Controle de projetos: o que é e quais os documentos necessários para executá-lo na prática

Controle de projetos

Já parou para pensar como é feito o controle de projetos na sua organização? Muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre a medida certa de fiscalização. Quer saber o que você precisa ter em mente para controlar uma iniciativa? Continue acompanhando para aprender:


Boa leitura!

O que é controle de projetos?

O controle de projetos é o conjunto de ações que visa monitorar o andamento do projeto, analisar desvios e ajustar o desempenho do projeto. Entre essas ações estão:

  • Comparar o desempenho real com o planejado;
  • Analisar variações e tendências;
  • Avaliar alternativas possíveis;
  • Executar ações corretivas.

Dessa forma, o principal benefício do controle de projetos é evitar desvios e informar as partes interessadas sobre o andamento dos trabalhos, por meio do monitoramento periódico e frequente do avanço do projeto.

O controle de projetos precisa ser feito com a devida regularidade, dentro da necessidade do projeto. É bastante comum o acompanhamento semanal ou quinzenal, embora em alguns casos bastante específicos o acompanhamento possa ser realizado mensalmente ou diariamente. Tudo vai depender das características do projeto, como complexidade, riscos ou outras restrições.

A periodicidade do acompanhamento vai depender da amplitude do projeto, mas deve ser seguida de maneira estrita. O objetivo desse rigor é manter o projeto dentro do tempo hábil para corrigir eventuais falhas e desvios, antes que eles tomem uma proporção muito grande e, portanto, sejam mais difíceis de controlar.

Como controlar projetos em 5 passos

Existem alguns passos que são comuns ao controle de projetos nas organizações. São eles:

1. Defina etapas de acompanhamento

Uma boa forma de identificar qual o grau mais adequado de controle para o seu projeto é dividir a iniciativa em etapas, mais facilmente gerenciáveis. Essa divisão do projeto em partes menores te ajudará a visualizar melhor o projeto e a limitar as ferramentas de controle utilizadas. Em outras palavras, uma vez que você saiba exatamente com qual parte do projeto você está lidando, será muito mais simples definir as ações de controle do projeto.

Para saber como fazer a divisão do projeto em partes menores, leia nosso post sobre estrutura analítica de projeto (EAP).

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

2. Planeje o controle do projeto

Sabia que documentar o controle também é importante? Reunir uma documentação clara e coesa explicando a forma como cada pedacinho do projeto deverá ser validado, controlado e monitorado facilita a vida do gerente de projetos. Além disso, amplia a comunicação com as demais partes interessadas no projeto, que poderão consultar a metodologia de controle do projeto sempre que tiverem dúvidas sobre esse aspecto da gestão.

3. Tenha bons indicadores de performance

Um dos pilares do controle de projetos é justamente ficar de olho nos números. Por isso, certifique-se de que você escolheu os indicadores certos para medir o desempenho do projeto. Entre os mais comuns estão ROI (Retorno sobre Investimento), IDP (Índice de Desempenho de Prazo), IDC (Índice de Desempenho de Custo) e Desvio de Esforço.

4. Corrija eventuais desvios no projeto

É natural que ao longo do processo de controle de projetos você encontre desvios no projeto. Sua missão é justamente elaborar respostas aos problemas e imprevistos que for encontrando ao longo do caminho.

Caso durante o acompanhamento se identifique qualquer desvio, é necessário, primeiramente, identificar as suas causas antes de tentar encontrar uma solução. Se você inverter essa ordem, pode acabar achando uma “solução tapa-buraco”, que não é realmente efetiva, o que fará com que o desvio se manifeste novamente. Por isso, vá fundo na análise das prováveis causas do problema para, só então, encontrar a solução definitiva.

Você também precisa fazer um bom gerenciamento de riscos no seu projeto. Ou seja, precisa estabelecer processos para lidar com as incertezas, o que inclui: identificar os riscos, analisar qualitativa e quantitativamente os riscos, planejar respostas adequadas aos riscos, entre outras ações.

Saiba mais sobre o assunto lendo nosso post sobre gerenciamento de riscos em projetos. Se preferir um conteúdo em vídeo, assista ao webinar gratuito sobre identificação de riscos em projetos, ministrado por um dos consultores especialistas da Euax.

