Como fazer um Planejamento Estratégico de Qualidade

como fazer um planejamento estrategico

O conceito de estratégia tem origem na área militar. No contexto das guerras, ter uma estratégia bem formulada era fundamental para obter a vitória. Com o passar do tempo, o conceito de estratégia passou a ser aplicado também no campo da administração. Os “inimigos” e as batalhas são diferentes, mas o princípio é o mesmo. Para conseguir obter a vitória é essencial aprender como fazer um planejamento estratégico de qualidade.

Entender esse assunto exige algum estudo prévio sobre as etapas e os tipos de planejamento estratégico. Nesse texto você vai ter uma visão geral desses itens e aprender tudo o que é preciso para elaborar um bom planejamento estratégico para a sua empresa. Navegue no índice ou acompanhe o post na sequência!

Índice:

Boa leitura!

etapas do planejamento estratégico

4 Etapas do Planejamento Estratégico

Não existe um consenso sobre a nomenclatura oficial das etapas do planejamento estratégico. Apesar disso, existem algumas etapas que são comuns à maioria das literaturas e que são indispensáveis para a formulação de um plano. São elas:

1. Avaliação de Ambiente

É o momento de analisar aspectos internos e externos à organização. Espera-se que com as informações levantadas seja possível proporcionar uma leitura compartilhada do negócio. Isso é essencial para criar um ambiente colaborativo e integrado para a construção da estratégia.

A análise de ambiente interno consiste basicamente em identificar os pontos fortes e fracos da organização. Além disso, é necessário mapear os recursos disponíveis e os riscos que a empresa corre. Já a análise de ambiente externo se refere à avaliação dos impactos que fatores exteriores geram no negócio. Aqui está inclusa a observação de fatores sociopolíticos, demográficos, comportamentais, econômicos, entre outros.

Para a avaliação de ambiente é possível contar com ferramentas como:

2. Elaboração da Estratégia

Essa etapa consiste em formular a estratégia propriamente dita. Por isso, é necessário identificar uma boa vantagem competitiva, que potencialize os pontos fortes do negócio. Nunca é demais lembrar que a vantagem competitiva é um benefício percebido pelo cliente, como, por exemplo: preço, qualidade ou velocidade.

O próximo passo é definir os objetivos estratégicos que devem ser perseguidos para alcançar a visão de futuro desejada. Para quem utiliza o Balanced Scorecard (BSC), esse é o momento de começar a sua aplicação. Vale ressaltar que a metodologia de Kaplan e Norton é mais voltada à execução estratégica do que ao planejamento. Como você pôde observar, o BSC não ajuda na avaliação de ambiente nem na elaboração da vantagem competitiva.

BSC para execução da estratégia

3. Desenvolvimento do Plano de Execução

O plano de execução é uma lista com tudo o que vai ser feito para pôr a estratégica em prática. Funciona mais ou menos como uma rota traçada em um GPS. Esse documento contêm a relação de objetivos, metas, iniciativas e indicadores estratégicos. Todos esses itens estão interligados e permitem o monitoramento da estratégia. Observe:

  • Os objetivos estratégicos traduzem a visão da empresa, isto é, aquilo que ela deseja ser no futuro;
  • As metas estratégicas são o patamar de desempenho de um indicador estratégico em momentos específicos, mensurando os objetivos estratégicos;
  • As iniciativas estratégicas são ações, projetos e programas que precisam ser feitos para atingir as metas;

É importante ressaltar que o plano de execução da estratégia também pode ser detalhado em planos auxiliares específicos e por departamento. Outro ponto que deve ser considerado é o incentivo à prestação de contas (accountability).

efeitos colaterais de um planejamento estrategico malfeito cta

4. Envolvimento das Pessoas

Em todas as etapas do planejamento estratégico (e na execução estratégica) há o envolvimento de pessoas. Por isso, é fundamental pensar em práticas que aumentem o engajamento dos colaboradores. Somente com pessoas comprometidas é que a estratégia vai obter sucesso. Afinal de contas, a principal intenção das empresas é planejar para vencer a “batalha” do mercado.

