O que é BPMN (Business Process Model and Notation) e como aplicar essa notação na Modelagem de Processos

O que é BPMN?

A modelagem de processos é a representação gráfica dos processos de uma empresa. Fazer esse desenho é muito importante porque permite a leitura do funcionamento da empresa e o entendimento de como a organização gera valor aos clientes. Para facilitar a modelagem de processos é possível contar com um conjunto padronizado de símbolos e regras, e o mais indicado deles é a Notação BPMN.

Nesse post você vai aprender:

Boa leitura!

O que é BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação para modelagem de processos de negócio. Em outras palavras, o BPMN estabelece um padrão para representar os processos graficamente, por meio de diagramas. Esse padrão possui um conjunto de símbolos e regras que permite modelar diferentes fluxos de processos, com vários níveis de detalhamento.

A notação BPMN surgiu a partir do esforço coletivo entre várias empresas de ferramentas de modelagem. Cada uma delas possuía sua própria notação, mas isso se mostrou muito improdutivo, pois dificultava a vida de usuários e clientes. Hoje, a notação é mantida pelo Object Management Group (OMG), uma entidade internacional sem fins lucrativos que regulamenta padrões tecnológicos.

A solução encontrada foi uniformizar o jeito de modelar processos. Assim originou-se um novo código, o BPMN, capaz de maximizar a compatibilidade entre sistemas de informação e facilitar a comunicação entre stakeholders.

Por isso, esse padrão se tornou tão popular nas organizações. Hoje as principais ferramentas de modelagem de processos oferecem suporte ao BPMN, que pode ser considerada a notação mais aceita, discutida e utilizada para modelar e automatizar processos.

Como funciona o BPMN?

Cada símbolo da notação BPMN representa algo que acontece ou pode acontecer dentro do processo. De acordo com o BPM CBOK®, guia para gerenciamento de processos de negócio, “símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência”.

É importante ressaltar que o nível de detalhamento do processo vai depender do objetivo da modelagem do processo. Se você deseja apenas um panorama, não precisará de muitos detalhes. No entanto, se você quiser entender o processo com mais profundidade, um detalhamento maior será necessário.

O ideal é que os processos sejam modelados a partir de uma visão ponta a ponta. Isso significa enxergar os processos de forma holística e compreender que o resultado é fruto do engajamento entre diversos departamentos da organização (e não apenas de um único setor), com o objetivo de gerar valor para o ciente e promover uma experiência positiva.

Vamos tomar como exemplo uma pizzaria. Até chegar no resultado do processo é preciso passar por várias etapas, que vão do atendimento à entrega dos pedidos. Este é o macroprocesso, isto é, o processo visto de uma ponta a outra.

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Dentro deste macroprocesso existem os subprocessos, que descrevem as atividades com mais profundidade, ou seja, decompõem o macroprocesso. No caso da pizzaria, alguns subprocessos poderiam ser:

Receber ligação 👉Registrar o atendimento 👉 Preparar a pizza 👉Assar 👉 Embalar 👉 Entregar 👉 Cobrar

Veja:

BPMN: Processos e Subprocessos (exemplo)
Clique na imagem para ampliar

Perceba que o processo possui uma entrada e pelo menos uma saída, sendo que a entrada adiciona valor ao processo e a saída gera um produto valorado. Para percorrer este caminho da entrada à saída do processo é preciso realizar um trabalho, também chamado de atividade ou tarefa. O trabalho é executado por pessoas que desempenham alguns papéis, conforme o processo.

Ao utilizar BPMN para fazer a modelagem de processos deste último subprocesso (cobrança dos pedidos) teríamos algo muito parecido com o desenho abaixo:

BPMN: Exemplo de notação de subprocesso
Clique na imagem para ampliar

Vamos retomar esse desenho mais adiante quando formos te explicar o significado de cada um dos símbolos utilizados nesse desenho. Agora, entenda como usar o BPMN na sua gestão de processos:

Aplicações da Notação BPMN

O BPM CBOK elenca três principais finalidades para o uso do BPMN:

  • Apresentar um modelo de processos para públicos-alvo diferentes;
  • Simular um processo de negócio com um motor de processo;
  • Gerar aplicações em BPMS a partir de modelos de processos.

De forma simplificada podemos dizer que o BPMN serve para:

  • Criar processos de negócio;
  • Definir melhorias em processos já existentes;
  • Documentar e disseminar processos (novos ou existentes);
  • Definir novos processos e fluxos de trabalho;
  • Ajudar na identificação dos requisitos de software (mais especificamente para a área de TI – Tecnologia da Informação);
  • Automatizar processos.

Mas, por que usar BPMN na Modelagem de Processos?

A notação BPMN é extremamente útil para descrever a lógica passo a passo de um processo por meio de desenhos em forma de diagramas. A partir dessa modelagem, é possível ter uma visão gráfica que expressa de maneira simples e direta todo o processo de negócio.

Assim, dá para visualizar melhor todas as etapas do processo e analisá-las sem muita dificuldade, além de tornar explícita a responsabilidade de cada papel. Isso é muito útil para empresários, gestores e administradores, para que possam compreender o funcionamento do seu negócio com clareza. A modelagem também é importante para a automatização de processos complexos.

Confira algumas vantagens do BPMN.

Vantagens do BPMN

Vantagens do BPMN

1. Facilita a comunicação

O BPMN estabelece uma linguagem comum, capaz de ser compreendida por todas as pessoas envolvidas nos processos de negócio: estrategistas, analistas de negócio, participantes do processo, etc. Isso acontece porque o BPMN utiliza diagramas simples, que traduzem a complexidade dos processos e mostram como eles funcionam de forma descomplicada.

