Última atualização em 21/10/2024
Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil. Agora, imagine fazer isso sem estar convivendo com elas presencialmente: parece ainda mais desafiador, não é? A sensação que muitos gestores têm ao gerenciar equipes remotas é de distanciamento e, muitas vezes, de redução do controle sobre o desempenho dos colaboradores, já que não podem vê-los e interagir com eles da forma que estão acostumados.
Felizmente, há algumas formas de contornar esse distanciamento e continuar acompanhando de perto o desempenho da equipe. Quer saber como? Então, continue conosco para aprender tudo sobre gestão de desempenho em home office!
Como fazer a gestão de desempenho dos colaboradores em home office em 5 passos
1. Mantenha o objetivo do trabalho claro
Primeiramente, é preciso destacar que o objetivo do trabalho deve ser claro para todos os envolvidos. O distanciamento do trabalho em home office pode acabar fazendo com que os colaboradores se dispersem e percam o foco. Para evitar que isso ocorra, o gestor deve comunicar o propósito de cada iniciativa (seja ela um projeto, um processo corriqueiro ou uma demanda eventual) para contextualizar o trabalho e fazer com que o profissional entenda a importância do que está fazendo.
Fazer algo só por fazer impede que o colaborador se conecte ao trabalho e se responsabilize pelos resultados, afinal, ele não sabe o papel que está desempenhando no todo. Fica a cargo da liderança, então, tornar explícita a importância do trabalho de cada profissional. Isso pode ser feito por meio de um diagrama de causa e efeito, que iremos mostrar no próximo tópico.
2. Monte um sistema de indicadores para acompanhar os resultados
Como já comentamos no post sobre painel de indicadores, a melhor forma de entender como está o desempenho da empresa é analisando seus indicadores de performance (também conhecidos como KPIs). Esses indicadores servem como termômetros que mostram quais pontos do processo estão funcionando da maneira certa e quais precisam de atenção.
Observe este exemplo para entender melhor:
Este é o sistema de performance de uma pizzaria fictícia, que só trabalha com delivery, a Pizzaria do Zé. A estratégia de negócio dessa pizzaria é realizar as entregas em até 30 minutos, sendo que se esse tempo for ultrapassado, o cliente não paga o valor da pizza.
Desse modo, quanto maior for a quantidade de pizzas entregues no prazo, maior será o faturamento da pizzaria. Ainda, quanto maior for a conformidade na preparação e na entrega dos pedidos, menor será o custo sobre o faturamento (afinal, as pizzas não terão que ser refeitas), e dessa forma a lucratividade torna-se maior.
Se você reparar, temos indicadores que demonstram o resultado de todo o processo, desde o atendimento do cliente até a entrega. Este processo envolve diversos setores da pizzaria: começa pelo marketing, que tem a missão de atrair clientes para serem atendidos, passa pelo atendimento, que precisa atender os clientes e tirar os pedidos, segue para os pizzaiolos, que devem produzir as pizzas conforme o pedido e no tempo estipulado, e termina nos entregadores, que devem levar as pizzas até os clientes antes dos 30 minutos passarem.
O trabalho de cada equipe influencia diretamente no resultado final, representado pelo indicador da lucratividade. Como comentamos no passo anterior, é importante que os colaboradores entendam o objetivo do que estão fazendo, e com uma visão como a apresentada no sistema de indicadores, visualizar a importância de seu trabalho no todo fica muito mais fácil.
Para construir um sistema de indicadores como este, você precisará descrever as relações de causa e efeito que fizerem sentido para o processo da sua organização: na Pizzaria do Zé a lucratividade depende do faturamento, que depende da quantidade de pizzas vendidas, que depende da quantidade de clientes atendidos. E na sua organização, a lucratividade depende do que?
Para saber com mais detalhes como montar seu sistema de indicadores, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito que já está disponível:
3. Feche acordos com a equipe
Depois de definir quais indicadores são relevantes e conscientizar a equipe sobre a importância do seu trabalho, o próximo passo é firmar compromissos com cada um dos colaboradores. Chamamos isso de acordos individuais de performance.
