Elaborando seu cronograma do projeto na gestão de tempo

gestão de tempo

A área de gestão de tempo do projeto é preocupada em criar e controlar o cronograma do projeto, ficando preocupada com as atividades, seus recursos necessários para a execução das atividades, além de realizar o seu sequenciamento para a sua execução. A gestão de tempo em projetos dentro das organizações é um indicador que cada vez mais se busca menores erros em seu planejamento. Falaremos sobre gestão de tempo nos projetos, e para o desenvolvimento deste assunto podemos ir em duas linhas de raciocínio: compreendermos um pouco dos processos segundo o Guia PMBOK® e suas etapas ou falarmos sobre conceitos de administração de tempo para otimização na execução de atividades, mas vamos ficar no entendimento das etapas, área de tempo na gestão de projetos.

                Tudo na gestão de tempo é interligado, o não cumprir de um prazo gera insatisfação com o seu cliente (qualidade) e geralmente impacta o financeiro da empresa (custo) e outras áreas. O que já podemos identificar neste processo é que se trata de uma área bem visual, ou seja, em seu resultado final é gerado o famoso cronograma, item este que para sua produção é necessário passar por etapas em sua construção mas que nem sempre é possível ter o tempo suficiente de elaboração de forma correta com a obtenção das informações e dados necessários. Quem nunca ouviu o pedido do seu cliente ou gestor logo no início do projeto a pergunta de quando o cronograma será entregue? Quando o projeto termina? E seus marcos de entregas, as vezes nem mesmo o escopo do projeto está definido, mas já se busca este documento. O cronograma serve para ajudar as partes interessadas a entender como o trabalho será feito e também serve de apoio para acompanhar o progresso do projeto. Para elaborar e desenvolver o cronograma, o mesmo deve ser baseado de acordo com as entregas da EAP, que será decompor os pacotes definidos em atividades, quantas forem necessárias para a sua entrega.

              Previsões na gestão de tempo

                Um problema com os prazos dentro de um projeto é que o mesmo é ligado a uma previsão. As previsões são elaboradas e produzidas durante o planejamento do projeto e estão sujeitas a oscilações, e o que podemos fazer é buscar a melhor previsão possível no planejamento utilizando as ferramentas e técnicas disponíveis, e quando de fato o projeto estiver em sua execução trabalhar para que a mesma seja cumprida, portando já sabemos que quanto maior o tempo no planejamento maiores são as chances de sucesso.

             Definição das atividades

                Após o desenvolvimento do documento de planejamento, com as diretrizes que deverão ser tomadas, suas políticas e as formas que as etapas serão estabelecidas e gerenciadas a primeira coisa que se deve fazer é a definição das atividades, na qual se faz a identificação das atividades que serão necessárias para produzir as entregas do seu projeto, e lembrando que neste momento já temos a EAP produzida, e com base nele identificar todas as atividades necessárias para a sua entrega, não pensando em mais nada além do que deve ser feito, esqueça o tempo necessário ou quem irá executar ou a sua sequência, apenas deve-se decompor os pacotes de trabalho em uma lista de atividades, ok? Para listar as atividades utilize os especialistas no produto, a equipe do projeto e quem tiver maiores conhecimentos do que deverá ser entregue.

                De posse de todas as atividades necessárias para execução e entrega dos pacotes será o momento de sequencia-las em ordem de realização, o que deve ser feito antes ou depois, em paralelos ou atividades do tipo mandatórias que devem ser respeitadas. Seguindo a linha do Guia PMBOK, o resultado desta etapa do planejamento será que após a realização do sequenciamento das atividades o seu resultado será a geração do diagrama de rede, segue abaixo uma imagem básica de um diagrama de rede, mas não se preocupe, pois se tiver utilizando uma ferramenta como o Microsoft Project, por exemplo, o diagrama de rede é criado automaticamente de acordo com o seu preenchimento das atividades e a sua sequência.

