Controlando desgastes no Gerenciamento de Aquisições do Projeto

gerenciamento de aquisições

O gerenciamento de aquisições é uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos que mais cresce dentro das organizações, podemos perceber isso através do aumento constante na terceirização de serviços das empresas. É preciso focar seu trabalho no que se faz de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas, afirma por Tom Peters.

Para falarmos sobre gerenciamento de aquisições teremos que compreender que este planejamento deve estar alinhado com as práticas de aquisições da organização e isso quer dizer que, dependendo da sua estratégia, pode-se ter duas formas para essa condução: centralizada ou descentralizada. Quando centralizada, a organização indica que ela trabalha com uma área central de compras e que a mesma realiza o gerenciamento de aquisições para todos os projetos existentes da empresa, certamente você já passou pela situação de ter seu projeto “emperrado” em algum processo na área de compras. Já com o gerenciamento de aquisições descentralizado, a sua gestão é realizada pelo próprio gerente de projeto e a sua equipe envolvida no gerenciamento de projeto, na qual, cada gerente controla as aquisições do seu próprio projeto. Mas como em tudo na vida, ao se realizar uma análise mais profunda, temos vantagens e desvantagens. Abaixo seguem dois quadros comparativos destas características:

 

 

O gerenciamento de aquisições deve começar pelo Planejamento das Aquisições, que consiste em definir o que, quanto, como e quando adquirir algo dentro do projeto. Normalmente escolhe-se adquirir aquilo que está fora do alcance da equipe interna do projeto para que as entregas previstas na EAP sejam cumpridas. A decisão de comprar ou não um bem ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado, e, tendo como uma das principais saídas o seu plano de gerenciamento das aquisições. Nesse plano serão documentados todos os aspectos a serem tratados, desde o desenvolvimento da Declaração de Trabalho (DT), passando pela identificação e seleção dos fornecedores, solicitação das propostas e o gerenciamento do contrato até o seu encerramento. Destaca-se como documentação chave, a Declaração de Trabalho (DT), também chamada de Statement of Work (SOW), que deve ser elaborada dentro do processo de Planejamento das Contratações contendo descrições claras sobre qual trabalho deve ser realizado e quais entregas deverão ser produzidas, fornecendo assim informações suficientes para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente às necessidades do projeto.  É importante deixar claro quais são os requisitos de qualidade com seus respectivos critérios de aceitação para os itens que serão recebidos nesta aquisição.

O gerenciamento de aquisições é um tema que tem uma forte tendência para problemas dentro das organizações ou mesmo para o gerente de projetos, e, buscando passar por esta etapa com menores ruídos, a equipe de projetos deve buscar caminhos que contemplem cuidado e acompanhamento dos documentos no que diz respeito ao detalhamento do escopo e o entendimento que o fornecedor terá sobre o serviço contratado e entregue. É neste momento que todo o know-how da equipe envolvida no gerenciamento de projeto pode ser explorado, eventuais erros ou omissões podem se tornar riscos para o projeto ou oportunidades para o fornecedor para a conclusão das atividades.

Outro elemento importante do gerenciamento de aquisições diz respeito à administração do contrato, o gerente de projeto deve ter um bom conhecimento das cláusulas contratuais para poder assim melhor conduzir a relação cliente-fornecedor durante a sua vigência, aplicando métodos com foco em garantir o bom desempenho do contratado seja em termos de prazo, custo ou qualidade e proporcionando uma mútua relação “ganha-ganha”.

A comunicação entre o cliente e fornecedor também merecem cuidados, sobretudo a formal que podem se transformar em adendos no contrato. 

Para finalizar, é importante que o gerenciamento de aquisições no projeto tenha como base a EAP com a análise de fazer ou comprar através dos seus entregáveis e não se esquecendo de incluir procedimentos para acomodar as mudanças do projeto, elas poderão poupar muitos desgastes.

 

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