Última atualização em 20/12/2021
A gerência de projetos pode ser fonte de dor de cabeça para muitos profissionais. Basta um pequeno descuido para uma iniciativa aparentemente simples virar um bicho de sete cabeças, não é mesmo? Por isso, neste post vou te contar alguns erros comuns cometidos na gestão de projetos e dar algumas dicas de como evitá-los. Continue lendo para descobrir!
Para começo de conversa, vamos alinhar um conceito básico:
O que é gerência de projetos?
A gerência de projetos é um conjunto de práticas referente ao planejamento, à execução e ao monitoramento dos projetos de uma organização. Também pode ser chamada de gestão de projetos, nome pelo qual é mais conhecida.
Temos um e-book completo sobre gestão de projetos aqui no site, em que damos uma base conceitual sobre o tema. Explicamos, por exemplo, quais os grupos de processos e as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK®. Caso você tenha interesse, é só clicar no banner abaixo para fazer download do material.
Cada organização possui (ou pelo menos deveria possuir) seu próprio jeito de fazer a gerência dos projetos, baseando-se, é claro, nas melhores práticas mundiais. Se você acha que precisa rever as práticas de gerência de projetos da sua organização, confira a seguir alguns erros comuns e como evitá-los.
5 erros comuns na gerência de projetos e como evitá-los
#1 Não definir um objetivo para o projeto
Empresas executam projetos porque precisam realizar mudanças no negócio que as tornem mais competitivas no mercado. Você se lembra quantas vezes precisou fazer algum trabalho sem entender o sentido dele? Quando um projeto não está atrelado a um benefício claro e conhecido pelas principais partes interessadas, a organização corre o risco de investir uma quantia que não retornará para ela no futuro. Ou seja, corre o risco de perder dinheiro!
Parece óbvio que todo projeto precisa de um bom motivo para ser realizado. Afinal, são os recursos da organização que estão em jogo. Mas, na pressa de executar as demandas, às vezes não paramos para refletir o suficiente sobre a real necessidade de realizar determinado projeto e se aquele é o momento mais adequado para a execução. Resultado: orçamento comprometido com iniciativas pouco relevantes.
Uma boa forma de evitar esse tipo de erro é solicitar que todo projeto passe por uma validação prévia. Essa validação pode ser feita em cima da estruturação de um canvas de projeto. Mas o que é isso? Trata-se de uma espécie de “quadro” subdividido em seções que precisam ser preenchidas conforme as informações solicitadas.
Algumas perguntas que o canvas de projeto precisa responder:
- Por que o projeto é importante?
- Quais entregas devem ser feitas?
- Quais os indicadores de sucesso do projeto?
- O que não será feito?
- Quais os riscos associados ao projeto?
- Quem participará da construção do projeto?
- Quais os custos do projeto?
Com o preenchimento desse canvas de forma colaborativa, envolvendo as principais partes interessadas, certamente você terá o objetivo do projeto bem definido. Como bônus, você conseguirá alinhar um grande grupo de pessoas com influência sobre o projeto a respeito das motivações e dos resultados esperados ao término dos trabalhos.
Aqui na Euax Consulting nós desenvolvemos nosso próprio canvas de projeto, que está disponível para download. Ele faz parte da metodologia Euax Acelera e tem ajudado muitos clientes a planejarem iniciativas de forma visual e colaborativa. Talvez possa te ajudar também!
#2 Querer executar todos os projetos de uma única vez
Você provavelmente tem sonhos, metas e objetivos de vida, certo? Mas nem sempre é possível concretizá-los, pelo menos não todos de uma vez, não é mesmo? Isso também acontece nas empresas, que possuem recursos limitados para realizar projetos. Ao querer emplacar todos os projetos de uma vez, você pode acabar metendo os pés pelas mãos, investindo os recursos em iniciativas que não vão trazer resultados e deixando de lado algumas que podem manter sua empresa competitiva.
