Como fazer um planejamento de projetos que dá certo

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Para que um projeto tenha sucesso, além de conduzir sua execução de forma eficiente é essencial planejá-lo com muita atenção. Afinal, se o planejamento de projetos estiver mal definido, dificilmente os resultados poderão ser positivos. Por outro lado, se ele for bem-feito, você já tem meio caminho andado!

Quer conhecer em detalhes tudo que deve estar no planejamento de projetos e saber como elaborá-lo? Então você está no post certo! Acompanhe a leitura e aprenda como fazer um planejamento de projetos completo e do jeito certo.

O que é o planejamento de projetos?

O planejamento de projetos é uma série de práticas feitas no início do projeto, ou de cada onda ou Sprint, para estruturar os detalhes que devem guiar o gerenciamento e a execução do projeto.

A cada ciclo de planejamento é gerada uma linha de base, que servirá como referência para acompanhamento e análise da tendência do projeto. Isso vale, também, quando temos o replanejamento do projeto. Toda mudança aprovada deve ser planejada e registrada no plano de projeto.

O planejamento do projeto tem como objetivo detalhar as informações em um nível gerenciável, tornando-se uma referência completa sobre como o projeto deve ser conduzido e quais resultados que ele deve gerar. Há certas informações essenciais que devem ser levantadas no planejamento de projetos. São elas:

  • Nome do projeto

É importante definir como o projeto será conhecido dentro da empresa, para facilitar a comunicação.

  • Partes interessadas

As partes interessadas contemplam o time do projeto, o gerente do projeto, patrocinador e os principais interessados no resultado do projeto.

  • Escopo

Quando estamos tratando de escopo, vamos abranger o objetivo do projeto e as características da solução que será entregue pelo projeto. Aqui na Euax Consulting, gostamos de descrever, também, o que não será feito pelo projeto, reduzindo o risco de expectativas ocultas sobre as entregas.

  • Metas de sucesso

É importante definir as referências para avaliar se o projeto atingiu as expectativas por meio de indicadores. Podemos estabelecer indicadores de projeto e indicadores de negócio para avaliar se alcançamos os resultados esperados.

  • Riscos

Devemos identificar a lista dos principais riscos ao projeto. Comumente, temos apenas a identificação dos principais riscos e ações de mitigação para os riscos de maior impactos, mas, como foi dito no início, isso pode variar conforme as características do projetos e da organização onde ele está sendo executado.

  • Cronograma

Com o entendimento do escopo, riscos, metas e envolvidos é possível fazer o detalhamento das tarefas e marcos do projeto, estabelecendo as datas de entrega, o esforço estimado e os responsáveis por cada atividade.

  • Orçamento

Comumente as organizações controlam o orçamento do projeto de forma detalhada quando há muitas aquisições envolvidas. O custo de alocação da equipe dificilmente é detalhado, exceto se a organização trabalhar de forma projetizada.

A seguir, vamos te dar alguma dicas de pontos que você não pode deixar de avaliar quando estiver fazendo planejamento de projetos.

O que não posso esquecer quando planejar um projeto?

Antes de qualquer dica, é importante entendermos que o planejamento do projeto não é algo linear, ou seja, você não vai parar e dizer “agora vou planejar riscos”. Durante o planejamento de riscos você pode identificar necessidade de adequação do escopo ou de alguma aquisição, por exemplo. Logo, tudo vai sendo construído e adequado durante o planejamento de forma orgânica. De qualquer forma, vamos te apresentar algumas dicas de aspectos que você não pode esquecer quando planejar seus projetos. Confira:

1. Escolha a metodologia de gerenciamento de projetos

Na iniciação, quando o projeto é oficialmente aprovado, é comum ter a diretriz de qual metodologia será usada. Para começar a fazer o planejamento de projetos, é importante que a metodologia já tenha sido definida, e caso não tenha sido definida, esse deve o primeiro passo.

Entre metodologias tradicionais, metodologias ágeis e híbridas, o ideal é que você escolha a que mais combina com as características do seu projeto, com a cultura da organização e com o estilo da equipe envolvida.

Leia também  Gerenciamento de Custos em Projetos: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas

Tradicional, ágil e híbrida: qual a diferença?

Via de regra, a metodologia tradicional é mais indicada quando os projetos têm requisitos conhecidos e podem ter seu escopo detalhado já no início do planejamento (projetos de construção civil comumente utilizam essa metodologia). Nesse sentido, a metodologia tende a satisfazer organizações com pouca tolerância aos desvios de orçamento e de prazo.

Já a metodologia ágil é mais indicada quando o projeto não tem os requisitos bem definidos (como projetos de desenvolvimento de software, por exemplo), permitindo que o escopo seja detalhado ao longo da execução. Pela flexibilidade que apresenta, não há como fazer previsões de custo e prazo nesse tipo de metodologia.

A metodologia híbrida, por fim, combina práticas que unem o melhor do ágil e do tradicional: mesmo que o detalhamento do escopo seja feito ao longo do projeto (prática ágil), o gerente de projetos tem um controle significativo por fazer o sequenciamento das atividades (como no método tradicional) a cada Sprint, que é um período de trabalho delimitado. Dessa forma, a equipe do projeto dispõe de uma autonomia controlada.

