Gestão de portfólio de projetos: entenda o que é e como fazer em 5 passos

Gestão de portfólio de projetos

A gestão de portfólio de projetos é a administração centralizada de um ou mais portfólios (corporativo e/ou das áreas) para alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Com a gestão de portfólio de projetos você consegue administrar melhor as iniciativas da sua empresa e garantir que os projetos que estão sendo executados realmente contribuem para os objetivos estratégicos. Continue lendo este post para descobrir mais:


Vamos começar!

O que é portfólio de projetos?

Um portfólio de projetos é o conjunto de projetos, programas, subportfólios e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos. Este é o conceito apresentado na sexta edição do Guia PMBOK®, uma das maiores referências internacionais em gestão de projetos.

Em outras palavras, um portfólio de projetos é como se fosse uma “carteira” que organiza as iniciativas, gerando uma visão consolidada dos projetos. Trata-se do principal instrumento da gestão de portfólio de projetos, cuja definição será apresentada mais para frente. A organização do portfólio pode ser feita por afinidade, mas a forma mais comum é a departamental.

Para deixar mais claro como os projetos, os programas e os subportfólios interagem dentro do portfólio de projetos corporativo, vamos relembrar um pouco esses conceitos.

Qual a diferença entre projeto, programa e subportfólio?

Projeto

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Portanto, projetos têm começo, meio e fim e devem, obrigatoriamente, gerar uma entrega exclusiva para seu cliente. Um exemplo de projeto poderia ser a construção de uma casa.

Programa

Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de forma coordenada para obter um benefício maior, o que não seria possível com a gestão individual dos projetos. Um exemplo de programa poderia ser a ampliação do market share de uma organização, em que teríamos uma série de iniciativas para contribuir no atingimento dessa meta de negócio.

Subportfólio

Um subportfólio é uma carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo de trabalho. Um exemplo de subportfólio poderia ser o portfólio de projetos da área de tecnologia da informação, por exemplo.

Portfólio de projetos corporativo

E aí, ficou clara a diferença entre os componentes de um portfólio de projetos? A esta altura do campeonato você pode estar se perguntando: como administrar de forma estruturada os projetos do portfólio corporativo? Simples: através da gestão de portfólio de projetos.

Leia também  Consultoria em Gestão de Projetos: como melhorar a gestão dos projetos da sua empresa

O que é gestão de portfólio de projetos

Como te explicamos, a gestão de portfólio de projetos reúne um ou mais portfólios de projetos para facilitar e melhorar a sua administração. Quem normalmente assume o gerenciamento de portfólio é o escritório de projetos ou Project Management Office (PMO).

O PMO promovendo pitches para seleção e priorização de projetos

Enquanto a gestão de projetos está relacionada ao cotidiano dos projetos, o gerenciamento de portfólio está mais ligado ao desenvolvimento da organização a longo prazo. Ou seja, a gestão de projetos é a realização de projetos da forma “certa”. Já o gerenciamento de portfólio é a realização dos projetos “certos” no momento certo.

São atividades da gestão de portfólio de projetos:

  • Administrar os recursos;
  • Selecionar e priorizar projetos;
  • Supervisionar projetos;
  • Antecipar tendências;
  • Comunicar os resultados às partes interessadas;
  • Fazer intervenções/correções em projetos.


Investir no gerenciamento de portfólio de projetos proporciona às organizações uma série de benefícios. Vamos falar um pouco sobre os principais deles a seguir.

Benefícios da gestão de portfólio de projetos

1. Alinhamento estratégico

A construção do portfólio de projetos envolve a seleção e a priorização das iniciativas de uma organização. Dessa forma, garantimos que os recursos financeiros, humanos e materiais da empresa sejam investidos em projetos estratégicos, isto é, projetos que realmente tragam retorno à organização e entreguem valor aos clientes.

Para saber mais sobre priorização de iniciativas, acesse nosso post sobre matriz GUT.

2. Agilidade na tomada de decisão

A gestão do portfólio de projetos envolve a coleta de informações periódicas sobre as iniciativas que estão sob seu controle. Por causa deste trabalho de acompanhamento, quando os gestores precisam tomar alguma decisão eles já têm disponível uma série de informações organizadas, qualificadas e até mesmo analisadas. Assim, garantimos que as decisões tomadas sejam as melhores possíveis para o negócio.

Gestão de projetos ágil, tradicional e híbrida

3. Otimização dos recursos

Dentro do portfólio de projetos corporativo podemos ter projetos, programas e subportfólios, que acabam agrupando as iniciativas com base em afinidade e outros critérios. Isso facilita o gerenciamento de recursos, pois o portfólio de projetos traz mais clareza sobre onde os recursos estão sendo investidos no momento e como eles poderiam ser compartilhados entre os projetos.

4. Facilidade na comunicação

Além da coleta periódica de informações, o gerenciamento de portfólio de projetos envolve divulgar as informações coletadas para as partes interessadas (stakeholders). Assim, garantimos que o escritório de projetos, a diretoria e os gestores tenham um panorama dos projetos que estão em andamento e estejam alinhados, evitando as famosas “conversas sem pé nem cabeça”. O resultado disso são reuniões mais rápidas, focadas na geração de ideias para resolver eventuais problemas, ou seja, visibilidade do todo e atuação nos desvios.