           Estimando tempo e recursos

                Podemos agora realizar o processo de estimar os recursos das atividades. Um ideal é pensar em realizar por partes, focar seu esforço para cada ação. Quando pensarmos em estimar os recursos é importante entender que não se trata apenas de recursos do tipo pessoas, mas também pensar sobre o que se precisa também de materiais necessários para aquela entrega, pois dessa saída, o cronograma, é uma entrada em custos, servirá como base de estimativa também por lá.

                E agora que já sabemos quais recursos precisamos em cada atividade, podemos estimar o tempo necessário de cada uma delas, é o que será realizado no processo de estimar as durações das atividades, pois a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados, por exemplo se foram determinados recursos seniores ou juniores e a sua quantidade tudo isso impactará na duração. Para estimar as durações podemos utilizar algumas técnicas, destacando três delas. As estimativas análogas, que tem como base utilizar projetos similares e quando não há muita informação sobre o projeto, ocorrendo geralmente no início do projeto. Temos as estimativas paramétricas, que também pode ser baseada em projetos anteriores e similares, porém a fonte utilizada são dados que podem ser de certa forma medidos, um exemplo simples é se na sua fonte de estimativa a atividade for de uma pintura de parede e houver o registro de que um pintor levou uma hora por parede você irá estimar em seu projeto de acordo com a quantidade de paredes e assim multiplicar, entende o conceito?

                E temos a estimativa chamada de três pontos, quando é utilizada três faixas, uma informação histórica com uma duração otimista, uma mais provável e outra pessimista, sendo uma técnica para definir uma faixa aproximada, conhecido o seu cálculo como estimativa PERT, dê uma pesquisa para conhecer mais. Uma observação que esta técnica também é utilizada em custos para sua estimativa.

                Como penúltima etapa de planejamento da área de tempo o seu processo é o desenvolver o cronograma, etapa que simplesmente consolida tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma do projeto. Existem muitas técnicas neste processo, como método do caminho crítico, otimização dos recursos, antecipações e esperas, compressão de cronograma e outros, podemos discutir se quiser em outro momento, para este momento, basta entender que será a consolidação e assim gerar o modelo do cronograma. E agora é só controlar!

            Conclusão

                Existem diversas formas de se estruturar um cronograma, para cada projeto você irá avaliar a melhor forma de monitoramento que lhe permita uma melhor gestão. As duas estruturas mais comuns são: por entregas ou realizar por fases. Na forma de entregas, será quebrado o produto ou serviço a ser entregue em pedaços e organizar as atividades para conclusão desses pedaços individualmente e já por fases será criado um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organizar as atividades para sua conclusão.

O controle e o seu monitoramento são essenciais para que se percebam possíveis desvios com antecedência ainda em tempo de correção, para esta gestão deve se dar a atenção e dedicação ao máximo, e o que ironicamente como o tema principal deste artigo, demanda tempo para realização. E durante este controle serão gerados os indicadores de desempenho do trabalho do projeto, revisões no cronograma e geração de novas linhas de base. Gerenciar prazos exige conhecimento e utilização de metodologias, e nesta gestão o seu cumprimento reflete diretamente no sucesso do projeto e nas estatísticas sobre gestão de projetos da sua organização.

          Dicas

            1)    Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma pois um cronograma desatualizado não serve para nada.

2)    Não esqueça de configurar o calendário do projeto, sendo essencial para se chegar a um cronograma mais realista, inserindo os feriados, folgas e férias.

3)    Atenção na inserção das dependências entre as atividades, veja e reveja, dependências erradas pode gerar um grande “buraco” de esforço no projeto ou mesmo atrasando a entrega do projeto exibida.

4)    Não ter tarefas maiores do que 40 horas, tarefas entre 8 e 40 horas são melhores para o seu gerenciamento e tomadas de decisões mais rápidas.

5)    Destaque os marcos e suas entregas importantes, irá ajudar na gestão e além de ser boas práticas para um status mais executivo de completude das entregas.

6)    Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto em Projetos e Atividades. Uma ótima opção é utlizar a Timesheet Online.

 

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