Última atualização em 20/11/2023
Há uma frase comumente atribuída à Charles Darwin que diz que “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Não se sabe ao certo se ele realmente é o autor, mas a verdade é que, em tempos de mudança, estar preparado para reagir aos desafios e manter o controle é essencial. Quando uma organização migra sua estrutura para home office, surgem dúvidas e preocupações que exigem dos gestores essa capacidade de adaptação. Resiliência e flexibilidade são palavras de ordem nesse momento.
Gerenciar processos, projetos e pessoas de maneira remota não é o mesmo que fazê-lo presencialmente, afinal, a distância física impõe limitações, principalmente no que se refere à comunicação.
Pensando nisso, preparamos este guia completo com orientações baseadas em nossas experiências com home office ao longo dos anos. Continue a leitura e descubra as respostas para essas perguntas:
- A produtividade é maior no home office?
- Processos imaturos ficam mais explícitos em home office?
- Como fazer melhoria de processos mesmo em home office?
- Quais são as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos?
- Como gerenciar projetos em home office?
- Quais ferramentas ajudam a fazer gestão de projetos em home office?
- Qual a melhor maneira de fazer gestão de mudanças em home office?
- Como elaborar uma RFP de qualidade mesmo em home office?
- Como o home office pode favorecer programas de inovação?
- Como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?
- Como realizar a gestão de desempenho dos colaboradores?
Se preferir, você pode navegar pelo menu e ir diretamente ao item que mais lhe interessa. Boa leitura!
A produtividade é maior no home office?
Apesar de algumas pessoas afirmarem o contrário, o home office tem um grande potencial para aumentar a produtividade dos colaboradores. Muitos gestores têm receio com este modelo de trabalho, temendo que a distância impeça o monitoramento e controle das equipes e impacte negativamente nos resultados da empresa.
Porém, se implantado da maneira certa, o home office possibilita que os profissionais produzam muito mais do que fariam presencialmente na empresa. Confira os motivos:
1. Menos distrações liberam tempo para o que é mais importante
Um dos motivos mais óbvios que evidenciam que o home office é um aliado da produtividade é a redução das distrações que são frequentes no escritório presencial.
Segundo uma pesquisa feita pela Flexjobs, 52% dos trabalhadores remotos indicaram que, quando realmente precisam concluir uma entrega, eles preferem trabalhar de casa. Os principais motivos dessa escolha são a redução das interrupções vindas dos colegas (76%), a menor incidência de distrações (76%) e até mesmo o nível de silêncio do ambiente (62%).
2. Trabalhar em casa eleva a qualidade de vida
Segundo um estudo feito pelo professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford, com a análise de 500 colaboradores durante 2 anos, trabalhar em casa diminuiu em 50% o atrito entre os colaboradores, e notou-se que eles tiravam pausas mais curtas e passavam menos dias doentes, fazendo com que sua produtividade aumentasse significativamente.
Trabalhar em roupas mais confortáveis e ter o poder de personalizar o desktop, por exemplo, podem parecer coisas triviais, mas têm grande influência no humor e na disposição do colaborador, podendo influenciar sua produtividade positivamente.
3. Trabalhar de casa evita tempo perdido em deslocamento
Em grandes cidades, a maioria das pessoas não passa menos do que três horas por dia indo e voltando do trabalho. Em uma jornada de trabalho de cinco dias por semana, isso significa que o colaborador perde 15 horas em deslocamento e ganha em troca uma grande quantidade de estresse acumulado.
Por outro lado, quando se trabalha de casa, esse tempo pode ser aproveitado tempo para descansar melhor, interagir com a família e desestressar, podendo começar o trabalho com a mente tranquila e produzir melhores resultados, principalmente em atividades que exijam mais concentração e esforço cognitivo.
4. Ferramentas usadas no home office tornam as reuniões mais produtivas
Reuniões feitas à distância têm uma dinâmica diferente das presenciais, já que elas requerem a utilização de ferramentas que possibilitem que as pessoas se vejam, interajam umas com as outras e percebam as reações dos colegas mesmo estando longe.
Aqui na Euax Consulting, por exemplo, é comum fazermos reuniões online e utilizarmos apresentações em PowerPoint acessíveis a todos para registrar as pautas de cada reunião. Quando uma pessoa redige alguma conclusão, todas as outras podem opinar e contribuir com suas ideias.
Assim, ao final das reuniões em home office, todos contam com um registro escrito que pode ser consultado depois: muito mais produtivo do que conversas no corredor e reuniões infindáveis no escritório!
5. A cobrança dá lugar à autonomia
No final das contas, o principal motivo do aumento da produtividade no home office é a postura adotada pelas pessoas nesta modalidade de trabalho. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a produtividade tende a crescer, já que a equipe entende a importância da suas atividades no todo e ganha autonomia para gerenciar seu tempo.
Como você viu, o home office é um grande aliado da produtividade das equipes e, ao contrário do que muitos pensam, pode gerar resultados ainda melhores para a organização. Se quiser se aprofundar nesse assunto, recomendamos a leitura do texto completo sobre produtividade em home office.
Porém, mesmo com todos esses benefícios, migrar para o home office é um processo complexo que exige muito planejamento. Explicamos mais sobre isso no próximo tópico.
Processos imaturos ficam mais explícitos no Home Office?
Sem dúvidas, a transição para o modelo home office é complexa e pode revelar vulnerabilidades e falhas nos processos da empresa que, antes, ficavam “debaixo do tapete”. Por isso, é necessário ter cuidado para não perder o controle dos processos e acabar sentindo impactos negativos por ter os times distribuídos.
Por que um processo maduro é importante no home office?
Em muitas organizações os processos de negócio são pouco delimitados e acabam gerando falhas de comunicação entre os colaboradores, contribuindo para a incidência do retrabalho e para a geração de resultados abaixo do esperado.
