Gestão de projetos em Home Office: 8 dicas para manter o controle

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Até a crise mundial causada pela pandemia do corona vírus (COVID-19), poucas empresas estavam preparadas para operar em home office. Apenas alguns nichos específicos do mercado e funções específicas tinham acesso a esta modalidade de trabalho, mas hoje ficou visível que o trabalho remoto pode ser uma alternativa para uma gama muito maior de organizações — inclusive a nossa.

Aqui na Euax, os gestores e os consultores já estavam habituados à dinâmica do home office, mas quando tivemos que enfrentar uma transição da equipe inteira para essa estrutura, nos deparamos com algumas dificuldades. Aprendemos algumas lições neste processo, e reunimos aqui, neste post, várias dicas valiosas para te ajudar a ter sucesso na gestão dos seus projetos em home office. Aproveite!

8 dicas para gerenciar projetos em home office

1. Esclareça as regras do jogo

Uma das principais preocupações dos gestores quando se fala em trabalho remoto é que a distância física acabe “afrouxando” os controles sobre a equipe e que a produtividade dos colaboradores diminua.

De fato, se não forem tomados os devidos cuidados, o distanciamento pode causar efeitos negativos na produtividade da equipe, mas há uma maneira de evitar que isso ocorra: mantendo as regras do jogo claras.

Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.

Para manter o alinhamento, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades — vamos falar mais sobre isso daqui a pouco.

2. Defina políticas especiais para o home office

Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Afinal, qualquer pessoa está a um Skype de distância, certo?

Na verdade, não é bem assim. Assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.

Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.

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3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe

Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.

Para isso, você pode utilizar o Golden Circle do projeto: comece definindo por que ele é importante, isto é, qual o problema ele irá solucionar, siga para o como, estruturando as etapas necessárias para chegar ao objetivo final, e então para o quê, determinando as características (requisitos) que o produto final deve ter.

Se você quiser saber mais sobre o Golden Circle e a sua relação com o propósito de uma empresa, confira o áudio que preparamos sobre o assunto:

Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido, sem cair na tentação de micro gerenciar tudo que eles estiverem fazendo. Encontrar o equilíbrio entre a cobrança e a autonomia fará com que a sua equipe se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.

Afinal, propor um desafio para o time é uma boa maneira de motivá-lo e fazer com que as pessoas trabalhem de forma mais conectada, com uma visão de equipe.

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4. Selecione e implante as ferramentas certas

Falar em home office e não mencionar o uso de ferramentas para organizar o trabalho é praticamente impossível. Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.

Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.

Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).

Outro recurso importante no home office é o uso de uma ferramenta de comunicação eficiente. Com nossa experiência no trabalho remoto, entendemos que o contato olho no olho faz toda a diferença no engajamento da equipe e, consequentemente, na qualidade dos resultados. Para reproduzir isso no home office, é preciso contar com uma plataforma de videoconferências que comporte toda a equipe sem travar e que permita o compartilhamento da tela para facilitar as reuniões.

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Se você está procurando por ferramentas para aplicar na sua organização, sugerimos o uso do PerformaHome, que agrega 4 ferramentas gratuitas para gerenciar times remotos: uma de gerenciamento de projetos, uma para treinamentos corporativos EAD, um sistema CRM e uma ferramenta de videoconferência.

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Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas como esse assunto é extenso, preferimos criar um post separado sobre isso.

5. Garanta a comunicação frequente da equipe

Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente. Como comentamos na dica anterior, o contato olho no olho é muito importante, e mesmo que isso não seja 100% aplicável no home office, ainda há maneiras de aproximar a equipe e evitar que a distância física também se torne virtual.

Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.

Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.

6. Crie rituais de acompanhamento

Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.

Como comentamos em uma dica anterior, uma opção é realizar reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia.

Durante essas reuniões, o gerente de projetos pode estimar, em conjunto com a equipe, quanto tempo será necessário para cada atividade, definir horários para checar os resultados e identificar se há riscos iminentes que possam atrapalhar a execução.

Além das reuniões de acompanhamento diário, é interessante estabelecer, também, outros momentos de reflexão sobre o andamento projeto. Em uma periodicidade maior, como de 15 em 15 dias ou uma vez por mês, a equipe pode se reunir para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.

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Qualquer que seja o modelo escolhido pela sua organização, sugerimos que se dê nomes às reuniões e rituais, tanto para facilitar a comunicação da equipe quanto para reforçar a importância desses momentos de reflexão.

É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.

7. Organize os acessos aos arquivos do projeto

Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.

Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.

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Por isso, disponibilizar um repositório online para armazenar e compartilhar os arquivos do projeto certamente é uma boa alternativa. Assim, é possível gerenciar os acessos para quem precisa dos arquivos, evitando que eles se percam em trocas de e-mails e mensagens instantâneas ou que o fluxo de trabalho seja travado pela falta de algum arquivo. Ferramentas como o Microsoft SharePoint ou o uso de conexões VPN para acessar a rede interna da organização são boas soluções.

8. Comemore as conquistas, mesmo à distância

Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?

Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.

Para continuar aprendendo sobre gestão de projetos remotos, não deixe de assistir nosso webinar sobre ferramentas e métodos para gerenciar projetos em home office. Esperamos te ver em breve!

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