Gestão de Mudanças em Projetos: 6 dicas para diminuir os impactos em Home Office

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Até a Gestão de Mudanças Organizacionais precisa mudar quando o projeto ocorre com as pessoas trabalhando em home office. Como você deve imaginar, a distância física traz à tona algumas necessidades específicas tanto para a equipe quanto para a gestão: os colaboradores, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais próximo para manterem o foco, e os gestores precisam saber como conduzir as iniciativas e engajar a equipe utilizando ferramentas alternativas.

Pensando nas dificuldades que precisam ser enfrentadas quando a Gestão de Mudanças em Projetos ocorre com times distribuídos e em home office, reunimos neste post 6 dicas para tornar a experiência da sua empresa a melhor possível.

1. Monte um plano de comunicação para o projeto

Entre as áreas que o home office pode afetar, a comunicação é a mais perigosa. Como os envolvidos no projeto trabalham cada um em um lugar, perde-se um pouco do engajamento e da sinergia que seriam mais comuns se a equipe toda estivesse próxima fisicamente.

Por isso, é indispensável que se defina um plano de comunicação para o projeto – assim, evitam-se mal entendidos e todos os envolvidos sabem como e por onde interagir a respeito das demandas do projeto. Destacamos a importância de termos a comunicação planejada antes do início do projeto justamente para haja uma antecipação aos possíveis problemas. Dessa forma, as partes interessadas podem identificar sinais de perigo interagindo, e evitam que o caos se instale e seja necessário ações emergências para combater os focos de incêndio.

Outro ponto é que, em ambientes distribuídos, torna-se ainda mais relevante o planejamento dos canais de comunicação e dos tipos de comunicação que ocorrerão em cada canal. Assim, é possível evitar o compartilhamento de um volume excessivo de informações, que faz com que as pessoas se percam com relação ao que é relevante realmente.

Por exemplo: o reporte semanal para informar aos sponsors do projeto sobre o andamento das atividades pode ser feito por meio de um grupo no WhatsApp. O responsável pelo projeto pode manter os patrocinadores do projeto atualizados por meio de áudios, com a frequência estabelecida no plano de comunicação.

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Portanto, cria-se uma comunicação mais próxima e evita-se a necessidade de marcar uma reunião apenas para comentar questões mais simples do projeto. As reuniões propriamente ditas continuam sendo importantes, mas para estes momentos, deve-se dar preferência para questões mais relevantes e críticas.

2. Prepare a equipe para as mudanças

Qualquer mudança exige preparação, e quando há várias pessoas envolvidas, é preciso garantir que todas contem com as competências e habilidades necessárias ao longo do projeto.

Por isso, é necessário identificar, em um primeiro momento, quais são as competências que precisam ser trabalhadas na equipe para que ela possa entregar os resultados esperados. Para tal, é indicado criar trilhas personalizadas e adaptadas aos conhecimentos prévios de cada profissional, evitando que eles tenham que aprender algo que já saibam. Afinal, o excesso de informações pode desestimular os colaboradores e fazer com que eles absorvam menos do conteúdo.

Hoje, há plataformas de treinamento corporativo online que possibilitam a gestão das competências dos colaboradores, de modo que o gestor indique apenas os cursos que eles tenham necessidade. Assim, as necessidades de treinamento são supridas e os profissionais envolvidos no projeto desenvolvem as competências que serão realmente úteis no dia a dia. Ainda, esse tipo de plataforma permite que as competências e conhecimentos sejam adquiridos no momento certo, já que o conteúdo torna-se muito mais acessível. Isso ajuda no planejamento do projeto e no seu progresso.

3. Garanta que os envolvidos tenham uma infraestrutura de trabalho adequada

Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar: para trabalhar, é necessário ter um ambiente adequado. Além de uma mesa e uma cadeira ergonômicas que permitam que o profissional mantenha a postura por várias horas, a empresa deve garantir que o colaborador conte com a tecnologia adequada para executar o seu trabalho, como por exemplo, computador, teclado, mouse, webcam e headset.

Se a empresa utilizar uma rede interna para compartilhar arquivos, este acesso também deve ser providenciado para os colaboradores que estiverem trabalhando remoto, seja por meio de conexões VPN ou servidores online (como o SharePoint). Além disso, pode ser necessário adotar ferramentas alternativas para manter o controle da produtividade da equipe: um software de gestão de projetos com apontamento de horas ajudará o gestor a saber quais atividades estão tomando mais o tempo dos colaboradores e como cada um está dividindo sua rotina.

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Outras ferramentas de trabalho que devem estar disponíveis aos envolvidos do projeto são: plataformas de videoconferência, ferramentas de agenda para organizar os compromissos (afinal, mesmo que se esteja em casa, ainda é necessário marcar horários para reuniões e conversas importantes) e ferramentas para colaborar em arquivos online, possibilitando que o time trabalho de forma interativa e colaborativa.

Se quiser se aprofundar no assunto, temos um post completo em que falamos sobre as melhores ferramentas para home office.

4. Crie um ambiente para aproximar o time

O contato olho no olho faz o time se aproximar e se sentir mais à vontade para se comunicar. Esses fatores fazem com que o trabalho seja mais fluido e produtivo, influenciando diretamente na qualidade os resultados.

Uma forma de manter o contato olho no olho no home office é criando ambientes virtuais que se assemelhem aos físicos. Aqui na Euax, por exemplo, nós criamos salas de trabalho para simular o escritório presencial: assim, as pessoas continuam vendo os colegas de equipe todos os dias, além de poderem passar para dar um “oi” para colaboradores de outros setores da empresa como se estivessem passando pelos corredores.

No caso da gestão das mudanças em projetos, é possível criar uma sala com os envolvidos para que eles possam trabalhar juntos, mesmo que separados, e sintam-se mais próximos. Esse canal ajuda na sinergia do time e proporciona uma comunicação mais fluída.

5. Feche acordos e monitore-os periodicamente

Outra dica importante para diminuir os impactos do home office é manter uma rotina de acompanhamento dos resultados da equipe. Estabelecer acordos individuais, com metas e indicadores a serem alcançados, reforça o compromisso que os envolvidos têm em relação ao resultado das entregas do projeto.

Recomendamos que sejam realizadas reuniões periódicas para checar se os resultados estão dentro do esperado. A frequência deve ser estabelecida no planejamento do projeto mas, quando falamos de progresso das atividades, esse monitoramento deve ser o mais frequente possível. Assim, criamos proximidade e podemos atuar de forma rápida em possíveis desvios. Explicamos mais sobre isso em nosso post sobre rituais e cerimônias em home office.

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6. Estimule o senso de pertencimento da equipe

Como já comentamos, o engajamento da equipe faz toda a diferença na qualidade do trabalho. Um time que trabalha motivado e com o senso de pertencimento em alta tem um grande potencial.

Apesar de ser uma missão difícil, estimular o senso de pertencimento da equipe depende de pequenos detalhes do dia a dia: promover momentos de descontração, reconhecer os êxitos do time em público, confraternizar conquistas pessoais e até mesmo datas comemorativas (como o aniversário de um colaborador) são alguns exemplos.

O importante é manter a cultura de que todos os colaboradores são importantes para o time e que, mesmo à distância, a união de todos torna a equipe muito mais forte.

Essas foram nossas dicas para você gerenciar mudanças em projetos home office. Já que você se interessa pelo tema, sugerimos que assista ao nosso webinar gratuito em que mostramos alguns métodos e ferramentas para gerenciar projetos remotos!

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