Escopo do Projeto: passo a passo para montar o seu ainda hoje sem erros!

Última atualização em 20/02/2024

A maior parte do sucesso de um projeto está relacionada a um bom planejamento, mas “acertar a mão” na hora de elaborar o escopo ainda é um desafio para muitos gerentes de projetos.

Que tal aprender como montar um escopo de projeto na prática, desvendar os mistérios por trás da elaboração da declaração de escopo e ainda ter acesso a um exemplo de escopo do projeto?

Esse post vai abordar:

• O que é Escopo do Projeto?
• Diferença entre Escopo de Projeto e Escopo do Produto
• Processo de Definição de Escopo
• Como montar um Escopo de Projeto
• Exemplo de Escopo de Projeto

Vamos começar!

O que é Escopo do Projeto?

Escopo de Projeto é todo o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado.

Ele contém informações essenciais sobre o projeto, como descrição, limites, objetivos, entregas, responsáveis, custos, prazos, atividades, restrições, premissas etc.

Sua principal finalidade é dar foco na condução do projeto, facilitando o gerenciamento.

Se você quiser entender melhor o conceito de escopo do projeto, dê uma olhada no vídeo que preparamos.

Diferença entre Escopo de Projeto e Escopo do Produto

O escopo do projeto é diferente do escopo de produto. Este último contém as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Essas características e funções nada mais são do que os requisitos que atendem às necessidades das partes interessadas (stakeholders do projeto).

De forma simplificada, podemos dizer que o escopo do projeto traduz COMO o trabalho deve ser feito e o escopo do produto traduz O QUE deve ser feito. Às vezes os gerentes de projeto utilizam o termo escopo de projeto para se referir ao escopo do produto também.

O escopo de projeto é tão importante para a gestão de projetos que possui uma área de conhecimento só para ele no Guia PMBOK® (uma das referências mais importantes em projetos): o gerenciamento de escopo.

Gerenciamento de Escopo

Gerenciamento de escopo é o conjunto de processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. Esses processos são:

1. Planejar o gerenciamento do escopo;
2. Coletar os requisitos;
3. Definir o escopo;
4. Criar a EAP;
5. Validar o escopo;
6. Controlar o escopo.

Aqui nesse post vamos falar especificamente do processo de definição de escopo, que sucede o planejamento de gerenciamento de escopo e a coleta de requisitos. Para saber mais sobre os outros processos leia nosso post sobre gerenciamento de escopo.

Antes de ir para o exemplo de escopo de projeto, vamos entender melhor como o processo de definição de escopo funciona e se relaciona com os demais processos?

Processo de Definição de Escopo

Definir o escopo é o processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto, segundo conceito do PMBOK.

Mas, antes de definir o escopo, é preciso fazer um levantamento das necessidades do cliente e transformá-las em requisitos, que são as capacidades mensuráveis que um projeto deve ter para cumprir o seu objetivo.

Isso é feito no processo “coletar requisitos”, que vai gerar a documentação dos requisitos.

Nem sempre é possível atender a todos os requisitos documentados. Por isso, no processo “definir o escopo” selecionamos os requisitos finais do projeto, isto é, aqueles que geram impactos maiores na entrega de valor ao cliente.

Entradas do Processo de Definição de Escopo

Plano de Gerenciamento de Escopo

Descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado.

Termo de Abertura do Projeto

Fornece uma descrição de alto nível do produto, serviço ou resultado do projeto a fim de possibilitar o desenvolvimento dos requisitos detalhados. Isso pode ser feito de maneira formal ou informal.

Documentação dos Requisitos

Descreve como os requisitos individuais atendem às necessidades do negócio que o projeto busca suprir.

Ativos de Processos Organizacionais

Planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicas da organização e por ela usados.

Saídas do Processo de Definição de Escopo

Especificação/Declaração do escopo do projeto

Descreve as principais entregas, premissas e restrições do projeto, além de documentar o escopo do projeto e do produto.

