Quando aquela tarefa banal parece a coisa mais importante do mundo, é preciso ligar o sinal de alerta. Importância não é sinônimo de urgência, afinal, o primeiro conceito está intimamente ligado ao valor agregado de uma atividade, enquanto que o segundo apenas à questão do prazo. Por isso, quando não somos mais capazes de fazer essa distinção, é sinal de que estamos com um problema sério de gestão de tarefas.
Afinal, o que fazer para conseguir gerir bem o tempo e evitar que as tarefas atropelem umas às outras? É justamente sobre esse assunto que vamos falar neste post. A seguir, você confere:
Principais Dicas para fazer uma Ótima Gestão de Tarefas
1. Conte com o apoio da tecnologia na gestão de tarefas
Certamente a tecnologia pode ser uma poderosa aliada quando o assunto é a gestão de tarefas. Afinal, hoje os aplicativos para smartphones se tornaram verdadeiros tutores, avisando seus donos a respeito das tarefas ainda não concluídas com alarmes e agendando cada uma das atividades. Sem dúvida, essa pode ser uma excelente alternativa para manter uma rotina organizada.
Aplicativos como o Evernote, por exemplo, são uma boa pedida, pois, além de já serem consolidados no mercado, apresentam atualizações constantes e uma série de ferramentas que podem ser utilizadas. Além disso, existem também softwares internos de gestão que permitem a integração dos times, o que é excelente para organizar as tarefas internas de uma organização.
2. Crie pausas entre as tarefas
Um estudo realizado recentemente pela NASA procurou descobrir as melhores maneiras para garantir a produtividade dos astronautas. Os resultados? Simples. Pausas para o descanso são essenciais entre as tarefas.
Isso porque cada atividade possui uma carga de estresse própria, que pode contaminar a tarefa seguinte.
Se realizamos uma tarefa burocrática ou braçal e partimos para outra mais intelectual, corremos o risco de transferir todo o estresse para a segunda, o que acaba prejudicando o rendimento como um todo.
Outra questão importante é que todas as tarefas devem ser agrupadas pelo grau de afinidade, com pausas estratégicas entre elas.
3. Defina diferentes metas
A definição de metas é indispensável para qualquer pessoa que pretenda fazer uma boa gestão de tarefas. Acontece que, como vimos, é fundamental organizarmos bem as nossas atividades para que tarefas burocráticas e banais pareçam a coisa mais importante do mundo. Para isso, recomendamos fortemente o método Getting Things Done.
O ideal é definir as metas em curto, médio e longo prazo. Além da questão da temporalidade, também podemos observar o grau de relevância de cada meta para priorizá-la. Essa é uma forma, portanto, de classificar as metas por tempo e importância, ponto que já comentamos anteriormente.
4. Estabeleça um planejamento
Por fim, é claro que o planejamento não poderia ficar de fora da nossa lista. Quando não fazemos um bom planejamento, facilmente ficamos perdidos não só na nossa carreira, como também nas nossas próprias vidas.
Por isso, é muito importante que você descubra quais são as suas prioridades, trace as metas (conforme já vimos) e defina um plano de ação para cada uma delas. Assim, além de melhorar a gestão de tarefas, é possível também dar um rumo para a carreira, já que o profissional pode acompanhar o seu progresso e sempre realizar novos planejamentos quando os seus objetivos finalmente forem concluídos.
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Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
