Gerenciamento de Cronograma: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas!

Gerenciamento de cronograma

Você sabia que uma das maiores causas de falhas em projetos é o atraso na entrega? Por isso, é preciso ter em mente que o gerenciamento de cronograma é parte essencial do planejamento, capaz de garantir que o seu projeto não entre para a lista de iniciativas críticas ou que falharam. Acompanhe o post para entender melhor como administrar os prazos do seu projeto.

Nesse post será abordado:


Então vamos começar pelo básico:

O que é Gerenciamento de Cronograma?

Gerenciamento de Cronograma é o conjunto de processos necessários para garantir que o projeto seja entregue no prazo. Afinal, o cronograma traz uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar os prazos das atividades e o prazo final do projeto.

De acordo com a 6ª edição do PMBOK®, guia de boas práticas em gestão de projetos, o gerenciamento de cronograma é formado por seis processos: planejar o gerenciamento do cronograma, definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar as durações das atividades, desenvolver o cronograma e controlar o cronograma. Vamos explicar melhor esses processos mais para frente.

É importante lembrar que, em 2017, o PMBOK passou a chamar a área de conhecimento Gerenciamento de Tempo como Gerenciamento de Cronograma. Além disso, o processo Estimar os Recursos das Atividades, que até a 5ª edição estava na área de conhecimento Gerenciamento de Tempo, foi transferida para a área de conhecimento Gerenciamento dos Recursos.

Existem diversos fatores que tornam o gerenciamento de cronograma muito importante para o sucesso do projeto. Confira quais os principais:

Importância do Gerenciamento de Cronograma

Evita atrasos nas entregas

O gerenciamento de cronograma visa a construção do cronograma, uma importante ferramenta tanto para o gerente de projetos quanto para os demais stakeholders. Esse instrumento possibilita uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar quais recursos estão alocados e em quais atividades. Dessa forma, fica mais fácil identificar as atividades críticas e distribuir os recursos, evitando atrasos nas entregas do projeto.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

Evita custos além do esperado

Todo mundo sabe que tempo é dinheiro. Desvios no prazo do projeto sempre impactam no seu custo, atrasos normalmente deixam o projeto mais caro e antecipações geralmente requerem uso de recursos que não estavam previstos ou consomem recursos de outro projeto.  Em ambos os cenários, o impacto pode ser negativo para a organização, pois afeta seu fluxo de caixa ou gestão do orçamento.

Como o gerenciamento de cronograma evita os desvios os prazos do projeto, consequentemente ele evita também o aumento dos custos do projeto. É claro que o planejamento do cronograma também é pago pelo patrocinador, mas nada comparado aos custos de algum imprevisto ou falta de gestão.

Facilita a alocação de recursos

Faz parte do gerenciamento de cronograma a distribuição de pessoas, equipamentos e materiais entre as atividades do projeto. Durante a construção do cronograma, o gerente de projetos conseguirá perceber quais recursos estão superalocados (com trabalho além de sua capacidade) e quais devem ser remanejados para se ajustar às demandas, certificando-se que tudo está equilibrado.

Viu só? O gerenciamento de cronograma vai além de determinar prazos, passando também pela gestão das atividades e dos recursos. Mas como fazer isso de forma organizada e coesa? É o que vamos te explicar agora!

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Como fazer Gerenciamento de Cronograma

Como comentado anteriormente, o Guia PMBOK define seis processos para o gerenciamento de cronograma. Descubra para que serve cada um dos processos, o que é entregue em cada um deles e quais as técnicas e ferramentas que podem ser utilizadas:

1. Planejar o gerenciamento do cronograma

Consiste em desenvolver políticas, procedimentos e diretrizes sobre como o cronograma do projeto deverá ser planejado, executado e controlado. Esse processo é consolidado no plano de gerenciamento do cronograma, um documento formal ou informal com instruções gerais ou detalhadas sobre o gerenciamento do tempo do projeto.

Entregas

 

Plano de gerenciamento do cronograma

Define a metodologia e a ferramenta que serão utilizadas para elaborar o cronograma, o nível de exatidão das estimativas de tempo, as unidades de medida, como deve ser feita a atualização do cronograma, quais os limites de controle, regras para medição de desempenho, formatos de relatórios etc.

Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada
  • Reuniões

2. Definir as atividades

Consiste em identificar e documentar as ações que serão feitas para produzir as entregas do projeto. É nesse momento que os pacotes de trabalho identificados durante a elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) serão decompostos em atividades. Essa divisão é necessária para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

Entregas

 

Lista de atividades

Relação das atividades do cronograma e uma breve descrição delas, para que a equipe entenda minimamente o que precisa ser feito.

Atributos das atividades

Identificação dos componentes associados a cada atividade. Os atributos incluem nomes e códigos das atividades, atividades predecessoras e sucessoras, responsáveis, entre outros.

Lista de marcos

Relação de momentos significativos do projeto. Os marcos podem ser obrigatórios (exigidos no contrato) ou opcionais. Diferentemente das atividades, marcos não possuem duração.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualizações na linha de base do cronograma e na linha de base dos custos.

Técnicas e ferramentas

  • Decomposição
  • Planejamento em ondas sucessivas
  • Opinião especializada
  • Reuniões

3. Sequenciar as atividades

Consiste em identificar e documentar os relacionamentos entre as atividades, definindo uma sequência lógica do trabalho. Dar visibilidade para as interações entre as atividades é muito importante porque existem atividades que dependem de outras para serem realizadas. Com essas relações bem explícitas fica mais fácil alocar os recursos de forma equilibrada.

