Project Management Office (PMO): o que é, quais as vantagens de ter um e como implantar o seu

Project management office

Você já ouviu falar em Project Management Office (PMO)? Embora esse nome esteja normalmente associado a papeladas, extensas documentações e auditorias, essa ideia está bastante equivocada. Neste post, você vai entender para que realmente serve um PMO, quais as vantagens de ter um e como implantar o seu. Acompanhe o texto ou navegue nos links abaixo:


Boa leitura!

O que é Project Management Office (PMO)?

Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos é uma estrutura organizacional envolvida na padronização dos processos de governança e gestão de projetos de uma empresa, com o objetivo de aumentar a performance dos projetos e, consequentemente, do negócio.

O que é escritório de projetos?

Um Project Management Office pode ser:

  • Corporativo: abrange todos os projetos da organização, gerenciando o portfólio de iniciativas;
  • Departamental: ajuda determinada área a entregar resultados;
  • Operacional: gerencia exclusivamente um projeto ou programa. Geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa.

Muitas pessoas acreditam que um PMO faz o mesmo que um gerente de projetos na empresa, mas isso não é verdade. Enquanto o gerente de projetos está focado nos objetivos específicos de uma ou mais iniciativas, o Project Management Office trabalha para consolidar os portfólios de projetos e tem objetivos mais estratégicos, de alto nível.

Não há uma quantidade de pessoas certa ou errada para compor um escritório de projetos. Isso pode variar de empresa para empresa, conforme seu volume de projetos. Além disso, pode ser que o PMO de uma empresa tenha uma sala só para ele, enquanto em outra organização não haja lugar fixo para o escritório de projetos.

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O PMO possui um papel estratégico dentro das empresas, contribuindo para o alinhamento dos projetos com a estratégia do negócio. Portanto, não se trata apenas de uma estrutura para “vigiar” os gerentes de projetos ou algo nesse sentido, mas sim de gerenciar de forma coordenada e centralizada as iniciativas do negócio.

É importante dizer que as funções de um PMO variam conforme o nível de maturidade do escritório de projetos. Um Project Management Office pode atuar no acompanhamento dos indicadores de projetos, na gestão de recursos compartilhados entre eles, no apoio aos gerentes de projetos, disseminando boas práticas e a metodologia de gestão de projetos utilizada pela empresa, entre outras atividades.

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Podemos classificar os escritórios de projetos em três tipos. Entenda como cada Project Management Office pode atuar a seguir.

Tipos de Project Management Office

Quanto ao seu grau de controle e nível de influência, um escritório de projetos pode ser de suporte, de controle ou diretivo. Essa é a diferenciação feita pelo Guia PMBOK®. Vamos entender quais as diferenças entre eles?

Project Management Office de suporte

Um PMO de suporte, como o próprio nome sugere, é aquele que foca em apoiar os gerentes de projetos na condução de iniciativas. Portanto, assume um papel mais “consultivo”, voltado para o coaching. Dessa forma, os gerentes de projetos recebem recomendações sobre o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.

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Outro papel importante do PMO de suporte é organizar a documentação dos projetos, estabelecendo um modelo que deve ser usado por toda a empresa. Deve-se dar uma atenção especial ao arquivamento das lições aprendidas, que são ativos muito importantes na execução de novos projetos, afinal, apontam para aquilo que deu certo e o que deu errado em iniciativas anteriores.

Como alcançar ritmo e resultado em projetos complexos

O Project Management Office de suporte é mais comum em organizações com pouca maturidade em gestão de projetos. Ele representa uma tentativa inicial de consolidar a gestão de projetos na empresa, mas não deixa de ser importante. Afinal, não adianta criar controles super-rigorosos se a organização não possui as condições e as características necessárias para atingir às expectativas. Só geraria frustração desnecessária!

Project Management Office de controle

O PMO de controle é aquele que, além de dar recomendações aos gerentes de projetos, verifica continuamente se esses profissionais estão em conformidade com os processos e as práticas de gestão de projetos definidas na organização, com o objetivo de padronizar o jeito que a empresa conduz projetos. Para isso, é comum que sejam realizadas auditorias nos projetos para garantir que os processos de gestão estão sendo seguidos.

Mais que cobrar, o PMO de controle também realiza capacitações e treinamentos para preparar seus gerentes de projetos para os desafios impostos pelo cotidiano. Depois, a qualidade dos projetos é mensurada para verificar se, de fato, os treinamentos foram efetivos ou precisam ser melhorados.

O PMO de controle realiza, ainda, a gestão do portfólio de projetos, seja organizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.

Priorização de Portfólio de Projetos com Foco em Resultados

Project Management Office diretivo

O PMO diretivo, por sua vez, possui um grau ainda maior de controle. A principal diferença entre o PMO diretivo e os demais é que ele é responsável por direcionar os recursos certos para os projetos certos. Portanto, os gerentes de projetos são subordinados ao PMO e alocados conformes as demandas em que eles mais poderão contribuir.

Vale ressaltar, que assim como o PMO de suporte, o PMO diretivo também faz recomendações aos gerentes de projetos e, assim como o PMO de controle, monitora o desempenho das atividades e a aderência aos processos, consolidando-se como um centro de excelência em gestão de projetos dentro de uma empresa.

E aí, conseguiu diferenciar os três tipos de Project Management Office existentes? Aproveite e confira também as principais vantagens de implantar um PMO na sua organização.

Vantagens de ter um Project Management Office

Implantar um Project Management Office traz uma série de benefícios para as empresas. Separamos cinco deles, que você pode conferir abaixo.

