Home Office: como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?

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No home office, os gestores têm de encontrar maneiras para garantir que a produtividade e, principalmente, o engajamento entre as equipes não se percam em meio a distância. Como já comentamos em outros posts, apesar do trabalho remoto ter vários benefícios e poder inclusive melhorar a produtividade dos colaboradores, se não forem tomados os devidos cuidados, ele pode gerar o efeito contrário.

Com base em nossas experiências com o modelo home office, aprendemos que há algumas formas de garantir a sinergia e o alinhamento entre as equipes. Acompanhe o post e saiba como!

Definindo rituais e cerimônias

No best-seller “O poder do hábito”, o especialista Charles Duhigg aponta que 40% das ações humanas são resultado de hábitos, e não de decisões. Esse pensamento mostra que repetir padrões faz parte da cultura humana, e que grande parte de nossas atividades diárias são compostas por uma rotina que precisa ser cultivada. No ambiente de trabalho, isso não é diferente.

Mesmo em profissões que não contam com processos muito rígidos, é importante garantir que haja uma certa consistência nas atividades dos colaboradores, principalmente quando eles não estão todos no mesmo ambiente.

Em home office, o afastamento físico tende a criar uma sensação de solidão nas pessoas e a fazer com que elas ajam de maneira mais individual e independente, o que pode acabar gerando falhas de comunicação, diminuição da produtividade e, como consequência, uma baixa na motivação.

Para contornar essa situação, é preciso fazer mudanças na cultura organizacional de modo a estabelecer rituais e cerimônias na rotina dos colaboradores, isto é, encontros periódicos que criam compromissos com a equipe, como reuniões mensais para o acompanhamento de resultados e reuniões matinais para planejar as atividades do dia. É importante destacar, aliás, que esses momentos não precisam nem ser marcados na agenda, já que são algo que acaba sendo incorporado na rotina (como acordar e escovar os dentes).

Além de garantir que as pessoas tenham mais foco e disciplina para realizar suas atividades, manter rotinas e compromissos com o time faz com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior, criando um senso de pertencimento na equipe que é fundamental para manter o engajamento em alta.

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Principalmente em atividades que envolvem o trabalho conjunto, manter uma frequência mínima de interações no time faz toda a diferença. É preciso minimizar a ideia de que o home office ocasiona um trabalho solitário e individual, promovendo a integração de cada profissional na equipe e na organização como um todo.

A seguir, vamos dar alguns exemplos de como conduzir os rituais e cerimônias que mencionamos:

Reuniões diárias ou de progresso

As reuniões diárias são um bom exemplo de ritual para a equipe fortalecer seu alinhamento e organizar melhor o trabalho. Nesses momentos, o gestor pode mobilizar todos os integrantes do time no início do dia e perguntar-lhes:

  • O que foi feito no dia anterior
  • O que eles planejam fazer no dia
  • Se eles estão enfrentando alguma dificuldade que o gestor possa ajudar a eliminar

Desse modo, estabelece-se uma rotina de planejamento diário, ajudando os profissionais a terem mais controle sobre o próprio tempo e mantendo todo o time na mesma página.

Reuniões de desempenho

Outro ritual importante é o das reuniões de acompanhamento do desempenho, que podem ser quinzenais, mensais ou na frequência mais conveniente para a empresa. De todo modo, é recomendável ter disciplina para manter a frequência estabelecida.

Essas reuniões são momentos em que a equipe se mobiliza para acompanhar o desempenho dos indicadores e/ou checar se as entregas planejadas foram cumpridas.

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Geralmente, as reuniões de acompanhamento costumam ser mais longas e dispendiosas, já que os envolvidos precisam estar sempre atentos e trazer sugestões de iniciativas quando os números não vão bem. Nesse sentido, algumas ferramentas usadas em home office podem tornar a reunião mais produtiva, como o uso de documentos compartilhados online para registrar as pautas discutidas e os planos de ação que a equipe se comprometer a aplicar.

Além disso, é importante estabelecer alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa. Afinal, não é porque as pessoas estão trabalhando remoto que elas não têm necessidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia.

Reuniões de kick-off

Como exemplo das cerimônias que devem ser realizadas em home office estão as reuniões de kick-off, muito comuns quando se inicia um novo projeto. Elas são importantes pois possibilitam que todas as partes interessadas (stakeholders) alinhem suas expectativas antes do início das atividades, para que ao final do projeto o resultado entregue satisfaça as necessidades do cliente e não extrapole os prazos e recursos disponíveis.

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Confraternizações de equipe

As confraternizações de equipe também podem ser realizadas a distância, caso necessário. O isolamento social instituído na pandemia da COVID-19 provou que até mesmo happy hours poderiam ser feitos em casa: aqui na Euax, enviamos brindes para as casas dos colaboradores e os convidamos para participar de uma chamada de vídeo com a empresa toda, como maneira de comemorar os feitos do mês.

Momentos de comemoração e reconhecimento são tão importantes quanto as reuniões mais formais, pois são responsáveis por estreitar os laços entre a equipe e a empresa, fortalecendo o senso de pertencimento e fazendo com que os colaboradores trabalhem mais engajados e preocupados com a qualidade de suas entregas.

Dependendo do contexto da sua empresa, serão necessários diferentes rituais e cerimônias. O importante, porém, é manter claro para todos os envolvidos em quais momentos os eventos ocorrerão e qual a importância de cada um — você pode inclusive atribuir nomes diferentes para cada tipo de reunião para formalizá-las.

Se a sua organização for projetizada, isto é, trabalhar em função de projetos, será mais fácil estabelecer rituais que possam ser reproduzidos com frequência. Mas, de modo geral, é interessante manter encontros constantes para evitar a sensação de isolamento que o trabalho remoto pode trazer.

Se quiser saber mais dicas sobre o trabalho em home office, indicamos que assista ao webinar em que mostramos técnicas e ferramentas para conduzir projetos remotos: está imperdível! Esperamos você lá.

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