Nesses casos, quando surge um problema, é muito difícil identificar sua causa, visto que o conhecimento sobre o processo é raso e não se sabe o que pode dar errado. Além disso, como cada colaborador trabalha de um jeito, fica difícil identificar os pontos que podem estar afetando os resultados.
Quando as pessoas não conhecem o processo e, consequentemente, não entendem os impactos de suas atividades no todo, acabam vendo o processo como um inimigo, ao invés de tê-lo como um aliado, e o engajamento com as atividades é prejudicado.
Esse cenário pode ser potencializado no home office considerando que as equipes estão em lugares distintos e não existe interação presencial, e muitas vezes a comunicação nesse contexto pode ficar prejudicada. Como você sabe, um processo exige a participação de vários profissionais, e até mesmo de equipes diferentes. Por isso, se não houver clareza sobre quando cada um entra no processo, o andamento das atividades fica comprometido.
Um processo maduro, então, considera que deve haver donos que se responsabilizem pelos resultados e clareza sobre a responsabilidade de cada integrante da equipe, o que faz toda a diferença quando surgem crises ou dificuldades. Afinal, fica mais fácil resolver problemas quando se sabe para quem recorrer, quando se tem instruções claras de onde vêm e para onde vão as informações, além da clara visão do impacto de cada parte no todo.
Além disso, a maturidade do processo está diretamente relacionada à sua infraestrutura (isto é, às ferramentas de trabalho). Uma equipe de vendas por telefone, por exemplo, precisa ter acesso à internet, a um discador, a base de contatos e também um sistema CRM para organizar as negociações em andamento, mesmo que não esteja na empresa presencialmente.
No final das contas, a falta de maturidade nos processos fica muito mais evidente no home office, pois surgem necessidades e condições imprevistas que exigem uma estrutura mais preparada, tanto no que se refere às ferramentas de trabalho quanto à forma de gerenciar as equipes.
Para evitar que isso ocorra, leia nosso post completo sobre maturidade de processos em home office!
Aproveitando que estamos falando de processos, confira nossas dicas sobre como melhorar processos mesmo estando em home office:
Como fazer melhoria de processos mesmo estando em Home Office?
1. Mantenha o engajamento da equipe
O contato olho no olho é muito importante, e no home office ele pode acabar sendo prejudicado. Quando se fala em melhorar processos, a equipe precisa estar toda na mesma página para poder compartilhar suas visões, se posicionar e trocar ideias nas reuniões. Afinal, não há como entender como um processo ocorre na prática sem que os envolvidos contem, e sem essa comunicação, fica muito mais difícil entender onde os processos estão falhando.
Por isso, recomenda-se que as pessoas utilizem ferramentas de videoconferência para interagir, até mesmo quando não estiverem em reunião — a comunicação horizontal também é um recurso valioso para criar laços entre os colaboradores e mantê-los engajados. Aqui na Euax Consulting, quando os times estão em home office, temos a cultura de manter as câmeras ligadas e manter contato constante com os colegas de equipe. Assim, cria-se a sensação de estarmos no ambiente do escritório presencial, evitando que a distância física quebre o engajamento e distancie os colaboradores.
2. Estabeleça acordos e mantenha as expectativas claras
Manter os processos de trabalho claros e estabelecer rotinas pode ajudar a manter a equipe engajada e produtiva. Quando os colaboradores estão em suas casas, isso é ainda mais importante, pois a distância física tende a aumentar o gelo a ser quebrado para começar uma conversa e tirar dúvidas. Nesse cenário, fica ainda mais forte a necessidade de cola para a equipe: a sinergia e o alinhamento constante são palavras de ordem em trabalho remoto.
Por isso, mais do que nunca, o home office exige que os gestores esclareçam quais são as expectativas para o trabalho de cada um, assim como suas metas e responsabilidades, mantendo claro para todos qual é o objetivo de cada iniciativa. Os acordos individuais, que são os compromissos que os colaboradores assumem e trabalham para manter (geralmente, indicadores de performance), ajudam a tornar o objetivo mais claro, e devem ser checados periodicamente.
Além disso, ao conduzir uma transformação de processos em home office, é necessário que o responsável tenha uma metodologia clara e bem estruturada, tanto para que ele mantenha o controle quanto para que os outros envolvidos saibam o que têm de fazer em cada momento do processo.
3. Incentive a colaboração
Como os processos são realizados por várias pessoas, não faz sentido que apenas uma pessoa indique as iniciativas de melhoria, pois elas passarão a fazer parte da rotina de muitas outras. Logo, contar com a participação da equipe nas reuniões de transformação de processos é um elemento fundamental e, como você deve estar imaginando, para fazer isso funcionar no home office é preciso contar com ferramentas de colaboração online. Vamos indicar algumas delas no próximo tópico.
Aqui na Euax, somos grandes adeptos ao uso de recursos colaborativos, pois acreditamos que ferramentas visuais e criativas são as melhores maneiras de solucionar problemas. O Design Thinking é um grande aliado para mobilizar os envolvidos, entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los.
Agora, como prometido, vamos falar sobre as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos.
Quais são as melhores ferramentas para ajudar na transformação de processos?
Para manter o controle da transformação de processos com as equipes distribuídas é necessário contar com ferramentas que simulem o ambiente real, conectando e aproximando os envolvidos mesmo que à distância. Se você está tendo dificuldades para encontrar as ferramentas certas para transformar seus processos em home office, continue a leitura e confira nossas sugestões testadas e aprovadas!
Comunicação rápida
No dia a dia da empresa, surgem dúvidas e problemas que exigem a interação rápida entre os membros da equipe para serem resolvidos. Eles podem ser resolvidos utilizando ferramentas como estas:
1. Skype
O Skype é o aplicativo de mensagens e chamadas de voz e vídeo da Microsoft. Com ele, é possível trocar mensagens individuais e em grupo, compartilhar arquivos como fotos, vídeos, documentos e links, centralizando os contatos da empresa em um só lugar. É uma alternativa ao WhatsApp, por exemplo, separando um ambiente apenas para interações relacionadas ao trabalho.
