Dicas MS Project 2010 #4 – Como utilizar um pool de recursos

Como utilizar um Pool de Recursos

Constantemente em nossos projetos temos que compartilhar a alocação de pessoas nas atividades com outros projetos que estamos gerenciando ou até mesmo com projetos de outros gerentes de projetos. Estes compartilhamentos normalmente geram conflitos entre os gerentes de projetos que sempre esperam que os recursos estejam disponíveis de acordo com as necessidades de seus projeto.

Além disso, mesmo que não gere conflito entre pessoas, pois todos estão alocados dentro de uma mesma gerência, precisamos entender o impacto que um atraso, uma nova atividade ou até mesmo uma troca de recurso causa em toda a cadeia de projetos.

Dentro dessa perspectiva, a utilização do Pool de Recursos que está disponível no MS Project é bastante útil. Ela permite que os diversos projetos em que estão sendo alocados os recursos da minha equipe sejam agrupados e em caso de alterações de planejamento, seja por atraso, troca de recursos, troca de prioridades ou adiantamento de atividade, todos os projetos envolvidos sejam afetados.

ebook dicas ms project

A utilização do pool permite que a consulta de disponibilidade do recurso seja bastante facilitada. Ao invés de abrir todos os cronogramas e pesquisar em cada um deles a data de liberação do recurso no projeto, é possível apenas verificar no pool de recursos a primeira data disponível da pessoa.

Outra perspectiva é a atualização de nomes de pessoas, cargo, calendários de feriados, férias, horas trabalhadas por dia, semana e mês. Com a utilização de um pool de recursos é possível centralizar tudo num único local e ao alterar informações no pool todos os projetos relacionados a estes recursos estão automaticamente atualizados e impactados.

Então vamos aos passos para a criação do Pool de Recursos:

1) Criação de um arquivo do MS Project que conterá os recursos

Inicialmente, deve-se criar um novo arquivo e na planilha de recursos entrar com os nomes de todas as pessoas que farão parte do Pool.

Criar arquivo MS Project

 

 

 

2) Vinculação do Pool de Recursos ao Projeto

Com o Pool de Recursos aberto deve ser selecionado o Ribbon “Resource” e dentro dele clicar no botão “Resource Pool”, conforme abaixo. Nesta opção é possível selecionar a opção “Share Resources” que permitirá escolher de onde os recursos terão origem.

Leia também  Certificação PMP - Mito #3: trabalho há 10 anos em projetos, será fácil comprovar a experiência

Vinculação do Pool de Recursos ao Projeto

 

Esta opção abrirá uma nova tela com as opções de compartilhamento de recursos:

compartilhamento de recursos

 

Nesta tela deve ser selecionada a opção “Use Resources From:” e selecionar o Pool de Recursos a ser utilizado. No caso do exemplo o nome do arquivo com o pool é “Pool de Recursos.mpp”. Importante é salientes a outra opção da tela onde quem tem preferencia em caso de conflito de datas, se o pool ou o projeto.

Eu acredito que o Pool deva sempre ter preferência. No caso de um replanejamento, se todos os projetos do pool estiverem abertos, o cálculo do nivelamento será efetuado para todos os cronogramas do pool. Esta opção somente é válida se os demais cronogramas não estiverem abertos. Neste caso serão respeitadas as datas dos cronogramas que fazem parte do pool.

Pronto! O Pool está criado e linkado ao seu cronograma.

Note na planiha de recursos que todos os recursos cadastrados no pool estão agora disponíveis para utilização no seu projeto.

recursos cadastrados no pool

 

Dicas importantes sobre a utilização do Pool

  1. Caso você precise sequenciar as atividades, o ideal é utilizar a coluna prioridade para isto. Nas opções de nivelamento existe a possibilidade de utilizar como critério a prioridade. Caso não seja utilizado, o MS Project utiliza um algoritmo interno, normalmente vinculado ao deadline e ao tamanho (trabalho e duração) da atividade. E o mais interessante é que a sequencia das atividades pode ser alterada quando for feito um novo nivelamento de recursos. Se for utilizada a prioridade a sequência não muda.
  2. Sempre que for efetuar o nivelamento de recursos, o ideal é que todos os cronogramas com atividades não concluídas esteja aberto. Com isto, o MS Project nivela os recursos considerando todas as atividades de todos os cronogramas.
  3. Sempre que um arquivo com um cronograma é renomeado, o MS Project não defaz a associação com o arquivo de nome antigo e cria uma associação com o arquivo de nome novo. Isto acaba por gerar duplicidade de atividades. A associação com o cronograma de nome antigo deve ser manualmente eliminada.
Leia também  Elementos de BPMN: entenda os Eventos do BPMN

Aperfeiçoe-se ainda mais! Baixe nosso e-book sobre dicas de MS Project 2013 e leia os outros artigos da série:

  1. Guia para a Faixa de Opções (Ribbons)
  2. Utilizando o Timeline
  3. Indicadores no Project: criando faróis
  4. Como utilizar um pool de recursos
  5. Criando e acompanhando buffers gerenciais nos cronogramas
  6. Gerenciamento de valor agregado e sua utilização no MS Project
  7. Nivelamento de recursos
  8. Duração, trabalho e alocação de recursos em projetos
  9. Fatores que afetam o cálculo do custo
  10. Principais atalhos de teclado: indo além do CTRL-C e CTRL-V
  11. Utilização de Linha de Base no Project
  12. Configurando o Gráfico de Gantt
  13. Apresentando o percentual concluído/planejado do projeto

curso de ms project 

Andreia Justo

Sócia consultora da Euax, consultora em ERP pela UDESC, pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR, possui mais de 25 anos de experiência como gerente de projetos, certificada PMP, CBPP, e CSM pela Scrum Alliance.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

três × quatro =

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company