MS Project 2010 – Duração, trabalho e alocação de recursos em projetos

No Microsoft Project, você pode usar diferentes abordagens para fazer a alocação de recursos em projetos e criar os seus cronogramas.  Vou falar um pouco sobre um dos conceitos que mais gera dúvidas aos iniciantes do Microsoft Project.

O comportamento da ferramenta depende do tipo de tarefa padrão que você selecionou para o seu projeto e é recomendado que você faça esta configuração na fase inicial de construção do cronograma, antes de incluir informações de tarefas. Você pode construir seu cronograma, fazendo a alocação de recursos em projetos, baseado na duração ou trabalho.

A abordagem que você vai escolher depende das necessidades do seu plano, dos recursos e de como você quer que a ferramenta se comporte.

Planejamento de alocação de recursos em projetos baseado na duração

Agendamento baseado na duração é estimado do ponto de vista do tempo: a duração permanece fixa independente da quantidade de recursos que você alocar na tarefa. Chamamos isso de “duração fixa”. Muitos usuários preferem esta abordagem porque têm a necessidade de acompanhar datas e duração, mantendo o tempo inalterado independente dos recursos atribuídos.

Para entender como a ferramenta se comporta, é fundamental entender a diferença entre a duração e trabalho. A duração é a diferença entre a data início e a data fim de uma tarefa.

A duração é geralmente exibida em dias, mas pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses. Por padrão, é baseada nos horários de trabalho disponíveis do calendário padrão do Microsoft Project, que representa uma semana típica de 5 dias de 8 horas, segunda a sexta-feira, totalizando 40 horas.

Observe que quando você está estimando duração, se você digitar 7 dias na tarefa, a duração do projeto será exibida mostrando cerca de uma semana e meia. Se você digitar 30 dias (esperando que seja igual a um mês), não se surpreenda, pois a duração exibida será igual a 6 semanas.

A participação em um evento/feira/exposição/congresso é um bom exemplo onde a programação baseada na duração é útil. Se a tarefa (evento) dura 10 dias (e isto não muda!), e você atribuir uma pessoa a ela, então o Microsoft Project calcula o trabalho da seguinte forma:

Trabalho = 10 dias × 1 pessoa (mesmo que 100%) = 10 dias ou 80 horas

Duração fixa e datas fixas

É importante entender que duração fixa não é a mesma coisa que datas fixas. São funções diferentes no Microsoft Project.

Duração fixa significa que a duração não vai se alterar, independente da quantidade da alocação de recursos em projetos, mas as datas de início e fim estão livres para se moverem baseadas nos outros fatores, como data de início do projeto, dependências entre tarefas, calendários, etc.

Para datas fixas é diferente: são chamadas no Microsoft Project de restrições das tarefas. Você pode fixar a data de início ou fim de uma tarefa com restrições do tipo “Deve iniciar em” ou “Deve terminar em”, assim, estas datas permanecerão inalteradas independente de qualquer outro fator de cálculo.

Por exemplo: se você está planejando uma reunião externa com a sua equipe e reservou um local numa data específica, por exemplo, 15/06/2016.  Esta data é “fixa” e não pode alterar em função de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project.

Por outro lado, você pode ter “duração fixa” para uma tarefa do tipo “Impressão das apostilas”, que não vai ter datas fixas: se a estimativa de duração para a impressão é 3 dias e começa na segunda-feira,  ela irá encerrar na quarta-feira; se a data de início for alterada para terça-feira, a tarefa encerra na quinta-feira.

No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na duração (duração fixa), a duração de 10 dias se mantém constante independente dos recursos atribuídos. Assim, se você alocar 5 pessoas no evento a 100%, então pelo fato de a duração permanecer igual ao período do evento, o trabalho será calculado da seguinte forma:

Trabalho = 10 dias × 5 pessoas (mesmo que 500%) = 50 dias ou 400 horas

Planejamento baseado na duração é uma boa opção quando você quer que a duração do cronograma permaneça intacto e inalterado.

Planejamento de alocação de recursos em projetos baseado no trabalho

Trabalho, por outro lado, reflete o número de horas/pessoa (a quantidade de trabalho) necessário para executar as tarefas. A unidade de trabalho padrão no Microsoft Project é hora, e o agendamento normalmente é direcionado pela atribuição de recursos.

Muitos usuários preferem iniciar estimando o trabalho das tarefas, para em seguida atribuir os recursos, deixando então o  Microsoft Project calcular as datas de início e fim baseado nos níveis de carga dos recursos. Este tipo de agendamento é chamado de agendamento baseado no trabalho.

Para configurar o Microsoft Project para este tipo de agendamento, você ajusta o tipo de tarefa como “Trabalho fixo” ou “Unidades fixas” com a opção “Controlada pelo empenho” ligada.  Lembre que “Controlada pelo empenho” é um sinônimo de “Trabalho fixo”: trabalho  = esforço = empenho.