Em home office, onde os limites da vida social e do trabalho ficam um pouco menos claros, é importante contar com uma ferramenta que separe os dois mundos e ajude o profissional a evitar distrações.
2. Slack
Outra ferramenta que permite interações rápidas é o Slack, um aplicativo web com versões gratuitas e pagas. O diferencial do Slack é a possibilidade de criar vários canais para diferentes equipes, assuntos e necessidades de comunicação, além das conversas individuais. Assim, as equipes de transformação de processos podem organizar melhor os assuntos e envolver as pessoas certas sem perder o controle.
Reuniões remotas
3. Microsoft Teams
Videoconferências são um recurso imprescindível para as reuniões de transformação de processos, afinal, sem o contato olho no olho, fica difícil manter a equipe conectada e engajada. Não nos comunicamos apenas com palavras: muito da nossa comunicação provém de gestos e expressões faciais, e sem acesso a essas outras linguagens, podem ocorrer desentendimentos.
Por isso, uma de nossas sugestões é a plataforma Microsoft Teams, que além de permitir reuniões à distância, também oferece vários recursos importantes, como a gravação da reunião, o compartilhamento de telas e a colaboração em apresentações em PowerPoint, documentos do Word, entre outros. Dessa maneira, todos os envolvidos podem participar da produção de registros e de planos de ação e evitar o trabalho de registrar o que foi discutido posteriormente.
4. Performa home
O performa home é uma plataforma gratuita que une várias ferramentas para facilitar o trabalho em home office, desde gestão de atividades, vendas e treinamentos online até as interações da equipe. Com esta ferramenta, é possível criar equipes e distribuí-las em salas virtuais, permitindo que os profissionais circulem entre elas e possam permanecer conectados à equipe até mesmo quando não estiverem em reunião.
Na transformação de processos, isso é especialmente importante pois garante o engajamento entre os times e incentiva que eles continuem interagindo, mesmo que cada um esteja em sua casa. Sem interação e engajamento, fica difícil estudar os processos atuais e ainda pensar em maneiras de melhorá-los tendo uma visão holística.
Colaboração em arquivos e documentos
Como já comentamos nesse post, consideramos que a transformação de processos deve ser feita de maneira colaborativa, já que os processos não são estáticos e naturalmente envolvem diferentes profissionais e equipes.
A melhor maneira de entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e propor mudanças para solucioná-los é utilizando técnicas de Design Thinking, que é um conjunto de práticas que utiliza recursos visuais para resolver problemas.
As ferramentas que separamos a seguir permitem que as técnicas de Design Thinking sejam utilizadas mesmo quando a equipe não está toda reunida no mesmo lugar.
5. Mural.co
O mural.co é uma ferramenta que simula a técnica do Brown Paper, que estamos acostumados a utilizar em nossas sessões de transformação de processos.
Nela, é possível criar grandes quadros em branco e adicionar post-its coloridos, tudo de maneira online e compartilhada. Inclusive, vale destacar que a plataforma indica qual participante adicionou qual post-it, facilitando a comunicação durante as sessões.
Para ver a lista completa de ferramentas, acesse nosso post com 7 ferramentas para transformar processos em home office.
Além disso, também indicamos este episódio do AceleraCast sobre transformação de processos. Nele, nossos especialistas batem um papo bem bacana sobre o tema e compartilham experiências para te ajudar nessa caminhada.
Não é só a gestão de processos que precisa de cuidados especiais em home office. Se você gerencia projetos, também sabe que a distância física pode afetar diferentes áreas do projeto. Pensando nisso, preparamos 8 dicas para te ajudar a lidar com a gestão de projetos em home office!
Como gerenciar projetos em home office?
1. Esclareça as regras do jogo
Assim como seria no escritório presencial, os projetos home office continuam tendo prazos de entrega, responsáveis, requisitos e rotinas a serem seguidas. Por isso, nossa dica é que você continue destacando a importância do cumprimento desses acordos com a equipe.
Para garantir que isso ocorra, é possível fazer pequenas reuniões diárias para acompanhar como está o andamento das atividades, se a equipe está tendo dificuldades ou se está tudo correndo conforme o planejado. Assim, mantém-se o compromisso firmado entre as partes interessadas e a equipe sabe que tem um apoio constante para recorrer em caso de dificuldades.
2. Defina políticas especiais para o home office
Quando estamos em casa, a tendência é achar que podemos entrar em contato com os colegas de equipe a qualquer momento. Porém, assim como ocorre fora do home office, as pessoas têm compromissos e um horário de trabalho fixo para cumprir.
Então, é necessário manter políticas de conduta para garantir que a produtividade dos colaboradores se mantenha alta: reforçar que ainda é necessário agendar horários para reuniões e recomendar que os encontros sejam breves, para não ocupar muito tempo da rotina de cada um. Mesmo que sejam virtuais, as reuniões precisam ser organizadas e, se possível devem contar com uma pauta alinhada com todos — assim, ao final do encontro, é possível checa-la para ver se todos os itens foram cumpridos.
3. Comunique o propósito do projeto e confie na sua equipe
Saber por que realizar uma atividade torna-a muito mais significativa, fazendo com que os envolvidos trabalhem muito mais motivados e conscientes da sua importância no todo. Logo, criar e compartilhar o propósito do projeto antes de iniciá-lo faz toda a diferença no engajamento da equipe.
Tendo isso estruturado e conhecido pela equipe, é importante que você confie no potencial de cada envolvido. Encontrar o equilíbrio entre a cobrança e a autonomia fará com que a equipe do projeto se sinta mais confiante em realizar seu trabalho em home office.
4. Selecione e implante as ferramentas certas
Quando as equipes estão distribuídas, a necessidade de comunicação e organização aumenta, e a única forma de supri-las é utilizando ferramentas que se adequem à rotina da equipe.
