4 dicas para modelar processos empresariais ao implementar novas ferramentas

Na busca por maior competitividade do negócio, com aumento dos resultados e também do grau de automatização, que garantem processos empresariais mais rápidos, a utilização de novas ferramentas de gestão é muito importante.

Porém, é comum haver dificuldade quando se procura trocar ou implementar uma nova solução em uma empresa onde a operação já está em andamento.

Para que se possa, então, reorganizar os processos empresariais ao mesmo tempo em que são adotados um novo CRM ou ERP, ou outras ferramentas, é preciso atenção para evitar retrabalhos e garantir uma boa aderência ao novo modelo. Nesse momento, algumas boas práticas de mercado podem ser adotadas. Confira:

4 boas práticas para reorganizar processos empresariais

1. Fazer o correto modelamento do processo

Ao partir para a implementação de um novo sistema, faz-se necessário um bom mapeamento das operações em andamento, de forma que o impacto da utilização da ferramenta não seja muito grande no momento da virada.

Para que tudo corra da melhor maneira, é necessário tomar algumas providências. Dentre elas, estão a correta identificação de todas as entradas e saídas, dos recursos utilizados e das atividades envolvidas nas rotinas.

Tendo em mãos essa lista de itens, o mapeamento vai ser muito mais fácil e também detalhado, o que permitirá mais chances de sucesso na implementação.

O uso de metodologias para modelagem e gestão de processos de negócios, assim como definição de uma notação padrão e ferramenta de modelagem, são essenciais nessa etapa.

2. Escolher a ferramenta a partir dos processos da empresa

A cultura da empresa deve ser bem avaliada no momento da adoção de novos sistemas. Como uma ferramenta de gestão impacta diretamente nas rotinas de trabalho de todas as áreas envolvidas, é bom ter certeza quanto ao que pode ou não ser modificado.

Alterações na gestão estratégica da empresa e mudanças que envolvam governança corporativa podem se valer de uma troca de sistemas, mas é recomendável que tudo seja feito com muito critério. Quanto mais se puder garantir a estabilidade das atividades que já andam funcionando bem, assim como a cultura organizacional que as abrange, melhor será para a empresa.

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Um processo para realizar a gestão das mudanças organizacionais (GMO) também pode ser necessário.

3. Envolver a equipe antes das mudanças

Todas os times de colaboradores de uma organização devem ser levados em consideração antes da implementação de novos sistemas e rotinas de trabalho.

O objetivo é conseguir fazer com que essas pessoas sejam apoiadoras da ideia e não criem resistências. Ao integrarem o processo desde o início, de alguma forma elas terão a possibilidade de se sentirem também responsáveis por ele e, assim, tenderão a apoiá-lo e não sabotá-lo.

Para que tudo corra bem, os colaboradores envolvidos na mudança precisam ser ouvidos e ter seus questionamentos respondidos sempre que possível.

4. Planejar e acompanhar a implantação

gestão de projetos indica que o controle deve ser feito do início ao fim e que tudo seja bem documentado. Por isso, ao passar pela implantação de um novo sistema que cuidará dos processos empresariais, é bom que se acompanhe de perto cada etapa.

Seguindo um cronograma previamente estabelecido, os gestores responsáveis devem ter dedicação e muita responsabilidade, validando cada passo do processo e ajudando na sua homologação.

Quanto melhores forem o planejamento e o controle, maior a probabilidade de que o novo sistema comece logo a oferecer resultados consistentes.

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Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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