Organização de processos é a união do conceito de gestão de negócios com a tecnologia da informação. Seu objetivo é otimizar resultados e aumentar a produtividade e lucratividade de uma empresa.
Investir em organização de processos pode trazer melhorias gradativas na comunicação com o cliente e na otimização de processos administrativos de um negócio, para que a sua empresa se sobressaia em relação ao mercado. Mas, primeiro, vamos entender o conceito de organização de processos.
O que é organização de processos?
Organização de processos é o gerenciamento do negócio a partir do controle de processos, visando equilibrar o desempenho e o desenvolvimento de todas as atividades de uma empresa. Essa gestão também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.
Quando os processos de empresas ou organizações são dinâmicos, multidisciplinares e colaborativos, torna-se mais fácil atingir as metas e trazer melhorias na administração.
Em resumo, a organização de processos tem o propósito de aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e acrescentando as que se mostram úteis para a funcionalidade de um negócio.
Processos que compõem a organização de processos
Uma boa organização de processos visa rever, melhorar e padronizar as operações a fim de garantir efetividade e comprometimento da equipe.
Ao investir na organização de processos, deve-se buscar principalmente:
- Entender os processos da empresa;
- Visualizar as atividades em cadeia;
- Compreender valores;
- Reutilizar recursos;
- Monitorar processos em tempo real;
- Diminuir custos;
- Promover a satisfação do cliente e da produtividade da equipe;
- Garantir a efetivação dos objetivos e procedimentos;
- Otimizar processos a fim de conseguir mais eficácia e eficiência.
Importância da organização de processos
Em um mercado competitivo e concorrido, a adoção de práticas de organização de processos é um diferencial para uma empresa.
Quando nem todos os integrantes estão familiarizados com as práticas da empresa, isso pode atrapalhar a produtividade e a colaboração entre os departamentos.
Por exemplo: uma equipe de serviço de atendimento de um plano de saúde dentário não consegue reconhecer os passos para encontrar a solução do problema de um cliente.
Fazendo contato direto com os clientes, essa equipe é responsável pela imagem que a o público consumidor tem da empresa. Se o atendimento não consegue resolver uma situação por falta de conhecimento, por exemplo, a impressão que fica é mais do que negativa.
Através de uma organização de processos você integra a equipe, sistemas e processos a fim de deixar tudo interligado ao negócio, auxiliando no bom atendimento e na interação com o cliente.
Ela também é fundamental para conseguir:
- Concentração e foco;
- Implementação de uma estratégia consistente;
- Agilidade nas atividades e flexibilidade na organização;
- Facilidade na gestão por meio de indicadores de desempenho;
- Abordagens e práticas inovadoras.
Como implementar a organização de processos em 6 etapas
Sabendo a importância e os principais impactos que a organização de processos pode ter, é importante entender as etapas de implementação para uma empresa:
1. Análise
É necessário fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de ponta a ponta. Aqui, é importante incluir o dia a dia operacional, para ter uma visão mais clara do que acontece dentro de cada departamento.
Por exemplo: um departamento de recepção de uma clínica de ortodontia, os responsáveis pela equipe devem mapear todo o dia de trabalho. Essa equipe é responsável pela venda de um determinado plano de saúde odontológico.
Mapeando as ações do dia a dia através de planilhas, é possível ver se os resultados estão sendo atingidos e se não, consegue-se identificar falhas, buscando a otimização do trabalho em questão.
2. Re-design
Nesta etapa do processo, deve-se idealizar as melhorias. Aqui, é preciso avaliar o que agrega valor à empresa, o que precisa ser reduzido, reavaliado e incluído em suas ações.
Uma boa dica é desenvolver as estratégias pensando no “como fazer”, “o que fazer” por que fazer”. Isso ajuda a equipe a assimilar atividades complexas de forma ágil e eficiente.
3. Implementação
Durante esta fase, é essencial usar o conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.
Se o seu objetivo é repensar o número de vendas de um convênio odontológico individual e familiar, por exemplo, comece implementando aos poucos, pensando no impacto que os outros setores terão, além de comunicar todos os envolvidos do departamento.
4. Monitoramento
Aqui, é necessário observar o andamento das mudanças, analisando se os processos se sustentam diariamente e se as etapas incorporadas são eficientes.
Caso se mostre necessário, fazer revisões é uma boa maneira de manter os processos gerando os resultados adequados.
5. Gestão
É de suma importância elaborar um comparativo entre os resultados esperados e os obtidos. Assim, é possível estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto a esses indicadores.
6. Automatização
Após comprovar as melhorias no negócio, é possível automatizar os processos. É importante buscar a automatização só depois que os resultados estejam de acordo com o desejado para garantir que todas as etapas do processo estejam fluindo de forma correta.
Não deixe de colocar em prática essas dicas! A organização de processos pode ser uma grande aliada para a otimização de um negócio.
Mas, deve-se ter em mente que todas essas etapas são fundamentais para aumentar gradativamente as vendas, o bom relacionamento com os clientes e com a própria equipe através de um bom planejamento e plano de ação.
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Este conteúdo foi produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Ideal Odonto