Para organizar o andamento do projeto, recomendamos o uso de uma ferramenta de gestão de projetos que conte com Kanban, que é um quadro usado para representar o status de cada atividade e ajuda muito no gerenciamento do fluxo de trabalho.
Além disso, é importante que a ferramenta de gestão de projetos permita que os participantes apontem quantas horas gastaram em cada atividade, bem como que se estime quanto tempo seria necessário para concluí-las. Dessa forma, o gestor pode acompanhar o rendimento da equipe e distribuir as atividades conforme a disponibilidade de cada profissional, além de saber, pelo apontamento de horas, no que a equipe está trabalhando (sem precisar perguntar diretamente).
Há ainda mais ferramentas para apoiar a gestão de projetos no home office, mas trataremos delas em um tópico separado em breve.
5. Garanta a comunicação frequente da equipe
Um time alinhado que sabe como se comunicar está sempre um passo à frente.
Nossa sugestão é que você incentive os colaboradores a trabalharem com a webcam ligada, dentro de uma sala virtual com todos os integrantes da equipe conectados, simulando o ambiente do escritório físico.
Assim, todos podem se ver, chamar os colegas para resolver problemas rapidamente e interagir sobre assuntos variados. Afinal, fazer pausas para espairecer e conversar com os colegas também é muito importante para a saúde mental e para a produtividade dos profissionais em home office.
6. Crie rituais de acompanhamento
Uma das partes mais críticas do gerenciamento de projetos é a gestão dos imprevistos que acontecem no meio do caminho. Para poder responder de forma ágil a essas ameaças, toda a equipe precisa estar alinhada e ciente do que está sendo realizado, e estando em home office, é necessário estabelecer algumas rotinas para garantir que isso ocorra.
Essas rotinas podem envolver reuniões diárias para alinhar como estão as demandas da equipe e delimitar o que será desenvolvido ao longo do dia, reuniões quinzenais ou mensais para discutir resultados mais expressivos do projeto, mostrar as entregas concluídas, compartilhar lições aprendidas, dar e receber feedbacks sobre o progresso do trabalho e assim por diante.
É importante, também, que o objetivo e a periodicidade dessas cerimônias sejam alinhados com o time, explicitando a importância de cada uma. Vale lembrar que cabe ao mediador incentivar que as cerimônias ocorram conforme acordado, reforçando o nível de comprometimento e engajamento de todos os envolvidos.
7. Organize os acessos aos arquivos do projeto
Outra questão importante quando envolvemos a interação dos times à distância é a documentação do projeto.
Com cada pessoa em um lugar, pode ser muito fácil perder o controle das versões dos documentos e planilhas, sem falar no risco de segurança das informações. Nesse sentido, contar com uma TI preparada é um ponto muito importante.
8. Comemore as conquistas, mesmo à distância
Não há nada melhor do que concluir uma entrega e poder comemorar resultados positivos, você concorda?
Quando seu time atingir um marco importante no projeto, não deixe a conquista passar em branco! Planeje um momento de descontração, reconheça os êxitos de cada envolvido publicamente e encoraje-os a comemorar, mesmo que à distância. Assim, além de fortalecer os laços da equipe e o senso de pertencimento, o time renova os ânimos para partir para o próximo desafio.
Comentamos na dica 4, há várias ferramentas que podem ajudar na gestão de projetos home office. Saiba quais são elas:
Quais ferramentas ajudam a fazer gestão de projetos em home office?
Segundo o Guia PMBOK, os principais desafios de administrar equipes virtuais (isto é, que não estão juntas fisicamente) envolvem:
- A área de comunicação;
- As dificuldades para monitorar o progresso e a produtividade; e
- As lacunas no compartilhamento de conhecimento e experiências.
Isso significa que o gerente de projetos precisa encontrar maneiras alternativas de materializar essas atividades, e inclusive selecionar ferramentas que o auxiliem nesse desafio. Confira nossas sugestões:
Ferramentas de gestão de projetos
As ferramentas específicas de gestão de projetos têm a vantagem de unir em um só lugar várias funcionalidades interessantes para este fim.
1. Artia
Nossa primeira sugestão é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos que possibilita o acompanhamento do progresso das atividades, o compartilhamento dos arquivos e o gerenciamento da disponibilidade da equipe. Como ele conta com um Kanban de atividades, o gerente de projetos pode visualizar em apenas uma tela o que cada integrante da equipe está fazendo e perceber se as entregas estão sendo realizadas conforme o planejado.
Além disso, o Artia também é uma ótima opção para o home office pelo recurso de apontamento de horas, no qual cada envolvido no projeto relata quanto tempo passou em cada atividade ao longo do dia.
Assim, o gestor consegue saber quanto foi dedicado à cada projeto (caso os profissionais participem de mais de um) e se a produtividade da equipe no ritmo certo, e os participantes do projeto conseguem visualizar para onde está indo o seu tempo.
Ferramentas de comunicação
Como já comentamos, uma das dificuldades que o home office pode causar envolve a comunicação entre os envolvidos no projeto. A distância física pode trazer uma sensação de isolamento que cria barreiras em volta das pessoas e impede que elas se conectem e colaborem umas com as outras.
Por isso, é necessário contar com ferramentas de comunicação que simulem o ambiente real e façam que os envolvidos sintam-se à vontade para conversar e trocar ideias sobre o projeto.
2. Performahome
O PerformaHome é uma plataforma que conta com diversas ferramentas para conduzir o dia a dia em home office: você pode fazer gestão de leads da equipe comercial com o Fleeg, desenvolver as equipes com o Twygo, gerenciar projetos com o Artia e facilitar a interação entre times por meio de salas de videoconferência, que são como canais em que os participantes podem ser conectar e conversar livremente.
Além de ser uma ótima opção para realizar reuniões remotas para tratar de algum assunto específico, também é possível criar salas de trabalho para cada uma das equipes e, desta forma, o time pode estar na sala destinada a sua equipe durante todo o período de trabalho.
