Passo-a-passo: constituindo um PMO sem retroescavadeira!

Escritório de Projetos (PMO)

O que tem a ver um PMO e uma retroescavadeira?

Bom, imagine que você precise fazer um buraco, e tenha a oportunidade de utilizar uma retroescavadeira novinha, com comandos às mãos, braços hidráulicos, grande capacidade de carga e ainda por cima, ar-condicionado. Não seria sensacional?

É isto que muitas organizações pensam ao idealizar um PMO, tendo por primeiro passo a aquisição da retroescavadeira, ou seja, um software mágico que faça balanceamento de cronogramas, nivelamento de carga de recursos, priorização de projetos, tudo isto com apenas um clique.

O problema é que estas organizações não sabem ao certo qual o tamanho do buraco, a profundidade, o tipo de terreno, enfim, desconhecem quais os passos e ferramentas mais adequadas para fazer o buraco dentro do seu ambiente.

Por que não tentar começar com uma pá? Se não tiver pá, use a mão! Este é o segredo para uma implementação de sucesso. Faça com os recursos disponíveis e não fique esperando que a retroescavadeira esteja disponível para começar a trabalhar.

Uma ferramenta completa não facilitará seu processo, muito pelo contrário, poderá muitas vezes atrapalhar, fazendo com que você adéqüe seus processos à ferramenta e não a ferramenta aos seus processos.

A implementação de um PMO exige muita energia, persistência e principalmente muitas adequações às necessidades específicas da sua organização, portanto, se você estiver utilizando uma pá, será muito mais fácil você realizar adequações do que se você tiver no ar-condicionado de uma retroescavadeira, sem contato direto com as adversidades do dia-a-dia de uma implementação.

Uma licença de MS-Project, Excel e um pouco de conhecimento em tabela dinâmica já é um bom começo, isto é o suficiente para você estabelecer padrões de controle de demandas, informativos de projetos, gerenciar capacidade de equipe, realizar checagens (Quality Assurance) e manter um portfólio de projetos sob controle.

Parece fácil, não é? E é mesmo, basta ter disciplina, processos bem estabelecidos e documentados, e o resto é só transpiração.

Como um escritório de projetos (PMO) pode melhorar os resultados das suas iniciativas

Então vamos lá, literalmente mãos à obra.

Construindo um PMO

1º Passo

Comece analisando seu terreno (ambiente), suas necessidades de indicadores, sua maturidade em gerenciamento de projetos, ou seja, comece por um diagnóstico de maturidade.

2º Passo

Analise seus processos, formais e informais, documente-os de maneira clara. É importante que os processos sejam levantados pelos executores e não pela gestão, pois na prática a equipe pode executar atividades não reconhecidas pela organização. Neste passo uma análise de processos (as-is e to-be) é de fundamental importância para o sucesso da implementação, sendo que, estes processos devem ser construídos pelos executores. Leiam-se executores todos os participantes do processo, do fornecedor ao cliente, do patrocinador ao usuário final, todos mesmo. É recomendável a utilização da notação BPMN, visando automatização dos processos após a estabilização dos mesmos.

3º Passo

Utilize a pá! Coloque o processo para rodar com as ferramentas que você tem em mãos. Quanto mais simples, melhor, pois mudanças serão necessárias e você não poderá perder o timing do processo porque a ferramenta a ou b está se comportando de uma forma diferente da desenhada no processo. Isto pode gerar descrédito ao processo e colocar em risco a credibilidade das informações disponibilizadas pelo PMO.

4º Passo

Defina metas, indicadores, mensure seu processo e otimize-o. Os resultados dos seus projetos, o nível de controle do seu portfólio e a otimização da capacidade da sua equipe irão surpreendê-lo.

5º Passo

Agora sim! Procure uma retroescavadeira.

Descomplicando o PMO

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