Conforme a relação de dependência entre as atividades podemos estabelecer suas conexões, que são as atividades predecessoras e/ou sucessoras. Isso também vale para os marcos. O sequenciamento pode ser feito manualmente ou em um software de gestão de projetos, através da definição de datas de início e término.

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Diagramas de rede do cronograma do projeto

Representação gráfica das relações lógicas entre as atividades do cronograma do projeto. Pode vir acompanhada de detalhes do projeto e de uma descrição da abordagem de sequência utilizada.

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Atualizações no documento do projeto

Atualização da lista de atividades, atributos das atividades, lista de marcos e registro de premissas e riscos.

Identificação de riscos em projetos

Técnicas e ferramentas

  • Método do diagrama de precedência
  • Determinação por dependência
  • Antecipações e esperas
  • Software de gerenciamento de projetos

4. Estimar as durações das atividades

Consiste em estimar quanto tempo levará para concluir cada uma das atividades, considerando os recursos disponíveis. Para isso é necessário contar com a ajuda de colaboradores especializados nas atividades. Por exemplo, se você precisa estimar quanto tempo demora para construir a fundação de uma casa de 150 m², nada melhor do que perguntar para o mestre de obras, não é mesmo?

Entregas

 

Estimativas de duração

Tempo necessário para a conclusão de uma atividade, uma fase ou um projeto.

Base das estimativas

Detalhamento do método utilizado para chegar ao cálculo das estimativas de duração.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização da lista de atividades e seus atributos, do registro de premissas e do registro das lições aprendidas.

Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada
  • Estimativa análoga
  • Estimativa paramétrica
  • Estimativa de três pontos
  • Estimativa “bottom-up”
  • Análise de alternativas
  • Análise de reservas
  • Tomada de decisão
  • Reuniões

5. Desenvolver o cronograma

Revisão criteriosa do que foi elaborado nos processos anteriores, como a sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma. A partir desse material será criado o modelo do cronograma do projeto, que vai conter as datas planejadas (início e fim) para a conclusão das atividades do projeto.

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Linha de base do cronograma

Versão aprovada de um modelo de cronograma, que é usado como base para comparar com a realidade.

Cronograma do projeto

Modelo de cronograma que apresenta a conexão de atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados.

Dados do cronograma

Informações usadas para descrever e controlar o cronograma, que incluem marcos, atividades, atributos das atividades, documentação de premissas e restrições etc.

Calendários do projeto

Dias úteis e turnos disponíveis para as atividades agendadas.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma e do plano de gerenciamento do cronograma.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos requisitos de recursos das atividades, atributos das atividades, calendários e registros dos riscos.

Técnicas e ferramentas

 

  • Análise de rede do cronograma
  • Método do caminho crítico
  • Método da corrente crítica
  • Nivelamento de recursos
  • Estabilização de recursos
  • Análise de cenário E-Se
  • Simulação
  • Antecipações e esperas
  • Compressão e paralelismo
  • Ferramenta de cronograma

6. Controlar o cronograma

Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso e o gerenciamento das mudanças na linha de base do cronograma.

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Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação e comunicação dos indicadores (VPR e IDC) às partes interessadas.

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Previsões de cronograma

Estimativas de condições e eventos futuros do projeto com base nas informações disponíveis no momento.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Como selecionar os melhores indicadores para o meu projeto?

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma, no plano de gerenciamento de cronograma e na linha de base dos custos.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos dados do cronograma, do cronograma do projeto e do registro dos riscos.

Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Atualização das causas das variações, da ação corretiva escolhida e suas ações e de outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do cronograma do projeto.

Técnicas e ferramentas

  • Análise de valor agregado
  • Gráfico de evolução (burndown)
  • Análise de desempenho
  • Análise de tendências
  • Analise de variação
  • Análise de cenário E-Se
  • Método do caminho crítico
  • Software de gerenciamento de projetos
  • Nivelamento de recursos
  • Estabilização de recursos
  • Simulação
  • Antecipações e esperas
  • Compressão e paralelismo

Esses foram os seis processos de gerenciamento de cronograma, conforme descritos pelo PMBOK. Vale lembrar que o PMBOK é um guia de boas práticas e não uma metodologia. Portanto, os processos apresentados anteriormente podem sofrer variações conforme o tipo de projeto. Lembre-se disso, certo?

E para fechar com chave de ouro, confira nossa lista com 10 dicas valiosas para você garantir o melhor desempenho possível para o seu projeto no que se refere ao cronograma!

10 dicas para melhorar o Gerenciamento de Cronograma:

  1. Antes de estimar os prazos, entenda bem qual o escopo do projeto.
  2. Trabalhe com prazos realistas: elimine os prazos impossíveis!
  3. Discuta os prazos com a equipe do projeto e com os clientes.
  4. Fique atento a fatores externos ao projeto que podem influenciá-lo, como cultura da empresa, necessidades fisiológicas das pessoas, datas comemorativas, feriados, riscos, atividades que passam por um processo de criatividade e inspiração etc.
  5. Leve em consideração a disponibilidade real das pessoas.
  6. Lembre-se que o gerenciamento de tempo em projetos é um planejamento e, portanto, pode mudar conforme o andamento dos trabalhos.
  7. Baseie-se em projetos anteriores que sejam semelhantes.
  8. Alinhe o cronograma do projeto com a equipe continuamente.
  9. Estabeleça uma ordem lógica de realização das atividades e deixe claro as relações entre elas.
  10. Leve em consideração a flexibilidade do projeto em caso de mudanças.

E aí, conseguiu memorizar todas as dicas? Se você quer aprender um pouco mais das técnicas de gerenciamento de tempo que mencionamos anteriormente, assista ao nosso webinar gratuito sobre técnicas para desenvolvimento de cronograma. Bom vídeo!

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

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