Experimente essa e outras ferramentas do PerformaHome gratuitamente no banner abaixo!
3. Microsoft Teams
Outra opção para manter a comunicação em dia no home office é o aplicativo Microsoft Teams, que tem boas versões para web e mobile. Para os usuários do office 365, ele está incluído no pacote de serviços, e para os não usuários, ele tem uma versão gratuita com algumas funcionalidades reduzidas.
A vantagem do Teams é que ele não só possibilita trocas de mensagens, chamadas de vídeo e de áudio, mas também possui uma seção de arquivos dentro da própria organização, que pode ser acessada facilmente durante as reuniões remotas e conversas. Dessa forma, a equipe do projeto tem uma central de documentos e arquivos importantes e garante que eles não se percam em meio a trocas de e-mails ou mesmo de mensagens dentro da ferramenta.
4. Google Agenda
Mesmo em home office, é preciso entender que as pessoas não estão 100% disponíveis o tempo todo — elas ainda têm suas rotinas para cumprir e precisam de concentração para executar suas tarefas.
Por isso, marcar reuniões e conversas individuais na agenda deve continuar sendo uma prática comum. Sugerimos que você utilize uma ferramenta como o Google Agenda para organizar as atividades ao longo do dia e conseguir visualizar se a jornada de trabalho está sendo muito consumida por reuniões dispensáveis.
No post completo sobre ferramentas para gestão de projetos em home office, você encontra mais detalhes sobre as funcionalidades de cada uma de nossas sugestões.
Ainda falando sobre projetos, também é importante saber como conduzir a Gestão de Mudanças no ambiente home office. Siga a leitura para conferir nossas dicas.
Qual a melhor maneira de fazer Gestão de Mudanças em home office?
Até a Gestão de Mudanças Organizacionais precisa mudar quando o projeto ocorre com as pessoas trabalhando em home office. Como você deve imaginar, a distância física traz à tona algumas necessidades específicas tanto para a equipe quanto para a gestão: os colaboradores, por exemplo, precisam de um acompanhamento mais próximo para manterem o foco, e os gestores precisam saber como conduzir as iniciativas e engajar a equipe utilizando ferramentas alternativas.
Pensando nas dificuldades que precisam ser enfrentadas quando a Gestão de Mudanças em Projetos ocorre com times distribuídos e em home office, reunimos 6 dicas para tornar a experiência da sua empresa a melhor possível.
1. Monte um plano de comunicação para o projeto
Entre as áreas que o home office pode afetar, a comunicação é a mais perigosa. Por isso, é indispensável que se defina um plano de comunicação para o projeto – assim, evitam-se mal entendidos e todos os envolvidos sabem como e por onde interagir a respeito das diferentes demandas do projeto.
Em ambientes distribuídos, torna-se ainda mais relevante o planejamento dos canais de comunicação e dos tipos de comunicação que ocorrerão em cada canal. Assim, é possível evitar o compartilhamento de um volume excessivo de informações, que faz com que as pessoas se percam com relação ao que é relevante realmente.
Por exemplo: o reporte semanal para informar aos sponsors do projeto sobre o andamento das atividades pode ser feito por meio de um grupo no WhatsApp. O responsável pelo projeto pode manter os patrocinadores do projeto atualizados por meio de áudios, com a frequência estabelecida no plano de comunicação.
2. Prepare a equipe para as mudanças
Qualquer mudança exige preparação, e quando há várias pessoas envolvidas, é preciso garantir que todas contem com as competências e habilidades necessárias ao longo do projeto.
Por isso, nossa dica é que você identifique as competências que precisam ser trabalhadas na equipe para que ela possa entregar os resultados esperados. Para tal, é possível utilizar plataformas de treinamento corporativo online que e criar trilhas personalizadas e adaptadas aos conhecimentos prévios de cada profissional, evitando que eles tenham que aprender algo que já saibam. Afinal, o excesso de informações pode desestimular os colaboradores e fazer com que eles absorvam menos do conteúdo.
Assim, as necessidades de treinamento são supridas e os profissionais envolvidos no projeto desenvolvem as competências que serão realmente úteis no dia a dia.
3. Garanta que os envolvidos tenham uma infraestrutura de trabalho adequada
Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar: para trabalhar, é necessário ter um ambiente adequado. Além de uma mesa e uma cadeira ergonômicas que permitam que o profissional mantenha a postura por várias horas, a empresa deve garantir que o colaborador conte com a tecnologia adequada para executar o seu trabalho, como por exemplo, computador, teclado, mouse, webcam e headset.
Além disso, questões relacionadas à infraestrutura de TI, como o acesso à rede interna para compartilhamento de arquivos e quaisquer outras ferramentas de trabalho também devem ser garantidos.
4. Crie um ambiente para aproximar o time
Uma forma de manter o contato olho no olho no home office é criando ambientes virtuais que se assemelhem aos físicos. Aqui na Euax, por exemplo, nós criamos salas de trabalho para simular o escritório presencial: assim, as pessoas continuam vendo os colegas de equipe todos os dias, além de poderem passar para dar um “oi” para colaboradores de outros setores da empresa como se estivessem passando pelos corredores.
No caso da gestão das mudanças em projetos, é possível criar uma sala com os envolvidos para que eles possam trabalhar juntos, mesmo que separados, e sintam-se mais próximos. Esse canal ajuda na sinergia do time e proporciona uma comunicação mais fluída.
Para conferir as outras duas dicas sobre gestão de mudanças em projetos home office, acesse o post completo sobre o tema.
A seguir, trataremos de outro momento importante para a empresa e como ele pode ser adaptado quando os colaboradores estão em home office. Você já parou para pensar como se elabora uma RFP com os times distribuídos?
Como elaborar uma RFP de qualidade mesmo em home office?