Atualizações nos documentos do projeto

Revisa e atualiza o registro das partes interessadas, a documentação dos requisitos, a matriz de rastreabilidade de requisitos, entre outros documentos.

Chegou a hora de colocar a mão na massa e construir o seu próprio escopo de projeto! Para isso vamos contar com o auxílio de um exemplo de escopo de projeto, que será apresentado mais adiante.

Como montar um Escopo do Projeto

Como vimos anteriormente, a principal saída do processo de definição de escopo é a Declaração do Escopo do Projeto, também referenciada como Especificação do Escopo do Projeto na 6ª edição do Guia PMBOK.

É importante lembrar que na 3ª edição do PMBOK a Declaração de Escopo do Projeto era um detalhamento maior da Declaração Preliminar do Escopo do Projeto (elaborada no processo de integração do projeto).

Contudo, essa declaração preliminar foi eliminada na 4ª edição, pois entendeu-se que o Termo de Abertura do Projeto já contemplava vários dos objetivos preliminares do projeto, que seriam desenvolvidos posteriormente na Declaração do Escopo do Projeto.

O Termo de Abertura do Projeto normalmente contém:

• Justificativa do Projeto: conjunto de argumentos que comprovam a necessidade do projeto.
• Finalidade do Projeto: propósito(s) que se espera que o projeto atinja.
• Objetivo(s) do Projeto: metas claras e mensuráveis e critérios de sucesso relacionados ao projeto.
• Descrição do Produto: elaboração progressiva das características do produto, serviço ou resultado.
• Stakeholders do Projeto: lista das partes interessadas no projeto.
• Entregas do Projeto: conjunto dos produtos, capacidades e/ou resultados necessários para realizar um serviço único e verificável e, assim, concluir um processo, uma fase ou um projeto.
• Estimativas de Tempo e Custo: indicação dos custos esperados com o projeto e o prazo estimado para conclusão.
• Exclusões do Projeto: declaração explícita de tudo o que está fora do escopo do projeto.
• Critérios de Aceitação: conjunto de condições às quais as entregas do projeto precisam ser submetidas para serem aceitas.
• Premissas: pressupostos a respeito do projeto. As estimativas do projeto só são válidas enquanto as premissas se confirmarem verdadeiras.
• Restrições: fatores que limitam a execução do projeto como, por exemplo, limitações de prazo e custo.
• Riscos: mapeamento de possíveis problemas que podem ser encontrados ao longo do andamento do projeto.

Já a Especificação/Declaração do Escopo do Projeto geralmente contém:

• Descrição do Escopo do Projeto: detalhamento mais aprofundado do trabalho do projeto.
• Entregas do Projeto: descrição minuciosa dos produtos, capacidades e/ou resultados para realizar um serviço único e verificável e, assim, concluir um processo, uma fase ou um projeto.
• Critérios de Aceitação: maior especificação dos parâmetros que serão levados em consideração na hora de aceitar cada entrega.
• Exclusões do Projeto: revisão dos limites do projeto.

Vamos te dar um exemplo de escopo de projeto para facilitar a materialização tanto do Termo de Abertura do Projeto quanto da Declaração do Escopo do Projeto:

Exemplo de Escopo do Projeto

Para que você consiga montar o seu escopo de projeto sem erros, vamos mostrar um exemplo de escopo de projeto para implantação de uma universidade corporativa (UC) em uma empresa!

1. Justificativa do Projeto

Possuímos hoje na empresa um alto índice de turnover. A constante rotatividade de colaboradores tem gerado muitos prejuízos para a organização, que precisa lidar não somente com os custos de demissão, mas também com a perda de capital intelectual.

Acreditamos que a implantação de uma universidade corporativa (instituição de ensino situada dentro de uma organização) é a melhor solução neste caso.

