado.

 

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Note que os dados da fórmula são campos que eu consigo acessar através do botão “Fields”. Clicando no botão OK, o campo customizado está criado. Caso queira utilizar o mesmo critério de cálculo para as atividades pai do cronograma, deve-se atentar para o campo “Calculation for Task and Group Summary Rows” que neste caso, deverá estar setado para “Formula” como no exemplo acima.

2) Escolher o tipo de representação para o campo customizado:

O MS Project 2010 permite que você escolha entre mostrar dados ou indicadores gráficos. No caso de indicadores no project na forma de Faróis, indicadores gráficos sempre fazem mais sentido. Então, selecionaremos o botão abaixo:

 

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Este botão abrirá uma tela onde será possível selecionar a faixa para os indicadores, bem como a forma que eles serão representados:

 

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Por se tratar de dias de atraso, considerei que se não houver nenhum atraso será considerado Verde, até 15 dias de atraso será Amarelo e acima de 15 dias Vermelho.

3) Incluir o campo customizado no cronograma:

Uma vez criado, o campo pode ser incluído como uma coluna no cronograma. Base clicar com o botão esquerdo do mouse e inserir uma nova coluna. O campo estará disponível com o nome escolhido (no caso Farol de Prazo).

 

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Pronto! Você criou indicadores no project e incluiu no seu cronograma. Para criar o farol de esforço, basta seguir os mesmos passos.

Aperfeiçoe-se ainda mais! Baixe nosso e-book sobre dicas de MS Project 2013 e leia os outros artigos da série:

  1. Guia para a Faixa de Opções (Ribbons)
  2. Utilizando o Timeline
  3. Indicadores no Project: criando faróis
  4. Como utilizar um pool de recursos
  5. Criando e acompanhando buffers gerenciais nos cronogramas
  6. Gerenciamento de valor agregado e sua utilização no MS Project
  7. Nivelamento de recursos
  8. Duração, trabalho e alocação de recursos em projetos
  9. Fatores que afetam o cálculo do custo
  10. Principais atalhos de teclado: indo além do CTRL-C e CTRL-V
  11. Utilização de Linha de Base no Project
  12. Configurando o Gráfico de Gantt
  13. Apresentando o percentual concluído/planejado do projeto
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Andreia Justo

Sócia consultora da Euax, consultora em ERP pela UDESC, pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR, possui mais de 25 anos de experiência como gerente de projetos, certificada PMP, CBPP, e CSM pela Scrum Alliance.

6 thoughts on “Dicas MS Project 2010 #3 – Indicadores no Project: criando faróis

  1. Adorei as dicas! No entanto, só não consegui inserir o farol para as atividades pai mesmo clicando no campo Formula. Vc pode me ajudar? Obrigada!

  2. Adorei as dicas! No entanto, só não consegui inserir o farol para as atividades pai mesmo clicando no campo Formula. Vc pode me ajudar? Obrigada!

  3. Marcela, na criação dos campos personalizados existe o campo “Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo”. Neste campo precisa ser selecionada a opção “Usar Fórmula”. Neste caso o campo também será calculado. Depois disto, na opção “Indicadores Gráficos” você precisa colocar os critérios para as Linhas de Resumo e para o Resumo do Projeto. Para facilitar pode ser utilizada a opção “Linhas de Resumo herdam critérios de linhas regulares” e “Resumo do projeto herda critério das linhas de resumo”.Rafael.

  4. Marcela, na criação dos campos personalizados existe o campo “Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo”. Neste campo precisa ser selecionada a opção “Usar Fórmula”. Neste caso o campo também será calculado. Depois disto, na opção “Indicadores Gráficos” você precisa colocar os critérios para as Linhas de Resumo e para o Resumo do Projeto. Para facilitar pode ser utilizada a opção “Linhas de Resumo herdam critérios de linhas regulares” e “Resumo do projeto herda critério das linhas de resumo”.Rafael.

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