A compra de um software é o momento mais importante e que mais vai influenciar na rotina dos times que irão utilizá-lo, afinal, normalmente os projetos são caros e os softwares adquiridos serão usados por vários anos. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de levantar requisitos e selecionar fornecedores, e elaborar uma RFP (Request for Proposal) contribui muito para isso.
Já ensinamos aqui no blog o passo a passo completo de como construir uma RFP, mas neste momento iremos te mostrar os cuidados que devem ser tomados ao realizar este processo em home office. Acompanhe:
1. Manter o alinhamento da equipe
Em primeiro lugar, é necessário garantir que toda a equipe envolvida esteja alinhada quanto ao objetivo do trabalho e ao papel de cada um. Quando se depende de informações de várias áreas diferentes, como é o caso quando se está levantando os requisitos de um ERP, por exemplo, é essencial saber o objetivo final para obter o engajamento necessário.
Por isso, nossa dica é que você alinhe com as pessoas qual é o objetivo do processo, o que ele trará de ganhos na rotina, qual é o papel de cada um dentro dele e garanta que ninguém tenha dúvidas sobre o que deve ser feito. Uma forma de fazer isso é promovendo uma reunião inicial para esclarecer esses pontos, apresentar o objetivo do trabalho e estabelecer compromissos com a equipe.
2. Preparar ferramentas de comunicação
Para evitar que a distância física do home office traga perdas no engajamento, é preciso escolher e disponibilizar ferramentas de comunicação que ajudem a equipe a ter contato “olho no olho”.
As plataformas de videoconferência são a alternativa mais óbvia para satisfazer essa necessidade: Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams e GoToMeeting provavelmente já são velhas conhecidas da sua organização, mas não custa nada lembrar que elas devem ser massivamente utilizadas no home office.
Também vale comentar que, se houver algum colaborador que ainda não tiver familiaridade com a ferramenta a ser utilizada, é preciso ensiná-lo como utilizar os recursos básicos. Aliás, se for o caso de a sua organização ainda não ter escolhido uma plataforma padrão para centralizar as comunicações, recomendamos que faça isso o quanto antes.
3. Acompanhar as entregas de perto
O home office traz ao colaborador mais flexibilidade e autonomia e, com isso, ele precisa desenvolver responsabilidade para gerenciar sua rotina e continuar entregando resultados na mesma medida que faria na sede da empresa.
O gestor pode promover esse compromisso entre os colaboradores ao checar seu desempenho e suas entregas com frequência. Acompanhar as entregas que foram planejadas (vendo se as pessoas estão conseguindo avançar conforme os passos da elaboração da RFP, se estão encontrando dificuldades para cumprir os prazos etc.) deve ser uma rotina assimilada na cultura do home office.
Essas foram as nossas dicas para que você elabore uma RFP completa e eficiente mesmo em home office. Seguindo nesta linha, recomendamos que assista ao webinar gratuito em que entramos em mais detalhes sobre o tema.
Outra dúvida frequente dos gestores quando se fala em home office é se este ambiente é adequado para abrigar programas de inovação. Com base em nossa experiência, reunimos algumas conclusões para mostrar que home office e inovação podem, sim, ser grandes parceiros — confira-as a seguir.
Como o home office pode favorecer programas de inovação?
Primeiramente, é necessário alinharmos nossos conceitos para começarmos na mesma página. Quando falamos em inovação, nos referimos a algo diferente que aumente a performance da organização.
Isso significa que, ao contrário do que o senso comum considera, a inovação não precisa ser uma invenção totalmente sem precedentes. Ela precisa, na verdade, ser diferente do que a empresa já está acostumada a fazer, precisa ser fora do comum. E, mais do que isso, a inovação também tem a necessidade de aumentar a performance da empresa. Afinal, ninguém faria algo diferente do comum para continuar obtendo os mesmos resultados, concorda?
Tendo isso esclarecido, podemos entender melhor como o home office contribui com a inovação.
1. Motivação
Primeiramente, vale lembrar que a capacidade de inovar está fortemente relacionada ao psicológico dos envolvidos. Se as pessoas estiverem engajadas e motivadas no processo, é muito mais provável que consigam pensar em ideias inovadoras que fujam do comum.
Isso se relaciona ao home office pois este é um modo de trabalho valorizado por muitos profissionais — muitas pessoas desejam ter a flexibilidade e a autonomia de trabalhar em casa e sentir que têm a confiança dos gestores pra trazer resultados mesmo que de longe.
Dessa forma, a confiança depositada nos profissionais que trabalham em home office se transforma em inspiração e motivação, que são os principais combustíveis de um programa de inovação.
2. Acesso à informação
O home office traz mais uma vantagem para as organizações que desejam implantar programas de inovação: na internet há uma variedade muito maior de ferramentas de interação, o que torna a troca de informações mais dinâmica, organizada e fluida.
Ferramentas como o Microsoft Teams, por exemplo, oferecem a possibilidade de criar canais de comunicação em grupo e individuais com centrais de arquivos compartilhadas. Assim, além de trocar mensagens em um lugar próprio para isso, a equipe também pode enviar e receber arquivos de maneira mais organizada.
Além disso, no home office o acesso a conteúdo externo torna-se mais fácil do que seria no ambiente físico. Em casa, os profissionais encontram menos barreiras para realizar cursos online, ler artigos sobre os temas ligados à inovação e se atualizar sobre novas práticas de negócio. Esses conhecimentos abastecem a mente dos envolvidos no programa de inovação funcionando como um combustível para novos insights.
3. Ambiente inovador
Você já parou para se perguntar porque há tantas empresas inovadoras na região do Vale do Silício? Apple, Google, Tesla, Facebook e tantas outras gigantes da tecnologia não escolheram essa região para instalar suas sedes por acaso: estar em um ambiente que foge do comum faz toda a diferença.
Lembra-se que falamos no início do texto que inovação não necessariamente é algo novo, mas algo diferente? Bem, trabalhar de casa permite que as pessoas enxerguem a empresa de um outro ponto de vista (de fora para dentro). Assim, observar as coisas de uma perspectiva diferente pode ajudar a organização a encontrar outras formas de agregar valor aos clientes ou mesmo de estruturar os processos internos.
