Passo-a-passo: Constituindo um PMO sem retroescavadeira!

O que tem haver um PMO e uma retroescavadeira? Bom, imagine que você precise fazer um buraco, e tenha a oportunidade de utilizar uma retroescavadeira novinha, com comandos às mãos, braços hidráulicos, grande capacidade de carga e ainda por cima, ar-condicionado. Não seria sensacional? É isto que muitas organizações pensam ao idealizar um PMO, tendo por primeiro passo a aquisição da retroescavadeira, ou seja, um software mágico que faça balanceamento de cronogramas, nivelamento de carga de recursos, priorização de projetos, tudo isto com apenas um clique.

O problema é que estas organizações não sabem ao certo qual o tamanho do buraco, a profundidade, o tipo de terreno, enfim, desconhecem quais os passos e ferramentas mais adequadas para fazer o buraco dentro do seu ambiente.

Por que não tentar começar com uma pá? Se não tiver pá, use a mão! Este é o segredo para uma implementação de sucesso. Faça com os recursos disponíveis e não fique esperando que a retroescavadeira esteja disponível para começar a trabalhar. Uma ferramenta completa não facilitará seu processo, muito pelo contrário, poderá muitas vezes atrapalhar, fazendo com que você adéqüe seus processos à ferramenta e não a ferramenta aos seus processos.

A implementação de um PMO exige muita energia, persistência e principalmente muitas adequações às necessidades específicas da sua organização, portanto, se você estiver utilizando uma pá, será muito mais fácil você realizar adequações do que se você tiver no ar-condicionado de uma retroescavadeira, sem contato direto com as adversidades do dia-a-dia de uma implementação.

Uma licença de MS-Project, Excel e um pouco de conhecimento em tabela dinâmica já é um bom começo, isto é o suficiente para você estabelecer padrões de controle de demandas, informativos de projetos, gerenciar capacidade de equipe, realizar checagens (Quality Assurance) e manter um portfólio de projetos sob controle. Parece fácil, não é? E é mesmo, basta ter disciplina, processos bem estabelecidos e documentados, e o resto é só transpiração.

Então vamos lá, literalmente mãos à obra.

1º Passo: Comece analisando seu terreno (ambiente), suas necessidades de indicadores, sua maturidade em gerenciamento de projetos, ou seja, comece por um diagnóstico de maturidade.

2º Passo: Analise seus processos, formais e informais, documente-os de maneira clara. É importante que os processos sejam levantados pelos executores e não pela gestão, pois na prática a equipe pode executar atividades não reconhecidas pela organização. Neste passo uma análise de processos (as-is e to-be) é de fundamental importância para o sucesso da implementação, sendo que, estes processos devem ser construídos pelos executores. Leiam-se executores todos os participantes do processo, do fornecedor ao cliente, do patrocinador ao usuário final, todos mesmo. É recomendável a utilização da notação BPMN, visando automatização dos processos após a estabilização dos mesmos.

3º Passo: Utilize a pá! Coloque o processo para rodar com as ferramentas que você tem em mãos. Quanto mais simples, melhor, pois mudanças serão necessárias e você não poderá perder o timing do processo porque a ferramenta a ou b está se comportando de uma forma diferente da desenhada no processo. Isto pode gerar descrédito ao processo e colocar em risco a credibilidade das informações disponibilizadas pelo PMO.

4º Passo: Defina metas, indicadores, mensure seu processo e otimize-o. Os resultados dos seus projetos, o nível de controle do seu portfólio e a otimização da capacidade da sua equipe irão surpreendê-lo.

5º Passo: Agora sim! Procure uma retroescavadeira.

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