Como elaborar o Cronograma do Projeto na Gestão de Tempo

gestão de tempo

A área de gestão de tempo do projeto é preocupada em criar e controlar o cronograma do projeto, ficando encarregada das atividades, dos recursos necessários para a execução das atividades, além de realizar o sequenciamento para a sua execução e é um indicador que cada vez mais se busca menores erros em seu planejamento.

Nesse texto falaremos sobre gestão de tempo nos projetos, e para o desenvolvimento deste assunto podemos ir em duas linhas de raciocínio: compreendermos um pouco dos processos segundo o Guia PMBOK® e suas etapas ou falarmos sobre conceitos de administração de tempo para otimização na execução de atividades, mas vamos ficar no entendimento das etapas, área de tempo na gestão de projetos.

O Cronograma na Gestão de Tempo em Projetos

Tudo na gestão de tempo é interligado, o não cumprir de um prazo gera insatisfação com o seu cliente (qualidade) e geralmente impacta o financeiro da empresa (custo) e outras áreas, por isso essa é uma área muito importante.

O que já podemos identificar neste processo é que se trata de uma área bem visual, pois em seu resultado final é gerado o famoso cronograma, recurso para gestão de tempo que deixa todos os prazos visível a todos.

O cronograma serve para ajudar as partes interessadas a entender como o trabalho será feito e também serve de apoio para acompanhar o progresso do projeto. Para elaborar e desenvolver o cronograma, o mesmo deve ser baseado de acordo com as entregas da EAP, que será decompor os pacotes definidos em atividades, quantas forem necessárias para a sua entrega.

A elaboração do cronograma pode ser bastante complicada, já que é necessário passar por etapas onde nem sempre é possível ter tempo suficiente de elaboração, com todas as informações e dados necessários para fazer da forma correta.

Esse é um recurso muito importante, afinal, quem nunca ouviu o pedido do seu cliente ou gestor logo no início do projeto: quando o cronograma será entregue? Quando o projeto termina? Todas essas perguntas podem ser respondidas com o cronograma.

Prazos na Gestão de Tempo em Projetos

Um problema com os prazos dentro de um projeto é que o mesmo é ligado a uma previsão.

As previsões são elaboradas e produzidas durante o planejamento do projeto e estão sujeitas a oscilações, e o que podemos fazer é buscar a melhor previsão possível no planejamento utilizando as ferramentas e técnicas disponíveis, e quando de fato o projeto estiver em sua execução trabalhar para que a mesma seja cumprida, portando já sabemos que quanto maior o tempo no planejamento maiores são as chances de sucesso.

Como elaborar o Cronograma na Gestão de Tempo em Projetos

Para elaboração do cronograma é preciso ter em mãos o documento de planejamento do projeto completo. Aí então é que os passos abaixo poderão ser seguidos:

1) Definição das atividades

A primeira coisa que se deve fazer é a definição das atividades, na qual se faz a identificação das atividades que serão necessárias para produzir as entregas do seu projeto.

Lembrando que neste momento já temos a EAP produzida, e com base nela é possível identificar todas as atividades necessárias para a entrega do projeto, não pensando em mais nada além do que deve ser feito, esqueça o tempo necessário, quem irá executar ou qual a sua sequência, apenas deve-se decompor os pacotes de trabalho em uma lista de atividades. Para listar as atividades utilize os especialistas no produto, a equipe do projeto e quem tiver maiores conhecimentos do que deverá ser entregue.

2) Sequenciar as atividades 

De posse de todas as atividades necessárias para execução e entrega dos pacotes, este será o momento de sequencia-las em ordem de realização, o que deve ser feito antes ou depois, em paralelos ou atividades do tipo mandatórias que devem ser respeitadas.

Seguindo a linha do Guia PMBOK, o resultado desta etapa será a geração do diagrama de rede.

Ao utilizar softwares para fazer a gestão de projetos esse diagrama de rede pode ser criado automaticamente de acordo com o seu preenchimento das atividades e  da sua sequência.