A relação entre Trabalho e Duração

Para entender a questão trabalho e duração, vamos considerar a fórmula que o Microsoft Project usa para controlar o agendamento.

Trabalho = Duração X Unidades

Você pode fixar uma das variáveis (baseado no “tipo” de tarefa que você escolher), digitar a 2a. variável e o MS Project calculará a 3ª. Como mostrado na figura abaixo, você pode também escolher uma combinação ao selecionar tanto “Unidades Fixas” como “Duração fixa” como tipo padrão para as tarefas e então ligar ou desligar a opção “Controlada pelo empenho”.

Por exemplo: se você escolher duração fixa e as novas tarefas forem “Controladas pelo empenho”, o  Microsoft Project tentará preservar tanto a duração quanto o trabalho quando você alterar seu cronograma. Se você modificar a duração de uma tarefa, ele não modificará o trabalho, mas irá alterar as unidades atribuídas a tarefa.

Por exemplo, vamos avaliar uma tarefa de pintura para detalhar o conceito de cronograma baseado no trabalho. Digamos que sua estimativa de trabalho para a tarefa seja de 10 dias ou 80 horas, mas, dependendo da quantidade da alocação de recursos em projetos (pintores), a duração irá variar.

• 1 pessoa a 100%, então a duração será de 10 dias
• 1 pessoa a 50%, então a duração será de 20 dias
• 2 pessoas a 100%, então a duração será de 5 dias

O Microsoft Project calcula as datas de início e o fim: assim, apesar do trabalho total permanecer inalterado, as datas do cronograma flutuam conforma os recursos atribuídos.

Vamos verificar a forma de ajustar as características das tarefas no Microsoft Project. Veja nos exemplos abaixo, que o comportamento do wizard se altera em função da seqüência de alteração dos atributos duração e trabalho que você fizer na tarefa.

Neste primeiro caso, executaremos os seguintes passos:

1. Crie uma atividade “Agendada Automaticamente”
2. Aloque um recurso tipo trabalho
3. Informe 5 dias para a duração: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo trabalho com 40 horas
4. Agora modifique o campo trabalho para 20 horas: veja que ele altera a duração, e apresenta o wizard para orientá-lo quanto as opções do agendamento

1. Crie uma atividade “Agendada Automaticamente”
2. Aloque um recurso tipo trabalho
3. Informe 40 horas para o trabalho: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo duração com 5 dias
4. Agora modifique o campo duração para 2,5 dias: veja que ele altera o trabalho, e o wizard apresenta outras opções para o agendamento

A tabela abaixo detalha como o Microsoft Project reage quando você faz mudanças de agendamento em uma tarefa dependendo do tipo e configurações da tarefa, ou ainda se estamos em modo “agendamento manual”.

No dia-a-dia das empresas, uma abordagem interessante é a criação de modelos (templates) para ajudar os seus gerentes de projetos e de recursos com os cronogramas dos projetos mais comuns. Um template com o tipo de tarefa padrão configurado em “Unidades fixas” e “Controladas pelo empenho”, que inclua assinalamento de recursos genéricos nas tarefas e todas as estruturas de dependências mais comuns entre as tarefas já parametrizadas.

Assim, o processo de planejamento de alocação de recursos em projetos típicos consistirá em substituir os recursos genéricos pelos recursos nomeados (reais) e as unidades (percentuais) estimadas para cada recurso nomeado dependendo de sua disponibilidade. Ao fazer a substituição dos recursos genéricos e feita a alimentação das unidades de alocação de recursos em projetos,  a duração e as datas de início e fim são calculadas automaticamente, resultando num cronograma puramente “controlado pelo trabalho”.

De qualquer forma, é sempre necessário avaliar cuidadosamente sobre como você trabalha e qual a melhor abordagem para o projeto em questão. Você pode estabelecer padrões para suas equipes de projeto, mas os requisitos vão mudar de um projeto para outro e de uma tarefa para outra.

O importante é lembrar que sua decisão quanto ao tipo de abordagem que será usado depende de como a tarefa vai ser executada: a programação do cronograma deve seguir a realidade de execução, ou seja, se a questão mais importante é o tempo de execução, use a abordagem baseada na “duração”; se o fundamental for o tempo de trabalho total alocado na tarefa (e.x. 32 horas), então use o planejamento baseado no trabalho.

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Roberto Gil Espinha

Sócio diretor da EUAX e Sócio Presidente/CEO do Artia, ferramenta de Gestão de Projetos. Bacharel em Administração de Empresas. Atua há mais de 15 anos em projetos com especial ênfase em Finanças e Tecnologia da Informação. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI (Project Management Institute), ITIL Foundation pelo EXIM, CSM (Certified Scrum Master) e CSP (Certified Scrum Professional) pela Scrum Alliance.