Leia também  Matriz SWOT: como usá-la a favor do seu planejamento estratégico?

Alguns exemplos de práticas para engajar os colaboradores seriam:

Para saber mais sobre o assunto, leia o artigo completo sobre as etapas do planejamento estratégico.

O próximo passo para aprender como fazer um planejamento estratégico é conhecer os tipos existentes. Entender as diferenças entre eles é essencial para optar pelo mais adequado à sua organização. Continue acompanhando!

tipos de planejamento estratégico

Tipos de Planejamento Estratégico

Os tipos de planejamento estratégico podem ser classificados considerando três aspectos principais: o nível organizacional, a profundidade e a abordagem. Como você vai ver mais à frente, conhecer esses níveis é muito importante para quem deseja entender como fazer um planejamento estratégico factível e de sucesso.

1. Nível Organizacional

Observa a hierarquia da empresa ao planejar a estratégia. Se divide em:

  • Planejamento Estratégico: trata do negócio ou traz uma visão corporativa da estratégia.
  • Planejamento Tático: detalha o planejamento estratégico considerando unidades de negócio, unidades de suporte, departamentos e/ou indivíduos.
  • Planejamento Operacional: não é exatamente um tipo de planejamento estratégico, mas trata de como o dia a dia pode ser impactado pela estratégia.

2. Profundidade

Observa a intensidade das mudanças do planejamento estratégico. Se divide em:

  • Renovação Estratégica: proporciona uma redescoberta do negócio. Normalmente é feito após a empresa passar por uma situação difícil ou quando há previsão de riscos iminentes.
  • Atualização da Estratégia: confirma e/ou atualiza a estratégia. Exige um esforço menor e geralmente preserva a vantagem competitiva.
  • Replanejamento Estratégico: meio-termo entre a renovação e a atualização, visa repensar a estratégia.

3. Abordagem

Observa a forma de fazer o planejamento estratégico. Se divide em:

  • Clássica/Tradicional: foco na resolução de problemas atuais e problemas futuros. Usam metodologias mais consolidadas.
  • Contemporânea: tem a fusão de metodologias, ferramentas e modelos em seu DNA. Por isso, utiliza práticas multidisciplinares.

 Vale destacar que não existe um consenso sobre a nomenclatura dos tipos de planejamento estratégico. Além disso, é possível observar um mesmo planejamento estratégico sobre esses três aspectos (nível organizacional, profundidade e abordagem). Aliás, isso é até mesmo desejado, pois ajuda a tornar o planejamento mais concreto. Para saber mais, acesse o texto completo sobre tipos de planejamento estratégico.

Dito isso, vamos ao que realmente interessa: como fazer um planejamento estratégico de qualidade.

Conectar pessoas ao planejamento

Como fazer um Planejamento Estratégico

Decidir como preparar um planejamento estratégico é uma tarefa complexa. E por isso mesmo, é fundamental ter a simplicidade como um parâmetro da sua construção. Nesse sentido, é preciso considerar algumas questões:

  • Qual a profundidade a ser adotada no planejamento estratégico?
  • Quais níveis organizacionais serão alvo de planejamento?
  • Qual será a abordagem adotada no planejamento estratégico?

Responder essas perguntas é muito relevante na hora de definir prazo, esforço, fases e colaboradores envolvidos. Depois de determinar o que será feito efetivamente, é hora de botar a mão na massa! Confira 5 passos de como fazer um planejamento estratégico:

1. Escolha as pessoas que serão envolvidas

As pessoas é que fazem a estratégia acontecer. Existem alguns papéis que são fundamentais para a construção do planejamento estratégico. São eles:

Patrocinador

É a pessoa designada para defender a jornada do planejamento estratégico e manter todos focados na visão de futuro da empresa. Em geral deve ser o presidente da empresa, mas pode ter variações, como o presidente do conselho e o diretor financeiro, por exemplo. O patrocinador deve ser alguém com poder, força e interesse na estratégia. Enquanto o patrocinador vai assegurar a priorização do planejamento estratégico, o mediador vai conduzir as reuniões.

