Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos

Gerenciamento de aquisições

Durante um projeto, pode ser preciso comprar muitas coisas para garantir os recursos necessários à execução das atividades do cronograma. Para dar conta de tudo o que isso envolve — como receber pedidos de aquisição, definir o escopo da solução, escolher o fornecedor e controlar a parceria — é preciso fazer o gerenciamento de aquisições. Você sabe o que é isso? Continue lendo este post e descubra!

O que é gerenciamento de aquisições?

O gerenciamento de aquisições, em gestão de projetos, é um conjunto de processos que tem por objetivo obter um produto ou serviço de um fornecedor externo à equipe do projeto. Esse fornecedor pode ser tanto uma área da organização como outra empresa.

O gerenciamento de aquisições é uma área de conhecimento da gestão de projetos que interage bastante com as demais. Afinal, todas elas podem precisar de alguma aquisição, não é mesmo? A imagem abaixo ilustra as interações entre as áreas.

Gerenciamento de aquisições e as áreas de conhecimento de gestão de projetos

A decisão de comprar ou não um produto ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado no gerenciamento de aquisições. Normalmente, o gerente de projetos escolhe adquirir aquilo que está fora do alcance da equipe interna do projeto para que as entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica do Projeto) sejam cumpridas. Nessa conta inclui-se desde o conhecimento técnico até a disponibilidade para execução no momento adequado do projeto.

As aquisições podem ser feitas por um departamento especializado em compras (gerenciamento de aquisições centralizado) ou pela própria equipe do projeto (gerenciamento de aquisições descentralizado).

Gerenciamento de aquisições centralizado

Quando o departamento de compras é responsável cuidar das aquisições de todos os projetos, há mais controle sobre os esforços de contratação. Por conta da especialização na aquisição de produtos e serviços e da padronização dos processos de gerenciamento de aquisições, é natural que os custos sejam otimizados.

Por outro lado, quando as compras para um projeto são executadas pelo departamento de compras, há alguns efeitos que devem ser considerados, pois podem afetar fortemente os resultados dos projetos.

Por exemplo: o departamento de compras pode se tornar um gargalo para a condução do projeto e, por não entender dos requisitos do projeto, pode acabar dando menos atenção para algumas necessidades do cliente. Além disso, o departamento de compras pode focar exclusivamente no critério de preço e desconsiderar outros pontos essenciais ao projeto.

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Essas questões podem ser minimizadas com o estabelecimento de um vínculo mais próximo entre o departamento de compras e a equipe do projeto, que deverão participar de encontros colaborativos para troca de ideias.

É importante destacar que, mesmo com a existência de um setor especializado em aquisições, o gerente de projetos precisa ter um conhecimento básico sobre contratos, leis e normas de gerenciamento de aquisições.

Alguns contratos, mais complexos, não podem ser assinados pelo gerente de projetos, frequentemente exigindo a aprovação da diretoria. Em alguns casos, o gerenciamento das aquisições pode envolver, ainda, o departamento jurídico da empresa. Isso se aplica, por exemplo, a contratos internacionais.

Gerenciamento de aquisições descentralizado

Existem empresas em que a própria equipe do projeto é responsável pela aquisição dos produtos ou serviços necessários ao andamento do projeto. Isso é vantajoso, pois possibilita que o gerente de projetos tenha mais controle e autoridade sobre o processo de compra. Além disso, como a equipe de contratação está mais familiarizada com os requisitos do projeto, consegue escolher as soluções que são mais adequadas ao escopo do projeto.

As únicas desvantagens são a falta de padronização dos processos de contratação, o que aumenta os riscos de uma nova aquisição dar errado, e a dificuldade de se manter o nível de especialização na equipe, no que diz respeito às aquisições. Esse cenário pode ser minimizado por meio de políticas e diretrizes de compras que devem ser seguidas pela equipe do projeto.

Independentemente da forma como a sua organização gerencia as aquisições, é importante que você saiba que existe um conjunto de processos de gerenciamento de aquisições comum à maioria das empresas. Vamos descobrir quais são esses processos?