Identificação de riscos em projetos

5. Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem diversas ferramentas que auxiliam no controle de projetos. Os benefícios de utilizá-las são vários: centralização de documentos, ampliação da comunicação, automatização de atividades, estruturação do projeto, entre outras. Conheça duas dessas ferramentas:

Painel Artia - Ferramenta de Gestão de ProjetosImagem por Artia

Artia

O Artia é um software de gestão de projetos e tarefas online que se adapta a diferentes tipos de organizações e equipes. Por ser um software SaaS, o Artia pode ser acessado a qualquer hora de qualquer lugar, mostrando informações em tempo real. Entre suas funcionalidades estão: cronograma de projetos, kanban de tarefas, apontamento de horas, relatórios de desempenho, indicadores de projetos e muito mais.

O Artia proporciona a gestão na medida certa para o seu projeto! Além da versão gratuita, o software também possui planos e preços que se adaptam a diversos tipos de necessidades e empresas. O grande diferencial do Artia é que ele permite que você evolua dentro da plataforma. Ou seja, o software é adaptável desde o nível mais básico até o nível mais elevado de maturidade em gestão de projetos.

Painel MS Project - Ferramentas de Gestão de ProjetosImagem por Amazon

Microsoft Project

O Microsoft Project é o software de gestão de projetos da Microsoft. É bastante conhecido no mercado e assemelha-se visualmente ao Excel. O software conta com templates personalizáveis e as funções de cronograma, relatórios de desempenho, múltiplas linhas do tempo, entre outras.

O MS Project oferece soluções na nuvem e soluções locais. Ou seja, dependendo do tipo de plano adquirido (o Project não possui versão gratuita), você pode ter acesso via internet ou instalar o programa na sua máquina. Muitas organizações podem sentir dificuldades em utilizar o Microsoft Project, pois ele exige um nível de maturidade mais avançado na gestão de projetos.

Para conhecer outras ferramentas e aprender como escolher a melhor para a sua empresa, leia nosso post que descreve 13 ferramentas de gestão de projetos.

Agora vamos conhecer quais documentos não podem faltar no seu controle de projetos.

Documentos para controle de projetos

1. Termo de Abertura do Projeto

Trata-se do primeiro documento gerado pelo projeto, que traz as informações preliminares sobre o projeto e formaliza a autorização de execução da iniciativa. O Termo de Abertura do Projeto pode ser elaborado de várias formas, desde um texto corrido até um canvas. Aqui na Euax, como valorizamos muito o que é visual, desenvolvemos um canvas de projeto que pode ser preenchido durante uma reunião de alinhamento com a equipe do projeto.

Assista ao webinar em que explico como o uso de um canvas pode facilitar a gestão de projetos e baixe o canvas de projeto da Euax para utilizar no seu projeto. Aproveite e leia também o post em que mostro como utilizar o nosso canvas passo a passo.

2. Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto é um documento que define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Ele contém todos os processos necessários à gestão do projeto. Isso envolve os processos e planos de gerenciamento de escopo, requisitos, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições, partes interessadas e mudanças.

Ou seja, quando você tiver alguma dúvida de como controlar o cronograma do seu projeto, por exemplo, é ao plano de gerenciamento do projeto que você irá recorrer. Dentro desse plano de gerenciamento do projeto deverá conter um componente chamado plano de gerenciamento do cronograma. Isso também se aplica às demais áreas do projeto citadas anteriormente.

É importante que você defina as regras do jogo e promova o alinhamento com os envolvidos.  Essa clareza e transparência gera um maior envolvimento e engajamento da equipe.

3. Linhas de base do projeto

A linha de base do projeto é a referência utilizada na comparação entre o realizado e o planejado. Temos a linha de base do escopo, que é a versão aprovada de uma declaração de escopo, a linha de base do cronograma, que é a versão aprovada de um modelo de cronograma, e a linha de base dos custos, que é a versão aprovada de um orçamento.

Agora que você já sabe o que é e como fazer controle de projetos, leia o nosso e-book e aprenda como entregar iniciativas que geram mudanças relevantes ao negócio.
E-book Gestão de Projetos

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