3) Estimar Tempo e Recursos

Podemos agora realizar o processo de estimar os recursos das atividades.

O ideal é pensar em realizar por partes, focar seu esforço para cada ação. Quando pensamos em estimar os recursos é importante entender que não se trata apenas de recursos do tipo pessoas, mas também pensar quais materiais são necessários para aquela entrega.

E agora que já sabemos quais recursos precisamos em cada atividade, podemos estimar o tempo necessário de cada uma delas, é o que será realizado no processo de estimar as durações das atividades, pois a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados. Por exemplo: a duração do projeto pode ser diferente se os recursos empregados forem seniores ou juniores, além da quantidade de profissionais envolvidos.

Para estimar as durações podemos utilizar algumas técnicas, destacamos abaixo três delas:

Estimativa análoga

Consiste em utilizar bases de projetos similares para estimar as durações. É utilizada quando não há muita informação sobre o projeto.

Estimativa paramétrica

Também pode ser baseada em projetos anteriores e similares, porém a fonte utilizada são dados que podem ser de certa forma medidos. Vamos a um exemplo simples para entender: se a sua fonte de estimativa a atividade for de uma pintura de parede e houver o registro de que um pintor levou uma hora por parede você irá estimar em seu projeto de acordo com a quantidade de paredes e assim multiplicar.

Estimativa três pontos

Nesse tipo de estimativa são utilizadas três faixas: uma de informação histórica com uma duração otimista, uma mais provável e outra pessimista. O cálculo utilizado para definir uma faixa aproximada é o cálculo de estimativa PERT, técnica também utilizada em estimativa de custos.

4) Desenvolver o Cronograma

Como penúltima etapa de planejamento da área de tempo o seu processo é o desenvolver o cronograma, etapa que simplesmente consolida tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma do projeto.

Existem muitas técnicas neste processo, como método do caminho crítico, otimização dos recursos, antecipações e esperas, compressão de cronograma e outros, se quiser saber mais sobre técnicas de desenvolvimento de cronograma, confira o webinar abaixo.

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Tipos de Monitoramento de Cronograma

Existem diversas formas de se estruturar um cronograma, para cada projeto você irá avaliar a melhor forma de monitoramento que lhe permita uma melhor gestão. As duas estruturas mais comuns são: por entregas ou por fases.

Por entregas

Na forma de entregas, será quebrado o produto ou serviço a ser entregue em pedaços e organizar as atividades para conclusão desses pedaços individualmente.

Por fases

Por fases será criado um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto, organizando as atividades de acordo com essas fases para sua conclusão.

O controle e monitoramento são essenciais para que se percebam possíveis desvios com antecedência ainda em tempo de correção, para esta gestão deve se dar a atenção e dedicação ao máximo, e o que ironicamente como o tema principal deste artigo, demanda tempo para realização.

E durante este controle serão gerados os indicadores de desempenho do trabalho do projeto, revisões no cronograma e geração de novas linhas de base.

Gerenciar prazos exige conhecimento e utilização de metodologias, e nesta gestão o seu cumprimento reflete diretamente no sucesso do projeto e nas estatísticas sobre gestão de projetos da sua organização.

Dicas

1) Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma, pois um cronograma desatualizado não serve para nada.

2) Não esqueça de configurar o calendário do projeto, sendo essencial para se chegar a um cronograma mais realista, inserindo os feriados, folgas e férias.

3) Atenção na inserção das dependências entre as atividades, sempre veja e reveja, pois dependências erradas podem gerar um grande “buraco” de esforço no projeto ou mesmo atrasar a entrega do projeto.

4) Não ter tarefas maiores do que 40 horas. Tarefas entre 8 e 40 horas são melhores para o seu gerenciamento e para tomadas de decisões mais rápidas.

5) Destaque os marcos e suas entregas importantes. Isso ajudará na gestão e é uma boas prática para um status mais executivo de completude das entregas.

6) Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto em Projetos e Atividades. Uma ótima opção é utilizar um Timesheet Online, como o Artia.

Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas essenciais

Guia PMBOK® é uma marca registrada do PMI.

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