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Facilitador, Mediador ou o Piloto da Estratégia

É a pessoa escolhida para conduzir reuniões, planejar as pautas e motivar os colaboradores. Também é função do mediador dar ritmo e garantir a qualidade dos trabalhos. Por isso, ele precisa ter capacidade de conduzir um grupo difícil de lidar e força para fazer as coisas acontecerem. Em caso de problemas, o mediador pode acionar o patrocinador para que os dois construam uma solução juntos.

Comitê Estratégico

É o grupo que participará das definições e decisões. Geralmente é composto pelo primeiro escalão da empresa, também chamado de C-Level. Este nível normalmente corresponde aos diretores, mas dependendo do tamanho da empresa também pode incluir gerentes e coordenadores. O importante é que todos os responsáveis pelos processos de negócio estejam presentes (e não representados).

Para que o comitê estratégico consiga tomar as melhores decisões, as pessoas que participam dele devem trabalhar juntas em várias frentes. Isso gera alinhamento e possibilita que todos tenham acesso às mesmas informações. Quando necessário, também é interessante convidar para a discussão pessoas que possuem um conhecimento particular ou uma posição relevante para o foco do planejamento. Por exemplo, o gestor de RH, Marketing ou de Desenvolvimento de Produto não faz parte do alto escalão da empresa, mas tem papel fundamental no negócio.

Grupos de Trabalho

São as equipes que se dedicarão com mais profundidade em questões específicas, que o comitê não terá tempo ou mesmo conhecimento para fazer. Isso se aplica, por exemplo, a pesquisas de mercado, construção de jornadas de clientes, avaliação de clima organizacional, questões de processos de trabalho, tecnologia, capacidade, demanda etc.

Embora os grupos de trabalho não participem do comitê estratégico, isso não diminui a importância deles. Integrar os grupos ao planejamento estratégico exige um certo esforço, mas compensa pela qualidade das informações e pelo engajamento das pessoas.

2. Prepare o calendário de encontros do comitê estratégico

A restrição mais frequente do trabalho é o tempo dos participantes. E, sem agendas marcadas, não existe como fazer um planejamento estratégico. Para contornar esse problema é importante montar um plano de trabalho baseado na disponibilidade do comitê responsável.

No início, é interessante envolver muitas pessoas, descendo alguns níveis na estrutura organizacional. A medida que os trabalhos avançam dá para concentrar os esforços em agendas mais intensas, de 2 a 3 dias. Isso proporciona ritmo e impulsiona as decisões.

Normalmente, as pessoas ficam muito inseguras em montar uma agenda sem a clareza de como será o processo. Contudo, isso pode ser resolvido com:

  • A adaptação do conteúdo das reuniões de acordo com os encontros disponíveis, com a possibilidade incluir novas atividades e ferramentas;
  • A renegociação dos encontros com os envolvidos (embora isso não seja desejado).

Então, reserve as datas o quanto antes e cobre o comprometimento das pessoas!

3. Planeje o ambiente dos encontros

Pensar no local em que ocorrerão as reuniões estratégicas é muito importante. É claro que a escolha do lugar vai depender do orçamento disponível, mas é interessante analisar as opções cuidadosamente. Existem alguns critérios que você pode utilizar na hora de procurar o melhor local. Você pode se perguntar, por exemplo, se o ele oferece o isolamento necessário para o comitê estratégico. É preciso evitar muitas interrupções durante os encontros.

cerimônias necessárias para manter o planejamento estratégico

Dependendo do comportamento e das características do grupo, talvez seja necessário considerar um local mais afastado. Isso significa desativar o Wi-Fi e desligar os smartphones. Outro benefício de realizar os encontros estratégicos em um ambiente externo, como um hotel, é o aumento da intimidade do grupo. Para que a criatividade flua e as reuniões sejam produtivas é interessante criar proximidade entre pessoas. Por isso, proporcione a elas momentos descontraídos e de conversa amigável.

