O desenvolvimento das tecnologias tem permitido grandes mudanças nas organizações — até mesmo em relação aos modelos de trabalho. Hoje, há empresas que trabalham 100% em home office, eliminando totalmente a necessidade de uma sede presencial. Porém, a transição para este modelo é complexa, e pode revelar vulnerabilidades e falhas nos processos da empresa. Por isso, é necessário ter cuidado para não perder o controle dos processos e acabar sentindo impactos negativos por ter os times distribuídos.
Ficou interessado? Então continue a leitura para entender como os processos imaturos impactam a organização no home office e aprenda a evitar que isso ocorra!
Qual a diferença entre processos maduros e imaturos?
Processos são os fluxos de trabalho realizados para gerar entregas de valor aos clientes da organização — em outras palavras, o que faz uma organização funcionar na prática. Em um mundo ideal, os processos refletem tudo o que os colaboradores devem fazer no dia a dia, são conhecidos por todas as equipes e geram valor significativo para os clientes. Porém, nem sempre isso é o que ocorre e, quanto mais imaturo é o processo mais distante esse mundo ideal fica.
Em muitas organizações os processos de negócio são pouco delimitados e acabam gerando falhas de comunicação entre os colaboradores, contribuindo para a incidência do retrabalho e para a geração de resultados abaixo do esperado.
Nesses casos, quando surge um problema, é muito difícil identificar sua causa, visto que o conhecimento sobre o processo é raso e não se sabe o que pode dar errado. Além disso, como cada colaborador trabalha de um jeito, fica difícil identificar os pontos que podem estar afetando os resultados. Quando as pessoas não conhecem o processo e, consequentemente, não entendem os impactos de suas atividades no todo, acabam vendo o processo como um inimigo, ao invés de tê-lo como um aliado, e o engajamento com as atividades é prejudicado.
Em resumo, enquanto os processos maduros agem como apoio ao crescimento da equipe e da empresa, ajudando a manter a execução das atividades na linha e os colaboradores engajados e satisfeitos, os processos imaturos são granadas prestes a explodir assim que uma crise se aproxima.
Nesse sentido, há ocasiões em que um processo maduro é ainda mais importante do que o normal. Saiba o porquê:
Por que um processo maduro é importante no home office?
Em um modelo de trabalho home office ou distribuído, no qual as equipes estão em lugares distintos e não existe interação presencial, contar com processos maduros é essencial, afinal, a comunicação online é diferente da presencial.
Como você sabe, um processo exige a participação de vários profissionais, e até mesmo de equipes diferentes. Por isso, se não houver clareza sobre quando cada um entra no processo, o andamento das atividades fica comprometido.
Assim, quando a equipe trabalha remoto, cada colaborador fica em um lugar, e o distanciamento físico pode facilitar a aparição de vários problemas que antes estavam “debaixo do tapete”. Nesse contexto, qualquer desvio pode tomar proporções ainda mais impactantes, devido ao distanciamento das pessoas e à falta de percepção do senso de urgência.
Um processo maduro, então, considera que deve haver donos que se responsabilizem pelos resultados e clareza sobre a responsabilidade de cada integrante da equipe, o que faz toda a diferença quando surgem crises ou dificuldades. Afinal, fica mais fácil resolver problemas quando se sabe para quem recorrer, quando se tem instruções claras de onde vêm e para onde vão as informações, além da clara visão do impacto de cada parte no todo.
Além disso, a maturidade do processo está diretamente relacionada à sua infraestrutura, que precisa estar adequada às necessidades da equipe. Uma equipe de vendas por telefone, por exemplo, precisa ter acesso à internet, a um discador, à base de contatos e também a um sistema CRM para organizar as negociações em andamento. Ter as ferramentas de trabalho certas garante que os colaboradores consigam realizar seu trabalho tão bem quanto no escritório presencial.
Este é o cenário ideal. Porém, voltando à pergunta do título, precisamos comentar sobre quando esta não é a realidade:
Afinal, os processos imaturos ficam mais explícitos no home office?
Como já comentamos, o distanciamento físico da equipe implica alguns cuidados especiais para a saúde dos processos, principalmente em relação à infraestrutura. Aqui na Euax Consulting, por exemplo, ao adaptarmos nossas equipes ao modelo home office para nos protegermos da pandemia do corona vírus, nos deparamos com algumas fragilidades em nossos processos, que não eram percebidas enquanto todos estávamos presentes no escritório.
Para que as equipes trabalhassem remotamente, por exemplo, era necessário que tivessem notebooks configurados e acesso aos nossos arquivos da rede de qualquer lugar. Porém considerando o tamanho da equipe, assegurar a segurança das informações não seria uma missão tão simples e corriqueira.
Por isso, tivemos que tomar algumas ações emergenciais, como por exemplo, copiar nosso ambiente para servidores na nuvem, de modo que os colaboradores pudessem acessá-los de qualquer lugar e, nesse momento de quarentena, de seu home office. No dia a dia da empresa, esta fragilidade no processo não era evidente, mas quando precisamos de uma estrutura mais robusta, percebemos que a infraestrutura não estava preparada para o home office como precisávamos — o que atrasou nossa migração para o trabalho remoto em alguns dias.
Desse modo, concluímos que, sim, a falta de maturidade nos processos fica muito mais evidente no home office, pois surgem necessidades e condições imprevistas que exigem uma estrutura mais preparada, tanto no que se refere às ferramentas de trabalho quanto à forma de gerenciar as equipes.
Então, como evitar que isso ocorra?
Como eliminar as falhas que se evidenciam nos processos em home office?
Um processo que funciona apenas no papel não é o suficiente. No exemplo da migração para o home office, só se perceberam certas falhas quando o processo foi posto à prova, isto é, quando suas fragilidades foram testadas na prática.
Logo, para evitar a manifestação de falhas no processo é preciso amadurecê-lo: reunir a equipe, analisar o cenário atual, identificar onde estão os pontos de melhoria, testar e implementar iniciativas de mudança. Partindo do entendimento do processo como ele é (AS-IS) para como ele deve ser (TO-BE), é muito mais fácil organizá-lo e otimizá-lo para atender tanto as necessidades da empresa quanto dos clientes.
Aqui na Euax, podemos dizer que esse momento, além de nos mostrar um novo modelo de trabalho que pode fazer parte do nosso dia a dia, trouxe à tona diversas oportunidade de melhorias em nossos processos internos. Desse modo, pudemos adequar os pontos de fragilidade dos processos, tornando-os mais adequados à nossa realidade e mais conhecidos por toda a equipe. Certamente, isso irá vai fortalecer nossos processos e elevá-los a outro nível de maturidade.
Se quiser saber mais sobre esse assunto, confira nossa página sobre gestão de processos e entenda como a Euax pode te ajudar a amadurecer os seus processos mesmo em home office!
Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.