Dicas MS Project 2010 #5 – Criando e acompanhando buffers gerenciais nos cronogramas

Cronograma em Project

Sempre que planejamos um novo projeto, é importante contar com alguns desvios. Os projetos estão sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja fundamental, no momento do planejamento e gerenciamento de prazos em projetos, contarmos com um prazo extra para a execução das atividades.

Podemos tratar isso de duas formas: adicionando um percentual de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar o consumo deste adicional.

Eu, particularmente, prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente devido a um “fenômeno” que eu chamo de “Síndrome do Estudante”. Tal “fenômeno” faz com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo o prazo que lhes é atribuído, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com o que foi estabelecido nos cronogramas.

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Assim, se aumentarmos cada uma das atividades é bem provável que o projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos datas mais enxutas, a tendência é que estas datas sejam cumpridas, consequentemente consumindo o buffer para as atividades que realmente iriam consumi-lo.

Desta forma, voltando a série de posts com dicas do MS Project 2010, gostaria de apresentar a criação de buffers para gerenciamento de prazos em projetos.

1) Identificação do caminho crítico do projeto

Inicialmente precisamos do cronograma criado com os recursos alocados e consequentemente o caminho crítico do projeto identificado. Vamos tomar por base o cronograma abaixo:

 

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Neste cronograma podemos identificar o caminho critico pelas atividades em vermelho. Sabemos que a última atividade do caminho crítico é a atividade de “Execução do Alfa-Testes”.

Dica: no MS Project 2010, na pasta “Format”, existe uma opção de apresentar o caminho crítico para o projeto. A figura acima se encontra nesta pasta e com a flag de Caminho Crítico marcada.

2) Criação dos milestones e atividades a serem utilizados

Ao término do projeto iremos adicionar um novo milestone e chama-lo de “Término do Caminho Crítico”. O milestone deve estar conectado a última atividade do caminho crítico. Em seguida, abaixo do milestone, criamos uma nova atividade que chamaremos de “Buffer Gerencial”.

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Esta atividade não deverá ter nenhuma outra atividade como predecessora. Após a nova atividade criamos um novo milestone chamado “Projeto Finalizado”. Para este milestone você colocará a restrição de “Deve Encerrar em” e colocar a data de encerramento do projeto (termino do buffer). Para o cronograma acima iremos utilizar a data de 15/04 (isto nos dará aproximadamente 20 dias de buffer gerencial). Ao término deste passo o cronograma deve ficar parecido com este abaixo:

 

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3) Definição do prazo para o Buffer (link entre datas)

No cronograma acima, o buffer ainda não possui a data de início e de término que desejamos. Neste caso do gerenciamento de prazos em projetos, precisaremos utilizar links para a data de encerramento do caminho crítico e a data de inicio do buffer. Assim, precisamos copiar a data de término da atividade 23 (Execução) que é a última atividade do caminho crítico para a data de inicio do buffer. Para isto podemos utilizar a função “Copiar” do Project. Em seguida devemos Colar esta data no campo “Data de Inicio” do Buffer Gerencial. O detalhe aqui é que é necessário utilizar a função “Colar Especial” e colar o Link (a função pode ser acessada clicando com o botão esquerdo sobre a data de início da atividade “Buffer Gerencial”):

 

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Em seguida utilizar o mesmo processo, porém copiando a data de início do milestone “Projeto Encerrado” para data de término do Buffer Gerencial. Ao termino deste processo, o seu cronograma deve parecer com a figura abaixo:

 

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4) Formatação do Gráfico de Gantt para as atividade de buffer

Já temos o buffer criado, agora, nesta etapa do gerenciamento de prazos em projetos, temos que buscar uma forma melhor de representa-lo e de identificar o quanto do mesmo já foi consumido. O primeiro passo é diferenciar no cronograma o que é Buffer e o que não é. Para isto iremos customizar uma coluna do tipo “Flag” a qual irei utilizar o nome “Buffer”. Nesta coluna irei passar para sim a atividade “Buffer Gerencial”, identificando esta atividade como uma atividade “Buffer”.

Em seguida, iremos trocar o formato no Gráfico de Gantt para as atividades do tipo Buffer. Para isso, iremos acessar a pasta  “Format” e selecionar o botão “Format” e a opção “Bar Styles”, conforme abaixo:

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Em seguida, iremos efetuar as alterações conforme abaixo:

 

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Dica: a linha “Buffer” não existe. Você precisa criar esta nova linha através do botão “Insert Row”. Outro Detalhe, eu utilizei o campo “Flag1” como campo customizado para a identificação do Buffer. Você precisa adaptar esta informação de acordo com o campo que você customizou.

Após este passo o cronograma deve ficar assim:

 

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Agora, só falta apresentar o que já foi consumido. Para isto, iremos customizar mais um campo, desta vez do tipo texto. Vou chamar este campo como “Remanescente do Buffer”. Para o cálculo do valor do campo será utilizada uma fórmula conforme abaixo:

 

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E finalmente vamos adicionar o que foi calculado no campo ao lado da barra do Gantt para as atividades de Buffer:

 

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Como o baseline ainda não foi criado, inicialmente aparecerá “ERROR” ao lado da barra. Assim que o baseline for criado, este erro é corrigido. Desta forma, vamos criar o baseline do projeto e ao término deste processo o cronograma deve ficar assim:

 

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Pronto! O buffer para gerenciamento de prazos em projetos está criado. Agora, na medida em que o cronograma for atualizado e as atividades forem sendo executadas, a data de inicio do buffer é alterada bem como o remanescente, apresentando assim o quanto ainda resta do seu Buffer Gerencial:

 

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Aperfeiçoe-se ainda mais! Baixe nosso e-book sobre dicas de MS Project 2013 e leia os outros artigos da série:

  1. Guia para a Faixa de Opções (Ribbons)
  2. Utilizando o Timeline
  3. Indicadores no Project: criando faróis
  4. Como utilizar um pool de recursos
  5. Criando e acompanhando buffers gerenciais nos cronogramas
  6. Gerenciamento de valor agregado e sua utilização no MS Project
  7. Nivelamento de recursos
  8. Duração, trabalho e alocação de recursos em projetos
  9. Fatores que afetam o cálculo do custo
  10. Principais atalhos de teclado: indo além do CTRL-C e CTRL-V
  11. Utilização de Linha de Base no Project
  12. Configurando o Gráfico de Gantt
  13. Apresentando o percentual concluído/planejado do projeto
Leia também  Dicas MS Project 2010 #7 - Nivelamento de recursos

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Andreia Justo

Sócia consultora da Euax, consultora em ERP pela UDESC, pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR, possui mais de 25 anos de experiência como gerente de projetos, certificada PMP, CBPP, e CSM pela Scrum Alliance.

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