Como fazer gerenciamento de aquisições em 3 passos

O Guia PMBOK® estabelece 3 processos fundamentais no gerenciamento de aquisições. Aqui, vamos considerar esses processos como se fossem etapas, dando um panorama sobre cada um deles. Contudo, lembre-se que cada etapa pode se repetir durante o gerenciamento de aquisições.

1. Planeje o gerenciamento de aquisições

Esta é a etapa de documentar as decisões de compra do projeto, especificar a abordagem que será utilizada para fazer essas aquisições e identificar os vendedores em potencial que atendem às demandas existentes. Em outras palavras, o planejamento do gerenciamento de aquisições consiste em dizer o que será adquirido e como será adquirido.

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Para conseguir responder a essas questões, é preciso:

  • Detalhar as características que a solução a ser contratada deverá ter;
  • Preparar uma estimativa de custos geral para determinar o orçamento;
  • Divulgar a oportunidade de contratação;
  • Identificar a lista de vendedores qualificados;
  • Receber e avaliar propostas.

Importante: ao detalhar as características que a solução a ser contratada deverá ter é preciso fazer descrições claras, fornecendo informações suficientes para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente às necessidades do projeto. É fundamental deixar claro quais os requisitos de qualidade e seus respectivos critérios de aceitação.

Tudo isso deve estar contido no plano de gerenciamento de aquisições, um documento que contém orientações sobre como as aquisições dos projetos devem ser coordenadas. Esse documento pode ser formal ou informal, geral ou específico.

2. Conduza as aquisições

Após avaliar as propostas recebidas é preciso escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades e estabelecer uma parceria. De acordo com as características do projeto, é possível ter mais que um fornecedor, conforme a estratégia do projeto. Algumas vezes essa quebra precisa ser feita por questões técnicas ou de segurança. Nesta etapa, o foco é fechar um acordo, que será formalizado em um contrato.

Um contrato é composto de cláusulas que ajudam a conduzir a relação cliente-fornecedor durante um determinado período, aplicando métodos com foco em garantir o bom desempenho do contratado em termos de prazo, custo ou qualidade das entregas e proporcionando uma relação ganha-ganha.

Conforme o PMBOK, um documento de acordo pode incluir:

  • Especificação do trabalho das aquisições ou principais entregas;
  • Cronograma, marcos ou data até a qual um cronograma é requerido;
  • Relatórios de desempenho;
  • Preços e condições de pagamento;
  • Critérios de inspeção, qualidade e aceitação;
  • Garantia e suporte futuro ao produto;
  • Incentivos e penalidades;
  • Seguros e obrigações de realização;
  • Aprovações de subcontratados subordinados;
  • Termos e condições gerais;
  • Tratamento de solicitações de mudança;
  • Cláusula de rescisão e mecanismos para resolução alternativa de disputas.

3. Controle as aquisições

Uma vez que você já tenha definido as características da solução que precisa ser entregue e contratado os fornecedores, o seu próximo passo é controlar o desempenho de cada um dos fornecedores com relação ao que foi estabelecido no contrato. Conforme o trabalho vai sendo desenvolvido, é natural que seja preciso fazer alterações e correções, que também serão gerenciadas nesta etapa de controlar as aquisições.

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Com as entregas feitas e aprovadas, ou mediante a quebra de acordo, o contrato será encerrado e arquivado. O encerramento do contrato só pode ser feito após a aprovação de todas as entregas e a resolução de todas as pendências existentes, como o pagamento de faturas e a atualização dos documentos do projeto, por exemplo.

Na hora de verificar se os requisitos especificados no contrato estão sendo atendidos podem ser realizadas auditorias de aquisições, por meio da qual um auditor analisa rigorosamente a correspondência entre os pagamentos feitos e o trabalho efetivamente realizado. Uma dica que funciona bem é controlar os pagamentos por entregas, em vez de controlá-los por horas, como é o habitual.

Em resumo, o controle de aquisições inclui basicamente as atividades de coletar dados, monitorar indicadores, registrar o desempenho das aquisições, pagar faturas e elaborar relatórios.

E aí, conseguiu ter pelo menos uma ideia de como começar a fazer o gerenciamento de aquisições na sua organização? Para que você continue trazendo as melhores práticas de gerenciamento para dentro da sua empresa, leia nosso e-book completo sobre gestão de projetos!

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