Vale lembrar que ter uma metodologia padronizada traz muitos ganhos para a gestão do projeto, desde agilidade até compartilhamento de lições aprendidas, pois permite a comparação de projetos por similaridade.

Se ainda estiver em dúvida sobre qual metodologia adotar, recomendamos que assista ao nosso webinar que explica os benefícios e riscos das metodologias tradicionais, ágeis e híbridas.

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Com isso decidido, podemos partir para o próximo passo.

2. Detalhe o escopo do projeto

O escopo do projeto é a parte mais importante do planejamento, pois norteia todo o restante dos planos. No escopo temos os detalhes sobre todo o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado. Nele, deve-se descrever o que é o projeto, quais limites ele deve obedecer, quais serão as entregas, os critérios de validação, os objetivos a serem cumpridos e as restrições e premissas relacionadas.

Além disso, é importante esclarecer o que não será feito no projeto, isto é, o “não-escopo”, para que não surjam dúvidas sobre o que deve ser feito quando o projeto já estiver rodando.

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2.1 Elabore a Estrutura Analítica do Projeto

A EAP é uma ferramenta para o detalhamento do escopo que comumente é elaborada juntamente com a construção do cronograma. A EAP desdobra o escopo do projeto em partes menores e gerenciáveis, transformando a visão mais geral fornecida no escopo em pacotes de trabalho. Esses pacotes de trabalho são conjuntos de atividades, geralmente atribuídos a departamentos específicos responsáveis pela execução.

É possível montar a EAP por fases, por entregas, por subprojeto ou pela junção dessas três estratégias (híbrida). De qualquer forma, é importante que a EAP mostre a sequência dos pacotes de trabalho que o projeto deve seguir (até porque, no futuro, ela será usada como base para montarmos o cronograma do projeto). Confira esse exemplo para entender melhor como a EAP se organiza:

EAP

No nível 0, consta o produto do projeto de construção de uma casa. No nível 1, estão as fases do ciclo de vida do subproduto, que são detalhadas em pacotes de trabalho no nível 2 e no nível 3. Para exemplificar, trouxemos os pacotes de trabalho da fase de preparo do terreno (1.1): topografia, terraplanagem (desdobrada em corte e aterro) e demarcação.

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3. Levante os riscos do projeto

Os riscos são os acontecimentos a que o projeto está sujeito, que podem trazer efeitos positivos ou negativos.

Um exemplo clássico de risco são as chuvas no período de construção de uma casa: se for considerado no momento do planejamento do projeto, esse risco pode ser contornado ou previsto no cronograma de entregas, por exemplo. Por isso, é importante ter conhecimento dos riscos logo no começo do planejamento.

O nível de aprofundamento nos riscos depende muito da complexidade do projeto e da cultura da organização. Nessa etapa podemos ir desde uma simples lista de riscos identificados até a utilização de ferramentas de simulação do risco, para poder analisar os impactos de cada risco no projeto e definir ações para reduzi-los ou eliminá-los.

Leia também  Gerenciamento de Escopo do Projeto: o que é, importância e como fazer

4. Levante os recursos necessários para executar o projeto

Agora que já foi definido tudo que precisa ser feito no projeto, precisamos identificar os recursos necessários para executá-lo, tanto os humanos quanto os físicos.

Quando falamos das pessoas que estarão envolvidas é necessário avaliar se elas têm o conhecimento e as habilidades necessárias para execução das atividades, ou se é necessário considerar o tempo de capacitação como parte do projeto.

Além das competências, é importante verificar a disponibilidade para atuação no projeto, ou seja, quanto tempo cada pessoa pode trabalhar no projeto, se não tem ausências programadas para o período de execução de uma atividade etc. Sempre que a data de execução estiver se aproximando, confirme essa disponibilidade novamente.

Quanto aos recursos materiais, verifique se eles atendem às condições do projeto e se estarão disponíveis para utilização no período necessário. Da mesma forma que as pessoas, é importante confirmar se haverá paradas ou manutenções programadas e, quando a data de utilização dos recursos se aproximar, é uma boa prática confirmar sua disponibilidade— isso evita muitas surpresas.

5. Avalie as necessidades de aquisições

Após analisar o escopo do projeto e os recursos, já é possível definir se é possível tocar todo o projeto com os recursos internos ou se é preciso buscar esses recursos fora da empresa.

No caso dos recursos humanos, pode ser que a organização não tenha à disposição um profissional com as especialidades necessárias, ou que tenha profissionais qualificados, mas sem disponibilidade para trabalhar no projeto. Nesses casos, pode ser necessária a admissão de novos profissionais para a equipe ou mesmo a contratação de outsourcing.

Quanto aos recursos físicos, os equipamentos e materiais podem ser alugados ou comprados, conforme o grau de necessidade do recurso. Num projeto de construção civil, uma máquina grande que só vai ser utilizada uma vez pode ser alugada, enquanto materiais como cimento e areia precisam ser comprados em quantidade.

