A gestão de ativos em TI é uma prática necessária e fundamental dentro das empresas. Embora possua um conceito simples, na prática pode ser bastante complexa de se realizar, principalmente em razão da grande quantidade de ativos que uma companhia pode ter a disposição.
Para muitos, esse procedimento é apenas uma maneira de tornar o ambiente de trabalho mais organizado ou uma forma de fazer o levantamento patrimonial da empresa. Contudo, não é apenas isso.
A gestão de ativos em TI é mais ampla: ela cuida de todos os componentes tecnológicos — físicos e virtuais —, evitando desperdício de recursos com investimentos ineficientes, contribui para a inovação do negócio e, principalmente, atua como uma aliada no fortalecimento da estratégia de negócios da companhia, ao reforçar valores como eficiência dos sistemas, agilidade, economia e otimização na utilização de softwares, hardwares etc.
Entretanto, para se obter o máximo de vantagens com a gestão de ativos, algumas práticas devem fazer parte da rotina da organização. Você sabe quais são? Não? Então podemos mudar isso! Confira a seguir 6 delas que podem fazer a diferença.
6 boas práticas da gestão de ativos de TI
1) Organize e mapeie seus ativos
O primeiro passo para se obter uma resposta satisfatória da gestão de ativos é organizar e mapear todos os componentes. Essa medida permite que você conheça em detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais os componentes estão interligados e quais os serviços seriam impactados caso alguma inconsistência ou falha surja.
A partir desse mapeamento, por exemplo, é possível desenvolver o seu CMDB (Configuration Management Database) por meio da criação de dependências entre seus ativos. Uma boa dica é elaborar um verdadeiro mapeamento, correlacionando diferentes ativos de modo a obter uma visão gerencial das configurações de infraestrutura de TI.
2) Elabore seu inventário de forma consistente
Elaborar o inventário dos ativos, embora não seja o foco principal da gestão de ativos, ajuda a empresa a saber quais itens tem à disposição, assim como os que necessitam de atenção. Aqui, desde softwares, sistemas até hardwares e recursos humanos podem ser analisados. O foco é sempre manter toda a estrutura de TI o mais atualizada e alinhada o possível com a estratégia da empresa.
O inventário pode ser elaborado com base nos sistemas operacionais empregados na rotina da companhia. A partir daí é possível definir qual a melhor técnica para avaliar os ativos, a exemplo das análises baseadas em domínios, varreduras baseadas em ativos distribuídos etc.
Existe também a análise baseada em agentes, vista como uma das mais efetivas para obter o maior número de informações relacionadas aos ativos, como o tipo, fabricante, status, localização, custo, dados de licenças, etc.
3) Acompanhe os ciclos de vida de seus ativos
Todos os ativos de software e hardware integram um ciclo que perfaz diversos estágios. Esses estágios são responsáveis por auxiliar no controle do ciclo de vida dos ativos, resultando em uma utilização mais eficiente deles. Quando os ativos mudam de estágio, o repositório central deve se informado e atualizado com informações como: motivo, data, hora, usuário que realizou a modificação etc.
Tudo isso viabiliza um maior controle sobre os ativos, bem como a tomada de decisão mais acertada sobre a compra, reparo ou atualização de algum ativo, evitando que ele chegue mais rápido ao final de sua vida útil.
4) Automatize alertas
A gestão de ativos em TI envolve uma série de etapas e de profissionais até que se chegue ao usuário final. Toda essa cadeia de ações deve ser voltada para a diminuição de falhas que possam afetar a usabilidade dos ativos. Contudo, sabemos que é praticamente impossível estar imune aos problemas, mas, caso eles aconteçam, é possível notificar os responsáveis por solucioná-los, de maneira ágil e automatizada.
Nesse contexto, é essencial que os responsáveis sejam sempre comunicados sobre as alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos. Assim, fica mais simples e rápida a tomada de decisão que vise a correção das falhas antes que elas possam gerar impactos mais graves à estrutura dos ativos.
Por exemplo: um alerta automatizado que notifique o gerente de compras sobre o prazo de validade de uma licença de software pode evitar que ela expire, deixando a empresa sem seus serviços.
5) Invista em capacitação dos profissionais envolvidos
Uma das medidas mais eficazes de se obter uma boa gestão de ativos é investir na qualificação e treinamento dos funcionários para essa tarefa. Afinal, uma equipe de TI eficiente sabe se posicionar dentro da empresa e sabe também o contexto da TI para as operações, as tendências tecnológicas que podem ser úteis, bem como as particularidades da rotina da organização.
Desse modo, é essencial engajar os seus funcionários com os objetivos da empresa, a fim de que eles possam servir como uma importante ferramenta para o sucesso da gestão.
6) Promova a integração das informações
Esse é um ponto elementar na gestão de ativos, afinal, poder reunir todos os dados e informações de diferentes fontes e cruzar dados em um único local pode facilitar muito a vida dos gestores. Em outras palavras, tornar as informações úteis e acessíveis de forma simples poupa tempo e trabalho da equipe.
A interação de dados permite que os funcionários possam avaliar melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação. Por exemplo: um Service Desk permite que o registro de um ticket de suporte seja rapidamente associado a um determinado ativo de hardware, encontrando a causa da abertura do ticket.
Assim, é como achar a causa de um problema por meio de uma característica/efeito levantado de algum modo. Mas para que isso seja eficiente, é necessário fazer uma análise completa dos ativos, o que só é possível a partir da integração das informações.
A relevância da gestão de ativos em TI
Por fim, como foi possível perceber, a gestão de ativos em TI tem uma relevância especial dentro das organizações. Além de manter a empresa alinhada as exigências do mercado e da legislação, serve também como elemento de otimização interna, ao promover a melhor utilização de todos os seus ativos, fornecendo as informações necessárias para avaliar a situação dos equipamentos e se esses estão em acordo com a estratégia do negócio.
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Sócio diretor da EUAX, graduado em Economia pela Univille, possui mais de 16 anos de experiência em projetos de desenvolvimento e implantação de software. É certificado PMP, ITIL Foundation e Lean IT.
