Dicas MS Project 2010 #6 – Gerenciamento de Valor Agregado e sua utilização no MS Project

Gerenciamento de Valor Agregado

O conceito de Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) e sua aplicação

O PMI tem apontado que o uso do Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) como uma das principais ferramentas para que gerentes de projeto possam ter uma rápida visualização de como está o andamento dos seus projetos no que tange a custos e prazo. Por utilizar o conceito de que padrões e tendências podem e devem ser utilizados para prever o futuro, o Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) auxilia a responder algumas questões como:

  • O meu projeto está dentro do prazo planejado?
  • Qual o desvio no prazo?
  • Quanto tempo ainda resta até o fim das atividades?
  • Está dentro do orçamento?
  • Quanto ainda será necessário gastar para fechar o projeto?
  • Qual o valor que iremos superar ou que sobrará do orçamento?

E mais, caso seja verificado que existem problemas, o Gerenciamento de Valor Agregado pode auxiliar a responder:

  • Onde está o problema?
  • O que precisamos fazer para trazer o projeto de volta ao planejamento, ou para minimizar o desvio atual?

Porém, para que o Gerenciamento de Valor Agregado seja utilizado é de suma importância que o projeto tenha sido bem planejado. O planejamento do projeto irá definir:

  • Qual o trabalho que precisa ser feito e por quem?
  • Qual a duração e o custo para cada uma das atividades?
  • Quando cada uma das atividades precisa ser realizada?

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O planejamento é fundamental, pois todo o conceito baseia-se na comparação entre o que foi planejado e que está sendo realizado durante a execução. O GVA baseia-se inteiramente em cima de três variáveis:

  • Valor Planejado (VP) ou Custo Orçado do Trabalho Agendado (COTA): é o orçamento autorizado para o trabalho a ser executado para uma atividade.
  • Valor Agregado (VA) ou Custo Orçado do Trabalho Realizado (COTR): é o valor do trabalho realizado até o momento calculado sobre o valor planejado. A forma mais simples de calculo é:

VA = VP * %Completo da atividade.

  • Custo Real (CR) ou Custo Real Trabalho Realizado (CRTR): é o valor gasto até o momento para realização da atividade.

Assim, utilizando estas três variáveis, o que pode ser calculado e analisado?

Prazo (ou Tempo)

O que avaliar

Índice/Indicador utilizado

Fórmula

O projeto está adiantado ou atrasado?

VPR – Variação de Prazo.

VRP = VA – VP

Como está a utilização do tempo no projeto?

IDP – índice de Desempenho de Prazo

IDP = VA/VP

Qual a projeção de quando o projeto encerrará?

EPTt – Estimativa no Término ( tempo).

EPTt = Duração do projeto / IDP

 

 

Custo

O que avaliar

Índice/Indicador utilizado

Fórmula

O custo está acima ou abaixo do orçamento?

VC – Variação de Custo.

VC = VA – CR

Como está a utilização do orçamento do projeto?

IDC – índice de Desempenho de Custo

IDC = VA/CR

Quanto o trabalho restante custará?

EPT – Estimativa para Terminar.

EPT = (Orçamento Total – VA) / IDC

Qual o custo total esperado para o projeto?

ENT – Estimativa no término.

ENT = CR + EPT ou

ENT = ONT / IDC

Mas calcular tudo isso na mão dá um trabalhão, não é mesmo? Então, vamos ver como a ferramenta MS Project trata estes conceitos!

Leia também  Dicas MS Project 2010 #11 - Utilização de linha de base no Project

Utilização no Gerenciamento de Valor Agregado no MS Project 2010

O MS Project 2010 já traz em seu produto padrão todos os cálculos necessários para o GVA, basta parametrizar corretamente os cronogramas. Os seis passos abaixo são os necessários:

  1. Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet).
  2. Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Gráfico de Gantt (Gantt Chart).
  3. Verificar as atividades e indicar o Método de Cálculo para Valor Agregado.
  4. Salvar a Linha de Base para o projeto.
  5. Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana.
  6. Verificar os resultados através da Tabela de Valor Agregado.

1) Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet)

A Tabela de Recursos pode ser acessada através da seguinte opção no menu:

Image001

Na Tabela de Recursos é importante incluir os valores do custo hora para cada um dos participantes do projeto:

Image002

Se o custo para horas extras for maior que o custo padrão, é importante que tanto o custo padrão quando o custo para horas extras seja especificado. É com base nestas informações que o MS Project irá calcular o custo para cada uma das atividades. Sempre que uma nova pessoa for incluída no projeto o custo hora desta pessoa deve ser incluído através desta planilha.

2) Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Gráfico de Gantt

Este passo é bastante comum e acredito que a maior parte dos gerentes de projeto que utilizam o MS Project já trabalham associando recursos nas atividades. Inicialmente devemos voltar ao Gráfico de Gantt e para cada uma das atividades devemos associar o recurso. Em minha opinião, a forma mais simples de associar o recurso é utilizando ALT+F10. Este comando abre a tela se seleção de recursos para a atividade.

Image003

Dica #1: a tela de associação de recursos não precisa ser fechada a cada atividade. Podemos mantê-la aberta e selecionar as atividades no Gráfico de Gantt.

3) Verificar as atividades e indicar o Método de Cálculo para Valor Agregado

O MS Project 2010 tem um campo que permite ao usuário escolher o método de cálculo para o valor agregado. Isto significa que o gerente de projetos poderá escolher se o cálculo será sobre o Percentual Completo (% Complete) ou sobre o Percentual Físico Completo (Physical % Complete) da tarefa. Para acessar o campo basta incluir uma nova coluna no Gráfico de Gantt e selecionar o campo “Método de Cálculo para Valor Agregado” (Earned Value Method). É importante entender o que cada um dos campos significa e como é calculado:

  • % Completo: este campo é calculado baseado na duração da atividade. Ou seja, independente da quantidade de horas necessárias para a atividade o cálculo é através da duração.
  • % Físico Completo: este campo não é calculado e precisa ser atualizado manualmente a cada atualização de cronograma. Fica a critério do gerente de projetos informar qual o avanço físico da atividade.
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Dica #2: eu prefiro trabalhar com % Físico Completo em virtude da maior parte dos meus projetos serem de desenvolvimento de software. Neste caso as atividades são do tipo “Trabalho Fixo” e o % Completo acaba não refletindo com precisão o andamento do projeto. O que eu faço também é copiar o conteúdo que o MS Project calcula no % do Trabalho Completo para o % Físico Completo, pois esta campo reflete corretamente o andamento dos meus projetos.

Dica #3: é possível parametrizar o padrão para cálculo do valor agregado. Para isto é necessário ir ao menu “Arquivo”, escolher “Opções” e clicar em “Avançado”.

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4) Salvar a Linha de Base para o projeto

Este é outro passo bastante comum na utilização do MS Project. A linha de base tem por objetivo permitir acompanhar os desvios do planejamento já que salva uma fotografia do cronograma no início do projeto. Para o cálculo do valor agregado a linha de base serve para calcular o VP (valor planejado) para as atividades do projeto. Para atualizar a linha de base:

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Dica #4: O MS Project permite que o cronograma trabalhe com até 10 linhas de base salvas. Porém, para o cálculo do Valor Agregado é sempre utilizada a Linha de Base que está parametrizada. Para trocar a linha de base de calculo é necessário ir no menu “Arquivo”, escolher “Opções” e clicar em “Avançado”.

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5) Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana

Para que seja possível calcular o valor agregado é necessário que seja reportado o avanço do projeto. O ideal é que os valores sejam atualizados semanalmente. Esta atualização irá atualizar o percentual completo do projeto e o refletirá o andamento do projeto. Importante: caso você esteja utilizando o % Físico Completo para o cálculo do Valor Agregado, você precisará atualizar este campo também.

Dica #5: não deve-se esquecer de atualizar a data de status do cronograma. Além disto é necessário atualizar o cronograma para que o trabalho previsto e não realizado seja trazido para a data de status e nivelar novamente os recursos. Aliás, o valor agregado e seus indicadores são calculados baseados na data de status. Se esta data estiver errada os valores calculados estarão errados também.