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Ah, e se você for utilizar metodologias modernas de planejamento, não esqueça de prever um ambiente compatível. Lembre-se de providenciar lousas, flipcharts, post-its, cartazes e tudo mais que for necessário para que o ambiente fique bacana. Não existe como fazer um planejamento estratégico sem os apetrechos necessários.

ferramentas do planejamento estratégico

4. Escolha as ferramentas certas

Alguns momentos da construção do planejamento estratégico vão demandar a utilização de ferramentas de apoio. Abaixo listamos alguns tipos de ferramentas que podem te ajudar como fazer um planejamento estratégico:

Business Intelligence (BI)

Compreende ferramentas que ajudam a gerar gráficos e explorar informações. No planejamento estratégico podem ser utilizadas para responder dúvidas pontuais que surjam durante a reunião. A principal relevância do Business Intelligence é que ele fornece informações confiáveis que auxiliam na tomada de decisão. Por meio dele podem ser feitas análises mais assertivas e qualificadas. Este tópico também inclui planilhas, tabelas dinâmicas, gráficos e tabelas soltas.

Performance Management

São todas as ferramentas utilizadas para gerenciar a performance. Elas devem administrar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e descrever as metas, os responsáveis por elas e conectar as ações aos indicadores. É importante ressaltar que as ferramentas de Business Intelligence não cumprem o papel de gestão. Elas se limitam a apresentar os dados visualmente e ajudam na coleta de informações. Portanto, são coisas diferentes.

Gerenciamento de Projetos

Compreende as ferramentas para gerenciar iniciativas estratégicas, que normalmente são projetos e programas. Essas ferramentas ajudam a administrar atividades e responsabilidades, facilitando os trabalhos de monitoramento da execução. Aqui estão incluídos, por exemplo, softwares de gestão de projetos – como o Artia.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Como o próprio nome sugere, se refere aos portais que podem ser utilizados para guardar os documentos do planejamento estratégico. As maiores vantagens das ferramentas GED são as permissões de acesso e o controle das versões dos documentos. Dessa forma, as informações estarão disponíveis no momento certo para as pessoas certas, proporcionando transparência no processo de planejamento estratégico.

Importante: Algumas ferramentas conseguem cumprir várias funções ao mesmo tempo, como é o caso dos softwares de planejamento estratégico. Embora as ferramentas mencionadas acima ajudem muito, o uso delas não é obrigatório.

5. Motive e comunique as pessoas

Como fazer um planejamento estratégico sem a participação dos colaboradores? Ainda na preparação dos trabalhos, é possível desenvolver ações para comunicar, envolver e motivar as pessoas.

Existem organizações que optam por adotar uma temática para o planejamento estratégico, a fim de mostrar a sua relevância. Afinal, atividades lúdicas ajudam os colaboradores a entender o momento pelo qual a empresa está passando e a valorizar esse processo. Por isso, é muito comum a contratação de uma agência de comunicação para ajudar a criar este universo particular.

Esperamos que essas cinco dicas tenham ajudado você a entender como fazer um planejamento estratégico de qualidade. Contudo, é importante dizer que cada organização possui suas opções, que vão depender do momento que a empresa vive, da capacidade financeira e da cultura organizacional.

Outro fator que pode impactar no planejamento estratégico é o avanço das tecnologias de informação. Assista ao nosso webinar gratuito sobre planejamento estratégico no mundo digital e entenda os impactos da TI sobre o futuro das empresas!

planejamento estratégico no mundo digital


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Jackson Rovina

Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos, possui mais de 25 anos de experiência com estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.

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