2. É versátil

O BPMN pode ser aplicado a diversos tipos de processos: administrativos, financeiros, operacionais, garantia de qualidade, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de softwares, etc. Ao contrário de outros tipos de notação, o BPMN é de uso aberto e possui compatibilidade com outros modelos, pois não foi elaborado com foco em uma única área.

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A técnica de modelagem UML (Unified Modeling Language), por exemplo, é mais utilizada em desenvolvimento de software. Já o IDEF (Integrated DEFinition) é mais utilizado pelo pessoal da engenharia, enquanto o fluxograma é mais utilizado na área de qualidade.

3. Suportado por ferramentas de BPMS

BPMS (Business Processos Management Suite) é o nome dado às ferramentas que apoiam a gestão de processos em uma empresa, seja na parte de modelagem, execução ou controle.

O uso da notação BPMN faz com que os desenhos dos processos de negócio sejam entendidos em ambiente operacional. Hoje, existem muitas ferramentas que fazem a automação dos processos a partir dos diagramas em BPMN!

Agora que você já sabe o que é BPMN e quais as suas aplicações e vantagens, chegou a hora de conhecer como essa notação funciona na prática:

Elementos de BPMN para Modelagem de Processos: principais símbolos e regras

O BPMN oferece um conjunto muito rico e completo de símbolos. Por esse motivo, muitas pessoas acreditam que isso prejudica o entendimento da linguagem pelos stakeholders. Mas para modelar processos não é preciso decorar todos esses símbolos e regras. Lembre-se disso!

Os elementos de BPMN estão organizados em quatro grupos: objetos de fluxo, artefatos, objetos de conexão e swimlanes. Vamos explicar cada um deles a seguir:

Objetos de Fluxo (Flow Objects)

Os objetos de fluxo (Flow Objects) são os elementos gráficos descritivos dentro do BPMN. Eles se dividem em atividades, eventos e decisores.

  • Atividades (Activities): uma atividade é um trabalho que precisa ser executado dentro do processo. Atividades podem ser divididas em subprocessos e tarefas. (Exemplo: preparar a pizza)
    • Subprocesso: tem uma sequência de passos.
    • Tarefas: é o menor nível de trabalho, indica as ações executadas por uma pessoa/papel para agregar valor ao resultado do processo.
  • Eventos (Events): referem-se a alguma situação que acontece no processo. Os eventos afetam diretamente o fluxo e têm uma causa (trigger) e um impacto (result). Os eventos podem ser de início, intermediários e de fim. (Exemplo: receber ligação)
  • Decisores (Gateways): representam um ponto onde o fluxo precisa ser controlado: os gateways separam e juntam o fluxo. Já os marcadores representados em seu centro indicam diferentes tipos de comportamento. (Exemplo: a decisão da forma de pagamento)

Objetos de Fluxo BPMN

Artefatos (Artifacts)

Os artefatos são utilizados para agregar informações adicionais ao processo que está sendo desenvolvido. Existem três tipos comuns de artefatos:

  • Objetos de dados: mostram como os dados são requeridos ou produzidos por atividades;
  • Grupos: empregados para realizar a documentação ou análise;
  • Anotações: usadas para transmitir ao leitor mais informações sobre uma atividade.
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Artefatos de BPMN

Objetos de Conexão (Connecting Objects)

Os objetos de conexão representam a maneira pela qual os objetos de fluxo se conectam entre si. Eles também se dividem em três tipos:

  • Associação: associa os artefatos ao fluxo do processo;
  • Fluxo de mensagem: representa a troca de informações do processo com o mundo externo;
  • Fluxo de sequência: sequência ou ordem do fluxo, ou seja, das atividades do processo.

Objetos de Conexão BPMN

Swimlanes

As swimlanes organizam as atividades em categorias visuais separadas, que agem de forma semelhante a um contêiner para os objetos de fluxos. Elas se dividem em:

  • Piscina (Pool): retrata a organização em si e traz os fundamentos e princípios mais importantes do processo. Sua utilização ocorre quando o diagrama abrange dois participantes ou entidades de negócio (que não estão fisicamente no mesmo lugar no diagrama) e detalha o que cada um faz, separando os processos e eventos em áreas protegidas, chamados de pools.
  • Raia (Lane): são as subdivisões existentes no pool. Sua função é manter todas as atividades do processo organizadas. As atividades podem ser separadas conforme as atividades associadas, que podem ser função ou papel. Por exemplo, a representação da lane pode se referir a um setor ou área dentro da companhia que é apresentada pelo pool.

Em resumo:

  • Pools separam entidades de negócio.
  • Lanes separam as atividades por departamentos ou papéis.

Swimlanes e Pools BPMN

Lembra do exemplo da pizzaria que mencionamos lá em cima? Agora você já consegue identificar o que cada um daqueles símbolos significa:

Exemplo completo de Notação BPMN
Clique para ampliar

O BPMN foi pensado para cobrir outros tipos de modelagem, permitindo que se crie um fluxo do processo de negócio do início ao fim, de uma ponta a outra. Todos os elementos que compõem a estrutura do BPMN permitem ver e compreender com facilidade o processo de negócio a partir de diagramas simples para os clientes (empresários, administradores e gestores de um negócio), mas exigem treinamento, experiência, perspicácia e eficiência para serem criados.

Entender de forma profunda o que é BPMN não é uma das tarefas mais simples, especialmente se você estiver começando agora na área. Mas, com o acompanhamento dos profissionais corretos e a prática contínua você é capaz de se tornar um especialista!

Pensando em facilitar o processo de aprendizagem, nós preparamos uma paleta reduzida com os elementos mais utilizados na documentação de processos. Baixe o Guia Reduzido de Notação BPMN e comece a modelar os seus processos agora mesmo!

Guia de Notação BPMN
 BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.
Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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