Os acordos individuais de performance garantem que cada indicador tenha um responsável, mesmo que ele não seja o único a executar as atividades relacionadas. Ele tem a responsabilidade de prestar contas dos resultados do seu indicador e estabelecer, em conjunto com o time, as possíveis ações de contorno para aproximar os resultados das metas.
4. Estabeleça uma rotina de checagem dos indicadores e das entregas
Após selecionar e construir as relações de causa e efeito dos seus indicadores e construir acordos com os colaboradores, é preciso colocá-los para rodar, isto é, ver como eles se comportarão no dia a dia. Assim, o gestor e os colaboradores devem reunir-se para comparar o desempenho previsto com o que foi realizado, seja a respeito dos indicadores ou das entregas combinadas para o período.
Para times de projeto que trabalham com a metodologia Scrum, já é mais comum realizar as reuniões de acompanhamento da Sprint, que são períodos de trabalho com começo, meio e fim e duram de duas a seis semanas. Nessas reuniões, o objetivo principal é verificar se o produto foi entregue conforme o planejado, cumprindo com todos os requisitos, prazos e recursos disponíveis.
Já em equipes de vendas, que contam com metas mensais para cumprir, é possível fazer reuniões semanais para ver se o time está seguindo no ritmo adequado para atingir a meta no final do mês. Afinal, também não seria produtivo se os indicadores só fossem verificados no final do período, já que a essa altura não mais como reverter resultados aquém do esperado.
Nesse sentido, nossa sugestão é que você estabeleça uma rotina de acompanhamento em que todos os envolvidos se reúnam para analisar e comentar os resultados do trabalho periodicamente.
Reúna-os em uma periodicidade semanal, quinzenal ou mensal e passe por cada indicador para verificar se houve variação positiva ou negativa. Caso haja resultados preocupantes, todos os envolvidos poderão interpretar as causas e pensar em maneiras de eliminá-las, e se os números indicarem resultados positivos, a equipe saberá que está no caminho certo.
5. Conte com as ferramentas certas para manter o controle
Para poder analisar os resultados da equipe, você precisará contar com ferramentas de BI e de registro das atividades realizadas, que dependerão conforme o tipo de equipe.
Considerando que o contexto do home office exige uma integração maior entre a equipe e as ferramentas online, fica muito mais difícil fazer o controle dos indicadores por meio de planilhas. Mesmo que elas sejam compartilhadas via internet ou rede, há melhores opções no mercado que oferecem um leque maior de informações e, consequentemente, mais segurança e agilidade nas tomadas de decisão.
No caso das equipes de vendas, que mencionamos anteriormente, uma boa opção são os sistemas CRM, que registram as interações entre os clientes e os vendedores. Assim, é possível saber quantas ligações cada colaborador fez, quantos e-mails enviou, quantas negociações foram fechadas ou perdidas etc. Além disso, o gestor também pode gerenciar indicadores resultantes, como o de faturamento e lucratividade, que têm relação direta com a produtividade de cada vendedor.
Softwares de gestão de tarefas e projetos também são boas alternativas. O Artia, por exemplo, permite que o colaborador registre quais atividades realizou no dia e quantas horas gastou em cada uma, além de contar com o recurso de Business Intelligence integrado para análise de indicadores. Assim, o gestor pode visualizar em um só lugar quais foram as atividades que os colaboradores executaram e os resultados desse trabalho, pelo acompanhamento dos indicadores.
Nesse contexto, nossa última dica é uma plataforma gratuita que conta com várias ferramentas para facilitar a gestão de times em home office, o PerformaHome. Ele conta com:
- O Fleeg, um sistema CRM para centralizar o controle das equipes de vendas,
- O Artia, uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas,
- Salas de reunião online que comportam dezenas de pessoas ao mesmo tempo,
- E com o Twygo, uma plataforma para treinar seus colaboradores a distância e gerenciar suas competências.
Esperamos ter te ajudado a entender melhor como fazer a gestão do desempenho dos colaboradores em home office. Se ainda tiver dúvidas sobre este assunto, recomendamos a leitura de outros artigos de nosso blog, como este em que explicamos como manter a cola entre as equipes mesmo à distância. Boa leitura!
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Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