Leia também  Gestão de recursos: gerenciando pessoas e responsabilidades

escritório de projetos para P&D

5. Redução de riscos


Ao monitorar o portfólio de projetos — trabalho normalmente feito pelo PMO —, o escritório de projetos está supervisionando as iniciativas. Esse controle permite a rápida percepção dos desvios e uma atuação mais ágil diante de situações de incerteza, diminuindo os riscos para a organização. É claro que, mesmo sem um portfólio de projetos, é possível gerenciar os riscos de cada um dos projetos, individualmente. No entanto, somente uma visão global permite perceber, por exemplo, os riscos que um projeto pode causar em outros projetos estratégicos.
Quer obter todos esses benefícios? Aprenda a gerenciar o portfólio de projetos da sua organização!

Como fazer a gestão de portfólio de projetos em 5 passos

1. Identificar as ideias de iniciativas

O primeiro passo para gerenciar seu portfólio de projetos é fazer um levantamento das iniciativas existentes na organização. Para isso, você pode pedir para as áreas encaminharem suas propostas de projetos. Esse primeiro passo é importante porque ajuda a detectar se uma ideia realmente “rende” um projeto ou não, pois para preencher a proposta as pessoas terão que refletir sobre a ideia, testar a viabilidade etc.

Caso você ainda não tenha um modelo de proposta de projeto, pode baixar o canvas de projeto da Euax, que também pode ser utilizado posteriormente como Termo de Abertura do Projeto.

Canvas de projeto

2. Categorizar as propostas de projetos

Com as propostas de projetos em mãos, seu próximo passo é categorizar as iniciativas. Ou seja, você precisa agrupá-las por afinidade. Para isso, você pode criar grupos de projetos estratégicos, projetos mandatórios, projetos de obrigações legais, projetos de sustentabilidade, projetos de transformação digital, projetos de segurança, projetos de inovação, e por aí vai. Mas esses são apenas exemplos, cada organização pode agrupar conforme suas necessidades.

3. Selecionar e priorizar os projetos

Na fase de seleção e priorização você irá:

  • Estabelecer critérios para cada categoria de projetos;
  • Elaborar uma matriz de valores para cada uma das categorias de projetos;
  • Atribuir uma pontuação para cada um dos critérios de cada uma das iniciativas;
  • Somar os pontos a fim de obter a nota final da iniciativa;
  • Classificar os projetos, montando um ranking de iniciativas.

Vamos dar um exemplo para ficar mais claro. Imagine que você tenha um projeto para modernizar a sua infraestrutura de TI, que foi categorizado como “projeto de tecnologia da informação”. Então, você precisa estabelecer os critérios que serão considerados na avaliação de todos os projetos que estão na categoria “projetos de tecnologia da informação”.

Leia também  Do Caos à Tranquilidade: um case de sucesso de gestão de projetos

Você pode estabelecer critérios financeiros (como ROI, TIR, VPL), critérios de negócio ou até critérios de gravidade, urgência e tendência, presentes na matriz GUT.

Vale lembrar que a elaboração dos critérios por categorias só precisa ser feita uma única vez. Depois, basta fazer revisões periódicas. Uma vez que você tenha esses critérios mapeados, você vai colocá-los em uma matriz, dessa forma:Exemplo de priorização de portfólioAgora, basta atribuir uma pontuação para cada um dos critérios, somar esses pontos e montar o ranking dos projetos. No nosso exemplo, o projeto 2 foi considerado o mais importante, pois recebeu a maior pontuação.Exemplo de priorização de portfólio

4. Balancear os projetos

Depois de obter a lista de projetos priorizada você precisa balancear os seus projetos. Ou seja, é necessário equilibrar o investimento, certificando-se de que você não esteja priorizando projetos de uma área em detrimento de outras. Caso isso aconteça, pode causar um desajuste no planejamento estratégico.

Além desse balanceamento para garantir uma melhor capilaridade dos seus projetos, você precisa avaliar também a sua capacidade em atender os projetos com os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis. A partir dessa visão da disponibilidade e do consumo dos recursos, é possível decidir o melhor sequenciamento de execução do portfólio.

Gestão de capacidade em Escritórios de Projetos

Imagine que o projeto 1 custe R$ 200 mil, o projeto 2 custe R$ 250 mil, o projeto 3 custe R$ 50 mil e o projeto 4 custe R$ 100 mil. Os quatro projetos juntos totalizam R$ 600 mil, mas você só possui R$ 400 mil disponíveis. Uma das formas de balancear os projetos e o orçamento seria executar os projetos 1, 3 e 4 e deixar o projeto 2 para outro momento.

5. Monitorar o andamento das iniciativas

Uma vez que você tenha decidido quais projetos serão executados, o que você precisa fazer é ficar de olho na condução dessas iniciativas. Acompanhe a evolução dos projetos e, em caso de desvios de prazo, custo ou escopo, tome as ações necessárias e cabíveis no momento!

Conseguiu entender como gerenciar o seu portfólio de projetos? Assista também ao nosso webinar gratuito sobre ferramentas para priorização de iniciativas e aprenda alguns métodos para escolher os melhores projetos para a sua organização!

3 ferramentas para priorização de iniciativas que podem mudar a sua vida

Guia PMBOK é marca registrada do PMI (Project Management Institute).
Email Marketing by E-goi

2 thoughts on “Gestão de portfólio de projetos: entenda o que é e como fazer em 5 passos

Deixe uma resposta

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company