Portanto, uma boa gerência de projetos deve ser seletiva e utilizar critérios para executar os projetos mais importantes de uma empresa em determinado período. Nesse sentido, uma ferramenta que se destaca é o portfólio de projetos. Esse portfólio funciona como uma espécie de “carteira”, que agrupa os projetos por área e por prioridade, facilitando o controle.
Alguns critérios que você pode considerar na hora de analisar a importância de um projeto são:
- Alinhamento estratégico: o projeto é necessário para executar a estratégia da organização?
- Obrigatoriedade legal: há alguma lei que exija a execução do projeto?
- Grau de risco: o projeto pode desestabilizar o negócio facilmente?
- Velocidade: o projeto traz resultados imediatos?
- Situação do projeto: qual o percentual de conclusão do projeto? (no caso de projetos que já foram iniciados)
Você também pode utilizar uma matriz de priorização com critérios pré-definidos, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a matriz RICE. A matriz GUT, por exemplo, trabalha com os critérios de gravidade, urgência e tendência na priorização de projetos.
Outro ponto a ser levado em consideração é a disponibilidade da equipe, também conhecido como capacity planning. É necessário acompanhar a produtividade dos colaboradores e garantir que eles não fiquem ociosos ou sobrecarregados. Caso a disponibilidade da equipe seja menor do que o volume de projetos, será necessário rever a priorização ou contratar novos recursos.
#3 Achar que precisa aplicar o PMBOK inteiro em todos os projetos
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de boas práticas em gestão de projetos. A cada quatro anos uma nova versão é elaborada pelo Project Management Institute (PMI), uma entidade internacional mundialmente conhecida. Observe que se trata de um conjunto de diretrizes, ou seja, o PMBOK não é prescritivo.
Muitos profissionais da área têm a falsa convicção de que precisam atender a todas as práticas elencadas no PMBOK em todos os projetos. No entanto, se trata de um equívoco, pois é humanamente impossível conseguir executar milimetricamente todos os processos detalhados no guia. Mas como definir o que precisa ser controlado e o que pode ser gerenciado com um pouco mais de flexibilidade?
Contar com uma metodologia sólida e robusta é um importante passo para avançar no nível de maturidade de gestão de projetos. Além disso, vai evitar que o gerente de projetos caia na armadilha de querer fazer tudo ao mesmo tempo. Para isso, é possível se apropriar de metodologias já existentes no mercado ou então montar um escritório de projetos (PMO).
Leia também: Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal
O PMO é uma estrutura organizacional que vai ajudar a empresa a encontrar seu próprio jeito de gerenciar projetos. Com base nas lições aprendidas e na gestão do conhecimento, será possível identificar aquilo que melhor funciona para as necessidades do negócio.
Um escritório de projetos pode ser corporativo, departamental ou operacional. Entre suas funções está a revisão dos processos de gerenciamento de projetos, a capacitação da equipe de projetos, a definição das ferramentas que podem ser utilizadas e em quais tipos de projetos, o monitoramento do portfólio de projetos, entre outras. Não há certo ou errado: as funções de um PMO devem acompanhar a maturidade de uma organização.
Se você quiser saber mais sobre, assista ao nosso webinar sobre escritório de projetos.
#4 Não controlar o projeto porque ele é “ágil”
Se de um lado alguns gerentes de projetos levam o PMBOK a sério demais, por outro lado, alguns profissionais acreditam nos benefícios da total falta de controle, com o pretexto de que estão gerenciando os projetos de forma “ágil”. Contudo, você sabe o que realmente caracteriza a agilidade? Consegue identificar com clareza quais as características e as aplicações desse tipo de gestão?
De forma simples, a agilidade é sinônimo de resposta rápida às mudanças. Um projeto ágil deve promover uma gestão que possibilite entregas rápidas, em ciclos curtos e feitas por uma equipe multidisciplinar. Assim, podemos dizer que as mudanças fazem parte da dinâmica da gestão ágil de projetos e é natural que o projeto precise passar por modificações com mais frequência. Afinal, em projetos ágeis o escopo não é totalmente detalhado, mas sim progressivamente conhecido.