1. Consolidação de uma metodologia de gestão de projetos

Se pudéssemos elencar apenas um benefício de implantar um PMO, com certeza seria este. Ter uma metodologia consolidada é uma boa forma de ter melhores resultados nos projetos. Uma metodologia traz um conjunto de etapas e ferramentas que já foram testadas e comprovadas, facilitando o trabalho de gerenciamento de iniciativas e aumentando o desempenho dos projetos por meio do uso das melhores práticas.

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Descomplicando o PMO

2. Informações disponíveis e centralizadas

Faz parte da rotina de um PMO levantar e analisar dados e monitorar indicadores. Portanto, um Project Management Office auxilia na comunicação ao fornecer de forma organizada informações importantes sobre os projetos, como o retorno sobre investimento, por exemplo. A centralização desses dados é bacana porque torna as informações mais facilmente disponíveis, dando visibilidade para a saúde dos projetos e permitindo que exista uma base histórica consistente que pode ser utilizada no planejamento de novos projetos. Faz toda a diferença ter uma estrutura dentro da empresa que cuida da divulgação das informações: quando alguém precisar saber de algo, basta consultar o PMO.

3. Controle e redução de erros

Como dito anteriormente, o PMO auxilia a consolidar uma metodologia de gestão de projetos, documentar as lições aprendidas e capacitar os gerentes de projetos. Então, é natural que a qualidade dos projetos aumente por conta disso. Outro ponto que auxilia no controle e na redução de erros é o acompanhamento que o PMO faz dos projetos, possibilitando que erros sejam identificados com mais rapidez e que imediatamente sejam feitas ações de correção.

4. Gestão centralizada de recursos e projetos

Com um Project Management Office, os recursos e os projetos passam a ser gerenciados de forma centralizada, possibilitando uma visão dos impactos de cada projeto no portfólio como um todo, facilitando a tomada de decisão. O PMO pode ficar responsável por alocar cada gerente de projetos de acordo com as suas competências, além de priorizar os projetos mais importantes para a organização, decidindo com mais segurança em quais projetos os investimentos da empresa serão aplicados.

5. Alinhamento estratégico dos projetos

O PMO ajuda a evidenciar o valor do projeto e a garantir que os projetos selecionados são realmente aqueles mais importantes, de acordo com a estratégia da organização. Dessa forma, o escritório de projetos evita a perda do apoio do patrocinador e auxilia a engajar as partes interessadas no projeto, demonstrando a relevância da iniciativa.

Quantos benefícios, não é mesmo? Para obtê-los é preciso fazer a implantação de um Project Management Office na sua empresa. Não sabe por onde começar? Vamos te dar algumas dicas no passo a passo abaixo. Mas lembre-se: nada de mudar tudo do dia para a noite, leve em consideração a maturidade da sua empresa!

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Como implantar um Project Management Office em 5 etapas

Podemos elencar cinco passos importantes para a implantação de um Project Management Office:

1. Prepare a organização para a mudança

A implantação de um PMO pode ser considerada um grande projeto, não é mesmo? Como é uma iniciativa que abala as estruturas da organização, é melhor preparar as pessoas para esse momento. O melhor caminho é a comunicação. Então, antes de realizar essa grande mudança, prepare o terreno. Explique aos colaboradores as mudanças que estão por vir, por que elas são importantes e quais benefícios vão trazer. Isso vai ajudar a alinhar a comunicação entre todos e a diminuir a resistência no futuro.

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2. Identifique o cenário atual de gestão de projetos

Ainda que uma organização não tenha processos de gestão de projetos declaradamente expressos e claramente definidos, é difícil não ter adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Então, nessa etapa, o seu desafio é mapear os projetos que estão em andamento hoje e como as coisas são feitas atualmente na sua organização. Isso vai te dar um diagnóstico do cenário atual e uma melhor percepção do que deve ser mudado e qual o melhor caminho a seguir para obter os mais benefícios.

3. Estruture o escritório de projetos

Este é o momento de efetivamente pensar no que você quer que o seu escritório de projetos tenha, quais serviços você deseja que ele ofereça, quem assumirá quais papéis e responsabilidades. Se você não tiver clareza sobre essas definições, mais difícil será convencer a diretoria de que vale a pena investir na implantação de um Project Management Office.

Além disso, os objetivos que você definir para o escritório de projetos vão influenciar no tipo de PMO que você vai implantar (de suporte, de controle ou diretivo). Este também é o momento de definir qual metodologia de gestão de projetos será utilizada e estruturar o portfólio de projetos e os indicadores de performance.

4. Construa um novo processo de gestão de projetos

Com base naquilo que você mapeou que já está sendo feito na organização e aquilo que você deseja que tenha no seu escritório de projetos, você vai montar um novo processo de gestão de projetos que atenda às necessidades da sua organização. Quando falamos em definir um novo processo é importante levar em conta a maturidade da empresa.

5. Implante o Project Management Office efetivamente

Por fim, nesta última etapa, chegou a hora de documentar as metodologias e os processos estruturados anteriormente e capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar os processos de gestão de projetos corretamente. Na hora da implantação, é melhor começar com um projeto piloto, fazendo testes rápidos e pontuais para depois aumentar a abrangência do PMO.

Conseguiu entender como implantar um Project Management Office na sua empresa? Aproveite e assista ao webinar gratuito sobre como um escritório de projetos pode melhorar os resultados das suas iniciativas!

Como um escritório de projetos (PMO) pode melhorar os resultados das suas iniciativas

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