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Dica #6: no MS-Projeto 2010 é possível criar Tabelas customizadas e salvá-las. Eu gosto de utilizar duas tabelas customizadas. Uma para Atualização dos Dados e outra para Acompanhamento. Para entrada de dados eu utilizo a tabela abaixo:

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6) Verificar os resultados através da Tabela de Valor Agregado

Agora o que falta é verificar as informações geradas para tomar as decisões necessárias quanto ao projeto. O MS Project já vem com uma tabela montada para Gerenciamento de Valor Agregado. Para acessar esta tabela deve-se ir na pasta “Exibição”, clicar no botão “Tabelas” e selecionar a opção “Mais Tabelas”. Será aberta uma tela onde será possível selecionar a tabela “Valor Acumulado”. Esta opção de visualização trará os valores calculados (VP, VA, CR,…) bem como os indicadores (IDP, IDC…):

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Caso você queira algo mais gráfico, o MS Project também vem com um relatório visual (apresentado no Excel) com as informações de Valor Agregado. Para acessá-lo basta ir na pasta “Projeto”, botão “Relatórios Visuais” e selecionar a opção “Valor Acumulado no Tempo”. Este relatório irá gerar um gráfico no Excel com o seguinte formato:

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Caso você queira mais informações sobre Gerenciamento de Valor Agregado, o PMI disponibiliza para seus associados gratuitamente um PDF com o “Practice Standard for Earned Value Management”. Para quem não é associado, é possível comprar a versão impressa do documento.

Aperfeiçoe-se ainda mais! Baixe nosso e-book sobre dicas de MS Project 2013 e leia os outros artigos da série:

  1. Guia para a Faixa de Opções (Ribbons)
  2. Utilizando o Timeline
  3. Indicadores no Project: criando faróis
  4. Como utilizar um pool de recursos
  5. Criando e acompanhando buffers gerenciais nos cronogramas
  6. Gerenciamento de valor agregado e sua utilização no MS Project
  7. Nivelamento de recursos
  8. Duração, trabalho e alocação de recursos em projetos
  9. Fatores que afetam o cálculo do custo
  10. Principais atalhos de teclado: indo além do CTRL-C e CTRL-V
  11. Utilização de Linha de Base no Project
  12. Configurando o Gráfico de Gantt
  13. Apresentando o percentual concluído/planejado do projeto

curso de ms project 

Andreia Justo

Sócia consultora da Euax, consultora em ERP pela UDESC, pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR, possui mais de 25 anos de experiência como gerente de projetos, certificada PMP, CBPP, e CSM pela Scrum Alliance.

10 thoughts on “Dicas MS Project 2010 #6 – Gerenciamento de Valor Agregado e sua utilização no MS Project

  1. Bom dia!
    IDP, mede o desempenho do projeto no indicador prazo, por que ele se baseia em custos do projeto?

    1. Bom dia Valmir, sim, essa é uma boa pergunta e é a base conceitual da Técnica do Valor Agregado (TVA). Claro, existem outros indicadores de desempenho de tempo baseados em tempo (como dias de atraso, por exemplo), mas a TVA consegue tudo baseado em Custo e Valor Agregado.
      Para uma boa idéia sobre a TVA, pode consultar o tópico “Análise de valor agregado” no MS Project. É bem instrutivo. Ou o post no nosso blog: “Técnica do Valor Agregado” http://www.euax.com.br/2015/01/tecnica_do_valor_agregado/ sobre um histórico e uso da técnica.

  2. Bom dia!
    IDP, mede o desempenho do projeto no indicador prazo, por que ele se baseia em custos do projeto?

    1. Bom dia Valmir, sim, essa é uma boa pergunta e é a base conceitual da Técnica do Valor Agregado (TVA). Claro, existem outros indicadores de desempenho de tempo baseados em tempo (como dias de atraso, por exemplo), mas a TVA consegue tudo baseado em Custo e Valor Agregado.
      Para uma boa idéia sobre a TVA, pode consultar o tópico “Análise de valor agregado” no MS Project. É bem instrutivo. Ou o post no nosso blog: “Técnica do Valor Agregado” http://www.euax.com.br/2015/01/tecnica_do_valor_agregado/ sobre um histórico e uso da técnica.

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