Isso, porque atua tanto na capacitação e treinamento dos colaboradores, ajudando-os a executar suas tarefas e motivando-os, quanto na gestão do conhecimento, descentralizando o conhecimento dentro da empresa.

2. Finalidade do Projeto

Implantar uma Universidade Corporativa para reduzir o índice de turnover na organização.

3. Objetivo(s) do Projeto

• Identificar as competências que a organização possui e as que precisam ser desenvolvidas;
• Disponibilizar aprendizagens para treinar e desenvolver as competências faltantes;
• Criar documentação com os princípios da Universidade Corporativa e suas formas de controle.

4. Descrição do Produto

A universidade corporativa será online e, portanto, disponibilizada em uma plataforma EAD. Cada colaborador terá sua própria trilha de aprendizagem com os conteúdos focados para promover as competências necessárias ao seu cargo ou papel.

A princípio, cada colaborador terá acesso a dois conteúdos: um com uma visão geral da organização (institucional, missão, visão e valores, principais políticas da empresa etc.) e outro com um curso específico da sua área.

A ideia é que sejam disponibilizadas mais aprendizagens após a conclusão deste projeto. Elas deverão atender ao que foi proposto em cada um dos mapas de competências individuais. Todas as aprendizagens serão produzidas internamente.

5. Stakeholders do Projeto

• Cliente do projeto – Márcia Souza
• Patrocinador – Mário Silveira
• Gerente de projeto – Fabiana Oliveira
• Equipe do projeto – Adelaide Schmidt, Carlos Maia, Patrícia Costa, Elizabeth Grosposvk, Fabrício Cruz, Gabriela Amanda Oliveira, Lucas Vicentino

6. Entregas do Projeto

• Mapas de Competências (Organizacionais e Individuais)
• Curso Geral – Visão Comum da Organização
• Cursos Específicos por departamento

7. Estimativas de Tempo e Custo

Custos esperados: 10 mil reais
Prazo estimado: 3 meses

8. Exclusões do Projeto

Não faz parte do projeto:

• Produção de cursos além dos especificados no item 4.

9. Critérios de Aceitação

• As aprendizagens deverão seguir as especificações descritas na Política de Educação Corporativa;
• Os mapas de competências deverão seguir o modelo repassado pela área de Recursos Humanos;
• A plataforma EAD deverá possibilitar a criação de avaliações de compreensão.

10. Premissas

• Adesão dos colaboradores à Universidade Corporativa;
• Excelência no serviço do fornecedor da Plataforma EAD.

11. Restrições

• Orçamento limitado;
• Disponibilidade de recursos humanos.

12. Riscos

• Falta de colaboradores para trabalhar na produção dos cursos;
• Disponibilização parcial das aprendizagens;
• Incompatibilidade da Plataforma EAD.

Declaração do Escopo do Projeto:

1. Descrição do Escopo do Projeto

O projeto de Universidade Corporativa será realizado de março a junho de 2019, com a alocação de um gerente de RH, um psicólogo, um gerente de projeto, três produtores de conteúdo e um programador sênior. Será necessário:

• Fazer o mapeamento das competências organizacionais e individuais;
• Implantar um Programa de Treinamento e Desenvolvimento;
• Apresentar a Universidade Corporativa aos colaboradores.

2. Entregas do Projeto

2.1 Mapeamento de Competências

Para implantar a Universidade Corporativa será necessário fazer o mapa de competências organizacionais (por cargo ou papel) e individuais (por colaborador).

Esses mapas tem o objetivo de identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes essenciais para a organização, aqueles que ela já possui e aqueles que ela ainda precisa desenvolver.

Os mapas deverão ser elaborados pelo gerente de RH em parceria com o psicólogo e os gestores das áreas.

2.2 Plataforma EAD

Como a Universidade Corporativa será online ela exigirá a contratação de um fornecedor de Plataforma EAD.