4. Disciplina e autogerenciamento
Trabalhar em home office é um grande exercício de disciplina, exigindo que os profissionais desenvolvam sozinhos a capacidade de se auto gerenciar. Afinal, a comodidade de estar em casa precisa andar em conjunto com a entrega de resultados.
Mesmo que em algumas empresas exista a crença de que a inovação é uma brincadeira, é importante destacar que a organização e a disciplina são fundamentais para que esse processo tenha sucesso. Profissionais comprometidos são um fator chave para a inovação, afinal, são eles os responsáveis por sugerir diferentes iniciativas e estruturar maneiras de testá-las e colocá-las em prática.
Com a disciplina da equipe desenvolvida e uma cultura orientada a resultados, todos os envolvidos no programa de inovação terão a mesma missão: trazer alternativas que ajudem a aumentar a performance, mesmo à distância.
Está gostando das dicas? Continue lendo-as no artigo completo sobre inovação em home office!
Depois de esclarecer como lidar com as limitações do home office no campo dos processos, dos projetos, TI e inovação, vamos focar em outros dois pontos muito importantes: gerenciar o engajamento e a performance das equipes. Acompanhe para aprender como saber a melhor maneira de enfrentar esses desafios.
Como manter a cola entre as equipes mesmo à distância?
No home office, os gestores têm de encontrar maneiras para garantir que a produtividade e, principalmente, o engajamento entre as equipes não se percam em meio a distância. Com base em nossas experiências com este modelo de trabalho, aprendemos que há algumas formas de garantir a sinergia e o alinhamento entre as equipes, e vamos comentá-las a seguir.
Definindo rituais e cerimônias
No best-seller “O poder do hábito”, o especialista Charles Duhigg aponta que 40% das ações humanas são resultado de hábitos, e não de decisões. Esse pensamento mostra que repetir padrões faz parte da cultura humana, e que grande parte de nossas atividades diárias são compostas por uma rotina que precisa ser cultivada. No ambiente de trabalho, isso não é diferente.
Mesmo em profissões que não contam com processos muito rígidos, é importante garantir que haja uma certa consistência nas atividades dos colaboradores, principalmente quando eles não estão todos no mesmo ambiente.
Isso pode ser feito estabelecendo rituais e cerimônias na rotina dos colaboradores, isto é, encontros periódicos que criam compromissos com a equipe, como reuniões mensais para o acompanhamento de resultados e reuniões matinais para planejar as atividades do dia.
Além de garantir que as pessoas tenham mais foco e disciplina para realizar suas atividades, manter rotinas e compromissos com o time faz com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior, criando um senso de pertencimento na equipe que é fundamental para manter o engajamento em alta.
A seguir, vamos dar alguns exemplos de como conduzir os rituais e cerimônias que mencionamos:
Reuniões diárias ou de progresso
As reuniões diárias são um bom exemplo de ritual para a equipe fortalecer seu alinhamento e organizar melhor o trabalho. Nesses momentos, o gestor pode mobilizar todos os integrantes do time no início do dia e perguntar-lhes:
- O que foi feito no dia anterior
- O que eles planejam fazer no dia
- Se eles estão enfrentando alguma dificuldade que o gestor possa ajudar a eliminar
Desse modo, estabelece-se uma rotina de planejamento diário, ajudando os profissionais a terem mais controle sobre o próprio tempo e mantendo todo o time na mesma página.
Reuniões de desempenho
Outro ritual importante é o das reuniões de acompanhamento do desempenho, que podem ser quinzenais, mensais ou na frequência mais conveniente para a empresa (de todo modo, é recomendável ter disciplina para manter a frequência estabelecida).
Essas reuniões são momentos em que a equipe se mobiliza para acompanhar o desempenho dos indicadores e/ou checar se as entregas planejadas foram cumpridas.
Geralmente, as reuniões de acompanhamento costumam ser mais longas e dispendiosas, já que os envolvidos precisam estar sempre atentos e trazer sugestões de iniciativas quando os números não vão bem. Nesse sentido, algumas ferramentas usadas em home office podem tornar a reunião mais produtiva, como o uso de documentos compartilhados online para registrar as pautas discutidas e os planos de ação que a equipe se comprometer a aplicar.
Além disso, é importante estabelecer alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa. Afinal, não é porque as pessoas estão trabalhando remoto que elas não têm necessidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia.
Acesse o artigo em que explicamos em detalhes sobre cerimônias no home office para descobrir outras rotinas que você pode criar para manter a cola entre a equipe.
A seguir, vamos solucionar uma das dúvidas mais frequentes entre os gestores de equipes remotas.
Como realizar a gestão de desempenho dos colaboradores?
Gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil. Agora, imagine fazer isso sem estar convivendo com elas presencialmente: parece ainda mais desafiador, não é? A sensação que muitos gestores têm ao gerenciar equipes remotas é de distanciamento e, muitas vezes, de redução do controle sobre o desempenho dos colaboradores, já que não podem vê-los e interagir com eles da forma que estão acostumados.
Felizmente, há algumas formas de contornar esse distanciamento e continuar acompanhando de perto o desempenho da equipe. Continue conosco para aprender tudo sobre gestão de desempenho em home office!
1. Mantenha o objetivo do trabalho claro
Primeiramente, é preciso destacar que o objetivo do trabalho deve ser claro para todos os envolvidos. O gestor deve comunicar o propósito de cada iniciativa (seja ela um projeto, um processo corriqueiro ou uma demanda eventual) para contextualizar o trabalho e fazer com que o profissional entenda a importância do que está fazendo.
Fazer algo só por fazer impede que o colaborador se conecte ao trabalho e se responsabilize pelos resultados, afinal, ele não sabe o papel que está desempenhando no todo. Fica a cargo da liderança, então, tornar explícita a importância do trabalho de cada profissional.
