Dificuldades na implantação de um Software de Gerenciamento de Projetos

Software de gerenciamento de projetos

Ano passado, visitei a área de Tecnologia (P&D) de uma empresa com o objetivo de discutir a utilização de um software de gerenciamento de projetos. O fato curioso da história é que se trata da empresa para a qual ministrei meu primeiro curso Microsoft Project, em 1995.

Naquela época, a área ainda estava entrando no mundo Windows e avaliava a ferramenta para aquisição porque era algo muito importante para eles… até o momento nenhum software foi realmente implantado e o pessoal continua “se virando” com as planilhas eletrônicas.

Qual a dificuldade encontrada pelas empresas em implantar ferramentas de gerenciamento de projetos? Refaço essa pergunta constantemente até para avaliar a minha atuação como professor e consultor, visto que, como o caso relatado acima, muitos outros poderiam ser citados. Eis algumas razões para refletirmos:

Muitos acreditam que a ferramenta (software) resolve todos os problemas

É impressionante como ainda encontramos este tipo de abordagem. Ferramentas sem processos bem definidos e institucionalizados (sendo usados) e sem pessoas capacitadas dificilmente geram resultados efetivos. É só questão de tempo para ouvirmos alguém dizer que a ferramenta abandonada não funcionou adequadamente ou outra desculpa qualquer.

Falta de conhecimento da ferramenta

Por mais que o pessoal tenha familiaridade com as planilhas eletrônicas, os softwares de gerenciamento de projetos possuem aplicação particular e funcionalidades específicas. Frequentemente recebemos telefonemas e e-mails com afirmações como “o software ficou doido”.  Não preciso dizer que o diagnóstico precoce normalmente não está correto.

Pessoal, não existe demérito em fazer um estudo estruturado ou procurar cursos dos softwares de gerenciamento de projetos, além de planejar adequadamente a implantação como seria comum para qualquer outro software de gestão.

Criar os ambientes adequados, a estrutura de suporte, buscar especialistas, capacitar os envolvidos, dentre outras ações, devem acontecer de forma estruturada antes de achar que os produtos são inadequados e voltar para as planilhas.

Formação em gerenciamento de projetos

As funcionalidades encontradas nos softwares possuem uma base conceitual que deve ser conhecida. Lembro-me de uma reunião para a qual fui convidado porque o pessoal queria saber se eu já tinha visto o “bug” da ferramenta que alterou o Caminho Crítico. Ao final da reunião ficou caracterizado que a ferramenta não tinha bug e se tratava de “deficiência conceitual dos participantes”.

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Considero fundamental a participação em cursos de Gerenciamento de Projetos, mas uma boa formação vai além e exige experiência para que os conhecimentos sejam vivenciados e as habilidades desenvolvidas. Uma boa formação em GP é essencial.

Avaliação inadequada da aderência do software de gerenciamento de projetos

Outra situação que vivenciamos com freqüência é a tentativa de implantar ferramentas mais complexas do que a necessidade da empresa ou área. Vemos empresas que estão iniciando a implantação de boas práticas de gestão de projetos querendo, e muitas vezes comprando, ferramentas com muito mais funcionalidades do que o necessário para o momento.

Se, para iniciar, uma solução simples pode resolver boa parte dos problemas, então podemos parar de procurar e utilizar esta solução. Com o tempo a empresa descobrirá novas necessidades não atendidas e outros softwares mais completos poderão ser implantados com menos impacto, menos resistência e, consequentemente, com maiores chances de sucesso.

Metodologia e padrões

É preciso saber o que fazer e como fazer. Os processos de gerenciamento de projetos devem ser definidos, lembrando que as ferramentas são uma parte deste processo. Desta forma saberemos como usá-las e o que esperar delas. Vocês devem conhecer algumas empresas que fizeram o caminho contrário (primeiro compraram uma ferramenta) e agora estão com os softwares parados…

Falta de tempo para a gestão do projeto

Alguns não têm tempo para o planejamento, outros após o planejamento se enfronham na execução como se o monitoramento e o controle não necessitassem de tempo e energia. Estes normalmente são os mesmos que arranjam tempo para apagar os incêndios (apenas os incêndios mais urgentes) decorrentes da falta de gestão.

Lembro ainda que durante todo o projeto teremos reprogramações. Sim, o planejamento não termina quando o plano está aprovado: ele é composto por processos necessários durante todo o projeto para que o empreendimento atinja os objetivos para os quais foi criado. E o uso das ferramentas, em decorrência destes processos, também exige tempo.

Falta de crença de que Gerenciamento de Projetos vale à pena

Isto é o mais grave! Existem profissionais que estudam o assunto e desenvolvem um bom discurso visando o crescimento profissional, mas não incorporam o valor (ou a crença) de que gerenciar projetos é uma boa ideia e gera benefícios. Cada vez mais tenho incentivado as pessoas a pensarem sobre a essência de suas atividades profissionais… Notem que as razões citadas acima vão do detalhe (métodos, técnicas e ferramentas) à essência (crenças e valores), e estes últimos são mais importantes.

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Como adoro softwares de gerenciamento de projetos, tanto quanto contar histórias, lembrei que há dois anos fiquei muito orgulhoso ao encontrar em uma caixa velha a documentação de um evento para aproximadamente 300 pessoas, organizado em 1988. Foi um projeto bem sucedido com reedições nos anos posteriores, a documentação cobria desde a iniciação até os números finais do evento e, inclusive, usei como exemplo em um curso ministrado este ano.

A ferramenta utilizada na época? Uma máquina de escrever Olivetti portátil e, para o Gráfico de Barras (Gantt), um software para DOS chamado FlowChart. Um luxo permitido pela empresa na qual fazia estágio.

Para finalizar, além de aconselhar os amigos que atentem para as questões acima, vou usar Joseph M. Juran: a melhor ferramenta é aquela mais adequada ao uso.

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