Essa plataforma deverá suportar diversos tipos de conteúdo (texto, vídeo, áudio, imagens, documentos etc.), possibilitar a gestão de diversos perfis profissionais por competência e a criação de diversas trilhas de aprendizagem, ter um painel de indicadores e possibilitar a criação de avaliações de compreensão.

2.3 Curso Geral – Visão Comum da Organização

Curso que tem como objetivo proporcionar conhecimentos básicos sobre a organização, dando um panorama geral do que é a empresa, o que ela faz, sua história, quais suas principais políticas internas, seus valores e normas de conduta.

Todos esses temas deverão ser contemplados no material do curso, que inclui: um vídeo com um representante da empresa explicando o conteúdo e uma apresentação de slides com os principais pontos sobre o que foi dito.

2.4 Cursos Específicos por Setor

São cursos que contemplam as competências específicas de cada departamento ou papel, conforme a lista:

• Líderes: curso avançado de gestão de pessoas em formato de vídeo.
• Vendas: curso de técnicas de aproximação em formato de vídeo.
• Pesquisa e Desenvolvimento: curso de desenvolvimento de produto em formato de apostila comentada.
• Marketing: curso de otimização de textos para blog em formato de e-book.
• Recursos Humanos: curso de gamificação em formato de vídeo.
• Financeiro: curso de planejamento financeiro em formato de vídeo.

2.5 Apresentação

Consiste na apresentação da Universidade Corporativa aos colaboradores, explicando conceitos fundamentais, sua importância e forma de utilização. Será feito através de reunião com todos os colaboradores, conduzida pelo gerente de RH, que poderá contar com o apoio de uma apresentação de slides.

2.6 Documentação

É o conjunto de informações sobre a Universidade Corporativa implantada na empresa: conceito, práticas de treinamento e desenvolvimento que podem ser adotadas, indicadores de performance, procedimentos quando um novo colaborador precisa acessar a UC, recomendações para melhor aproveitamento da UC etc.

3. Critérios de Aceitação

• Padronização dos mapas de competências;
• Compatibilidade da plataforma EAD aos requisitos especificados;
• Adequação do conteúdo das aprendizagens aos temas propostos;
• Formatação do documento da UC conforme modelo proposto pela organização.

4. Exclusões do Projeto

Não faz parte do projeto:

• Produção de cursos além dos especificados no item 4 do Termo de Abertura do Projeto;
• Desenvolvimento de uma plataforma EAD.

Além desses itens, não se esqueça de incluir na declaração de escopo o título do projeto e um espaço com o nome do aprovador e a data de aprovação. Caso seja mais de um aprovador, certifique-se de inserir mais campos de nome e data.

Viu só como montar o escopo de um projeto não é tão assustador quanto parece? Para facilitar ainda mais você pode utilizar um software de gestão de projetos, como o Artia, para disponibilizar informações sobre o escopo do projeto de forma online, facilitando a comunicação entre todos os membros da equipe.

Aproveite para conferir o nosso post sobre Business Process Outsourcing

Abaixo você pode conferir como fazer isso passo a passo:

1. Acesse o site do Artia e clique no botão de login.

2. Digite seu e-mail e senha e clique em “Entrar” para fazer login ou então cadastre uma conta.

3. Após fazer login ou se cadastrar no software clique em “Projetos” e depois em “Lista de Projetos”.

4. Clique em “Novo Projeto”.

5. Preencha os campos conforme o que for pedido e clique em “Salvar”. Nós usamos o exemplo de escopo de projeto citado anteriormente para preencher os campos.

6. Agora sim, sua declaração de escopo do projeto está pronta!

Esperamos que o nosso exemplo de escopo de projeto tenha lhe ajudado a entender melhor como elaborar a definição de escopo do seu projeto!

Precisa de ajuda para definí-los no seu negócio? Podemos te ajudar a dar o próximo passo, entre em contato e conheça a consultoria de em gestão projetos da Euax

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Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Charles Prada

Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.