No entanto, isso não significa não ter nenhum tipo de controle. No Scrum, por exemplo, existem reuniões de acompanhamento que precisam ser religiosamente seguidas, além de artefatos, como o product backlog, o sprint backlog e o burndown chart, que vão orientar o andamento das atividades.
Outra alternativa interessante é mesclar práticas da gestão clássica e da gestão ágil de projetos, criando uma metodologia híbrida. Então, por exemplo, seria interessante montar um cronograma sequenciado em um projeto ágil, à medida que as informações forem sendo conhecidas.
#5 Subestimar a importância de uma boa comunicação
A base de um bom projeto é a comunicação. Sem a disponibilidade de informações confiáveis, a chance de tomar uma decisão fatal para o projeto é muito maior. Quantos projetos você conhece que deram errado porque algo que precisava ser feito foi perdido no meio do caminho? É preciso tomar muito cuidado com isso, senão o próximo projeto a falhar pode ser o seu!
Quando estamos falando de comunicação, é preciso considerar a cultura na gestão de projetos, montando um mapa de stakeholders com estratégias de comunicação adequadas para cada um deles. Se o projeto for muito complexo, o ideal é ter uma pessoa dedicada a evitar os riscos associados com a mudança. Trocas de sistemas, por exemplo, costumam dar bastante dor de cabeça, porque mexem diretamente no dia a dia dos executores de processos, que podem apresentar certa resistência em mudar, por não entender como utilizar a nova ferramenta e quais benefícios ela irá trazer.
Existem algumas ferramentas do Design Thinking que ajudam a superar lacunas na comunicação, pois reforçam muito algumas questões do dia a dia das pessoas, praticando a empatia, a colaboração e a materialização das ideias e soluções. Se considerássemos somente os pilares já teríamos diversos ganhos.
No Design Thinking, temos um conjunto de práticas que visa encontrar soluções simples para problemas complexos. Em seu “arsenal” de ferramentas, há o raciocínio convergente e o raciocínio divergente, que tem o objetivo de criar uma visão comum do projeto, para que as pessoas consigam se engajar e se comprometer de verdade com o resultado final.
Outra forma de facilitar a comunicação do projeto é estabelecer sistemas de indicadores para medir os resultados. Mas o que seriam esses sistemas de indicadores e qual o impacto deles na comunicação com os stakeholders? Tratam-se de KPIs dispostos de forma intencional, que possuem relações de causa e consequência claramente definidas, através de setas. Assim, é possível entender exatamente onde o projeto precisa melhorar para atingir os objetivos.
Para facilitar a materialização do conceito, observe o exemplo abaixo.
Exemplo de sistema de indicadores de projetos
Neste modelo, podemos verificar que a entrega do projeto dentro do prazo e do orçamento planejado está diretamente ligada à satisfação do cliente e ao Valor Presente Líquido (VPL), que demonstra o retorno financeiro que será obtido com o projeto. Ou seja, se o projeto for entregue com atraso ou com custos exorbitantes, o cliente ficará insatisfeito e os resultados serão comprometidos.
Da mesma forma, se ao planejar o projeto o gerente tiver acertado no cálculo do esforço necessário e da capacidade planejada, a tendência é que ele de fato cumpra com o prazo que prometeu. Além disso, se a taxa de retrabalho se mantiver baixa e a conformidade com o processo alta, a tendência é que o projeto fique dentro do orçamento.
Essas relações parecem óbvias, mas não são, especialmente se o projeto estiver sendo gerenciado por meio de uma “lista” de indicadores, que muitas vezes não vai dar conta de apontar os erros no projeto. Uma vez que todos tenham acesso ao sistema de indicadores e consigam verificar o andamento do projeto a partir da mesma base de dados, a comunicação conseguirá ser mais efetiva e a equipe poderá se concentrar melhor na resolução dos problemas.
Gostou das dicas sobre gerência de projetos? Se você achou difícil implantar todas elas e precisa de assistência em alguma iniciativa, assista ao nosso webinar gratuito e conheça 4 dicas de Gestão do Tempo em Projetos para não perder o foco!
PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).