6. Faça as estimativas para o projeto

Quando você tem o escopo detalhado já é possível estimar o esforço e quantos recursos serão necessários para cada atividade.

Dica: essas estimativas não devem ser feitas por uma pessoa só. Traga as pessoas que participarão do projeto para ajudar nas estimativas — além de criar um compromisso, essa atitude favorece estimativas mais precisas.

Nesse momento, é muito interessante consultar as bases históricas e as lições aprendidas. Afinal, não queremos cometer os mesmos erros dos projetos anteriores.

Acredito que, depois do detalhamento do escopo, esse é o momento mais difícil do planejamento de projetos, afinal, todos temos dificuldades para fazer estimativas. Se já tivermos passado por situações difíceis em projetos devido a estouro nas estimativas, certamente será acrescentado algum fator de medo na estimativa. Então, é importante que o gerente de projeto consiga separar o que é esforço e o que é receio.

Enfim, após as estimativas de esforço e duração, é possível elaborar o orçamento do projeto. Desde as horas de trabalho dos profissionais até o preço dos recursos materiais, tudo deve ser estimado de forma precisa para que o custo do projeto seja realista e depois o orçamento não seja estourado.

Além disso, é primordial considerar os riscos a que o projeto está exposto e separar um fundo de reserva no orçamento. Assim, caso aconteça alguma coisa que prejudique o desempenho do projeto, você terá recursos para contornar a situação e colocar o projeto de volta nos trilhos.

7. Elabore o cronograma do projeto com as atividades e prazos

O cronograma é o detalhamento do projeto distribuído na linha do tempo. Com ele, é possível monitorar o avanço do projeto, avaliar possíveis desvios e impactos caso as coisas não corram bem durante a execução.

Leia também  Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal?

Na elaboração do cronograma as atividades são sequenciadas, de modo que cada envolvido saiba em que momento deve atuar no projeto, qual o esforço necessário e a duração prevista.

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8. Estruture o plano de comunicação do projeto

Comunicar-se com as partes interessadas e a equipe do projeto e conseguir ter “jogo de cintura” para lidar com todos os envolvidos talvez seja um dos maiores desafios dos gerentes de projeto.

É por isso que o Guia PMBOK® prevê a construção de um plano de comunicação do projeto já no planejamento, como forma de definir antecipadamente como as informações serão comunicadas a todos os envolvidos. Assim, são definidos padrões de forma de comunicação para diferentes situações.

Quem já não ficou em dúvida entre passar as informações por e-mail ou marcar uma reunião para falar face a face? O plano de comunicação vem justamente para solucionar este tipo de dilema, pois deixa claro que tipo de informação será disponibilizada e qual canal será usado.

Essas 8 etapas que elencamos são primordiais para tornar o planejamento de projetos completo, além de facilitarem o trabalho do gerente de projetos ao longo da execução. Parece difícil? Não precisa ser!

Preparamos algumas dicas para te ajudar a fazer o planejamento de forma harmônica e fluída:

Dicas para fazer planejamento de projetos

Não faça tudo sozinho

Mesmo que pareça mais fácil fazer tudo sozinho, o projeto tem muito mais chances de dar certo se seu planejamento é feito em conjunto. Isso porque, envolvendo a equipe, o gerente de projetos tem contato com os interesses e as opiniões dos outros envolvidos no projeto, desde os stakeholders até os colaboradores que estarão executando as atividades.

Assim, além de contribuírem para a construção dos documentos necessários ao planejamento, os envolvidos sentem-se parte do projeto, e já se responsabilizam pelo seu sucesso logo no começo. Trabalhar numa atmosfera de colaboração faz toda a diferença!

Utilize as técnicas do Design Thinking

No planejamento de projetos, utilizar as técnicas do Design Thinking pode ser muito benéfico para envolver os colaboradores no processo!

O Design Thinking é uma abordagem de resolução de problemas que coloca os colaboradores e envolvidos no foco, dando voz e liberdade de criação a cada um. Dessa forma, pode-se aproveitar suas ideias e transformá-las em soluções de maneira colaborativa, empática e visual.

Afinal, o Design Thinking propõe reuniões e oficinas coletivas, nas quais os participantes participam ativamente construindo materiais visuais (como canvas, por exemplo) que possam resumir a ideia construída e servir de consulta posteriormente.

Experimente o Canvas de Projeto da Euax Consulting

O Canvas de Projeto da Euax Consulting pode te ajudar a seguir as duas dicas que demos acima: envolver os colaboradores e utilizar o Design Thinking. Sabe como?

Utilizando um Canvas de Projeto, é possível reunir em apenas uma página todas informações essenciais para o planejamento do projeto. Para construí-lo, você pode convocar uma reunião com a sua equipe e incentivá-los a contribuir com a construção do canvas. Assim, estará envolvendo os colaboradores e utilizando as técnicas do Design Thinking, já que o canvas é organizado de forma visual e prática!

No nosso Kit de gestão de projetos você pode encontrar o Canvas de Projeto, um webinar explicando como utilizá-lo e ainda outros materiais úteis para acelerar o planejamento dos seus projetos. Clique na imagem e faça o download gratuitamente!

Kit de Gestão de Projetos

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