2. Monte um sistema de indicadores para acompanhar os resultados
Como já comentamos no post sobre painel de indicadores, a melhor forma de entender como está o desempenho da empresa é analisando seus indicadores de performance (também conhecidos como KPIs). Esses indicadores servem como termômetros que mostram quais pontos do processo estão funcionando da maneira certa e quais precisam de atenção.
Observe este exemplo para entender melhor:
Este é o sistema de performance de uma pizzaria fictícia, que só trabalha com delivery, a Pizzaria do Zé. A estratégia de negócio dessa pizzaria é realizar as entregas em até 30 minutos, sendo que se esse tempo for ultrapassado, o cliente não paga o valor da pizza.
Desse modo, quanto maior for a quantidade de pizzas entregues no prazo, maior será o faturamento da pizzaria. Ainda, quanto maior for a conformidade na preparação e na entrega dos pedidos, menor será o custo sobre o faturamento (afinal, as pizzas não terão que ser refeitas), e dessa forma a lucratividade torna-se maior.
Se você reparar, temos indicadores que demonstram o resultado de todo o processo, desde o atendimento do cliente até a entrega. Este processo envolve diversos setores da pizzaria: começa pelo marketing, que tem a missão de atrair clientes para serem atendidos, passa pelo atendimento, que precisa atender os clientes e tirar os pedidos, segue para os pizzaiolos, que devem produzir as pizzas conforme o pedido e no tempo estipulado, e termina nos entregadores, que devem levar as pizzas até os clientes antes dos 30 minutos passarem.
O trabalho de cada equipe influencia diretamente no resultado final, representado pelo indicador da lucratividade. Como comentamos no passo anterior, é importante que os colaboradores entendam o objetivo do que estão fazendo, e com uma visão como a apresentada no sistema de indicadores, visualizar a importância de seu trabalho no todo fica muito mais fácil.
Para construir um sistema de indicadores como este, você precisará descrever as relações de causa e efeito que fizerem sentido para o processo da sua organização: na Pizzaria do Zé a lucratividade depende do faturamento, que depende da quantidade de pizzas vendidas, que depende da quantidade de clientes atendidos. E na sua organização, a lucratividade depende do que?
Para saber com mais detalhes como montar seu sistema de indicadores, não deixe de assistir ao nosso webinar gratuito que já está disponível:
3. Feche acordos com a equipe
Depois de definir quais indicadores são relevantes e conscientizar a equipe sobre a importância do seu trabalho, o próximo passo é firmar compromissos com cada um dos colaboradores. Chamamos isso de acordos individuais de performance.
Os acordos individuais de performance garantem que cada indicador tenha um responsável, mesmo que ele não seja o único a executar as atividades relacionadas. Como responsável, ele tem o compromisso de prestar contas dos resultados do seu indicador e estabelecer, em conjunto com o time, as possíveis ações de contorno para aproximar os resultados das metas.
Nossa sugestão é que você formalize os acordos utilizando ferramentas visuais e simples de entender, como um canvas. O nosso Canvas de Performance, por exemplo, pode ajudar a equipe a visualizar todos os indicadores, metas e iniciativas que forem relevantes para o desempenho do time e da organização.
Clique no banner abaixo e faça o download gratuito deste material!
4. Estabeleça uma rotina de checagem dos indicadores e das entregas
Após selecionar e construir as relações de causa e efeito dos seus indicadores e construir acordos com os colaboradores, é preciso observar como eles irão se comportar no dia a dia. Para isso, o gestor e os colaboradores devem reunir-se para comparar o desempenho previsto com o realizado, seja a respeito dos indicadores ou das entregas combinadas para o período.
Nossa sugestão é que você estabeleça uma rotina de acompanhamento em que todos os envolvidos se reúnam para analisar e comentar os resultados do trabalho. Reúna-os semanal, quinzenal ou mensalmente e passe por cada indicador para verificar se houve variação positiva ou negativa.
Caso haja resultados preocupantes, todos os envolvidos poderão interpretar as causas e pensar em maneiras de eliminá-las, e se os números indicarem resultados positivos, a equipe saberá que está no caminho certo.
5. Conte com as ferramentas certas para manter o controle
Para poder analisar os resultados da equipe, você precisará contar com ferramentas de BI e de registro das atividades realizadas, que dependerão conforme o tipo de equipe.
Considerando que o contexto do home office exige uma integração maior entre a equipe e as ferramentas online, fica muito mais difícil fazer o controle dos indicadores por meio de planilhas. Mesmo que elas sejam compartilhadas via internet ou rede, há melhores opções no mercado que oferecem um leque maior de informações e, consequentemente, mais segurança e agilidade nas tomadas de decisão.
No caso das equipes de vendas, uma boa opção são os sistemas CRM, que registram as interações entre os clientes e os vendedores. Assim, é possível saber quantas ligações cada colaborador fez, quantos e-mails enviou, quantas negociações foram fechadas ou perdidas etc. Além disso, o gestor também pode gerenciar indicadores resultantes, como o de faturamento e lucratividade, que têm relação direta com a produtividade de cada vendedor.
Softwares de gestão de tarefas e projetos também são boas alternativas. O Artia, por exemplo, permite que o colaborador registre quais atividades realizou no dia e quantas horas gastou em cada uma, além de contar com o recurso de Business Intelligence integrado para análise de indicadores. Assim, o gestor pode visualizar em um só lugar quais foram as atividades que os colaboradores executaram e os resultados desse trabalho, pelo acompanhamento dos indicadores.
Esperamos ter te ajudado a entender melhor como fazer a gestão do desempenho dos colaboradores em home office.
Se você tiver dúvidas sobre este assunto ou qualquer outro tópico que comentamos neste guia, sugerimos que visite nossa biblioteca de conteúdos, que está atualizada com diversos materiais sobre home office, como este webinar que explica como manter a execução de processos de maneira remota. Esperamos te ver em breve!
