Última atualização em 20/11/2023
Num projeto de transformação de processos, existe um gateway que determina o final da etapa de planejamento. Neste, os gestores avaliam a continuidade da execução das ações programadas com base na viabilidade financeira da solução. Apesar de extremamente importante, este assunto invariavelmente não é suficientemente enfatizado pelas organizações. As consequências dessa atitude são bastante impactantes.
Em primeiro lugar, ela afeta o processo de seleção e priorização das ações relacionadas ao portfólio de processos. A escolha das ações, sejam estas de melhoria, redesenho ou reengenharia de processos, depende de uma estimativa, mesmo que inicial, da relação custo/benefício da ação.
Se esta não ocorre, o processo de seleção será baseado unicamente em informações técnicas e qualitativas, tornando-a pobre e desacoplada do orçamento e do planejamento financeiro. Além disso, esta avaliação proporciona subsídios para a elaboração de estratégias no aproveitamento de benefícios fiscais.
As barreiras
As razões desta ausência podem residir em dois pilares: o primeiro é a falta de uma cultura de análise de investimentos na organização (seja para investimentos em projetos de transformação ou outros). Neste caso, refletida pela falta de conhecimento e disseminação da disciplina entre colaboradores e principalmente entre os gestores.
A ausência de sua aplicação sistemática é reforçada pela falta de incentivos em capacitação e no desenvolvimento de mecanismos de governança e de sua operacionalização através de procedimentos formais. O segundo, reside na separação funcional entre as responsabilidades da área responsável pela condução de projetos de processos e da área de investimentos.
Neste caso, os silos funcionais restringem a comunicação e a disseminação do conhecimento entre os participantes do processo, dificultando a troca de informações e a operacionalização da avaliação do investimento.
As técnicas para investimentos em projetos de transformação
No caso da existência de um processo formal de avaliação de investimentos, a dúvida entre gestores de projetos de processos é selecionar qual das técnicas existentes é a mais adequada. Existem quatro alternativas normalmente utilizadas: Payback, ROI (Return On Investment), TIR (Taxa Interna de Retorno) e VPL (Valor Presente Líquido).
Payback
A técnica de payback é uma técnica simples e mede a velocidade de recuperação do investimento, fornecendo um prazo para o seu retorno. Entretanto, possui uma grande desvantagem pois desconsidera todos os fluxos de entrada de benefícios após o retorno ter sido alcançado.
Desta forma, não considera o montante do benefício e dois investimentos com benefícios bastante distintos podem ter iguais períodos de payback. Uma variação desta técnica é o payback descontado que é uma alternativa que leva em conta a o valor do dinheiro no tempo.
ROI
O retorno sobre o investimento (ROI) mede o retorno relativo ao investimento. Como reflete uma porcentagem, o problema ocorre com valores de investimentos bem distintos que podem apresentar os mesmos retornos de ROI.
TIR
A taxa interna de retorno (TIR) possui um cálculo relativamente mais complexo para seu entendimento e resulta num valor que é facilmente comparável com uma taxa de oportunidade. Porém, pode possuir uma restrição técnica para fluxos de caixa que apresentam mais de uma inversão de sinais podendo resultar em uma raiz negativa.
Uma observação e premissa a serem considerados é que os fluxos de benefícios líquidos são reinvestidos sempre à taxa da própria TIR.
VPL
A técnica de valor presente líquido (VPL), mostra por sua vez, o montante líquido do retorno refletido em um valor do dinheiro no momento atual. O desafio é selecionar a taxa mínima de atratividade (TMA) ou custo de capital mais adequados para o cálculo.
Neste caso, recomenda-se utilizar-se de cenários que contemplam as várias taxas estimadas conforme a expectativa do mercado. Diferentemente da TIR, o benefício líquido é reinvestido utilizando a TMA ou taxa de custo de capital.
Além da utilização das técnicas, outros procedimentos complementares fazem parte desta avaliação. O primeiro deles é a possibilidade de correção do fluxo de benefícios pela taxa de inflação estimada que pode afetar o cálculo para grandes valores, principalmente quando o período de avaliação for muito longo. O segundo procedimento engloba a consideração do benefício fiscal pela ação da redução de lucro da organização em decorrência das despesas incorridas durante o projeto.
O terceiro é a possibilidade de ativação das despesas envolvidas no projeto. Esta estratégia pode ser adotada pela organização quando se deseja compatibilizar o timing de recebimento de benefícios com a incidência das despesas. Desta forma, as despesas são ativadas durante a execução do projeto e são posteriormente depreciadas logo após a implantação do projeto. O quarto é a identificação de projetos de inovação que contemplam, por exemplo a Lei do Bem, obtendo um benefício fiscal extremamente significativo.
Conclusão
Para uma plena implantação e utilização do processo de avaliação de investimentos em projetos de transformação, alguns pontos devem ser contemplados. Verifica-se que, além do conhecimento das técnicas de avaliação de investimentos, é importante a implantação de uma cultura onde o apoio e conhecimento dos gestores é fundamental.
A existência de procedimentos formais e investimentos em capacitação são essenciais neste sentido, cujo assunto deve ser encarado não como um modismo, mas deve ser tratado como parte de uma rotina de trabalho. Outro grande entrave para o cálculo de benefícios é fazer esta estimativa logo no início do projeto, porém sem abrir mão do seu refinamento que é feito ao longo do tempo até a sua implantação.
Apesar da técnica de VPL ser bastante difundida, uma combinação de técnicas sempre é recomendável para a visualização dos retornos nos investimentos em projetos de transformação, onde o desafio é entender cada uma de suas limitações. Definir claramente o tipo de projeto ou ação e as suas variáveis determinantes como a taxa mínima de atratividade (TMA) que refletirá no nível de incerteza e risco dos cenários e o período de apropriação do benefício são igualmente decisivos.
Finalmente, é necessário desenvolver ou adaptar a estrutura de governança de projetos existente, onde a avaliação de investimentos é uma das etapas obrigatórias do processo. Deve ser obrigatório não somente durante as fases de estimativa inicial e refinamento durante o desenvolvimento, mas principalmente na apuração do benefício após implantação do projeto. Neste ponto, será verificada a eficácia das ações além de realimentar o processo de avaliação de investimentos num processo de melhoria contínua da governança.
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
