Controle de Projetos: o que é e como fazer no seu projeto

controle de projetos

O controle de projetos realizado de maneira eficiente é uma tarefa crucial dentro de uma corporação. Tão importante quanto a fase de planejamento é acompanhar o andamento do projeto em todas as suas fases. Isso aumenta sobremaneira a probabilidade de sucesso, evita o acúmulo de falhas e diminui os desvios ao nível mínimo.

Mas como realizar o controle de projetos de maneira acertada e efetiva? É o que vamos abordar no post de hoje. Continue a leitura e confira!

O que é controle de projetos?

O controle de projetos se caracteriza como sendo o conjunto de ações que visam a controlar e monitorar cada etapa de um projeto, permitindo sua constante revisão e adaptação de etapas, atividades e processos.

Um bom controle de projetos permite um acompanhamento mais próximo do andamento do desenvolvimento do projeto. Assim, fica mais fácil identificar gargalos durante o processo e elaborar soluções corretivas para garantir o sucesso da entrega.

 

controle de projetos

Porém, para ser considerado eficiente, o controle de projetos é dividido em algumas etapas e ações, que devem ser seguidas rigorosamente. Confira quais são elas:

Como fazer o controle de projetos?

1) Definição das etapas

Como pode ser possível controlar eficientemente um projeto que não tem bem definida e dividida cada etapa? Ter limites muito suaves entre cada uma também acaba suavizando a capacidade de controle. Por isso, defina claramente cada etapa do projeto, tornando-a compreensível, dirigível e gerenciável.

2) Acompanhamento regular de cada etapa

O controle tem que ser feito com a devida regularidade, dentro da necessidade do projeto. É bastante comum o acompanhamento semanal ou quinzenal, embora em alguns casos bastante específicos possam ser realizados mensalmente.

A periodicidade do acompanhamento vai depender da amplitude do projeto, mas deve ser seguida de maneira estrita. O objetivo desse rigor é se manter dentro do tempo hábil para corrigir eventuais desvios e falhas, antes que elas tomem uma proporção muito grande e, portanto, sejam mais difíceis de controlar.

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Durante o acompanhamento é que serão coletadas as informações necessárias para determinar se o que foi previsto durante o planejamento está mesmo sendo seguido e realizado.

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3) Levantamento de dados e intervenções corretivas

Caso durante o acompanhamento se identifique qualquer desvio, é necessário, primeiramente, identificar as causas do mesmo antes de tentar encontrar uma solução. Se você inverter essa ordem, pode acabar achando uma “solução tapa-buraco”, que não é realmente efetiva, o que fará com que o desvio se manifeste novamente.

Por isso, vá fundo na análise das prováveis causas do problema para, só então, encontrar a solução definitiva.

Quais os documentos essenciais para um bom controle de projetos?

Ninguém no mundo corporativo gosta muito de papeladas e burocracias. Porém, para que o controle de um projeto seja efetivo e bem realizado, algumas documentações são imprescindíveis e você não deve abrir mão delas:

  • Escopo: definição clara do objetivo do projeto, bem como de cada etapa;
  • Cronograma: definição dos prazos para realização e conclusão de cada etapa;
  • Gerenciamento de equipe: quem é responsável pelo quê, dentro do projeto, tornando a comunicação melhor e mais transparente;
  • Custos: qual o orçamento destinado para cada etapa;
  • Garantia de qualidade: permite monitorar o padrão de entrega de cada etapa do projeto;
  • Gerenciamento de riscos: riscos inerentes ao projeto e suas prováveis soluções. Quando bem estruturado, é extremamente útil na hora de corrigir desvios.

Um bom controle de projetos é essencial dentro de uma empresa. Ele é uma garantia de que os prazos serão cumpridos, de que o orçamento não será estourado e de que tudo sairá dentro do que foi planejado.

Como você faz o controle de projetos na sua empresa? Comente aqui e enriqueça a discussão sobre esse assunto!


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